ABBOZZ

DEĊIŻJONI Nru 1/2014 TAL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI BEJN L-UE U L-AMERIKA ĊENTRALI

ta' … 2014

li tadotta r-Regoli ta' Proċedura tiegħu u dawk tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni

IL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI BEJN L-UE U L-AMERIKA ĊENTRALI,

Wara li kkunsidra l-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tiegħu, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) u b'mod partikolari l-Artikolu 4, 5(2), 7(3) u 8(6), tiegħu,

Billi:

(1)	Skont l-Artikolu 353(4), il-Parti IV tal-Ftehim dwar kwistjonijiet kummerċjali ilha applikata mill-1 ta' Awwissu 2013 man-Nikaragwa, il-Ħonduras u l-Panama, mill-1 ta' Ottubru 2013 ma' El Salvador u l-Kosta Rika u mill-1 ta' Diċembru 2013 mal-Gwatemala.

(2)	Sabiex isir kontribut lejn l-implimentazzjoni effettiva tal-Ftehim, għandu jiġi stabbilit il-qafas istituzzjonali tiegħu mill-aktar fis possibbli.

(3)	Minbarra kif speċifikat mod ieħor f'dan il-Ftehim, hu għall-Kunsill ta' Assoċjazzjoni li jissorvelja l-implimentazzjoni tal-Ftehim u biex jistabbilixxi r-regoli ta' proċedura tiegħu stess kif ukoll dawk tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u Sottokumitati,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu Waħdieni

Ir-Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u dawk tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u s-Sottokumitati tiegħu, kif stabbiliti fl-Appendiċi A u B rispettivament, huma b'dan adottati.

Din id-deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha,

Magħmul fi…, 2014.

Għall-Kunsill ta' Assoċjazzjoni

Għar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali

Għall-Parti tal-UE

ANNESS A

Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni li huwa stabbilit skont l-Artikolu 4(1) tal-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali, min-naħa l-oħra (il-“Ftehim”) għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu kif previst fl- Artikolu 4(2) tal-Ftehim u jieħu responsabbiltà għall-implimentazzjoni ġenerali tal-Ftehim, kif ukoll kwalunkwe kwistjoni bilaterali, multilaterali jew internazzjonali oħra ta' interess komuni.

2. Kif previst fl-Artikoli 5 u 345 tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u minn rappreżentanti ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, f'livell ministerjali kif xieraq u għandhom jittieħdu f'konsiderazzjoni kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati fi kwalunkwe sessjoni. Fejn adatt u maqbul miż-żewġ partijiet, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' fil-livell ta' Kapijiet ta' Stat jew ta' Gvern.

3. Skont l-Artikolu 345 tal-Ftehim, meta l-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jwettaq esklussivament jew prinċipalment il-kompiti konferiti lilu f'Parti IV tal-Ftehim, għandu jkun kompost minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u l-Ministri ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali b'responsabbiltà għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ.

4. Kif previst fl-Artikolu 352(3) tal-Ftehim, ir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom jaġixxu kollettivament fit-teħid tad-deċiżjonijiet fil-qafas istituzzjonali tal-Ftehim; l-adozzjoni ta' deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet għandhom jeħtieġu l-kunsens tagħhom.

5. Referenza għall-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura hija skont id-definizzjoni prevista fl-Artikolu 352 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun ippresjedut b'mod alternat għal perjodi ta' 12-il-xahar mir-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà u rappreżentant fil-livell ministerjali tal-Parti tal-Amerika Ċentrali. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' regolarment fuq perjodu ta' mhux aktar minn sentejn. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

2. Kull sessjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzoni għandha tinżamm fejn xieraq u f'data miftiehma mill-Partijiet.

3. Il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni bi qbil mal-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

4. F'każi eċċezzjonali, u jekk jaqblu hekk iż-żewġ Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi, bħal vidjokonferenza.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1. Il-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jiġu rrappreżentati f'każ li ma jkunux jistgħu jattendu. Jekk membru jixtieq li jiġi rrappreżentat b'dan il-mod, hu/hi għandu/ha j/tinnotifika lill-President bil-miktub, rigward l-isem tar-rappreżentant tiegħu/tagħha qabel il-laqgħa li fiha se j/tiġi rrappreżentat/a b'dan il-mod.

2. Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jeżerċità d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

1. Il-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati mill-uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President se jkun informat, permezz tas-Segretarjat, mill-formazzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull Parti.

2. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista', bi qbil bejn il-Partijiet, jistieden persuni li mhumiex membri sabiex jattendu l-laqgħat tiegħu bħala osservaturi jew sabiex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tal-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom flimkien iservu bħala Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1. Korrispondenza indirizzata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lis-Segretarju jew tal-Parti tal-UE jew tar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li min-naħa tagħhom jgħarrfu lis-Segretarju l-ieħor.

2. Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza tiġi trażmessa lill-President u, fejn xieraq, imqassma lill-membri l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

3. Is-Segretarjat għandu jibgħat il-korrispondenza lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, ir-Rappreżentanti Permanenti tal-Istati Membri u lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll lill-ambaxxati tar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali stabbiliti fi Brussell, il-Belġju, b'kopja, kif applikabbli, lill-ministeri responsabbli għall-affarijiet barranin jew il-ministeri responsabbli għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ.

4. Komunikazzjonijiet mill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jintbagħtu lid-destinatarji tas-Segretarjat u ċċirkulati, fejn meħtieġ, lill-membri l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fl-indirizz indikat fil-paragrafu 3.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

1. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.

2. Meta Parti tissottometti lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni l-informazzjoni ddikjarata kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni f'konformità mal-proċedura deskritta fl-Artikolu 336(2) tal-Ftehim.

3. Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1. Il-President għandu jfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tintbagħat mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-punti li fuqhom il-President irċieva talba sabiex jiżdiedu fuq l-aġenda mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa. Madankollu dawn il-punti m'għandhomx jinkitbu fl-aġenda provviżorja jekk ma tkunx intbagħtet id-dokumentazzjoni ta' sostenn għal dawk il-punti lis-Segretarji qabel id-data ta' dispaċċ tal-aġenda.

2. L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punt apparti dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista' jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

3. Il-President jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perjodi speċifikati fil-paragrafu 1 sabiex iqis il-ħtiġijiet ta' każ partikolari.

Artikolu 10

Minuti

1. Għandu jitħejja abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa b'mod konġunt miż-żewġ Segretarji.

2. Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni;

(b)	id-dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun talab li jiddaħħlu, u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjoni, fost oħrajn.

3. L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għall-approvazzjoni. Għandhom jiġu approvati fi żmien 45 jum kalendarju wara kull laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Wara l-approvazzjoni, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President u miż-żewġ Segretarji. Kopja ċċertifikata għandha tiġi mgħoddija lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u Rakkomandazzjonijiet

1. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet, li għandhom jiġu ffirmati mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

2. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu wkoll deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dan l-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub mill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lill-membri tiegħu skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih il-membri għandhom jgħarrfu r-riżervi jew l-emendi li jixtiequ jagħmlu. Ladarba t-test jiġi miftiehem, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandhom jiġu ffirmati b'mod indipendenti u suċċessivament mir-rappreżentanti tal-Parti tal-UE u kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali.

3. L-atti tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” fi ħdan it-tifsira tal-Artikolu 6 tal-Ftehim. Is-Segretarjat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jagħti numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni meħuda. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha u għandha tiġi ffirmata mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

4. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu ffirmati miż-żewġ Segretarji.

5. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu mgħoddija lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 ta' dawn ir-regoli ta' Proċedura.

6. Kull Parti tista' tiddeċiedi li tordna l-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Lingwi

1. Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-Ispanjol u lingwa oħra mil-lingwi awtentiċi tal-Ftehim miftiehma mill-Partijiet.

2. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawk il-lingwi.

Artikolu 13

Spejjeż

1. Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2. In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3. Spejjeż li għandhom x'jaqsmu ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ispanjol u l-lingwa uffiċjali l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif imsemmi fl-Artikolu 12(1) ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

Artikolu 14

Kumitat ta' Assoċjazzjoni

1. Skont l-Artikolu 7 tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun megħjun fil-qadi ta' dmirijietu mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Il-Kumitat għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE, minn naħa, u rappreżentanti tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, min-naħa l-oħra, fuq il-livell iddeterminat b'dan il-Ftehim.

2. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni (1), jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fejn xieraq u, b'mod ġenerali, jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim. Għandu jqis kwalunkwe kwistjoni li titressaq quddiemu mingħand il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif ukoll kwalunkwe kwistjoni li tista' tinqala' fl-andament tat-twettiq ta' kuljum tal-Ftehim. Huwa għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet għal approvazzjoni lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Skont l-Artikolu 7(4) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jagħti s-setgħa lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni li jieħu deċiżjonijiet f'ismu.

3. F'każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal obbligu ta' konsultazzjoni jew possibbiltà ta' konsultazzjoni jew fejn il-Partijiet jiddeċiedu bi ftehim komuni biex jikkonsultaw lil xulxin, din il-konsultazzjoni tista' ssir fi ħdan il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, ħlief fejn speċifikat mod ieħor fil-Ftehim. Il-konsultazzjoni tista' tkompli fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati f'konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 11.

(1) Rigward Parti IV tal-Ftehim, din il-funzjoni għandha tiġi osservata mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni f'koordinazzjoni mill-qrib mal-Koordinaturi maħtura skont l-Artikolu 347 tal-Ftehim.

ANNESS B

Regoli ta' Proċedura tal-Kumitat u Sottokumitati ta' Assoċjazzjoni

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1. Il-Kumitat tal-Assoċjazzjoni stabbilit skont l-Artikolu 7 tal-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha minn naħa u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra, (“il-Ftehim”) għandu jaqdi d-dmirijiet tiegħu kif provdut fil-Ftehim u jassumi r-responsabbiltà għall-implimentazzjoni ġenerali tal-Ftehim.

2. Kif previst fl-Artikoli 7(1) u 346 tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u minn rappreżentanti ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, f'livell uffiċjali għoli, li jkollu kompetenza fi kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati fi kwalunkwe sessjoni.

3. Skont l-Artikolu 346 tal-Ftehim, meta l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jwettaq il-kompiti konferiti lilu f'Parti IV tal-Ftehim, għandu jkun kompost minn uffiċjali anzjani tal-Kummissjoni Ewropea u ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali li jkollhom responsabbiltà għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ. Rappreżentant tal-Parti li tippresiedi l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha taġixxi bħala president.

5. Referenza għall-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura hija skont id-definizzjoni prevista fl-Artikolu 352 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Parti tal-UE u l-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom iżommu l-Presidenza tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, alternatament, għal perjodu ta' 12-il xahar. Il-President għandu jkun Membru tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1. Ħlief fejn ikun miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' b'mod regolari, minn tal-inqas darba fis-sena. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

2. Kull laqgħa tal-Kumitat tal-Assoċjazzjoni għandha titlaqqa' mill-President fi żmien u f'post li jkun hemm qbil dwaru miż-żewġ Partijiet. Is-sejħa għal-laqgħa għandha tinħareġ lis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni lill-Membri mhux aktar tard minn 28 jum qabel il-bidu tas-seduta sakemm ma jiftehmux mod ieħor il-Partijiet.

3. Kull meta huwa possibbli, il-laqgħa regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tissejjaħ fi żmien xieraq qabel il-laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

4. F'każi eċċezzjonali, u jekk jaqblu hekk iż-żewġ Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi li jkun hemm qbil dwarhom.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1. Kull Parti għandha tinnotifika lill-Partijiet l-oħra l-lista tar-rappreżentanti tagħha fil-Kumitat ta' Assoċjazzjoni (“il-Membri”) għad-diversi kwistjonijiet li għandhom jiġu indirizzati. Il-lista se tiġi amministrata mis-Segretarju tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

2. Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant alternattiv għal laqgħa partikolari għandu jinnotifika bil-miktub lill-Partijiet l-oħra tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni bl-isem tar-rappreżentant supplenti tiegħu jew tagħha qabel issir dik il-laqgħa. Ir-rappreżentant sostitut ta' Membru għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-Membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

Il-Membri tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali oħra. Qabel kull laqgħa, il-Partijiet se jkunu informati, permezz tas-Segretarjat, mill-formazzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jattendu kull laqgħa.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tal-Parti tal-UE u uffiċjal ta' Repubblika tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li għandhom jalternaw skont il-linji gwida stabbiliti għal dak l-għan mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1. Korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lis-Segretarju ta' xi waħda mill-Parti tal-UE jew tar-Repubblika tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li min-naħa tagħhom jgħarrfu lis-Segretarju l-ieħor.

2. Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni tingħata lill-President tal-Kumitat u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

3. Il-korrispondenza mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat u fejn xieraq tiġi ċċirkolata bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

Artikolu 8

Dokumenti

1. Meta d-deliberazzjonijiet tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jkunu bbażati fuq dokumenti ta' sostenn bil-miktub, it-tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarjat tal-Membri.

2. Kull Segretarju għandu jkun responsabbli għaċ-ċirkulazzjoni tad-dokumenti lill-Membri adatti fin-naħa tiegħu jew tagħha fil-Kumitat tal-Assoċjazzjoni u sistematikament għall-ikkupjar lis-Segretarju l-ieħor.

Artikolu 9

Kunfidenzjalità

1. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.

2. Meta Parti tissottometti lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, lis-Sottokumitati, lill-Gruppi ta' Ħidma jew kwalunkwe korpi oħra, l-informazzjoni ddikjarata bħala kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni f'konformità mal-proċedura deskritta fl-Artikolu 336(2) tal-Ftehim.

3. Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 10

Aġendi għal-Laqgħat

1. Għandha titfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet. Din għandha tintbagħat, flimkien mad-dokumenti rilevanti, lill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u l-Membri tiegħu mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa bħala dokumenti msemmija fl- Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

2. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li s-Segretarju tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jkun irċieva talba dwarhom mingħand Parti biex jiddaħħlu fl-aġenda, flimkien mad-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

3. L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti oħra li ma jkunux fuq l-aġenda provviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4. Il-President tas-sessjoni tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, bi ftehim mal-Partijiet, jista' jistieden osservaturi jew esperti fuq bażi ad-hoc biex jattendu l-laqgħat tiegħu biex jipprovdu l-informazzjoni fuq suġġetti speċifiċi.

5. Il-President tas-sessjoni tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista', bi qbil mal-Partijiet, iqassar il-perjodi ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jittieħed kont tar-rekwiżiti ta' xi każ partikolari.

Artikolu 11

Minuti

1. Iż-żewġ Segretarji għandhom jiktbu b'mod konġunt abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa, normalment fi żmien 21 jum kalendarju minn mindu tispiċċa l-laqgħa.

2. Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni;

(b)	id-dikjarazzjonijiet li Membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun talab li jiddaħħlu; u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-Partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u d-dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjonijiet fuq punti speċifiċi, fost oħrajn.

3. Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-Membri jew tar-rappreżentanti sostitut tagħhom li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa, lista tal-Membri tad-delegazzjonijiet li jakkumpanjawhom u lista ta' kull osservatur jew espert li jattendi l-laqgħa.

4. Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub mill-Partijiet kollha fi żmien 28 jum kalendarju mid-data tal-laqgħa. Wara l-approvazzjoni, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President u miż-żewġ Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Kopja ċċertifikata għandha tiġi mgħoddija lil kull wieħed mill-Partijiet.

5. Sakemm ma jkunx miftiehem mod ieħor, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jadotta pjan ta' azzjoni li jirrifletti l-azzjonijiet miftiehma matul il-laqgħa u l-implimentazzjoni tiegħu għandha tiġi riveduta fil-laqgħa segwenti.

Artikolu 12

Deċiżjonijiet u Rakkomandazzjonijiet

1. Fil-każijiet speċifiċi fejn il-Ftehim jagħti s-setgħa li jittieħdu deċiżjonijiet jew fejn tali setgħa kienet iddelegata lilu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet, li għandhom jiġu ffirmati mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE fil-laqgħat tiegħu.

2. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dan l-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni lill-Membri tiegħu skont l-Artikolu 8, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih il-Membri għandhom jgħarrfu r-riżervi jew l-emendi li jixtiequ jagħmlu. Ladarba t-test jiġi miftiehem, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandhom jiġu ffirmati b'mod indipendenti u suċċessivament mir-rappreżentanti tal-Parti tal-UE u kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali.

3. L-atti tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”. Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jagħti numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni meħuda. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha u għandha tiġi ffirmata mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

Artikolu 13

Rapporti

Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jirrapporta lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni dwar l-attivitajiet tiegħu u Sottokumitati tiegħu, il-Gruppi ta' Ħidma u korpi oħra f'kull laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 14

Lingwi

1. Il-lingwi uffiċjali tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-Ispanjol u lingwa oħra mil-lingwi awtentiċi tal-Ftehim miftiehma mill-Partijiet.

2. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawk il-lingwi.

Artikolu 15

Spejjeż

1. Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2. In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3. Spejjeż li għandhom x'jaqsmu ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ispanjol u l-lingwa uffiċjali l-oħra tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni kif imsemmi fl-Artikolu 14(1) ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

Artikolu 16

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati f'konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 12.

Artikolu 17

Sottokumitati u Gruppi ta' Ħidma speċjalizzati

1. Skont l-Artikolu 8(2) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li jwaqqaf Sotto-kumitati jew Gruppi ta' Ħidma speċjalizzati minbarra dawk li hemm ipprovduti fil-Ftehim sabiex jgħinuh fit-twettiq ta' dmirijietu. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li jtemm tali Sottokumitat jew Grupp ta' Ħidma, jew li jiddefinixxi jew jemenda t-termini ta' referenza tagħhom. Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, dawn is-sottokumitati għandhom jaħdmu taħt l-awtorità tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, li lilu għandhom jirrappurtaw wara kull waħda mil-laqgħat tagħhom.

2. Sakemm ma jkunx previst mod ieħor mill-Ftehim jew miftiehem fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, ir-regoli preżenti ta' proċeduri għandhom jiġu applikati mutatis mutandis għal kwalunkwe Sottokumitat jew Grupp ta' Ħidma speċjalizzati, bl-adattamenti li ġejjin:

(a)	kull Parti għandha tinnotifika bil-miktub lill-Partijiet l-oħra l-lista tal-parteċipanti tagħha f'dawn il-korpi u l-funzjonijiet rispettivi tagħhom. Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jamministra dawn il-listi.

(b)	il-korrispondenza rilevanti kollha, id-dokumenti u l-komunikazzjonijiet bejn il-punti ta' kuntatt għandhom jintbagħtu wkoll lis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fl-istess ħin.

(c)	sakemm mhux provdut mod ieħor fil-Ftehim jew miftiehem mill-Partijiet, is-Sottokumitati jew il-Gruppi ta' Ħidma għandhom biss ikollhom is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet.

ABBOZZ

DEĊIŻJONI NRU 2/2014 TAL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI BEJN L-UE U L-AMERIKA ĊENTRALI

ta' … 2014

li tadotta r-Regoli ta' Proċedura li jirregolaw is-Soluzzjoni ta' Tilwim skont Titolu X u l-Kodiċi ta' Kondotta għall-membri tal-bordijiet u l-medjaturi

IL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI BEJN L-UE U L-AMERIKA ĊENTRALI,

Wara li kkunsidra l-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) u b'mod partikolari l-Artikolu 6(1), 319, 325 u 328, tiegħu,

Billi:

(1)	Skont l-Artikolu 6(1), il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu s-setgħa li jieħu deċiżjonijiet fil-każijiet imsemmija f'dan il-Ftehim.

(2)	Skont l-Artikolu 328(1), matul l-ewwel laqgħa tiegħu, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jadotta regoli ta' proċedura kif ukoll kodiċi ta' kondotta, li jirregolaw is-soluzzjoni ta' tilwim skont Titolu X tal-Ftehim,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu Waħdieni

Ir-Regoli tal-Proċedura li jirregolaw is-Soluzzjoni ta' Tilwim skont Titolu X tal-Ftehim u l-Kodiċi ta' Kondotta għall-membri tal-bordijiet u l-medjaturi, kif stabbilit fl-Annessi A u B rispettivament, huma b'dan adottati.

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.

Magħmul fi …, ….

Għall-Kunsill ta' Assoċjazzjoni

Għar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali

Għall-Parti tal-UE

ANNESS A

Regoli ta' Proċedura li jirregolaw il-proċeduri ta' soluzzjoni ta' tilwim skont Titolu X tal-Ftehim

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Kull referenza magħmula f'dawn ir-Regoli għal Artikolu jew Titolu hija referenza għal jew l-Artikolu adattat fil-Ftehim, jew it-Titolu X dwar is-Soluzzjoni tat-Tilwim tal-Ftehim fl-intier tiegħu.

Għall-finijiet tat-Titolu u skont dawn ir-Regoli, it-termini li ġejjin għandhom jinftiehmu bħala:

(a)	“kunsillier”: persuna miżmuma jew maħtura minn Parti biex tagħti pariri jew tassisti lil dik il-Parti b'konnessjoni mal-proċedimenti tal-Bord;

(b)	“Ftehim”: il-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra;

(c)	“assistent”: persuna li, taħt it-termini ta' ħatra ta' membru tal-bord, jew il-bord, iwettaq riċerka jew jipprovdi għajnuna lill-membru tal-bord jew lill-bord, għall-fini ta' tilwim;

(d)	“Parti kwerelant”: Parti li titlob it-twaqqif ta' Bord taħt l-Artikolu 311, li jista' jkun kompost minn Repubblika waħda jew aktar tal-Parti tal-Amerika Ċentrali;

(e)	“jum”: jum kalendarju;

(f)	“il-Partijiet litiganti”: il-Parti li qed tqajjem it-tilwima u l-Parti li t-tilwima tkun tressqet kontriha;

(g)	“il-Parti litiganti”: il-Parti li qed tqajjem it-tilwima jew il-Parti li t-tilwima tkun tressqet kontriha;

(h)	“btala legali”: is-Sibtijiet u l-Ħdud, kif ukoll kull jum ieħor uffiċjalment stabbilit minn Parti bħala vaganza legali (1);

(i)	“Bord”: Bord stabbilit taħt l-Artikolu 132;

(j)	“membru ta' bord”: membru ta' Bord stabbilit taħt l-Artikolu 312;

(k)	“Parti konvenuta”: kull Parti li allegatament tkun qed tikser id-dispożizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 309, li tista' tkun magħmula minn Repubblika waħda jew aktar tal-Parti tal-Amerika Ċentrali;

(l)	“rappreżentant ta' Parti”: impjegat jew kull persuna maħtura minn dipartiment tal-gvern jew aġenzija jew kull entità pubblika oħra ta' Parti.

Il-Parti konvenuta għandha tkun inkarigata mill-amministrazzjoni loġistika tal-proċedimenti għas-soluzzjoni tat-tilwim, b'mod partikolari l-organizzazzjoni tas-smigħ tal-każ, sakemm ma jkunx hemm qbil mod ieħor. Madankollu, il-partijiet litiganti għandhom jaqsmu l-ispejjeż li jirriżultaw minn kwistjonijiet organizzattivi, inklużi l-ispejjeż tal-membri tal-bord kif ukoll traduzzjoni relatata.

SOTTOMISSJONI TA' DOKUMENTI, NOTIFIKI U KOMUNIKAZZJONIJIET OĦRA

Il-Partijiet litiganti u l-Bord għandhom jibagħtu kull talba, avviż, sottomissjoni bil-miktub jew kull dokument ieħor b'kunsinna b'irċevuta, posta reġistrata, courier, faks, telex, telegramma, e-Mail, links tal-Internet jew kwalunkwe mezz ieħor ta' telekomunikazzjoni li jipprovdi evidenza li dawn ikunu ntbagħtu. Fir-rigward tal-Parti li tippreżenta d-dokument, id-data tal-konsenja għandha tkun id-data indikata fir-reġistru tad-dispaċċ. Fir-rigward tal-Parti li tirċievi d-dokument, id-data tal-konsenja għandha tkun id-data indikata fir-reġistru tal-wasla tad-dokument. Il-ħin li jgħaddi bejn id-data ta' twassil tad-dokument u l-wasla effettiva tiegħu m'għandhiex titqies fil-kalkolu ta' perjodi ta' żmien proċedurali. (2)

Parti litiganti għandha tipprovdi simultanjament kopja ta' kull sottomissjoni bil-miktub lill-Parti litiganti l-oħra fl-uffiċċju indikat fir-Regola 67 u lil kull wieħed mill-membri tal-Bord. Għandha tiġi pprovduta wkoll kopja tad-dokument f'format elettroniku. Bl-istess mod, il-Partijiet litiganti u l-Bord fejn indikat fit-Titolu għandhom jipprovdu kopja tas-sottomissjonijiet lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

In-notifiki kollha magħmula mill-Bord għandhom ikunu indirizzati lejn l-uffiċċji rilevanti tal-Partijiet fil-proċedura.

