(1)

Hija r-responsabbiltà tal-Bord ta’ Tmexxija, li jaġixxi fuq proposta mid-Direttur u wara li jikkonsulta mal-Korp Konġunt ta’ Sorveljanza, li jiddetermina l-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Europol u jekk din tistax tiġi nkluża f’waħda mis-sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni tiegħu, b’mod partikolari fir-rigward tal-aċċess u tal-użu tad-dejta, kif ukoll tal-limiti ta’ żmien għall-ħażna u t-tħassir tad-dejta.

(2)

Il-Bord ta’ Tmexxija, billi jadotta din id-Deċiżjoni, sejjer iqis il-prinċipji tal-Konvenzjoni tal-Kunsill tal-Ewropa għall-Protezzjoni tal-Individwi fir-rigward tal-Ipproċessar Awtomatiku tad-Dejta Personali tat-28 ta’ Jannar 1981 u tar-Rakkomandazzjoni Nru R(87)15 tal-Kumitat tal-Ministri tal-Kunsill tal-Ewropa tas-17 ta’ Settembru 1987 li tirregola l-użu ta’ dejta personal fis-settur tal-pulizija.

(3)

Id-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Tmexxija sejra tiġi sottomessa lill-Kunsill għall-approvazzjoni,

(a)

“dejta personali” tfisser kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli: persuna identifikabbli hija persuna li tista’ tiġi identifikata, direttament jew indirettament, b’mod partikolari b’referenza għal numru ta’ identifikazzjoni jew għal fattur wieħed jew aktar li huwa jew huma speċifiċi għall-identità fiżika, fiżjoloġika, mentali, ekonomika, kulturali jew soċjali tagħha;

(b)

“ipproċessar ta’ dejta personali” tfisser kwalunkwe operazzjoni jew sett ta’ operazzjonijiet imwettqa fuq dejta personali, kemm jekk b’mezzi awtomatiċi kif ukoll jekk le, bħal ġbir, irrekordjar, organizzazzjoni, ħżin, adattament jew emendar, irkupru, konsultazzjoni, użu, żvelar permezz ta’ trasmissjoni, disseminazzjoni jew tagħmel disponibbli b’xi mezz ieħor, allinjament jew kombinazzjoni, imblukkar, tħassir jew qerda;

(c)

“sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni” tfisser is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, il-fajls ta’ ħidma ta’ analiżi u sistemi oħrajn li jipproċessaw id-dejta personali, kif imsemmi fl-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(d)

“Is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol” tfisser is-sistema li hemm referenza għaliha fl-Artikolu 11(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(e)

“fajl ta’ ħidma tal-analiżi” tfisser fajl miftuħ għall-għanijiet ta’ analiżi, kif imsemmi fl-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(f)

“Korpi tal-UE” tfisser istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji stabbiliti minn, jew fuq il-bażi tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u tat-Trattati li jistabbilixxu l-Komunitajiet Ewropej, kif imsemmi fl-Artikolu 22(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(g)

“partijiet terzi” tfisser Stati Terzi u organizzazzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 23(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(h)

“persunal tal-Europol debitament awtorizzat” tfisser il-persunal tal-Europol maħtur mid-Direttur biex jipproċessa dejta personali b’mod konformi ma’ din id-Deċiżjoni.

(a)

dejta personali li ddaħħlet fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol skont l-Artikolu 13(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(b)

dejta personali offruta minn Stat Membru, minn korp tal-UE jew minn parti terza biex tiġi nkluża f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi speċifiku kif ukoll dejta personali li ddaħħlet f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi skont l-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;

(c)

dejta personali pprovduta lill-Europol biex tiġi nkluża f’sistema speċifika oħra li tipproċessa dejta personali kif imsemmi fl-aħħar sentenza tal-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol.