1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli dwar il-kundizzjonijiet li taħthom l-Uffiċċju fil-qafas tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar tiegħu stabbiliti fil-paragrafu 2 jista’ jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 4, 14 sa 21, 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’segwitu tal-Artikolu 25 tiegħu.

2.   Taħt il-funzjonament amministrattiv tal-Uffiċċju, din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Uffiċċju għall-finijiet ta’: investigazzjonijiet amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) biex jiġu indirizzati każijiet ta’ fastidju, ipproċessar ta’ lmenti, ipproċessar ta’ data u/jew fajls mediċi, twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet ta’ sigurtà tal-IT ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

Din id-Deċiżjoni tapplika għal operazzjonijiet tal-ipproċessar mibdija u mwettqa mill-Uffiċċju, inkluż qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Din tapplika wkoll għall-assistenza u l-kooperazzjoni mogħtija mill-Uffiċċju, barra mill-proċeduri amministrattivi tiegħu, lill-OLAF, lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u/jew lil awtoritajiet kompetenti oħra.

3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).

4.   Fejn l-Uffiċċju jwettaq id-dmirijiet tiegħu fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, huwa għandu jikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.

5.   Soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: il-forniment ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġetti tad-data, jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi.

1.   L-Uffiċċju għandu jdaħħal fis-seħħ is-salvagwardji li ġejjin biex jevita abbuż jew aċċess jew trasferiment illegali:

2.   Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-Uffiċċju, irrappreżentat mid-Direttur Eżekuttiv tiegħu, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur iddelegat permezz tal-avviżi tal-protezzjoni tad-data jew ta’ rekords ippubblikati fuq is-sit web u/jew l-intranet tal-Uffiċċju.

3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) m’għandux ikun itwal minn kif speċifikat fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet tal-privatezza jew ir-rekords imsemmija fl-Artikolu 3(1). Fit-tmiem tal-perjodu ta’ żamma, l-informazzjoni relatata mal-każ, inkluża d-data personali, titħassar, tiġi anonimizzata jew tiġi trasferita fl-arkivji storiċi.

4.   Fejn l-Uffiċċju jikkunsidra li japplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li jiġi mxekkel l-iskop tal-operazzjoni tal-ipproċessar. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt ta’ difiża u d-dritt li jinstema’.

1.   L-Uffiċċju għandu jippubblika fuq is-sit web u/jew fuq l-intranet tiegħu, l-avviżi tal-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet tal-privatezza u/jew ir-rekords fis-sens tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, fejn jinforma lis-suġġetti tad-data kollha bl-attivitajiet tiegħu li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u tad-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, inkluża l-informazzjoni dwar restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta’ żmien potenzjali.

2.   Soġġett għad-dispożizzjonijiet tal-paragrafu 3, fejn rilevanti, l-Uffiċċju għandu jiżgura li s-suġġetti tad-data jiġu infurmati b’mod individwali f’format xieraq. L-Uffiċċju jista’ wkoll jinformahom b’mod individwali dwar id-drittijiet tagħhom li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet preżenti jew futuri.

3.   Kwalunkwe restrizzjoni mibdija mill-Uffiċċju għandha tkun applikata biss biex tissalvagwardja l-iskopijiet elenkati taħt l-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725:

4.   B’mod partikolari, meta l-Uffiċċju jirrestrinġi fil-kuntest ta’:

5.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun neċessarja u proporzjonata filwaqt li tqis b’mod partikolari r-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.

Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli preżenti. Għandha tkun iddokumentata permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għal skopijiet ta’ responsabbiltà abbażi ta’ każ b’każ. It-test għandu jitwettaq ukoll fil-kuntest tar-rieżami tal-applikazzjoni ta’ restrizzjoni.

Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jibqgħux japplikaw. B’mod partikolari, fejn jitqies li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax iħassar l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.

6.   Barra minn hekk, l-Uffiċċju jista’ jkun mitlub jagħmel skambju ta’ data personali tas-suġġetti tad-data ma’ servizzi tal-Kummissjoni jew ma’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-UE, ma’ awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri jew ma’ awtoritajiet kompetenti oħra minn pajjiżi terzi jew ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, inkluż:

Kull meta l-iskambju ta’ data personali jinbeda minn awtorità oħra, ma tiġi applikata l-ebda restrizzjoni mill-Uffiċċju u l-informazzjoni relatata mal-każ, inkluża d-data personali, għandha titħassar jew tiġi anonimizzata mill-Uffiċċju mat-trażmissjoni tad-data mitluba lil dik l-awtorità.

7.   Ir-rekords dwar ir-restrizzjonijiet u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom aspetti fattwali u legali sottostanti għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

1.   L-Uffiċċju għandu, mingħajr dewmien żejjed, jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Uffiċċju (“l-UPD”) kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, ineħħi r-restrizzjoni jew jirrevedi l-perjodu tar-restrizzjoni, f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi l-aċċess lill-UPD għar-rekord li jkun fih il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni u jiddokumenta d-data ta’ meta informa lill-UPD fir-rekord.

2.   L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur bil-miktub biex jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3.   L-involviment tal-UPD fil-proċedura tar-restrizzjonijiet, inklużi l-iskambji ta’ informazzjoni, għandu jkun dokumentat fil-forma xierqa.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, l-għoti ta’ informazzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur, fejn neċessarju u proporzjonat, fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar previsti fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni. B’mod partikolari, l-għoti ta’ informazzjoni jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud jekk dan jikkanċella l-effett tal-operazzjoni tal-ipproċessar.

