ANNESS I

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni stabbilit f'konformità mal-Artikolu 434(1) tal-Ftehim ta' Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa waħda, u r-Repubblika tal-Moldova, fuq in-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu kif previst fl-Artikoli 434 u 436 tal-Ftehim.

2.   Kif provdut fl-Artikolu 435(1) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn membri tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u membri tal-Kummissjoni Ewropea, fuq naħa waħda, u minn membri tal-Gvern tar-Repubblika tal-Moldova, fuq in-naħa l-oħra. Il-kompożizzjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tqis il-kwistjonijiet speċifiċi li għandhom jiġu indirizzati f'kull laqgħa. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' fil-livell ministerjali.

3.   Kif provdut fl-Artikolu 436(1) tal-Ftehim, u sabiex jilħaq l-objettivi tiegħu, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkollu s-setgħa li jieħu deċiżjonijiet li huma vinkolanti fuq il-Partijiet. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu l-miżuri adatti għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tiegħu, inkluż, jekk meħtieġ, billi jagħti s-setgħa lil korpi speċifiċi stabbiliti skont il-Ftehim sabiex jaġixxu f'ismu. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jagħmel ukoll rakkomandazzjonijiet. Huwa għandu jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi qbil bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jiddelega s-setgħat tiegħu lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

4.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma dawk kif definiti fl-Artikolu 461 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Partijiet għandhom iżommu l-Presidenza tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, b'mod alternat, għal perjodu ta' 12-il xahar. L-ewwel perijodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' mill-inqas darba fis-sena, u meta ċ-ċirkostanzi jeħtieġu dan, bi ftehim reċiproku tal-Partijiet. Dment li ma jkunx intlaħaq ftehim mod ieħor mill-Partijiet, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jsir fil-post fejn is-soltu jsiru l-laqgħat tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea.

2.   Kull sessjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tinżamm f'data miftiehma mill-Partijiet.

3.   Il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, bi qbil mal-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni mhux aktar tard minn 30 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1.   F'każ li l-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni ma jkunux jistgħu jattendu jkunu jistgħu jiġu rrappreżentati. Jekk membru jkun jixtieq jiġi rrappreżentat, hu jew hi għandu jinforma jew tinforma lill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni bil-miktub bl-isem tar-rappreżentant tiegħu jew tagħha qabel ma tibda l-laqgħa li fiha l-membru jkun ser jiġi rrappreżentat.

2.   Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

1.   Il-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati mill-uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiġi infurmat, permezz tas-Segretarjat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull Parti.

2.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista', bi qbil bejn il-Partijiet, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti f'qasam biex jattendu għal-laqgħat tiegħu bħala osservaturi jew sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti partikolari. Il-Partijiet għandhom jaqblu dwar it-termini u l-kondizzjonijiet li skonthom dawk l-osservaturi jkunu jistgħu jattendu l-laqgħat.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tar-Repubblika tal-Moldova għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1.   Korrispondenza indirizzata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat jew lis-Segretarju tal-Unjoni inkella tar-Repubblika tal-Moldova, li min-naħa tiegħu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiżguraw li l-korrispondenza tintbagħat lill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u, fejn adatt, iċċirkolata lill-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

3.   Il-korrispondenza ċċirkolata b'dan il-mod għandha tintbagħat, kif adatt, lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea, lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, lir-Rappreżentanti Permanenti tal-Istati Membri għall-Unjoni Ewropea u lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll lill-Missjoni tar-Repubblika tal-Moldova għall-Unjoni Ewropea.

4.   Komunikazzjonijiet mill-President għandhom jintbagħtu lid-destinatarji mis-Segretarji f'isem il-President. Tali komunikazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati, fejn adatt, lill-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif provdut fil-paragrafu 3.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Dment li ma jkunx deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni ma għandhomx jkunu pubbliċi. Meta Parti tissottometti informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal laqgħat

1.   Il-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Din għandha tintbagħat mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa.

L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li fir-rigward tagħhom il-President ikun irċieva talba għall-inklużjoni tagħhom fl-aġenda sa mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa. Tali punti ma għandhomx jinkitbu fl-aġenda proviżorja sakemm id-dokumenti ta' sostenn rilevanti ma jkunux intbagħtu lis-Segretarji qabel id-data li fiha tintbagħat l-aġenda.

