REGOLAMENT TA' IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) 2015/840

tad-29 ta' Mejju 2015

dwar il-kontrolli li jsiru mill-Awtoritajiet Responsabbli skont ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Ażil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità, u l-ġestjoni tal-kriżijiet

IL-KUMMISSJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta' April 2014 li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Ażil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità, u l-ġestjoni tal-kriżijiet (1), u b'mod partikolari l-Artikolu 27(5) tiegħu,

Billi:

(1)	L-Awtoritajiet Responsabbli huma responsabbli mill-ġestjoni u l-kontroll tan-nefqa skont ir-Regolament (UE) Nru 514/2014. Għal dan l-iskop, huma għandhom iwettqu kontrolli amministrattivi u fuq il-post.

(2)

Kontrolli amministrattivi effiċjenti li jsiru mill-Awtoritajiet Responsabbli għandhom qabelxejn jinkludu l-analizzar tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji mibgħuta mill-benefiċjarji. Id-dokumenti ta' prova individwali għandhom jiġu vverifikati aktar bir-reqqa biss jekk l-ewwel analiżi tiżvela xi inkonsistenzi jew irregolaritajiet. Sabiex jiġi żgurat livell suffiċjenti ta' aċċertament filwaqt li jitnaqqas il-piż amministrattiv, huwa importanti li jiġu ċċarati wkoll iċ-ċirkostanzi li jippermettu lill-Awtorità Responsabbli sserraħ fuq ċertifikat tal-awditjar.

(3)

Il-kontrolli fuq il-post għandhom ikopru kemm l-aspetti finanzjarji kif ukoll dawk operattivi, u għandu mnejn ikun hemm bżonn li jsiru fi stadji differenti ta' proġett. Għalhekk jeħtieġ li jiġi definit il-kamp ta' applikazzjoni ta' kull tip ta' kontroll fuq il-post, sabiex jiġi żgurat li dawn isiru bl-aktar mod effiċjenti possibbli.

(4)

Il-kontrolli operattivi fuq il-post għandhom isiru waqt li l-proġetti jkunu qed jiġu implimentati, biex b'hekk ikunu jistgħu jittieħdu miżuri korrettivi f'waqthom. Kontrolli bħal dawn għandhom japplikaw kemm għal kampjun ta' proġetti li jkunu għadhom għaddejjin fl-ewwel jum tas-sena finanzjarja rilevanti, kif ukoll għal proġetti li jinbdew matul dik is-sena finanzjarja.

(5)

Bil-għan li jiġi żgurat livell suffiċjenti ta' aċċertament filwaqt li jitnaqqas il-piż amministrattiv, għandhom jiġu definiti dawk iċ-ċirkostanzi li fihom ir-riskju ta' żball jitqies bħala immaterjali, u li fihom, b'riżultat ta' hekk, ikun jista' jitnaqqas l-għadd ta' kontrolli finanzjarji fuq il-post. Madankollu, jeħtieġ ukoll li tiġi speċifikata l-azzjoni li għandha tittieħed meta jkun hemm rata ta' erruri materjali, sabiex jinkiseb livell suffiċjenti ta' aċċertament fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tan-nefqa tal-Unjoni.

(6)

Għandhom jiġu ċċarati l-elementi ewlenin tal-kontrolli finanzjarji fuq il-post. B'mod partikolari, l-Awtoritajiet Responsabbli jridu jivverifikaw li l-proġetti appoġġjati mill-programmi nazzjonali huma mingħajr skop ta' qligħ. Huma għandhom jivverifikaw li dawk il-proġetti ma jirċevux finanzjament doppju għan-nefqa fil-qafas tal-programmi nazzjonali u ta' programmi oħrajn tal-Unjoni, fir-rigward tal-perjodi kollha ta' programmar, inkluż il-finanzjament ipprovdut mill-aġenziji.

(7)	Id-dokumenti ta' prova għandhom jinżammu għal perjodu speċifiku wara t-tlestija ta' kull proġett, sabiex jippermettu lill-Awtoritajiet Responsabbli, lill-Kummissjoni (inkluż l-OLAF) u lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri jagħmlu l-kontrolli tagħhom.

(8)	Sabiex dan ir-Regolament ikun jista' jiġi applikat minnufih hekk kif jiġu approvati l-programmi nazzjonali, dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

(9)	Ir-Renju Unit u l-Irlanda huma marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u konsegwentament huma marbuta b'dan ir-Regolament.

(10)	Mingħajr preġudizzju għall-Premessa 47 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, id-Danimarka mhijiex marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 jew b'dan ir-Regolament.

