This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32021D2121
Commission Decision (EU) 2021/2121 of 6 July 2020 on records management and archives
Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE) 2021/2121 tas-6 ta’ Lulju 2020 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE) 2021/2121 tas-6 ta’ Lulju 2020 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
C/2020/4482
ĠU L 430, 2.12.2021, pp. 30–41
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
|
2.12.2021 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 430/30 |
DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) 2021/2121
tas-6 ta’ Lulju 2020
dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 ta 1 ta’ Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Energija Atomika (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 9(1) tiegħu,
Billi:
|
(1) |
Ir-rekords miżmuma mill-Kummissjoni jiffurmaw il-bażi tal-operat u l-ħidma ta’ kuljum tagħha. Dawn huma parti mill-assi tal-Kummissjoni u jissodisfaw il-funzjonijiet li jiffaċilitaw l-iskambju ta’ informazzjoni, jipprovdu evidenza ta’ azzjoni meħuda, jissodisfaw l-obbligi legali tal-istituzzjoni u jippreservaw il-memorja tagħha. Għalhekk, dawn għandhom jiġu ġestiti skont ir-regoli effettivi applikabbli għad-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti kollha. |
|
(2) |
Il-Kummissjoni żżomm rekords li jinħolqu, jaslu u jiġu ġestiti matul l-attivitajiet tagħha. Ir-rekords kollha, irrispettivament mill-format u l-ambjent teknoloġiku li fih jinġabru, jinħolqu jew jiġu ġġenerati, jinqabdu u jinżammu f’repożitorju elettroniku uffiċjali tar-rekords. |
|
(3) |
Id-dispożizzjonijiet dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji jistabbilixxu prinċipji biex jiżguraw: il-ħolqien, ir-riċeviment u l-preservazzjoni jew l-eliminazzjoni xierqa tar-rekords u l-konsultazzjoni u l-komunikazzjoni tagħhom; l-awtentiċità, l-affidabbiltà, l-integrità u l-leġġibbiltà maż-żmien tar-rekords u tal-metadata li takkumpanjahom; l-identifikazzjoni ta’ kull rekord flimkien mal-estrazzjoni u l-allokazzjoni tal-metadata, sabiex tkun tista’ tiġi ffajljata, imfittxija u traċċabbli faċilment; l-iżvilupp, iż-żamma u l-aġġornament tal-istruttura tas-sistemi ta’ ġestjoni tar-rekords u l-arkivji tal-Kummissjoni, ir-repożitorji elettroniċi tagħha u r-repożitorji tagħha għall-media analoga. |
|
(4) |
Dawn il-prinċipji huma maħsuba biex ikopru ċ-ċiklu tal-ħajja tar-rekords tal-Kummissjoni, ikun xi jkun il-mezz tagħhom, jagħmlu disponibbli, jiskambjaw, jikkondividu, jużaw mill-ġdid u jxerrdu data, informazzjoni u rekords, f’konformità mal-politika, l-arranġamenti ta’ governanza u l-prattika tal-ġestjoni tad-data u l-informazzjoni tal-Kummissjoni. |
|
(5) |
Il-ġestjoni effettiva u xierqa tar-rekords u l-arkivjar jgħinu biex jintlaħqu l-obbligi ta’ trasparenza tal-Kummissjoni, b’mod partikolari billi jiġi ffaċilitat l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u jiġi implimentat il-prinċipju tar-responsabbiltà tal-azzjonijiet pubbliċi. |
|
(6) |
Id-dispożizzjonijiet dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji jenħtieġ li jiġu allinjati mal-obbligu li jingħata aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni f’konformità mal-prinċipji, l-arranġamenti u l-limiti stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2). |
|
(7) |
Permezz tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2002/47/KE, KEFA, Euratom (3), il-Kummissjoni emendat ir-Regoli ta’ Proċedura tagħha biex tinkludi dispożizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti u bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2004/563/KE, Euratom (4) emendat ir-Regoli ta’ Proċedura biex tinkludi dispożizzjonijiet dwar dokumenti elettroniċi u diġitalizzati biex jiġu stabbiliti l-ġestjoni elettronika tad-dokumenti u l-arkivjar, li jistabbilixxu sett komuni ta’ regoli u proċeduri applikabbli għad-dipartimenti kollha. |
|
(8) |
Jenħtieġ li jiġu aġġornati r-regoli li jiddeterminaw il-kundizzjonijiet li skonthom id-dokumenti elettroniċi, diġitalizzati u trażmessi elettronikament huma validi u maħżuna għall-finijiet tal-Kummissjoni. |
|
(9) |
Il-ġestjoni tar-rekords u l-politika tal-arkivjar jenħtieġ li jqisu l-programm ta’ trasformazzjoni diġitali tal-Kummissjoni (5). Għalhekk, il-prinċipju tal-ħolqien ta’ rekords f’format elettroniku biss għandu jiġi enfasizzat bil-qawwa, għalkemm l-eċċezzjonijiet għal dan il-prinċipju għandhom madankollu jkunu possibbli. |
|
(10) |
L-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni huma mħeġġa jirrikonoxxu l-identifikazzjoni elettronika u s-servizzi fiduċjarji koperti mir-Regolament (UE) Nru 910/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6) għall-fini ta’ kapitalizzazzjoni kooperattiva amministrattiva, b’mod partikolari, fir-rigward ta’ prattika tajba eżistenti u r-riżultati ta’ proġetti li għaddejjin fl-oqsma koperti minn dan ir-Regolament. |
|
(11) |
Ir-regoli u l-proċeduri tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji jenħtieġ li jiġu aġġornati regolarment, filwaqt li jitqiesu l-iżviluppi fir-riċerka akkademika u xjentifika u r-riżultati tagħha, inkluż il-ħolqien ta’ standards u żviluppi rilevanti fit-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni. |
|
(12) |
Sistema ta’ ġestjoni tar-rekords mhux biss tirreġistra r-rekords, iżda taqbadhom b’mod aktar wiesa’ biex tidentifikahom b’mod ċar u affidabbli, tiżgura t-traċċabbiltà tagħhom u tagħmilhom disponibbli għal utenti oħra permezz tal-preżentazzjoni jew mezzi oħra ta’ aggregazzjoni tar-rekords matul iċ-ċiklu tal-ħajja tagħhom. |
|
(13) |
Sistemi ta’ informazzjoni, networks u faċilitajiet ta’ trażmissjoni li jalimentaw is-sistema ta’ rekords tal-Kummissjoni jenħtieġ li jkunu protetti b’miżuri ta’ sigurtà xierqa skont ir-regoli ta’ sigurtà applikabbli għall-protezzjoni tal-informazzjoni. |
