ANNESS

Regoli ta' Proċedura tas-Sottokumitat Doganali tal-UE u r-Repubblika tal-Moldova

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet Ġenerali

1.   Is-Sottokumitat Doganali, stabbilit skont l-Artikolu 200(1) tal-Ftehim ta' Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika u l-Istati Membri tagħhom, minn naħa waħda, u r-Repubblika tal-Moldova, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) iwettaq il-funzjonijiet tiegħu kif previst fl-Artikolu 200(2) u (3) tal-Ftehim.

2.   Is-Sottokumitat Doganali jkun kompost minn rappreżentanti tal-Kummissjoni Ewropea u tar-Repubblika tal-Moldova, responsabbli għal kwistjonijiet doganali u dawk relatati mad-dwana.

3.   Rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea jew tar-Repubblika tal-Moldova li jkun responsabbli għall-kwistjonijiet doganali u dawk relatati mad-dwana jaġixxi bħala President skont l-Artikolu 2.

4.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura jiġu definiti kif previst fl-Artikolu 461 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Partijiet jeżerċitaw il-presidenza tas-Sottokumitat Doganali, fuq bażi ta' alternanza, għal perjodu ta' 12-il xahar. L-ewwel perjodu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Ħlief fejn l-Partijiet jaqblu mod ieħor, is-Sottokumitat Doganali jiltaqa' darba fis-sena jew fuq it-talba ta' waħda mill-Partijiet.

2.   Kull laqgħa tas-Sottokumitat Doganali titlaqqa' mill-President tiegħu f'post u f'data li l-Partijiet jaqblu dwarhom. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa jinħareġ mis-Segretarjat tas-Sottokumitat Doganali mhux aktar tard minn 28 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa sakemm il-Partijiet ma jiftehmux mod ieħor.

3.   Il-laqgħat tas-Sottokumitat Doganali jistgħu jsiru permezz ta' kwalunkwe mezz teknoloġiku maqbul bħalma huma l-konferenzi bil-vidjo jew awdjo.

4.   Is-Sottokumitat Doganali jista' wkoll jindirizza kwalunkwe kwistjoni mingħajr ma jiltaqa', permezz ta' korrispondenza.

Artikolu 4

Delegazzjonijiet

Qabel kull laqgħa, il-Partijiet jiġu infurmati, mis-Segretarjat tas-Sottokumitat Doganali, bil-kompożizzjoni prevista tad-delegazzjoni ta' kull Parti li tkun ser tattendi l-laqgħa.

Artikolu 5

Segretarjat

1.   Uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u uffiċjal tar-Repubblika tal-Moldova li jkunu responsabbli għall-affarijiet doganali u kwistjonijiet relatati ma' affarijiet doganali jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tas-Sottokumitat Doganali u jwettqu kompiti segretarjali b'mod konġunt, fi spirtu ta' fiduċja reċiproka u kooperazzjoni.

2.   Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ, kif stabbilit fl-Artikolu 438(4) tal-Ftehim (“Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ”), ikun infurmat bi kwalunkwe deċiżjonijiet, opinjonijiet, rakkomandazzjonijiet, rapporti u azzjonijiet oħra maqbula tas-Sottokumitat Doganali.

Artikolu 6

Korrispondenza

1.   Korrispondenza indirizzata lis-Sottokumitat Doganali tintbagħat lis-Segretarju ta' waħda mill-Partijiet, li min-naħa tiegħu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat tas-Sottokumitat Doganali jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lis-Sottokumitat Doganali tingħata lill-President tas-Sottokumitat Doganali u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 7.

3.   Korrispondenza mill-President tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat f'isem il-President. Din il-korrispondenza tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, kif previst fl-Artikolu 7.

Artikolu 7

Dokumenti

1.   Id-dokumenti jiġu ċċirkolati mis-Segretarji tas-Sottokumitat Doganali.

2.   Parti tittrażmetti d-dokumenti tagħha lis-Segretarju tagħha. Is-Segretarju jittrażmetti dawn id-dokumenti lis-Segretarju tal-Parti l-oħra.

