1.   Ir-regoli ta’ proċedura dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni ta’ data personali fil-Eurojust (minn hawn ’il quddiem imsejħa “ir-regoli ta’ proċedura”) jimplimentaw id-dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data tar-Regolament dwar il-Eurojust u r-Regolament 2018/1725.

2.   Dawn għandhom japplikaw għall-ipproċessar ta’ data personali mwettaq kompletament jew parzjalment b’mezzi awtomatizzati, u għall-ipproċessar mhux b’mezzi awtomatizzati ta’ data personali li tagħmel parti minn sistema ta’ arkivjar jew li tkun intenzjonata biex tagħmel parti minn sistema ta’ arkivjar.

3.   Ir-regoli ta’ proċedura għandhom japplikaw għad-data personali kollha pproċessata mill-Eurojust, inkluż dik id-data personali li tinsab f’informazzjoni mfassla jew riċevuta minnha u fil-pussess tagħha, dwar kwistjonijiet relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fil-qafas tal-kompetenza tagħha.

1.   Dawn ir-regoli ta’ proċedura japplikaw kemm għal data personali operazzjonali kif ukoll dik amministrattiva pproċessata mill-Eurojust.

2.   Id-data operazzjonali għandha tiġi pproċessata f’konformità mat-Titolu II.

3.   Id-data amministrattiva għandha tiġi pproċessata f’konformità mat-Titolu III.

1.   It-talbiet għall-eżerċizzju tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data għandhom jiġu ttrattati mill-Membru/i nazzjonali kkonċernati mit-talba, li għandhom jipprovdu kopja tat-talba lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data biex tiġi rreġistrata.

2.   Il-Membru/i nazzjonali kkonċernati għandhom jikkonsultaw lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri dwar id-deċiżjoni li għandha tittieħed bi tweġiba għal talba.

3.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jwettaq, jekk il-każ jirrikjedi hekk, verifiki addizzjonali fis-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet u jinforma lill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) jekk tkun instabet xi informazzjoni rilevanti addizzjonali permezz ta’ dawn il-verifiki. Il-Membru/i nazzjonali kkonċernati għandhom iqisu l-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u, fejn xieraq, jikkunsidraw mill-ġdid id-deċiżjoni inizjali.

4.   Ir-raġunijiet legali u fattwali li abbażi tagħhom tittieħed id-deċiżjoni mill-Membru/i nazzjonali għandhom jiġu ddokumentati fil-Fajl tax-Xogħol Temporanju dwar it-talba fis-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet u għandhom isiru disponibbli għall-KEPD fuq talba.

5.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jikkomunika d-deċiżjoni meħuda mill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) f’isem il-Eurojust lis-suġġett tad-data, u għandu jinforma lis-suġġetti tad-data bil-possibbiltà li jressqu lment mal-KEPD jekk ma jkunux sodisfatti bid-deċiżjoni jew ifittxu rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja.

6.   F’każijiet fejn it-talba tkun waslet permezz ta’ awtorità superviżorja nazzjonali, il-Eurojust għandha tinforma lil din l-awtorità bid-deċiżjoni kkomunikata mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data lis-suġġett tad-data.

1.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha talloka awtomatikament numru ta’ referenza uniku (identifikatur) għal kull fajl tax-xogħol temporanju ġdid li jinfetaħ.

2.   Meta Membru nazzjonali responsabbli għall-ġestjoni ta’ fajl tax-xogħol temporanju kif iddefinit fl-Artikolu 24(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust jagħti aċċess għal fajl tax-xogħol temporanju jew parti minnu lil Membru nazzjonali wieħed jew aktar involut(i), is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li l-utenti awtorizzati taħt il-profil ta’ dak l-uffiċċju nazzjonali taħt ir-responsabbiltà tal-Membru nazzjonali jkollhom aċċess għall-partijiet rilevanti tal-fajl iżda ma jistgħux jimmodifikaw id-data mdaħħla mill-awtur oriġinali. L-utenti awtorizzati jistgħu, madankollu, iżidu kwalunkwe informazzjoni rilevanti mal-partijiet il-ġodda tal-fajls tax-xogħol temporanji. Bl-istess mod, l-informazzjoni li tinsab fl-indiċi tista’ tinqara mill-utenti awtorizzati kollha tas-sistema iżda tista’ tiġi modifikata biss mill-awtur oriġinali tagħha.