2.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punt ieħor apparti dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja jista' jitqiegħed fuq l-aġenda, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir dan.

3.   Il-President jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-limiti ta' żmien speċifikati fil-paragrafu 1 sabiex iqis il-ħtiġijiet ta' każ partikolari.

Artikolu 10

Minuti

1.   Għandu jitħejja abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

2.   Bħala regola ġenerali, il-minuti għandhom jindikaw dawn li ġejjin fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni;

(b)	id-dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun talab li jiddaħħlu fil-minuti, u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-Partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kull konklużjoni.

3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għall-approvazzjoni. Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu japprova l-abbozz ta' dawk il-minuti fil-laqgħa tiegħu li jmiss. Alternattivament, l-abbozz ta' dawk il-minuti jista' jiġi approvat bil-miktub.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet u mat-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi.

2.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu wkoll deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir dan. Għal dan il-għan, it-test tal-proposta għandu jiġi ċċirkolat bil-miktub mill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lill-membri tiegħu skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih il-membri għandhom jgħarrfu kwalunkwe riżerva jew emenda li jixtiequ jagħmlu. Il-President jista' jqassar il-limitu ta' żmien imsemmi sabiex iqis il-ħtiġijiet ta' każ partikolari, b'konsultazzjoni mal-Partijiet.

3.   L-atti tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, fit-tifsira tal-Artikolu 436(1) tal-Ftehim, għandhom ikunu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament, segwiti b'numru tas-serje, bid-data tal-adozzjoni tagħhom u b'deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Dawk id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu ffirmati mill-President u awtentikati mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

4.   Kull deċiżjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm id-deċiżjoni ma tipprovdix mod ieħor.

Artikolu 12

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkunu l-lingwi uffiċjali tal-Partijiet.

2.   Dment li ma jkunx deċiż mod ieħor, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mħejjija f'dawk il-lingwi.

Artikolu 13

Spejjeż

1.   Kull Parti tkopri l-ispejjeż li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2.   In-nefqa marbuta mal-interpretazzjoni fil-laqgħat, it-traduzzjoni u r-riproduzzjoni tad-dokumenti titħallas mill-Unjoni. F'każ li r-Repubblika tal-Moldova tkun teħtieġ interpretazzjoni jew traduzzjoni minn u lejn ilsna oħra barra dawk provduti fl-Artikolu 12, l-ispejjeż relatati ma' dan jitħallsu mir-Repubblika tal-Moldova.

3.   Spejjeż oħrajn relatati mal-organizzazzjoni materjali tal-laqgħat jitħallsu mill-parti li tospita l-laqgħat.

Artikolu 14

Kumitat ta' Assoċjazzjoni

1.   Skont l-Artikolu 437(1) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun megħjun fit-twettiq ta' dmirijietu mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-prinċipju f'livell ta' uffiċjal pubbliku anzjan.

2.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fejn adatt u jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim b'mod ġenerali. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jqis kull kwistjoni li titressaq quddiemu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif ukoll kull kwistjoni li tista' tinqala' matul l-implimentazzjoni tal-Ftehim. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jissottometti proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet għal approvazzjoni lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Skont l-Artikolu 438(2) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jiddelega s-setgħa biex jieħu deċiżjonijiet lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

3.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet li għalihom ikun ġie awtorizzat skont il-Ftehim.

4.   F'każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal obbligu ta' konsultazzjoni jew possibbiltà ta' konsultazzjoni jew fejn il-Partijiet jiddeċiedu bi ftehim komuni biex jikkonsultaw lil xulxin, tali konsultazzjoni tista' ssir fil-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, ħlief fejn provdut mod ieħor fil-Ftehim. Il-konsultazzjoni tista' tkompli fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati f'konformità mal-Artikolu 11.

ANNESS II

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT TA' ASSOĊJAZZJONI U TAS-SOTTOKUMITATI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni stabbilit skont l-Artikolu 437(1) tal-Ftehim ta' Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa waħda, u r-Repubblika tal-Moldova, fuq in-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jgħin lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu u jwettaq il-kompiti stipulati fil-Ftehim u assenjati lilu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Skont l-Artikolu 438(1) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiddetermina d-dmirijiet u l-funzjonament tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fir-Regoli ta' Proċedura tiegħu.

