dwar ir-regoli finanzjarji tal-Aġenzija Ewropea għad-Difiża u li tħassar id-Deċiżjoni 2007/643/PESK

Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill (PESK) 2015/1835 tat-12 ta' Ottubru 2015 li tiddefinixxi l-istatut, is-sede u r-regoli operazzjonali tal-Aġenzija Ewropea għad-Difiża (1), u b'mod partikolari l-Artikolu 18 tagħha,

Din id-deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli finanzjarji essenzjali tal-Aġenzija Ewropea għad-Difiża (minn hawn 'il quddiem imsejħa “l-Aġenzija”).

Għall-finijiet ta' din id-Deċiżjoni, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

Il-baġit tal-Aġenzija għandu jinkludi l-baġit ġenerali, il-baġits assoċjati mal-attivitajiet relatati ma' proġetti jew programmi ad hoc kif previst fil-Kapitolu IV tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835 u kwalunkwe baġit li jirriżulta minn dħul addizzjonali.

F'konformità mal-Artikolu 12 tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835, il-baġit tal-Aġenzija għandu jiġi stabbilit u implimentat skont il-prinċipji baġitarji stabbiliti f'din id-Deċiżjoni.

1. Ma għandu jinġabar ebda dħul u ma għandha ssir ebda nefqa jekk ma jkunux reġistrati f'intestatura fil-baġit tal-Aġenzija.

2. Ma tista' tiġi impenjata jew awtorizzata ebda nefqa li tkun ogħla mill-approprjazzjonijiet awtorizzati mill-baġit tal-Aġenzija.

3. Approprjazzjoni tista' tiddaħħal fil-baġit tal-Aġenzija biss jekk din tkun għal element ta' nefqa meqjus bħala meħtieġ.

4. L-imgħax iġġenerat mill-ħlasijiet ta' prefinanzjament magħmula mill-baġit tal-Aġenzija ma jkunx dovut lill-Aġenzija.

1. L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-Aġenzija għandhom jiġu awtorizzati għal sena finanzjarja li għandha tkun mill-1 ta' Jannar sal-31 ta' Diċembru.

2. L-approprjazzjonijiet ta' impenn għandhom ikopru l-ispiża totali tal-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja jew sal-31 ta' Marzu tas-sena ta' wara għal dawk l-impenji legali li l-parti l-kbira tal-istadji ta' tħejjija tagħhom jkunu twettqu sal-31 ta' Diċembru.

3. L-approprjazzjonijiet ta' pagament għadhom ikopru l-pagamenti mwettqa biex jiġu rispettati l-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja jew fis-snin finanzjarji preċedenti.

4. Minħabba l-ħtiġijiet tal-Aġenzija u soġġett għall-approvazzjoni mill-Bord ta' Tmexxija skont l-Artikolu 15, l-approprjazzjonijiet mhux użati jistgħu jiddaħħlu fl-estimi tad-dħul u l-infiq tas-sena finanzjarja ta' wara. Dawk l-approprjazzjonijiet għandhom jintużaw l-ewwel.

5. Il-paragrafi 1 sa 4 ma għandhomx jimpedixxu lil impenji baġitarji għal azzjonijiet estiżi għal aktar minn sena finanzjarja waħda milli jitqassmu fuq diversi snin fi ħlasijiet annwali.

1. Id-dħul u l-approprjazzjonijiet ta' pagament għandhom jibbilanċjaw lil xulxin.

3. Kwalunkwe bilanċ baġitarju favorevoli li jirriżulta mill-baġit ġenerali tal-Aġenzija f'sena finanzjarja partikolari għandu jitqies bħala kreditu disponibbli għall-Istati Membri parteċipanti u jintradd lilhom bħala tnaqqis mit-tielet kontribuzzjoni tas-sena finanzjarja li jkun imiss.

Il-baġit tal-Aġenzija għandu jitħejja u jiġi implimentat f'euro u l-kontijiet għandhom jiġu ppreżentati f'euro. Madankollu, minħabba raġunijiet ta' likwidità, l-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jiġi awtorizzat iwettaq operazzjonijiet f'valuti oħrajn.

Id-dħul totali għandu jkopri l-approprjazzjonijiet ta' pagament totali. Kull dħul u infiq għandu jkun irreġistrat b'mod sħiħ mingħajr l-ebda aġġustament kontra xulxin.

1. L-approprjazzjonijiet għandhom jiġu assenjati għal skopijiet speċifiċi tal-anqas skont it-titolu u l-kapitolu.

2. L-Uffiċjal Awtorizzanti jista' jittrasferixxi approprjazzjonijiet minn kapitolu għal ieħor mingħajr limitu u minn titolu għal ieħor sa massimu ta' 10 % tal-approprjazzjonijiet għas-sena murija fil-linja li minnha jsir it-trasferiment.

Lil hinn mil-limitu msemmi fl-ewwel subparagrafu, l-Uffiċjal Awtorizzanti jista' jipproponi lill-Bord ta' Tmexxija trasferimenti ta' approprjazzjonijiet minn titolu għal ieħor. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jkollu żmien ta' tliet ġimgħat biex jopponi dawn it-trasferimenti. Wara dan il-limitu ta' żmien, it-trasferimenti għandhom jitqiesu bħala adottati.

L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jinforma lill-Bord ta' Tmexxija bit-trasferimenti kollha mwettqa taħt l-ewwel subparagrafu. Proposti għal trasferimenti u trasferimenti mwettqa għandhom jiġu akkumpanjati minn dokumenti ġustifikattivi xierqa u dettaljati li juru l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-estimi tar-rekwiżiti sat-tmiem tas-sena finanzjarja, kemm għall-intestaturi li għandhom jiġu kkreditati kif ukoll għal dawk li minnhom jittieħdu l-approprjazzjonijiet.

1. L-approprjazzjonijiet għandhom jintużaw f'konformità mal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba, jiġifieri f'konformità mal-prinċipji tal-ekonomija, l-effiċjenza u l-effikaċja.

2. Il-prinċipju tal-ekonomija jirrikjedi li r-riżorsi użati mill-Aġenzija fit-twettiq tal-attivitajiet tagħha jsiru disponibbli fi żmien dovut, fi kwantitajiet u kwalità xierqa u bl-aħjar prezz.

Il-prinċipju tal-effiċjenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn ir-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.

Il-prinċipju tal-effikaċja jikkonċerna l-kisba tal-objettivi speċifiċi stabbiliti u li jintlaħqu r-riżultati ppjanati.

1. Il-baġit tal-Aġenzija għandu jiġi implimentat taħt kontroll intern effettiv u effiċjenti.

2. Għall-finijiet tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-Aġenzija, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tal-ġestjoni u mfassal biex jipprovdi garanzija raġonevoli għall-kisba tal-objettivi li ġejjin:

3. Kontroll intern effettiv u effiċjenti għandu jkun ibbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi b'mod partikolari, l-elementi stabbiliti fl-Artikolu 32(3) u (4) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), b'kont meħud tal-istruttura u d-daqs tal-Aġenzija, in-natura tal-kompiti fdati lilha u l-ammonti u r-riskji finanzjarji u operazzjonali involuti.

