Ir-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 1663/95

tas-7 ta' Lulju 1995

li jistabbilixxi regoli ddettaljati sabiex jiġi applikat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 li jirrigwarda l-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet tat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 tal-21 ta' April 1970 dwar il-finanzjament tal-politika komuni agrikola [1], kif l-aħħar emendat bir-Regolament (KE) Nru 1287/95 [2], u b'mod partikolari l-Artikoli 4 (6) u 5(3) tiegħu,

Billi r-riforma tal-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet, imdaħħla fis-seħħ bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1287/95, jipprovdi sabiex jiġu stabbiliti regoli ddettaljati rigward iċ-ċertifikazzjoni u l-verifikar tal-kontijiet annwali ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati;

Billi l-bidliet fin-numru u n-natura tal-miżuri ffinanzjati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG, flimkien mal-bidliet fil-metodi tat-teknika dwar ir-reġistrazzjoni u t-trasmissjoni tat-tagħrif, huma hekk illi jeħtieġu reviżjoni tan-natura u l-kontenut tat-tagħrif li jrid jiġi pprovvdut lill-Kummissjoni bl-għan tal-verifikar tal-kontijiet;

Billi r-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 1723/72 [3], kif l-aħħar emendat bir-Regolament (KEE) Nru 295/88 [4], għandu għalhekk jiġi mħassar;

Billi l-Kumitat tal-FAEGG ma tax opinjoni fil-limitu taż-żmien stabbilit mill-President tiegħu,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

L-Artikolu 1

1. Il-limitu għan-numru ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati minn kull Stat Membru, skond l-Artikolu 4 (2) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70, għandu jiġi stabbilit mill-Istat Membru wara li jikkonsulta lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista' b'mod partikolari tagħmel magħruf kull ostaklu li jippreżenta dan in-numru sabiex jitħares il-limitu taż-żmien stabbilit fl-Artikolu (5) ta' dan ir-Regolament, u għat-trasparenza tal-kontrolli dwar il-ħidma tal-Fond. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-Kumitat tal-Fond ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati fl-Istati Membri kollha.

2. Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istat Membru għandu jgħarraf lill-Kummissjoni dwar l-awtoritajiet ("l-awtorità kompetenti") li joħorġu u jirtiraw l-akkreditazzjoni, u li jistabbilixxu l-perijodu taż-żmien permess għal kull aġġustament meħtieġ fit-tifsira ta' l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70.

3. Qabel ma tiġi akkreditata kull aġenzija tal-ħlas, l-awtorità kompetenti għandha tkun sodisfatta illi l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità tal-korp interessat joffru l-garanziji referiti fl-Artikolu 4 (1) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70. Il-kriterji għandhom jiġu stabbiliti mill-Istat Membru u applikati mill-awtorità kompetenti bl-għan ta' l-akkreditazzjoni, filwaqt li jitqiesu l-linji gwida tal-Kummissjoni għal dawn il-kriterji kif stabbiliti fl-Anness. In-nuqqas li tintlaħaq kull kriterja ta' relevanza sinifikanti għall-ħidmiet ta' l-aġenzija tal-ħlas għandhom iwasslu sabiex jiġi applikat l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament imsemmi hawn fuq.

Id-deċiżjoni dwar l-akkreditazzjoni għandha tittieħed fuq il-bażi ta' eżami li jkopri l-kondizzjonijiet amministrattivi tal-kontabbilità, inklużi dawk adottati sabiex jipproteġu l-interessi Komunitarji rigward l-avvanzi mħallsa, il-garanziji miksuba, il-ħażniet ta' l-intervent u l-ammonti li jridu jinġabru. L-eżami għandu jinkludi, b'mod partikolari, l-arranġamenti li jirrigwardaw l-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet, is-salvagwardja tat-teżor, is-sigurtà tas-sistemi tal-komputerizzazzjoni, il-manutenzjoni tar-reġistri tal-kontabbilità, it-tqassim tad-dmirijiet u l-adegwatezza tal-kontrolli kemm interni u kemm esterni, rigward it-transazzjonijiet iffinanzjati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG.

4. Jekk l-awtorità kompetenti tkun sodisfatta illi l-aġenzija tal-ħlas eżaminata tħares il-ħtiġijiet kollha relevanti, għandha tipproċedi bl-akkreditazzjoni tagħha. Jekk le, għandha tindirizza lill-aġenzija tal-ħlas istruzzjonijiet li għandhom x'jaqsmu ma' l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità, u b'mod partikolari dwar kull kondizzjoni illi l-aġenzija tal-ħlas hija meħtieġa li twettaq qabel tista' tingħata l-akkreditazzjoni. L-akkreditazzjoni tista' tingħata proviżorjament għal perjodu taż-żmien sabiex tiġi ffissata skond kif ikollha x'taqsam il-gravità tal-problema sakemm tiġi implimentata kull bidla meħtieġa fl-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità.

5. Jekk l-akkreditazzjoni tiġi rtirata, l-Istat Membru għandu jinnomina aġenzija oħra tal-ħlas skond il-kondizzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 u fil-paragrafi 3 u 4 ta' dan l-Artikolu u jiżgura illi l-ħlasijiet lill-benefiċjarji ma jiġux interrotti.