|
(14) |
Jenħtieġ li d-data u l-informazzjoni jkunu disponibbli u kondiviżi kemm jista’ jkun fi ħdan il-Kummissjoni sabiex jiffaċilitaw il-ħidma kollaborattiva tal-persunal tagħha u l-irkupru u l-użu mill-ġdid ta’ data u informazzjoni u biex jippromwovu s-sinerġija tar-riżorsi tagħha u jtejbu l-effiċjenza. |
|
(15) |
Kull istituzzjoni tal-Unjoni toħloq u żżomm l-arkivji storiċi tagħha u tiftaħhom għall-pubbliku skont ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83. Barra minn hekk, kull istituzzjoni tadotta regoli interni rigward l-applikazzjoni ta’ dak ir-Regolament. |
|
(16) |
Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (7), il-Kummissjoni hija meħtieġa tipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar ta’ data personali li tikkonċernahom u tirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data. Madankollu, jenħtieġ li l-Kummissjoni tibbilanċja dawn id-drittijiet mal-objettivi tal-arkivjar fl-interess pubbliku f’konformità mal-liġi dwar il-protezzjoni tad-data. |
|
(17) |
L-Artikoli 16(5) u 19(3) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt għat-tħassir fir-rigward tal-ipproċessar tad-data għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku. Jenħtieġ li dawk id-drittijiet ma japplikawx fil-prinċipju fil-kuntest partikolari tal-arkivji storiċi tal-Kummissjoni, b’kont meħud tad-daqs tal-istituzzjoni u r-rekords tagħha u n-natura tal-arkivjar fl-interess pubbliku. It-tħassir ta’ data personali li tinsab f’tali rekords, b’mod partikolari, idgħajjef il-validità, l-integrità u l-awtentiċità tal-arkivji tal-Kummissjoni u għalhekk x’aktarx li jfixkel serjament il-kisba tal-objettivi tal-arkivjar fl-interess pubbliku. |
|
(18) |
Il-Kummissjoni tista’ ma tkunx tista’ jew tkun meħtieġa tagħmel sforz sproporzjonat biex tipprovdi informazzjoni dwar l-ipproċessar ladarba l-files u r-rekords tagħha magħżula għall-preservazzjoni permanenti jkunu ġew trasferiti fl-arkivji storiċi tagħha. Is-suġġetti tad-data jenħtieġ li jiġu infurmati li r-rekords li fihom id-data personali tagħhom jistgħu jiġu ttrasferiti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni fi tmiem il-perjodu ta’ żamma identifikat għal dawk ir-rekords bħala parti mill-informazzjoni msemmija fl-Artikoli 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725. Dik l-informazzjoni tiġi pprovduta b’rabta mal-operazzjonijiet ta’ pproċessar oriġinali li għalihom id-data personali tkun inġabret inizjalment. |
|
(19) |
L-Artikolu 25(4) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti lill-Kummissjoni l-possibbiltà li tipprevedi derogi mid-drittijiet imsemmija fl-Artikoli 17, 18, 20, 21, 22 u 23 ta’ dak ir-Regolament, sa fejn dawk id-drittijiet x’aktarx jagħmlu impossibbli jew ifixklu serjament il-kisba ta’ finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku u jkunu meħtieġa derogi għat-twettiq ta’ dawk il-finijiet. Sakemm ma jkunux previsti derogi f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, iridu jiġu adottati regoli interni li taħthom il-Kummissjoni hija intitolata li tidderoga minn dawk id-drittijiet. |
|
(20) |
L-għoti ta’ aċċess għal data personali f’każ ta’ talba tas-suġġett tad-data li ma tipprovdix informazzjoni speċifika rigward l-ipproċessar li għalih tirreferi t-talba jista’ jinvolvi sforz amministrattiv sproporzjonat jew ikun prattikament impossibbli, minħabba d-daqs u n-natura tal-arkivji storiċi tal-Kummissjoni. |
|
(21) |
Ir-rettifika tad-data personali ddgħajjef l-integrità u l-awtentiċità tal-arkivji tal-Kummissjoni u tegħleb l-iskop tal-arkivjar fl-interess pubbliku. Dan huwa mingħajr preġudizzju għall-possibbiltà li l-Kummissjoni, f’każijiet debitament ġustifikati ta’ data personali mhux preċiża, tista’ tiddeċiedi li tinkludi dikjarazzjoni jew annotazzjoni supplimentari għar-rekord rilevanti. |
|
(22) |
Id-data personali tifforma parti integrali u indispensabbli mir-rekords magħżula għall-preservazzjoni permanenti. Għalhekk, l-għoti tad-dritt ta’ oġġezzjoni għall-ipproċessar ta’ data personali li tinsab f’tali rekords jagħmel impossibbli l-kisba tal-finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku. |
|
(23) |
Il-Kummissjoni jenħtieġ li tipprovdi għal derogi soġġetti għall-kundizzjonijiet u s-salvagwardji msemmija fl-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) 2018/1725. |
|
(24) |
Fl-applikazzjoni tal-prinċipju tar-responsabbiltà, il-Kummissjoni jenħtieġ li żżomm rekord tal-applikazzjoni tagħha tad-derogi. |
|
(25) |
Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jenħtieġ li jiġi infurmat kemm jista’ jkun malajr bl-applikazzjoni ta’ derogi taħt din id-Deċiżjoni. |
|
(26) |
Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat dwar dawn ir-regoli u ta opinjoni bir-rakkomandazzjonijiet tiegħu fit-3 ta’ Marzu 2020. |
|
(27) |
Il-membri kollha tal-persunal jenħtieġ li jkunu responsabbli għall-ħolqien u l-ġestjoni korretta ta’ rekords relatati ma’ politiki, proċessi u proċeduri li għalihom huma responsabbli, |
IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:
KAPITOLU I
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Is-suġġett
Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli dwar:
|
(a) |
il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji tal-Kummissjoni; |
|
(b) |
il-preservazzjoni u l-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji tal-Kummissjoni u d-depożitu tal-arkivji storiċi tal-Kummissjoni fl-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f’Firenze. |
Artikolu 2
Ambitu
Din id-Deċiżjoni tapplika għar-rekords miżmuma mill-Kummissjoni u għall-arkivji tagħha, irrispettivament mill-forma, il-mezz, l-età u l-post tagħhom.