1. Il-baġit tal-Aġenzija għandu jiġi stabbilit u implimentat u l-kontijiet ippreżentati b'konformità mal-prinċipju tat-trasparenza.

2. Skont l-Artikolu 35(3) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, il-baġit tal-Aġenzija, inkluż il-pjan ta' stabbiliment tal-persunal u l-baġits emendatorji, kif adottati, għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-Aġenzija fi żmien erba' ġimgħat minn meta jiġu addottati.

1. Sal-31 ta' Marzu ta' kull sena, il-Kap tal-Aġenzija għandu jipprovdi lill-Bord ta' Tmexxija stima preliminari tal-abbozz tal-baġit ġenerali għas-sena ta' wara.

2. Sat-30 ta' Ġunju ta' kull sena, il-Kap tal-Aġenzija għandu jipproponi stima preliminari riveduta tal-abbozz tal-baġit ġenerali għas-sena ta' wara, flimkien mal-abbozz tal-Qafas ta' Ppjanar ta' tliet snin lill-Bord ta' Tmexxija.

3. Sat-30 ta' Settembru ta' kull sena, il-Kap tal-Aġenzija għandu jipproponi l-abbozz tal-baġit ġenerali flimkien mal-abbozz tal-Qafas ta' Ppjanar ta' tliet snin lill-Bord ta' Tmexxija. L-abbozz għandu jinkludi:

4. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jimmira biex jiżgura li l-approprjazzjonijiet imsemmija fil-punt (a)(ii) tal-paragrafu 3 jirrappreżentaw sehem sinifikanti tal-approprjazzjonijiet totali msemmija fil-paragrafu 3. Dawk l-approprjazzjonijiet għandhom jirriflettu ħtiġijiet reali u għandhom jippermettu rwol operazzjonali għall-Aġenzija.

5. L-abbozz tal-baġit ġenerali għandu jkun sostnut minn ġustifikazzjonijiet dettaljati u pjan ta' stabbiliment tal-persunal.

6. Il-Bord ta' Tmexxija, li jaġixxi b'unanimità, jista' jiddeċiedi li l-abbozz tal-baġit ġenerali għandu jkopri wkoll proġett jew programm partikolari fejn ikun ċar li dan hu għall-benefiċċju komuni tal-Istati Membri parteċipanti kollha.

7. L-approprjazzjonijiet għandhom ikunu kklassifikati taħt titoli u kapitoli li jirraggruppaw l-infiq skont it-tip jew il-fini, suddiviżi f'artikoli skont il-ħtieġa.

8. Kull titolu jista' jinkludi kapitolu intitolat “approprjazzjonijiet proviżorji”. Dawk l-approprjazzjonijiet jistgħu jiddaħħlu f'każijiet ta' inċertezza, minħabba raġunijiet serji, dwar l-ammont ta' approprjazzjonijiet meħtieġa jew dwar l-ambitu għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet imdaħħla.

L-abbozz tal-baġit ġenerali għandu jinkludi linji li jakkomodaw id-dħul assenjat u kull fejn ikun possibbli għandu jindika l-ammont previst.

10. Il-Bord ta' Tmexxija, filwaqt li jaġixxi b'unanimità, għandu jadotta l-abbozz tal-baġit ġenerali sal-31 ta' Diċembru ta' kull sena. Meta jagħmel dan, il-Bord ta' Tmexxija għandu jkun ippresedut mill-Kap tal-Aġenzija, jew minn rappreżentant maħtur mill-Kap tal-Aġenzija, jew minn membru tal-Bord ta' Tmexxija mistieden mill-Kap tal-Aġenzija biex jagħmel dan. Il-Kap Eżekuttiv għandu jiddikjara li l-baġit ikun ġie adottat u jinnotifika lill-Istati Membri parteċipanti.

11. Jekk, fil-bidu ta' sena finanzjarja, l-abbozz tal-baġit ġenerali ma jkunx għadu ġie adottat, tista' ssir nefqa kull xahar ta' somma ekwivalenti għal mhux aktar minn wieħed minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet tal-baġit għas-sena finanzjarja preċedenti fir-rigward ta' kwalunkwe kapitolu jew suddiviżjoni oħra tal-baġit. Madankollu, dak l-arranġament ma għandux ikollu l-effett li jqiegħed għad-dispożizzjoni tal-Aġenzija approprjazzjonijiet li jeċċedu wieħed minn kull tnax ta' dawk previsti fl-abbozz tal-baġit ġenerali li jkun qed jitħejja. Il-Bord ta' Tmexxija, filwaqt li jaġixxi b'maġġoranza kkwalifikata fuq proposta mill-Kap Eżekuttiv, jista' jawtorizza nefqa ta' iżjed minn wieħed minn kull tnax, sakemm l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja ma jeċċedux dawk tas-sena finanzjarja preċedenti. Il-Kap Eżekuttiv jista' jagħmel sejħa għall-kontribuzzjonijiet meħtieġa biex ikopru l-approprjazzjonijiet awtorizzati taħt din id-dispożizzjoni, li għandhom jitħallsu fi żmien 30 jum minn meta tintbagħat is-sejħa għal kontribuzzjonijiet.

1. F'każ ta' ċirkostanzi inevitabbli jew imprevisti, il-Kap Eżekuttiv jista' jipproponi abbozz ta' baġit emendatorju lill-Bord ta' Tmexxija.

2. L-abbozz ta' baġit emendatorju għandu jiġi mfassal, propost, approvat u adottat u tingħata notifika tiegħu f'konformità mal-istess proċedura tal-baġit ġenerali. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaġixxi billi jqis l-urġenza dovuta f'dawk iċ-ċirkostanzi.

Atturi finanzjarji u implimentazzjoni tal-baġit f'konformità mal-prinċipju ta' ġestjoni finanzjarja tajba

1. Il-Kap Eżekuttiv għandu jwettaq id-dmirijiet tal-Uffiċjal Awtorizzanti. L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jimplimenta l-baġit ġenerali f'konformità ma' dawn ir-regoli finanzjarji u l-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba, taħt ir-responsabbiltà proprja tiegħu u fil-limiti tal-approprjazzjonijiet awtorizzati. L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jkun responsabbli biex jiżgura li jkun hemm konformità mar-rekwiżiti ta' legalità u regolarità.

2. Il-Kap Eżekuttiv jista' jiddelega s-setgħat tal-implimentazzjoni tal-baġit lil persunal tal-Aġenzija, kopert bid-Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2016/1351 (4) (minn hawn 'il quddiem imsejħa r-“Regolamenti tal-Persunal tal-Aġenzija”), f'konformità mal-kondizzjonijiet stabbiliti f'dawn ir-regoli finanzjarji. Dawk hekk inkarigati jistgħu jaġixxu biss fil-limiti tas-setgħat mogħtija espressament lilhom.

3. Kompiti ta' esperjenza teknika u kompiti amministrattivi, preparatorji jew anċillari li la jinvolvu l-eżerċizzju tal-awtorità pubblika u lanqas l-użu tal-poteri diskrezzjonali ta' ġudizzju jistgħu jiġu fdati permezz ta' kuntratt lil entitajiet jew korpi esterni.