6. L-att ta' l-akkreditazzjoni għandu jikkonsisti f'konferma bil-miktub illi l-korp jilħaq il-kriterji għall-akkreditazzjoni, u meta relevanti għandu jistabbilixxi l-istruzzjonijiet dwar il-bdil u l-perijodu taż-żmien stabbilit. Dan għandu jiġi kkomunikat lill-Kummissjoni.

7. Il-komunikazzjoni pprovvduta skond l-Artikolu 4 (3) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandha tiġi pprovduta meta l-aġenzija tal-ħlas tkun l-ewwel akkreditata, u għandha tiġi akkumpanjata bit-tagħrif li ġej rigward kull aġenzija tal-ħlas:

- ir-responsabbiltajiet investiti fiha,

- l-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet bejn id-dipartimenti tagħha,

- ir-relazzjoni tagħha ma' korpi oħra, pubbliċi jew privati, li jġorru wkoll uħud mir-responsabilitajiet sabiex jitwettqu l-miżuri li dwarhom timponi nefqa lill-Fond,

- il-proċeduri li bihom jiġu rċevuti, ivverifikati u vvalidati l-pretensjonijiet mill-benefiċjarji, u li bihom in-nefqa tiġi awtrorizzata u mħallsa u spjegata,

- id-disposizzjonijiet għal verifiki interni.

It-tagħrif li jrid jiġi pprovvdut fejn japplika l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jinkludi l-istruzzjonijiet kollha dwar l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità, u għall-adattamenti li l-aġenzija tal-ħlas teħtieġ li twettaq sabiex tevita l-irtirar ta' l-akkreditazzjoni, u l-perjodu taż-żmien permess għall-implimentazzjoni.

L-Artikolu 2

1. Il-"korp ta' koordinament" referit fl-Artikolu 4 (1)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jaġixxi bħala r-rappreżentant waħdieni ta' l-Istat Membru quddiem il-Kummissjoni rigward il-kwistjonijiet kollha li għandhom x'jaqsmu mat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG li tirrigwarda:

- it-tqassim tat-testi u l-linji gwida Komunitarji li għandhom x'jaqsmu magħhom l-aġenziji varji tal-ħlas u dawk il-korpi responsabbli mill-implimentazzjoni tagħhom,

- il-promozzjoni u l-applikazzjoni armonizzata tagħhom,

- il-komunikazzjoni lill-Kummissjoni tat-tagħrif stipulat f'dan ir-Regolament u fir-Regolament (KEE) Nru 729/70,

- iż-żamma għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni reġistrazzjoni sħiħa tat-tagħrif kollu dwar il-kontabbilità kollha meħtieġa għall-għanijiet ta' l-istatistika u ta' kontrol.

Mhux meħtieġ li jintbagħat lill-Kummissjoni t-tagħrif miżmum f'għamla dokumentarja mill-aġenziji tal-ħlas jew mill-korpi ta' l-awtorizzazzjoni: dan it-tagħrif għandu, madanakollu, jinżamm disponibbli mill-aġenziji tal-ħlas jew mill-korpi ta' l-awtorizzazzjoni. Aġenzija tal-ħlas għandha twettaq irwol ta’korp ta’koordinament sakemm iż-żewġ responsabbiltajiet jinżammu mifruda minn xulxin. Fit-twettiq tax-xogħlijiet tiegħu, il-korp ta' koordinament għandu, skond il-proċeduri nazzjonali, jaqa' fuq korpi oħra amministrattivi jew dipartimenti oħra, b'mod partikolari dawk b'esperti tekniċi jew tal-kontabbilità.

2. L-Istat Membru għandu jikkomunika lill-Kummissjoni tagħrif li jinteressa l-isem u l-konstituzzjoni miktuba tal-korp ta' koordinament, u l-kondizzjonijiet amministrattivi, tal-kontabbilità u tal-kontrolli interni li għandhom x'jaqsmu mal-ħidma tiegħu.

3. L-għamla u l-kontenut tat-tagħrif dwar il-kontabbilità reiferiti fil-paragrafu 1 għandhom jiġu stabbiliti mill-Kummissjoni wara li tikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond, u jiġi trasmess lill-Istati Membri fi żmien tliet xhur mid-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament. Kull modifika għandha tiġi kkomunikata lill-Istati Membri fi żmien tliet xhur mill-avveniment li joħloq din il-modifika u l-Istati Membri għandhom jimplimentaw kull modifika meħtieġa mis-sistemi tagħhom tat-tagħrif fi żmien limitat li jrid jiġi ffissat mill-Kummissjoni wara li tikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond.

L-Artikolu 3

1. Iċ-ċertifikat referit fl-Artikolu 5 (1)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jiġi stabbilit mid-dipartiment jew mill-korp li jaħdmu indipendentement mill-aġenziji tal-ħlas u ta' koordinament u li għandu l-vokazzjoni teknika (korp li joħroġ iċ-ċertifikati).

Iċ-ċertifikat għandu jkun ibbażat fuq eżami tal-proċeduri u minn kampjun tat-transazzjonijiet. Għandu jkopri t-tħaris tal-ħlasijiet mar-regoli Komunitarji biss rigward il-kapaċità ta' l-istrutturi amministrattivi ta' l-aġenziji tal-ħlas li jiżguraw illi dan it-tħaris ikun ġie kkontrollat qabel ma' jkun sar il-ħlas.

