dwar ir-Regoli ta' Proċedura tal-Kumitat tal-Kummerċ Ministerjali Konġunt AKP-KE

Wara li kkunsidra l-Ftehim ta' Sħubija bejn il-Membri tal-Grupp ta' Stati ta' l-Afrika, tal-Karibew u tal-Paċifiku, min-naħa l-waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra, iffirmat f'Kotonu fit-23 ta' Ġunju 2000, minn issa 'l quddiem imsejjaħ “il-Ftehim”, u b'mod partikolari l-Artikolu 38(3) tiegħu,

1. Il-Kumitat tal-Kummerċ Ministerjali Konġunt, minn issa 'l quddiem msejjaħ “il-Kumitat tal-Kummerċ”, għandu jkun magħmul, min-naħa waħda, minn ministru minn kull Stat Membru tal-Komunità Ewropea u membru tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej u, min-naħa l-oħra, abbażi ta' parità, minn ministri mill-Istati AKP.

2. Kull parti għandha tikkomunika l-ismijiet tar-rappreżentanti tagħha lis-Segretarjat tal-Kumitat tal-Kummerċ.

3. Il-Kumitat tal-Kummerċ jista' jiddeċiedi li jistabbilixxi numru ta' gruppi iżgħar, magħmula minn numru indaqs ta' membri ta' l-AKP u l-KE tal-Kumitat inkluż membru tal-Kummissjoni, sabiex jitfasslu rakkomandazzjonijiet dwar oqsma speċifiċi msemmija fl-Artikolu 12(1).

Il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jkun ippresedut, għal perijodu ta' sitt xhur, mill-membru tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej f'isem il-Komunità Ewropea, u minn rappreżentant ta' l-Istati AKP. L-ewwel President għandu jkun rappreżentant ta' l-Istati AKP.

1. Il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jiltaqa' mill-inqas darba f'sena jew iktar frekwenti fuq talba ta' kwalunkwe parti.

2. Il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jiltaqa' jew fejn isiru s-soltu l-laqgħat tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea jew fis-sedja tas-Segretarjat tal-Grupp ta' l-Istati ta' l-AKP, jew f'belt ta' wieħed mill-Istati AKP, skond id-deċiżjoni meħuda mill-Kumitat tal-Kummerċ.

3. Il-laqgħat tal-Kumitat tal-Kummerċ għandhom jissejħu mill-President tiegħu.

4. Il-proċedimenti tal-Kumitat tal-Kummerċ għandhom ikunu validi biss jekk maġġoranza tar-rappreżentanti ta' l-Istati Membri tal-Komunità Ewropea, membru tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej u maġġoranza tar-rappreżentanti ta' l-Istati AKP li huma membri tal-Kumitat huma preżenti.

1. Il-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ jistgħu jiġu rappreżentati jekk huma miżmuma milli jattendu laqgħa.

2. Membru li jixtieq ikun hekk rrappreżentat għandu jinnotifika lill-President bl-isem tar-rappreżentant tiegħu qabel il-laqgħa.

3. Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kumitat tal-Kummerċ għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.

1. Il-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ jistgħu jiġu akkumpanjati minn uffiċjali responsabbli għal kwistjonijiet ta' kummerċ.

2. Qabel kull laqgħa, il-President għandu jkun infurmat bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull parti.

3. Il-Kumitat tal-Kummerċ jista', bi ftehim bejn il-partijiet, jistieden in-non-membri jattendu l-laqgħat tiegħu.

4. Rappreżentanti ta' organizzazzjonijiet reġjonali jew sub-reġjonali tal-AKP impenjati fi proċess ta' integrazzjoni ekonomika jistgħu jattendu l-laqgħat bħala osservaturi, soġġett għal approvazzjoni minn qabel tal-Kumitat tal-Kummerċ.

Is-Segretarjat tal-Kunsill tal-Ministri AKP-KE għandu jaġixxi bħala Segretarjat tal-Kumitat tal-Kummerċ.

Is-Segretarjat tal-Kunsill tal-Ministri AKP-KE għandu jkun responsabbli għall-istabbiliment tad-dokumenti kollha meħtieġa għal-laqgħat tal-Kumitat tal-Kummerċ.

Meta d-deliberazzjonijiet tal-Kumitat tal-Kummerċ huma bbażati fuq dokumenti bil-miktub, tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċirkolati bħala dokumenti tal-Kumitat tal-Kummerċ mis-Segretarjat tiegħu.

1. Il-korrispondenza kollha indirizzata lill-Kumitat tal-Kummerċ jew lill-President tiegħu għandha tiġi mibgħuta lis-Segretarjat tal-Kumitat tal-Kummerċ.

2. Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza hi mibgħuta lill-indirizzati tiegħu, u, fil-każ ta' dokumenti msemmija fl-Artikolu 7, lil membri oħra tal-Kumitat tal-Kummerċ. Korrispondenza ċirkolata għandha tintbagħat lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej, lir-Rappreżentanti Permanenti ta' l-Istati Membri ta' l-Unjoni Ewropea u lill-missjonijiet diplomatiċi tar-rappreżentanti ta' l-Istati AKP.

Sakemm ma jiġix deċiż xort'oħra, il-Kumitat tal-Kummerċ m'għandux ikun pubbliku.

1. Il-President għandu jfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa. Is-Segretarjat tal-Kumitat tal-Kummerċ għandu jibgħatha lill-indirizzati mhux aktar tard minn 15-il jum qabel il-bidu tal-laqgħa.

2. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-punti li fir-rigward tagħhom il-President irċieva talba għall-inklużjoni fl-aġenda mill-parti l-oħra mhux iktar tard minn 21 jum qabel il-bidu tal-laqgħa. Is-Sub-Kumitat AKP-KE dwar il-Kooperazzjoni tal-Kummerċ jista' jippreżenta wkoll talba biex punti jiġu inklużi fl-aġenda. F'dan il-każ, il-Ko-President tas-Sub-Kumitat imsemmi għandu jiġi mistieden jieħu sehem fil-laqgħa.

3. Fil-ftehim mal-partijiet, it-termini ta' żmien stabbiliti jistgħu jiġu mqassra sabiex jittieħed kont tal-ħtiġiet tal-każ partikolari.

4. L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat tal-Kummerċ fil-bidu ta' kull laqgħa.

1. L-abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa għandhom jitfasslu malajr kemm jista' jkun b'mod konġunt mas-Segretarjat.

2. Bħala regola ġenerali, il-minuti għandhom jindikaw, rigward kull punt fuq l-aġenda:

3. Il-minuti għandhom jinkludu lista ta' membri tal-Kumitat tal-Kummerċ jew ir-rappreżentanti tagħhom li ħadu sehem fil-laqgħa.

4. L-abbozz tal-minuti għandu jiġi sottomess lill-Kumitat tal-Kummerċ għal approvazzjoni fil-laqgħa li jkun imiss. L-abbozz ta' minuti jista' anke jkun miftiehem bil-miktub miż-żewġ partijiet. Meta l-minuti jkunu ġew approvati, żewġ kopji identiċi awtentiċi tagħhom għandhom jiġu ffirmati mis-Segretarjat u ppreżentati mill-partijiet. Kopja tal-minuti għandha tintbagħat lil kull indirizzat imsemmi fl-Artikolu 8.

1. Il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jagħmel rakkomandazzjonijiet dwar il-kwistjonijiet kollha tal-kummerċ, inklużi kwistjonijiet relatati ma' negozjati tal-kummerċ multilaterali, ftehim ta' sħubija ekonomiċi, kooperazzjoni f’fora internazzjonali u kwistjonijiet dwar il-materjali primarji, bi ftehim reċiproku bejn il-partijiet.

2. Bejn il-laqgħat, il-Kumitat tal-Kummerċ jista' jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-partijiet jiftiehmu hekk. Proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn iż-żewġ ko-segretarji tas-Segretarjat, li jaġixxu bi ftehim mal-partijiet.

3. Rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat tal-Kummerċ għandhom ikunu intitolati “rakkomandazzjoni”, segwiti minn numru tas-serje, id-data ta' l-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom.

4. Rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat tal-Kummerċ għandhom jiġi awtentikati mis-Segretarjat u mill-President.

5. Rakkomandazzjonijiet għandhom jintbagħtu lil kull wieħed mill-indirizzati msemmija fl-Artikolu 8 bħala dokumenti tal-Kumitat tal-Kummerċ.

6. Il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jagħmel rapporti perjodiċi adegwati lill-Kunsill tal-Ministri AKP-KE.

Sakemm ma jiġix deċiż xort'oħra, il-Kumitat tal-Kummerċ għandu jmexxi d-deliberazzjonijiet tiegħu abbażi tad-dokumenti abbozzati fil-lingwi uffiċjali tal-partijiet.

Il-Paragrafu 1 tal-Protokoll għall-Ftehim, dwar in-nefqa operattiva ta' l-Istituzzjonijiet Konġunti, għandhom japplikaw ukoll għall-ispejjeż magħmula mill-Kumitat tal-Kummerċ.

Id-Deċiżjoni preżenti tannulla u tissostitwixxi d-Deċiżjoni Nru 4/2001 ta' l-24 ta' April 2001 tal-Kumitat ta' Ambaxxaturi AKP-KE dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta' Proċedura tal-Kumitat tal-Kummerċ Ministerjali Konġunt AKP-KE

Magħmula fi Brussel, nhar it-8 ta' Marzu 2005.

Għall-Kunsill tal-Ministri AKP-KE

Il-President

J. ASSELBORN