Żbalji żgħar ta' natura klerikali li jsiru fi kwalunkwe talba, notifika, sottomissjoni bil-miktub jew dokument ieħor relatat mal-proċeduri tal-Bord jistgħu jitranġaw permezz tal-kunsinna ta' dokument ġdid li jindika l-bidliet b'mod ċar.

Jekk l-aħħar jum għall-kunsinna ta' dokument jaħbat jum ta' vaganza tal-Qrati ta' Parti sehem fil-proċedura, jew jekk l-uffiċċju rilevanti huwa magħluq f'dak il-jum minħabba force majeure, id-dokument jista' jkun ikkunsinnat fil-jum tan-negozju li jkun imiss għal dik il-Parti.

BIDU TA' PROĊEDURA TAL-BORD

Ladarba membru tal-Bord jiġi maħtur skont l-Artikolu 312, il-membru maħtur għandu jkollu 10 ijiem biex jaċċetta din il-ħatra. L-aċċettazzjoni tal-membru għandu jkollha magħha Dikjarazzjoni Inizjali stabbilita fil-Kodiċi ta' Kondotta.

10.

Sakemm il-Partijiet litiganti ma jaqblux mod ieħor, individwi li aġixxew fil-kapaċità ta' medjatur jew kwalunkwe funzjoni oħra ta' soluzzjoni ta' tilwim ma jistgħux iservu bħala membri tal-bord f'tilwim sussegwenti dwar l-istess suġġett.

11.

Sakemm il-Partijiet litiganti jaqblu mod ieħor, dawn għandhom jikkomunikaw ma' jew jiltaqgħu mal-Bord fi żmien 7 ijiem mill-istabbiliment tiegħu skont l-Artikolu 312(6) sabiex ikunu determinati tali materji li l-Partijiet litiganti jew il-Bord iqisu xierqa, li jinkludu iżda mhux limitati għal rimunerazzjoni u l-ispejjeż li għandhom jitħallsu lill-membri tal-Bord u individwi oħra kif stabbilit skont ir-Regoli 63, 64 u 65.

SOTTOMISSJONIJIET INIZJALI

12.

Il-Parti li tressaq l-ilment għandha tagħti s-sottomissjoni inizjali tagħha bil-miktub mhux aktar tard minn 20 jum wara t-twaqqif tal-Bord. Il-Parti li fil-konfront tagħha jsir l-ilment għandha tagħti l-kontrosottomissjoni tagħha bil-mitkub mhux aktar tard minn 20 jum wara d-data tat-twassil tas-sottomissjoni bil-miktub inizjali.

ĦIDMA TAL-BORDIJIET

13.

Il-Bord għandu jistabbilixxi skeda ta' ħidma tiegħu li tippermetti l-Partijiet litiganti żmien adegwat li jikkonformaw mal-passi kollha tal-proċedimenti. L-iskeda ta' ħidma għandha tistabbilixxi dati preċiżi u perjodi ta' żmien għas-sottomissjoni tal-komunikazzjonijiet rilevanti kollha, is-sottomissjonijiet u dokumenti oħra kif ukoll għal kwalunkwe seduti tal-Bord. Il-Bord jista' jimmodifika, soġġett għar-Regola 19, l-iskeda ta' xogħol b'inizjattiva tiegħu stess jew wara konsultazzjoni mal-Partijiet, u fi kwalunkwe każ għandu minnufih jinnotifika lill-partijiet litiganti b'kull modifika fl-iskeda ta' ħidma.

14.

Il-president tal-Bord għandu jippresjedi fil-laqgħat kollha tiegħu. Bord jista' jiddelega l-awtorità lill-president biex jieħu deċiżjonijiet amministrattivi u proċedurali.

15.

Il-Bord jista' jwettaq l-attivitajiet tiegħu bi kwalunkwe mezz, inkuż bit-telefown, trażmissjonijiet bil-faks, posta rreġistrata, kurjer, telex, telegramma, e-Mail, vidjokonferenza jew links tal-Internet, sakemm ma jkunx previst mod ieħor fil-Parti IV tal-Ftehim jew x'imkien ieħor. Meta jiddeċiedi liema mezzi juża, il-Bord għandu jiżgura li l-mezzi ma jnaqqsux id-dritt ta' Parti milli tipparteċipa bis-sħiħ u b'mod effettiv fil-proċeduri.

16.

Membri tal-bord biss jistgħu jieħdu sehem fid-deliberazzjonijiet tal-Bord. Madankollu, il-Bord jista' jippermetti lill-assistenti tiegħu, interpreti jew tradutturi biex ikunu preżenti waqt id-deliberazzjonijiet tiegħu.

17.

L-adozzjoni ta' kwalunkwe deċiżjoni proċedurali, inkluż id-deċiżjoni tal-Bord dwar is-suġġett, għandha tibqa' r-responsabbiltà esklużiva tal-Bord u ma tistax tiġi delegata.

18.

Meta tqum xi kwistjoni proċedurali li mhix koperta mid-dispożizzjonijiet tat-Titolu jew f'dawn ir-Regoli, Bord jista' jadotta għal dik it-tilwima partikolari kwalunkwe proċedura xierqa kompatibbli ma' dawk id-dispożizzjonijiet

19.

Meta l-Bord iqis li hemm il-ħtieġa li jimmodifika xi limitu taż-żmien applikabbli fil-proċedimenti jew li jagħmel kwalunkwe aġġustament proċedurali jew amministrattiv ieħor, huwa għandu jinforma bil-miktub lill-Partijiet litiganti bir-raġunijiet għall-bidla jew l-aġġustament u bil-perjodu jew aġġustament meħtieġ. Il-perjodi ta' żmien tal-Artikolu 317(3) m'għandhomx jiġu modifikati, sakemm ma jkunux japplikaw ċirkostanzi straordinarji.

SOSTITUZZJONI

20.

Jekk membru ta' bord ma jkunx jista' jipparteċipa fil-proċediment, jirtira ruħu jew ikollu jinbidel, għandu jintgħażel sostitut b'konformità mal-Artikolu 312.

21.

Fejn waħda mill-partijiet litiganti jidhrilha li membru tal-bord qiegħed jikser il-Kodiċi ta' Kondotta jew ma jissodisfax ir-rekwiżiti stabbiliti fl- Artikolu 325, u għaldaqstant għandu jiġi sostitwit, din il-Parti tista' titlob it-tneħħija tal-membru tal-bord billi tinnotifika lill-parti litiganti l-oħra bil-miktub fi żmien 10 ijiem minn meta tkun saret taf biċ-ċirkustanzi li bihom ikun qed jikser il-Kodiċi ta' Kondotta l-membru tal-bord.

22.

Fejn Parti litiganti tqis li membru apparti l-president qed jikser il-Kodiċi tal-Kondotta, il-Partijiet litiganti għandhom, fi żmien 10 ijiem, jikkonsultaw u, jekk jaqblu dwar dan, jissostitwixxu l-membru tal-bord u jagħżlu sostitut skont l-Artikolu 312.

Jekk il-Partijiet litiganti jonqsu milli jaqblu dwar il-bżonn li jinbidel membru tal-bord, kwalunkwe Parti tista' titlob li din il-kwistjoni tiġi riferuta lill-president tal-Bord, u d-deċiżjoni tiegħu tkun waħda finali.

Jekk il-president jikkonkludi li membru tal-bord ikun qed jikser il-Kodiċi ta' Kondotta, għandu jintgħażel sostitut. L-għażla tas-sostitut għandha titwettaq b'mod konformi mal-paragrafu rilevanti tal-Artikolu 312, li abbażi tiegħu membru tal-bord li se jiġi sostitwit kien inizjalment magħżul. Għażla assenti ta' sostituzzjoni b'mod konformi mal-paragrafu rilevanti tal- Artikolu 312 fi żmien 10 ijiem mill-komunikazzjoni tal-president lill-partijiet rigward ksur tal-Kodiċi ta' Kondotta minn membru tal-bord, il-President għandu jagħżel membru ġdid. Din l-għażla għandha ssir fi żmien 5 ijiem u għandha tkun ikkomunikata mill-ewwel lill-Partijiet litiganti.

23.

Fejn Parti litiganti tqis li l-president tal-Bord qed jikser il-Kodiċi tal-Kondotta, il-Partijiet litiganti għandhom, fi żmien 10 ijiem, jikkonsultaw u, jekk jaqblu dwar dan, jissostitwixxu l-president u jagħżlu sostitut skont l-Artikolu 312.

