31997D0165(01)

Id-Deċiżjoni tal-Kumitat tar-Reġjuni

tas-17 ta' Settembru 1997

dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kumitat tar-Reġjuni

L-UFFIĊĊJU TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Unjoni Ewropea, u partikolarment id-Dikjarazzjoni 17 mehmuża ma' l-Att Finali tiegħu,

Billi d-dispożizzjonijiet li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kumitat tar-Reġjuni (hawnhekk iżjed il quddiem "il-Kumitat") għandhom jiġu adottati;

Billi dawn il-miżuri jridu jkunu konkordanti mal-kodiċi ta' kondotta f'dan il-qasam mifthema u adottata mill-Kummissjoni u l-Kunsill fis-6 ta' Diċembru 1993, biex jiġu assigurati l-konsistenza u l-kontinwità ta' l-attivitajiet ta' l-istituzzjonijiet skond l-Artikolu Ċ tat-Trattat ta' l-Unjoni Ewropea;

Billi dawn id-dispożizzjonijiet huma applikabbli għal kull dokument miżmum mill-Kumitat, f'kull forma, bl-esklużjoni ta' dokumenti miktubin minn persuna, entità jew istituzzjoni barra l-Kumitat;

Billi l-prinċipju li tippermetti l-aċċess għall-pubbliku għad-dokumenti tal-Kumitat, bħala parti mit-trasparenża tax-xogħol tal-Kumitat, għandu madankollu jkun soġġett għall-eċċezjonijiet, partikolarment fir-rigward tal-protezzjoni ta' l-interess pubbliku, l-individwu u l-privatezza;

Billi din id-Deċiżjoni għandha tapplika bir-rigward dovut għad-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-protezzjoni ta' informazzjoni klassifikata,

IDDEĊIEDA DAN LI ĠEJ:

Artikolu 1

1. Il-pubbliku għandu jkollu aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat skond il-kondizzjonijiet stabbiliti minn din id-Deċiżjoni.

2. "Dokument tal-Kumitat" ifisser test miktub, f'kull forma, li jikkontjeni data eżistenti u miżmuma mill-Kumitat, bla ħsara għall-Artikolu 2(2).

Artikolu 2

1. Applikazzjoni għall-aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat għandha tintbgħat bil miktub lis-Segretarju Ġenerali tal-Kumitat [1]. Din trid tkun magħmula b'mod suffiċjentement preċiża u għandha tinkludi informazzjoni biex tkun tista ssir l-identifikazzjoni tad-dokument jew dokumenti. Fejn ikun neċessarju, l-applikant jista' jiġi mistoqsi għal dettalji oħra.

2. Fejn id-dokument mitlub ġie miktub minn persuna naturali jew legali, Stat Membru, istituzzjoni Komunitarja jew entità Komunitarja oħra, jew entità nazzjonali jew internazzjonali oħra, l-applikazzjoni għandha tintbgħat mhux lill-Kumitat imma direttament lill-awtur.

Artikolu 3

1. L-applikant ikollu aċċess għal dokument tal-Kumitat billi jew jikkonsulta tali dokument fuq il-post jew billi jitlob li d-dokument jiġi mibgħut lilhu. Miżata ta' ECU 10, biż-żjieda ta' ECU 0,036 għal kull karta, tista tiġi mitluba mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kumitat għal kopji ta' dokumenti ppublikati li jeċċedu 30 paġna. Miżati għall-informazzjoni li tkun f'format differenti jiġu deċiżi skond il-każ u m'għandhomx jeċċedu dak li huwa raġjonevoli.

2. Id-dipartimenti rilevanti tas-Segretarjat Ġenerali għandhom jipprovaw isibu soluzzjoni imparzjali biex jindirizzaw applikazzjonijiet ripetuti jew/u applikazzjonijiet għal dokumenti kbar.

3. Kull min ikollu aċċess għal dokument tal-Kumitat ma jistax jipproduċi jew jiċċirkola d-dokument għal finijiet kummerċjali b'bejgħ mingħajr awtorizzazzjoni mis-Segretarju-Ġenerali.

