(1)

L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (“l-Uffiċċju”) ġie stabbilit permezz tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 1999/352/KE, KEFA, Euratom (1) bħala servizz tal-Kummissjoni. L-Uffiċċju jwettaq investigazzjonijiet b'indipendenza sħiħa.

(2)

L-Uffiċċju jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi bil-għan li jiġġieled il-frodi, il-korruzzjoni u kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2). Għal dak il-għan, jeżerċita s-setgħat ta' investigazzjoni mogħtija lill-Kummissjoni mill-atti rilevanti tal-Unjoni fl-Istati Membri, kif ukoll f'konformità mal-ftehimiet ta' kooperazzjoni u assistenza reċiproka u kwalunkwe strument legali ieħor fis-seħħ, f'pajjiżi terzi u fil-bini ta' organizzazzjonijiet internazzjonali.

(3)

L-Uffiċċju jmexxi wkoll investigazzjonijiet amministrattivi fl-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji stabbiliti mit-Trattati jew abbażi tagħhom. Fil-qafas tal-mandat investigattiv tiegħu, l-Uffiċċju jiġbor informazzjoni ta' interess investigattiv, inkluża data personali, minn diversi sorsi — awtoritajiet pubbliċi, entitajiet privati u persuni fiżiċi — u jiskambjaha ma' istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni, ma' awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u pajjiżi terzi, kif ukoll ma' organizzazzjonijiet internazzjonali qabel, matul u wara l-attivitajiet ta' investigazzjoni jew ta' koordinazzjoni.

(4)

Fil-qafas tal-attivitajiet tiegħu, l-Uffiċċju jipproċessa bosta kategoriji ta' data personali, b'mod partikolari data ta' identifikazzjoni, data ta' kuntatt, data professjonali u data dwar involviment ta' każijiet. L-Uffiċċju, irrappreżentat mid-Direttur Ġenerali tiegħu, jaġixxi bħala l-kontrollur tad-data. Id-data personali hija maħżuna f'ambjent elettroniku sigur li jimpedixxi l-aċċess illegali jew it-trasferiment ta' data lil persuni li m'għandhomx bżonn li jkunu jafu. Id-data personali pproċessata tinżamm għal ħmistax-il sena wara li l-każ jiġi miċħud jew l-investigazzjoni jew il-każ ta' koordinazzjoni jingħalaq b'deċiżjoni tad-Direttur Ġenerali. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, l-informazzjoni relatata mal-każ, inkluża d-data personali, tiġi ttrasferita fl-arkivji storiċi.

(5)

Waqt it-twettiq tal-kompiti tiegħu, l-Uffiċċju huwa marbut li jirrispetta d-drittijiet ta' persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali rikonoxxut mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat, kif ukoll minn atti legali bbażati fuq dawk id-dispożizzjonijiet. Fl-istess ħin, l-Uffiċċju huwa mitlub jikkonforma ma' regoli stretti ta' kunfidenzjalità u segretezza professjonali msemmija fl-Artikolu 10 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 u jiżgura r-rispett tad-drittijiet proċedurali tal-persuni kkonċernati u tax-xhieda, imsemmija fl-Artikolu 9 ta' dak ir-Regolament, b'mod partikolari d-dritt tal-persuni kkonċernati għall-preżunzjoni tal-innoċenza.

(6)

L-ambjent elettroniku sigur li fih tinħażen id-data personali kif ukoll il-garanziji proċedurali u r-regoli stretti ta' kunfidenzjalità u segretezza professjonali msemmija rispettivament fl-Artikoli 9 u 10 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 jiżguraw livell għoli ta' protezzjoni kontra r-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data involuti mill-ipproċessar.

(7)

F'ċerti ċirkostanzi, huwa meħtieġ li jiġu rrikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3) mal-ħtiġijiet tal-investigazzjonijiet u l-kunfidenzjalità tal-iskambji ta' informazzjoni ma' awtoritajiet pubbliċi kompetenti oħra, kif ukoll b'rispett sħiħ għad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta' suġġetti tad-data oħrajn. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 ta' dak ir-Regolament jipprovdi l-possibbiltà lill-Uffiċċju li jirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tiegħu, sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22.