Jekk il-Partijiet litiganti jonqsu milli jaqblu dwar il-ħtieġa li jibdlu l-president, kwalunkwe Parti litiganti tista' titlob li tali kwistjoni tkun irriferuta lil wieħed mill-individwi magħżula sabiex jaġixxu bħala presidenti taħt l-Artikolu 325(1) tat-Titolu. Ismu jew isimha għandu jittella' bix-xorti, mhux aktar tard minn 5 ijiem mid-data tat-talba, fil-preżenza tal-partijiet jekk jagħżlu hekk, mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jew mid-delegat tal-president. Id-deċiżjoni dwar il-ħtieġa li jinbidel il-president għandha tkun waħda finali.

Jekk din il-persuna tikkonkludi li l-president oriġinali kiser il-Kodiċi tal-Kondotta, hija għandha tagħżel president ġdid bix-xorti minn fost dawk li jkun għad fadal fost il-ġabra ta' individwi msemmija fl-Artikolu 325(1) ta' dan it-Titolu. Din l-għażla għandha ssir fil-preżenza tal-Partijiet litiganti jekk jagħżlu hekk u għandha ssir fi żmien 5 ijiem mid-data tal-lott imsemmija fil-paragrafu ta' qabel.

24.

Kwalunkwe membru maħsub li jinsab fi ksur tal-Kodiċi ta' Kondotta jista' wkoll jirriżenja, mingħajr ma din ir-riżenja timplika l-aċċettazzjoni tal-validità tar-raġunijiet li ffurmaw il-bażi ta' talba ta' sostituzzjoni.

25.

Mal-ħatra ta' sostituzzjoni, il-bord għandu jiddeċiedi b'diskrezzjoni kompletament tiegħu, jekk is-seduti kollha jew parti minnhom għandhomx jiġu ripetuti.

26.

Il-proċedimenti tal-Bord għandhom jiġu sospiżi matul il-perjodu ta' żmien li jittieħed sabiex jitwettqu l-proċeduri previsti fir-Regoli 20, 21, 22, 23 u 24.

SEDUTI

27.

Il-president għandu jistabbilixxi data, post u ħin tas-seduta f'konsultazzjoni (3) mal-Partijiet litiganti u l-membri l-oħra tal-Bord, u għandu jikkonferma dan bil-miktub lill-Partijiet litiganti. Din l-informazzjoni għandha tkun disponibbli pubblikament ukoll mill-Parti litiganti inkarigata mill-amministrazzjoni loġistika tal-proċedimenti meta s-seduta tkun miftuħa għall-pubbliku. Sakemm ma jkunx hemm Parti litiganti li ma taqbilx, il-Bord jista' jiddeċiedi li ma jlaqqax is-seduta.

28.

Sakemm il-Partijiet litiganti jaqblu mod ieħor, is-seduta għandha ssir fi Brussell jekk il-Parti li dwarha jkun sar l-ilment tkun l-Unjoni Ewropea jew il-kapitali tal-Amerika Ċentrali rilevanti jekk il-Parti li dwarha jkun sar l-ilment tkun Repubblika tal-Parti tal-Amerika Ċentrali.

29.

Il-Bord jista' jitlob li jkun hemm aktar minn seduta waħda jekk il-Partijiet litiganti jaqblu dwar dan.

30.

Il-membri tal-bord kollha għandhom ikunu preżenti mill-bidu sat-tmiem ta' kull seduta sabiex tkun żgurata soluzzjoni effettiva tat-tilwim u l-validità tal-azzjonijiet, deċiżjonijiet u sentenzi tal-bord.

31.

Il-persuni li ġejjin jistgħu jattendu għas-seduta, irrispettivament minn jekk is-seduta hijiex magħluqa għall-pubbliku jew le:

(a)	rappreżentanti tal-Partijiet litiganti;

(b)	konsulenti tal-Partijiet litiganti;

(c)	il-persunal amministrattiv, l-interpreti, it-tradutturi u r-relaturi tal-qorti; u

(d)	assistenti tal-membri tal-bord.

Ir-rappreżentanti u l-konsulenti tal-Partijiet litiganti biss jistgħu jindirizzaw lill-Bord.

32.

Mhux aktar tard minn 5 ijiem qabel id-data ta' seduta, kull Parti litiganti għandha tagħti lill-Bord lista tal-ismijiet tal-persuni li jkunu se jitkellmu fis-seduta f'isem dik il-Parti u ta' rappreżentanti jew konsulenti oħra li jkunu se jattendu s-seduta. Il-Partijiet litiganti m'għandhomx jinkludu fid-delegazzjonijiet tagħhom, persuni li direttament jew indirettament ikollhom interess finanzjarju jew personali fil-kwistjoni. Il-Partijiet litiganti jistgħu joġġezzjonaw għall-preżenza ta' kwalunkwe persuni msemmija hawn fuq, filwaqt li jingħataw ir-raġunijiet għal oġġezzjoni msemmija. Il-kwistjoni tal-oġġezzjoni għandha tiġi deċiża mill-Bord fil-bidu ta' kull seduta.

33.

Is-seduti tal-bordijiet għandhom ikunu miftuħin għall-pubbliku, sakemm il-Partijiet ma jiddeċidux li s-seduta għandha tkun parzjalment jew kompletament magħluqa għall-pubbliku. Madankollu, il-Bord għandu jiltaqa' f'seduta magħluqa meta s-sottomissjoni u l-argumenti ta' xi Parti litiganti jkun fiha informazzjoni kunfidenzjali, li tinkludi iżda mhux limitata għal informazzjoni kummerċjali.

34.

Il-Bord għandu jmexxi s-seduta b'dan il-mod, filwaqt li jiżgura li l-Parti li qed tressaq l-ilment u l-Parti li qed isir l-ilment kontriha jingħataw l-istess ħin:

L-Argument

(a)	l-argument tal-Parti li tressaq l-ilment

(b)	l-argument tal-Parti li sar l-ilment dwarha

Il-Kontroargument

(a)	kontroargument

(b)	oppożizzjoni

35.

Il-Bord jista' jindirizza direttament mistoqsijiet liż-żewġ Partijiet litiganti fi kwalunkwe ħin matul is-seduta.

36.

Il-Bord għandu jagħmel arranġamenti għal traskrizzjoni ta' kull seduta ippreparata u kkomunikata minnufih lill-Partijiet litiganti.

37.

Kull Parti litiganti tista' tagħti sottomissjoni supplimentari bil-miktub rigward kwalunkwe kwistjoni li tkun qamet matul is-seduta fi żmien 10 ijiem mid-data tas-seduta finali.

MISTOQSIJIET BIL-MIKTUB

38.

Il-Bord jista' fi kwalunkwe ħin matul il-proċedimenti jindirizza mistoqsijiet bil-miktub lil wieħed mill-Partijiet jew lit-tnejn li huma. Kull waħda mill-Partijiet litiganti għandha tirċievi kopja ta' kwalunkwe mistoqsijiet mill-Bord.

39.

Parti litiganti għandha fl-istess waqt tipprovdi kopja tat-tweġiba tagħha bil-miktub għall-mistoqsijiet tal-Bord lill-Parti litiganti l-oħra. Kull Parti litiganti għandha tingħata l-opportunità li tipprovdi l-kummenti tagħha bil-miktub għat-tweġibiet mogħtija mill-Parti litiganti l-oħra sa ħamest ijiem mill-kunsinna.

EVIDENZA

40.

Il-Partijiet litiganti għandhom, kemm jista' jkun, jippreżentaw evidenza fis-sottomissjoni bil-miktub inizjali u kontra sottomissjoni bil-miktub b'appoġġ għall-argumenti li saru fiha. Il-Partijiet litiganti jistgħu wkoll jissottomettu evidenza addizzjonali biex jappoġġjaw, l-argumenti mressqa f'sottomissjonijiet ta' kontroargument u ta' oppożizzjoni. Eċċezzjonalment, il-partijiet litiganti jistgħu jissottomettu evidenza addizzjonali fejn tali evidenza ssir disponibbli biss jew tiġi għall-attenzjoni ta' Partijiet litiganti wara l-iskambju ta' sottomissjonijiet bil-miktub jew fejn il-Bord iqis tali evidenza pertinenti u jipprovdi lill-Parti litiganti l-oħra bl-opportunità biex tikkummenta dwar dan.

KUNFIDENZJALITÀ

41.

