ISSN 1725-5112

Eiropas Savienības

Oficiālais Vēstnesis

L 7

European flag  

Izdevums latviešu valodā

Tiesību akti

51. sējums
2008. gada 10. janvāris


Saturs

 

II   Tiesību akti, kuri pieņemti, piemērojot EK/Euratom līgumus, un kuru publicēšana nav obligāta

Lappuse

 

 

LĒMUMI

 

 

Komisija

 

 

2008/22/EK

 

*

Komisijas Lēmums (2007. gada 19. decembris), kas nosaka kārtību, kādā īstenojams Eiropas Parlamenta un Padomes Lēmums Nr. 573/2007/EK, ar ko laikposmam no 2008. gada līdz 2013. gadam izveido Eiropas Bēgļu fondu kā daļu no Vispārīgās programmas Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība, attiecībā uz dalībvalstu pārvaldības un kontroles sistēmām, administratīvās un finanšu pārvaldības noteikumiem un Fonda līdzfinansēto projektu izdevumu atbilstību (izziņots ar dokumenta numuru K(2007) 6396)

1

LV

Tiesību akti, kuru virsraksti ir gaišajā drukā, attiecas uz kārtējiem jautājumiem lauksaimniecības jomā un parasti ir spēkā tikai ierobežotu laika posmu.

Visu citu tiesību aktu virsraksti ir tumšajā drukā, un pirms tiem ir zvaigznīte.


II Tiesību akti, kuri pieņemti, piemērojot EK/Euratom līgumus, un kuru publicēšana nav obligāta

LĒMUMI

Komisija

10.1.2008   

LV

Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis

L 7/1


KOMISIJAS LĒMUMS

(2007. gada 19. decembris),

kas nosaka kārtību, kādā īstenojams Eiropas Parlamenta un Padomes Lēmums Nr. 573/2007/EK, ar ko laikposmam no 2008. gada līdz 2013. gadam izveido Eiropas Bēgļu fondu kā daļu no Vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība”, attiecībā uz dalībvalstu pārvaldības un kontroles sistēmām, administratīvās un finanšu pārvaldības noteikumiem un Fonda līdzfinansēto projektu izdevumu atbilstību

(izziņots ar dokumenta numuru K(2007) 6396)

(Autentiski ir tikai teksti angļu, bulgāru, čehu, franču, grieķu, holandiešu, igauņu, itāliešu, latviešu, lietuviešu, maltiešu, poļu, portugāļu, rumāņu, slovāku, slovēņu, somu, spāņu, ungāru, vācu un zviedru valodā)

(2008/22/EK)

EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,

ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu,

ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2007. gada 23. maija Lēmumu Nr. 573/2007/EK, ar ko laikposmam no 2008. gada līdz 2013. gadam izveido Eiropas Bēgļu fondu kā daļu no Vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība” un ar ko atceļ Padomes Lēmumu 2004/904/EK (1), un jo īpaši tā 23. pantu, 31. panta 5. punktu, 33. panta 6. punktu un 35. panta 4. punktu,

tā kā:

(1)

Ir jāparedz nosacījumi, saskaņā ar kuriem dalībvalstis īstenos Fondam atbilstīgās darbības, jo īpaši ir nepieciešams paredzēt apstākļus, kādos atbildīgā iestāde var īstenot projektus tieši. Turpmākais regulējums būtu jāattiecina arī uz deleģētajām iestādēm.

(2)

Ir jānosaka procedūras un/vai praktiski pasākumi, kuri dažādām norīkotajām iestādēm ir jāparedz un jāievēro, rīkojoties ar Fonda līdzekļiem.

(3)

Ir jāparedz atbildīgo iestāžu pienākumi pret tiešajiem saņēmējiem finansējamo projektu atlases un apstiprināšanas posmā un attiecībā uz tiem jautājumiem, kuri ir jāiekļauj tiešo saņēmēju un/vai projekta sadarbības partneru deklarēto izdevumu pārbaudēs, ieskaitot izdevumu atmaksas pieteikumu administratīvās pārbaudes un atsevišķu projektu pārbaudes uz vietas.

(4)

Lai nodrošinātu, ka gada programmu izdevumus var pienācīgi revidēt, ir jānosaka kritēriji, kas jāievēro, lai revīzijas liecības varētu uzskatīt par atbilstošām.