4. Il-Kap Eżekuttiv, b'kont dovut meħud tar-riskji assoċjati mal-ambjent amministrattiv u man-natura tal-azzjonijiet finanzjati, għandu jipproponi lill-Bord ta' Tmexxija u jistabbilixxi l-istruttura organizzattiva u s-sistemi ta' kontroll intern adatti għat-twettiq tad-dmirijiet tiegħu. L-istabbiliment ta' tali struttura u sistemi għandu jkun ġġustifikat b'analiżi tar-riskju li tieħu kont tal-kosteffettività tagħhom.

Il-Bord ta' Tmexxija għandu jagħti l-kunsens tiegħu għal deċiżjonijiet marbuta mal-istruttura organizzazzjonali tal-Aġenzija.

Il-Kap Eżekuttiv jista' jistabbilixxi funzjoni ta' kompetenza u konsulenza maħsuba biex tgħinu jikkontrolla r-riskji involuti fl-attivitajiet tiegħu.

5. L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jżomm id-dokumenti ġustifikattivi b'rabta mal-operazzjonijiet imwettqa għal perijodu ta' ħames snin mid-data tad-deċiżjoni li tat il-kwittanza lill-Aġenzija fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali għas-sena kkonċernata.

6. L-Artikolu 31 tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835 għandu japplika għat-trattament ta' data personali.

1. Kull operazzjoni għandha tiġi soġġetta mill-anqas għal kontroll ex ante ibbażat fuq eżami dokumentarju u fuq ir-riżultati disponibbli tal-kontrolli diġà mwettqa fir-rigward tal-aspetti operazzjonali u finanzjarji tal-operazzjoni.

Il-kontrolli ex ante għandhom jinkludu l-inizjazzjoni u l-verifika tal-operazzjoni.

L-inizjazzjoni u l-verifika ta' operazzjoni għadhom ikunu funzjonijiet separati.

2. L-inizjazzjoni ta' operazzjoni għandha tinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha bi tħejjija għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit tal-Aġenzija.

3. Verifika ex ante ta' operazzjoni għandha tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-Uffiċjal Awtorizzanti sabiex jivverifika l-aspetti operazzjonali u finanzjarji. Għal transazzjoni speċifika, il-verifika għandha issir minn persunal għajr dak li ta bidu għall-operazzjoni.

4. Il-kontrolli ex ante għandhom jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ġustifikattivi mitluba u kwalunkwe informazzjoni oħra disponibbli.

Il-firxa f'termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante għandha tiġi ddeterminata mill-Uffiċjal Awtorizzanti filwaqt li jittieħed kont ta' konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kosteffettività. F'każ ta' dubju, l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għall-validazzjoni tal-ħlas rilevanti għandu jitlob informazzjoni komplementari jew iwettaq kontroll fuq il-post sabiex jikseb garanzija raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.

Għall-iskop tal-kontrolli, serje ta' tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta' rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi jistgħu jiġu kkunsidrati mill-Uffiċjal Awtorizzanti bħala li jagħmlu parti minn operazzjoni waħda.

1. L-Uffiċjal Awtorizzanti jista' jistabbilixxi kontrolli ex post biex jivverifika operazzjonijiet li jkunu diġà approvati wara l-kontrolli ex ante. Dawn il-kontrolli jistgħu jkunu organizzati fuq bażi ta' kampjun skont ir-riskji.

Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu abbażi ta' dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.

2. Il-kontrolli ex post għandhom jitwettqu minn membri tal-persunal għajr dawk responsabbli għall-kontrolli ex ante. Il-persunal responsabbli għall-kontrolli ex post ma għandhomx ikunux subordinati għall-membri tal-persunal responsabbli għall-kontrolli ex ante.

Il-persunal responsabbli għall-kontroll tal-ġestjoni tal-operazzjonijiet finanzjarji għandu jkollu l-kapaċitajiet professjonali meħtieġa.

Il-Kap Eżekuttiv għandu jagħti rapport kull sena lill-Bord ta' Tmexxija dwar il-qadi tad-dmirijiet tiegħu. Għal dan l-għan, il-Kap Eżekuttiv għadu jippreżenta l-kontijiet annwali tal-Aġenzija waqt li jirrispetta l-limiti ta' żmien stabbiliti fl-Artikolu 44.

Il-kontijiet annwali tal-Aġenzija għandu jkun fihom taqsimiet differenti, b'mod partikolari:

Il-kontijiet finali għandhom ikollhom magħhom nota mfassla mill-uffiċjal tal-kontabbiltà li fiha dan jiddikjara li l-kontijiet annwali tħejjew skont il-prinċipji, ir-regoli u l-metodi tal-kontabbiltà applikabbli.

Il-kontijiet finali għandu jkun fihom informazzjoni finanzjarja u rigward il-ġestjoni, inklużi r-riżultati tal-kontrolli, li jiddikjaraw li, għajr kif speċifikat mod ieħor f'xi riżerva relatata ma' oqsma definiti ta' dħul u nfiq, l-Kap Eżekuttiv għandu garanzija raġonevoli li:

1. Ir-rendikonti finanzjarji għandhom jiġu ppreżentati f'euro u għandhom jinkludu:

2. In-noti mehmużin mar-rendikonti finanzjarji għandhom jissuplimentaw u jikkummentaw dwar l-informazzjoni ppreżentata fir-rendikonti msemmijin fil-paragrafu 1 u għandhom jagħtu l-informazzjoni addizzjonali kollha preskritta minn prattika kontabilistika aċċettata internazzjonalment meta tali informazzjoni tkun rilevanti għall-attivitajiet tal-Aġenzija.

Ir-rapport dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-Aġenzija għandu jinkludi l-baġit ġenerali, u baġits assoċjati ma' attivitajiet ad hoc u dħul addizzjonali; u għandu jiġi ppreżentat f'euro. L-istruttura tar-rapport dwar l-implimentazzjoni tal-baġit għandha tkun l-istess bħal dik tal-baġit innifsu.

1. Jekk membru tal-persunal, involut fil-ġestjoni finanzjarja u fil-kontroll tat-tranżazzjonijiet iqis li deċiżjoni li s-superjur tiegħu jitolbu japplika jew li jaqbel magħha tkun irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba jew kontra r-regoli professjonali li dak il-membru tal-persunal huwa mitlub josserva, dan għandu jinforma lill-Kap Eżekuttiv bil-miktub li għandu wkoll iwieġeb bil-miktub. Jekk il-Kap Eżekuttiv jonqos milli jieħu azzjoni jew jikkonferma d-deċiżjoni jew l-istruzzjoni inizjali u l-membru tal-persunal iqis li tali konferma ma tikkostitwixxix tweġiba raġonevoli għat-tħassib tiegħu, il-membru tal-persunal għandu jinforma lill-Kap tal-Aġenzija.

