25.3.2015   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 79/1

REGOLAMENT TAL-KUNSILL (UE) 2015/496

tas-17 ta' Marzu 2015

li jemenda r-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 fir-rigward tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze

IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 352 tiegħu,

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni Ewropea,

Wara li l-abbozz tal-att leġislattiv intbagħat lill-Parlamenti nazzjonali,

Wara li kkunsidra l-kunsens tal-Parlament Ewropew,

Filwaqt li jaġixxi f'konformità ma' proċedura leġislattiva speċjali,

Billi:

(1)

F'konformità mar-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 tal-1 ta' Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Energija Atomika (1), l-arkivji storiċi tal-Unjoni huma ppreservati u jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku kull fejn ikun possibbli wara l-iskadenza ta' perijodu ta' 30 sena.

(2)

L-obbligu li jiġu stabbiliti l-arkivji storiċi u li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku fejn ikun possibbli, huwa applikabbli għal kull waħda mill-istituzzjonijiet imsemmija fir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 (l-“istituzzjonijiet”) taħt il-kondizzjonijiet stabbiliti fih.

(3)

Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 jipprovdi li kull istituzzjoni tista' żżomm l-arkivji storiċi tagħha fi kwalunkwe post li jidhrilha li jkun l-aktar adatt.

(4)

Fl-1984, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni ddeċidew li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-Istitut Universitarju Ewropew (IUE) f'Firenze, fejn jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Fis-17 ta' Diċembru 1984, ġie ffirmat kuntratt għal dan l-iskop bejn il-Komunitajiet Ewropej irrappreżentati mill-Kummissjoni, u l-IUE f'Firenze (“il-kuntratt tad-depożitu”).

(5)

Minn dakinhar 'l hawn, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri qablu li jaderixxu mat-termini tal-kuntratt tad-depożitu. Il-Bank Ewropew għall-Investiment jiddepożita l-arkivji storiċi tiegħu fl-EUI taħt Konvenzjoni separata mal-IUE, li ġiet iffirmata fl-1 ta' Lulju 2005 u taħt ir-“Regoli dwar l-arkivji storiċi” li kienu ġew adottati mill-Kumitat ta' Ġestjoni tal-Bank fis-7 ta' Ottubru 2005 (2).

(6)

Il-Gvern Taljan qiegħed bini adatt għad-dispożizzjoni, fuq bażi permanenti u mingħajr ebda ħlas, tal-IUE sabiex jiġi żgurat li l-arkivji ddepożitati jkunu ppreservati u protetti f'konformità mal-istandards internazzjonali rikonoxxuti u sabiex tingħata l-possibbiltà li ssir konsultazzjoni fuq il-post.

(7)

L-iskop tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-IUE huwa li jingħata aċċess għal dawn l-arkivji minn post wieħed, biex tiġi promossal-konsultazzjoni tagħhom u biex tiġi stimolata r-riċerka fl-istorja tal-integrazzjoni Ewropea u tal-istituzzjonijiet Ewropej. L-IUE huwa ċentru rinomat għar-riċerka akkademika u t-tagħlim b'attenzjoni fuq l-Ewropa u fuq l-integrazzjoni Ewropea. Għandu kważi 30 sena esperjenza fil-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni, jipprovdi repożitorju u faċilitajiet għar-riċerka tal-ogħla livell li nbnew espressament għall-preservazzjoni u konsultazzjoni ta' dawk l-arkivji, u għandu fama internazzjonali bħala ċ-ċentru responsabbli minn dawn l-arkivji.

(8)

Id-depożitu kontinwu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-IUE għandu jiġi inkorporat fil-leġislazzjoni tal-Unjoni sabiex jirrifletti r-rwol tal-IUE bħala sieħeb tal-istituzzjonijiet fil-ġestjoni tal-arkivji storiċi tagħhom.

(9)

Dan ir-Regolament għandu japplika għall-istituzzjonijiet kollha, u m'għandux jimmodifika r-responsabbiltà tagħhom li jiftħu l-arkivji storiċi tagħhom għall-pubbliku, lanqas id-dritt ta' proprjetà ta' kull istituzzjoni fir-rigward tal-arkivji storiċi tagħha.

(10)

Madankollu, in-natura speċifika tal-attivitajiet tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (QĠUE) u tal-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE) tiġġustifika l-esklużjoni tagħhom mill-obbligu stabbilit f'dan ir-Regolament li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE. Il-QĠUE u l-BĊE jistgħu jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE fuq bażi volontarja.

(11)

L-istituzzjonijiet u l-IUE għandhom, fejn possibbli, jagħmlu l-arkivji storiċi disponibbli għall-pubbliku f'forma diġitizzata u diġitali, sabiex jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom fuq l-Internet.

(12)

Id-data personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-Unjoni ddepożitati fl-IUE għandha tiġi pproċessata f'konformità mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-data (3).

