1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jwettaq id-dmirijiet previsti fl-Artikolu 52 tal-Ftehim Qafas dwar Sħubija u Kooperazzjoni Komprensivi bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u r-Repubblika Soċjalista tal-Vjetnam, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”).

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti taż-żewġ naħat fl-ogħla livell possibbli.

1.   Il-Kumitat Konġunt normalment għandu jiltaqa' kull sena. Il-laqgħa tal-Kumitat Konġunt tissejjaħ mill-President. Il-laqgħat għandhom isiru f'Hanoi u fi Brussell b'mod alternat, f'data stabbilita bi ftehim reċiproku. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kumitat Konġunt fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir dan.

2.   Jekk il-Partijiet jaqblu, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt jistgħu eċċezzjonalment isiru permezz ta' vidjokonferenza jew telekonferenza.

3.   Il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt għandhom isiru bil-bibien magħluqa, ħlief jekk il-President, bi qbil mal-Partijiet, jiddeċiedi li l-laqgħa għandha tkun pubblika.

1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun presedut b'mod alternat, għal perjodu ta' sena kalendarja waħda, mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa fis-sena kalendarja inkwistjoni. Ir-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà jew id-Deputat Prim Ministru/Ministru għall-Affarijiet Barranin tar-Repubblika Soċjalista tal-Vjetnam għandhom jippresjedu l-Kumitat Konġunt previst fl-Artikolu 52 tal-Ftehim. Parti tista' tiddelega l-awtorità ta' presidenza fuq il-laqgħa tal-Kumitat Konġunt kollha jew parti minnhom lil uffiċjal anzjan.

2.   Il-Parti li tospita l-ewwel laqgħa tal-Kumitat Konġunt għandu jkollha l-presidenza minn dakinhar tal-laqgħa sal-31 ta' Diċembru ta' dik is-sena.

1.   Qabel kull laqgħa, kull Parti għandha tinforma lill-President dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni tagħha.

2.   Il-President, fejn ikun xieraq u bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet, jista' jistieden esperti jew rappreżentanti ta' korpi oħra għal-laqgħa biex jaġixxu bħala osservaturi jew biex jipprovdu informazzjoni dwar suġġett partikolari.

1.   Il-Presidenza għandha tħejji aġenda proviżorja għal kull laqgħa. L-aġenda proviżorja għandha tintbagħat, bi kwalunkwe mezz bil-miktub, flimkien mad-dokumenti rilevanti, lill-Parti l-oħra mill-inqas 30 jum qabel il-bidu tal-laqgħa. Il-President jista', flimkien mal-Partijiet, jistipula limitu ta' żmien differenti għal laqgħa partikolari.

2.   Kull Parti tista', permezz ta' kwalunkwe mezz bil-miktub, titlob lill-President biex jitpoġġa punt fuq l-aġenda. L-aġenda proviżorja għandha tinkludi l-punti kollha li dwarhom il-President ikun irċieva rikjesta dwarhom mhux iktar tard minn 21 jum qabel id-data tal-laqgħa.

3.   Il-Kumitat Konġunt għandu jadotta l-aġenda fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti barra minn dawk li jkunu jidhru fl-aġenda proviżorja jistgħu jiddaħħlu fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4.   Iż-żewġ naħat jistgħu jiskambjaw l-informazzjoni dwar id-Djalogu dwar id-Drittijiet tal-Bniedem bejn l-UE u l-Vjetnam fil-laqgħa tal-Kumitat Konġunt.

1.   Wara kull laqgħa, il-President għandu jagħmel sommarju tal-konklużjonijiet li wasal għalihom il-Kumitat Konġunt. Iż-żewġ Segretarji għandhom jiktbu l-abbozz tal-minuti flimkien abbażi ta' dawn il-konklużjonijiet, fi żmien 30 jum mid-data tal-laqgħa.

2.   Il-Partijiet għandhom japprovaw l-abbozz fi żmien 60 jum mid-data tal-laqgħa jew sa data li tkun maqbula bejn il-Partijiet. Ladarba l-partijiet ikunu approvaw l-abbozz tal-minuti, il-President għandu jiffirma żewġ kopji oriġinali. Kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali waħda.

1.   Wara qbil mill-Partijiet, il-Kumitat Konġunt jista' jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet biss fi ħdan il-funzjonijiet u l-kompiti tiegħu kif stipulat fl-Artikolu 52 tal-Ftehim.

2.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt għandu jkollhom it-titolu “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament, u jkunu segwiti b'numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Kull deċiżjoni għandha tistipula d-data li fiha tidħol fis-seħħ.

3.   Il-Kumitat Konġunt jista' jiddeċiedi li jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet permezz ta' proċedura bil-miktub. F'tali każijiet, il-Partijiet għandhom jaqblu dwar limitu ta' żmien għat-tul tal-proċedura. Jekk mal-iskadenza ta' dak il-limitu ta' żmien, l-ebda Parti ma tkun esprimiet oppożizzjoni għall-proposta ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni, il-President tal-Kumitat Konġunt għandu jiddikjara li d-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni tkun ġiet adottata bi qbil komuni.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt għandhom isiru permezz ta' żewġ kopji awtentiċi ffirmati mill-President tal-Kumitat Konġunt.