3.   Is-Segretarju tal-Unjoni jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tal-Unjoni u sistematikament jikkopja lis-Segretarju tar-Repubblika tal-Moldova f'din il-korrispondenza. Is-Segretarju tal-Unjoni jibgħat kopja tad-dokument finali lis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

4.   Is-Segretarju tar-Repubblika tal-Moldova jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tar-Repubblika tal-Moldova u sistematikament jikkopja lis-Segretarju tal-Unjoni f'din il-korrispondenza. Is-Segretarju tar-Repubblika tal-Moldova jibgħat kopja tad-dokumenti finali lis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tas-Sottokumitat Doganali ma jkunux pubbliċi. Meta Parti tissottometti informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lis-Sottokumitat Doganali, il-Parti l-oħra tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1.   Titfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa mis-Segretarjat tas-Sottokumitat Doganali abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet. L-aġenda provviżorja tinkludi punti li s-Segretarju jkun irċieva talba dwarhom mingħand Parti biex jiddaħħlu fl-aġenda, sostnuti minn dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

2.   L-aġenda provviżorja, flimkien mad-dokumenti rilevanti, jiġu ċċirkolati kif previst fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

3.   L-aġenda tiġi adottata mis-Sottokumitat Doganali fil-bidu ta' kull laqgħa. Kull punt minbarra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista' jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4.   Il-President tas-Sottokumitat Doganali jista', bil-qbil tal-Parti l-oħra, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti f'qasam fuq bażi ad hoc biex jattendu l-laqgħat tiegħu biex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti speċifiċi. Il-Partijiet jiżguraw li dawk l-osservaturi jew esperti jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità.

5.   Il-President tas-Sottokumitat Doganali jista' jqassar il-limiti ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2, b'konsultazzjoni mal-Partijiet, biex jittieħed kont ta' ċirkostanzi speċjali.

Artikolu 10

Minuti u konklużjonijiet operattivi

1.   Abbozzi ta' minuti, inklużi konklużjonijiet operattivi, ta' kull laqgħa jitfasslu mis-Segretarju tas-Sottokumitat Doganali tal-Parti li jkollha l-presidenza tas-Sottokumitat Doganali.

2.   L-abbozzi tal-minuti, inklużi l-konklużjonijiet operattivi, jiġu ppreżentati lis-Sottokumitat Doganali għall-approvazzjoni. L-abbozzi tal-minuti jiġu approvati fi żmien 28 jum kalendarju wara kull laqgħa tas-Sottokumitat Doganali. Kopja tintbagħat lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Is-Sottokumitat Doganali jkollu s-setgħa jadotta arranġamenti, miżuri u deċiżjonijiet prattiċi u rakkomandazzjonijiet kif previst fl-Artikolu 200 tal-Ftehim. Dawk l-arranġamenti, miżuri u deċiżjonijiet prattiċi u rakkomandazzjonijiet jiġu adottati b'kunsens bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi għall-adozzjoni tagħhom. Id-deċiżjonijiet huma vinkolanti għall-Partijiet, li jieħdu l-miżuri xierqa biex jimplimentawhom.

2.   Kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni tiġi ffirmata mill-President tas-Sottokumitat Doganali u awtentikata mis-Segretarji tas-Sottokumitat Doganali. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 3, il-President jiffirma dawk id-dokumenti matul il-laqgħa li fiha tiġi adottata d-deċiżjoni jew rakkomandazzjoni rilevanti.

3.   Is-Sottokumitat Doganali jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub, wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi għall-adozzjoni tagħhom, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn iż-żewġ Segretarji, li jaġixxu bi qbil mal-Partijiet. Għal dak il-għan, it-test tal-proposta jiġi ċċirkolat skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih kull riżerva jew emenda tiġi mgħarrfa. Il-President jista' jqassar dak il-limitu ta' żmien, b'konsultazzjoni mal-Partijiet, biex jittieħed kont ta' ċirkostanzi speċjali. Ladarba jkun hemm qbil dwar it-test, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni tiġi ffirmata mill-President u awtentikati mis-Segretarji.

4.   L-atti tas-Sottokumitat Doganali jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament. Kull Deċiżjoni tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm id-Deċiżjoni ma tipprovdix mod ieħor.

5.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet jiġu ċċirkolati lill-Partijiet.

6.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tas-Sottokumitat Doganali fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Rapporti

Is-Sottokumitat Doganali jirrapporta lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ f'kull laqgħa annwali regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

Artikolu 13

Lingwi

1.   Il-lingwi ta' ħidma tas-Sottokumitat Doganali jkunu l-Ingliż u r-Rumen.

2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, is-Sottokumitat Doganali jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni ppreparata f'dawk il-lingwi.

Artikolu 14

Spejjeż

1.   Kull Parti tieħu ħsieb l-ispejjeż li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tas-Sottokumitat Doganali, kemm fir-rigward tal-impjegati, l-ivvjaġġar u n-nefqa tal-għajxien u fir-rigward tan-nefqa tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   Spejjeż li għandhom x'jaqsmu ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ingliż u r-Rumen kif imsemmi fl-Artikolu 13(1) jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra jitħallsu direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati b'deċiżjoni tas-Sottokumitat Doganali skont l-Artikolu 200(3)(e) tal-Ftehim