29.9.2017   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 252/194

—

wara li kkunsidra d-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2015,

—

wara li kkunsidra l-Artikolu 94 u l-Anness IV tar-Regoli ta' Proċedura tiegħu,

—

wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit u l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern (A8-0093/2017),

A.

billi, skont ir-rapporti finanzjarji tiegħu, il-baġit finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (“l-Uffiċċju”) għas-sena finanzjarja 2015 kien jammonta għal EUR 15 944 846, li jirrappreżenta żieda ta' 1,76 % meta mqabbel mal-baġit għall-2014; billi 94 % tal-baġit tal-Uffiċċju huwa derivat mill-baġit tal-Unjoni,

B.

billi l-Qorti tal-Awdituri (“il-Qorti”), fir-rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju għas-sena finanzjarja 2015 (“ir-rapport tal-Qorti”) stqarret li kisbet assigurazzjonijiet raġonevoli li l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju huma affidabbli u li t-tranżazzjonijiet ta' bażi huma legali u regolari,

C.

billi, fil-kuntest tal-proċedura ta' kwittanza, l-awtorità ta' kwittanza tisħaq fuq l-importanza partikolari li nkomplu nsaħħu l-leġittimità demokratika tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni permezz ta' titjib fit-trasparenza u l-obbligu ta' rendikont, u bl-implimentazzjoni tal-kunċett ta' bbaġitjar abbażi tal-prestazzjoni u governanza tajba tar-riżorsi umani;

1.

Jinnota bi tħassib l-għadd kbir ta' kwistjonijiet pendenti u miżuri korrettivi li għadhom għaddejjin b'risposta għall-kummenti tal-Qorti fl-2012, 2013 u 2014 relatati ma' proċeduri ta' reklutaġġ, pagamenti tard, rata għolja ta' bidla fil-persunal u r-rimborż tal-ispejjeż; jistieden lill-Uffiċċju jikkompleta għadd ta' azzjonijiet korrettivi kemm jista' jkun kbir fl-2017;

2.

Jinnota li sforzi ta' monitoraġġ baġitarju matul is-sena finanzjarja 2015 irriżultaw f'rata ta' implimentazzjoni tal-baġit ta' 93,74 %, li tfisser żieda ta' 9,05 % meta mqabbel mal-2014; jinnota, barra minn hekk, li r-rata ta' eżekuzzjoni tal-approprjazzjonijiet ta' pagament kienet ta' 77,32 %, li tfisser żieda ta' 5,99 % meta mqabbel mal-2014;

3.

Ifakkar li, skont deċiżjoni mid-direttur eżekuttiv, il-parteċipanti f'laqgħat organizzati mill-Uffiċċju huma klassifikati f'waħda minn tliet kategoriji (A, B jew C) għal rimborżi tal-ispejjeż; jinnota li l-parteċipanti tal-kategorija “A”, li huma mistennija jassumu rwol speċifiku f'laqgħat, jirċievu rimborż b'rata fissa għall-ispejjeż għall-ivvjaġġar u s-sussistenza ta' kuljum, filwaqt li l-parteċipanti tal-kategorija “B” jirċievu rimborż b'rata fissa għall-ispejjeż għall-ivvjaġġar biss u l-parteċipanti tal-kategorija “C” mhuma eliġibbli għall-ebda rimborż; jirrimarka li l-għadd ta' parteċipanti klassifikati bħala riċevituri ta' rimborżi tal-kategorija “A” żdiedu minn 69 % fl-2014 għal 52 % fl-2015; jinnota li l-azzjoni dwar il-kjarifika tal-kategorija applikabbli ta' rimborż fl-ittri ta' stedina ġiet ikkompletata;

4.

