IR-REGOLI TA’ PROĊEDURA TAL-KUMITAT KONĠUNT TA’ L-ISTATISTIKA TAL-KOMUNITÀ/L-IŻVIZZERA

Artikolu 1

Presidenza

1.   Il-Presidenza tal-Kumitat Konġunt ta' l-Istatistika tal-Komunità/l-Iżvizzera (minn issa 'l quddiem “il-Kumitat Konġunt”) għandha tinżamm darba kull wieħed għal perjodu ta’ sena kalendarja minn rappreżentant tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej (minn issa 'l quddiem “il-Kummissjoni tal-KE”), f’isem il-Komunità Ewropea, u minn rappreżentant tal-Konfederazzjoni Żvizzera. Għandha tinżamm mill-Komunità Ewropea matul is-sena tad-dħul fis-seħħ tal-Ftehim bejn il-Komunità Ewropea u l-Konfederazzjoni Żvizzera dwar il-kooperazzjoni fil-qasam ta’ l-istatistika (minn issa 'l quddiem “il-Ftehim”).

2.   Il-Kap tad-Delegazzjoni tal-parti li għandha l-Presidenza jew, fejn xieraq, is-sostitut tiegħu jew tagħha, għandu jkun il-President tal-Kumitat Konġunt.

Artikolu 2

Delegazzjonijiet

1.   Kull waħda mill-Partijiet Kontraenti għandha taħtar Kap tad-Delegazzjoni.

2.   Il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jagħti l-permess lil persuni oħra sabiex jattendu għal-laqgħat tiegħu bħala osservaturi.

3.   Il-Partijiet Kontraenti għandhom jinfurmaw lil xulxin, mhux aktar tard minn 15-il jum ta’ ħidma qabel ma ssir il-laqgħa, dwar l-għamla tad-delegazzjoni tagħhom.

Artikolu 3

Is-Segretarjat

1.   Rappreżentant tal-Kummissjoni tal-KE u rappreżentant tal-Konfederazzjoni Żvizzera għandhom jipprovdu b’mod konġunt is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt. Is-Segretarji għandhom jinħatru mill-Kap tagħhom tad-Delegazzjoni u għandhom jissuktaw bil-prestazzjoni ta’ dmirijiethom sakemm jinħatar Segretarju ġdid. Kull parti għandha tibgħat l-isem u l-indirizz tas-Segretarju tagħha lill-parti l-oħra.

2.   Is-Segretarji għandhom ikunu responsabbli għall-komunikazzjoni bejn id-delegazzjonijiet, inkluża t-trażmissjoni ta’ dokumenti, u għandhom jissorveljaw id-dmirijiet imwettqa mis-Segretarjat.

3.   Is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għandu jaqa’ taħt id-direzzjoni tal-parti li jkollha l-Presidenza.

Artikolu 4

Laqgħat

1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa’ kif u meta meħtieġ. Il-Kap tad-Delegazzjoni ta’ kwalunkwe waħda mill-Partijeit Kontraenti jista’ jsejjaħ laqgħa.

2.   Il-Kumitat Konġunt u l-Kumitat tal-Programm ta’ l-Istatistika għandhom jorganizzaw il-kompiti tagħhom għall-għanijiet tal-Ftehim f’laqgħat kollettivi, fejn huwa meħtieġ.

3.   Il-Presidenza għandha tibgħat in-notifika tal-laqgħa, flimkien ma’ l-abbozz ta’ l-aġenda u d-dokumenti għal-laqgħa, lill-Kap l-ieħor tad-Delegazzjoni mhux aktar tard minn 15-il jum ta’ ħidma qabel il-laqgħa.

4.   Il-Kap l-ieħor tad-Delegazzjoni jista’ jitlob lill-Presidenza sabiex jitqassar il-perjodu indikat fil-paragrafu 3 u fl-Artikolu 2(3) sabiex titqies l-urġenza tal-kwistjoni partikolari.

Artikolu 5

Aġenda

1.   Il-Presidenza għandha tfassal l-aġenda proviżorja għal kull laqgħa bi ftehim mal-Kap l-ieħor tad-Delegazzjoni. Kwalunkwe punt li jintalab minn kwalunkwe delegazzjoni għandu jitniżżel fl-aġenda proviżorja, sakemm il-punt ikun intalab 30 jum ta’ ħidma qabel il-laqgħa skedata.

2.   Il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jinkludi fuq l-aġenda kwalunkwe punt li ma jidhirx fl-aġenda proviżorja.

3.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat Konġunt fil-bidu ta’ kull laqgħa.

Artikolu 6

Sottokumitati u gruppi ta’ ħidma

1.   Il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jistabbilixxi sottokumitati u gruppi ta’ ħidma għal kompiti speċifiċi.

2.   L-għamla u l-proċeduri tas-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma għandhom jinqablu skond ir-regoli applikabbli għall-Kumitat Konġunt.

3.   Is-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma għandhom jirrapportaw direttament lill-Kumitat Konġunt u jaħdmu taħt l-awtorità tiegħu. Ma għandhomx ikunu awtorizzati jieħdu deċiżjonijiet iżda jistgħu jagħtu rakkomandazzjonijiet.