2. Fil-każ ta' kwalunkwe attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tippreġudika l-interessi tal-Aġenzija jew tal-membri tagħha, il-membru tal-persunal għandu jinforma lill-awtoritajiet u lill-korpi maħtura skont il-leġislazzjoni applikabbli. Il-Kulleġġ tal-Awdituri kif ukoll kwalunkwe awditur estern li jwettaq l-awditi finanzjarji tal-Aġenzija għandhom jinformaw lill-Uffiċjal Awtorizzanti bi kwalunkwe suspett ta' attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tippreġudika l-interessi tal-Aġenzija jew il-membri tagħha.

1. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaħtar uffiċjal tal-kontabbiltà, kopert bir-Regolamenti tal-Persunal tal-Aġenzija, li għandu jkun totalment indipendenti fil-qadi ta' dmirijietu fi ħdan l-Aġenzija u responsabbli quddiem il-Bord ta' Tmexxija. Fl-Aġenzija, l-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jkun responsabbli minn:

2. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jikseb mingħand l-Uffiċjali Awtorizzanti l-informazzjoni kollha neċessarja għall-produzzjoni ta' kontijiet li jagħtu stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-Aġenzija u tal-implimentazzjoni tal-baġit. L-Uffiċjali Awtorizzanti għandu jiggarantixxi l-affidabbiltà ta' dik l-informazzjoni.

3. Qabel l-adozzjoni tal-kontijiet mill-Kap Eżekuttiv, l-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jiffirmahom, biex b'hekk jiċċertifika li għandu garanzija raġonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-Aġenzija.

Għall-fini tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jivverifika li l-kontijiet tħejjew f'konformità mar-regoli tal-kontabbiltà msemmija fl-Artikolu 39 u li d-dħul u l-infiq kollu jkunu ddaħħlu fil-kontijiet.

L-uffiċjal awtorizzanti jew id-delegati tiegħu għandhom jibqgħu totalment responsabbli għall-użu xieraq tal-fondi li jamministraw, il-legalità u r-regolarità tan-nefqa taħt il-kontroll tagħhom u l-kompletezza u l-preċiżjoni tal-informazzjoni mgħoddija lill-uffiċjal tal-kontabbiltà.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jingħata s-setgħa jikkontrolla l-informazzjoni li jirċievi kif ukoll li jwettaq kwalunkwe kontroll ieħor li jqis neċessarju sabiex jiffirma l-kontijiet.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jagħmel riżervi, jekk ikun meħtieġ, u jispjega eżattament in-natura u l-ambitu ta' tali riżervi.

Soġġett għall-paragrafu 4, l-uffiċjal tal-kontabbiltà biss għandu jkollu s-setgħa jamministra l-flus kontanti u l-ekwivalenti għall-flus kontanti. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jkun responsabbli għall-kustodja tagħhom.

4. L-uffiċjal tal-kontabbiltà jista', fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu, jiddelega ċerti kompiti lil membri tal-persunal soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal tal-Aġenzija fejn dan ikun indispensabbli għall-qadi ta' dmirijietu f'konformità mar-regoli finanzjarji tal-Aġenzija.

5. Mingħajr preġudizzju għal xi azzjoni dixxiplinari, l-uffiċjali tal-kontabbiltà jista' fi kwalunkwe ħin jiġi sospiż b'mod temporanju jew għal kollox milli jaqdi dmirijietu mill-Bord ta' Tmexxija. F'każ bħal dan, il-Bord ta' Tmexxija għandu jaħtar uffiċjal interim tal-kontabbiltà.

1. L-Artikoli 16 sa 26 huma mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe responsabbiltà taħt il-liġi kriminali, li l-atturi finanzjarji jistgħu iġorru kif previst fid-dritt nazzjonali applikabbli u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Aġenzija u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Unjoni jew uffiċjali tal-Istati Membri.

2. Kull Uffiċjal Awtorizzanti u uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jkun espost għal azzjoni dixxiplinarja u għall-ħlas ta' kumpens kif previst fir-Regolamenti tal-Persunal tal-Aġenzija. Fil-każ ta' xi attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tagħmel ħsara lill-interessi tal-Aġenzija jew tal-membri tagħha, il-kwistjoni għandha tiġi riferita lill-awtoritajiet u l-korpi indikati mil-leġislazzjoni applikabbli, b'mod partikolari l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF).

3. Kull membru tal-persunal jista' jiġi mitlub jagħmel tajjeb, kompletament jew parzjalment, għal kwalunkwe dannu mġarrab mill-Aġenzija bħala riżultat ta' mġieba ħażina serja min-naħa tiegħu matul jew b'rabta mal-eżekuzzjoni tad-dmirijiet tiegħu. L-awtorità tal-ħatra għandha tieħu deċiżjoni motivata wara li twettaq il-formalitajiet preskritti mil-leġislazzjoni applikabbli rigward kwistjonijiet dixxiplinari.

4. Fir-rigward tar-responsabbiltà tal-uffiċjali awtorizzanti, għandu japplika l-Artikolu 73(1) u (2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

1. L-atturi finanzjarji fit-tifsira tal-Kapitolu 2 tat-Titolu III u persuni oħra involuti fl-implimentazzjoni u l-ġestjoni tal-baġit, inklużi l-atti preparatorji tagħhom, l-awditu jew il-kontroll ma għandhom jieħdu l-ebda azzjoni li tista' ġġib l-interessi tagħhom f'konflitt ma' dawk tal-Aġenzija.

Fejn jeżisti tali riskju, il-persuna inkwistjoni għandha tieqaf minn tali azzjonijiet u tirreferi l-kwistjoni lill-Kap Eżekuttiv li għandu jikkonferma bil-miktub jekk jeżistix konflitt ta' interess. Il-persuna inkwistjoni għandha tinforma wkoll lis-superjur immedjat tagħha. Jekk l-attur ikun il-Kap Eżekuttiv, dan għandu jirreferi l-kwistjoni lill-Kap tal-Aġenzija.

Meta jinstab li jeżisti konflitt ta' interess, il-persuna inkwistjoni għandha twaqqaf l-attivitajiet kollha fil-kwistjoni. Il-Kap Eżekuttiv, jew il-Kap tal-Aġenzija fil-każ li l-konflitt ta' interessi jikkonċerna lill-Kap Eżekuttiv, għandu jieħu kwalunkwe azzjoni xierqa oħra.

2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, konflitt ta' interess ikun jeżisti fejn l-eżerċizzju imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta' attur finanzjarju jew ta' persuna oħra, kif jissemma fil-paragrafu 1, ikun kompromess għal raġunijiet li jinvolvu l-familja, il-ħajja emozzjonali, l-affinità politika jew nazzjonali, l-interess ekonomiku jew kwalunkwe interess ieħor kondiviż ma' benefiċjarju.

Id-dmirijiet tal-Uffiċjal Awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabbiltà għandhom ikunu segregati u reċiprokament esklussivi.

1. L-Aġenzija għandu jkollha funzjoni ta' awditjar intern li għandha titwettaq skont l-istandards internazzjonali rilevanti.