Jinnota bi tħassib li, skont ir-rapport tal-Qorti, fl-2015 l-Uffiċċju għamel 1 024 (29,2 %) pagament wara l-limiti ta' żmien stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju, li jirrappreżentaw żieda ta' 0,6 % meta mqabbla mas-sena preċedenti u dan jirriżulta f'dewmien medju ta' 29 jum għal pagamenti tard; jirrikonoxxi li matul it-tieni nofs tal-2015, l-Uffiċċju stabbilixxa strateġija li tipprevedi diversi miżuri biex inaqqsu l-pagamenti tard; jilqa' l-fatt li wara l-implimentazzjoni ta' dawk il-miżuri, il-pagamenti tard naqsu b'mod sinifikanti, minn 38,3 % fil-perjodu ta' bejn Jannar u Awwissu 2015 sa 12,6 % fil-perjodu minn Settembru sa Diċembru 2015; jinnota li minkejja din ix-xejra pożittiva, li baqgħet sejra sax-xahar ta' Mejju 2016, ir-rata ta' pagamenti tard żdiedet minn Ġunju 2016 minħabba żieda fl-attivitajiet operattivi tal-Uffiċċju, u b'hekk ukoll fin-numru ta' tranżazzjonijiet finanzjarji li ġew pproċessati mill-istess numru ta' membri tal-persunal; jinnota li, f'Novembru 2016, il-funzjoni tal-inizjazzjoni finanzjarja ġiet deċentralizzata għad-Dipartimenti Operattivi u l-Unitajiet Amministrattivi, filwaqt li l-funzjoni ta' verifikazzjoni baqgħet ċentralizzata fid-Dipartiment Amministrattiv; jinnota li dan irriżulta f'eżiti pożittivi;

5.

Jinnota li l-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) kien ta' EUR 1 076 583, jiġifieri 36,9 % (imqabbla ma' EUR 635 492 fl-2014, jiġifieri 28,7 %); jirrikonoxxi li dawn ir-riporti huma prinċipalment relatati ma' servizzi ta' konsulenza għal żviluppi fl-ICT ikkuntrattati fl-aħħar tliet xhur tal-2015 (EUR 400 000) kif ukoll ma' investimenti fl-infrastruttura tal-IT (EUR 300 000), fid-dawl tar-reklutaġġ mistenni ta' membri tal-persunal addizzjonali wara d-deċiżjoni tal-awtorità baġitarja, fi tmiem l-2015, li tiżdied l-organigramma; jinnota li dawn ir-riporti kienu ġġustifikati u ppjanati minn qabel, minħabba r-rwol tal-Uffiċċju fil-kriżi tal-migrazzjoni, u li l-awtorità baġitarja kkunsidrat biex żiedet b'mod sinifikanti l-baġit u l-persunal tal-Uffiċċju għall-2016; jinnota li r-riporti ħafna drabi huma parzjalment jew għal kollox ġustifikati minħabba n-natura pluriennali tal-programmi operattivi tal-aġenziji, li mhux neċessarjament jindikaw dgħufijiet fl-ippjanar u fl-implimentazzjoni tal-baġit, u li ma jmorrux dejjem kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità, b'mod partikolari jekk ikunu ppjanati min qabel mill-Uffiċċju u kkomunikati lill-Qorti;

6.

Jinnota b'sodisfazzjon li, skont ir-rapport tal-Qorti, id-direttur eżekuttiv approva politika ġdida għar-reklutaġġ ta' aġenti temporanji u kuntrattwali, li tindirizza ħafna mill-kwistjonijiet identifikati mill-Qorti fl-awditjar preċedenti tagħha;

7.

Jirrikonoxxi li l-Uffiċċju adotta r-regoli ta' implimentazzjoni aġġornati dwar ir-reklutaġġ ta' aġenti temporanji u aġenti kuntrattwali f'Jannar 2016; jinnota, barra minn hekk, li l-politika ta' reklutaġġ aġġornata tiegħu ġiet approvata mid-direttur eżekuttiv f'Awwissu 2016;

8.

Jinnota li mill-31 ta' Diċembru 2015, l-Uffiċċju kellu 93 membru tal-persunal, kemm dawk fis-servizz kif ukoll dawk maħtura, inklużi 61 aġent temporanju, 21 aġent kuntrattwali u 11-il espert nazzjonali sekondati; jirrimarka li 63 % tal-membri tal-persunal kollu kienu nisa filwaqt li 37 % kienu rġiel;

9.

Jinnota li l-Uffiċċju żviluppa ulterjorment il-kontrolli interni tiegħu f'konformità mar-rakkomandazzjonijiet li rċieva mis-Servizz ta' Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni u l-Qorti, kif ukoll skont l-Istandards ta' Kontroll Intern tal-Uffiċċju adottati f'Novembru 2012; josserva li, apparti l-awditjar tal-kontijiet annwali, l-IAS ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni ta' taħriġ fil-qafas tal-Attivitajiet Permanenti u ta' Emerġenza/Appoġġ Speċjali tal-Uffiċċju; jinnota li l-Uffiċċju żviluppa pjan ta' azzjoni biex jindirizza r-rakkomandazzjonijiet tal-IAS;

10.