Dan jista’ japplika, bi ftehim speċifiku, għal rekords miżmuma minn entitajiet oħra responsabbli għall-applikazzjoni ta’ ċerti politiki tal-Unjoni jew għal rekords skambjati permezz ta’ networks ta’ trażmissjoni tad-data bejn l-amministrazzjonijiet u l-Kummissjoni.
Artikolu 3
Definizzjonijiet
Għall-iskopijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
|
(1) |
“rekord” tfisser informazzjoni, riċevuta u maħluqa fil-forma ta’ dokument (8), ġabra ta’ data jew forma oħra f’mezz diġitali jew analogu li hija maqbuda f’repożitorju uffiċjali u ġestita u miżmuma bħala evidenza u bħala assi (9); |
|
(2) |
“metadata” tfisser kwalunkwe informazzjoni li tiddeskrivi l-kuntest, il-kontenut u l-istruttura tar-rekords u l-ġestjoni tagħhom maż-żmien għall-finijiet ta’, fost l-oħrajn, l-irkupru, l-aċċessibbiltà u l-użu mill-ġdid; |
|
(3) |
“diġitalizzazzjoni” tfisser il-proċess ta’ trasformazzjoni ta’ rekord fuq il-karta jew kwalunkwe mezz tradizzjonali ieħor f’format elettroniku; |
|
(4) |
“repożitorju uffiċjali tar-rekords” tfisser sistema, rikonoxxuta u approvata mis-Segretarjat Ġenerali, li fiha r-rekords miżmuma mill-Kummissjoni jinġabru, jiġu organizzati u kategorizzati biex jiġu ffaċilitati l-irkupru, id-distribuzzjoni, l-użu, ir-rimi jew il-preservazzjoni tar-rekords; |
|
(5) |
“qbid” tfisser l-inserzjoni ta’ dokument f’repożitorju elettroniku uffiċjali billi jiġu kkombinati identifikatur uniku u metadata (10); |
|
(6) |
“identifikatur uniku” tfisser sekwenza ta’ ċifri jew ittri, jew it-tnejn, assenjati b’mod mhux ambigwu lil rekord minn magna jew persuna u li tidentifika dak ir-rekord bħala uniku u distint mir-rekords l-oħra kollha; |
|
(7) |
“reġistrazzjoni” tfisser il-qbid ta’ rekord f’reġistru, li jistabbilixxi li huwa komplut u kostitwit kif suppost mil-lat amministrattiv u/jew legali u li jiċċertifika li dan intbagħat minn awtur lil destinatarju f’data partikolari, bħala posta dieħla jew ħierġa, jew ġie inkorporat f’wieħed mir-repożitorji uffiċjali tal-Kummissjoni; |
|
(8) |
“file” tfisser aggregazzjoni ta’ rekords organizzati f’konformità mal-attivitajiet tal-Kummissjoni, għal raġunijiet ta’ prova, ġustifikazzjoni jew informazzjoni u biex tiġi ggarantita l-effiċjenza fix-xogħol; il-grupp ta’ rekords li jiffurmaw il-file ikun organizzat b’tali mod li jifforma unità koerenti u rilevanti f’termini tal-attivitajiet imwettqa mill-Kummissjoni jew mid-dipartimenti tagħha; |
|
(9) |
“pjan ta’ ffajljar” tfisser strument bi struttura ġerarkika u loġika, fil-forma ta’ struttura ta’ siġra b’għadd ta’ intestaturi interkonnessi, li jippermetti li l-files (jew aggregazzjonijiet oħra ta’ rekords) jiġu organizzati b’mod intellettwali u marbuta mal-kuntest li fih tfasslu, abbażi tal-funzjonijiet, l-attivitajiet u l-proċessi ta’ ħidma; |
|
(10) |
“awtentiċità” tfisser il-fatt li rekord jista’ jiġi ppruvat li huwa dak li huwa maħsub li huwa, li nħoloq jew intbagħat mill-persuna li allegatament ħolqitu jew bagħtitu u li nħoloq jew intbagħat meta allegatament inħoloq (11); |
|
(11) |
“affidabbiltà” tfisser il-fatt li l-kontenut ta’ rekord jista’ jiġi fdat bħala rappreżentazzjoni sħiħa u preċiża tat-tranżazzjonijiet, l-attivitajiet jew il-fatti li huma jattestaw u li r-rekord jista’ jiddependi fuqhom matul tranżazzjonijiet jew attivitajiet sussegwenti (12); |
|
(12) |
“integrità” tfisser il-fatt li rekord huwa komplut u mhux mibdul (13); |
|
(13) |
“validità” tfisser il-fatt li dokument ikollu l-karatteristiċi intrinsiċi u estrinsiċi kollha meħtieġa mill-kuntest tal-produzzjoni tiegħu, meħtieġa sabiex jiġi aċċettat bħala espressjoni tal-awtur tiegħu bil-konsegwenzi legali kollha tiegħu; |
|
(14) |
“ammissibilità” tfisser il-fatt li dokument ikollu l-karatteristiċi intrinsiċi u estrinsiċi kollha meħtieġa mill-kuntest tar-riċeviment tiegħu, meħtieġa biex jiġi aċċettat bħala espressjoni tal-awtur tiegħu bil-konsegwenzi legali kollha tiegħu; |
|
(15) |
“preżervazzjoni” tfisser il-proċessi u l-operazzjonijiet tekniċi kollha li jippermettu li jinżammu rekords matul iż-żmien, li jinżammu l-integrità u l-awtentiċità tagħhom u li jiġi ggarantit l-aċċess għall-kontenut tagħhom. |
KAPITOLU II
ĠESTJONI TA’ REKORDS
Artikolu 4
Ħolqien
1. L-awtur ta’ kwalunkwe informazzjoni ġdida li tkun għadha kif inħolqot għandu janalizzaha sabiex jiddetermina s-sistema ta’ ġestjoni elettronika li biha għandha tiġi ġestita l-informazzjoni, jekk trid tinqabad u f’liema sistema tar-repożitorju uffiċjali għandha tiġi ppreservata.