2. L-awditur intern la jista' jkun l-Uffiċjal Awtorizzanti u lanqas l-uffiċjal tal-kontabbiltà.

3. L-awdituri interni għandhom jagħtu parir lill-Aġenzija kif tiffaċċja r-riskji, billi joħorġu opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta' amministrazzjoni u kontroll u billi joħorġu rakkomandazzjonijiet li jtejbu l-kondizzjonijiet tal-implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u jippromwovu amministrazzjoni finanzjarja soda.

4. L-awditur intern għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-Aġenzija. L-awditur intern għandu jgawdi minn aċċess sħiħ u mingħajr limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa biex iwettaq id-dmirijiet tiegħu. L-awditur intern għandu jieħu nota tar-rapport annwali tal-Kap Eżekuttiv u ta' kwalunkwe biċċa informazzjoni oħra identifikata.

5. L-awditur intern għandu jfassal pjan tal-awditu annwali u jippreżentah lill-Kap Eżekuttiv.

6. L-awditur intern għandu jieħu nota tar-rapport tal-Uffiċjal Awtorizzanti skont l-Artikolu 19 u ta' kwalunkwe biċċa informazzjoni oħra identifikata.

7. L-awditur intern għandu jirrapporta lill-Kap Eżekuttiv dwar ir-riżultati u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu.

L-awditur intern għandu jirrapporta wkoll fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:

Il-Kap Eżekuttiv għandu jiżgura s-sorveljanza regolari tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditu.

Kull sena l-Kap Eżekuttiv għandu jippreżenta rapport lill-Bord ta' Tmexxija b'sommarju tal-għadd u t-tip ta' awditi interni mwettqa, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni meħuda fuq dawk ir-rakkomandazzjonijiet. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jeżamina l-informazzjoni u jekk ir-rakkomandazzjonijiet ġewx implimentati b'mod sħiħ u fil-ħin.

8. L-Aġenzija għandha tagħmel disponibbli d-dettalji ta' kuntatt tal-awditur intern għal kull persuna fiżika jew ġuridika involuta f'operazzjonijiet ta' nfiq, għall-iskopijiet ta' kuntatt kunfidenzjali mal-awditur intern.

9. Ir-rapporti u r-riżultati tal-awditur intern għandhom ikunu aċċessibbli għall-pubbliku biss wara validazzjoni mill-awditur intern tal-azzjoni meħuda għall-implimentazzjoni tagħhom.

L-indipendenza tal-awditur intern, ir-responsabbiltà tal-awditur intern għall-azzjoni meħuda fit-twettiq ta' dmirijietu u d-dritt tal-awditur intern li jressaq azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea għandha tiġi stabbilita skont l-Artikolu 100 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

1. L-implimentazzjoni tad-dħul għandha tinkludi l-preparazzjoni tal-estimi tal-ammonti riċevibbli, l-istabbiliment tal-intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati u l-irkupru ta' ammonti mhux dovuti. Għandha tinkludi wkoll il-possibilità ta' rinunzja għal intitolamenti stabbiliti, fejn xieraq.

Jekk l-irkupru effettiv ma jseħħx fl-iskadenza prevista fin-nota ta' debitu, l-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jgħarraf lill-Uffiċjal Awtorizzanti u jniedi minnufih il-proċedura tal-irkupru bi kwalunkwe mezz legali, inkluż, jekk ikun il-każ, permezz ta' kumpens, u jekk dan ma jkunx jistax isir, permezz ta' rkupru nfurzat.

Fejn l-Uffiċjal Awtorizzanti jkun qiegħed jippjana li jirrinunzja għal irkupru sħiħ jew parzjali ta' xi ammont riċevibbli stabbilit, għandu jiżgura li r-rinunzja ssir sewwa u li tkun konformi mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzjonalità. Id-deċiżjoni ta' rinunzja għandha tiġi ssostanzjata. Id-deċiżjoni ta' rinunzja għandha tiddikjara li ttieħdet azzjoni biex isir l-irkupru u l-punti ta' dritt u ta' fatt li fuqhom tkun ibbażata.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jżomm lista ta' ammonti li għandhom ikunu rkuprati. L-intitolamenti tal-Aġenzija għandhom jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta' rkupru. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jindika wkoll id-deċiżjonijiet li jirrinunzja għall-irkupru sħiħ jew parzjali ta' ammonti stabbiliti. Il-lista għandha tiġi miżjuda mal-kontijiet annwali tal-Aġenzija.

3. Kwalunkwe debitu mhux mħallas lura sad-data stipulata fin-nota ta' debitu jeħel imgħax skont l-Artikolu 83 tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (5).

4. L-intitolamenti tal-Aġenzija fir-rigward ta' partijiet terzi u l-intitolamenti ta' partijiet terzi fir-rigward tal-Aġenzija għandhom ikunu soġġetti għal terminu ta' limitazzjoni ta' ħames snin.

1. Id-determinazzjoni ta' kontribuzzjonijiet fejn hija applikabbli l-iskala tad-DNG għandha tkun kif ġej:

Meta l-ħlas isir qabel l-iskadenza u jasal għand l-Aġenzija sa mhux aktar tard minn 10 jum li jaqbżu l-iskadenza, ma jkun dovut ebda mgħax lill-Aġenzija kif stipulat fl-Artikolu 29.3. Meta l-ħlas isir iżjed minn għaxart ijiem tard, għandhom jiġu imposti mgħaxijiet għad-dewmien kollu.

1. Biex in-nefqa tiġi implimentata, l-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jagħmel impenji baġitarji u impenji legali, jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-ħlasijiet, u jieħu l-passi preliminari għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet.

2. Impenn baġitarju huwa l-operazzjoni li biha tiġi rriżervata l-approprjazzjoni meħtieġa sabiex tkopri l-ħlasijiet sussegwenti biex jiġu onorati l-impenji legali. Impenn legali huwa l-att li bih l-Uffiċjal Awtorizzanti jidħol fi, jew jistabbilixxi, obbligu li jirriżulta fi spiża. Impenji baġitarji u impenji legali għandhom jiġu adottati mill-istess Uffiċjal Awtorizzanti, ħlief f'każijiet iġġustifikati kif xieraq.

Impenji baġitarji għandhom jidħlu f'waħda minn dawn il-kategoriji li ġejjin:

L-impenji baġitarji għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja jistgħu jitqassmu f'pagamenti annwali fuq diversi snin biss meta l-att bażiku jipprevedi dan jew meta jkunu għan-nefqa amministrattiva.

3. Kull element tan-nefqa għandu jiġi impenjat, validat, awtorizzat u mħallas.

L-awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att li bih l-Uffiċjal Awtorizzanti, wara li jkun ivverifika li l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli, jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabbiltà sabiex iħallas in-nefqa vvalidata.

4. Fir-rigward ta' kwalunkwe miżura li tista' tistabbilixxi nefqa addebitabbli lill-baġit tal-Aġenzija, l-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jagħmel impenn baġitarju qabel jidħol għal impenn legali ma' partijiet terzi.

5. L-ewwel sena tal-Qafas ta' Ppjanar għal tliet Snin tal-Aġenzija għandha tipprovdi l-awtorizzazzjoni mill-Bord ta' Tmexxija għan-nefqa operazzjonali tal-Aġenzija fuq l-attivitajiet li tkopri, sakemm l-elementi stipulati f'dan il-paragrafu huma identifikati b'mod ċar.

