Deċiżjoni tar-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà

Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill tas-26 ta’ Lulju 2010 li tistabilixxi l-organizzazzjoni u l-funzjonament tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (2010/427/UE), b'mod partikulari l-Artikolu 11(1) tagħha.

1. Kwalunkwe ċittadin tal-Unjoni, jew kwalunkwe persuna naturali jew legali residenti jew li għandha l-uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru, għandha jkollha dritt ta' aċċess għad-dokumenti tas-SEAE skont il-prinċipji, il-kundizzjonijiet u l-limiti imposti mir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1) (“ir-Regolament”) u l-proviżjonijiet speċifiċi imposti f'dawn ir-regoli. Dan id-dritt ta' aċċess jikkonċerna dokumenti miżmuma mis-SEAE, jiġifieri, dokumenti mħejjija jew riċevuti minnu u fil-pussess tiegħu.

2. Skont l-Artikolu 2(2) tar-Regolament, kwalunkwe persuna naturali jew legali mhux residenti, jew li m’għandhiex l-uffiċċju rreġistrat f’wieħed mill-Istati Membri, għandha, skont l-istess prinċipji, kundizzjonijiet u limiti, tgawdi mill-istess dritt għal aċċess għad-dokumenti tas-SEAE bl-istess kundizzjonijiet, ħlief għad-dritt li tressaq ilment lill-Ombudsman Ewropew.

1. Applikazzjoni ta' aċċess għal dokument tas-SEAE għandha tintbagħat bil-posta lil Koordinatur tal-Aċċess għad-Dokumenti, CHAR 15/11, Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, Rue de la Loi 170, Brussels, 1046, Belgium, bl-email billi timla formola ta’ applikazzjoni minn fuq is-sit tal-internet tas-SEAE, jew b’faks fuq +32 22979893.

2. Hekk kif l-applikazzjoni tiġi rreġistrata, għandha tintbagħat konferma tar-riċevuta lill-applikant (ħlief jekk l-applikazzjoni tkun tista’ tiġi risposta fis-sustanza fl-istess perjodu ta’ żmien).

1. Is-SEAE għandu jwieġeb applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji fi żmien ħmistax-il jum tax-xogħol mid-data tar-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni.

2. Jekk applikazzjoni tkun impreċiża, kif imsemmi fl-Artikolu 6(2) tar-Regolament, is-SEAE għandu jistieden lill-applikant biex jipprovdi informazzjoni addizzjonali li tagħmilha possibbli li jiġu identifikati d-dokumenti mitluba; il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba għandu jibda jgħodd biss miż-żmien meta s-SEAE jkollu din l-informazzjoni.

3. F’każijiet eċċezzjonali, kif stipulat fl-Artikoli 7(3) jew 8(2) tar-Regolament, il-limiti ta’ żmien jistgħu jiġu estiżi bi ħmistax-il jum tax-xogħol, b'mod partikulari,

L-applikant għandu jiġi infurmat dwar kwalunkwe estensjoni ta’ dan it-tip, u dwar ir-raġunijiet tagħha.

1. Risposti għal applikazzjonijiet inizjali għandhom jiġu trattati mill-Koordinatur tal-Aċċess għad-Dokumenti.

2. Risposti għal applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jiġu deċiżi mill-Uffiċjal Kap Operattiv, fuq il-parir tal-Koordinatur tal-Aċċess għad-Dokumenti.

Jekk ir-risposta għal applikazzjoni tkun anki parzjalment negattiva, għandha tistabilixxi r-raġunijiet għar-rifjut abbażi ta’ waħda mill-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament, u tinforma lill-applikant bid-dritt tiegħu li jissottometti applikazzjoni konfermatorja (f’każ ta’ risposta għal applikazzjoni inizjali) jew ir-rimedji l-oħra disponibbli għalih (f’każ ta’ risposta għal applikazzjoni konfermatorja).

1. Meta s-SEAE jirċievi applikazzjoni għal dokument li għandu f'idejh, iżda li joriġina minn parti terza, il-parti terza għandha tiġi kkonsultata sakemm ma jkunx ċar li d-dokument jkun jista', jew ma jkunx jista', jiġi żvelat, fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament.

2. L-applikazzjoni għandha tiġi approvata mingħajr ma tiġi kkonsultata l-parti terza jekk id-dokument diġà jkun sar pubbliku mill-awtur tiegħu, jew skont ir-Regolament jew dispożizzjonijiet simili.

3. Fi kwalunkwe każ, il-parti terza għandha tiġi kkonsultata jekk id-dokument ikun jaqa’ taħt l-Artikolu 9 tar-Regolament, jew jekk id-dokument ikun joriġina minn Stat Membru u l-Istat Membru jitlob lis-SEAE biex ma jiżvelax id-dokument mingħajr ftehim minn qabel skont l-Artikolu 4(5) tar-Regolament. Talba ta’ dan it-tip mingħand Stat Membru għandha ssir bil-miktub.