Jinnota li l-Uffiċċju implimenta deċiżjoni tal-bord ta' tmexxija dwar il-prevenzjoni tal-frodi kif ukoll strateġija kontra l-frodi; jinnota li proċedura dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta ġiet iffirmata fit-23 ta' Frar 2017 u hija konformi mal-linji gwida tal-Kummissjoni dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta;

11.

Jinnota bi tħassib li, fl-2015, l-Uffiċċju ma ppubblikax is-CVs la tal-membri tal-bord ta' tmexxija u lanqas tal-maniġment superjuri; jinnota li l-Uffiċċju ppubblika l-curricula vitae tat-tim tal-maniġment superjuri tiegħu minn Marzu 2017; jinnota wkoll li l-Uffiċċju kkonsulta lill-bord ta' tmexxija tiegħu u beħsiebu jippubblika l-curricula vitae tal-membri tiegħu ladarba dawn jinġabru; jistieden lill-Uffiċċju jippubblika dawk id-dokumenti kemm jista' jkun malajr sabiex jiżgura s-sorveljanza u l-iskrutinju pubbliku meħtieġa tal-maniġment tiegħu;

12.

Itenni li l-prevenzjoni u l-ġestjoni tal-kunflitti ta' interess huma vitali għal saħħet l-organizzazzjoni; jenfasizza li t-trasparenza hija element ewlieni għaż-żamma tal-fiduċja taċ-ċittadini tal-Unjoni fl-istituzzjonijiet tal-Unjoni;

13.

Jinnota li, skont ir-rapport annwali tal-Uffiċċju, fl-2015, 275 parteċipant minn 26 Stat tal-“UE+” u partijiet interessati oħra ħadu sehem fi 23 sessjoni ta' “Train-the-Trainers” organizzati mill-Uffiċċju; jinnota, barra minn hekk, li l-Uffiċċju amministra 271 sessjoni ta' taħriġ nazzjonali fuq il-pjattaforma tiegħu ta' tagħlim elettroniku magħrufa bħala “Il-kurrikulu tat-Taħriġ tal-EASO” għal 3 611-il uffiċjal tal-asil;

14.

Jinnota li, sabiex itejjeb l-effikaċja tiegħu fir-rigward ta' spejjeż għat-traduzzjoni u l-interpretazzjoni, l-Uffiċċju ffirma ftehim dwar il-livell ta' servizz mad-Direttorat Ġenerali tal-Interpretazzjoni tal-Kummissjoni; jinnota, barra minn hekk, li l-Uffiċċju nieda sejħa miftuħa għall-kuntratti qafas f'ħames lottijiet f'kaskata, bil-kriterju tal-għoti jkun l-aktar prezz baxx; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-iffrankar li sar;

15.

Jinnota li l-Uffiċċju żviluppa miżuri ulterjuri biex jgħinu lill-Istati Membri li jeħtieġu appoġġ speċjali fis-sistemi tal-asil u tal-akkoljenza tagħhom u li huwa pprovda dan l-appoġġ speċjali lil Ċipru, lill-Bulgarija, lill-Greċja u lill-Italja; jinnota barra minn hekk li fl-2015, l-Uffiċċju kompla jiżviluppa l-attivitajiet tiegħu sabiex jappoġġa lill-Istati Membri li s-sistemi ta' asil u ta' akkoljenza tagħhom jinsabu taħt pressjoni partikolari, speċjalment billi jipprovdu appoġġ lill-Greċja u lill-Italja u billi jsaħħaħ il-kapaċità tal-Uffiċċju li jwieġeb fil-ħin u b'mod effikaċi għal sitwazzjonijiet ta' emerġenza;

16.

Ifakkar li fl-2015, saru numru rekord ta' aktar minn 1 400 000 applikazzjoni għal protezzjoni internazzjonali; jirrikonoxxi li l-Uffiċċju investa sforzi sinifikanti fl-implimentazzjoni tal-attivitajiet assenjati lilu skont l-Aġenda Ewropea dwar il-Migrazzjoni, b'mod partikolari bħala parti mill-iżvilupp tal-approċċ “hotspots”; jinnota l-isforzi tal-Uffiċċju għall-ġestjoni tal-kriżi tal-migranti;

17.

Iħeġġeġ, b'mod partikolari, l-appoġġ u l-kooperazzjoni prattika offruti dwar kwistjonijiet relatati mat-tfal li qed ifittxu l-asil, inklużi minuri mhux akkumpanjati; jilqa' t-tnedija tan-Netwerk tal-EASO rigward l-Attivitajiet dwar it-Tfal;

18.