Il-Qafas ta' Ppjanar għandu jkun magħmul minn għanijiet fid-dettall u r-riżultati mistennija. Għandu jinkludi wkoll deskrizzjoni tal-azzjoni(jiet) li jridu jiġu ffinanzjati u indikazzjoni tal-ammont allokat għal kull azzjoni.

Kwalunkwe emenda sostanzjali għall-ewwel sena tal-Qafas ta' Ppjanar għal tliet Snin tal-Aġenzija għandha tiġi adottata bl-istess proċedura bħall-Qafas ta' Ppjanar inizjali.

Il-Bord ta' Tmexxija jista' jiddelega s-setgħa li jagħmel emendi mhux sostanzjali għall-Qafas ta' Ppjanar lill-Uffiċjal Awtorizzanti tal-Aġenzija.

Il-ħlas tan-nefqa jrid jsir fil-limiti ta' żmien speċifikati fl-Artikolu 92 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u l-Artikolu 111 tar-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 u f'konformità magħhom.

1. Fir-rigward tal-akkwist pubbliku, it-Titolu V tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 għandhom japplikaw soġġetti għall-paragrafi 2 u 3 ta' dan l-Artikolu.

2. Għal kuntratti b'valur ta' bejn EUR 60,000 u l-limiti stabbiliti fl-Artikolu 118 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tista' tintuża l-proċedura stipulata fir-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 għal kuntratti b'valur baxx li ma jaqbżux EUR 60,000.

3. L-Aġenzija tista' tikkonkludi kuntratt, mingħajr ma tirrikorri għal proċedura ta' akkwist pubbliku, mal-Kummissjoni Ewropea, l-uffiċċji interistituzzjonali, iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea stabbilit bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 (7) u ma' korpi oħra tal-Unjoni għall-provvista ta' oġġetti jew servizzi jew għat-twettiq ta' xogħol li jipprovdu dawn tal-aħħar.

1. L-Aġenzija tista' tkun assoċjata, fuq talba tagħha, bħala awtorità kontraenti, fl-għoti ta' kuntratti tal-Kummissjoni jew kuntratti interistituzzjonali u fl-għoti ta' kuntratti ta' korpi jew aġenziji oħra tal-Unjoni.

2. Fil-kuntest ta' attivitajiet ta' kollaborazzjoni mal-Istati Membri, bħal dawn imsemmija fil-Kapitolu IV tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835, l-Aġenzija tista' tuża proċeduri ta' akkwist pubbliku konġunt.

3. Fil-każ ta' proċedura ta' akkwist konġunt bejn l-Aġenzija u l-awtorità kontraenti minn Stat Membru, wieħed jew aktar, għandhom japplikaw id-dispożizzjonijiet proċedurali applikabbli għall-Aġenzija.

Fejn is-sehem li jappartjeni lil jew huwa ġestit mill-awtorità kontraenti ta' Stat Membru, wieħed jew aktar, ikun daqs jew aktar minn 50 % tal-istima tal-valur totali tal-kuntratt, jew f'każijiet oħra ġġustifikati kif xieraq, għandhom japplikaw ir-regoli proċedurali tad-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (8), tad-Direttiva 2009/81/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9), jew ta' kwalunkwe att legali ieħor tal-UE li jista' jkun applikabbli fid-dawl tas-suġġett inkwistjoni.

4. L-Aġenzija tista' tuża l-proċeduri ta' akkwist konġunt mal-awtoritajiet kontraenti tal-Istat Membru ospitanti sabiex tkopri l-ħtiġijiet amministrattivi tagħha. F'tali każ, l-Artikolu 133 tar-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 għandu japplika mutatis mutandis.

Għall-għażla ta' esperti, l-Aġenzija tista' tapplika d-dispożizzjonijiet fl-Artikolu 287 tar-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012, soġġetta għal kwalunkwe proċedura speċifika stipulata fl-att bażiku tal-programm li l-implimentazzjoni tiegħu hija fdata lill-Aġenzija. Tali esperti għandhom jitħallsu fuq il-bażi ta' ammont fiss imħabbar minn qabel u għandhom jintgħażlu fuq il-bażi tal-kapaċità professjonali tagħhom.

L-esperti esterni għandhom jintgħażlu abbażi tal-ħiliet, l-esperjenza u l-għarfien xierqa biex iwettqu l-kompiti assenjati lilhom u skont il-prinċipji tan-nondiskriminazzjoni, it-trattament indaqs u l-assenza ta' konflitt ta' interessi.

Fir-rigward ta' għotjiet, it-Titolu VI tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 għandhom japplikaw soġġetti għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika tal-istrument kostitwenti.

1. Fir-rigward ta' premjijiet, it-Titolu VII tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1268/2012 għandhom japplikaw soġġetti għall-paragrafu 2 ta' dan l-Artikolu.

2. Il-kompetizzjonijiet għall-premjijiet b'valur unitarju ta' EUR 10,000 jew aktar jistgħu jkunu ppubblikati biss jekk ikunu ġew previsti fil-Qafas ta' Ppjanar tal-Aġenzija.

1. Fejn att proċedurali ta' Uffiċjal Awtorizzanti jolqot b'mod negattiv id-drittijiet ta' applikant jew ta' offerent, benefiċjarju jew kuntrattur, huwa għandu jkun fih indikazzjoni tal-mezzi disponibbli ta' rimedju amministrattiv u/jew ġudizzjarju għall-kontestazzjoni ta' dan l-att.

2. B'mod partikolari, in-natura tar-rimedju, l-entità jew l-entitajiet quddiem min jista' jitressaq kif ukoll il-limiti taż-żmien għall-eżerċizzju tagħhom għandhom ikunu indikati.

L-Aġenzija għandha tistabbilixxi sistema ta' kontabbiltà li tipprovdi informazzjoni preċiża, sħiħa u affidabbli f'waqtha.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija għandu jadotta regoli bbażati fuq standards tal-kontabbiltà aċċettati internazzjonalment għas-settur pubbliku. L-uffiċjal tal-kontabbiltà jista' jiddevja minn dawk l-istandards jekk iqis li dan ikun meħtieġ għal stampa vera u ġusta tal-assi u l-obbligazzjonijiet, l-ispejjeż, id-dħul u l-fluss tal-flus. Fejn l-uffiċjal tal-kontabbiltà jiddevja materjalment minn dawk l-istandards, in-noti għad-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jiżvelaw dan il-fatt u r-raġunijiet għalih.

Id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jippreżentaw l-informazzjoni, inkluża informazzjoni dwar il-politiki tal-kontabbiltà, b'mod li jiġi żgurat li tkun rilevanti, affidabbli, komparabbli u li tista' tinftiehem. Ir-rendikonti finanzjarji għandhom jitfasslu f'konformità mal-Artikolu 39.

1. Is-sistema tal-kontabbiltà għandha tikkonsisti fil-kontijiet ġenerali u l-kontijiet baġitarji. Il-kontijiet għandhom jinżammu f'euro fuq il-bażi tas-sena kalendarja.