4. Il-parti terza għandha tiġi kkonsultata bil-miktub (inkluż bl-email) u mogħtija limitu ta' żmien raġonevoli biex twieġeb, u għandhom jiġu kkunsidrati l-limiti ta’ żmien imposti fuq is-SEAE biex jirrispondi, kif stipulat fl-Artikolu 3 hawn fuq. Il-parti terza għandha tagħti l-opinjoni tagħha bil-miktub (inkluż bl-email).

5. Fin-nuqqas ta’ risposta mingħand il-parti terza fi ħdan il-limiti ta' żmien, jew jekk il-parti terza ma tkunx identifikabbli jew ma tkunx tista' tiġi intraċċata, is-SEAE għandu jiddeċiedi fuq l-applikazzjoni fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament, u għandu jikkunsidra l-interessi leġittimi tat-terzi persuni fuq il-bażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tas-SEAE.

6. Jekk is-SEAE ikollu l-ħsieb li jagħti aċċess għal dokument kontra x-xewqat il-parti terza, għandu jinforma lill-parti terza dwar l-intenzjoni tiegħu li jiżvela d-dokument fi ħdan il-limiti ta' żmien applikabbli taħt ir-Regolament, u tar-rimedji disponibbli għat-terzi persuni biex jopponu l-iżvelar.

1. Talbiet għal konsultazzjoni tas-SEAE mingħand Stat Membru jew istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-Unjoni li jkunu rċevew applikazzjoni għal dokument fil-pussess tagħhom imma li joriġina mis-SEAE, għandhom jintbagħtu bil-posta lil Koordinatur tal-Aċċess għad-Dokumenti, Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, CHAR 15/11, Rue de la Loi 170, Brussels, 1046, Belgium, bl-email fuq EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu jew bil-faks fuq +32 22979893.

2. Is-SEAE għandu jagħti l-opinjoni tiegħu fil-pront, meta jiġi kkunsidrat kwalunkwe limitu ta’ żmien applikabbli għar-risposta, u mhux aktar tard minn ħamest ijiem tax-xogħol.

1. Meta applikazzjoni ta' aċċess għal dokument tikkonċerna dokument li jkun jaqa’ taħt l-Artikolu 9 tar-Regolament jew dokument ieħor ikklassifikat taħt ir-regoli ta' sigurtà tas-SEAE, hija għandha tkun trattata mill-uffiċjali li għandhom is-setgħa li jkunu jafu x'fih id-dokument.

2. Għandhom jingħataw raġunijiet fuq il-bażi tal-eċċezzjonijiet elenkati fl-Artikolu 4 tar-Regolament għal kwalunkwe deċiżjoni li tirrifjuta l-aċċess għal parti ta' dokument klassifikat jew għad-dokument kollu kemm hu. Jekk id-dokument mitlub ma jkunx jista jiġi rifjutat fuq il-bażi ta' dawk l-eċċezzjonijiet, l-uffiċjal li jkun qiegħed jittratta l-applikazzjoni għandu jassigura li d-dokument jiġi diklassifikat qabel ma jibagħtu lill-applikant.

1. Dokumenti li jkun se jingħata permess għall-aċċess tagħhom għandhom jintbagħtu bil-posta, bil-faks jew bl-email. Jekk id-dokumenti mitluba huma voluminużi jew diffiċli li jinġarru, l-applikant jista’ jiġi mitlub biex jikkonsultahom fejn huma miżmuma. Din il-konsultazzjoni tkun mingħajr ħlas.

2. Jekk id-dokument ikun ġie ppubblikat, risposta tista’ tikkonsisti f’referenzi għall-pubblikazzjoni, inkluż l-indirizz tas-sit tal-internet fejn jista’ jinstab.

3. Jekk il-volum tad-dokument jaqbeż l-20 paġna, l-applikant jista' jiġi mitlub iħallas miżata ta' EUR 0,10 għal kull paġna, flimkien mal-prezz tal-ġarr. Il-ħlasijiet għal midja oħrajn għandhom jiġu deċiżi abbażi tal-każ, iżda m'għandhomx jaqbżu ammont raġonevoli.

1. Is-SEAE għandu jżomm reġistru ta’ dokumenti, kif stabbilit fl-Artikolu 11 tar-Regolament, aċċessibbli permezz tas-sit tal-internet tas-SEAE.

2. Skont l-Artikolu 9 tar-Regolament, dokumenti koperti b’dik id-dispożizzjoni għandhom jitniżżlu fir-reġistru biss bil-kunsens tal-oriġinatur.

Magħmul fi Brussell, id-19 ta’ Awwissu 2011.

Ir-Rappreżentant Għoli

C. ASHTON