ID-DEĊIŻJONI Nru H8

tas-17 ta’ Diċembru 2015 (aġġornata bi ftit kjarifiki tekniċi fid-9 ta’ Marzu 2016)

dwar il-metodi ta’ ħidma u l-kompożizzjoni tal-Kummissjoni Teknika għall-Ipproċessar tad-Dejta tal-Kummissjoni Amministrattiva għall-Koordinazzjoni tas-Sistemi tas-Sigurtà Soċjali

(2016/C 263/04)

IL-KUMMISSJONI AMMINISTRATTIVA GĦALL-KOORDINAZZJONI TAS-SISTEMI TAS-SIGURTÀ SOĊJALI,

Wara li kkunsidrat l-Artikolu 72 tar-Regolament (KE) Nru 883/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-29 ta’ April 2004 dwar il-koordinazzjoni ta’ sistemi tas-sigurtà soċjali (1), li permezz tiegħu l-Kummissjoni Amministrattiva għandha tinkoraġġixxi u tiżviluppa l-kooperazzjoni bejn l-Istati Membri billi timmodernizza l-proċeduri għall-iskambju ta’ informazzjoni, b’mod partikolari billi tadatta l-fluss ta’ informazzjoni bejn l-istituzzjonijiet għall-iskop ta’ skambju b’mezzi elettroniċi, filwaqt li jitqies l-iżvilupp tal-ipproċessar tad-dejta f’kull Stat Membru; u tadotta r-regoli strutturali komuni għas-servizzi tal-ipproċessar tad-dejta, b’mod partikolari dwar is-sigurtà u l-użu ta’ standards, u għandha tistabbilixxi dispożizzjonijiet għat-tħaddim tal-parti komuni ta’ dawk is-servizzi;

Wara li kkunsidrat l-Artikolu 73 tar-Regolament (KE) Nru 883/2004, li permezz tiegħu l-Kummissjoni Amministrattiva għandha twaqqaf u tiddetermina l-metodi ta’ ħidma u l-kompożizzjoni ta’ Kummissjoni Teknika għall-ipproċessar tad-Dejta, li għandha tagħti rapporti u opinjoni motivata qabel ma jittieħdu deċiżjonijiet mill-Kummissjoni Amministrattiva skont l-Artikolu 72(d),

IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:

Artikolu 1

1.   Il-Kummissjoni Amministrattiva tistabbilixxi l-Kummissjoni Teknika għall-Ipproċessar tad-Dejta stipulata fl-Artikolu 73(1) tar-Regolament (KE) Nru 883/2004. Din għandha tissejjaħ “il-Kummissjoni Teknika”.

2.   Il-Kummissjoni Teknika għandu jkollha l-funzjonijiet stipulati fl-Artikolu 73(2) tar-Regolament (KE) Nru 883/2004.

3.   Il-mandat fir-rigward tal-kompiti speċifiċi tal-Kummissjoni Teknika għandu jkun stabbilit mill-Kummissjoni Amministrattiva li tista’ temenda dawn il-kompiti kif meħtieġ.

Artikolu 2

1.   Il-Kummissjoni Teknika għandha tkun komposta minn żewġ membri minn kull Stat Membru, li wieħed minnhom għandu jkun nominat bħala l-membru permanenti, filwaqt li l-ieħor ikun maħtur bħala s-sostitut tiegħu.

2.   In-nomini minn kull Stat Membru għandhom jintbagħtu lis-Segretarjat tal-Kummissjoni Amministrattiva mir-rappreżentant tal-gvern għall-Istat Membru fil-Kummissjoni Amministrattiva.

3.   Il-membri jistgħu jkunu akkumpanjati fil-laqgħat tal-Kummissjoni Teknika minn espert jew esperti addizzjonali fejn dan hu neċessarju minħabba n-natura tas-suġġetti li jkunu jridu jiġu ttrattati.

4.   Kull delegazzjoni tista’, bħala regola, tikkonsisti minn mhux aktar minn erba’ persuni.

5.   Ir-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea fil-Kummissjoni Amministrattiva jew persuna maħtura minnu għandha taġixxi f’kapaċità konsultattiva fi ħdan il-Kummissjoni Teknika.