2.   Fejn l-Uffiċċju jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni msemmi fil-paragrafu 1, dan għandu jiddokumenta f’nota ta’ valutazzjoni interna, ir-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluż il-valutazzjoni tan-neċessità, il-proporzjonalità tar-restrizzjoni u t-tul ta’ żmien tagħha.

3.   Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 1 għandha tibqa’ tapplika sakemm ir-raġunijiet li jiġġustifikawha jibqgħu applikabbli.

Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Uffiċċju għandu jipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali għar-restrizzjoni. Fl-istess ħin, l-Uffiċċju għandu jinforma lis-suġġett tad-data bil-possibbiltà li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

4.   L-Uffiċċju għandu jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni tal-anqas darba fis-sena u fl-għeluq tal-proċedura rilevanti. Wara dan, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni fuq bażi annwali.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur, fejn neċessarju u proporzjonat, fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar previsti fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni. Id-dispożizzjonijiet li jinsabu f’dan l-Artikolu 6 attwali ma japplikawx għad-dritt ta’ aċċess għal data u/jew fajls mediċi, li għalihom hemm espliċitament previst regoli speċifiċi taħt l-Artikolu 7 hawn taħt.

2.   Meta s-suġġetti tad-data jagħmlu talba għall-eżerċitar tad-dritt tagħhom ta’ aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar fir-rigward tad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew fir-rigward ta’ operazzjoni tal-ipproċessar partikolari, l-Uffiċċju għandu jillimita l-valutazzjoni tiegħu tat-talba għal tali data personali biss.

3.   Fejn l-Uffiċċju jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar, dan għandu jieħu l-passi li ġejjin:

F’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-għoti ta’ informazzjoni msemmi fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud jekk jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni.

4.   L-Uffiċċju għandu jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data tal-anqas darba fis-sena u fl-għeluq tal-proċedura rilevanti. Wara dan, fuq talba tas-suġġetti tad-data, il-kontrollur għandu jirrieżamina l-ħtieġa li tinżamm ir-restrizzjoni.

1.   Ir-restrizzjoni tad-dritt ta’ aċċess tas-suġġetti tad-data għad-data u/jew fajls mediċi tagħhom teħtieġ dispożizzjonijiet speċifiċi li huma stipulati taħt dan l-Artikolu.

2.   Soġġett għall-paragrafi ta’ hawn taħt ta’ dan l-Artikolu, l-Uffiċċju jista’ jirrestrinġi d-dritt għall-aċċess b’mod dirett tas-suġġett tad-data fir-rigward ta’ data u/jew fajls mediċi personali ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika li jikkonċernawh li jkunu pproċessati mill-Uffiċċju, fejn l-aċċess għal tali data x’aktarx li jirrappreżenta riskju għas-saħħa tas-suġġett tad-data. Din ir-restrizzjoni għandha tkun proporzjonata għal dak li huwa strettament neċessarju biex jiġi protett is-suġġett tad-data.

3.   L-aċċess għall-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2, għandu jingħata lil tabib tal-għażla tas-suġġett tad-data.

4.   F’dawn il-każijiet, is-suġġett tad-data għandu, fuq talba, jiġi rimborżat mis-Servizz Mediku tal-parti mill-ispiża tal-konsultazzjoni medika mat-tabib li rċieva aċċess għad-data u/jew il-fajls mediċi li ma tkunx ġiet rimborżata mir-Reġim Komuni tal-Assigurazzjoni tal-Mard (RKAM). Ir-rimborż ma għandux jeċċedi d-differenza bejn il-limitu stabbilit fid-Dispożizzjonijiet Ġenerali ta’ Implimentazzjoni għar-rimborż tal-ispejjeż mediċi (5) u l-ammont rimborżat lis-suġġett tad-data mill-RKAM skont dawk ir-regoli.

5.   Tali rimborż mis-Servizz Mediku għandu jkun soġġett għall-kundizzjoni li l-aċċess ma jkunx diġà ngħata għall-istess data u/jew fajls.

6.   Soġġett għall-paragrafi ta’ hawn taħt ta’ dan l-Artikolu, l-Uffiċċju jista’ jirrestrinġi, abbażi ta’ każ b’każ, id-dritt għall-aċċess tas-suġġett tad-data għad-data u/jew fajls mediċi personali tiegħu fil-pussess tiegħu, b’mod partikolari meta l-eżerċizzju ta’ dak id-dritt jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jew ta’ suġġetti tad-data oħra.

7.   Fejn is-suġġetti tad-data jagħmlu talba biex jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ aċċess tad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew għal operazzjoni partikolari tal-ipproċessar, l-Uffiċċju għandu jillimita l-valutazzjoni tiegħu tat-talba għal tali data personali biss.

8.   Fejn l-Uffiċċju jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess għal data u/jew fajls mediċi personali mis-suġġetti tad-data, dan għandu jieħu l-passi li ġejjin:

F’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-għoti ta’ informazzjoni msemmi fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud jekk jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni.

9.   Ir-restrizzjonijiet imsemmija fil-paragrafi 2 u 6 hawn fuq għandhom ikomplu japplikaw dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom. Ladarba, ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, fuq talba tas-suġġetti tad-data, il-kontrollur għandu jirrieżamina l-ħtieġa li tinżamm ir-restrizzjoni.

1.   F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur, fejn neċessarju u xieraq fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar previsti fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni. Dan id-dritt madankollu ma għandux ikun ristrett fil-kuntest tal-proċeduri biex jiġu indirizzati każijiet ta’ fastidju.

2.   F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur, fejn neċessarju u xieraq fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar previsti fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni.

3.   L-Artikoli 5(2), (3) u (4) tad-Deċiżjoni attwali japplikaw meta l-Uffiċċju jirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725.