(13)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat mill-Kummissjoni dwar il-proposta ta' leġislazzjoni li wasslet għal dan ir-Regolament, b'konformità mar-Regolament (KE) Nru 45/2001, u ta opinjoni dwarha fl-10 ta' Ottubru 2012 (4).

(14)

Għandhom jitniżżlu fi ftehim qafas ta' sħubija dispożizzjonijiet dettaljati għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi fl-IUE, inklużi d-depożitu tagħhom, l-aċċess u l-konsultazzjoni pubblika, kif ukoll ir-rwoli u r-responsabbiltajiet reċiproċi tal-istituzzjonijiet u tal-IUE.

(15)

Il-kostijiet għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni mill-IUE għandhom ikunu ffinanzjati mill-baġit ġenerali tal-Unjoni u dawk il-kostijiet għandhom ikunu mħallsin mill-istituzzjonijiet depożitanti.

(16)

Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 għandu għalhekk jiġi emendat kif meħtieġ,

ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT:

Artikolu 1

Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 huwa b'dan emendat kif ġej:

(1)

L-Artikolu 8 huwa emendat kif ġej:

(a)

il-paragrafu 1 huwa sostitwit b'dan li ġej:

“1.   Kull istituzzjoni, minbarra l-QĠUE u l-BĊE, għandha tiddepożita fl-Istitut Universitarju Ewropew (IUE) f'Firenze, id-dokumenti li jiffurmaw parti mill-arkivji storiċi tagħha u li tkun fetħet għall-pubbliku f'konformità ma' dan ir-Regolament. Id-depożitu għandu jitwettaq f'konformità mal-Anness.

Minkejja l-ewwel subparagrafu, l-istituzzjonijiet depożitanti jistgħu, għal raġunijiet legali jew amministrattivi, jeskludu d-depożitu ta' ċerti dokumenti oriġinali fl-IUE. F'dak il-każ, huma għandhom jiddepożitaw mikroforma jew kopja diġitali ta' dawn id-dokumenti.”

;

(b)

jiżdiedu l-paragrafi li ġejjin:

“3.   Il-QĠUE u l-BĊE jistgħu jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE fuq bażi volontarja.

4.   L-istituzzjonijiet depożitanti għandhom iżommu s-sjieda tal-arkivji tagħhom, kif ukoll ir-responsabbiltà esklużiva għall-kompożizzjoni tad-dokumenti u tal-fajls li huma ddepożitati fl-IUE jew li altrimenti jitqiegħdu għad-dispożizzjoni fl-IUE.

5.   Id-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-IUE ma għandux jaffettwa l-protezzjoni tal-arkivji kif previst fl-Artikolu 2 tal-Protokoll Nru 7 dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea anness mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u mat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

6.   L-IUE għandu jiżgura l-preservazzjoni u l-protezzjoni tal-arkivji ddepożitati. Din il-preservazzjoni u din il-protezzjoni għandhom jikkonformaw ma' standards internazzjonali rikonoxxuti għall-protezzjoni fiżika tal-arkivji u għandhom tal-anqas jirrispettaw ir-regoli tekniċi u ta' sigurtà li jikkorrispondu għal dawk użati għall-preservazzjoni u l-ġestjoni tal-arkivji pubbliċi fl-Italja. Għal dan il-għan, id-dokumenti ddepożitati għandhom jiġu ppreservati f'repożitorju mibni apposta.

7.   L-IUE għandu ikun unikament responsabbli mill-persunal mitlub jimmaniġġa l-arkivji storiċi tal-UE ddepożitati fl-IUE. L-IUE għandu jiżgura li l-persunal assennjat għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi jkollu l-kwalifiki professjonali mitluba meħtieġa biex iwettaq x-xogħol f'dan il-qasam.

8.   Kull istituzzjoni li tiddepożita l-arkivji għandha d-dritt li tirċievi l-informazzjoni li tikkonċerna l-ġestjoni tal-arkivji tagħha mill-IUE u li twettaq spezzjoni tal-arkivji li tkun iddepożitat hemmhekk.

9.   L-IUE għandu jqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku l-arkivji storiċi li huwa jirċievi f'konformità mal-paragrafi 1 u 3. L-istituzzjonijiet jistgħu wkoll iqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku kopja tal-istess arkivji storiċi.

10.   Il-kostijiet għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni għandhom jiġu ffinanzjati bil-kontribuzzjonijiet mill-istituzzjonijiet depożitanti kollha għal-linja tal-baġit rilevanti, fil-limiti tal-approprjazzjonijiet annwali magħmula disponibbli mill-awtorità baġitarja f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (*). Dawn il-kontribuzzjonijiet finanzjarji ma għandhomx ikopru kostijiet relatati mat-tqegħid għad-dispożizzjoni u l-adattament tal-bini u tar-repożitorji biex jilqgħu l-arkivji u l-persunal assenjat għalihom.