(5)

Par projektu un sistēmu revīziju veikšanu ir atbildīga revīzijas iestāde. Lai nodrošinātu, ka šo revīziju apjoms un efektivitāte ir pietiekama un ka visās dalībvalstīs revīziju veic saskaņā ar vienotiem standartiem, jāparedz revīzijas veikšanas nosacījumi, ieskaitot revidējamo darbību atlases pamatu.

(6)

Dalībvalstīm kopā ar daudzgadu programmu ir jāiesniedz Komisijai arī pārvaldības un kontroles sistēmu apraksts. Tā kā šis dokuments ir viens no pamatdokumentiem, uz kuriem Komisija paļaujas Kopienas budžeta pārvaldības dalītas atbildības kontekstā, lai pārliecinātos, ka dalībvalstis attiecīgo finansiālo palīdzību izlieto saskaņā ar piemērojamiem noteikumiem un Kopienas finanšu interešu aizsardzības principiem, ir nepieciešams precīzi definēt, kāda informācija ir jāiekļauj šajā dokumentā.

(7)

Lai harmonizētu programmu izstrādes, Fonda līdzekļu izlietojuma pārraudzības, revīzijas un sertifikācijas standartus, nepieciešams skaidri definēt daudzgadu programmas, gada programmas, progresa ziņojuma un noslēguma ziņojuma, maksājumu pieteikumu, kā arī revīzijas stratēģijas, gada revīzijas ziņojuma, deklarācijas par pamatotību un izdevumu apstiprinājuma saturu.

(8)

Ņemot vērā, ka dalībvalstīm ir jāziņo par nelikumībām un jāuzrauga tās, kā arī jāatgūst saistībā ar Fonda finansējumu nepareizi samaksātās summas, nepieciešams paredzēt, kādi dati ir jānosūta Komisijai.

(9)

Pieredze liecina, ka Eiropas Savienības pilsoņi nepietiekami apzinās Eiropas Kopienas lomu programmu finansēšanā. Tādēļ ir jāsagatavo sīki izstrādāti informācijas un publicitātes pasākumi, kas nepieciešami, lai novērstu šo komunikācijas un informācijas trūkumu.

(10)

Lai garantētu, ka informācija par finansējuma iespējām ir plaši izplatīta visu ieinteresēto personu vidū, un lai nodrošinātu pārskatāmību, ir jānosaka nepieciešamais pasākumu minimums potenciālo tiešo saņēmēju informēšanai par Kopienas un dalībvalstu kopīgi piedāvātajām finansēšanas iespējām ar Fonda palīdzību. Lai veicinātu pārskatāmību attiecībā uz Fonda izmantošanu, jāpublicē tiešo saņēmēju saraksts, projektu nosaukumi un projektiem piešķirtā publiskā finansējuma apjoms.

(11)

Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 1995. gada 24. oktobra Direktīvu 95/46/EK par personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (2) un Eiropas Parlamenta un Padomes 2000. gada 18. decembra Regulu (EK) Nr. 45/2001 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un par šādu datu brīvu apriti (3), ir jānodrošina, ka attiecībā uz informācijas un publicitātes pasākumiem un revīzijām, ko veic saskaņā ar šo lēmumu, Komisija un dalībvalstis novērš jebkādu personas datu neatļautu izpaušanu vai piekļūšanu tiem, turklāt ir jāprecizē mērķis, kura sasniegšanai Komisija un dalībvalstis var apstrādāt šādus datus.

(12)

Elektronisko līdzekļu izmantošana informācijas un finanšu datu apmaiņai starp dalībvalstīm un Komisiju vienkāršo datu apmaiņu, paaugstina tās efektivitāti un pārskatāmību, kā arī ietaupa laiku. Lai pilnībā izmantotu šīs priekšrocības, vienlaicīgi saglabājot datu apmaiņas drošību, Komisija var izveidot vienotu datorsistēmu.

(13)

Lai nodrošinātu Fonda līdzekļu efektīvu izlietojumu dalībvalstīs saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, jāpieņem vienotu noteikumu kopums par Fonda izdevumu atbilstību. Lai samazinātu administratīvo slogu tiešajiem saņēmējiem un norīkotajām iestādēm, noteiktos apstākļos netiešajiem izdevumiem ir atbilstīgi piemērot vienotas likmes.