2. Ir-rekords għandhom jinħolqu skont ir-rekwiżiti formali stabbiliti għat-tip rilevanti ta’ rekords.
3. Ir-rekords tal-Kummissjoni għandhom jinħolqu bħala rekords elettroniċi u għandhom jinżammu fir-repożitorji elettroniċi uffiċjali tagħha.
Madankollu, fis-sitwazzjonijiet li ġejjin ir-rekords jistgħu jinħolqu f’mezz differenti jew jinżammu b’mod differenti:
|
(a) |
meta dispożizzjoni tal-liġi tal-Unjoni jew nazzjonali tkun teħtieġ dan, |
|
(b) |
fejn il-konvenjenza tal-protokoll timponi mezz tal-karta, |
|
(c) |
fejn raġunijiet prattiċi jimpedixxu d-diġitizzazzjoni tad-dokument, |
|
(d) |
fejn il-preservazzjoni tad-dokument analogu oriġinali għandha valur miżjud minħabba l-forma tiegħu jew il-materjal li minnu huwa magħmul jew għal raġunijiet storiċi. |
Artikolu 5
Diġitalizzazzjoni
1. L-informazzjoni f’media analoga maħluqa jew riċevuta mill-Kummissjoni għandha tiġi diġitalizzata b’mod sistematiku. Il-formati elettroniċi li jirriżultaw, meta jinqabdu f’repożitorju elettroniku uffiċjali, għandhom jissostitwixxu d-dokumenti analogi oriġinali korrispondenti, sakemm ma tkunx meħtieġa firma bil-miktub minn dispożizzjoni tal-liġi tal-Unjoni jew mil-liġi tal-Istat Membru jew tal-pajjiż terz ikkonċernat.
2. Ir-regoli ta’ implimentazzjoni adottati skont l-Artikolu 22 għandhom jistabbilixxu d-dettalji proċedurali u tekniċi tad-diġitizzazzjoni, l-eċċezzjonijiet applikabbli u l-eliminazzjoni ta’ rekords analogi wara d-diġitizzazzjoni tagħhom.
Artikolu 6
Qbid
1. Kull direttorat ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandu jirrevedi b’mod regolari t-tipi ta’ informazzjoni maħluqa jew riċevuta matul l-attivitajiet tiegħu biex jidentifika liema minnhom għandhom jinqabdu f’repożitorju elettroniku uffiċjali u, b’kont meħud tal-kuntest li fih ikunu ġew prodotti, biex jorganizza l-ġestjoni tagħhom matul iċ-ċiklu tal-ħajja tagħhom.
2. Ir-rekords maqbuda ma għandhomx jinbidlu. Dawn jistgħu jitneħħew jew jiġu sostitwiti minn verżjonijiet sussegwenti sakemm jingħalaq il-file li jagħmlu parti minnu.
Artikolu 7
Reġistrazzjoni
1. Id-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati jekk ikun fihom informazzjoni importanti fit-tul jew jekk jistgħu jinvolvu azzjoni jew segwitu mill-Kummissjoni jew minn wieħed mid-dipartimenti tagħha.
2. Ir-reġistri għandhom jiġu stabbiliti biex jiġġeneraw identifikaturi uniċi għar-rekords irreġistrati.
Kull reġistru għandu jkun konness ma’ repożitorju elettroniku wieħed jew aktar. Jistgħu jsiru eċċezzjonijiet għal raġunijiet ta’ sigurtà.
Artikolu 8
Pjan ta’ ffajljar
Il-pjan ta’ ffajljar tal-Kummissjoni għandu juża klassifikazzjoni komuni tal-files fid-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni. Din il-klassifikazzjoni għandha tifforma parti mill-amministrazzjoni bbażata fuq l-attività tal-Kummissjoni.
Artikolu 9
Proċessi u sistemi kompjuterizzati
Id-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom iżommu u jamministraw ir-reġistri tagħhom permezz ta’ proċessi kompjuterizzati u sistemi u strutturi kompjuterizzati b’interfaċċji biex jiżguraw il-ħażna tar-rekords, l-aċċess għalihom u l-irkupru tagħhom, sakemm ma jkunx meħtieġ mod ieħor minn dispożizzjoni tal-Kummissjoni.
Artikolu 10
Effetti legali ta’ firem elettroniċi, siġilli, timbri tal-ħin elettroniċi u servizzi ta’ konsenja rreġistrati
1. Firma elettronika kwalifikata (14) għandu jkollha l-effett legali ekwivalenti għal firma bil-miktub.
2. Siġill elettroniku kwalifikat (15) għandu jgawdi l-preżunzjoni tal-integrità tad-data u l-korrettezza tal-oriġini ta’ dik id-data li magħha huwa marbut is-siġill elettroniku kwalifikat.