5.   Kull Parti tista' tippubblika d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

1.   Kull Parti għandha tieħu ħsieb l-ispejjeż li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt, kemm fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal, tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza, kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż postali u ta' telekomunikazzjoni.

2.   Kull Parti għandha tħallas l-ispejjeż li ġġarrab relatati ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat u t-traduzzjoni.

3.   Il-Parti li tospita l-laqgħa għandha ġġarrab l-ispejjeż konnessi mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti.

1.   F'konformità mal-Artikolu 52(3) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt jista' jwaqqaf sottokumitati u gruppi ta' ħidma speċjalizzati biex jgħinuh fil-qadi ta' dmirijietu. Is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati għandhom jirrapportaw lill-Kumitat Konġunt wara kull laqgħa li jkollhom.

2.   Il-Kumitat Konġunt jista' jiddeċiedi li jneħħi kwalunkwe sottokumitat u grupp ta' ħidma speċjalizzat eżistenti, jiddefinixxi jew jemenda t-termini ta' referenza tiegħu, jew iwaqqaf sottokumitati u gruppi ta' ħidma speċjalizzati oħrajn biex jgħinuh iwettaq dmirijietu.

3.   Is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati ma għandu jkollhom l-ebda setgħa li jieħdu deċiżjonijiet.

1.   Fil-laqgħat tiegħu, kull sottokumitat u grupp ta' ħidma speċjalizzat jista' jiddiskuti l-implimentazzjoni tal-Ftehim fl-oqsma li jkopri. Is-Sottokumitat dwar il-Governanza tajba, l-Istat tad-Dritt, u d-Drittijiet tal-Bniedem jista' jelabora l-kooperazzjoni dwar l-istat tad-dritt, il-governanza tajba u jista' jiskambja informazzjoni dwar id-drittijiet tal-bniedem skont l-aġenda miftiehma, iżda ma għandux ikopri l-kwistjonijiet diskussi fil-qafas tad-Djalogu dwar id-Drittijiet tal-Bniedem bejn il-Vjetnam u l-UE.

2.   Is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati jistgħu jiddiskutu wkoll suġġetti jew proġetti speċifiċi relatati mal-qasam rilevanti ta' kooperazzjoni bilaterali.

1.   Is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati għandhom ikunu magħmula minn rappreżentanti taż-żewġ naħat.

2.   Bi ftehim tal-Partijiet, is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati jistgħu jistiednu esperti għal-laqgħat tagħhom u jistgħu jisimgħuhom rigward punti speċifiċi fuq l-aġenda, kif ikun xieraq.

1.   Is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati għandhom jiltaqgħu kull meta jiddettaw iċ-ċirkostanzi wara ftehim tal-Partijiet, abbażi ta' talba bil-miktub minn waħda mill-Partijiet, u tal-anqas darba fis-sena. Kull laqgħa ssir fi żmien u f'post miftiehma mill-Partijiet.

2.   2. Meta waħda mill-Partijiet titlob li ssir laqgħa ta' sottokumitat jew ta' grupp ta' ħidma speċjalizzat, is-Segretarju tal-Parti l-oħra għandu jwieġeb fi żmien 20 jum ta' xogħol minn meta tasal dik it-talba. F'każijiet ta' urġenza partikolari, is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma speċjalizzati jistgħu jitlaqqgħu f'inqas żmien, dment li l-Partijiet jaqblu dwar dan.

3.   Il-laqgħat tas-sottokumitati u tal-gruppi ta' ħidma speċjalizzati għandhom jiġu konvenuti b'mod konġunt miż-żewġ Segretarji.

4.   Qabel kull laqgħa, kull Parti għandha tinforma lill-President dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni tagħha.

1.   Kull Parti tista' titlob lill-President biex tqiegħed punt fuq l-aġenda tal-laqgħa ta' sottokumitat jew ta' grupp ta' ħidma speċjalizzat. Il-punti biex ikunu inklużi fl-aġenda għandhom jiġu ppreżentati lis-Segretarji mill-inqas 20 jum ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa inkwistjoni. Kull dokument ta' sostenn għandu jkun ipprovdut lis-Segretarji mill-inqas 20 jum ta' xogħol qabel il-laqgħa.

2.   Is-Segretarji għandhom jikkomunikaw l-abbozz tal-aġenda lill-Partijiet mhux aktar tard minn 10 ijiem ta' xogħol qabel il-laqgħa. L-aġenda għandha tiġi ffinalizzata bi qbil bejn iż-żewġ Partijiet. F'ċirkostanzi eċċezzjonali, bi qbil taż-żewġ Partijiet, jistgħu jiġu miżjuda punti għall-aġenda f'limiti iqsar ta' żmien.

1.   Is-Segretarji għandhom iħejju b'mod konġunt abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa.

2.   Il-laqgħat tas-sottokumitati u tal-gruppi ta' ħidma speċjalizzati ma għandhomx ikunu pubbliċi, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor.

1.   Kull Parti għandha tieħu ħsieb l-ispejjeż li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tas-sottokumitati u tal-gruppi ta' ħidma speċjalizzati, kemm fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal, tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza, kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż postali u ta' telekomunikazzjoni.

2.   Kull Parti għandha tħallas l-ispejjeż li ġġarrab relatati ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat u t-traduzzjoni.

3.   Il-Parti li tospita l-laqgħa għandha ġġarrab l-ispejjeż konnessi mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti.