—

Jiżgura d-direzzjoni, il-koordinament u t-tmexxija tal-unitajiet tad-Direttorat A tad-Direttorat Ġenerali għall-Presidenza;

—

Jeżerċita s-setgħat tal-Awtorità tal-Ħatra;

—

Jiżgura l-ġestjoni ta’ proġetti;

—

Jirrappreżenta lill-istituzzjoni f’diversi kumitati interni u fora interistituzzjonali;

—

Jeżerċita l-funzjonjiet ta’ uffiċjal awtorizzanti b’sottodelega;

—

Jissuperviżjona u jiġġestixxi t-tħejjija, l-iżvolġiment u l-monitoraġġ tas-seduti plenarji;

—

Jissuperviżjona u jiġġestixxi l-ilqigħ u r-referenza tad-dokumenti uffiċjali;

—

Jiżgura r-riċezzjoni u d-distribuzzjoni tal-posta uffiċjali tal-Parlament Ewropew;

—

Jissuperviżjona u jiġġestixxi l-mistoqsijiet bil-miktub, il-mistoqsijiet orali, l-interpellanzi, l-atti tal-Unjoni;

—

Jiżgura l-amministrazzjoni tal-Membri.

—

Tippjana, tiġġestixxi u tikkontrolla r-rapporti verbatim tad-dibattiti fil-plenarja (CRE) li, wara reviżjoni lingwistika, huma ppubblikati l-għada f’verżjoni multilingwi (“Arc-en-ciel” [“Qawsalla”]); tikkontrolla u ddaħħal l-ispjegazzjonijiet tal-vot u d-dikjarazzjonijiet ippreżentati bil-miktub; tiżgura l-pubblikazzjoni fuq karta u f’format elettroniku tal-CRE (Epades, Europarl u Reġistru tad-dokumenti);

—

Tlesti l-Minuti (PV) tas-seduti fil-lingwa oriġinali li, wara t-traduzzjoni, huma disponibbli l-għada filgħodu fil-forma provviżorja bil-lingwi kollha fuq karta u f’format elettroniku (Epades, Europarl u Reġistru tad-dokumenti); tqabbel il-Minuti u jipprepara l-verżjoni definittiva ppubblikata f’format elettroniku fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea;

—

Tiżgura l-paralleliżmu u l-komplementarità tal-Minuti, tal-CRE u tal-VOD (“Video on demand”) waqt il-ġbir flimkien, ir-reviżjoni u l-kontroll. Tipparteċipa fil-manutenzjoni evoluttiva u fis-sostituzzjoni tal-applikazzjonijiet;

—

Tikkoordina mas-servizzi tad-DĠ TRAD ix-xogħol tat-traduzzjoni tal-Minuti, ix-xogħol tat-traskrizzjoni u tar-reviżjoni tal-CRE; tiżgura l-ġestjoni ta’ dan ix-xogħol;

—

Talimenta u tikkontrolla l-werrej tal-VOD-CRE waqt is-sessjonijiet; tiżgura l-kontroll u l-posteditjar tal-VOD wara s-sessjoni;

—

Twieġeb il-mistoqsijiet tal-Membri, tal-assistenti parlamentari, tal-uffiċjali u taċ-ċittadini fir-rigward tal-Minuti, tal-CRE u tal-VOD; tiżgura li l-persunal tad-DĠ TRAD jitħarreġ fl-użu tal-applikazzjonijiet PV u CRE; tipparteċipa f’seminars u f’sessjonijiet ta’ taħriġ interni u esterni;

—

Tippjana, tiġġestixxi u tikkontrolla l-CRE tad-dibattiti ta’ laqgħat oħrajn (Konferenza tal-President miftuħa għall-Membri, dikjarazzjoni tal-Bank Ċentrali Ewropew quddiem il-Kumitat għall-Affarijiet Ekonomiċi u Monetarji (ECON), is-seduti ta’ smigħ tal-Kummissarji nominati, il-kumitati ta’ inkjesta). Tlesti l-Minuti bil-FR, bl-EN u bil-DE tal-Konferenza tal-Presidenti miftuħa għall-Membri;

—

Tissuperviżjona u tikkontrolla t-trażmissjoni tat-Testi Adottati lid-destinatarji tagħhom.

