1.   Il-Kumitat Konġunt, stabbilit skont l-Artikolu 41 tal-Ftehim Qafas dwar is-Sħubija Komprensiva u l-Kooperazzjoni bejn il-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u r-Repubblika tal-Indoneżja, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jwettaq il-kompiti tiegħu kif previst fl-Artikolu 41 tal-Ftehim.

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti taż-żewġ naħat fl-aktar livell għoli possibbli.

3.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun ippresedut b'mod alternat mill-Ministru tal-Affarijiet Barranin tar-Repubblika tal-Indoneżja u r-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà. Huma jistgħu jiddelegaw l-awtorità tagħhom lil uffiċjal għoli biex jippresjedi fuq il-laqgħat kollha tal-Kumitat Konġunt jew fuq parti minnhom.

1.   Il-Partijiet għandhom jinnotifikaw lil xulxin dwar il-lista tar-rappreżentanti tagħhom fil-Kumitat Konġunt (“il-Membri”). Il-lista tiġi amministrata mis-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt.

2.   Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant sostitut għandu jinnotifika bil-miktub lill-President bl-isem tar-rappreżentant sostitut tiegħu jew tagħha qabel issir dik il-laqgħa. Ir-rappreżentant sostitut ta' Membru għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-Membru.

1.   Il-Membri tal-Kumitat Konġunt jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali oħra. Qabel kull laqgħa, il-Partijiet għandhom jiġu informati, permezz tas-Segretarjat, dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jattendu l-laqgħa.

2.   Meta jkun xieraq u bi ftehim reċiproku mal-Partijiet, esperti jew rappreżentanti ta' korpi oħra jistgħu jiġu mistiedna jattendu l-laqgħat tal-Kumitat Konġunt bħala osservaturi jew sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġett partikolari.

1.   Il-Kumitat Konġunt għandu normalment jiltaqa' mhux inqas minn kull sentejn, jew kif maqbul mod ieħor miż-żewġ partijiet. Il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt għandhom jitlaqqgħu mill-President u għandhom isiru fl-Indoneżja u fi Brussell alternattivament, f'data stabbilita bi ftehim reċiproku. Laqgħat straordinarji tal-Kumitat Konġunt jistgħu jitlaqqgħu wkoll bi ftehim bejn il-Partijiet.

2.   F'każijiet eċċezzjonali u jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt jistgħu jsiru wkoll permezz ta' mezzi tekniċi, pereżempju permezz ta' konferenzi bil-vidjo jew telekonferenzi.

3.   Il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa' fl-ogħla livell possibbli, kif miftiehem mill-Partijiet. Iż-żewġ Partijiet għandhom jagħmlu ħilithom biex jiżguraw parteċipazzjoni f'livell ministerjali kull meta dan ikun possibbli.

4.   Laqgħat tal-Kumitat Konġunt ippreseduti fil-livell ministerjali għandhom jitħejjew permezz ta' laqgħa minn qabel f'livell ta' uffiċjali għolja.

1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi. Meta Parti tippreżenta informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lill-Kumitat Konġunt, il-Parti l-oħra tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

2.   Il-Kumitat Konġunt jista' joħroġ dikjarazzjonijiet lill-pubbliku kif iqis xieraq.

1.   Il-President għandu jfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tiġi trażmessa, flimkien mad-dokumenti rilevanti, lill-Parti l-oħra, normalment mhux iktar tard minn 15-il jum qabel il-bidu tal-laqgħa.

2.   Il-President jista' jipproponi li esperti jattendu l-laqgħat tal-Kumitat Konġunt sabiex tiġi pprovduta informazzjoni dwar xi punt partikolari tal-aġenda.

3.   Il-Kumitat Konġunt jadotta l-aġenda fil-bidu ta' kull laqgħa. Kwistjonijiet għajr dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4.   F'ċirkostanzi speċjali u bi qbil maż-żewġ Partijiet, il-President jista' jqassar l-iskadenzi msemmija fil-paragrafu 1 sabiex jitqiesu l-ħtiġijiet ta' każ partikolari.