2.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, jimplimenta d-deċiżjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fejn adatt u jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim b'mod ġenerali. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jqis kull kwistjoni li titressaq quddiemu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif ukoll kull kwistjoni li tista' tinqala' matul l-implimentazzjoni ta' kuljum tal-Ftehim. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jissottometti proposti jew abbozzi ta' deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet għall-adozzjoni lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

3.   Kif provdut fl-Artikolu 437(2) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-prinċipju f'livell ta' uffiċjal pubbliku anzjan, li jkunu responsabbli għal kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati f'kull sessjoni partikolari.

4.   Skont l-Artikolu 438(4) tal-Ftehim, meta l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ, kif stipulat fl-Artikolu 438(4) tal-Ftehim (“il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ”), iwettaq il-kompiti mogħtija lilu taħt it-Titolu V tal-Ftehim, huwa għandu jkun kompost minn uffiċjali anzjani tal-Kummissjoni Ewropea u tar-Repubblika tal-Moldova li huma responsabbli għall-kummerċ u għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ. Rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea jew tar-Repubblika tal-Moldova li huma responsabbli għall-kummerċ u kwistjonijiet relatati mal-kummerċ għandu jaġixxi bħala President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ f'konformità mal-Artikolu 2 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Fil-laqgħat jattendi wkoll rappreżentant tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna.

5.   Kif previst fl-Artikolu 438(3) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jkollu s-setgħa li jadotta deċiżjonijiet fil-każijiet provduti f'dan il-Ftehim u f'oqsma li fihom il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun iddelega s-setgħat lilu. Dawk id-deċiżjonijiet għandhom ikunu vinkolanti għall-Partijiet, li għandhom jieħdu l-miżuri adatti biex jimplimentawhom. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jadotta d-deċiżjonijiet tiegħu bi qbil bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi għall-adozzjoni tagħhom.

6.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jiġu definiti kif provdut fl-Artikolu 461 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Partijiet għandhom iżommu l-Presidenza tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, fuq bażi ta' alternanza, għal perijodi ta' 12-il xahar. L-ewwel perijodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Ħlief fejn ikun miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' b'mod regolari, minn tal-inqas darba fis-sena. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu.

2.   Kull laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tissejjaħ mill-President tagħha f'post u fi żmien li jkun hemm qbil dwarhom mill-Partijiet. L-avviż ta' sejħa għal-laqgħa għandu jinħareġ mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni mhux aktar tard minn 28 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa sakemm il-Partijiet ma jiftehmux mod ieħor.

3.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ għandu jiltaqa' mill-inqas darba fis-sena u meta ċ-ċirkostanzi jeħtieġu dan. Kull laqgħa tissejjaħ mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ f'post, data, u permezz tal-mezzi miftiehma mill-Partijiet. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa jinħareġ mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa sakemm il-Partijiet ma jiftehmux mod ieħor.

4.   Kull fejn possibbli, il-laqgħa regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tissejjaħ fi żmien adatt qabel il-laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

5.   F'każijiet eċċezzjonali, u jekk jaqblu hekk il-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi li jintlaħaq qbil dwarhom, bħal vidjokonferenza.

Artikolu 4

Delegazzjonijiet

Qabel kull laqgħa, il-Partijiet jiġu infurmati, permezz tas-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jkunu se jattendu l-laqgħa fuq iż-żewġ naħat.

Artikolu 5

Segretarjat

1.   Uffiċjal tal-Unjoni u uffiċjal tar-Repubblika tal-Moldova għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u għandhom iwettqu kompiti segretarjali b'mod konġunt dment li dawn ir-Regoli ta' Proċedura ma jipprovdux mod ieħor, fi spirtu ta' fiduċja reċiproka u kooperazzjoni.

2.   Uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u uffiċjal tar-Repubblika tal-Moldova li jkunu responsabbli għall-kummerċ u l-kwistjonijiet kummerċjali għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

Artikolu 6

Korrispondenza

1.   Korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lis-Segretarju ta' waħda mill-Partijiet, li min-naħa tiegħu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni tintbagħat lill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u tiġi ċċirkolata, fejn adatt, bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 7.

3.   Korrispondenza mill-President għandha lill-Partijiet mis-Segretarjat f'isem il-President. Tali korrispondenza għandha tiġi ċċirkolata, fejn adatt, kif provdut fl-Artikolu 7.