—

Tiżgura l-ġestjoni tat-testi tal-mistoqsijiet bil-miktub (prijoritarji u mhux prijoritarji) lill-Kummissjoni u lill-Kunsill, lill-President tal-Kunsill Ewropew u lill-Viċi President / Rappreżentant Għoli, inklużi t-tweġibiet relatati magħhom u l-alimentazzjoni tal-bażi Mistoqsijiet parlamentari (QP);

—

Tipproċedi għall-verifika tal-ammissibilità tal-QP, tagħti pariri lill-awturi u jiżgura l-monitoraġġ taċ-ċirkwiti tad-deċiżjonijiet relatati magħhom;

—

Tipproċedi għall-verifika tal-preċedenti tal-QP, tal-mistoqsijiet bi tweġibijiet diġà disponibbli għand is-servizzi ta’ riċerka tal-Parlament u jimmonitorja ċ-ċirkwiti tad-deċiżjonijiet relatati magħhom;

—

Tiżgura l-ġestjoni tat-testi, tivverifika l-ammissibilità, tagħti pariri lill-awturi u tiżgura l-monitoraġġ taċ-ċirkwiti tad-deċiżjonijiet relatati magħhom, talimenta l-bażi QP, tiżgura l-monitoraġġ u l-ġestjoni tat-tweġibiet u l-inklużjoni fl-aġenda;

—

Tiżgura l-ġestjoni tat-testi tal-mistoqsijiet orali b’dibattitu lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Viċi President/Rappreżentant Għoli, talimenta l-bażi QP;

—

Tiżgura l-ġestjoni tat-testi, tipproċedi għall-verifika tal-ammissibilità, tagħti pariri lill-awturi, tiżgura l-monitoraġġ taċ-ċirkwiti tad-deċiżjonijiet relatati magħhom;

—

Tiżgura l-ġestjoni tat-testi, tipproċedi għall-verifika tal-ammissibilità, jagħti pariri lill-awturi, tiżgura l-monitoraġġ taċ-ċirkwiti tad-deċiżjonijiet relatati magħhom kif ukoll il-monitoraġġ u l-ġestjoni tat-tweġibiet;

—

Tiżgura l-monitoraġġ tal-iżvilupp tal-applikazzjonijiet informatiċi użati għall-ġestjoni tal-mistoqsijiet bil-miktub u orali u tal-interpellanzi maġġuri u minuri; tifformula proposti għal titjib tal-proċeduri, inkluż dawk ta’ regolatorji; tipparteċipa f’diversi gruppi ta’ ħidma.

—

Tiżgura l-kuntatt mal-gruppi politiċi, mal-Membri, mas-servizzi l-oħrajn tas-Segretarjat, mal-istituzzjonijiet u mal-korpi Ewropej l-oħrajn; tipproduċi l-pjanta tat-tqassim tas-siġġijiet fl-emiċiklu; tipprepara l-kalendarju tas-sessjonijiet parzjali; tiġġestixxi u taġġorna l-gwida għall-pronunzja; tistabbilixxi s-sekwenza tal-presidenti tas-seduta kif ukoll dik tal-assistenti tal-presidenti tas-seduta; twieġeb il-mistoqsijiet dwar l-iżvolġiment tal-plenarja;

—

Tipprepara l-ħin għall-interventi, il-lista tal-kelliema, id-diskorsi ta’ minuta, l-ispjegazzjonijiet tal-vot, it-tħabbiriet tal-President f’kollaborazzjoni ma’ servizzi oħrajn; tassisti lill-presidenti tas-seduta;

—

Tipprepara l-fajls tas-seduta, tiżgura l-ġestjoni tal-badges ta’ aċċess għall-emiċiklu;

—

Torganizza l-elezzjonijiet tal-President, tal-Viċi Presidenti tal-Kwesturi u tal-Ombudsman; torganizza ċ-ċerimonji tal-għoti ta’ premjijiet fil-plenarja u s-seduti solenni;

—

Tipproċessa l-mistoqsijiet dwar l-iżvolġiment tas-seduti, tanalizza l-problemi, tiddefinixxi l-azzjonijiet li għandhom jittieħdu b’segwitu għall-interventi f’kollaborazzjoni mal-Uffiċċju tal-President, tanalizza l-preċedenti;

—

Tippjana u timplimenta s-segwitu statistiku tas-sessjonijiet (rapporti, emendi, riżoluzzjonijiet, dikjarazzjonijiet tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, interventi oħrajn);

—

Tinnotifika t-testi mhux baġitarji adottati mill-Parlament;

—

Tiżgura r-riċezzjoni, l-ipproċessar u t-tqassim tas-segwitu mogħti lit-testi adottati fis-seduti;