Il-korp li joħroġ iċ-ċertifikati għandu jmexxi l-eżami tiegħu skond standards ta' kontabbilità aċċettati internazzjonalment. Il-kontrolli għandhom jiġu midħula għalihom kemm matul u kemm fit-tmiem ta' kull sena finanzjarja. Qabel il-31 ta' Jannar tas-sena li tiġi wara, il-korp li joħroġ iċ-ċertifikati għandu jfassal iċ-ċertifikat kif ukoll rapport dwar is-sejbiet tiegħu li għandhom b'mod partikolari jiddikjaraw jekk ikun kiseb assikurazzjoni raġjonevoli illi l-kontijiet li jridu jiġu trasmessi lill-Kummissjoni humiex veri, kompletati u eżatti, u li l-proċeduri tal-kontrolli interni jkunu ħadmu b'mod sodisfaċenti.

2. Fejn tkun akkreditata iktar minn aġenzija waħda tal-ħlas, l-Istat Membru jista' jserraħ fuq dikjarazzjonijiet maħruġa mid-dipartimenti jew il-korpijiet li jkunu ċċertifikaw il-kontijiet ta' l-aġenziji rispettivi tal-ħlas, sakemm jirċievi l-assigurazzjonijiet illi l-iskop u l-istandards tal-verifiki mwettqa kienu ekwivalenti għall-ħtiġijiet stabbiliti fil-paragrafu 1.

3. Ir-rapport referit fil-paragrafu 1 għandu jiddikjara:

- jekk il-proċeduri ta' l-aġenziji tal-ħlas, b'rigward partikolari għall-kriterja ta' l-akkreditazzjoni, humiex hekk illi jagħtu assigurazzjoni raġjonevoli illi l-ħidmiet addebitati lill-Fond jikkonformaw mar-regoli Komunitarji, u liema rakkomandazzjonijiet saru għalbiex jitjiebu s-sistemi,

- jekk il-kontijiet annwali referiti fl-Artikolu 4 (1) (a) ta' dan ir-Regolament humiex skond il-kotba tal- kontijiet u r-reġistrazzjonijiet ta' l-aġenziji tal-ħlas,

- jekk id-dikjarazzjonijiet tan-nefqa u l-ħidmiet ta' intervent ipprovvduti fl-Artikolu 5 humiex reġistrazzjoni materjalment vera, kompletata u eżżatta tal-ħidmiet addebitati għall-Fond,

- jekk l-interessi finanzjarji Komunitarji humiex protetti kif xierqa rigward l-avvanzi mħallsa, il-garanziji miksuba, il-ħażniet ta' l-intervent u l-ammonti li jridu jinġabru,

- jekk ir-rakkomandazzjonijiet dwar it-titjib tas-sistemi indirizzati lill-aġenzija tal-ħlas ġewx segwiti.

Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat mit-tagħrif dwar in-numru u l-kwalifiki tal-personal li jindaħal biex jagħmel il-verifika, dwar ix-xogħol magħmul, dwar in-numru tat-transazzjonijiet eżaminati, dwar il-livell ta' materjalità u l-fiduċja miksuba, dwar id-dgħjufija misjuba u r-rakkomandazzjonijiet magħmula għat-titjib, u dwar il-ħidmiet kemm tal-korpi li joħorġu ċ-ċertifikati u kemm tal-korpi rispettivi l-oħra tal-verifika, interni u esterni rigward l-aġenziji tal-ħlas, li minn parti jew mill-intier ta' l-assigurazzjoni tal-korp li joħroġ iċ-ċertifikat, inkisbu l-materji rrappurtati.

L-Artikolu 4

1. Għall-għan tal-verifikar tal-kontijiet skond l-Artikolu 5 (2)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70, l-Istati Membri għandhom jibagħtu lill-Kummisjoni:

(a) il-kontijiet annwali tan-nefqa addebitata lit-Taqsima Garanziji tal-Fond u r-rapporti stabbliti skond l-Artikolu 5 (1) tar-Regolament minn kull dipartiment jew korp;

(b) iċ-ċertifikati u r-rapporti stabbilti mill-korp jew mill-korpijiet li joħorġu ċ-ċertifikati.

2. Id-dokumenti referiti fil-paragrafu 1 għandhom jintbagħtu f'erba' kopji lill-Kummissjoni sa l-10 ta' Frar tas-sena li tiġi wara t-tmiem tas-sena finanzjarja li tirrigwarda lilha.

3. Fuq it-talba tal-Kummissjoni, jew fuq l-inizjattiva ta' l-Istat Membru, jista' jintbagħat iktar tagħrif li jkollu x'jaqsam mal-verifikar tal-kontijiet interessati lill-Kummissjoni sa temma taż-żmien li l-Kummissjoni għandha tistabbilixxi, filwaqt li jitqies l-ammont tax-xogħol mitlub sabiex jiġi pprovvdut dan it-tagħrif. Fin-nuqqas ta' dan it-tagħrif, il-Kummissjoni għandha tivverifika l-kontijiet fuq il-bażi ta' dak it-tagħrif li jkun fil-pussess tagħha f'dik it-temma taż-żmien.

4. Il-Kummissjoni tista' taċċetta talba għal dewmien fit-trasmissjoni tat-tagħrif f'każi ġġustifikati, jekk tiġi indirizzata għalih qabel it-temma taż-żmien.