Artikolu 7

Dokumenti

1.   Id-dokumenti għandhom jiġu ċċirkolati permezz tas-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

2.   Parti għandha tibgħat id-dokumenti tagħha lis-Segretarju tagħha. Is-Segretarju għandu jibgħat dawk id-dokumenti lis-Segretarju tal-Parti l-oħra.

3.   Is-Segretarju tal-Unjoni għandu jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tal-Unjoni u għandu jikkopja sistematikament lis-Segretarju tar-Repubblika tal-Moldova f'tali korrispondenza.

4.   Is-Segretarju tar-Repubblika tal-Moldova għandu jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tar-Repubblika tal-Moldova u għandu jikkopja sistematikament lis-Segretarju tal-Unjoni f'tali korrispondenza.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Dment li ma jkunx deċiż mod ieħor bejn il-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni ma għandhomx ikunu pubbliċi. Meta Parti tissottometti informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal laqgħat

1.   Għandha titfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni kif ukoll abbozz ta' konklużjonijiet operazzjonali kif provdut fl-Artikolu 10 mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni abbażi tal-proposti magħmula mill-Partijiet. L-aġenda proviżorja għandha tinkludi punti li fir-rigward tagħhom is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jkun irċieva talba għall-inklużjoni tagħhom fl-aġenda mingħand xi Parti, sostnuti mid-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

2.   L-aġenda proviżorja, flimkien mad-dokumenti rilevanti, għandhom jiġu ċċirkolati kif provdut fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

3.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti ħlief dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir dan.

4.   Il-President tal-laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista', bil-qbil tal-Parti l-oħra, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti f'suġġett fuq bażi ad hoc biex jattendu l-laqgħat tiegħu biex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi. Il-Partijiet għandhom jiżguraw li dawk l-osservaturi jew esperti jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità.

5.   Il-President tal-laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-limiti ta' żmien kif provdut fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jittieħed kont ta' ċirkostanzi speċjali.

Artikolu 10

Minuti u konklużjonijiet operazzjonali

1.   Għandu jitfassal abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

2.   Bħala regola ġenerali, il-minuti għandhom jindikaw dawn li ġejjin fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	lista tal-parteċipanti fil-laqgħa, lista ta' uffiċjali li jakkumpanjawhom u lista ta' kwalunkwe osservatur jew espert li jattendi l-laqgħa;

(b)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni;

(c)	id-dikjarazzjonijiet li l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni talab li jiddaħħlu fil-minuti; u

(d)	konklużjonijiet operazzjonali mil-laqgħa, kif provdut fil-paragrafu 4.

3.   L-abbozz tal-minuti jiġi ppreżentat lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għall-approvazzjoni. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu japprova l-abbozz ta' dawk il-minuti fil-laqgħa tiegħu li jmiss. Alternattivament, l-abbozz ta' dawk il-minuti jista' jiġi approvat bil-miktub. L-abbozz tal-minuti tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ għandhom jiġu approvati fi żmien 28 jum kalendarju minn kull laqgħa. Għandha tintbagħat kopja lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

4.   Abbozz tal-konklużjonijiet operazzjonali ta' kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni tal-Parti li jkollha l-Presidenza tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, u jiġi ċċirkolat lill-Partijiet flimkien mal-aġenda, normalment mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa. Dak l-abbozz għandu jiġi aġġornat matul il-laqgħa sabiex fi tmiem il-laqgħa, dment li ma jkunx miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jadotta l-konklużjonijiet operazzjonali, li jirriflettu l-azzjonijiet ta' segwitu mill-Partijiet. Ladarba jkun hemm qbil dwarhom, il-konklużjonijiet operazzjonali għandhom jkunu mehmuża mal-minuti u l-implimentazzjoni tagħhom għandha tiġi eżaminata mill-ġdid waqt kwalunkwe laqgħa sussegwenti tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Għal dan il-għan il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jadotta mudell, li jippermetti li kull punt ta' azzjoni jiġi identifikat fi skadenza speċifika.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   F'każijiet speċifiċi fejn il-Ftehim jagħti s-setgħa lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni li jieħu deċiżjonijiet jew fejn tali setgħa tkun ġiet iddelegata lilu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, id-deċiżjonijiet għandhom jittieħdu minnu. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jagħmel ukoll rakkomandazzjonijiet. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom isiru bi qbil reċiproku bejn il-Partijiet u meta jitlestew il-proċeduri interni rispettivi. Kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u awtentikata mis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