3.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jiġi informat awtomatikament mis-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet meta jinħoloq kull fajl tax-xogħol ġdid li jkun fih data personali.

4.   Is-sistemi ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li tista’ tiġi rreġistrata biss id-data personali operazzjonali msemmija fil-paragrafu 1(a) sa (i), (k) u (m) u (2) tal-Anness II tar-Regolament dwar il-Eurojust mill-Membru nazzjonali kkonċernat, li jkun fetaħ fajl tax-xogħol temporanju, fl-indiċi f’konformità mal-Artikoli 23(4) u 24(3) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

5.   Meta, f’konformità mal-Artikolu 23(6) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Membri nazzjonali jkunu jixtiequ jaħżnu u janalizzaw b’mod temporanju data personali għall-fini li jiġi determinat jekk tali data hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Eurojust huma għandhom joħolqu abbozz ta’ fajl tax-xogħol temporanju li għandu jibqa’ aċċessibbli għalihom biss u għal dawk awtorizzati minnhom fil-profil tal-uffiċċju tagħhom. Wara tliet xhur l-abbozz ta’ fajl tax-xogħol temporanju għandu jew jiġi kkonvertit f’fajl tax-xogħol temporanju fis-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet jew inkella għandu jitħassar awtomatikament mis-sistema. Is-sistema għandha tibgħat twissija lill-Membru nazzjonali kkonċernat qabel ma jkun għadda tali żmien biex tfakkru dwar il-ħtieġa li tittieħed deċiżjoni dwar l-abbozz tal-fajl.

6.   Il-Membru/i Nazzjonali kkonċernat(i) għandu/għandhom jiżgura(w) li l-informazzjoni li tinsab fl-indiċi tkun biżżejjed biex tikkonforma mal-kompiti tal-Eurojust kif iddefiniti fl-Artikolu 2 tar-Regolament dwar il-Eurojust.

1.   Il-Eurojust għandha tieħu l-miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkun awtomatikament informat bil-każijiet eċċezzjonali li fihom isir rikors għall-Artikolu 27(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li tali data ma tkunx tista’ tiġi inkluża fl-indiċi msemmi fl-Artikolu 23(1) u 23(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

2.   Meta tali data tirreferi għal xhieda jew vittmi skont it-tifsira tal-Artikolu 27(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet ma għandhiex tirreġistra din l-informazzjoni għajr jekk il-Membri nazzjonali kkonċernati jiddeċiedu mod ieħor. Id-deċiżjoni biex tiġi pproċessata tali data għandha tiġi ddokumentata.

1.   Il-Eurojust għandha tieħu l-miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkun awtomatikament informat bil-każijiet eċċezzjonali li fihom, għal perijodu ta’ żmien limitat, isir rikors għall-Artikolu 27(3) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha timmarka tali data b’mod li jfakkar lill-persuna li daħħlet id-data fis-sistema bl-obbligu li din id-data tinżamm għal perijodu ta’ żmien limitat.

2.   Meta tali data tirreferi għal xhieda jew vittmi skont it-tifsira tal-Artikolu 27(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet ma għandhiex tirreġistra din l-informazzjoni għajr jekk il-Membri nazzjonali kkonċernati jiddeċiedu mod ieħor. Id-deċiżjoni biex tiġi pproċessata tali data għandha tiġi ddokumentata.

1.   Kull Membru nazzjonali tal-Eurojust għandu jiddokumenta u jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data bil-politika ta’ aċċess li jkun awtorizza skont l-Artikolu 34 tar-Regolament dwar il-Eurojust fi ħdan l-uffiċċju nazzjonali tiegħu rigward data personali operazzjonali.

2.   Il-Membri nazzjonali jistgħu jiddeċiedu, fuq bażi ta’ każ b’każ, li jagħtu awtorizzazzjoni speċifika għal aċċess għal fajl tax-xogħol temporanju jew għal partijiet minnu lil persuna li mhijiex membru tal-persunal tal-Eurojust iżda li tkun qed taħdem f’isem il-Eurojust u tappartjeni għal kategorija speċifika ta’ detenturi ta’ kariga li jkunu ġew awtorizzati minn qabel mid-Direttur Amministrattiv tal-Eurojust skont l-Artikolu 24(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust biex jingħataw aċċess għas-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet.

