This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32020Q0902(01)
College Decision 2020-04 of 15 July 2020 on internal rules concerning restrictions of certain data subject rights in relation to the processing of personal data in the framework of activities carried out by Eurojust
Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2020-04 tal-15 ta’ Lulju 2020 dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Eurojust
Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2020-04 tal-15 ta’ Lulju 2020 dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Eurojust
ĠU L 287, 2.9.2020, pp. 1–6
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
- Date of document:
- 15/07/2020; Data ta' adozzjoni
- Date of effect:
- 22/09/2020; Dħul fis-seħħ Data tal-pubblikazzjoni +20 Ara Art. 9
- Date of end of validity:
- No end date
- Author:
- L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fil-Ġustizzja Kriminali
- Responsible body:
- Directorate-General for Justice and Consumers, Eurostat, European Anti-Fraud Office
- Form:
- Deċiżjoni
- Treaty:
- Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea
- Legal basis:
-
- 32018R1725 - A25
- Link
- Link
- Link
- Select all documents mentioning this document
- Instruments cited:
- Link
- EUROVOC descriptor:
- Subject matter:
- Directory code:
|
2.9.2020 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 287/1 |
DEĊIŻJONI TAL-KULLEĠĠ 2020-04
tal-15 ta’ Lulju 2020
dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Eurojust
IL-KULLEĠĠ TAL-EUROJUST,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1)(minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”) tal-25 ta’ Ġunju 2020,
Billi:
|
(1) |
L-Eurojust għandu s-setgħa li jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinarji u ta’ sospensjoni, skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (“Regolamenti tal-Persunal”) (2), u bid-Deċiżjoni tal-Eurojust tat-23 ta’ Settembru 2013 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinarji. Jekk meħtieġ, huwa jinnotifika wkoll każijiet lill-OLAF, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2020-03 tal-15 ta’ Lulju 2020 li dwar it-termini u l-kundizzjonijiet għall-investigazzjonijiet interni fl-Eurojust fir-rigward tal-prevenzjoni tal-frodi, il-korruzzjoni u kwalunkwe attività illegali li tkun ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni. |
|
(2) |
Il-membri tal-persunal tal-Eurojust huma obbligati li jirrappurtaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi frodi u korruzzjoni, li huma ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll jirrappurtaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat bid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2019-02 tad-29 ta’ Jannar 2019 dwar il-linji gwida tal-Eurojust rigward l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta. |
|
(3) |
L-Eurojust stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jindirizza b’mod effettiv il-każijiet reali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fil-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu tal-31 ta’ Jannar 2012 dwar il-politika tal-Eurojust fir-rigward tal-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali fejn l-allegat vittma tal-fastidju tista’ tikkuntattja lil konsulenti “kunfidenzjali” tal-Eurojust. |
|
(4) |
L-Eurojust jista’ wkoll iwettaq investigazzjonijiet dwar ksur potenzjali tar-regoli ta’ sigurtà għall-informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”), ibbażata fuq id-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2016-4 tat-22 ta’ Marzu 2016 li tadotta r-Regoli tas-Sigurtà tal-Eurojust riveduti, kif emendati bid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2016-24 tat-13 ta’ Diċembru 2016. |
|
(5) |
L-Eurojust huwa soġġett kemm għal awditi interni, kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tiegħu. |
|
(6) |
Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-Eurojust jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni. |
|
(7) |
L-Eurojust jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess. |
|
(8) |
L-Eurojust jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess. |
|
(9) |
L-Eurojust huwa involut f’każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew jirreferi kwistjoni lill-Qorti, jiddefendi deċiżjoni li jkun ħa u li ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew jintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tiegħu. F’dan il-kuntest, l-Eurojust jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti. |
|
(10) |
Sabiex iwettaq il-kompiti tiegħu, l-Eurojust jiġbor u jipproċessa informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi (eż. isem, kunjom, data tat-twelid, eċċ.), informazzjoni ta’ kuntatt (eż. indirizz tad-dar, numru tat-telefon, indirizz email, eċċ), rwoli u kompiti professjonali, informazzjoni dwar imġiba u prestazzjoni privata u professjonali (data dwar l-imġiba li tista’ tkun rilevanti u limitata biss għall-iskop ta’ inkjesti amministrattivi kontinwi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta u proċedimenti simili), u data finanzjarja. L-Eurojust jaġixxi bħala kontrollur tad-data. |
|
(11) |
Skont ir-Regolament, l-Eurojust huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data. |
|
(12) |
L-Eurojust jista’ jkun meħtieġ li jirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi ta’ inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll meħtieġ li jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti lill-Eurojust il-possibbiltà li jillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament, kif ukoll tal-Artikolu 4 sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Eurojust huwa intitolat li jillimita dawk id-drittijiet. |
|
(13) |
L-Eurojust jista’, pereżempju, ikollu bżonn jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli ta’ każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Eurojust li jwettaq l-investigazzjoni b’mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-Eurojust jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti. |