2.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir dan. Il-proċedura bil-miktub tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn is-Segretarji, li jaġixxu bi ftehim mal-Partijiet. Għal dak il-għan, it-test tal-proposta jitqassam skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih kull riżerva jew emenda għandha tiġi mgħarrfa. Il-President jista' iqassar il-limiti ta' żmien speċifikati f'dan il-paragrafu biex jieħu kont ta' ċirkostanzi speċjali, b'konsultazzjoni mal-Partijiet. Ladarba jintlaħaq qbil dwar it-test, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-President u awtentikata mis-Segretarji.

3.   L-atti tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament. Kull deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm ma tipprovdix mod ieħor.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet jintbagħtu lill- Partijiet.

5.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Rapporti

Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jirrapporta lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni dwar l-attivitajiet tiegħu u dawk tas-sottokumitati, il-gruppi ta' ħidma u l-korpi l-oħra tiegħu f'kull laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 13

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali tal-Partijiet.

2.   Il-lingwi ta' ħidma tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-Ingliż u r-Rumen. Dment li ma jkunx deċiż mod ieħor, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'kull waħda minn dawk il-lingwi.

Artikolu 14

Spejjeż

1.   Kull Parti tkopri l-ispejjeż li tagħmel minħabba l-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2.   L-ispejjeż marbutin mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   L-ispejjeż marbutin ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ingliż u r-Rumen kif imsemmi fl-Artikolu 13(1) jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra jitħallsu għandhom direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

4.   F'każijiet fejn it-traduzzjoni ta' dokumenti għal-lingwi uffiċjali tal-Unjoni jkun meħtieġ, l-ispiża għandha titħallas mill-Unjoni.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati b'deċiżjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni f'konformità mal-Artikolu 438(1) tal-Ftehim.

Artikolu 16

Sottokumitati, kumitati jew korpi speċjali

1.   F'konformità mal-Artikolu 439(1) u (3) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li twaqqaf kwalunkwe sottokumitat f'oqsma speċifiċi meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-Ftehim ħlief dawk li hemm previst fil-Ftehim, sabiex jgħin lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fit-twettiq ta' dmirijietu. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li jtemm kwalunkwe tali sottokumitat u jiddefinixxi jew jemenda r-regoli ta' proċedura tiegħu. Dment li ma jkunx deċiż mod ieħor, kwalunkwe sottokumitat għandu jaħdem taħt l-awtorità tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, li lilu għandu jirrapporta wara kull laqgħa tiegħu.

2.   Dment li ma jkunx previst mod ieħor mill-Ftehim jew miftiehem fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, dawn ir-Regoli ta' Proċeduri attwali għandhom jiġu applikati mutatis mutandis għal kwalunkwe sottokumitat kif imsemmi fil-paragrafu 1.

3.   Il-laqgħat tas-sottokumitati jistgħu jinżammu b'mod flessibbli skont il-bżonn, personalment, jew fi Brussell inkella fir-Repubblika tal-Moldova sħab jew pereżempju permezz ta' vidjokonferenza. Is-sottokumitati għandhom jaġixxu bħala pjattaforma għall-monitoraġġ tal-progress dwar l-approssimazzjoni f'oqsma speċifiċi, għad-diskussjoni ta' ċerti kwistjonijiet u sfidi li jirriżultaw minn dak il-proċess u għall-formulazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u konklużjonijiet operazzjonali.

4.   Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jiriċevi kopja tal-korrispondenza, id-dokumenti u l-komunikazzjonijiet rilevanti kollha li jikkonċernaw sottokumitat, kumitat jew korp speċjali.

5.   Dment li ma jkunx provdut mod ieħor fil-Ftehim jew miftiehem mill-Partijiet fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, kwalunkwe sottokumitat, kumitat jew korp speċjali għandu jkollu biss is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 17

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura japplikaw mutandis mutatis għall-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ, dment li ma jkunx provdut mod ieħor.

ANNESS

LISTA TA' SOTTOKUMITATI

(1)	Sottokumitat għal-Libertà, Sigurtà u l-Ġustizzja;

(2)	Sottokumitat għall-Kooperazzjoni fl-Ekonomija u f'Setturi oħra.