Il-Partijiet litiganti u l-konsulenti tagħhom għandhom iżommu l-kunfidenzjalità tas-seduta tal-Bord meta s-seduta issir kompletament jew parzjalment f'sessjonijiet fil-magħluq, b'konformità mar-Regola 33. Kull Parti litiganti u l-konsulenti tagħha għandhom iqisu bħala kunfidenzjali kull informazzjoni mressqa mill-Parti litiganti l-oħra lill-Bord li dik il-Parti litiganti tkun iddefiniet bħala kunfidenzjali. Meta Parti litiganti tissottometti verżjoni kunfidenzjali tas-sottomissjonijiet bil-miktub lill-Bord, trid ukoll, fuq talba tal-Parti litiganti l-oħra, tipprovdi sommarju mhux kunfidenzjali tal-informazzjoni misjuba fis-sottomissjonijiet li jista' jitqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku, mhux aktar tard minn 15-il ġurnata wara li tkun saret it-talba jew is-sottomissjoni, liema minnhom tkun l-aktar tard. Xejn f'dawn ir-Regoli ma jżomm lil xi Parti milli tiżvela lill-pubbliku stqarrijiet dwar il-pożizzjonijiet tagħha nfisha sakemm dawn ma jinkludux tagħrif kummerċjali kunfidenzjali.

KUNTATTI EX PARTE

42.

Il-Bord m'għandux jikkuntattja jew jiltaqa' ma' Parti litiganti fl-assenza tal-Parti l-oħra.

43.

L-ebda membru tal-Bord ma jista' jiddiskuti xi aspett tas-suġġett tal-proċedimenti ma' Parti litiganti waħda jew maż-żewġ Partijiet fl-assenza tal-membri l-oħra.

INFORMAZZJONI U PARIRI TEKNIĊI

44.

Meta jitlob informazzjoni u pariri tekniċi skont l-Artikolu 320(2), il-Bord għandu jitlob din l-informazzjoni u pariri tekniċi fl-aktar mument kmieni possibbli fiż-żmien u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn 15-il jum mid-data ta' smigħ finali, ħlief jekk il-Bord juri li jgħoddu ċirkostanzi eċċezzjonali.

45.

Qabel jitlob informazzjoni jew parir tekniku, il-Bord għandu jistabbilixxi u jinnotifika lill-Partijiet litiganti il-proċeduri li se jsegwi sabiex jikseb din l-informazzjoni. Dawn il-proċeduri jinkludu:

(a)	opportunità għall-Partijiet litiganti biex jissottomettu lill-Bord osservazzjonijiet bil-miktub dwar kwistjonijiet fattwali li l-esperti, korpi jew sorsi oħra huma mitluba biex jindirizzaw;

(b)	l-identifikazzjoni u l-ħatra ta' konsulent jew espert mill-Bord u l-istabbiliment tal-perjodu ta' żmien li fih l-informazzjoni jew parir tekniku għandhom jiġu pprovduti; u

(c)	perjodu adegwat ta' ħin għall-Partijiet litiganti biex jipprovdu kummenti dwar l-informazzjoni jew il-parir tekniku ipprovdut mill-espert, korp jew sors ieħor.

46.

Il-Bord ma jistax jagħżel bħala konsulent tekniku, individwu b'interessi finanzjarji jew personali fil-kwistjoni tal-proċediment, jew li min iħaddmu, sħab, soċju jew qarib tiegħu għandu interess simili. Fi kwalunkwe każ, ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 325(2) għandhom japplikaw għall-għażla ta' esperti, korpi jew sorsi oħra.

47.

Meta ssir talba għal informazzjoni u pariri tekniċi skont l-Artikolu 320(2), il-Bord għandu jqis jekk jissospendix perjodi ta' żmien sakemm jirċievi t-tagħrif imsemmi.

OSSERVAZZJONIJIET AMICUS CURIAE

48.

Sakemm il-Partijiet litiganti ma jaqblux mod ieħor, il-Bord jista' jirċievi osservazzjonijiet Amicus Curiae minn persuni naturali jew ġuridiċi interessati, stabbiliti fit-territorju tal-Partijiet litiganti, sakemm ikunu ppreżentati fi żmien 10 ijiem mid-data tat-twaqqif tal-Bord.

49.

L-osservazzjonijiet għandhom ikunu:

(a)	datati u ffirmati mill-persuni interessati jew ir-rappreżentanti tagħhom;

(b)	miktuba bil-lingwa jew lingwi magħżula mill-Partijiet litiganti skont ir-Regola 55;

(c)	konċiżi u fl-ebda każ ma jaqbzu 15-il paġna ttajpjata, inklużi kwalunkwe annessi; u

(d)	direttament rilevanti għal kwistjonijiet fattwali u legali sottomessi għal konsiderazzjoni tal-Bord.

50.

L-osservazzjonijiet għandhom ikunu akkumpanjati b'dikjarazzjoni bil-miktub li tindika b'mod ċar:

(a)	deskrizzjoni tal-persuni interessati li jippreżentawhom, inklużi l-post ta' inkorporazzjoni u fejn jinsabu, in-natura tal-attivitajiet tagħhom, is-sorsi tagħhom ta' finanzjament u, fejn rilevanti, dokumentazzjoni li tikkorrobora din l-informazzjoni;

(b)

jekk il-persuni interessati jkollhomx sehem dirett jew indirett ma' xi waħda mill-partijiet fit-tilwima, kif ukoll jekk huma jkunu rċevew jew jistennew li jirċievu xi għajnuna finanzjarja jew ta' tip ieħor ta' għajnuna minn kwalunkwe waħda mill-Partijiet fit-tilwima, gvern ieħor, persuna jew organizzazzjoni, b'mod ġenerali jew fil-preparazzjoni tal-osservazzjonijiet; u

(c)	sommarju fil-qosor dwar kif l-osservazzjonijiet tal-persuni interessati jikkontribwixxu biex isolvu t-tilwima.

51.

L-osservazzjonijiet għandhom ikunu indirizzati lill-president tal-Bord fil-lingwi stabbiliti fir-Regola 49.

52.

Il-Bord m'għandux jikkunsidra osservazzjonijiet Amicus Curiae li ma jikkonformawx mar-regoli ta' hawn fuq.

53.

Il-Bord għandu jelenka fid-deċiżjoni dwar is-suġġett l-osservazzjonijiet Amicus Curiae kollha li jkun irċieva u li jkunu konformi mar-regoli ta' hawn fuq. Il-Bord m'għandux ikun obbligat jindirizza, fid-deċiżjoni tiegħu dwar is-suġġett, l-argumenti legali u l-fatti mressqa f'tali sottomissjonijiet. Kwalunkwe sottomissjoni riċevuta mill-Bord skont dawn ir-Regoli għandha tkun ikkomunikata lill-Partijiet litiganti għall-kummenti.

KAŻIJIET URĠENTI

54.

Fil-każijiet ta' urġenza msemmija fl-Artikolu 313(3), il-Bord għandu jaġġusta l-limiti taż-żmien imsemmija f'dawn ir-Regoli kif xieraq.

IL-LINGWA TAL-PROĊEDIMENTI, IT-TRADUZZJONI U L-INTERPRETAZZJONI

55.

Matul il-konsultazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 310 u mhux aktar tard mil-laqgħa msemmija fir-Regola 11, il-Partijiet litiganti għandhom jagħmlu ħilithom biex jaqblu dwar lingwa jew lingwi għall-proċedimenti quddiem il-bord, li huma l-Ingliż, jew l-Ispanjol jew it-tnejn.

56.

Id-deċiżjonijiet tal-Bord, inkluż id-deċiżjoni tal-Bord dwar is-suġġett, għandhom ikunu abbozzati u nnotifikati bil-lingwa jew lingwi magħżula mill-Partijiet litiganti. L-ispejjeż li jirriżultaw mit-traduzzjoni ta' tali deċiżjoni tal-Bord għandhom jinqasmu b'mod ugwali bejn il-Partijiet.

57.

Kull waħda mill-Partijiet litiganti għandha terfa' l-ispejjeż ta' kull traduzzjoni oħra li jidhrilha li tkun neċessarja.

KALKOLU TA' PERJODI TA' ŻMIEN PROĊEDURALI

58.

Meta, f'konformità mat-Titolu, dawn ir-Regoli, jew b'deċiżjoni tal-Bord, kwalunkwe azzjoni, pass proċedurali jew seduta għandhom iseħħu, qabel, fil-jum jew wara data speċifika jew każ, id-data speċifikata jew id-data tal-avveniment ma għandhomx jiġu inklużi fil-kalkolu tal-perjodi taż-żmien stipulati fit-Titolu, dawn ir-Regoli jew stabbiliti mill-Bord.