6.   Ir-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea, is-sostitut tiegħu jew xi persuna oħra maħtura mis-Segretarjat tal-Kummissjoni Amministrattiva jista’ jattendi l-laqgħat kollha tal-Kummissjoni Teknika jew il-gruppi ta’ ħidma ad hoc tagħha. Barra minn hekk, rappreżentanti ta’ dipartimenti rilevanti tal-Kummissjoni Ewropea jistgħu jattendu għal dawk il-laqgħat, meta dan ikun rilevanti għall-kwistjoni li trid tiġi ttrattata.

7.   Membru tas-Segretarjat tal-Kummissjoni Amministrattiva għandu jattendi għal-laqgħat kollha tal-Kummissjoni Teknika jew tal-gruppi ta’ ħidma ad hoc tagħha.

Artikolu 3

1.   Il-kariga ta’ President tal-Kummissjoni Teknika għandha tinżamm kull sitt xhur mill-membru permanenti jew inkella minn uffiċjal maħtur ieħor li jappartieni għall-Istat li r-rappreżentant tiegħu fil-Kummissjoni Amministrattiva jkollu f’idejh il-kariga ta’ President ta’ dik il-Kummissjoni tul l-istess perjodu.

2.   Jekk il-President fil-kariga ma jkunx jista’ jattendi xi laqgħa tal-Kummissjoni Teknika, is-sostitut tiegħu għandu jaġixxi bħala President.

3.   Il-President tal-Kummissjoni Teknika jista’ jagħti struzzjonijiet lis-Segretarjat għal-laqgħat li jridu jittellgħu u għall-prestazzjoni ta’ attivitajiet fil-limiti tal-ambitu tal-kompiti tal-Kummissjoni Teknika.

Artikolu 4

Il-Kummissjoni Teknika għandha titlaqqa’ permezz ta’ ittra ta’ konvokazzjoni mibgħuta lill-membri u lir-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea ta’ mill-inqas 10 ijiem tax-xogħol qabel il-laqgħa mis-Segretarjat b’konsultazzjoni mal-President tal-Kummissjoni Teknika.

Artikolu 5

Il-Kummissjoni Teknika għandha tadotta r-rapporti u l-opinjonijiet raġunati tagħha fejn hemm bżonn fuq bażi ta’ dokumenti u studji tekniċi. Hi tista’ titlob mill-amministrazzjonijiet nazzjonali kwalunkwe informazzjoni li tqis neċessarja għat-twettiq xieraq tal-kompiti tagħha.

Artikolu 6

1.   Il-Kummissjoni Teknika tista’ tistabbilixxi gruppi ta’ ħidma ad hoc komposti minn għadd limitat ta’ persuni biex jikkunsidraw kwistjonijiet speċifiċi u li jippreżentaw il-proposti lill-Kummissjoni Teknika.

Il-Kummissjoni Teknika għandha tiddeskrivi b’mandat bil-miktub il-kompiti li jridu jitmexxew ‘il quddiem minn gruppi ta’ ħidma bħal dawn u l-iskeda taż-żmien għat-twettiq ta’ dawk il-kompiti.

2.   Il-gruppi ta’ ħidma ad hoc għandhom ikunu ppreseduti minn persuna maħtura mill-President tal-Kummissjoni Teknika b’konsultazzjoni mar-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea jew, fin-nuqqas ta’ dan, minn espert li jirrappreżenta l-Istat li r-rappreżentant tiegħu fil-Kummissjoni Amministrattiva jkollu f’idejh il-kariga ta’ President ta’ dik il-Kummissjoni.

3.   Il-President tal-grupp ta’ ħidma ad hoc għandu jissejjaħ għal-laqgħa tal-Kummissjoni Teknika li matulha jiġi diskuss ir-rapport ta’ dak il-grupp ta’ ħidma ad hoc.

Artikolu 7

Membru maħtur mis-Segretarjat tal-Kummissjoni Amministrattiva għandu jipprepara u jorganizza l-laqgħat tal-Kummissjoni Teknika.

Artikolu 8

1.   Ir-rapporti u l-opinjonijiet raġunati għandhom jiġu adottati b’maġġoranza sempliċi tal-membri kollha tal-Kummissjoni Teknika, b’kull Stat Membru jkollu vot wieħed li għandu jintefa’ mill-membru permanenti jew fl-assenza tiegħu mis-sostitut tiegħu. Ir-rapporti jew l-opinjonijiet raġunati tal-Kummissjoni Teknika jridu jindikaw jekk intlaħqux b’unanimità jew b’maġġoranza sempliċi. Huma jridu, jekk ikun hemm minoranza, jistabbilixxu konklużjonijiet jew riservi tal-minoranza.

2.   Meta membru permanenti tal-Kummissjoni Teknika jkollu f’idejh il-kariga ta’ President, is-sostitut tiegħu għandu jivvota minfloku.

3.   Kwalunkwe membru preżenti li meta jittieħed vot jastjeni milli jivvota għandu jiġi mistieden mill-President biex jagħti r-raġunijiet tiegħu għaliex astjena.

4.   Meta l-maġġoranza tal-membri preżenti jastjenu, il-proposta li tkun tpoġġiet għall-vot għandha titqies li ma ġietx ikkunsidrata.

5.   Il-Kummissjoni Teknika tista’ tiddeċiedi li tadotta rapporti u opinjonijiet raġunati bl-użu ta’ proċedura bil-miktub jekk dwar din il-proċedura jkun intlaħaq ftehim f’laqgħa preċedenti tal-Kummissjoni Teknika.

Għal dan il-għan, il-President għandu jikkomunika t-test li għandu jiġi adottat lill-membri tal-Kummissjoni Teknika. Il-Membri għandhom jingħataw limitu ta’ żmien stabbilit ta’ mill-inqas 10 ijiem tax-xogħol li fihom il-membri għandu jkollhom il-possibilità li jistqarru li ma jaqblux mat-test propost jew li jastjenu mill-votazzjoni. Nuqqas ta’ tweġiba fil-limitu ta’ żmien fiss titqies bħala vot fl-affermattiv.

Il-President jista’ wkoll jiddeċiedi li jniedi proċedura bil-miktub f’każ li ma jkun intlaħaq ebda ftehim minn qabel f’laqgħa tal-Kummissjoni Teknika. F’każ bħal dan, ftehim bil-miktub biss dwar it-test propost għandu jgħodd bħala vot affermattiv u għandu jingħata l-limitu ta’ żmien fiss ta’ mill-inqas 15-il jum tax-xogħol.

Il-President, wara li jiskadi l-limitu ta’ żmien, għandu jinforma lill-membri dwar ir-riżultat tal-vot. Deċiżjoni li tkun irċeviet l-għadd meħtieġ ta’ voti favur tiġi meqjusa li tkun ġiet adottata fl-aħħar jum tal-perjodu li matulu l-membri jkunu ntalbu jirrispondu.

6.   Jekk membru tal-Kummissjoni Teknika jipproponi matul il-proċedura bil-miktub li t-test jiġi emendat, il-President jagħżel bejn li:

skont liema proċedura l-President iqis xierqa għall-kwistjoni kkonċernata.

7.   Jekk membru tal-Kummissjoni Teknika, qabel ma jiskadi l-limitu ta’ żmien mogħti għar-risposti, jitlob li t-test propost jiġi eżaminat f’laqgħa mal-Kummissjoni Teknika, il-proċedura bil-miktub titħassar.

Il-kwistjoni mbagħad tiġi eżaminata fil-laqgħa tal-Kummissjoni Teknika li jkun imiss.

Artikolu 9

1.   L-aġenda proviżorja ta’ kull laqgħa tal-Kummissjoni Teknika għandha titfassal mis-Segretarjat b’konsultazzjoni mal-President tal-Kummissjoni Teknika.

Qabel jipproponi li jinkludi punt fl-aġenda, is-Segretarjat jista’, fejn dan jidher li huwa neċessarju, jistaqsi lid-delegazzjonijiet ikkonċernati sabiex jagħtu l-opinjonijiet tagħhom bil-kitba dwar din il-kwistjoni.