—

Tiżgura l-alimentazzjoni u s-segwitu tas-sit tal-Plenarja: ġestjoni f’kollaborazzjoni mad-DĠ ITEC; koordinament mad-diversi servizzi li jfornu l-informazzjoni; twieġeb kull talba għal informazzjoni jew parir intern jew estern;

—

Tgħarraf dwar l-attivitajiet u l-organizzazzjoni tal-plenarja, partikolarment fl-ambitu ta’ taħriġ intern u estern;

—

Torganizza sessjonijiet ta’ taħriġ speċifiċi marbuta mal-eżiġenzi tal-unità, laqgħat interni, jaġġorna l-bażijiet tad-data; tagħti assistenza lit-trainees;

—

Tipprepara u torganizza l-laqgħat tal-Konferenza tal-Presidenti miftuħa għall-Membri kollha;

—

Tipparteċipa f’diversi gruppi ta’ ħidma (ġabra tal-mudelli, ġestjoni tad-dokumenti, attwazzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura l-ġodda, applikazzjonijiet informatiċi, eċċ.) kif ukoll fl-iżvilupp tal-applikazzjonijiet informatiċi (lista tal-kelliema, segwitu tal-atti, ELVIIS, PPMS – ġestjoni tal-preċedenti tas-seduti, ġestjoni tal-ispjegazzjonijiet tal-vot, eċċ.)

—

Tiżgura l-preparazzjoni tal-listi tal-votazzjonijiet, ir-riċezzjoni tat-talbiet għal votazzjoni separata, maqsuma u b’sejħa tal-ismijiet, il-briefing u l-assistenza lill-presidenti tas-seduta (votazzjonijiet fis-seduta plenarja);

—

Tiżgura l-verifika, ir-reġistrazzjoni, it-tressiq għat-traduzzjoni u s-segwitu tal-emendi u tal-mozzjonijiet għal riżoluzzjoni (tressiq uffiċjali);

—

Taċċerta ruħha mill-konformità mal-mudelli parlamentari: attività ta’ konsulenza u verifika;

—

Tiżgura s-sostenn u l-konsulenza lill-Membri, lill-Kummissarji, lill-gruppi politiċi u lill-persunal tal-Parlament dwar kull kwistjoni ta’ proċedura;

—

Tagħti pariri lill-segretarjati tal-kumitati parlamentari u lill-President tal-Parlament dwar kull kwistjoni ta’ ammissibilità;

—

Tiżgura l-verifika ir-reġistrazzjoni, it-tressiq għat-traduzzjoni u s-segwitu tar-rapporti adottati mill-kumitati parlamentari (tressiq uffiċjali);

—

Telabora statistika dwar ċerti attivitajiet elenkati hawn taħt;

—

Tipparteċipa fi gruppi ta’ ħidma interservizzi (proġetti informatiċi, Regoli ta’ Proċedura, “Parliamentary Project Portfolio”) kif ukoll f’azzjonijiet ta’ taħriġ immirati għall-Membri u għall-assistenti tagħhom, għall-gruppi politiċi u għall-persunal ikkonċernat tas-Segretarjat Ġenerali.

—

Tiżgura l-ipproċessar tal-posta uffiċjali tal-Parlament u tal-posta tal-President (reġistrazzjoni, sinteżi u assenjazzjoni, sostenn tal-utenti GEDA rigward ir-reġistrazzjoni tal-posta);

—

Tiżgura li l-posta indirizzata lill-istituzzjoni tasal għand min hu kkonċernat u tgħaddi lil min hu kkonċernat (verifika, tqassim, reġistrazzjoni tal-pakketti u posta reġistrata, servizzi lill-klijenti);

—

Tiżgura l-ipproċessar tal-posta li toħroġ (reġistrazzjoni u affrankament);

—

Tiżgura l-ġestjoni tal-baġit relatata mal-posta.

—

Tiżgura l-analiżi proċedurali u ta’ sustanza, in-notifika, l-assenjazzjoni amministrattiva u informatika tad-dokumenti uffiċjali lill-kumitati parlamentari; tiżgura l-komunikazzjoni tat-tħabbiriet li għandhom jingħataw fil-Minuti tas-seduta u l-ħolqien tal-proċeduri; tikkonsulta lill-istituzzjonijiet, lill-korpi u lill-aġenziji l-oħrajn tal-UE;