3.   Il-Membri nazzjonali għandhom jiżguraw li jsiru arranġamenti organizzattivi xierqa u li jiġu osservati fi ħdan l-uffiċċji tagħhom u li jsir użu kif suppost mill-miżuri tekniċi u organizzattivi li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tagħhom mill-Eurojust inkluż li jiġi segwit it-taħriġ meħtieġ.

4.   F’konformità mal-Artikolu 34 tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ jista’ jawtorizza persunal ieħor tal-Eurojust biex ikollu aċċess għal data personali operazzjonali fejn ikun meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tal-Eurojust.

1.   Is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet tal-Eurojust kif iddefinita fl-Artikolu 23 tar-Regolament dwar il-Eurojust għandha sservi bħala r-reġistru tal-attivitajiet kollha ta’ pproċessar imsemmija fl-Artikolu 35 tar-Regolament dwar il-Eurojust fir-rigward ta’ data personali operazzjonali.

2.   Is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet tal-Eurojust għandu jkun fiha reġistru sħiħ tat-trażmissjoni u r-riċeviment ta’ data personali operazzjonali li jippermetti li tiġi stabbilita kwalunkwe trażmissjoni ta’ data personali operazzjonali u l-identifikazzjoni tal-awtorità nazzjonali, l-organizzazzjoni jew il-pajjiż terz jew l-organizzazzjoni internazzjonali li tkun trażmettiet tali informazzjoni lill-Eurojust jew irċevietha mingħandha.

1.   Id-deċiżjoni dwar it-trasferiment ta’ data personali lil pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali f’konformità mal-Artikolu 58(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust għandha tittieħed mill-Kulleġġ tal-Eurojust fuq talba tal-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i), wara valutazzjoni mwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data.

2.   Il-valutazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 għandha tiġi pprovduta mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol. Meta jkun meħtieġ għal raġunijiet ta’ urġenza, indikati mill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i), il-valutazzjoni għandha tiġi pprovduta mill-aktar fis possibbli. F’każijiet partikolarment kumplessi, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jista’ jaqbel mal-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) dwar perijodu ta’ żmien itwal biex titlesta l-valutazzjoni.

3.   Il-valutazzjoni mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandha tindirizza b’mod partikolari l-kwistjonijiet imsemmija fil-Premessi 51 u 52 tar-Regolament dwar il-Eurojust. Fejn, matul it-twettiq tal-valutazzjoni tal-adegwatezza tas-salvagwardji fil-każ speċifiku, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkollu riżervi, huwa/hija j/tista’ j/tikkonsulta mal-KEPD qabel ma tinħareġ valutazzjoni dwar trasferiment speċifiku.

1.   Il-Eurojust għandha tistabbilixxi miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-limiti ta’ żmien għall-ħżin ta’ data personali operazzjonali ddefiniti fl-Artikolu 29 tar-Regolament dwar il-Eurojust jiġu osservati u li, meta ma tittieħed l-ebda deċiżjoni ġustifikata dwar il-ħżin kontinwu tad-data personali operazzjonali fil-mument tar-rieżami, dik id-data għandha titħassar awtomatikament.

2.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura b’mod partikolari li jsir rieżami tal-ħtieġa li d-data tinħażen f’fajl tax-xogħol temporanju kull tliet snin wara li tiddaħħal. Tali rieżami għandu jiġi ddokumentat kif suppost fis-sistema, inkluż il-motivazzjoni għal deċiżjoni meħuda dwar il-ħżin kontinwu ta’ data personali operazzjonali, u għandu jiġi kkomunikat awtomatikament lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Ir-riżultati ta’ tali deċiżjoni, jew in-nuqqas tagħha, għandhom japplikaw għall-każ kollu kemm hu, kif iddefinit fl-Artikolu 29(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

3.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha timmarka d-data rreġistrata għal perijodu ta’ żmien limitat f’konformità mal-Artikolu 27(3) kif ukoll id-data msemmija fl-Artikolu 27(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Jekk xi data personali operazzjonali msemmija fl-Artikolu 27(4) tinħażen għal perijodu itwal minn ħames snin, is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet ser tiġġenera twissija biex jiġi żgurat li tali informazzjoni tiġi pprovduta awtomatikament lill-KEPD.