(8)

L-Uffiċċju maħtur, skont l-Artikolu 10(4) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data skont l-Artikolu 24 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4).

(9)

Sabiex jiġu żgurati l-kunfidenzjalità u l-effikaċja tal-investigazzjonijiet u ta' attivitajiet operattivi oħra mwettqa mill-Uffiċċju filwaqt li jiġu rrispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jeħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Uffiċċju jista' jirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f'konformità mal-Artikolu 25 ta' dak ir-Regolament.

(10)

Il-kamp ta' applikazzjoni ta' dan l-att legali għandu jkopri l-operazzjonijiet ta' pproċessar kollha mwettqa mill-Uffiċċju fit-twettiq tal-funzjoni investigattiva indipendenti tiegħu. Għandhom japplikaw għal operazzjonijiet ta' pproċessar imwettqa qabel il-ftuħ ta' investigazzjoni, kemm waqt investigazzjonijiet interni kif ukoll esterni, kif imsemmi fl-Artikoli 3 u 4 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu tal-investigazzjonijiet. Ir-regoli għandhom japplikaw għal operazzjonijiet ta' pproċessar li jagħmlu parti mill-attivitajiet marbuta mal-funzjoni investigattiva bħas-sistema ta' rapportar ta' frodi, analiżi operazzjonali, bażijiet ta' data ta' kooperazzjoni internazzjonali, kif ukoll operazzjonijiet li jista' jkun fihom data investigattiva bħal pereżempju fil-ġestjoni ta' investigazzjonijiet tal-UPD jew fi proċessi oħra ta' lmenti mwettqa mill-Uffiċċju. Għandu jinkludi wkoll assistenza u kooperazzjoni pprovduti mill-Uffiċċju lil awtoritajiet nazzjonali u organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tiegħu.

(11)

Sabiex jikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Uffiċċju għandu jinforma lill-individwi kollha dwar l-attivitajiet tiegħu li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali u tad-drittijiet tiegħu b'mod trasparenti u koerenti fil-forma ta' avviżi ta' protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web tal-Uffiċċju, kif ukoll li jinforma b'mod individwali lis-suġġetti tad-data rilevanti għall-investigazzjoni — persuni kkonċernati, xhieda u informaturi fil-format xieraq.

(12)

Mingħajr preġudizzju għall-applikazzjoni tal-eċċezzjonijiet stabbiliti fir-Regolament (UE) 2018/1725, l-Uffiċċju jista' jkollu jillimita l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-applikazzjoni ta' drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data sabiex jipproteġi l-investigazzjonijiet tiegħu stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti tal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri, l-għodod u l-metodi ta' investigazzjoni, kif ukoll id-drittijiet ta' persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet tiegħu.

(13)

F'xi każijiet, l-għoti ta' informazzjoni partikolari lis-suġġetti tad-data jew il-kxif tal-eżistenza ta' investigazzjoni jista' jagħmel impossibbli jew ixekkel serjament l-iskop tal-operazzjoni tal-ipproċessar u l-kapaċità tal-Uffiċċju jew tal-awtoritajiet nazzjonali kompetenti u tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni biex iwettqu investigazzjoni b'mod effettiv fil-futur.

(14)

Barra minn hekk, l-Uffiċċju huwa meħtieġ li jipproteġi l-identità tal-informaturi, inklużi l-informaturi u x-xhieda, li ma għandhomx ibatu minn riperkussjonijiet negattivi fir-rigward tal-kooperazzjoni tagħhom mal-Uffiċċju.

(15)

Għal dawk ir-raġunijiet, l-Uffiċċju jista' jeħtieġ li japplika ċerti raġunijiet għar-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 għal operazzjonijiet tal-ipproċessar tad-data mwettqa fil-qafas tal-kompiti tal-Uffiċċju stabbiliti fl-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni 1999/352/KE, KEFA, Euratom.

(16)

Barra minn hekk, sabiex tinżamm kooperazzjoni effettiva, l-Uffiċċju jista' jkun mitlub li japplika restrizzjonijiet għad-drittijiet tas-suġġetti tad-data sabiex jipproteġi l-informazzjoni li jkun fiha data personali li toriġina mis-servizzi tal-Kummissjoni jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni, mill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u minn pajjiżi terzi, kif ukoll minn organizzazzjonijiet internazzjonali. Għal dak il-għan, l-Uffiċċju għandu jikkonsulta lil dawk is-servizzi, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-organizzazzjonijiet internazzjonali dwar ir-raġunijiet rilevanti għal u l-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet.