Artikolu 4

1. Aċċess għal dokument tal-Kumitat mgħandux isir fejn l-isvelar tiegħu jista jippreġudika:

- il-protezzjoni ta' l-interess pubbliku (sigurtà pubblika, relazzjonijiet internazzjonali, stabbiltà monetarja, proċeduri, ispezzjonijiet u investigazzjonijiet),

- il-protezzjoni ta' l-individwu u l-privatezza,

- il-protezzjoni ta' sigrieti kummerċjali u industrijali,

- il-protezzjoni ta' l-interessi finanzjarji tal-Komunità,

- il-protezzjoni tal-konfidenzjalità kif mitluba minn persuni naturali jew legali li pprovdew xi informazzjoni li fih id-dokument jew skond il-liġijiet ta' l-Istati Membri li jipprovdu l-informazzjoni.

2. Aċċess għal dokument tal-Kumitat jista jiġi rifjutat biex tiġi protetta l-konfidenzalità tal-proċeduri tal-Kumitat.

Artikolu 5

Kull applikazzjoni għal aċċess għal dokument tal-Kumitat għandha tkun eżaminata mid-dipartimenti rilevanti tas-Segretarjat Ġenerali, li għandu jissuġerixxi l-azzjoni li trid tittieħed fuqha.

Artikolu 6

1. Id-direttur jew kap tad-dipartiment rilevanti, jew uffiċjal li qed jaġixxi f'isimhom, għandu jgħarraf lill-applikant bil-miktub, fi żmien xahar, jekk l-applikazzjoni ġiet approvata jew miċħuda. Fit-tieni każ, l-applikant għandu jiġi notifkat tar-raġunijiet ta' din l-intenzjoni u li għandu xahar biex jagħmel applikazzjoni konfermatorja lis-Segretarju Ġenerali biex dik il-pożizzjoni terġa tiġi kkunsidrata, u jekk ma jgħamilx dan jitqies li l-applikant ikun irtira l-applikazzjoni oriġinali.

2. Nuqqas ta' risposta għal applikazzjoni għall-aċċess għal dokument fi żmien xahar minn meta tkun ġiet issotomessa tikostitwixxi intenzjoni ta' rifjut għal aċċess.

3. Il-President għandu s-setgħa li jiddeċiedi fuq l-applikazzjonijiet konfermatorji. Dan jista' jiddelega din l-awtorita' lis-Segretarju Ġenerali.

4. Kull deċiżjoni biex tiġi miċħuda applikazzjoni konfermatorja, li għandha tittieħed fi żmien xahar mis-sottomissjoni ta' din l-applikazzjoni, għandha tniżżel ir-raġunijiet fuqhiex ġiet ibbażata. L-applikant għandu jiġi notifikat bil-miktub ta' din id-deċiżjoni kemm jista' jkun malajr u fl-istess ħin informat fuq il-kontenut ta' l-Artikoli 138e u 173 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunitajiet Ewropej, relatati rispettivament mal-kondizzjonijiet għar-riferiment lill-Ombudsman minn persuni naturali u r-reviżjoni mill-Qorti tal-Ġustizzja tal-legalità ta' atti Komunitarji.

5. Nuqqas ta' risposta għal applikazzjoni konfermatorja fi żmien xahar minn meta tkun ġiet issottomessa tikkostitwixxi ċahda.

6. Eċċezjonalment, is-Segretarju Ġenerali, wara li l-applikant ikun ġie notifikat min qabel, jista' jestendi għal xahar il-perjodi stabbiliti fl-ewwel sentenza ta' paragrafu 1 u paragrafu 4.

Artikolu 7

Din id-Deċiżjoni għandha tapplika bir-rigward dovut lejn id-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-protezzjoni ta' informazzjoni klassifikata.

Artikolu 8

Kull sentejn, is-Segretarju Ġenerali għandu jissottometti rapport lill-Uffiċju fuq l-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni.

Artikolu 9

Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ mid-data meta tiġi ffirmata.

Magħmul fi Brussel, fis-17 ta' Settembru 1997.

Għall-Uffiċju

Pasqual Maragall i Mira

President

[1] Is-Segretarju-Ġenerali tal-Kumitat tar-Reġjuni tal-Unjoni Ewropea, 79 Rue Belliard, 1040, Brussel, Il-Belġju

--------------------------------------------------