4.   F’każijiet eċċezzjonali, fejn Membru nazzjonali jqis li tkun meħtieġa aktar data personali operazzjonali għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku jew għal finijiet statistiċi kif imsemmija fl-Artikolu 29(7)(e) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jiddeċiedi, wara li jkun semal-opinjoni tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data, dwar il-ħtieġa li, f’dan il-każ partikolari, id-data tinżamm għal dak il-fini speċifiku. Il-KEPD għandu jkun informat meta jsir rikors għal din il-proċedura.

1.   Talbiet għall-eżerċizzju tad-drittijiet għandhom jiġu indirizzati direttament lid-Direttur Amministrattiv tal-Eurojust jew lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Fi kwalunkwe każ, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jingħata kopja tat-talba biex tiġi rreġistrata.

2.   Jekk ikun meħtieġ, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jassisti lis-suġġett tad-data u għandu jagħmel disponibbli formoli speċifiċi li jistgħu jintużaw mill-individwi biex jagħmlu t-talbiet tagħhom.

3.   Id-Direttur Amministrattiv għandu, abbażi tal-informazzjoni pprovduta mill-entità amministrattiva involuta direttament fl-ipproċessar tad-data personali u abbażi tal-parir tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data, jieħu deċiżjoni rigward il-każ speċifiku.

4.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jikkomunika d-deċiżjoni meħuda mid-Direttur Amministrattiv lis-suġġett tad-data u għandu jinforma lis-suġġetti tad-data bil-possibbiltà li jressqu lment quddiem il-KEPD jekk ma jkunux sodisfatti bid-deċiżjoni meħuda mill-Eurojust.

5.   It-talba għandha tiġi ttrattata kompletament fi żmien xahar minn meta tasal it-talba. Dak il-perijodu jista’ jiġi estiż b’ xahrejn oħra meta jkun meħtieġ, filwaqt li jitqiesu l-għadd ta’ talbiet u l-kumplessità tat-talba. Id-Direttur Amministrattiv għandu jinforma lis-suġġett tad-data dwar kwalunkwe estensjoni fi żmien xahar minn meta jirċievi t-talba, flimkien mar-raġunijiet għad-dewmien. Is-suġġett tad-data jista’ jressaq ilment quddiem il-KEPD jekk il-Eurojust ma tkunx tat deċiżjoni abbażi tat-talba tiegħu f’dan il-limitu ta’ żmien.

1.   Kull operazzjoni ta’ pproċessar individwali ta’ data personali amministrattiva li sseħħ fil-Eurojust għandu jkollha, fid-dawl tal-fini ddefinit tagħha u f’konformità sħiħa mal-Artikolu 4(1)(d) u l-Artikolu 31(1)(f) tar-Regolament 2018/1725, limiti ta’ żmien ċari u definiti għall-ħżin sabiex jiġi żgurat li d-data tinżamm biss sakemm ikun meħtieġ għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data personali amministrattiva. Dan il-limitu ta’ żmien għandu jiġi stabbilit għal kull kategorija ta’ data pproċessata u ddokumentata fir-reġistru tal-attivitajiet ta’ pproċessar.

2.   Il-Eurojust għandha żżomm data personali amministrattiva f’konformità mal-paragrafu 1, għal kemm ikun meħtieġ u fi kwalunkwe każ għal perijodi mhux itwal minn dawk indikati għal kull kategorija ta’ attività ta’ pproċessar fit-tabella mehmuża bħala anness għal dawn ir-regoli.

3.   Il-Bord Eżekuttiv, li jaġixxi fuq proposta mid-Direttur Amministrattiv, jista’ jiddetermina perijodi ta’ żamma iqsar minn dawk inklużi fl-anness għal dawn ir-regoli.

1.   Dawn ir-regoli għandhom jiġu rieżaminati regolarment biex tiġi vvaluta l-ħtieġa ta’ xi emenda. Kwalunkwe emenda għar-regoli ta’ proċedura għandha ssegwi l-istess proċedura stabbilita għall-approvazzjoni tagħhom fir-Regolament tal-Eurojust.

2.   Il-KEPD għandu jiġbed l-attenzjoni tal-Kulleġġ għal kwalunkwe suġġeriment jew rakkomandazzjoni rigward l-emendi għar-regoli ta’ proċedura.