4.   Il-Kumitat Konġunt għandu jiddeċiedi dwar emenda jew għeluq tal-mandat tas-sottokumitati u l-gruppi ta’ ħidma.

Artikolu 7

Rakkomandazzjonijiet u deċiżjonijiet

1.   Ir-rakkomandazzjonijiet u d-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt fi ħdan it-tifsira ta’ l-Artikolu 3(1) tal-Ftehim għandu jiġi adottat permezz ta’ ftehim reċiproku bejn iż-żewġ delegazzjonijiet.

2.   Ir-rakkomandazzjonijiet u d-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom ikunu intitolati “Rakkomandazzjoni” jew “Deċiżjoni”, segwiti min-numru tas-serje, id-data ta’ adozzjoni u indikazzjoni tat-tema.

3.   Id-deċiżjonijiet għandhom jinqasmu f’artikoli. Kull deċiżjoni għandha tibda bi preambolu u għandha tispiċċa bil-kliem “Magħmul/a fi”, segwit bil-post fejn ġiet adottata mill-Kumitat Konġunt u d-data. Id-deċiżjonijiet għandhom jinkludu d-data tad-dħul fis-seħħ tagħhom u għandhom jorbtu l-Partijiet Kontraenti.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom jitfasslu f’żewġ kopji u jiġu ffirmati għall-Kumitat Konġunt miż-żewġ Kapijiet tad-Delegazzjoni.

5.   Kull parti tista’ tiddeċiedi li tippubblika kwalunkwe rakkomandazzjoni jew deċiżjoni adottata mill-Kumitat Konġunt.

6.   Ir-rakkomandazzjonijiet u d-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt jistgħu jiġu adottati permezz ta’ proċedura bil-miktub jekk iż-żewġ Kapijiet ta’ Delegazzjoni jaqblu li jagħmlu hekk.

Għal dan l-għan il-Presidenza għandha tibgħat l-abbozz lill-Kap l-ieħor tad-Delegazzjoni. L-iskadenza stipulata fil-proċedura bil-miktub trid tkun mhux anqas minn 15-il jum ta’ ħidma.

Artikolu 8

Minuti

1.   Abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa tal-Kumitat Konġunt għandu jitfassal fi żmien 15-il jum ta’ ħidma taħt ir-responsabiltà tal-Presidenza.

2.   Bħala regola ġenerali, għal kull punt fuq l-aġenda l-minuti għandhom jindikaw:

—	id-dokumenti ppreżentati lill-Kumitat Konġunt;

—	l-istqarrijiet li ntalbu jiddaħħlu minn kwalunkwe Parti Kontraenti;

—	id-deċiżjonijiet meħuda, l-istqarrijiet li nqablu, u l-konklużjonijiet li ntlaħqu mill- Kumitat Konġunt;

—	ir-rakkomandazzjonijiet li saru.

3.   L-abbozz tal-minuti għandhom jiġu ppreżentati għall-approvazzjoni taż-żewġ delegazzjonijiet permezz tal-proċedura bil-miktub skond l-Artikolu 7(6). Jekk din il-proċedura ma titlestiex, il-minuti għandhom jiġu adottati mill-Kumitat Konġunt fil-laqgħa li jmiss.

4.   Il-minuti approvati għandhom jitfasslu f’żewġ kopji u għandhom jiġu ffirmati mis-Segretarji. Kull parti għandha żżomm kopja oriġinali.

Artikolu 9

Kunfidenzjalità

1.   Il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi ħlief jekk il-Kumitat Konġunt jiddeċiedi mod ieħor.

2.   Bla preġudizzju għal dispożizzjonijiet oħra applikabbli, id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt u tal-gruppi tiegħu ta’ ħidma għandhom ikunu protetti bl-obbligu ta’ segretezza professjonali, ħlief meta il-Kumitat Konġunt jiddeċiedi mod ieħor.

3.   Sakemm id-delegazzjonijiet ma jiddeċiedux mod ieħor, il-minuti għandhom jikkostitwixxu dokumenti li huma aċċessibbli mill-pubbliku.

Artikolu 10

Spejjeż

1.   Kull Parti Kontraenti għandha terfa’ kwalunkwe spiża li ġġarrab fir-rigward tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt u l-gruppi ta’ ħidma.

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jaqbel dwar il-klassifikazzjoni ta’ l-ispejjeż relatati ma’ kwalunkwe missjoni assenjata lill-esperti.

Artikolu 11

Korrispondenza

Il-korrispondenza kollha indirizzata lill-Presidenza tal-Kumitat Konġunt jew mibgħutha minnha għandha tintbagħat lis-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt. Is-Segretarjat għandu jibgħat kopja tal-korrispondenza kollha li tikkonċerna l-Ftehim lill-Kapijiet tad-Delegazzjoni, lill-Missjoni Żvizzera, lill-Unjoni Ewropea u lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni għall-Iżvizzera.