|
(14) |
Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Eurojust jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom. |
|
(15) |
Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun ikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-Eurojust fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Eurojust jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati. |
|
(16) |
L-Eurojust għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Eurojust għandu jagħti raġunijiet li permezz tagħhom jispjega l-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet. |
|
(17) |
Fl-applikazzjoni tal-prinċipju ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Eurojust għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet. |
|
(18) |
Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Eurojust u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Eurojust. |
|
(19) |
L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment mal-EDPS. |
|
(20) |
Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Eurojust huwa intitolat jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Eurojust għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha. |
|
(21) |
L-Eurojust għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari. |
|
(22) |
Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni. |
|
(23) |
L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet ikunu japplikaw, l-Eurojust m’għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni, |
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li skonthom l-Eurojust jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35 u 36, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament.
2. Soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew il-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi.
3. Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Eurojust safejn jipproċessa data personali għal skopijiet relatati ma’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
4. Il-kategoriji ta’ data personali koperti b’din id-Deċiżjoni jinkludu d-data għall-identifikazzjoni, il-kuntatt, l-imġiba u dik finanzjarja.
5. L-Eurojust, bħala l-kontrollur, huwa rappreżentat mid-Direttur Amministrattiv.
Artikolu 2
Restrizzjonijiet
1. L-Eurojust jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, u l-Artikolu 4 tiegħu, sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20:
|
(a) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal, u d-Deċiżjoni tal-Eurojust tat-23 ta’ Settembru 2013 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni dwar it-tmexxija ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinari, u meta jiġu notifikati każijiet lill-OLAF; |
|
(b) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Eurojust jistgħu jirrappurtaw fatti kunfidenzjali fejn jemmnu li jkun hemm irregolaritajiet serji, kif stipulat fid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2019-02 tad-29 ta’ Jannar 2019 dwar il-linji gwida tal-Eurojust dwar żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
|
(c) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Eurojust ikunu jistgħu jirrappurtaw lill-konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju, kif iddefinit fid-Deċiżjoni tiegħu tal-31 ta’ Jannar 2012 dwar il-politika tal-Eurojust għall-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali; |
|
(d) |
skont l-Artikolu 25(1) (c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq awditi interni b’rabta ma’ attivitajiet jew dipartimenti tal-Eurojust; |
|
(e) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew li jikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet skont il-punti (a) sa (d) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet dwar il-livell ta’ servizz rilevanti, memoranda ta’ ftehim u ftehimiet ta’ kooperazzjoni; |
|
(f) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali jew jikkoopera ma’ dawn l-awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess; |
|
(g) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u minn awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess; |
|
(h) |
skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta jkun qed jipproċessa data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew intervenjenti fil-kuntest tal-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
|
(i) |
skont l-Artikolu 25(1)(i) tar-Regolament, meta l-ipproċessar ta’ data personali jkun meħtieġ għall-infurzar ta’ talbiet tad-dritt ċivili. |
2. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
3. Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
4. Għal skopijiet ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Eurojust, għandu jfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet minn dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawk ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru, li għandu jkun disponibbli għall-EDPS, kull meta jintalab minnu. L-Eurojust għandu jħejji rapporti perjodiċi dwar l-applikazzjoni tal-Artikolu 25 tar-Regolament.
5. Meta jkun qed jipproċessa data personali riċevuta minn organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Eurojust għandu jikkonsulta ma’ dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex impona restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Eurojust.
Artikolu 3
Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data
1. Valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data li jimponu restrizzjonijiet u dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu rreġistrati fir-reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar miżmum mill-Eurojust skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Għandha tiġi rreġistrata wkoll kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni ta’ data rigward dawk ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament.