3. Timbru tal-ħin elettroniku kwalifikat (16) għandu jgawdi l-preżunzjoni tal-eżattezza tad-data u l-ħin li jindika u l-integrità tad-data li magħha huma marbuta d-data u l-ħin
4. Data trażmessa u riċevuta bl-użu ta’ servizz elettroniku ta’ konsenja rreġistrata kwalifikat (17) għandha tgawdi l-preżunzjoni tal-integrità tad-data, tat-trażmissjoni ta’ dik id-data mill-emittent identifikat, tar-riċeviment tagħha mid-destinatarju identifikat u tal-eżattezza tad-data u tal-ħin tat-trażmissjoni u tar-riċeviment indikati mis-servizz elettroniku ta’ konsenja rreġistrata kwalifikat.
Artikolu 11
Validità tad-dokumenti u l-proċeduri
1. Dokument maħluq jew riċevut mill-Kummissjoni għandu jitqies li jissodisfa l-kriterji ta’ validità jew ta’ ammissibbiltà meta jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
|
(a) |
il-persuna li minnu joriġina hija identifikata; |
|
(b) |
il-kuntest li fih ġie prodott id-dokument huwa affidabbli u d-dokument jissodisfa l-kundizzjonijiet li jiggarantixxu l-integrità tiegħu; |
|
(c) |
id-dokument jikkonforma mar-rekwiżiti formali stabbiliti fil-liġi tal-Unjoni jew nazzjonali applikabbli; |
|
(d) |
fil-każ ta’ dokument elettroniku, id-dokument jinħoloq b’mod li jiggarantixxi l-integrità, l-affidabbiltà u l-użu tal-kontenut tiegħu u l-metadata li takkumpanjah. |
2. Format elettroniku maħluq permezz tad-diġitizzazzjoni ta’ dokument analogu maħluq jew riċevut mill-Kummissjoni għandu jitqies li jissodisfa l-kriterji ta’ validità jew ta’ ammissibbiltà meta jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
|
(a) |
l-ebda firma ma tkun meħtieġa minn dispożizzjoni tal-liġi tal-Unjoni jew il-liġi ta’ Stat Membru jew pajjiż terz ikkonċernat; |
|
(b) |
il-format tiegħu joffri garanziji ta’ integrità, affidabbiltà, durabbiltà, leġġibbiltà maż-żmien u faċilità ta’ aċċess għall-informazzjoni li fih. |
Meta dokument analogu ffirmat ma jkunx meħtieġ, tali format elettroniku jista’ jintuża għal kwalunkwe skambju ta’ informazzjoni u għal kwalunkwe proċedura interna fi ħdan il-Kummissjoni.
3. Fejn dispożizzjoni tal-liġi tal-Unjoni jew nazzjonali teħtieġ oriġinal iffirmat ta’ dokument, dokument imfassal jew riċevut mill-Kummissjoni għandu jissodisfa dak ir-rekwiżit jekk id-dokument ikun fih xi wieħed minn dawn li ġejjin:
|
(a) |
firma waħda jew aktar miktuba bl-idejn jew elettronika kwalifikata, |
|
(b) |
firma elettronika waħda jew aktar, minbarra dik kwalifikata, li tipprovdi biżżejjed garanziji dwar l-identifikazzjoni tal-firmatarju u l-espressjoni tat-testment tiegħu fid-dokument iffirmat. |
4. Fil-każ li proċedura tal-Kummissjoni stess tkun teħtieġ firma ta’ persuna awtorizzata jew il-kunsens ta’ persuna f’stadju jew stadji tal-imsemmija proċedura, din tista’ tinħadem permezz ta’ sistemi informatiċi jekk kull persuna hija identifikata b’mod ċar u mingħajr ambigwità u li s-sistema inkwistjoni tipprovdi garanziji li l-kontenut ma jinbidilx matul il-proċedura.
5. Fil-każ li proċedura tkun tinvolvi lill-Kummissjoni u entitajiet oħra u tkun teħtieġ il-firma ta’ persuna awtorizzata jew il-kunsens ta’ persuna f’stadju jew stadji tal-imsemmija proċedura, il-proċedura tista’ tiġi ġestita minn sistemi tal-kompjuter li jissodisfaw kundizzjonijiet u jipprovdu assigurazzjonijiet tekniċi determinati bi ftehim reċiproku.
Artikolu 12
Għoti ta’ data u informazzjoni fi ħdan il-Kummissjoni
1. Id-data u l-informazzjoni għandhom ikunu disponibbli u kondiviżi bl-aktar mod wiesa’ possibbli fi ħdan il-Kummissjoni, sakemm l-obbligi legali ma jirrikjedux li l-aċċess ikun limitat.
2. Fl-interess tal-kondiviżjoni tal-informazzjoni, id-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom jiżguraw li l-files tagħhom ikunu aċċessibbli b’mod wiesa’ daqs kemm tippermetti s-sensittività tal-kontenut tagħhom.
Artikolu 13
Sigurtà u protezzjoni tal-informazzjoni
Ir-rekords għandhom jiġu ġestiti skont ir-regoli tas-sigurtà tal-Kummissjoni applikabbli għall-protezzjoni tal-informazzjoni. Għal dan il-għan, rekords, files, sistemi ta’ informazzjoni u arkivji, inklużi n-networks u l-mezzi ta’ trażmissjoni tagħhom, għandhom ikunu protetti b’miżuri ta’ sigurtà adatti għall-ġestjoni ta’ informazzjoni klassifikata, informazzjoni sensittiva mhux klassifikata u data personali (18).
L-informazzjoni klassifikata għandha tiġi proċessata skont ir-regoli fis-seħħ dwar is-sigurtà.
KAPITOLU III
PRESERVAZZJONI U ARKIVJI STORIĊI
Artikolu 14
Ħażna u preservazzjoni
1. Il-ħażna u l-preservazzjoni għandhom isiru taħt il-kundizzjonijiet li ġejjin:
|
(a) |
ir-rekords għandhom jinħażnu fil-forma li fiha nħolqu, intbagħtu jew ġew riċevuti jew f’forma li tippreserva l-awtentiċità, l-affidabbiltà u l-integrità tal-kontenut tagħhom u tal-metadata li takkumpanjahom; |
|
(b) |
il-kontenut tar-rekords u l-metadata rilevanti tagħhom iridu jkunu jistgħu jinqraw matul il-perjodu kollu tal-ħażna tagħhom minn kwalunkwe persuna awtorizzata li jkollha aċċess għalihom; |
|
(c) |
meta r-rekords jintbagħtu jew jaslu b’mod elettroniku, l-informazzjoni meħtieġa biex jiġu ddeterminati l-oriġini jew id-destinazzjoni tar-reġistrazzjoni u d-data u l-ħin tal-qbid jew tar-reġistrazzjoni, għandha tkun parti mill-metadata minima li għandha tinħażen; |
|
(d) |
rigward proċeduri elettroniċi ġestiti minn sistemi tal-IT, l-informazzjoni dwar l-istadji formali tal-proċedura għandhom jinħażnu f’kundizzjonijiet b’mod li jiżguraw li jkunu idenitifikati dawn l-istadji kif ukoll l-awturi u l-parteċipanti. |
2. Is-Segretarju Ġenerali għandu jiżgura l-implimentazzjoni ta’ strateġija ta’ preservazzjoni diġitali biex jiġi żgurat aċċess fit-tul għar-rekords elettroniċi abbażi tal-listi ta’ żamma msemmija fl-Artikolu 15(1). L-istrateġija għandha titfassal f’kooperazzjoni mas-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni u għandha tiżgura li jkun hemm fis-seħħ proċessi, għodod u riżorsi biex jiġu żgurati l-awtentiċità, l-affidabbiltà u l-integrità tar-rekords u l-aċċessibbiltà tagħhom.
Artikolu 15
Żamma, trasferiment u eliminazzjoni
1. Il-perjodu ta’ żamma għall-kategoriji varji ta’ files u, f’ċerti każijiet, ir-reġistri, għandu jiġi stabbilit għall-Kummissjoni kollha permezz ta’ strumenti regolatorji, bħal-lista komuni ta’ żamma, jew lista ta’ żamma speċifika waħda jew aktar imfassla abbażi tal-kuntest organizzattiv, il-leġiżlazzjoni eżistenti u l-obbligi legali tal-Kummissjoni.
2. Id-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom regolarment iwettqu evalwazzjoni tar-rekords u l-files ġestiti minnhom biex jivvalutaw jekk għandhomx jiġu ttrasferiti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni msemmija fl-Artikolu 16, jew jiġu eliminati.
Madankollu, fir-repożitorju elettroniku oriġinali għandu jinżamm sett ta’ metadata dwar ir-rekords u l-files bħala evidenza ta’ tali rekords u files u t-trasferiment jew l-eliminazzjoni tagħhom.
3. Informazzjoni klassifikata tal-UE bi klassifikazzjoni ta’ CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew ogħla m’għandhiex tiġi trasferita lis-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni.
Artikolu 16
Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni
Il-kompiti tas-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni għandhom ikunu li:
|
(a) |
jiggarantixxi l-awtentiċità, l-affidabbiltà u l-integrità tar-rekords, il-files u l-arkivji tal-Kummissjoni li jkunu ġew ittrasferiti lilha u l-aċċess għalihom; |
|
(b) |
jiżgura l-protezzjoni materjali u l-integrità tal-metadata tar-rekords u l-files ipprovduti mid-dipartimenti li jittrasferixxu; |
|
(c) |
jagħmel ir-rekords u l-files disponibbli fuq talba lid-direttorati ġenerali jew dipartimenti ekwivalenti; |
|
(d) |
iwettaq, fejn meħtieġ u f’kooperazzjoni mad-direttorat ġenerali jew dipartiment ekwivalenti ta’ oriġini jew is-suċċessur tiegħu, it-tieni reviżjoni tar-rekords, files u arkivji trasferiti kollha; |
|
(e) |
jagħti bidu għad-deklassifikazzjoni ta’ dokumenti klassifikati kif imsemmi fl-Artikoli 3 u 5 tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83; |
|
(f) |
jiftaħ l-arkivji storiċi tal-Kummissjoni għall-pubbliku wara l-iskadenza ta’ perjodu ta’ 30 sena, ħlief għal dawk ir-rekords koperti minn eċċezzjonijiet relatati mal-privatezza u l-integrità tal-individwi, jew l-interessi kummerċjali ta’ persuna fiżika jew ġuridika, inkluża l-proprjetà intellettwali; |
|
(g) |
jiddepożita l-arkivji storiċi tal-Kummissjoni li nfetħu għall-pubbliku fl-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea fl-EUI. |
Artikolu 17
Ipproċessar ta’ data personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni
1. Id-derogi li ġejjin mid-drittijiet tas-suġġetti tad-data għandhom japplikaw f’konformità mal-Artikolu 25(4) tar-Regolament (UE) 2018/1725, kif meħtieġ biex jiġu ssodisfati finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku u biex tiġi ppreservata l-integrità tal-arkivji storiċi tal-Kummissjoni, b’mod partikolari:
|
(a) |
id-dritt ta’ aċċess (19), sa fejn it-talba tas-suġġett tad-data ma tippermettix l-identifikazzjoni ta’ rekords speċifiċi mingħajr ma tinvolvi sforz amministrattiv sproporzjonat. Fil-valutazzjoni tal-azzjoni li għandha tittieħed fuq it-talba tas-suġġett tad-data u l-isforz amministrattiv meħtieġ, għandha titqies b’mod partikolari l-informazzjoni pprovduta mis-suġġett tad-data u n-natura, l-ambitu u d-daqs tar-rekords potenzjalment ikkonċernati; |
|
(b) |
id-dritt għal rettifika (20), sa fejn ir-rettifika tagħmilha impossibbli li jiġu ppreservati l-integrità u l-awtentiċità tar-rekords magħżula għall-preservazzjoni permanenti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni, mingħajr preġudizzju għall-possibbiltà ta’ dikjarazzjoni jew annotazzjoni supplimentari għar-rekord ikkonċernat, sakemm dan ma jkunx impossibbli jew jinvolvi sforz sproporzjonat; |
|
(c) |
l-obbligu li tiġi nnotifikata r-rettifika jew it-tħassir ta’ data personali (21) sa fejn dan jirriżulta impossibbli jew jinvolvi sforz sproporzjonat; |
|
(d) |
id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar (22), sakemm id-data personali tkun tinsab f’rekords magħżula għall-preservazzjoni permanenti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni bħala parti integrali u indispensabbli ta’ dawn ir-rekords. |
2. Il-Kummissjoni għandha timplimenta salvagwardji xierqa biex tiżgura konformità mal-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) 2018/1725. Tali salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzattivi, b’mod partikolari, sabiex jiġi żgurat ir-rispett għall-prinċipju tal-minimizzazzjoni tad-data. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
|
(a) |
il-files li għandhom jiġu ttrasferiti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni għandhom jintgħażlu wara valutazzjoni każ b’każ skont il-listi ta’ żamma tal-Kummissjoni. Il-files l-oħra kollha, inklużi files ta’ data personali strutturati, bħal files personali u mediċi, għandhom jiġu eliminati fi tmiem il-perjodu ta’ żamma amministrattiva; |
|
(b) |
il-listi ta’ żamma għandhom jipprevedu l-eliminazzjoni amministrattiva ta’ ċerti tipi ta’ rekords qabel it-tmiem tal-perjodu ta’ żamma amministrattiva. Konsegwentement, dawn it-tipi ta’ rekords ma għandhomx jiġu pproċessati għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku; |
|
(c) |
qabel l-ipproċessar għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku, id-direttorat ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandu jirrapporta l-preżenza potenzjali ta’ rekords koperti mill-Artikolu 2(1) tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 fil-files li għandhom jiġu ttrasferiti lill-arkivji storiċi tal-Kummissjoni; |
|
(d) |
qabel ma jinfetaħ file tal-Kummissjoni għall-pubbliku, is-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni għandu jirrevedih biex jivverifika l-preżenza possibbli ta’ rekords koperti mill-eċċezzjonijiet indikati fl-Artikolu 2(1) tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83, inkluż abbażi tas-sinjali msemmija fil-punt (c) bil-għan li tiġi protetta d-data personali. |
3. Il-Kummissjoni għandha tirreġistra r-raġunijiet għad-derogi applikati skont din id-Deċiżjoni. Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jikkonċernaw il-kuntest fattwali jew legali għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
4. L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni għandu jiġi infurmat, malajr kemm jista’ jkun, dwar l-applikazzjoni ta’ derogi mid-drittijiet tas-suġġetti tad-data f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Meta jitlob dan, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jingħata aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jistabbilixxi l-kuntest fattwali jew legali.
Artikolu 18
Depożitu tal-arkivji storiċi tal-Kummissjoni fl-IUE
1. Is-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni għandu jipprovdi lill-EUI, fejn possibbli, b’aċċess għal kopji diġitalizzati ta’ rekords miżmuma f’mezz analogu.
2. L-EUI għandu jkun il-punt ta’ aċċess prinċipali għall-arkivji storiċi tal-Kummissjoni li huma miftuħa għall-pubbliku.
3. Is-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni għandu jibgħat id-deskrizzjonijiet tal-EUI tal-arkivji ddepożitati. F’konformità mal-istandards internazzjonali u biex jiġi ffaċilitat l-iskambju tal-metadata, il-Kummissjoni se tippromwovi l-interoperabbiltà bejn is-sistemi tal-arkivji tagħha u dawk tal-EUI.
4. L-EUI jaġixxi bħala proċessur (23) f’konformità mal-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) 2018/1725, fuq struzzjonijiet mill-Kummissjoni, li taġixxi bħala l-kontrollur (24) tad-data personali li tinsab fl-arkivji storiċi tiegħu, iddepożitata fl-EUI. Is-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni jipprovdi, f’isem il-Kummissjoni, l-istruzzjonijiet meħtieġa għall-ipproċessar tad-data personali li tinsab fl-arkivji ddepożitati tal-Kummissjoni mill-EUI u jissorvelja l-prestazzjoni tagħha.
5. L-informazzjoni klassifikata ma għandhiex tiġi ddepożitata fl-EUI.
KAPITOLU IV
GOVERNANZA U IMPLIMENTAZZJONI
Artikolu 19
Governanza fil-livell tal-Kummissjoni
1. Kull direttur ġenerali jew kap ta’ dipartiment għandu jistabbilixxi l-istruttura organizzattiva, amministrattiva u fiżika meħtieġa u jipprovdi l-persunal meħtieġ biex jimplimenta din id-Deċiżjoni u r-regoli ta’ implimentazzjoni mid-dipartimenti tiegħu.
2. Is-Segretarjat Ġenerali għandu jkun responsabbli biex jiżgura li din id-Deċiżjoni u r-regoli ta’ implimentazzjoni tagħha jiġu applikati.