(14)

Saskaņā ar 3. pantu Protokolā par Apvienotās Karalistes un Īrijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, Apvienotajai Karalistei ir saistošs pamatdokuments un tādējādi arī šis lēmums.

(15)

Saskaņā ar 3. pantu Protokolā par Apvienotās Karalistes un Īrijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, Īrijai ir saistošs pamatdokuments un tādējādi arī šis lēmums.

(16)

Saskaņā ar 2. pantu Protokolā par Dānijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, šis lēmums nav Dānijai saistošs un nav jāpiemēro.

(17)

Šajā lēmumā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar Fonda pārvaldības komitejas atzinumu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

SATURS

I daļa

Ievads

1 nodaļa

Priekšmets un definīcijas

1. pants

Priekšmets

2. pants

Definīcijas

II daļa

Četriem fondiem kopīgie noteikumi

1. nodaļa

Norīkotās iestādes

3. pants

Kopīgās iestādes

4. pants

Deleģētā iestāde

5. pants

Ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai

2. nodaļa

Pārvaldības un kontroles sistēmas

6. pants

Procedūru rokasgrāmata

7. pants

Atbildīgās iestādes uzdevumi Fonda līdzekļu izlietošanā

8. pants

Nosacījumi, saskaņā ar kuriem atbildīgā iestāde var rīkoties kā izpildinstitūcija

9. pants

Atlases un piešķiršanas procedūra, ja atbildīgā iestāde rīkojas kā piešķīrēja iestāde

10. pants

Subsīdiju līgumi ar tiešajiem saņēmējiem, ja atbildīgā iestāde rīkojas kā piešķīrēja iestāde

11. pants

Īstenošanas līgumi

12. pants

Kopienas galīgā ieguldījuma noteikšana

13. pants

Tehniskā palīdzība

14. pants

Tehniskās palīdzības izdevumi, ja ir kopīga atbildīgā iestāde

15. pants

Atbildīgās iestādes veiktās pārbaudes

16. pants

Revīzijas liecības

17. pants

Sistēmu revīzijas un projektu revīzijas

18. pants

Sertifikācijas iestādes veiktās pārbaudes

3. nodaļa

Informācija, kas jāsniedz par Fonda līdzekļu izlietojumu

19. pants

Proporcionalitātes princips

20. pants

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksts

21. pants

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksta pārskatīšana

22. pants

Programmu veidošanas dokumenti

23. pants

Finansējuma sadalījuma pārskatīšana gada programmās

24. pants

Progresa un noslēguma ziņojumi par gada programmu īstenošanu

25. pants

Revīzijas iestādes dokumenti

26. pants

Sertifikācijas iestādes dokumenti

4. nodaļa

Ziņošana par nelikumībām

27. pants

Sākotnējā ziņojuma sniegšana – atkāpes

28. pants

Ziņošana par turpmākiem pasākumiem – neatgūšana

29. pants

Saziņa ar dalībvalstīm

30. pants

Informācijas izmantošana

5. nodaļa

Informācija un publicitāte

31. pants

Informācija potenciālajiem tiešajiem saņēmējiem

32. pants

Informācija tiešajiem saņēmējiem

33. pants

Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz sabiedrības informēšanas un publicitātes pasākumiem

34. pants

Tiešo saņēmēju pienākumi attiecībā uz sabiedrības informēšanas un publicitātes pasākumiem

35. pants

Informācijas tehniskais raksturojums un darbības publicitāte

6. nodaļa

Personas dati

36. pants

Personas datu aizsardzība

7. nodaļa

Dokumentu elektroniska apmaiņa

37. pants

Dokumentu elektroniska apmaiņa

38. pants

Dokumentu apmaiņas datorsistēma

III daļa

Īpašie noteikumi attiecībā uz Eiropas Bēgļu Fondu

1. nodaļa

Noteikumi par izdevumu atbilstību

39. pants

Noteikumi par izdevumu atbilstību

2. nodaļa

Pārvaldības un kontroles sistēmas

40. pants

Ārkārtas pasākumi

41. pants

Fiksētās summas pārvietotām personām

42. pants

Gada programmu īstenošana

IV daļa

Nobeiguma noteikumi

43. pants

Adresāti

PIELIKUMI

 