(11)	Il-miżuri previsti f'dan ir-Regolament huma konformi mal-opinjoni tal-Kumitat tal-Fondi għall-Ażil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u għas-Sigurtà Interna,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

Artikolu 1

Il-kontrolli amministrattivi

1. L-Awtorità Responsabbli tagħmel il-kontrolli amministrattivi fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji kollha mibgħuta mill-benefiċjarji bil-għan li jirċievu l-finanzjament min-naħa tal-Unjoni, f'konformità mal-ftehimiet dwar l-għotjiet definiti fil-punt (d) tal-Artikolu 1 tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1042/2014 (2) (“dikjarazzjonijiet finanzjarji”). Dawn il-kontrolli jridu tal-inqas jinkludu l-elementi li ġejjin:

(a)	verifiki mfassla biex jikkonfermaw il-korrettezza formali u l-akkuratezza aritmetika tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji;

(b)	verifiki li jikkonfermaw li l-proġett kiseb l-objettivi stipulati fil-ftehim dwar l-għotja jew li jikkonfermaw li jkun qed isir progress biex jinkisbu dawn l-objettivi;

(c)	rieżami analitiku li jivvaluta r-rilevanza tan-nefqa ddikjarata fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-konformità tagħha mar-rekwiżiti stipulati fil-ftehim dwar l-għotja u mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni applikabbli.

2. Meta l-kontrolli amministrattivi jiżvelaw inkonsistenzi jew irregolaritajiet, l-Awtorità Responsabbli tagħmel kontrolli dettaljati sabiex tivvaluta l-legalità u r-regolarità tan-nefqa, b'mod partikolari permezz ta' rieżami ta' kampjun immirat ta' dokumenti ta' sostenn.

3. L-Awtorità Responsabbli tista' tobbliga lill-benefiċjarju jikseb ċertifikat tal-awditjar u rapport tal-awditjar li jkopru l-aspetti kollha msemmija fil-punti (a) u (c) tal-paragrafu 1, maħruġa minn awditur indipendenti. F'dak il-każ, l-Awtorità Responsabbli tistabbilixxi l-kamp ta' applikazzjoni tal-kontrolli li jkunu jridu jsiru mill-awditur indipendenti kif ukoll il-mudell tar-rapport tal-awditjar.

Artikolu 2

Il-prinċipji ġenerali dwar il-kontrolli fuq il-post

L-Awtorità Responsabbli tagħmel kontrolli finanzjarji u operattivi fuq il-post.

Il-kontrolli fuq il-post isiru abbażi ta' dokumentazzjoni u rekords miżmuma mill-benefiċjarji tal-proġett.

Jistgħu jsiru kontrolli fuq il-post għal għarrieda, f'konformità mal-liġi nazzjonali, f'każ li l-livell ta' aċċertament jkun se jiġi pperikolat jekk jingħata avviż minn qabel.

Artikolu 3

Il-kontrolli finanzjarji fuq il-post

1. Il-kontrolli finanzjarji fuq il-post ikollhom l-għan li jipprovdu livell suffiċjenti ta' aċċertament f'dak li jirrigwarda l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet u tal-kuntratti li fuqhom jiġu bbażati d-dikjarazzjonijiet finanzjarji.

2. L-Awtorità Responsabbli tivverifika li:

(a)	in-nefqa relatata mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji tikkorrispondi mar-rekords kontabilistiċi u mad-dokumenti ta' prova miżmuma mill-benefiċjarji tal-proġett;

(b)	in-nefqa relatata mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji tissodisfa r-rekwiżiti ta' eliġibbiltà stipulati fil-ftehim dwar l-għotja kif ukoll fir-regoli tal-Unjoni u fir-regoli nazzjonali applikabbli;

(c)	is-sorsi tal-finanzjament huma konformi mal-Artikolu 16(2) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

3. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 4(2) ta' dan ir-Regolament, il-kontrolli finanzjarji fuq il-post iridu jkopru minn tal-inqas 10 % tal-kontribuzzjoni akkumulata tal-Unjoni għall-proġetti ddikjarati bħala finalizzati fil-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

Artikolu 4

Il-kundizzjonijiet li jwasslu biex jiżdiedu jew jitnaqqsu l-kontrolli finanzjarji fuq il-post

1. L-Awtorità Responsabbli taċċerta ruħha mil-livell tar-rata ta' erruri fil-kontribuzzjoni tal-Unjoni kkontrollata fil-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 għas-sena finanzjarja N.