3. Id-Direttorat Ġenerali għall-Informatika għandu jkun responsabbli biex jipprovdi l-infrastruttura teknoloġika għall-implimentazzjoni ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 20
Network ta’ uffiċjali tal-ġestjoni tad-dokumenti
1. Kull direttur ġenerali jew kap ta’ dipartiment għandu jaħtar uffiċjal tal-ġestjoni tad-dokumenti biex iżomm sistema moderna u effiċjenti ta’ ġestjoni tar-rekords fid-dipartiment tiegħu u jiżgura l-koordinazzjoni fi ħdan id-dipartiment tiegħu, mas-Segretarjat Ġenerali u d-dipartimenti l-oħra tal-Kummissjoni.
2. Ir-rwol tan-network tal-uffiċjali tal-ġestjoni tad-dokumenti, ippresedut mis-Segretarjat Ġenerali, għandu jkun li:
|
(a) |
jiżgura l-applikazzjoni korretta u uniformi ta’ din id-Deċiżjoni fi ħdan id-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti; |
|
(b) |
jittratta kull kwistjoni li tinqala’ mill-applikazzjoni tagħha, |
|
(c) |
jaqsam ir-rekwiżiti tad-direttorati ġenerali u dipartimenti ekwivalenti fir-rigward ta’ miżuri ta’ taħriġ u appoġġ. |
Artikolu 21
Informazzjoni, taħriġ u sostenn
Is-Segretarjat Ġenerali, f’kooperazzjoni mill-qrib mad-Direttorat Ġenerali għall-Informatika, id-Direttorat Ġenerali tar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà u s-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni, għandu jistabbilixxi l-miżuri ta’ informazzjoni, taħriġ u appoġġ meħtieġa biex tiġi żgurata l-applikazzjoni ta’ din id-Deċiżjoni fi ħdan id-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti.
Artikolu 22
Implimentazzjoni tar-regoli
Is-Segretarju Ġenerali għandu jfassal ir-regoli ta’ implimentazzjoni f’koordinazzjoni mad-direttorati ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti u għandu jiżgura l-implimentazzjoni tagħhom.
Dawn għandhom jiġu aġġornati regolarment filwaqt li jitqiesu b’mod partikolari:
|
(a) |
l-iżviluppi rigward il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji u r-riżultati tar-riċerka akkademika u xjentifika, inkluż il-ħolqien ta’ standards rilevanti; |
|
(b) |
l-iżviluppi fit-teknoloġiji tal-informatika u tal-komunikazzjoni |
|
(c) |
ir-regoli applikabbli dwar il-valur probatorju tar-rekords elettroniċi; |
|
(d) |
l-obbligi tal-Kummissjoni fir-rigward tat-trasparenza, l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji; |
|
(e) |
kwalunkwe obbligu ġdid li bih tista’ tkun marbuta l-Kummissjoni; |
|
(f) |
l-armonizzazzjoni fil-preżentazzjoni tar-rekords imfassla mill-Kummissjoni u d-dipartimenti tagħha. |
Artikolu 23
Id-dispożizzjoni finali
Id-Deċiżjoni 2002/47/KE, KEFA, Euratom u d-Deċiżjoni 2004/563/KE, Euratom m’għadx għandhom effett.
Magħmul fi Brussell, is-6 ta’ Lulju 2020.
Għall-Kummissjoni
Il-President
Ursula VON DER LEYEN
(2) Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43).
(3) Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2002/47/KE, KEFA. Euratom tat-23 ta’ Jannar 2002 li temenda r-Regoli ta’ Proċedura tagħha (ĠU L 21, 24.1.2002, p. 23).
(4) Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2004/563/KE, Euratom tas-7 ta’ Lulju 2004 li jemenda r-regolament intern tagħha [r-Regoli tal-Proċedura tagħha] (ĠU L 251, 27.7.2004, p. 9).
(5) Il-Komunikazzjoni lill-Kummissjoni C (2018) 7118 dwar l-Istrateġija Diġitali tal-Kummissjoni Ewropea. Ara wkoll il-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni C(2016) 6626, li tistabbilixxi d-direzzjoni ġenerali tal-politika interna għall-ġestjoni tad-data, l-informazzjoni u l-għarfien fil-Kummissjoni.
(6) Ir-Regolament (UE) Nru 910/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Lulju 2014 dwar l-identifikazzjoni elettronika u s-servizzi fiduċjarji għal tranżazzjonijiet elettroniċi fis-suq intern u li jħassar id-Direttiva 1999/93/KE (ĠU L 257, 28.8.2014, p. 73).
(7) Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni 1247/2002/KE (ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39).
(8) “dokument” tinftiehem fit-tifsira tal-Artikolu 3(a) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.
(9) ISO 15489-1:2016, punt 3.14.
(10) ISO 15489-1:2016, punt 9.3.
(11) ISO 15489-1:2016, punt 5.2.2.1.
(12) ISO 15489-1:2016, punt 5.2.2.2.
(13) ISO 15489-1:2016, punt 5.2.2.3.
(14) “firma elettronika” tinftiehem fit-tifsira tal-Artikolu 3(10) sa (12) tar-Regolament (UE) Nru 910/2014.
(15) “siġill elettroniku” tinftiehem fit-tifsira tal-Artikolu 3(25) sa (27) tar-Regolament (UE) Nru 910/2014.
(16) “timbru tal-ħin elettroniku” tinftiehem fit-tifsira tal-Artikolu 3(33) u (34) tar-Regolament (UE) Nru 910/2014.
(17) “servizz elettroniku ta’ konsenja rreġistrata” tinftiehem skont it-tifsira tal-Artikolu 3(36) u (37) tar-Regolament (UE) Nru 910/2014.
(18) “data personali” tinftiehem skont it-tifsira tal-Artikolu 3(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(19) L-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(20) L-Artikolu 18 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(21) L-Artikolu 21 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(22) L-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(23) “proċessur” tinftiehem skont it-tifsira tal-Artikolu 3(12) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
(24) “kontrollur” tinftiehem skont it-tifsira tal-Artikolu 3(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.