L-Artikolu 5

1. Il-kontijiet referiti fl-Artikolu 4 (1)(a) għandhom jinkludu:

(a) in-nefqa ssommarizzata oġġett b'suboġġett ta' l-estimi finanzjarji Komunitarji;

(b) sommarju tal-ħidmiet ta' intervent u dikjarazzjoni dwar il-kwantità u l-lokazzjoni tal-ħażniet fl-aħħar tas-sena finanzjarja;

(ċ) tagħrif rigward in-nefqa, jew konferma li d-dettall ta' kull transazzjoni huwa miżmum f'fajl fil-kompjuter għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni;

(d) konferma illi d-dettalji ta' kull moviment ta' magazzinaġġ ta' l-intervent hija miżmuma fil-fajlijiet ta' l-aġenziji tal-ħlas;

(e) l-ispjegi tad-differenzi bejn in-nefqa ddikjarata fil-kontijiet annwali u dik iddikjarata għall-istess perijodu taż-żmien fid-dokumenti referiti fl-Artikolu 3 (5) tar-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2776/88 [5], kif ikkorreġut skond l-Artikolu 9 (7) ta' dan ir-Regolament.

2. Ir-rapporti referiti fl-Artikolu 4 (1)(a) ta' dan ir-Regolament għandu jkun fihom it-tagħrif li ġej li jirrigwarda lill-korp tal-koordinament u lil kull aġenzija tal-ħlas:

- kull transazzjonijiet jew diffikultà teknika eċċezzjonali esperjenzati rigward is-sena finanzjarja interessata,

- kull modifika sinifikanti mir-rapport preċedenti tat-tagħrif fl-Artikolu 1 (7).

L-Artikolu 6

Id-dokumenti ta' appoġġ rigward in-nefqa ffinanzjata u l-ammonti li jridu jiġu rkuprati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG għandhom jinżammu għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin li jiġu wara dik li fiha l-Kummissjoni tivverifika l-kontijiet tas-sena finanzjarja interessata u, fil-każ fejn id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet tkun bla ħsara għall-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej, sa sena wara l-konklużjoni ta' dawn il-proċeduri.

L-Artikolu 7

1. Id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet skond l-Artikolu 5 (2)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandha tistabbilixxi l-ammont tan-nefqa effettwata f'kull Stat Membru matul is-sena finanzjarja fil-kwistjoni li għandha tkun irrikonoxxuta bħala addebitata lill-FAEGG, mingħajr preġudizzju għad-deċiżjonijiet meħuda sossegwentement skond il-paragrafu 2 (ċ) ta' dan l-Artikolu.

L-ammonti li, bħala riżultat tad-deċiżjoni ta' hawn fuq, jistgħu jiġu rkuprati mingħand, jew jitħallsu lil, kull Stat Membru għandhom jiġu stabbiliti billi jitnaqqsu l-avvanzi mħallsa rigward is-sena finanzjarja interessata min-nefqa rrikonoxxuta għall-istess sena skond l-ewwel sottoparagrafu. Dawn l-ammonti għandhom jiġu mnaqqsa minn, jew miżjuda mal-ħlasijiet li jitħallsu mit-tieni xahar wara x-xahar li fih tkun seħħet id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet.

2. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika lill-Istati Membri interessati r-riżultati tal-verifiki tagħha dwar it-tagħrif ipprovvdut, flimkien ma' kull emenda li tipproponi, qabel il-31 ta' Marzu li jiġi wara t-tmiem tas-sena finanzjarja.

3. Jekk, għal-raġunijiet attribwibbli għall-Istat Membru interessat, il-Kummissjoni ma tkunx tista' tikklerja l-kontijiet ta' Stat Membru qabel it-30 ta' April tas-sena ta' wara, il-Kummissjoni għandha tinnotifika lill-Istat Membru b'dawk it-talbiet iktar minn dawn illi hija tipproponi sabiex tidħol għalihom skond l-Artikolu 9 tar-Regolament (KEE) Nru No 729/70.

L-Artikolu 8

1. Meta, bħala riżultat ta' kull investigazzjoni, il-Kummissjoni tikkonsidra illi din in-nefqa ma kenitx effettwata skond ir-regoli Komunitarji, għandha tikkomunika lill-Istat Membru interessat bir-riżultati tagħha, il-miżuri korretti li jridu jittieħdu sabiex jiżguraw il-konformità fil-futur, u evalwazzjoni dwar kull nefqa li hija tista' tipproponi li teskludi skond l-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70. Il-komunikazzjoni għandha tagħmel referenza għal dan ir-Regolament. L-Istat Membru għandu jwieġeb fi żmien xahrejn, u l-Kummissjoni tista' timmodifika l-pożizzjoni tagħha b'konsegwenza ta' dan. F'każi ġġustifikati, il-Kummissjoni tista' taqbel li testendi dan il-perijodu taż-żmien għat-tweġiba.

Wara t-temma ta' dan il-perijodu taż-żmien imħolli għat-tweġiba, il-Kummissjoni għandha tiftaħ diskussjoni bilaterali, u ż-żewġ partijiet għandhom jagħmlu ħilithom sabiex jaslu għal qbil rigward il-miżuri li jridu jittieħdu. Il-Kummissjoni għandha mbagħad tikkomunika formalment il-konklużjonijiet tagħha lill-Istat Membru, filwaqt li tirreferi għad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/442/KE [6].

2. Id-deċiżjonijiet referiti fl-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandhom jittieħdu wara eżami ta' kull rapport imfassal mill-korp tal-Konċiljazzjoni skond id-disposizzjonijiet stabbiliti fid-Direttiva 94/442/KE.

3. It-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju referit fl-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jsir mill-avvanzi li għandhom x'jaqsmu man-nefqa tat-tieni xahar li jiġi wara d-deċiżjoni skond dan l-Artikolu. Madanakollu, mat-talba ta' l-Istat Membru u fejn iġġustifikat bil-materjalità tat-tnaqqis, u wara li jikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond, il-Kummissjoni tista' tinnomina data oħra.

L-Artikolu 9

Ir-Regolament (KEE) Nru 1723/72 huwa hawnhekk imħassar b'effett mis-16 ta' Ottubru 1995.

Madanakollu, għandu jibqa' japplika għall-verifikar tal-kontijiet tal-FAEGG sa' dawk tas-sena finanzjarja tiegħu ta' l-1995.

L-Artikolu 10

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba' jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Għandu jibda japplika mis-sena finanzjarja li tibda fis-16 ta' Ottubru 1995.

Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.

Magħmul fi Brussel, fis-7 ta' Lulju 1995.

Għall-Kummissjoni

Franz Fischler

Membru tal-Kummissjoni

[1] ĠU L 94, tat-28. 4. 1970, p. 13.

[2] ĠU L 125, tat-8. 6. 1995, p. 1.

[3] ĠU L 186, tas-16. 8. 1972, p. 1.

[4] ĠU L 30, tat-2. 2. 1988, p. 7.

[5] ĠU L 249, tat-8. 9. 1988, p. 9.

[6] ĠU L 182, tas-16. 7. 1994, p. 45.

--------------------------------------------------

L-ANNESS

Il-linji gwida għall-kriterji sabiex jiġu akkreditati bħala aġenzija tal-ħlas

Il-kriterji għall-akkreditazzjoni huma hekk illi l-aġenzija tal-ħlas tipprovdi assigurazzjoni suffiċjenti li tirrigwarda l-funzjonament approprjat ta' l-organizzazzjoni amministrattiva tagħha u tas-sistema tal-kontroll intern, u tal-manutenzjoni tad-dokumenti skond l-Artikolu 4 tar-Regolament (KEE) Nru 729/70. Il-ħidmiet fuq skala żgħira biss ta' aġenzija tal-ħlas jistgħu jiġġustifikaw l-applikazzjoni tal-kriterji simplifikati. In-nuqqas ta' rigward ta' kull kriterju ta' relevanza sinifikanti rigward il-ħidmiet ta' l-aġenzija tal-ħlas għandu jwassal sabiex jiġi applikat l-Artikolu 4 (4) ta' dan ir-Regolament.

1. L-istabbiliment ta' aġenzija tal-ħlas (‘aġenzija’) għandha tieħu l-għamla ta' att formali li jistabbilixxi l-poteri, l-obbligi u r-resposabbiltajiet ta' l-aġenzija, b'mod partikolari fejn għandha x'taqsam in-nefqa mill-Garanziji-FAEGG, kif iddefiniti fl-Artikolu 2 u 3 tar-Regolament (KEE) Nru 729/70, u li jistabbilixxi l-istruttura amministrattiva ta' l-aġenzija.

2. L-aġenzija għandha tesegwixxi tliet funzjonijiet prinċipali rigward in-nefqa mill-FAEGG:

(i) L-awtorizzazzjoni tal-ħlasijiet: l-għan ta' din il-funzjoni huwa l-istabbiliment ta' l-ammont illi għandu jiġi mħallas lill-pretendent f'konformità mar-regoli Komunitarji.

(ii) L-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet: l-għan ta' din il-funzjoni huwa l-ħruġ ta' l-istruzzjoni lill-bankarji ta' l-aġenzija, jew, f'każi approprjati, l-uffiċċju tal-ħlasijiet mill-gvern, sabiex jitħallas l-ammont awtorizzat lill-pretendent (jew lill-assenjat tiegħu).

(iii) Il-kontabbilità għall-ħlas: l-għan ta' din il-funzjoni huwa r-reġistrazzjoni tal-ħlas f'kotba separati tal-kontijiet ta' l-aġenzija dwar in-nefqa tal-FAEGG, li għandha normalment tkun fl-għamla ta' sistema elettronika li tipproċessa l-informazzjoni, u t-tħejjija ta' sommarji perjodiċi dwar in-nefqa, li jinkludu d-dikjarazzjonijiet ta' kull xahar u ta' kull sena lill-Kummissjoni Ewropea. Il-kotba tal-kontijiet jirreġistraw ukoll l-assi ffinanzjati mill-Fond, b'mod partikolari l-ħażniet ta' intervent, l-avvanzi mhux ikklerjati u d-debituri.

3. Mingħajr preġudizzju għad-delegazzjonijiet ipprovvduti fil-punt 4, l-aġenzija għandha normalment tiddisponi minn żewġ servizzi:

(i) Is-servizz tal-verifika interna: l-għan ta' dan is-servizz jew il-proċedura ekwivalenti huma li jiżguraw illi s-sistema tal-kontroll intern ta' l-aġenzija jaħdmu effettivament; is-servizz tal-verifika interna għandu jkun indipendenti mid-dipartimenti l-oħra ta' l-aġenzija u għandu jirrapporta direttament lill-korp maniġerjali l-iktar għoli ta' l-aġenzija.

