DEĊIŻJONI Nru 3/2005 TAL-KUNSILL TAL-MINISTRI AKP-KE

tat-8 ta' Marzu 2005

dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi AKP-KE

(2005/299/KE)

IL-KUNSILL TAL-MINISTRI AKP-KE,

Wara li kkunsidra l-Ftehim ta’ Sħubija AKP-KE ffirmat f’Kotonù fit-23 ta’ Ġunju 2000, u b’mod partikolari, l-Artikolu 16(3) tiegħu,

Billi,

IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:

Artikolu 1

Dati u postijiet tal-laqgħat

1.   Kif previst fl-Artikolu 16(2) tal-Ftehim ta’ Sħubija AKP-KE, minn issa 'l quddiem imsejjaħ “il-Ftehim AKP-KE”, il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi AKP-KE, minn issa 'l quddiem imsejjaħ “il-Kumitat”, għandu jiltaqa' b’mod regolari, b’mod partikolari biex iħejji laqgħat tal-Kunsill tal-Ministri AKP-KE (minn issa 'l quddiem imsejjaħ “il-Kunsill”), u kull meta meħtieġ, fuq talba ta’ waħda mill-partijiet.

2.   Il-Kumitat għandu jitlaqqa' mill-Presidenza tiegħu. Id-dati tal-laqgħat tiegħu għandhom ikunu stabbiliti bi qbil komuni bejn il-partijiet.

3.   Il-Kumitat għandu jiltaqa’ fis-sede tal-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea jew fis-sede tas-Segretarjat tal-Grupp ta’ Stati AKP. Madankollu, jista’ jiltaqa’ f’belt ta’ Stat AKP jekk tittieħed deċiżjoni speċjali għal dan l-effett.

Artikolu 2

Il-Funzjonijiet tal-Kumitat

1.   Skond l-Artikolu 16(2) tal-Ftehim AKP-KE, il-Kumitat għandu jassisti lill-Kunsill fit-twettiq tal-kompiti tiegħu u għandu jwettaq kwalunkwe mandat li l-Kunsill jista’ jafdahlu. F’dan il-kuntest, għandu jissorvelja l-implimentazzjoni tal-Ftehim AKP-KE u l-progress lejn l-ilħiq ta’ l-għanijiet imniżżla fih.

2.   Il-Kumitat għandu jirraporta lill-Kunsill, b’mod partikolari dwar materji li fihom ġiet iddelegata l-kompetenza.

3.   Għandu wkoll jissottometti lill-Kunsill kwalunkwe riżoluzzjoni, rakkomandazzjoni u opinjoni li jikkunsidra meħtieġa jew adegwata.

Artikolu 3

Aġenda tal-laqgħat

1.   L-aġenda proviżorja għal kull laqgħa għandha titfassal mill-Presidenza. Din għandha tiġi kkomunikata lill-membri l-oħra tal-Kumitat mill-inqas tmint ijiem qabel id-data tal-laqgħa.

L-aġenda provviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li l-Presidenza tkun irċieviet talba għall-inklużjoni tagħhom mill-inqas għaxart ijiem qabel id-data tal-laqgħa. L-uniċi punti li għandhom jiġu inklużi fl-aġenda proviżorja għandhom ikunu dawk li dwarhom tkun ġiet sottomessa dokumentazzjoni lis-Segretarjat tal-Kunsill fil-ħin biex tilħaq tintbagħat lill-membri tal-Kumitat mill-inqas tmint ijiem qabel id-data tal-laqgħa.

2.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat fil-bidu ta' kull laqgħa. F'każijiet urġenti l-Kumitat jista' jiddeċiedi, fuq it-talba ta' l-Istati AKP jew tal-Komunità, li jinkludi fuq l-aġenda punti li fir-rigward tagħhom ma jkunux ġew osservati l-limiti taż-żmien stabbiliti fil-paragrafu 1.

Artikolu 4

Proċedimenti

1.   Il-Kumitat għandu jaġixxi bi qbil komuni bejn il-Komunità fuq in-naħa l-waħda u l-Istati AKP fuq l-oħra.

2.   Il-proċedimenti tal-Kumitat għandhom ikunu validi biss jekk minn ta’ l-inqas nofs ir-rappreżentanti permanenti ta’ l-Istati Membri tal-Komunità, rappreżentant tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej (minn issa 'l quddiem imsejħa “il-Kummissjoni”) u nofs il-membri tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi AKP ikunu preżenti.

3.   Il-membri kollha tal-Kumitat li ma jkunux jistgħu jattendu jistgħu jkunu rappreżentati. F'dan il-każ dawn għandhom jinfurmaw lill-Presidenza u għandhom jindikaw il-persuna jew id-delegazzjoni awtorizzata biex tirrapreżentahom. Ir-rappreżentant għandu jeżerċita d-drittijiet kollha tal-membru li ma jistax jattendi.

4.   Il-membri tal-Kumitat jistgħu jkunu akkumpanjati minn konsulenti.

5.   Rappreżentant tal-Bank Ewropew ta’ l-Investiment, minn issa 'l quddiem imsejjaħ “il-Bank”, għandu jkun preżenti għal-laqgħat tal-Kumitat meta kwistjonijiet li jikkonċernaw il-Bank ikunu fl-aġenda.

Artikolu 5

Proċeduri bil-Miktub, Pubblikazzjonijiet Uffiċjali u Forma ta’ l-Atti

L-Artikoli 4, 9(3) u 14 tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill AKP-KE għandhom japplikaw għall-atti adottati mill-Kumitat.

Artikolu 6

Stati li jattendu bi status ta' osservaturi

1.   Ir-rappreżentanti ta' l-Istati firmatarji tal-Ftehim AKP-KE, li, fid-data tad-dħul fis-seħħ tiegħu, ikunu għadhom ma temmewx il-proċeduri msemmija fl-Artikolu 93(1) u (2) tiegħu, jistgħu jattendu l-laqgħat tal-Kumitat bħala osservaturi. Jistgħu f'dan il-każ jiġu awtorizzati li jieħdu sehem fid-dibattiti tal-Kumitat.

2.   L-istess regola għandha tapplika għall-pajjiżi msemmija fl-Artikolu 93(6) tal-Ftehim AKP-KE.

3.   Il-Kumitat jista' jawtorizza rappreżentanti ta' pajjiż li qed japplika għas-sħubija fil-Ftehim AKP-KE biex jieħdu sehem fil-proċedimenti tal-Kumitat bħala osservaturi.

Artikolu 7

Kunfidenzjalità

1.   Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat m'għandhomx ikunu pubbliċi.

2.   Mingħajr preġudizzju għal tali dispożizzjonijiet oħra applikabbli, id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat għandhom ikunu koperti mill-obbligu ta’ segretezza professjonali, sakemm il-Kumitat ma jiddeċidix mod ieħor.

Artikolu 8

Komunikazzjonijiet u minuti tal-laqgħat

1.   Il-komunikazzjonijiet kollha previsti f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jintbagħtu permezz tas-Segretarjat tal-Kunsill lir-rappreżentanti ta' l-Istati AKP, lis-Segretarjat tal-Grupp ta' Stati AKP, lir-Rappreżentanti Permanenti ta' l-Istati Membri, lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea u lill-Kummissjoni.

Tali komunikazzjonijiet għandhom jintbagħatu wkoll lill-President tal-Bank meta dawn jikkonċernaw il-Bank.

2.   Għandhom jinżammu minuti ta' kull laqgħa, li jinnutaw b’mod partikolari d-deċiżjonijiet meħuda mill-Kumitat.

Wara l-approvazzjoni tagħhom mill-Kumitat, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President tal-Kumitat u mis-Segretarji tal-Kunsill u għandhom jinżammu fl-arkivji tal-Kunsill. Għandhom jintbagħtu kopji tal-minuti lid-destinatarji elenkati fil-paragrafu 1.

Artikolu 9

Il-Presidenza

L-Uffiċċju tal-President tal-Kumitat għandu jinżamm b’mod alternanti, għal perijodi ta’ sitt xhur, minn Rappreżentant Permanenti ta’ Stat Membru, magħżul mill-Komunità, u minn Kap ta’ Missjoni li jirrapreżenta Stat AKP magħżul mill-Istati AKP.

Artikolu 10

Korrispondenza u dokumentazzjoni

1.   Korrispondenza maħsuba għall-Kumitat għandha tintbagħat lill-President tiegħu fis-sede tas-Segretarjat tal-Kunsill.

2.   Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, il-Kumitat għandu jmexxi d-deliberazzjonijiet tiegħu abbażi ta' dokumenti mfassla bil-lingwi uffiċjali tal-partijiet.

Artikolu 11

Kumitati, Sottokumitati u Gruppi ta' Ħidma

1.   Il-Kumitat għandu jkun assistit minn:

2.   Il-Kumitat jista' jwaqqaf kumitati, sottokumitati jew gruppi ta' ħidma oħra xierqa biex iwettqu x-xogħol li hu jikkunsidra meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti mniżżla fl-Artikolu 16(2) tal-Ftehim AKP-KE.

3.   Dawn il-kumitati, sottokumitati u gruppi ta' ħidma għandhom jissottomettu rapporti dwar ix-xogħol tagħhom lill-Kumitat.

Artikolu 12

Kompożizzjoni tal-Kumitati, Sottokumitati u Gruppi ta' Ħidma

1.   Bl-eċċezzjoni tal-Kumitat dwar il-Kooperazzjoni Doganali, il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma msemmija fl-Artikolu 11 għandhom jinkludu ambaxxaturi AKP jew ir-rappreżentanti tagħhom, rappreżentanti tal-Kummissjoni u rappreżentanti ta’ l-Istati Membri.

2.   Rappreżentant tal-Bank għandhu jattendi l-laqgħat tal-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma meta l-aġenda tagħhom ikun fiha punti li jikkonċernaw il-Bank.

3.   Il-membri ta' dawn il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma jistgħu jiġu assistiti fil-kompiti tagħhom minn esperti.

Artikolu 13

Presidenza tal-Kumitati, is-Sottokumitati u l-Gruppi ta' Ħidma

1.   Il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma msemmija fl-Artikolu 11 għandhom ikunu konġuntament presjeduti minn ambaxxatur AKP għall-Istati AKP u rappreżentant tal-Kummissjoni jew rappreżentant ta’ Stati Membru għall-Komunità.

2.   Bla ħsara għall-paragrafu 1 il-Ko-presidenti jistgħu, f’każijiet eċċezzjonali u bi qbil komuni, jkunu rappreżentati minn kwalunkwe persuna li huma jagħżlu.

Artikolu 14

Proċeduri għal-laqgħat tal-Kumitati, is-Sottokumitati u l-Gruppi ta' Ħidma

Il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma msemmija fl-Artikolu 11 għandhom jiltaqgħu fuq talba ta’ waħda miż-żewġ partijiet wara konsultazzjoni bejn il-Presidenti tagħhom u għandha tingħata notifika ta’ sebat ijiem għal tali laqgħat, ħlief f’każijiet urġenti.

Artikolu 15

Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitati, is-Sottokumitati u l-Gruppi ta' Ħidma

Il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta' ħidma msemmija fl-Artikolu 11 jistgħu jistabbilixxu r-Regoli ta’ Proċedura tagħhom bil-qbil tal-Kumitat.

Artikolu 16

Segretarjat

1.   Ix-xogħol tas-Segretarjat u xogħol ieħor meħtieġ għall-funzjonament tal-Kumitat u tal-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma msemmija fl-Artikolu 11 (l-abbozzar ta’ l-aġendi u d-distribuzzjoni tad-dokumenti rilevanti) għandu jitwettaq mis-Segretarjat tal-Kunsill.

2.   Mill-iktar fis possibbli wara kull laqgħa, is-Segretarjat għandu jabbozza l-minuti tal-laqgħat ta’ dawn il-kumitati, is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma.

Il-minuti għandhom jintbagħtu mis-Segretarjat tal-Kunsill lir-rappreżentanti ta' l-Istati AKP, lis-Segretarjat tal-Grupp ta' Stati AKP, lir-Rappreżentanti Permanenti ta' l-Istati Membri, lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea u lill-Kummissjoni.

Artikolu 17

Id-Deċiżjoni preżenti tħassar u tissostitwixxi d-Deċiżjoni Nru 2/2001 tat-30 ta' Jannar 2001 tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi AKP-KE dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tiegħu.