2. L-Awtorità Responsabbli tista' tnaqqas il-kopertura tal-kontrolli finanzjarji fuq il-post fis-sena finanzjarja sussegwenti N + 1, meta ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin jiġu ssodisfati:

(a)	ir-rata ta' erruri tkun inqas minn 2 % tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni kkontrollata fil-kontijiet annwali għas-sena finanzjarja N,

(b)	il-kontrolli finanzjarji fuq il-post li jsiru mill-bidu tal-programm nazzjonali, ikunu jkopru minn tal-inqas 10 % tal-kontribuzzjoni akkumulata tal-Unjoni għall-proġetti kollha ddikjarati bħala finalizzati fil-kontijiet annwali sa mill-bidu tal-programm.

3. Meta r-rata ta' erruri tkun ta' 2 % jew aktar tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni kkontrollata fil-kontijiet annwali għas-sena finanzjarja N, l-Awtorità Responsabbli tanalizza s-sinifikat ta' din ir-rata sabiex hija tistabbilixxi l-iskala u l-effett tal-iżbalji inkwistjoni u biex tiddetermina jekk ir-rata ta' erruri hijiex rappreżentattiva tat-totalità tal-pagamenti ddikjarati. L-Awtorità Responsabbli tieħu l-miżuri preventivi u korrettivi meħtieġa, inklużi kontrolli addizzjonali, u tippreżenta r-riżultati ta' tali analiżi fis-sommarju annwali msemmi fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3).

Il-kontrolli finanzjarji fuq il-post għas-sena finanzjarja sussegwenti (N + 1) ikopru perċentwal tal-kontribuzzjoni akkumulata tal-Unjoni għall-proġetti ddikjarati bħala finalizzati fil-kontijiet annwali għas-sena finanzjarja N + 1, li huwa ogħla mill-perċentwal korrispondenti fis-sena finanzjarja N. Dan il-perċentwal ogħla ma jistax ikun inqas minn 10 %. Barra minn hekk, sas-sena finanzjarja N + 1, il-kontrolli finanzjarji fuq il-post li jkunu saru mill-bidu tal-programm nazzjonali, iridu jkopru minn tal-inqas 10 % tal-kontribuzzjoni akkumulata tal-Unjoni għall-proġetti kollha ddikjarati bħala finalizzati fil-kontijiet annwali sa mill-bidu tal-programm.

Meta r-rata ta' erruri li tirriżulta miż-żieda fl-ammont ta' kontrolli mwettqa fis-sena N + 1 taqa' taħt it-2 %, fis-sena finanzjarja sussegwenti (N + 2), l-Awtorità Responsabbli tagħmel kontrolli finanzjarji fuq il-post għal minn tal-inqas 10 % tal-kontribuzzjoni akkumulata tal-Unjoni għall-proġetti ddikjarati bħala finalizzati fil-kontijiet annwali għas-sena finanzjarja N + 2.

Artikolu 5

Il-kontrolli operattivi fuq il-post

1. Meta tkun qed tagħmel kontrolli operattivi fuq il-post, l-Awtorità Responsabbli tivverifika jekk il-proġett inkwistjoni jkunx qed jiġi implimentat f'konformità mal-ftehim dwar l-għotja. B'mod partikolari, hi tara li l-indikaturi rrapportati mill-benefiċjarji jkunu affidabbli u li l-proġett ikun qed javvanza mingħajr dewmien żejjed.

2. Il-kontrolli operattivi fuq il-post li jsiru fis-sena finanzjarja N ikopru minn tal-inqas 20 % tal-għadd ta' proġetti li jkunu qed jiġu implimentati matul dik is-sena finanzjarja, hekk kif iddikjarat fil-kontijiet annwali korrispondenti msemmija fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

Artikolu 6

Il-metodoloġija ta' kampjunar għall-kontrolli fuq il-post

L-Awtorità Responsabbli tagħmel kontrolli fuq il-post fuq kampjun ta' proġetti li jkun jirrappreżenta taħlita xierqa tat-tipi u tad-daqsijiet ta' proġetti, tranżazzjonijiet, benefiċjarji u modalitajiet ta' implimentazzjoni. Il-kampjun jieħu inkonsiderazzjoni kwalunkwe fattur ta' riskju kif ukoll l-aspetti kollha tal-kostijiet u l-benefiċċji tal-kontrolli.