(17)

Fil-qafas tal-funzjoni investigattiva tiegħu, l-Uffiċċju ta' spiss jiskambja informazzjoni, inkluża data personali,fost oħrajn mas-servizzi tal-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi li jassistu lis-servizzi tal-Kummissjoni fl-implimentazzjoni tal-programmi tagħhom. F'konformità mal-Artikolu 25(5) tar-Regolament (UE) 2018/1725 — li jirrikjedi li r-regoli interni jiġu adottati fl-ogħla livell ta' ġestjoni tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-aġenziji u l-uffiċċji kkonċernati tal-Unjoni — din id-Deċiżjoni għandha tinkludi l-ipproċessar ta' data personali li tinsab fl-informazzjoni li huma meħtieġa jittrażmettu lill-Uffiċċju. Għalhekk, is-servizzi u l-aġenziji eżekuttivi kollha tal-Kummissjoni li jipproċessaw data personali skont id-dmir tagħhom li jinfurmaw lill-Uffiċċju skont l-Artikolu 8(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 jew fejn tali data personali tiġi pproċessata mill-Uffiċċju fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, għandhom japplikaw ir-regoli stabbiliti f'din id-Deċiżjoni bil-ħsieb li jiġu protetti l-operazzjonijiet ta' pproċessar imwettqa mill-Uffiċċju. F'ċirkostanzi bħal dawn, is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi kkonċernati għandhom għalhekk jikkonsultaw lill-Uffiċċju dwar ir-raġunijiet rilevanti għar-restrizzjonijiet u n-neċessità u l-proporzjonalità tagħhom sabiex jiżguraw l-applikazzjoni koerenti tagħhom.

(18)

L-Uffiċċju — u, fejn rilevanti, is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi — għandu jittratta r-restrizzjonijiet kollha b'mod trasparenti u jirreġistra kull applikazzjoni ta' restrizzjonijiet fis-sistema ta' rekords korrispondenti.

(19)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu jew iżommu lura milli jipprovdu informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta' restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk dan bi kwalunkwe mod jikkomprometti l-għan tar-restrizzjoni. B'mod partikolari, fejn tiġi applikata restrizzjoni għad-drittijiet previsti fl-Artikoli 16 u 35, in-notifika ta' tali restrizzjoni tikkomprometti l-iskop tar-restrizzjoni. Sabiex jiġi żgurat li d-dritt tas-suġġett tad-data li jkun infurmat skont l-Artikoli 16 u 38 tar-Regolament (UE) 2018/1725 huwa ristrett biss sakemm ir-raġunijiet għad-differiment tal-aħħar, l-Uffiċċju għandu jirrevedi regolarment il-pożizzjoni tiegħu.

(20)

Fejn restrizzjoni fuq id-drittijiet ta' suġġetti tad-data oħra tiġi applikata, il-kontrollur għandu jivvaluta fuq bażi ta' każ b'każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkompromettix l-iskop tagħha.

(21)

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Uffiċċju — u, fejn rilevanti, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jew tal-aġenzija eżekuttiva kkonċernata — għandu jwettaq ukoll reviżjoni indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-ħsieb li tiġi żgurata l-konformità ma' din id-Deċiżjoni,

(22)

Regolament (UE) 2018/1725 jissostitwixxi r-Regolament (KE) Nru 45/2001, mingħajr ebda perjodu tranżitorju, mid-data tad-dħul fis-seħħ. Il-possibbiltà li jiġu applikati restrizzjonijiet għal ċerti drittijiet hija stipulata fir-Regolament (KE) Nru 45/2001. Sabiex jiġi evitat li jiġi pperikolat l-għan tal-investigazzjonijiet fil-mandat tal-Uffiċċju u li jaffettwaw b'mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet tal-oħrajn, din id-Deċiżjoni għandha tapplika mid-data tad-dħul fis-seħħ tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(23)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat fit-23 ta' Novembru 2018.