2. Il-kontijiet ġenerali għandhom iżommu f'ordni kronoloġika u bil-metodu tal-kontroentrati, l-eventi u l-operazzjonijiet kollha li jolqtu l-qagħda ekonomika u finanzjarja u l-assi u l-obbligazzjonijiet tal-Aġenzija.

3. Il-kontijiet baġitarji għandhom jirreġistraw fid-dettall l-implimentazzjoni tal-baġit tal-Aġenzija. Huma għandhom jirreġistraw l-operazzjonijiet baġitarji kollha tad-dħul u n-nefqa.

L-Aġenzija għandha żżomm inventarji li juru l-kwantità u l-valur tal-assi kollha tanġibbli, intanġibbli u finanzjarji li jikkostitwixxu l-proprjetà tagħha. L-Aġenzija għandha tivverifika li l-entrati fl-inventarju jaqblu mas-sitwazzjoni attwali.

1. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaħtar Kulleġġ tal-Awdituri biex iwettaq il-funzjoni tal-awditjar estern tal-baġits amministrattivi u operattivi, il-kontijiet finanzjarji u r-rendikonti finanzjarji tal-Aġenzija. L-awditu għandu jsir f'konformità mal-istandards internazzjonali aċċettati għall-awditjar u, bl-approvazzjoni ta-Bord ta' Tmexxija, skont termini ta' referenza addizzjonali.

Mill-anqas darba kull tliet snin, il-Kulleġġ għandu jipprovdi assigurazzjoni indipendenti u pariri lill-Bord ta' Tmexxija li l-attivitajiet tal-Aġenzija jkunu ġew imwettqa f'konformità mal-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba. Sabiex iwettaq dak il-kompitu, il-Kulleġġ jista' jirrikorri għal persunal addizzjonali temporanju, bi qbil mal-Kumitat ta' Tmexxija.

2. Il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jkun magħmul minn mill-inqas tliet awdituri minn Stati Membri parteċipanti differenti, appoġġati minn persunal innominat mill-Kulleġġ. Dak il-membru tal-persunal jista' jibqa' sakemm il-membru tal-Kulleġġ tal-Awdituri li jkun innominah jibqa' fil-kariga.

3. Il-membri tal-Kulleġġ tal-Awdituri għandhom jinħatru għal perijodu ta' tliet awditi sussegwenti. Għandha tkun żgurata rotazzjoni ġusta fost l-Istati Membri parteċipanti li jixtiequ jibagħtu awdituri.

4. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaħtar il-Kulleġġ tal-Awdituri minn kandidati proposti mill-Istati Membri parteċipanti. Preferibbilment, il-kandidati għandhom ikunu membri tal-ogħla istituzzjoni tal-awditur nazzjonali tal-Istati Membri parteċipanti u joffru garanziji adegwati ta' sigurtà u indipendenza. Huma għandhom ikunu disponibbli biex iwettqu kompiti f'isem l-Aġenzija kif meħtieġ. Fit-twettiq ta' dawk il-kompiti:

5. Kull sena, il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jeleġġi l-president tiegħu għas-sena finanzjarja li tkun ġejja. Għandu jadotta r-regoli applikabbli għall-awditjar li jsir mill-membri tiegħu skont l-ogħla standards internazzjonali għall-awditjar. Il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu japprova r-rapporti tal-awditu mfassla mill-membri tiegħu qabel ma jintbagħtu lill-Kap Eżekuttiv u lill-Bord ta' Tmexxija.

6. L-awdituri għandhom jiżguraw li jirrispettaw il-kunfidenzjalità tal-informazzjoni u jipproteġu d-data li jsiru jafu biha matul il-kompitu tagħhom ta' awditjar, skont ir-regoli applikabbli għal dik l-informazzjoni u data.

7. L-awdituri għandu jkollhom aċċess, mingħajr dewmien u mingħajr ma javżaw minn qabel għad-dokumenti u l-kontenut tad-data kollha ta' appoġġ relatati ma' dak id-dħul u n-nefqa u għall-bini fejn huma miżmuma dawk id-dokumenti u d-data ta' appoġġ. Jistgħu jagħmlu kopji. Il-persuni involuti fl-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa tal-Aġenzija għandhom jagħtu lill-Kap Eżekuttiv u lill-persuni responsabbli tal-awditjar ta' dik in-nefqa l-għajnuna meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti tagħhom. Spejjeż relatati mal-awditu għandhom jiġu ddebitati lill-baġit ġenerali.

8. Fuq il-proposta tal-Kap Eżekuttiv jew ta' Stat Membru, il-Bord ta' Tmexxija jista' jiddeċiedi skont il-każ li juża korpi esterni oħrajn għal reviżjonijiet speċjali f'koordinazzjoni mal-kompitu mogħti lill-Kulleġġ tal-Awdituri.

9. F'każijiet speċifiċi, l-awtoritajiet tal-awditjar nazzjonali ta' Stati Membri parteċipanti, bi spiża għalihom u bi qbil mal-Bord ta' Tmexxija, jistgħu jiksbu kwalunkwe informazzjoni u jeżaminaw kwalunkwe dokument li jqisu meħtieġ għall-awditjar tas-sehem nazzjonali rispettiv jew għar-rapport lill-gvern u l-Parlament, mingħajr ma jiksru għall-Istati Membri parteċipanti l-oħra u għar-responsabbiltajiet tal-Kulleġġ tal-Awdituri u f'konformità mar-regoli tal-Aġenzija, speċjalment ir-regoli tal-protezzjoni tad-data.

1. Sal-31 ta' Marzu wara tmiem is-sena finanzjarja, il-Kap Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Kulleġġ tal-Awdituri, għal eżami u opinjoni tagħhom, abbozz tal-kontijiet annwali tal-Aġenzija kif imsemmija fl-Artikolu 19.

2. Sat-30 ta' Ġunju wara tmiem is-sena finanzjarja, il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jippreżenta lill-Kap Eżekuttiv ir-rapport tal-awditu annwali tiegħu li jkun fih l-opinjoni u l-osservazzjonijiet tal-Kulleġġ dwar l-abbozz tal-kontijiet annwali msemmi fil-paragrafu 1.

3. Sal-15 ta' Lulju wara tmiem is-sena finanzjarja, il-Kap Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Bord ta' Tmexxija l-kontijiet annwali finali awditjati u r-rapport tal-awditu flimkien mat-tweġibiet mill-Aġenzija.

4. Sat-30 ta' Ottubru wara tmiem is-sena finanzjarja, il-Bord ta' Tmexxija għandu japprova l-kontijiet annwali awditjati u jagħti l-kwittanza lill-Kap Eżekuttiv u lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għas-sena finanzjarja.

5. Ladarba approvati mill-Bord ta' Tmexxija, il-kontijiet annwali awditjati għandhom jiġu nnotifikati f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

6. Il-kontijiet u l-inventarji kollha għandhom jinżammu mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għal perijodu ta' ħames snin mid-data li fiha ġiet mogħtija l-kwittanza marbuta magħhom.