59.

Il-perjodi kollha ta' żmien stabbiliti fit-Titolu u f'dawn ir-Regoli, għandhom jiġu kkalkolati mill-ġurnata li tiġi wara talba, notifika, sottomissjoni bil-miktub jew dokument ieħor ikunu ġew ikkomunikati lill-Parti li tirċievi d-dokument.

60.

Iż-żmien li jgħaddi bejn id-data ta' twassil tad-dokument u l-wasla effettiva tiegħu m'għandhiex titqies fil-kalkolu ta' perjodi ta' żmien proċedurali, skont ir-Regola 4.

61.

Fejn Parti tirċievi dokument f'data aktar tard mid-data li fiha dan id-dokument huwa rċevut mill-Parti l-oħra, il-perjodu ta' żmien ikkalkulat fuq il-bażi tad-data tal-wasla ta' dak id-dokument għandu jkun ikkalkulat mill-aħħar data tal-wasla ta' dak id-dokument.

62.

Fejn perjodu taż-żmien jispiċċa f'jum ta' vaganza legali ta' waħda mill-partijiet fit-tilwima jew taż-żewġ partijiet, tali perjodu għandu jkun estiż sal-ġurnata tax-xogħol ta' wara.

SPEJJEŻ

63.

Sakemm ma jiġix stabbilit mill-Bord li japplikaw ċirkostanzi eċċezzjonali, (4) il-ħlas tal-membri tal-Bord, tal-assistenti, l-esperti, korpi jew sorsi oħra maħtura skont l-Artikolu 320, it-trasport tagħhom, l-akkomodazzjoni u spejjeż eliġibbli oħra, kif ukoll tal-ispejjeż amministrattivi ġenerali tal-proċedimenti tal-Bord, għandhom jitħallsu minn ishma ndaqs fost il-Partijiet litiganti, skont it-talba tal-ispiża ppreżentata mill-Bord.

64.

Il-membri tal-Bord għandhom iżommu dokumentazzjoni dettaljata u kompleta tal-spejjeż rilevanti mġarrba u jippreżentaw talba għall-ispiża lill-uffiċċju magħżul mill-Partijiet skont ir-Regola 67, flimkien ma' dokumenti ta' sostenn, għal skopijiet ta' rimunerazzjoni u ħlas ta' spejjeż. L-istess għandu japplika għal assistenti u individwi li huma maħtura skont l- Artikolu 320 sakemm huwa relatat mar-rwol speċifiku tagħhom ta' assistent ta' membru tal-bord jew tal-Bord jew minn esperti, korpi jew sorsi oħra li jipprovdu tagħrif u pariri tekniċi.

65.

Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jistabbilixxi l-ispejjeż kollha eliġibbli għall-individwi msemmija fil-punt 63, kif ukoll ir-rimunerazzjoni u l-benefiċċji li għandhom jitħallsu, li jkunu skont l-istandards tad-WTO.

66.

Ir-regoli preċedenti japplikaw bl-istess mod għal kwalunkwe medjatur taħt il-Mekkaniżmu ta' Medjazzjoni.

UFFIĊĊJU MAĦTUR FIR-RIGWARD TAL-PROĊEDURI TA' SOLUZZJONI TA' TILWIM U L-MEKKANIŻMU TA' MEDJAZZJONI

67.

Kull Parti għandha:

(a)	taħtar uffiċċju biex iwettaq il-funzjonijiet speċifikati fil-partijiet rilevanti ta' dawn ir-Regoli; u

(b)	tinnotifika lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni bl-uffiċċju maħtur.

68.

Kull notifika u twassil ta' dokumenti msemmija fit-Titolu dwar is-Soluzzjoni ta' Tilwim, ir-Regoli ta' Proċedura u fit-Titolu dwar il-Mekkaniżmu ta' Medjazzjoni għandhom jiġu magħmula minn dan l-uffiċċju.

PROĊEDURI OĦRA

69.

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma applikabbli wkoll għal proċeduri stabbiliti skont l-Artikolu 315(3), l-Artikolu 316(2), l- Artikolu 317(3) u l-Artikolu 318(2). Madankollu, il-perjodi ta' żmien stabbiliti f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jiġu aġġustati skont il-perjodi ta' żmien speċjali stipulati għall-adozzjoni ta' deċiżjoni mill-Bord f'dawk il-proċeduri l-oħra.

KONFORMITÀ MAT-TITOLU U R-REGOLI

70.

Il-Partijiet u l-Bord għandhom jiżguraw li r-rappreżentanti tagħhom, il-konsulenti, assistenti u individwi oħrajn li jipparteċipaw f'kull parti ta' proċediment taħt it-Titolu u dawn ir-regoli, jikkonformaw mad-dispożizzjonijiet rilevanti kif ukoll ma' kwalunkwe regoli supplementari miftiehma mill-Partijiet jew adottati mill-Bord.

(1) Dawn jinkludu vaganzi permanenti, inkluż iżda mhux limitati għal vaganzi reliġjużi jew storiċi, kif ukoll kwalunkwe festi oħra stabbiliti fuq bażi mhux permanenti.

(2) Nota għan-Negozjaturi: L-Amerika Ċentrali se tirrifletti aktar dwar regola ta' sostituzzjoni għal sitwazzjonijiet fejn l-ebda reġistri għal dak li jintbagħat jew li jiġi irċevut ma jeżistu iżda jkunu meħtieġa.

(3) Ir-riżultat tal-konsultazzjonijiet imsemmija f'din ir-regola, m'għandux ikun vinkolanti fuq il-Bord.

(4) Nota għan-Negozjaturi: In-negozjaturi jaqblu li l-ispejjeż kollha assoċjati mal-Bord u x-xogħol tal-Bord għandhom ikunu koperti b'mod ugwali bejn il-Partijiet litiganti. Il-Partijiet litiganti jaqblu wkoll li meta Parti waħda tkun deliberatament fittxet li tostakola jew inkella tabbuża l-proċedimenti għas-soluzzjoni tat-tilwim, il-Bord jista' jiddeċiedi li din il-parti għandha tkopri sehem ikbar.

ANNESS B

il-Kodiċi tal-Kondotta għall-Membri tal-Bord u l-Medjaturi

DEFINIZZJONIJIET

Għall-finijiet ta' dan il-Kodiċi tal-Kondotta, it-termini li ġejjin għandhom jinftiehmu bħala:

(a)	“il-Ftehim”: il-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra;

(b)	“it-Titolu”: Titolu X dwar is-Soluzzjoni tat-Tilwim tal-Ftehim;

(c)	“Artikolu”: referenza għall-Artikolu adatt tal-Ftehim kollu kemm hu;

(d)	“assistent”: persuna li, taħt it-termini ta' ħatra ta' membru tal-bord, jew il-bord, iwettaq riċerka jew jipprovdi għajnuna lill-membru tal-bord jew lill-bord, għall-fini ta' tilwim;

(e)	“kandidat”: individwu li jkun ikkunsidrat għall-għażla bħala membru ta' bord taħt l-Artikolu 310;

(f)	“medjatur”: persuna li tmexxi proċedura ta' medjazzjoni skont it-Titolu XI dwar Mekkaniżmu ta' Medjazzjoni għal miżuri mhux tariffarji tal-Ftehim;

(g)	“membru” jew “membru tal-bord”: membru ta' bord stabbilit taħt l-Artikolu 312;

(h)	“proċediment”, sakemm mhux speċifikat mod ieħor, ifisser proċediment tal-bord taħt it-Titolu; u

(i)	“persunal”, fir-rigward ta' membru, persuni li jaqgħu taħt id-direzzjoni u l-kontroll tal-membru, ħlief l-assistenti;

RESPONSABBILTAJIET GĦALL-PROĊESS

Kull kandidat u membru għandu jevita kondotta skorretta u l-impressjoni ta' kondotta skorretta, għandu jkun independenti u imparzjali, għandu jevita kunflitti ta' interess diretti jew indiretti u għandu josserva l-ogħla standards ta' kondotta sabiex jinżammu sħah l-integrità ta' proċediment tas-soluzzjoni tat-tilwim u l-imparzjalità tal-mekkaniżmu tas-soluzzjoni tat-tilwim. Membri preċedenti jridu josservaw l-obbligi stabbiliti fit-taqsimiet dwar l-Obbligi tal-Membri Preċedenti u l-Kunfidenzjalità ta' din il-Kodiċi tal-Kondotta.