1.   L-eżitu tal-laqgħa tal-Kumitat Konġunt għandu jkun fil-forma ta' minuti miftiehma.

2.   L-abbozz tal-minuti miftiehma ta' kull laqgħa għandhom jiġu mfassla b'mod konġunt miż-żewġ segretarji mal-preżentazzjoni min-naħa tal-ospitant, normalment fi żmien 30 jum kalendarju mid-data tal-laqgħa. L-abbozz tal-minuti miftiehma għandu jkun ibbażat fuq sinteżi mill-President tal-konklużjonijiet li jkun wasal għalihom il-Kumitat Konġunt.

3.   Il-minuti miftiehma għandhomb jiġu approvati miż-żewġ Partijiet fi żmien 45 jum kalendarju mid-data tal-laqgħa jew sa kwalunkwe data oħra miftiehma mill-Partijiet. Malli jintlaħaq qbil dwar il-minuti, żewġ kopji oriġinali għandhom jiġu ffirmati mill-Partijiet. Kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali waħda.

1.   Għall-fini tal-implimentazzjoni tal-kompiti tal-Kumitat Konġunt kif previst fl-Artikolu 41 tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt jista' jaqbel li jadotta Deċiżjoni u/jew Rakkomandazzjoni. Tali Deċiżjoni u/jew Rakkomandazzjoni għandu jkollhom numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett.

2.   Fejn iċ-ċirkostanzi jirrikjedu dan, il-Kumitat Konġunt jista' jadotta d-Deċiżjonijiet jew ir-Rakkomandazzjonijiet tiegħu bi proċedura bil-miktub.

3.   Minkejja l-Artikolu 5, kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-Deċiżjonijiet u r-Rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

1.   Korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt għandha tintbagħat lis-Segretarju ta' waħda mill-Partijiet, li għandu min-naħa tiegħu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt tintbagħat lill-President u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, bħala dokumenti kif imsemmi fl-Artikolu 11.

3.   Il-korrispondenza mill-President għandha tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat u, fejn xieraq, tiġi ċċirkolata, bħala dokumenti kif imsemmi fl-Artikolu 11.

1.   Meta d-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt ikunu bbażati fuq dokumenti ġustifikattivi bil-miktub, tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarjat lill-Membri.

2.   Kull Segretarju għandu jkun responsabbli għaċ-ċirkolazzjoni tad-dokumenti lill-Membri xierqa tal-Parti tiegħu jew tagħha fil-Kumitat Konġunt filwaqt li sistematikament jikkopja lis-Segretarju l-ieħor.

1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe l-ispejjeż li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt, kemm fir-rigward tal-persunal, tan-nefqa tal-ivvjaġġar u tal-għajxien, u fir-rigward tan-nefqa tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

1.   Il-Kumitat Konġunt jista' jistabbilixxi gruppi ta' ħidma speċjalizzati jew mekkaniżmi oħra sabiex jassistuh fit-twettiq tal-kompiti tiegħu. Il-gruppi ta' ħidma speċjalizzati u mekkaniżmi oħra għandhom jirrapportaw lill-Kumitat Konġunt.

2.   Il-Kumitat Konġunt jista' jiddeċiedi li jabolixxi kwalunkwe grupp ta' ħidma speċjalizzat eżistenti jew mekkaniżmi oħra jew li jistabbilixxi gruppi ta' ħidma speċjalizzati oħra jew mekkaniżmi oħra sabiex jgħinuh fil-qadi ta' dmirijietu.

3.   Il-gruppi ta' ħidma speċjalizzati u l-mekkaniżmi l-oħra għandhom iħejju rapporti dettaljati tal-attivitajiet tagħhom lill-Kumitat Konġunt f'kull waħda mil-laqgħat tiegħu.

4.   Il-gruppi ta' ħidma speċjalizzati għandu jkollhom biss is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet lill-Kumitat Konġunt.