Jirrikonoxxi li ż-żieda fil-baġit tal-Uffiċċju fl-2016 kienet sinifikanti sabiex tlaħħaq ma' kompiti addizzjonali li għandhom x'jaqsmu mal-Aġenda Ewropea dwar il-Migrazzjoni, l-approċċ ta' hotspots, id-deċiżjonijiet tas-Summit tal-Mexxejja tal-UE dwar il-Balkani tal-Punent u d-dikjarazzjoni UE-Turkija; jinnota b'sodisfazzjon li l-Uffiċċju ħa sensiela ta' passi sabiex jittratta tali żieda bla preċedent f'kompiti, inklużi d-deċentralizzazzjoni tal-inizjazzjoni finanzjarja akkumpanjata minn taħriġ u coaching xierqa; jinnota wkoll li dan wassal għal ħtieġa ta' aktar persunal u spazju korrispondenti għall-uffiċċji;

19.

Jinnota bi tħassib li, fl-2015, 7 membri tal-persunal biss ipparteċipaw f'away day li l-ispiża tagħha kienet relattivament għolja għall-ammont ta' EUR 4 000 (EUR 571 kull persuna);

20.

Jinnota li l-Uffiċċju emenda l-ftehim tal-kiri tiegħu u fit-tieni nofs tal-2016 wessa' l-ispazju tal-uffiċċju tiegħu għal blokka addizzjonali ta' bini fejn jinsab il-bini tiegħu; jinnotali, wara l-approvazzjoni tal-Parlament u tal-Kunsill, l-Uffiċċju issa qiegħed f'pożizzjoni li jikri u jieħu f'idejh il-bini kollu sal-1 ta' Lulju 2017; jistieden lill-Uffiċċju jinforma lill-awtorità ta' kwittanza dwar aktar żviluppi rigward il-bini tagħha;

21.

Jinnota li l-Uffiċċju kellu l-għan li jesplora l-possibbiltà ta' skambju ta' informazzjoni u l-aħjar prattiki sabiex jintegra elementi rilevanti għar-ritorn ta' dawk li ma ngħatalhomx asil f'kollaborazzjoni mill-qrib mal-Grupp ta' Esperti dwar ir-Ritorn tan-Netwerk Ewropew tal-Migrazzjoni;

22.

Jinnota li, fl-2015, il-pjan ta' komunikazzjoni tal-Uffiċċju ffoka fuq il-promozzjoni tar-rwol, il-valuri u l-attivitajiet tiegħu permezz ta' għadd ta' għodod u attivitajiet ta' komunikazzjoni esterni, li jikkonċernaw il-pubblikazzjonijiet, il-midja soċjali, is-sit web u l-organizzazzjoni tal-jum ta' informazzjoni tiegħu;

23.

Jilqa' l-produzzjoni intensiva tal-Uffiċċju, b'aktar minn 117-il laqgħa u sessjonijiet ta' ħidma organizzati, 3 764 persunal nazzjonali mħarrġa, 272 persuna rilokati u aktar minn 100 organizzazzjoni tas-soċjetà ċivili li ġew ikkonsultati; jirrikonoxxi r-riżultati tal-awditjar indipendenti ta' Ernst & Young u l-impenn tal-Uffiċċju biex jiġi żviluppat pjan ta' azzjoni korrispondenti; jaqbel dwar il-ħtieġa li l-Uffiċċju jikkomunika aħjar dwar l-effetti u l-impatti tal-attivitajiet tiegħu; jilqa' l-iżvilupp ta' interfaċċja tal-web imtejba għad-dokumenti relatati mal-pajjiż ta' oriġini (“dokumenti relatati mal-Pajjiż ta' Oriġini”); jinnota li, fi tmiem l-2015, il-portal kien jippermetti l-aċċess għal 17 000 dokument relatat mal-Pajjiż ta' Oriġini;

24.

Jirrikonoxxi li, skont ir-rapport annwali tal-Uffiċċju, fl-2014, huwa ta bidu għall-iżvilupp ta' sistema u bażi tad-data kkombinati dwar il-ġestjoni tal-kontenut, is-Sistema ta' Informazzjoni u Dokumentazzjoni, fil-forma ta' għodda tal-IT li se tipprovdi ħarsa ġenerali dettaljata u aġġornata lejn il-funzjonament prattiku tas-Sistema Ewropea Komuni tal-Asil;

25.

Jirreferi, fir-rigward tal-kummenti l-oħrajn li jakkumpanjaw id-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza, li huma ta' natura orizzontali, għar-riżoluzzjoni tiegħu tas-27 ta' April 2017 (1) dwar il-prestazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll tal-aġenziji.