OBBLIGI DWAR X'GĦANDU JIĠI ŻVELAT

Qabel in-notifika tal-aċċettazzjoni tal-għażla tiegħu bħala membru tal-bord, kandidat għandu jikkunsidra u jekk meħtieġ jiżvela l-eżistenza ta' kwalunkwe interess, relazzjoni jew ċirkostanzi oħra li x'aktarx jaffettwaw l-indipendenza jew l-imparzjalità tiegħu jew li jafu b'mod raġonevoli joħolqu impressjoni ta' kondotta mhux xierqa jew ta' preġudizzju fil-proċediment. Għal dan il-għan, kandidat għandu jagħmel l-isforzi kollha raġonevoli biex isir konxju ta' kwalunkwe interess, relazzjoni u kwistjoni bħal din.

Mingħajr ma tiġi limitata l-ġeneralità ta' dak li ntqal qabel, il-kandidati għandhom jiżvelaw b'rieda tajba:

(a)

kull interess finanzjarju jew personali:

(i)	fil-proċediment jew ir-riżultat tiegħu; u

(ii)	fi proċediment ġudizzjarju, amministrattiv jew ta' arbitraġġ li jinvolvi kwistjonijiet li jistgħu jkunu direttament jew indirettament affettwati mill-proċediment li għaliha l-kandidati huma taħt konsiderazzjoni.

(b)

kwalunkwe interess finanzjarju lil min iħaddem kandidat, sħab, soċju jew membru tal-familja tiegħu jew tagħha:

(i)	fil-proċediment jew ir-riżultat tiegħu; u

(ii)	fi proċediment ġudizzjarju, amministrattiv jew ta' arbitraġġ li jinvolvi kwistjonijiet li jistgħu jkunu direttament jew indirettament affettwati mill-proċediment li għaliha l-kandidati huma taħt konsiderazzjoni.

(c)

kwalunkwe relazzjoni eżistenti jew tal-passat finanzjarja, kummerċjali, professjonali, familjari, soċjali jew ta' xogħol ma' xi waħda mill-Partijiet jew mar-rappreżentanti tagħhom jew mal-konsulenti tagħhom, jew kwalunkwe tali relazzjoni tal-kandidat, ma' min iħaddem, sieħeb, soċju jew membru tal-familja tiegħu jew tagħha; u

(d)	kull ċirkostanza oħra li tista' tirriżulta f'imparzjalità, jew tista' tidher bħala imparzjalità.

Għall-iskop ta' konformità mal-paragrafi 3 u 4, il-kandidati kollha li ntagħżlu bħala membri tal-bord u aċċettaw il-ħatra tagħhom, għandhom jimlew id-Dikjarazzjoni Inizjali dwar l-iżvelar. Id-dikjarazzjoni għandha tiġi trażmessa lill-Partijiet flimkien mal-aċċettazzjoni tal-ħatra tagħhom għall-konsiderazzjoni tagħhom.

Meta maħtur, membru għandu jibqa' jagħmel l-isforzi raġonevoli kollha biex isir konxju dwar kwalunkwe interess, relazzjoni jew kwistjoni msemmija fil-paragrafi 3 u 4 ta' dan il-Kodiċi tal-Kondotta u għandu jiżvelahom. L-obbligi ta' żvelar huwa dmir permanenti li jitlob li membru jiżvela kwalunkwe interess, relazzjoni jew kwistjoni bħal dawn li jistgħu jitfaċċaw matul kwalunkwe stadju tal-proċediment. Il-membru għandu jiżvela tali interessi, relazzjonijiet jew ċirkostanzi oħra billi jinforma lill-Partijiet bil-miktub u għall-konsiderazzjoni tagħhom, b'kopja lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

Membru ta' bord għandu jikkomunika biss affarijiet relatati mal-ksur attwali jew potenzjal ta' ksur ta' din il-Kodiċi tal-Kondotta lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni biex ikunu kkunsidrati mill-Partijiet.

DMIRIJIET TAL-MEMBRI

Mal-aċċettazzjoni tal-ħatra tiegħu Membru għandu jwettaq dmirijietu b'mod sħiħ u bla dewmien matul il-proċediment, u b'ġustizzja u diliġenza.

Membru għandu jikkunsidra u jiddeċiedi biss fuq il-kwistjonijiet li jkunu tqajmu waqt il-proċediment u li jitqiesu neċessarji biex tittieħed deċiżjoni u dan id-dmir m'għandux jiġi delegat lill-ebda persuna oħra.

10.

Membru għandu jieħu l-passi kollha xierqa sabiex jiżgura li l-assistent u l-persunal tiegħu jkunu konxji, u jikkonformaw, mas-sezzjonijiet dwar Responsabbiltajiet lejn il-Proċediment, id-Divulgazzjoni tal-Obbligi, l-Indipendenza, Imparzjalità u d-Drittijiet tal-Membri, l-Obbligi tal-Membri Preċedenti u l-Kunfidenzjalità ta' din il-Kodiċi tal-Kondotta.

11.

Membru m'għandux jimpenja ruħu f'kuntatti ex parte li jikkonċernaw il-proċediment.

INDIPENDENZA, IMPARZJALITÀ U D-DRITTIJIET TAL-MEMBRI

12.

Membru għandu jkun indipendenti u imparzjali u jevita li joħloq dehra ta' kondotta mhux xierqa, parzjalità jew preġudizzju u m'għandux ikun influwenzat minn interess personali jew minn interessi ta' oħrajn, pressjoni esterna, kunsiderazzjonijiet politiċi, fama pubblika, u lealtà lejn xi Parti jew biża' mill-kritika.

13.

Membru ma għandux jidħol, direttament jew indirettament, għal obbligi jew jaċċetta kwalunkwe benefiċċju li jista' bi kwalunkwe mod ifixkel, jew jidher li jfixkel, fit-twettiq xieraq ta' dmirijietu.

14.

Membru m'għandux/m'għandhiex jinqeda bil-pożizzjoni tiegħu fuq il-bord għall-aġevolament ta' xi interessi personali jew privati u jrid jevita dawk l-azzjonijiet li jagħtu l-impressjoni li oħrajn huma f'pożizzjoni speċjali li jinfluwenzaw il-membru.

15.

Membru ma jistax iħalli relazzjonijiet jew responsabilitajiet finanzjarji, tan-negozju, professjonali, familjari jew soċjali jinfluwenzaw il-kondotta jew il-ġudizzju tiegħu.

16.

Membru jrid jevita li jidħol fi kwalunkwe relazzjoni jew li jakkwista kwalunkwe interess finanzjarju jew personali li x'aktarx jaffettwa l-imparzjalità tiegħu jew li jista', b'mod raġonevoli, joħloq dehra ta' mġiba mhux xierqa jew ta' preġudizzju.

17.

L-ebda membru m'għandu jillimita jew iċaħħad lill-membri l-oħra mid-dritt u l-obbligu tagħhom biex jipparteċipaw bis-sħiħ fl-aspetti rilevanti kollha tal-proċediment.

OBBLIGI TA' MEMBRI PREĊEDENTI

18.

Il-membri preċedenti kollha għandhom jevitaw azzjonijiet li jistgħu joħolqu d-dehra li kienu ppreġudikati fit-twettiq ta' dmirijiethom jew li bbenefikaw mid-deċiżjonijiet tal-bord.

KUNFIDENZJALITÀ

19.

L-ebda membru jew membru preċedenti m'għandu fl-ebda mument jiżvela jew juża informazzjoni mhux pubblika li tikkonċerna proċediment jew akkwistata waqt proċediment ħlief għall-finijiet ta' dak il-proċediment u m'għandu, fl-ebda każ, jiżvela jew juża l-ebda informazzjoni bħal din biex jikseb vantaġġ personali jew vantaġġ għal oħrajn jew biex jaffettwa ħażin l-interessi ta' oħrajn.

20.

Membru m'għandux jiżvela deċiżjoni tal-bord dwar is-suġġett jew partijiet minnha qabel ma tiġi ppubblikata f'konformità mat-Titolu.

21.

Membru jew membru preċedenti ma għandu fl-ebda mument jiżvela d-deliberazzjonijiet ta' bord, l-opinjoni ta' xi membru, jew kwalunkwe aspett mhux pubbliku ieħor dwar il-proċediment.

MEDJATURI

22.

Id-dixxiplini mfissra f'din il-Kodiċi tal-Kondotta kif japplikaw għall-membri jew il-membri preċedenti għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-medjaturi.