Artikolu 7

Ir-rapporti ta' kontroll

1. L-Awtorità Responsabbli tħejji rapport dwar il-kontrolli kollha amministrattivi u fuq il-post, u fih tinkludi l-informazzjoni segwenti:

(a)	l-identifikazzjoni sħiħa tal-proġett u l-ftehim tal-għotja korrispondenti tiegħu;

(b)	l-isem u l-firma tal-kontrollur;

(c)	l-isem tal-benefiċjarju;

(d)	it-tip ta' kontroll (amministrattiv, finanzjarju jew operattiv fuq il-post jew kombinament ta' dawn it-tipi);

(e)	fejn ikun meħtieġ, il-kamp ta' applikazzjoni tal-kontroll;

(f)	in-nefqa li taqa' fil-kamp ta' applikazzjoni tal-kontroll u n-nefqa (kampjun) effettivament ivverifikata;

(g)	l-ammont tan-nefqa kkunsidrata ineliġibbli; u

(h)	deskrizzjoni tas-sejbiet ewlenin, tan-nuqqasijiet, tal-iżbalji u tal-irregolaritajiet, il-kontrolli u l-analiżi addizzjonali mwettqa, ir-rakkomandazzjonijiet u l-miżuri korrettivi proposti kif ukoll ir-reazzjoni tal-benefiċjarju.

2. Ir-rapport ta' kontroll jista' jiġi ppreżentat fl-għamla ta' lista ta' kontroll.

Artikolu 8

Il-kundizzjonijiet speċifiċi

Meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp eżekuttiv, kif imniżżel fl-Artikolu 8 tar-Regolament ta' Delega (UE) Nru 1042/2014, il-kontrolli amministrattivi u fuq il-post li hemm referenza għalihom fl-Artikoli 1 u 2 ta' dan ir-Regolament, isiru minn entità jew persuna funzjonalment indipendenti mill-entitajiet jew mill-persuni li jkunu qed imexxu l-proġetti.

Artikolu 9

Iż-żamma tad-dokumenti ta' prova

1. L-Awtorità Responsabbli tiżgura li r-rekords, id-dokumenti u l-metadejta kollha dwar in-nefqa ddikjarata u d-dħul assenjat kif ukoll l-awditi u l-kontrolli li jkunu saru, jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni (inkluż l-OLAF) u tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri għal perjodu ta' mill-inqas erba' snin wara s-sena finanzjarja li matulha jkun ġie ddikjarat il-ħlas finali.

Għal dan l-għan, l-Awtorità Responsabbli tistabbilixxi regoli dwar iż-żamma ta' rekords, dokumenti u metadejta mill-benefiċjarji.

2. Meta l-Awtorità Responsabbli tidentifika xi irregolaritajiet, id-dokumenti ta' prova msemmija fil-paragrafu 1 iridu jitħallew għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal perjodu ta' mill-inqas tliet snin wara s-sena li matulha l-ammonti inkwistjoni jkunu ġew irkuprati kompletament mingħand il-benefiċjarju u kkreditati għall-programm nazzjonali.

3. Meta titnieda proċedura ta' approvazzjoni tal-konformità kif imsemmi fl-Artikolu 47 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, id-dokumenti ta' prova li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 1 ta' dan l-Artikolu jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal perjodu ta' mill-inqas sena wara s-sena li matulha tkun ġiet konkluża din il-proċedura.

4. Jekk deċiżjoni ta' konformità tkun is-suġġett ta' proċedimenti ġudizzjarji quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, id-dokumenti ta' prova rilevanti jridu jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas sena, wara s-sena li matulha jkunu ġew konklużi l-proċedimenti.

5. Id-dokumenti ta' prova msemmija fil-paragrafi 1, 2, 3 u 4 jistgħu jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni f'forma stampata jew inkella f'forma elettronika.

Id-dokumenti jistgħu jinżammu f'forma elettronika biss jekk il-liġi nazzjonali tal-Istat Membru kkonċernat tkun tippermetti l-użu ta' dokumenti elettroniċi bħala evidenza tat-tranżazzjonijiet sottostanti fil-proċedimenti tal-qorti nazzjonali.

6. L-Istati Membri jistgħu jippreskrivu perjodi itwal għaż-żamma tad-dokumenti ta' prova.

Artikolu 10

Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri f'konformità mat-Trattati.

Magħmul fi Brussell, id-29 ta' Mejju 2015.

Għall-Kummissjoni

Il-President

Jean-Claude JUNCKER

(1) ĠU L 150, 20.5.2014, p. 112.

(2) Ir-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1042/2014 tal-25 ta' Lulju 2014 li jissupplimenta r-Regolament (UE) Nru 514/2014 fir-rigward tar-responsabbiltajiet tan-nomina u tal-ġestjoni u tal-kontroll ta' Awtoritajiet Responsabbli u fir-rigward tal-istatus u tal-obbligi tal-Awtoritajiet tal-Awditjar (ĠU L 289, 3.10.2014, p. 3).

(3) Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).