Id-daqs tal-kontribuzzjonijiet imsemmija fis-subparagrafu 1 għandhom ikunu proporzjonati għad-daqs tat-tabelli tal-persunal rispettivi tal-istituzzjonijiet depożitanti. Kull kontribuzzjoni ser terġa' tiġi kkalkulata mill-ġdid kull meta istituzzjonijiet addizzjonali jibdew jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-IUE jew minn tal-anqas kull ħames snin.

11.   L-IUE għandu jaġixxi bħala proċessur f'konformità mal-Artikolu 2 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, skont l-istruzzjonijiet mingħand l-istituzzjonijiet depożitanti. L-IUE għandu jipproċessa kwalunkwe data personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet f'konformità mal-garanziji li jinsabu f'dak ir-Regolament.

12.   Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data għandu jkompli jkollu s-setgħat superviżorji fuq l-istituzzjonijiet fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali li tinsab fl-arkivji storiċi ddepożitati mal-IUE.

(*)  ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1”"

.

(2)

L-Artikolu 9 huwa emendat kif ġej:

(a)

il-paragrafu 1 huwa sostitwit b'dan li ġej:

“1.   Kull istituzzjoni għandha tadotta regoli interni għall-applikazzjoni ta' dan ir-Regolament. Dawn għandhom jinkludu regoli għall-preservazzjoni u l-ftuħ għall-pubbliku ta' arkivji storiċi u dwar il-protezzjoni ta' data personali li tinsab fihom. Fejn ikun possibbli, l-istituzzjonijiet għandhom jagħmlu l-arkivji tagħhom disponibbli għall-pubbliku permezz ta' mezzi elettroniċi, inklużi arkivji diġitizzati u dawk maħluqa b'mod diġitali, u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom fuq l-Internet. Huma għandhom jikkonservaw ukoll id-dokumenti li huma disponibbli f'forom li jissodissfaw ħtiġijiet speċjali (kitba bil-Braille, testi b'tipa kbira jew reġistrazzjonijiet).”

;

(b)

jiżdied il-paragrafu li ġej:

“3.   F'isem l-istituzzjonijiet depożitanti, il-Kummissjoni għandha tikkonkludi ftehim qafas ta' sħubija mal-IUE. Dak il-ftehim qafas ta' sħubija għandu jinkludi dispożizzjonijiet dettalljati dwar ir-rwoli u r-responsabbiltajiet reċiproċi tal-istituzzjonijiet u tal-IUE għall-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-Unjoni, inkluż id-depożitu, il-preservazzjoni, l-aċċess u l-konsultazzjoni pubblika tagħhom.”

.

(3)

It-test fl-Anness jiżdied, bħala l-Anness, mar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83.

Artikolu 2

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.

Magħmul fi Brussell, is-17 ta' Marzu 2015.

Għall-Kunsill

Il-President

E. RINKĒVIČS

(1)  ĠU L 43, 15.2.1983, p. 1.

(2)  ĠU C 289, 22.11.2005, p. 12.

(3)  ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1.

(4)  ĠU C 28, 30.1.2013, p. 9.

ANNESS

“ANNESS

DISPOŻIZZJONIJIET FIR-RIGWARD TAD-DEPOŻITU TAL-ARKIVJI STORIĊI TAL-ISTITUZZJONIJIET FL-ISTITUT UNIVERSITARJU EWROPEW F'FIRENZE

1.

Fil-każ ta' arkivji mhux diġitali, id-dokumenti oriġinali għandhom jiġu ddepożitati fl-IUE għall-preservazzjoni permanenti, flimkien ma' mikroforma u/jew kopja diġitali tagħhom.

Fil-każ ta' arkivji diġitali, l-IUE għandu jkollu aċċess permanenti għad-dokumenti b'tali mod li jippermettilu jaqdi l-obbligu tiegħu li jagħmel l-arkivji storiċi aċċessibbli għall-pubbliku minn post wieħed u li jippromwovi l-konsultazzjoni tagħhom. L-istituzzjonijiet oriġinarji għandhom jibqgħu responsabbli għall-preservazzjoni permanenti tal-arkivji diġitali tagħhom.

2.

Id-depożitu għandu jsir f'intervalli fuq bażi annwali, u, sakemm ikun possibbli, skont il-proċeduri normali tal-ipproċessar arkivjali tal-istituzzjonijiet.

3.

L-IUE ma għandux jimmodifika l-klassifikazzjoni arkivjali stabbilita mill-istituzzjonijiet depożitanti, jew jelimina jonkella jbiddel dokumenti jew fajls.

4.

L-IUE għandu jibgħat lura lill-istituzzjonijiet depożitanti, l-oriġinali ta' kwalunkwe dokumenti u fajls iddepożitati, jekk jintalab jagħmel hekk minn dawn l-istituzzjonijiet. L-istituzzjonijiet depożitanti għandhom jirritornaw l-oriġinali lill-IUE hekk kif ma jibqgħux bżonnhom aktar.

5.

L-IUE għandu jinforma immedjatament lill-istituzzjonijiet depożitanti dwar kwalunkwe ċirkostanza li tista' tipperikola l-invijolabbiltà tal-arkivji li huma ddepożitaw.”