Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat Amministrattiv tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea

2012/C 402/05

IL-KUMITAT AMMINISTRATTIV TAL-UFFIĊĊJU TAL-PUBBLIKAZZJONIJIET TAL-UNJONI EWROPEA (aktar ’il quddiem imsejjaħ “il-Kumitat Amministrattiv”),

Wara li kkunsidra l-Artikolu 6(4) tad-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom, tas-26 ta’ Ġunju 2009, dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (1) (aktar ’il quddiem imsejjaħ “l-Uffiċċju”), kif emendata mid-Deċiżjoni 2012/368/UE, Euratom (2),

JISTABBILIXXI R-REGOLI TA' PROĊEDURA TIEGĦU KIF ĠEJ:

Artikolu 1

Formazzjoni

1.   Il-Kumitat Amministrattiv huwa magħmul minn membri sħaħ; kull waħda mill-istituzzjonijiet bħalma huma definiti fl-Artikolu 2(7) tad-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom, firmatarji tad-Deċiżjoni dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet (aktar ’il quddiem “l-istituzzjonijiet”), tinnomina membru wieħed.

2.   Il-membru sħiħ ikun jista’ jaħtar ir-rappreżentant jew ir-rappreżentanti tiegħu. Huwa jikkomunika bil-miktub l-isem jew l-ismijiet tar-rappreżentanti lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jieħu r-rwol tas-segretarjat tal-Kumitat Amministrattiv.

3.   Il-Bank Ċentrali Ewropew jieħu sehem fix-xogħol tal-Kumitat Amministrattiv bħala osservatur. Huwa jikkomunika l-isem jew l-ismijiet tar-rappreżentant jew ir-rappreżentanti tiegħu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet bil-miktub.

Artikolu 2

Presidenza

1.   Il-presidenza tal-Kumitat Amministrattiv hija kostitwita minn rappreżentant tal-istituzzjonijiet li ġejjin:

2.   L-istituzzjonijiet irrappreżentati fi ħdan il-Kumitat Amministrattiv jaħtru l-membru sħiħ li jkollu l-funzjoni ta’ president tal-Kumitat Amministrattiv għal perjodu ta’ sentejn. Il-funzjonijiet tiegħu jidħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Awwissu.

Artikolu 3

Konvokazzjoni

1.   Il-Kumitat Amministrattiv jissejjaħ mill-inqas erba’ darbiet fis-sena mill-president tiegħu, jew b’inizjattiva tiegħu, jew inkella fuq talba ta’ wieħed mill-membri jew tad-direttur tal-Uffiċċju.

2.   Il-laqgħat isiru fil-kwartieri ġenerali tal-Uffiċċju, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Kumitat Amministrattiv.

3.   Il-laqgħat tal-Kumitat Amministrattiv ma għandhomx isiru fil-pubbliku.

Artikolu 4

Aġenda

1.   Il-president jistabbilixxi l-abbozz tal-aġenda fuq proposta tad-direttur tal-Uffiċċju. Kwalunkwe kwistjoni li membru tal-Kumitat Amministrattiv jitlob li tidħol fl-aġenda għandha tiddaħħal.

2.   L-aġenda tagħmel distinzjoni bejn l-abbozzi tal-miżuri li għandhom jittieħdu u li għalihom tintalab l-opinjoni/l-approvazzjoni mingħand il-Kumitat Amministrattiv u l-punti mressqa bħala informazzjoni jew sempliċi skambju ta' opinjonijiet.

3.   L-aġenda tiġi approvata mill-Kumitat Amministrattiv fil-bidu tal-laqgħa, b’maġġoranza sempliċi tal-voti tal-membri tiegħu.

4.   Tista' titniżżel kwistjoni fl-aġenda matul laqgħa, bil-kundizzjoni li tinkiseb l-approvazzjoni tal-membri kollha preżenti tal-Kumitat Amministrattiv.

Artikolu 5

Twassil tad-dokumenti

1.   Id-direttur tal-Uffiċċju jieħu ħsieb li jibgħat il-konvokazzjoni, l-abbozz tal-aġenda kif ukoll id-dokumenti ta’ ħidma rilevanti lill-membri tal-Kumitat Amministrattiv.

2.   Id-dokumenti msemmija fil-paragrafu preċedenti għandhom, ġeneralment, jaslu għand il-membri tal-Kumitat Amministrattiv ġimagħtejn qabel id-data tal-laqgħa.