I   DAĻA

IEVADS

1   NODAĻA

Priekšmets un definīcijas

1. pants

Priekšmets

1.   Šis lēmums paredz Fonda līdzekļu izlietojuma noteikumus attiecībā uz:

a)

norīkotajām iestādēm;

b)

pārvaldības un kontroles sistēmām;

c)

informāciju, kas dalībvalstīm jāsniedz Komisijai par Fonda izmantošanu;

d)

ziņošanu par nelikumībām;

e)

informāciju un publicitāti;

f)

personas datiem;

g)

dokumentu elektronisku apmaiņu.

2.   Turpmāk paredzētie noteikumi ir piemērojami, neskarot Padomes 1996. gada 11. novembra Regulu (Euratom, EK) Nr. 2185/96 par pārbaudēm un apskatēm uz vietas, ko Komisija veic, lai aizsargātu Eiropas Kopienu finanšu intereses pret krāpšanu un citām nelikumībām (4).

2. pants

Definīcijas

Šajā lēmumā lieto šādas definīcijas:

“pamatdokuments”: Lēmums Nr. 573/2007/EK,

“Fonds”: Eiropas Bēgļu fonds, kas izveidots saskaņā ar pamatdokumentu,

“četri fondi”: Eiropas Bēgļu fonds, Eiropas Ārējo robežu fonds, Eiropas Atgriešanās fonds un Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonds, kas izveidoti ar Lēmumu Nr. 573/2007/EK, Eiropas Parlamenta un Padomes Lēmumu Nr. 574/2007EK (5), Eiropas Parlamenta un Padomes Lēmumu Nr. 575/2007/EK (6) un Padomes Lēmumu 2007/435/EK (7) kā daļa no Vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība”,

“atbildīgā iestāde”: dalībvalsts norīkotā iestāde saskaņā ar pamatdokumenta 25. panta 1. punkta a) apakšpunktu,

“sertifikācijas iestāde”: dalībvalsts norīkotā iestāde saskaņā ar pamatdokumenta 25. panta 1. punkta b) apakšpunktu,

“revīzijas iestāde”: dalībvalsts norīkotā iestāde saskaņā ar pamatdokumenta 25. panta 1. punkta c) apakšpunktu,

“deleģētā iestāde”: dalībvalsts norīkotā iestāde saskaņā ar pamatdokumenta 25. panta 1. punkta d) apakšpunktu,

“norīkotās iestādes”: visas dalībvalsts norīkotās iestādes saskaņā ar pamatdokumenta 25. pantu,

“darbība”: Fonda atbalstītās darbības saskaņā ar pamatdokumenta 3. un 5. panta definīcijām,

“projekts”: konkrēti praktiskie līdzekļi, ko subsīdiju tiešie saņēmēji izmanto, lai īstenotu visu darbību vai daļu no tās,

“tiešais saņēmējs”: juridiska persona, kas ir atbildīga par projektu īstenošanu, piemēram, NVO, federālās, valsts, reģionālās vai vietējās iestādes, citas bezpeļņas organizācijas, privāti vai publiski uzņēmumi vai starptautiskas organizācijas,

“projekta partneris”: jebkura juridiska persona, kas īsteno projektu sadarbībā ar tiešo saņēmēju, apgādā projektu ar resursiem un saņem daļu no Kopienas ieguldījuma ar tiešā saņēmēja starpniecību,

“stratēģiskās pamatnostādnes”: Fonda pasākumu struktūra, kas noteikta ar Komisijas Lēmumu 2007/815/EK (8),

“prioritāte”: darbību kopums, kas definēts kā prioritāte stratēģiskajās pamatnostādnēs,

“īpašā prioritāte”: darbību kopums, kas definēts kā īpašā prioritāte stratēģiskajās pamatnostādnēs un kurām ir iespējama augstāka līdzfinansējuma likme saskaņā ar pamatdokumenta 14. panta 4. punktu,