2. Kull meta l-Eurojust jivvaluta n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandu jikkunsidra r-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data. F’każ li l-Eurojust iqis li japplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jitqabbel, b’mod partikolari, mar-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra u r-riskju ta’ kanċellazzjoni tal-effett tal-investigazzjonijiet jew tal-proċeduri tal-Eurojust, pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.
Artikolu 4
Salvagwardji u perjodi ta’ ħżin
1. L-Eurojust għandu jimplimenta salvagwardji biex jipprevjeni l-abbuż u l-aċċess illegali jew it-trasferiment tad-data personali fir-rigward ta’ liema restrizzjonijiet japplikaw jew jistgħu jiġu applikati. Tali salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu spjegati b’mod dettaljat, skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Eurojust. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
|
(a) |
definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali; |
|
(b) |
id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura, li tipprevjeni l-aċċess illegali u aċċidentali jew it-trasferiment ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati, skont l-istandards tas-sigurtà tal-Eurojust, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali; |
|
(c) |
id-dokumenti stampati għandhom jinżammu f’armarji siguri u jkunu aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat; |
|
(d) |
monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom. |
|
(e) |
il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data jkunu marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità. |
Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom isiru mill-inqas kull sitt xhur.
2. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jkunux għadhom japplikaw.
3. Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(4) m’għandux ikun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata. Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli dwar iż-żamma applikabbli tal-Eurojust stabbiliti fl-Artikolu 18 u fl-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura dwar l-Ipproċessar u l-Protezzjoni ta’ Data Personali fl-Eurojust (3), li għandhom jiġu ddefiniti fir-rekords tal-protezzjoni tad-data miżmuma skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament.
Artikolu 5
Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-data
1. L-UPD tal-Eurojust għandu jkun infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu limitati skont din id-Deċiżjoni. Huwa jew hija għandhom jingħataw aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-kuntest fattwali jew legali.
2. L-UPD tal-Eurojust jista’ jitlob rieżami tal-applikazzjoni tar-restrizzjoni. L-Eurojust għandu jinforma lill-UPD tiegħu bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami.
3. L-Eurojust għandu jiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża miegħu jew magħha.
Artikolu 6
Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar restrizzjonijiet tad-drittijiet tagħhom
1. L-Eurojust għandu jinkludi taqsima fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web/intranet tiegħu li jipprovdu informazzjoni ġenerali lis-suġġetti tad-data dwar il-potenzjal għar-restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li fuqhom jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet u t-tul potenzjali tagħhom.
2. L-Eurojust għandu jinforma lis-suġġetti tad-data individwalment, bil-miktub u mingħajr dewmien żejjed dwar ir-restrizzjonijiet kontinwi jew futuri tad-drittijiet tagħhom. L-Eurojust għandu jinforma lis-suġġett tad-data bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tagħhom li jikkonsultaw lill-UPD bil-għan li jikkontestaw ir-restrizzjoni u d-dritt tiegħu/tagħha li jressaq/tressaq ilment mal-EDPS.
3. L-Eurojust jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, l-Eurojust għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
Artikolu 7
Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data
1. Meta l-Eurojust ikun taħt obbligu li jikkomunika ksur tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, jista’, f’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, jillimita din il-komunikazzjoni b’mod sħiħ jew parzjali. Għandu jiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi legali għaliha skont l-Artikolu 2 u jagħmel valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tkun ikkomunikata lill-EDPS fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
2. Meta r-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jkunux għadhom japplikaw, l-Eurojust għandu jikkomunika l-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u jinformah/a bir-raġunijiet ewlenin għar-restrizzjoni u dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
Artikolu 8
Kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi
1. F’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, l-Eurojust jista’ jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi skont l-Artikolu 36 tar-Regolament. Dawn ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu konformi mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4).
2. Fejn l-Eurojust jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għal kull talba mis-suġġett tad-data, bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u tad-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
3. L-Eurojust jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ.
Artikolu 9
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul f’The Hague, il-15 ta’ Lulju 2020.
Għall-Kulleġġ tal-Eurojust,
Ladislav HAMRAN
President tal-Eurojust
(1) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
(2) Regolament (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tal-Kunsill tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal u l-Kondizzjonijiet ta’ Impjieg ta’ Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri speċjali temporanji applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).
(3) Regoli ta’ Proċedura dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni ta’ data personali fl-Eurojust (ĠU L 50, 24.2.2020, p. 10).
(4) Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).