3.   F’każijiet urġenti, u fejn il-miżuri li għandhom jiġu adottati għandhom japplikaw immedjatament, il-president jista’, fuq talba ta’ membru tal-Kumitat jew tad-direttur tal-Uffiċċju jew fuq inizjattiva tiegħu stess iqassar il-ħin allokat biex jintbagħtu d-dokumenti, msemmi fil-paragrafu preċedenti, sa tlitt ijiem kalendarji qabel id-data tal-laqgħa.

4.   F’każijiet ta’ urġenza estrema, il-president jista’ jitbiegħed mil-limiti ta’ żmien stabbiliti fil-paragrafi 2 u 3.

Artikolu 6

Rappreżentanza u kworum

1.   Sabiex il-Kumitat Amministrattiv ikun jista’ jieħu deċiżjonijiet, kull istituzzjoni għandha tkun irrappreżentata mill-membru sħiħ jew, jekk dan ma jkunx preżenti, mir-rappreżentant jew ir-rappreżentanti tiegħu maħtura kif xieraq, b’mod konformi mal-Artikolu 1(2).

2.   Madankollu, il-Kumitat Amministrattiv jista’, bi qbil komuni minn qabel bejn il-membri tiegħu, jagħmel il-laqgħa eċċezzjonalment jekk il-membri sħaħ jew ir-rappreżentanti tagħhom ta’ żewġ istituzzjonijiet l-aktar ma jkunux preżenti fil-laqgħa. F’dan il-każ, il-membri assenti għandhom jindikaw minn qabel u bil-miktub lill-president lil liema membru tal-Kumitat Amministrattiv ikunu taw id-delega. Jekk ikun il-każ, membru preżenti jista’ jkollu d-delega ta’ membru wieħed assenti biss.

3.   Il-maġġoranza tinkiseb jekk ħames membri tal-Kumitat Amministrattiv ikunu approvaw id-deċiżjoni mressqa lill-Kumitat.

4.   L-astensjoni ma tfixkilx l-adozzjoni tad-deċiżjonijiet li jeħtieġu l-unanimità.

Artikolu 7

Gruppi ta’ ħidma

1.   Għall-eżami ta’ kwistjonijiet partikolari, il-Kumitat Amministrattiv jista’ joħloq gruppi ta’ ħidma li fihom jipparteċipa d-direttur tal-Uffiċċju jew ir-rappreżentant tiegħu, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Kumitat.

2.   Il-gruppi ta’ ħidma għandhom l-impenn li jiktbu rapport lill-Kumitat Amministrattiv. Għal dan l-għan, huma jistgħu jaħtru relatur.

Artikolu 8

Ammissjoni ta’ terzi persuni

1.   Id-direttur tal-Uffiċċju jassisti għal-laqgħat, sakem ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Kumitat Amministrattiv.

2.   Il-president tal-Kumitat Amministrattiv jista’ jistieden lil rappreżentant tad-Direttorat Ġenerali tar-riżorsi umani u tas-sigurtà tal-Kummissjoni biex jassisti għal-laqgħat tal-Kumitat Amministrattiv għall-kwistjonijiet kollha li jaqgħu taħt il-kompetenza tiegħu.

3.   Il-Kumitat Amministrattiv jista’ jiddeċiedi li jisma’ lil esperti dwar punti speċifiċi fuq talba minn membru jew mid-direttur tal-Uffiċċju jew fuq inizjattiva tal-president.

4.   L-esperti ma jiħdux sehem fid-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Amministrattiv.

Artikolu 9

Proċedura bil-miktub

1.   Ġeneralment il-Kumitat Amministrattiv jieħu d-deċiżjonijiet waqt il-laqgħa. Madankollu, l-approvazzjoni tal-membri tal-Kumitat Amministrattiv dwar proposta li ssir minn wieħed minnhom jew mid-direttur tal-Uffiċċju tista’ tinkiseb permezz ta’ proċedura bil-miktub.

2.   Għal dan l-għan, id-direttur tal-Uffiċċju bi qbil mal-president jikkomunika l-proposta lill-membri tal-Kumitat Amministrattiv. Kwalunkwe membru li ma jkunx indika l-oġġezzjonijiet jew l-emendi eventwali tiegħu fir-rigward tal-proposta fi żmien stabbilit fil-komunikazzjoni, jitqies li jkun ta l-approvazzjoni tiegħu. L-iskadenza msemmija hija stabbilita għal 10 ijiem ta’ xogħol; din tista’ tiġi estiża darba fuq talba ta’ membru tal-Kumitat Amministrattiv għal tul ta’ żmien massimu ta’ 10 ijiem ta’ xogħol. Għall-kwistjonijiet urġenti, din l-iskadenza titnaqqas għal ħamest ijiem ta' xogħol.