1. L-OLAF jista' jwettaq investigazzjonijiet, inklużi kontrolli u spezzjonijiet fuq il-post, skont id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri stabbiliti fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (10) u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 (11) bil-għan li jistabbilixxi jekk kienx hemm frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Aġenzija b'rabta ma' għotja jew kuntratt iffinanzjati mill-Aġenzija.

2. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 1, kuntratti, ftehimiet u deċiżjonijiet tal-Aġenzija għandhom jinkludu dispożizzjonijiet li espressament jagħtu s-setgħa lill-Kulleġġ tal-Awdituri u lill-OLAF biex iwettqu awditi u investigazzjonijiet, skont il-kompetenzi rispettivi tagħhom.

1. Fil-qafas tal-missjoni tagħha skont l-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835, l-Aġenzija tista' tirċievi Dħul Addizzjonali għal fini speċifika:

2. Id-dħul imsemmi fil-paragrafu 1 jista' jintuża biss għall-għan speċifiku li għalih ikun assenjat.

3. L-ispejjeż amministrattivi addizzjonali marbuta mal-ġestjoni tad-dħul addizzjonali għandhom ikunu koperti, fejn rilevanti, mill-baġit assoċjat mad-Dħul Addizzjonali nnifsu.

4. Id-dispożizzjonijiet mill-Kapitolu 2 sa 7 tat-Titolu III huma applikabbli għad-dħul addizzjonali sakemm il-ftehim(iet) rilevanti ma jipprevedux regoli differenti, li fi kwalunkwe każ għandhom ikunu konformi mal-prinċipji baġitarji stabbiliti fit-Titolu II.

5. Kwalunkwe bilanċ baġitarju pożittiv li jirriżulta mid-Dħul Addizzjonali fi tmiem il-perijodu ta' implimentazzjoni għandu jkun ikkunsidrat bħala kreditu disponibbli għall-entitajiet li kkontribwew għalih u jintradd lilhom. Jista' jintuża wkoll għal finijiet speċifiċi oħra kif stabbilit fil-ftehim(iet) rilevanti jew, sakemm il-Bord ta' Tmexxija ma jiddeċidix mod ieħor, fi żmien xahar minn meta tasal tali informazzjoni mill-Aġenzija, kif propost mill-entità kkonċernata.

6. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jadotta l-miżuri xierqa sabiex jiżgura li l-użu tad-dħul addizzjonali u tal-approprjazzjonijiet korrispondenti jiġi ssorveljat separatament. Għalhekk, kontribuzzjonijiet li jirriżultaw minn dħul addizzjonali għandhom jiġu kkalkulati separatament u użati skont l-għan speċifiku li għalih kienu assenjati. Għal raġunijiet ta' trasparenza, huma jitqiegħdu wkoll f'kontijiet tal-bank separati. Barra minn hekk, ser ikunu murija separatament fir-rapport ta' implimentazzjoni baġitarja tal-Aġenzija kif stabbilit fl-Artikolu 21.

DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊIFIĊI APPLIKABBLI GĦAL BAĠITS ASSOĊJATI MA' ATTIVITAJIET AD HOC

1. Il-Bord ta' Tmexxija, fuq proposta tal-Kap Eżekuttiv jew ta' Stat Membru, jista' jiddeċiedi li l-Aġenzija tista' tiġi fdata mill-Istati Membri bil-ġestjoni amministrattiva u finanzjarja ta' ċerti attivitajiet li jaqgħu taħt il-kompetenza tagħha skont il-Kapitolu IV tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835.

2. Il-Bord ta' Tmexxija, fil-kuntest ta' proġetti u programmi ad hoc tal-Aġenzija, jista' jawtorizza lill-Aġenzija, taħt il-kondizzjonijiet stabbiliti f'arranġamenti li jirregolaw l-attivitajiet inkwistjoni, biex tidħol f'kuntratti u ftehimiet ta' għotja, u tiġbor il-kontribuzzjonijiet meħtieġa minn dawk l-Istati Membri minn qabel, waqt li tqis il-limiti baġitarji tal-Istati Membri, sabiex tonora tali kuntratti u ftehimiet ta' għotja.

3. Id-dispożizzjonijiet mill-Kapitolu 2 sa 7 tat-Titolu III ta' din id-Deċiżjoni għandhom japplikaw għall-attivitajiet ad hoc stabbiliti skont l-Artikolu 19 jew 20 tad-Deċiżjoni (PESK) 2015/1835, sakemm l-att(i) bażiku/bażiċi tal-programm jew tal-proġett ma jipprevedix/jipprevedux regoli differenti, li fi kwalunkwe każ għandhom ikunu konformi mal-prinċipji tal-baġit stabbiliti fit-Titolu II ta' din id-Deċiżjoni.

4. Kwalunkwe bilanċ baġitarju pożittiv li jirriżulta minn xi proġett jew programm ad hoc għandu jitqies bħala kreditu disponibbli għall-Istati Membri jew għal kwalunkwe entità oħra li kkontribwiet għalih u jintradd lilhom fi tmiem il-perijodu ta' implimentazzjoni, jew jintuża għall-għanijiet speċifiċi oħra kif stabbilit fil-ftehim(iet) rilevanti jew kif deċiż mill-Istat Membru jew entità kkonċernata.

Kwalunkwe referenza għar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 għandha tinftiehem ukoll li tinkludi l-emendi għalih.

Magħmul fi Brussell, l-4 ta' Awwissu 2016.

Għall-Kunsill

Il-President

M. LAJČÁK

(3) Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

(4) Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2016/1351 tal-4 ta' Awwissu 2016 dwar ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Aġenzija Ewropea għad-Difiża u li tħassar id-Deċiżjoni 2004/676/KE (Ara paġna 1 ta' dan il-Ġurnal Uffiċjali).

(5) Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 tad-29 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1).

(6) Deċiżjoni tal-Kunsill 2007/436/KE, Euratom tas-7 ta' Ġunju 2007 dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU L 163, 23.6.2007, p. 17).

(7) Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 tat-28 ta' Novembru 1994 li jistabbilixxi ċentru tat-Traduzzjoni għall-entitajiet tal-Unjoni Ewropea (ĠU L 314, 7.12.1994, p. 1).

(8) Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta' Frar 2014 dwar l-akkwist pubbliku u li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE (ĠU L 94, 28.3.2014, p. 65).

(9) Direttiva 2009/81/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-13 ta' Lulju 2009 dwar il-koordinazzjoni tal-proċeduri għall-għoti ta' ċerti kuntratti ta' xogħlijiet, provvisti u servizzi minn awtoritajiet jew entitajiet kontraenti fl-oqsma tad-difiża u s-sigurtà, u li temenda d-Direttivi 2004/17/KE u 2004/18/KE (ĠU L 216, 20.8.2009, p. 76).

(10) Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 (ĠU L 248, 18.9.2013, p. 1).

(11) Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 tal-11 ta' Novembru 1996 dwar il-verifiki u l-ispezzjonijiet fuq il-post imwettqa mill-Kummissjoni sabiex tipproteġi l-interessi finanzjarji tal-Komunità Ewropea kontra l-frodi u irregolarijiet oħra (ĠU L 292, 15.11.1996, p. 2).