(ii) Is-servizz tekniku: l-għan ta' dan is-servizz huwa li jivverifika l-fatti li fuqhom ikunu bbażati l-ħlasijiet lill-pretendenti; per eżempju, il-fatti dwar dawk il-materji bħall-kwalità u l-karatteristiċi tal-prodotti, il-bhejjem, l-art eċċ., id-data tal-kunsinja, it-trasformazzjoni fi prodotti oħra u kontrolli oħra ta' natura teknika.

Il-verifika ta' dawn il-fatti tiġi żgurata permezz tal-ħidma ta' sistema ta' kontroll u ta' spezzjon. Rwol maġġuri tas-servizz tekniku huwa l-monitorjar ta' din is-sistema ta' kontroll.

4. Parti mill-funzjoni jew il-funzjoni kollha ta' l-awtorizzazzjoni u/jew is-servizz tekniku jistgħu jiġu ddelegati lil korpi oħra sakemm jitwettqu l-kondizzjonijiet li ġejjin;

(i) Ir-responsabbiltajiet u l-obbligi ta' dawn il-korpi l-oħra, notabbilment fejn jirrigwardaw il-kontroll u l-verifika tal-konformità mar-regoli Komunitarji, huma ddefiniti fiċ-ċar.

(ii) Il-korpi jiddisponu minn sistemi effettivi sabiex jiġi żgurat illi jwettqu r-responsabbiltajiet tagħhom f'manjiera sodisfaċenti.

(iii) Il-korpi jikkonfermaw espliċitament lill-aġenzija li fil-fatt huma jwettqu r-responsabbiltajiet tagħhom u jiddeskrivu l-mezzi użati.

(iv) L-aġenzija tiġi mgħarrfa fuq bażi regolari u fil-waqt bir-riżultati tal-kontrolli effettwati, għalbiex is-suffiċjenza ta' dawn il-kontrolli tkun tista' dejjem titqies qabel ma tiġi mħallsa pretensjoni. Ix-xogħol imwettaq għandu jiġi deskritt fid-dettal f'rapport li jakkumpanja kull pretensjoni, grupp ta' pretensjonijiet jew, meta approprjat, f'rapport li jkopri sena tas-suq. Ir-rapport, għandu jkun akkumpanjat b'attestat ta' l-eliġibbilità tal-pretensjonijiet approvati u tan-natura, l-iskop u l-limiti tax-xogħol imwettaq. Jekk kull kontroll fiżiku jew amministrattiv ma jiġix mitmum, imma magħmul fuq kampjun tal-pretensjonijiet, il-pretensjonijiet magħżula għandhom jiġu identifikati, il-metodu tat-teħid tal-kampjuni deskritt, ir-riżultati ta' l-ispezzjonijiet kollha u l-miżuri meħuda rigward id-diskrepanzi u l-irregolaritajiet irrapportati dwarhom. Id-dokumenti ta' appoġġ issottomessi lill-aġenzija għandhom ikunu suffiċjenti għalbiex jipprovvdu assikurazzjoni illi jkunu twettqu l-kontrolli kollha meħtieġa dwar l-eliġibbilità tal-pretensjonijiet awtoriżżati.

(v) Fejn id-dokumenti li għandhom x'jaqsmu mal-pretensjonijiet awtorizzati u l-kontrolli effettwati jinżammu minn korpi oħra, kemm dawn il-korpi u kemm l-aġenzija għandhom jistabbilixxu proċeduri għalbiex jiżguraw illi tiġi rreġistrata l-lokazzjoni ta' dawk id-dokumenti kollha li huma relevanti għall-ħlasijiet speċifiċi magħmula mill-aġenzjija, u li dawn id-dokumenti jistgħu jkunu disponibbli għall-ispezzjon fl-uffiċċji ta' l-aġenzija fuq it-talba tal-persuni u l-korpi li normalment ikollhom id-dritt li jispezzjonaw dawn id-dokumenti, li jinkludu:

- il-personal ta' l-aġenzija li jittrattaw il-pretensjoni,

- is-servizz tal-verifika interna ta' l-aġenzija,

- il-korp li jattesta d-dikjarazzjoni annwali ta' l-aġenzija,

- uffiċjali mandati ta' l-Unjoni Ewropea.

5. L-istruttura amministrattiva ta' l-aġenzija għandha tipprovvdi għas-separazzjoni tat-tliet funzjonijiet ta' l-awtorizzazzjoni, l-eżekuzzjoni u l-kontabbilità tal-pagamenti, li kull waħda minnhom għandha tkun ir-responsabbiltà ta' subunità amministrattiva separata, li r-responsabbiltajiet tagħha jiġu ddefiniti f'tabella ta' l-organizzazzjoni. L-istruttura amministrattiva tista' tipprovdi għall-funzjoni tas-servizz tekniku li jrid jitwettaq mid-dipartiment ta' l-awtorizzazzjoni fil-każi approprjati.

6. L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin jew dawk li joffru garanziji ekwivalenti:

(i) L-aġenzija għandha tistabbilixxi proċeduri miktuba ddettaljati sabiex tirċievi, tirreġistra u tipproċessa l-pretensjonijiet inkluża deskrizzjoni tad-dokumenti kollha li jridu jintużaw.