3.   Madankollu, jekk membru tal-Kumitat Amministrattiv jitlob li l-proposta tiġi eżaminata waqt laqgħa, il-proċedura bil-miktub titwaqqaf mingħajr riżultat; il-president jikkonvoka lill-Kumitat Amministrattiv mill-aktar fis possibbli.

4.   Proposta li dwarha l-ebda membru tal-Kumitat Amminsitrattiv ma jkun ressaq jew ikkonferma oġġezzjoni qabel l-iskadenza inizjali jew estiża titqies bħala approvata mill-Kumitat.

Artikolu 10

Segretarjat

Is-Segretarjat tal-Kumitat Amministrattiv u, jekk ikun meħtieġ, tal-gruppi ta’ ħidma mwaqqfa skont l-Artikolu 7 ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura huwa żgurat mid-Direttorat tal-Uffiċċju.

Artikolu 11

Minuti tal-laqgħat

1.   Abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa jiġi stabbilit, taħt ir-responsabbiltà tal-president, li jkun fih l-opinjonijiet mogħtija dwar il-proposti u d-deċiżjonijiet meħuda mill-Kumitat Amministrattiv. Il-minuti tad-deliberazzjonijiet relatati mal-kwistjonijiet tal-persunal u oħrajn ta’ natura kunfidenzjali jitniżżlu f’anness separat.

2.   L-abbozz tal-minuti jiġi approvat mill-membri tal-Kumitat Amministrattiv waqt laqgħa oħra jew permezz ta’ proċedura bil-miktub imsemmija fl-Artikolu 9 ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura. Il-membri jgħarrfu lill-President, bil-miktub, l-osservazzjonijiet eventwali tagħhom. Il-Kumitat jiġi mgħarraf bihom; jekk ikun hemm xi nuqqas ta’ qbil, l-emenda proposta tiġi diskussa mill-Kumitat. Jekk in-nuqqas ta’ qbil jippersisti, din l-emenda tiġi annessa mal-minuti.

Artikolu 12

Trasparenza

1.   Il-prinċipji u l-kundizzjonijiet dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti huma l-istess bħal dawk li japplikaw għad-dokumenti tal-Kummissjoni.

2.   Fil-każ li talba tikkonċerna dokument tal-Kumitat Amministrattiv, il-membri tal-Kumitat Amministrattiv jiġu mgħarrfa.

Artikolu 13

Twettiq tad-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Amministrattiv

1.   Id-deċiżjonijiet meħuda mill-Kumitat Amministrattiv huma notifikati mill-president jew mid-direttur tal-Uffiċċju, li jaġixxi f’isem il-Kumitat, lill-istituzzjonijiet jew lill-persuni kkonċernati.

2.   Il-Kumitat Amministrattiv jiddeċiedi, b’mod unanimu, dwar id-delega tas-setgħat li għandhom jingħataw lid-direttur tal-Uffiċċju. Jekk ikun meħtieġ, id-direttur tal-Uffiċċju jitlob l-opinjoni tal-uffiċjali kompetenti tal-istituzzjonijiet u jirrapporta lill-Kumitat Amministrattiv dwar id-deċiżjonijiet meħuda.

Artikolu 14

Rapport annwali ta’ ġestjoni

1.   Id-direttur tal-Uffiċċju jipproponi lill-Kumitat Amministrattiv, l-aktar tard sal-31 ta' Marzu ta' kull sena, l-abbozz tar-rapport annwali ta' ġestjoni skont il-kundizzjonijiet previsti fl-Artikolu 7(1)(c) tad-Deċiżjoni dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

2.   L-abbozz tar-rapport annwali ta’ ġestjoni jkun fih informazzjoni dettaljata dwar il-punti li ġejjin:

Fil-bidu tar-rapport ikun hemm daħla miktuba mill-president, sommarju eżekuttiv kif ukoll taqsira tal-indikaturi ewlenin.

Artikolu 15

Dawn ir-Regoli ta’ Proċedura jidħlu fis-seħħ fil-jum ta’ wara l-pubblikazzjoni tagħhom f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

(1)  ĠU L 168, 30.6.2009, p. 41.

(2)  ĠU L 179, 11.7.2012, p. 15.