L-aġenda proviżorja għandha, fil-prinċipju, tinkludi punti li dwarhom titressaq talba minn membru jew mir-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea.

2.   L-aġenda proviżorja għandha tintbagħat ta’ mill-anqas 15-il jum tax-xogħol qabel il-bidu ta’ kull laqgħa lill-membri tal-Kummissjoni Teknika u lill-persuni msemmija fl-Artikolu 2(6) hawn fuq. Verżjoni riveduta tal-aġenda tista’ tintbagħat 5 ijiem tax-xogħol qabel il-laqgħa.

Id-dokumenti relatati mal-punti fuq l-aġenda li jeħtieġu deċiżjonijiet jew opinjonijiet fil-laqgħat rispettivi għandhom ikunu disponibbli, bħala regola ġenerali, mhux aktar tard minn 10 ijiem ta’ xogħol qabel il-laqgħa. Dan ma japplikax għal dokumenti li jipprovdu informazzjoni ġenerali li ma hemmx bżonn li jiġu approvati, ċirkostanzi eċċezzjonali u każijiet oħra li jistgħu jiġu miftiehma mill-Kummissjoni Teknika skont l-Artikolu 14 hawn taħt.

3.   Fil-bidu ta’ kull laqgħa l-Kummissjoni Teknika għandha tapprova l-aġenda tal-laqgħa.

Vot unanimu tal-Kummissjoni Teknika huwa meħtieġ għall-inklużjoni fl-aġenda ta’ kwalunkwe punti oħra għajr dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja.

Artikolu 10

1.   Is-Segretarjat tal-Kummissjoni Amministrattiva għandu jħejji l-minuti tal-laqgħat tal-Kummissjoni Teknika. Il-minuti jiġu approvati mill-Kummissjoni Teknika.

2.   Il-verżjoni bl-Ingliż tal-minuti se tintbagħat lid-delegazzjonijiet għar-reviżjoni mhux aktar tard minn xahar qabel il-laqgħa li jkun imiss tal-Kummissjoni Teknika.

Dawn il-verżjonijiet lingwistiċi tal-minuti se jkunu disponibbli malajr kemm jista’ jkun wara li fil-verżjoni Ingliża jiddaħħlu l-bidliet miftehma kollha.

3.   Membri li ma jkunux irċevew il-minuti fil-lingwa tagħhom jistgħu jirriżervaw l-approvazzjoni finali tagħhom sa ma jkunu rċevew il-minuti b’dik il-lingwa.

Artikolu 11

1.   Il-Kummissjoni Teknika għandha tirrapporta bil-miktub lill-Kummissjoni Amministrattiva dwar l-attivitajiet u l-kisbiet tagħha wara kull waħda mil-laqgħat tagħha.

2.   Il-President tal-Kummissjoni Teknika għandu jirrapporta dwar l-attivitajiet tal-Kummissjoni Teknika fil-laqgħat tal-Kummissjoni Amministrattiva, jekk ikun mitlub mill-President tal-Kummissjoni Amministrattiva.

Artikolu 12

Kwalunkwe azzjoni proposta mill-Kummissjoni Teknika li tinvolvi spejjeż li jridu jiġġarrbu mill-Kummissjoni Ewropea hija suġġetta għall-approvazzjoni tar-rappreżentant ta’ dik l-istituzzjoni.

Artikolu 13

Ir-rapporti, l-opinjonijiet raġunati, l-aġenda, u kwalunkwe dokument ieħor li jappoġġaw l-attività tal-Kummissjoni Teknika se jinkitbu bl-Ingliż.

Artikolu 14

Sa fejn dan hu meħtieġ, il-Kummissjoni Teknika tista’ taqbel, b’deċiżjoni unanima, li tispeċifika iktar u fid-dettall ir-regoli attwali ta’ proċeduri.

Artikolu 15

Din id-Deċiżjoni tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Tapplika mid-data tal-pubblikazzjoni tagħha.

Artikolu 16

Din id-Deċiżjoni tissostitwixxi d-Deċiżjoni Nru H2 tat-12 ta’ Ġunju 2009.

(1)  ĠU L 166, 30.4.2004, p. 1.