—

Tiżgura r-riċezzjoni, l-analiżi tal-kriterji regolatorji u tal-kontenut, ir-reġistrazzjoni tal-petizzjonijiet imressqa lill-Parlament miċ-ċittadini jew mir-residenti; tiżgura l-kuntatti u l-interazzjonijiet mas-segretarjat tal-Kumitat għall-Petizzjonijiet; tfassal lista tal-petizzjonijiet potenzjalment mhux konformi mad-dispożizzjonijiet tal-Art. 227 tat-TFUE; tiġġestixxi r-riferimenti lill-korp kompetenti fil-lista 1, 3 u 4; tiżgura l-pubblikazzjoni fil-Minuti tas-seduti l-petizzjonijiet inklużi fir-reġistru;

—

Tiżgura r-riċezzjoni, il-kontroll tal-konformità, l-aċċettazzjoni, ir-reġistrazzjoni u t-tqegħid għad-dispożizzjoni tad-dokumenti uffiċjali trażmessi mill-Membri, mill-istituzzjonijiet, mill-korpi u mill-aġenziji l-oħrajn tal-UE, kif ukoll li jiġu mill-parlamenti nazzjonali; tiżgura t-tħabbbir formali tal-proċeduri (Minuti) u tad-dokumenti (sit Europarl);

—

Tiżgura r-riċezzjoni, il-kontroll tal-konformità u l-aċċettazzjoni, l-assenjazzjoni lill-kumitati parlamentari kompetenti tal-miżuri ta’ implimentazzjoni rigward id-drittijiet ta’ informazzjoni, id-dritt ta’ skrutinju, il-proċeduri regolatorji bi skrutinju kif ukoll l-atti delegati u d-dokumenti relatati mal-laqgħat tal-esperti nazzjonali u l-missjonijiet “FVO”; tgħarraf it-tħabbiriet li għandhom jingħataw fil-Minuti tas-seduti; tiżgura l-interazzjoni fi ħdan id-“DIAS network”;

—

Tiżgura l-alimentazzjoni, is-segwitu u ż-żamma tal-Osservatorju leġiżlattiv (OEIL); tipparteċipa fil-ġestjoni finanzjarja tal-OEIL, iżżomm kuntatti mal-kuntrattur estern;

—

Tipparteċipa f’diversi gruppi ta’ ħidma kif ukoll fl-iżvilupp tal-applikazzjonijiet informatiċi (OEIL, ITER, EPgreffe, petiport, petigreffe).

—

Tiżgura s-segwitu li jingħata lill-proċeduri relatati mal-bidu u mat-tmiem tal-mandat tal-Membri tal-Parlament Ewropew u tal-osservaturi (tfassil tal-Minuti ta’ riżenja u trażmissjoni lill-Kumitat għall-Affarijiet Legali (JURI), preparazzjoni tat-tħabbir fis-seduta, informazzjoni lis-servizzi, kuntatt mal-awtoritajiet nazzjonali kompetenti, preparazzjoni tal-fajl relatat mal-verifika tal-kredenzjali tal-Membri ġodda);

—

Tiżgura l-funzjonijiet ta’ segretarjat tal-Kumitat Konsultattiv dwar il-Kondotta tal-Membri tal-Parlament (organizzazzjoni tal-laqgħat, tħejjija tal-fajls tal-laqgħat, azzjonijiet li għandhom jittieħdu b’segwitu għad-deċiżjonijiet li jieħu l-Kumitat);

—

Tiżgura r-riċezzjoni u r-reġistrazzjoni tat-talbiet għat-tneħħija u għall-ħarsien tal-immunità parlamentari (informazzjoni tal-Membru kkonċernat, preparazzjoni tat-tħabbir fis-seduta, trażmissjoni tal-fajl lill-Kumitat JURI);

—

Tiżgura l-ġestjoni tal-kompożizzjoni tal-kumitati u tad-delegazzjonijiet parlamentari u l-ġestjoni tar-reġistru tal-intergruppi;

—

Tiżgura l-ġestjoni tar-reġistru tad-dikjarazzjonijiet tal-interess finanzjarju tal-Membru u tar-reġistru tar-rigali u tal-inviti għal avvenimenti organizzati minn terzi;

—

Tiżgura l-ġestjoni tad-data personali tal-Membri (reġistrazzjoni tal-bażi tad-data MEP ta’ kull tibdil li jsir fl-iskeda personali tal-Membri, jiġifieri l-appartenenza għal korp tal-Parlament jew l-affiljazzjoni fi grupp politiku, tibdil tal-indirizz, eċċ.) u tal-curriculum vitae tagħhom;

—

Tistabbilixxi l-permessi u l-attestati, tagħti assistenza lill-Membri fil-formalitajiet mal-amministrazzjoni Belġjana biex jiksbu l-karta tal-identità speċjali (CIS).