(ii) It-tqassim tad-dmirijiet għandu jkun hekk li l-ebda uffiċjal ma' jkollu r-resposabbiltà minn iktar minn waħda mir-responsabbiltajiet għall-awtorizzazzjoni, il-ħlas jew il-kontabbilità tas-somom addebitati lill-FAEGG, u li l-ebda uffiċjal ma jwettaq wieħed min dawk ix-xogħlijiet mingħajr li x-xogħol tiegħu jiġi taħt is-sorveljanza tat-tieni uffiċjal.

Ir-responsabbiltajiet ta' kull uffiċjal għandhom jiġu ddefiniti bil-miktub, inkluż it-tqegħid tal-limiti finanzjarji ta' l-awtorità tiegħu. It-taħriġ tal-personal għandu jkun approprjat, u għandu jkun hemm politika sabiex il-personal jibdel postu f'postijiet sensittivi, jew alternattivament għal sorveljanza miżjuda.

(iii) Kull uffiċjal responsabbli mill-awtorizzazzjoni għandu jkollu għad-disposizzjoni tiegħu lista ddettaljata ta' kontroll dwar il-verifika li jkun meħtieġ li jidħol għaliha, u għandu jinkludi fid-dokumenti li jappoġġaw il-pretensjonijiet l-attestat tiegħu li dawn il-kontrolli jkunu twettqu. Dan l-attestat għandu jsir permezz tal-mezzi elettroniċi bla ħsara għall-kondizzjonijiet referiti fis-subparagrafu (vi). Għandu jkun hemm xhieda ta' reviżjoni tax-xogħol minn membru iktar anzjan minn fost il-personal.

(iv) Pretensjoni għandha tkun awtoriżżata għall-ħlas biss wara li jkunu saru kontrolli biżżejjed sabiex jiġi vverifikat illi tħarsu ir-regolamenti Komunitarji. Dawn il-kontrolli għandhom jinkludu dawk meħtieġa mir-regolament li jirregola l-miżura speċifika li fuqha jkun hemm il-pretensjoni għall-għajnuna, u dawk meħtieġa skond l-Artikolu 8 tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 sabiex jipprevjenu u jinkixfu l-frodi u l-irregolarità b'rigward partikolari għar-riskji ppreżentati. Il-kontrolli li jridu jidħlu għalihom għandhom ikunu speċifikati f'lista ta' kontroll, u l-qadi tagħhom tax-xogħol għandu jiġi attestat għal kull pretensjoni, jew għal kull lott ta' pretensjonijiet.

(v) Il-proċeduri għandhom jiżguraw illi l-ħlas isir biss lill-pretendent, lill-kont bankarju tiegħu jew lil min jassenja. Il-ħlas għandu jiġi eżegwit mill-bankarju ta' l-aġenzija, jew, kif approprjat, minn uffiċju governattiv tal-ħlas, jew b'ċekk mibgħut bil-posta, fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol tad-data tad-debitu lill-FAEGG. Għandhom jiġu adottati proċeduri sabiex jiżguraw illi jiġu akkreditati mill-ġdid lill-Fond il-ħlasijiet kollha li tagħhom ma jkunux twettqu t-trasferimenti, jew ma ġewx imsarrfa u miġbuda ċ-ċekkijiet. Ma għandu jsir l-ebda ħlas fi flus kontanti. L-approvazzjoni ta' l-uffiċjal li jawtoriżża u/jew tas-sorveljatur tiegħu tista' ssir permezz ta' mezzi elettroniċi, sakemm jiġi żgurat livell approprjat ta' sigurtà u li tiddaħħal l-identità tal-firmatarju fir-reġistrazzjonijiet elettroniċi.

(vi) Fejn il-pretensjonijiet jiġu pproċessati bl-użu ta' sistema ta' kompjuterijiet, l-aċċess għas-sistema tal-kompjuterijiet għandha tkun protetta u kkontrollata b'mod hekk li:

- l-informazzjoni kollha mdaħħla fis-sistema tkun ivvalidata approprjatament sabiex tiżgura illi jiġu mikxufa u kkorreġuti l-iżbalji li jkunu ddaħħlu,

- l-ebda informazzjoni ma għandha tiġi mdaħħla, immodifikata, jew ivvalidata, għajr mill-uffiċjali awtorizzati li lilhom ikunu attribwiti passwords individwali,

- l-identità ta' kull uffiċjal li jdaħħal, jew jimmodifika, l-informazzjoni jew il-programmi jiġu rreġistrati f'reġistru tax-xogħol.

Il-passwords għandhom jiġu mibdula regolarment sabiex jiġi evitat l-użu ħażin. Is-sistemi tal-kompjuterijiet għandhom ikunu protetti mill-aċċess mhux awtorizzat b'kontrolli fiżiċi, u l-informazzjoni għandha tkun salvagwardata b'kopji maħżuna f'post separat u salvagwardat. Id-dħul ta' l-informazzjoni għandu jkun ikkontrollat b'kontrolli loġiċi mmirati li jikxfu l-informazzjoni inkonsistenti u straordinarja.

(vii) Il-proċeduri ta' l-aġenzija għandhom jiżguraw illi kull bidla fir-regolamenti Komunitarji, u b'mod partikolari r-rati ta’ l-għajnuna li japplikaw, jiġu rreġistrati u li l-istruzzjonijiet, id-databases u l-listi tal-kontrolli jiġu aġġornati fi żmien f'waqtu.

7. Il-ħlasijiet ta' l-avvanzi għandhom jiġu identifikati fir-reġistri tal-kontabbilità, u jiġu adottati proċeduri għalbiex jiżguraw illi:

(i) Il-garanziji jiġu miksuba biss minn istituzzjonijiet finanzjarji, li jwettqu l-kondizzjonijiet tar-Regolament (KEE) Nru 2220/85 [1] u li huma approvati minn awtoritajiet approprjati, u joħorġu l-garanziji li jibqgħu validi sakemm jiġu kklerjati jew imsejħa, u jissarrfu fuq it-talba sempliċi ta' l-aġenzija.

(ii) L-avvanzi jiġu kklerjati fil-limiti taż-żmien stipulat, u li dawk li jkun għadda ż-żmien minn fuqhom għalbiex jiġu kklerjati jiġu identifikati minnufih u l-garanziji jiġu msarrfa fil-pront.

(iii) L-ikklerjar ta' l-avvanzi huwa bla ħsara għall-istess kontrolli mill-uffiċjali ta' l-awtorizzazzjoni li jawtorizzaw bħala li huma l-ħlasjiet.

8. Il-kontabbilità tal-magazzinaġġ ta' l-intervent għandha tiżġura illi l-kwantitajiet, u l-ispejjeż assoċjati magħhom, jiġu pproċessati korrettement u fil-pront u rreġistrati għal kull lott li jista' jiġi identifikat u fil-kont korrett f'kull stadju mill-aċċetazzjoni ta' offerta sad-disponiment fiżiku tal-prodott, skond ir-regolamenti ta' l-iskema, u jiżguraw illi f'kull ħin jistgħu jiġu stabbiliti l-kwantità u n-natura tal-ħażniet f'kull lokazzjoni. Il-ħażniet għandhom jiġu vverifikati fiżikament fuq bażi regolari minn persuni, korpi jew dipartimenti indipendenti ta' dawk li jieħdu ħsieb li jżommu l-ħażniet.

9. Il-proċeduri tal-kontabbilità għandhom jiżguraw illi d-dikjarazzjonijiet ta' kull xahar u ta' kull sena jkunu kkompletati, eżatti u jaslu fil-ħin, u li kull żball jew ommissjoni jiġu mikxufa u kkorreġuti, b'mod partikolari permezz ta' kontrolli u ta' rikonċiljazzjonijiet imwettqa' fl-intervalli taż-żmien li ma jaqbżux it-tliet xhur.

10. Is-servizz tal-verifika interna għandu jivverifika illi l-proċeduri adottati mill-aġenzija huma adegwati sabiex jiżguraw illi tiġi vverifikata l-konformità mar-regolamenti Komunitarji, u li l-kontijiet huma eżatti, kompletati u jaslu fil-ħin. Il-verifiki jistgħu jiġu limitati għall-miżuri magħżula u għall-kampjuni tat-transazzjonijiet sakemm il-pjan tal-verifika jiżgura illi ż-żoni sinifikattivi kollha, inklużi id-dipartimenti responsabbli mill-awtorizazzjoni, jiġu koperti fuq perijodu taż-żmien li ma jaqbiżx il-ħames snin. Ix-xogħol tas-servizz għandu jitwettaq skond standards aċċettati internazzjonali, għandu jiġi rreġistrat f'working papers u għandu jirriżulta f'rapporti u rakkommandazzjonijiet indirizzati lill-ogħla korp maniġerjali ta' l-aġenzija. Il-pjani tal-verifika u r-rapporti għandhom jintgħamlu disponibbli lill-korp li joħroġ iċ-ċertifikti u lill-uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea mandati għalbiex jindaħlu għall-verifiki finanzjarji u għall-għan waħdieni li jagħmlu stima ta' l-effettività tal-funzjoni tal-verifika interna.

11. Il-paragrafi kollha ta' hawn fuq japplikaw, mutatis mutandis, għan-'nefqa negattiva' (imposti, garanziji ssekwestrati, ħlasijiet irrimborżati, eċċ.) li l-aġenzija tkun meħtieġa li tiġbor mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG. B'mod partikolari, l-aġenzija għandha tistabbilixxi sistema għar-rikonoxximent ta' l-ammonti kollha li għandhom jitħallsu lill-FAEGG u għar-reġistrazzjoni f'reġistru tad-debituri dwar id-djun kollha qabel ma jiġu rċevuti. Ir-reġistru tad-debituri għandu jiġi spezzjonat f'intervalli regolari taż-żmien bil-għan li tittieħed azzjoni sabiex jinġabar id-dejn li jkun għadu ma tħallasx.

L-aġenzija tista' tiddelega r-responsabbiltà tal-ġbir ta' ċerti kategoriji ta' nfiq negattiv lill-korpi l-oħra, bla ħsara għall-kondizzjonijiet stabbiliti fil-punt 4, addattati kif approprjat, u għall-kondizzjoni addizzjonali illi l-korp l-ieħor jirrapporta lill-aġenzija fuq bażi regolari u f'ħin f'waqtu, mhux inqas minn kull xahar, dwar id-dħul finanzjarju kollu rrikonoxxut u l-flus irċevuti.

12. L-aġenzija għandha tiżgura illi l-pretensjonijiet kollha rċevuti jiġu ttrattati bil-ħeffa.

[1] ĠU L 205, tat-3. 8. 1985, 9.5.

--------------------------------------------------