“primārā administratīvā vai tiesas konstatācija”: pirmais rakstiskais novērtējums, ko veikusi kompetenta administratīvā vai tiesas iestāde, kurā, pamatojoties uz konkrētiem faktiem, secināts, ka ir izdarīta nelikumība, neierobežojot iespēju, ka šo secinājumu vēlāk var pārskatīt vai atsaukt administratīvās vai tiesvedības procedūras virzības rezultātā,

“nelikumība”: jebkurš Kopienas tiesību aktu pārkāpums, kas noticis saimnieciskās darbības subjekta darbības vai bezdarbības dēļ un kas rada vai varētu radīt kaitējumu Eiropas Savienības vispārējam budžetam, prasot no vispārējā budžeta segt nepamatotu izdevumu daļu,

“aizdomas par krāpšanu”: nelikumība, attiecībā uz kuru valsts līmenī tiek uzsākts administratīvais vai tiesvedības process, lai noteiktu, vai pastāv tīšs pārkāpums, jo īpaši krāpšana, kā definēts 1. panta 1. punkta a) apakšpunktā Konvencijā, kas izstrādāta, pamatojoties uz Līguma par Eiropas Savienību K.3. pantu, par Eiropas Kopienu finanšu interešu aizsardzību (9),

“bankrots”: maksātnespējas procedūras, kā definēts Padomes Regulas (EK) Nr. 1346/2000 (10) 2. panta a) punktā,

“subsīdiju līgums”: līgums vai līdzvērtīgas formas tiesisks instruments, uz kura pamata dalībvalstis piešķir subsīdijas tiešajam saņēmējam Fonda atbalstīta projekta īstenošanai.

II   DAĻA

ČETRIEM FONDIEM KOPĪGIE NOTEIKUMI

1.   NODAĻA

Norīkotās iestādes

3. pants

Kopīgās iestādes

Dalībvalstis var norīkot vienu un to pašu atbildīgo iestādi, revīzijas iestādi vai sertifikācijas iestādi diviem vai vairākiem no četriem fondiem.

4. pants

Deleģētā iestāde

1.   Uzdevumus deleģē saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu, kas paredz nodrošināt efektīvu un iedarbīgu iekšēju kontroli, ievērojot nediskriminācijas un Kopienas finansējuma pārskatāmības principu. Deleģētie īstenošanas uzdevumi nedrīkst radīt interešu konfliktus.

2.   Uzdevumu, ko atbildīgā iestāde deleģējusi deleģētajai iestādei, apjomu un sīku deleģēto uzdevumu īstenošanas procedūru aprakstu oficiāli fiksē rakstveidā.

Deleģēšanas dokumentā norāda vismaz:

a)

atsauces uz attiecīgajiem Kopienas tiesību aktiem;

b)

deleģētajai iestādei uzticēto uzdevumu;

c)

deleģētās iestādes tiesības un pienākumus un atbildību, ko tā uzņemas;

d)

deleģētās iestādes pienākumu ieviest un uzturēt tādu organizatorisko struktūru un pārvaldības un kontroles sistēmu, kas ir piemērotas tās uzdevumu veikšanai;

e)

garantijas, kas jāsniedz attiecībā uz pareizu finanšu pārvaldību un deleģēto uzdevumu tiesisku un pareizu veikšanu.

3.   Saziņas ar Komisiju īstenošanu, kas minēta pamatdokumenta 25. panta 1. punkta a) apakšpunktā, nedeleģē. Deleģētā iestāde sazinās ar Komisiju ar atbildīgās iestādes starpniecību.

4.   Ja deleģētā iestāde nav valsts pārvaldes iestāde vai dalībvalsts privāttiesību subjekts, kas veic valsts dienesta uzdevumu, atbildīgā iestāde nevar deleģēt šai iestādei izpildes pilnvaras, ja šīs pilnvaras ietver lielu rīcības brīvību saistībā ar politiskām izvēlēm.

5.   Uzdevumu deleģēšana deleģētajai iestādei neietekmē atbildīgās iestādes atbildību, tā paliek atbildīga par uzdevumiem, ko tā ir deleģējusi.

6.   Ja atbildīgā iestāde ir deleģējusi uzdevumus deleģētajai iestādei, visi šā lēmuma noteikumi attiecībā uz atbildīgo iestādi mutatis mutandis attiecas arī uz deleģēto iestādi.

5. pants

Ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai

Norīkotās iestādes var izmantot ārpakalpojumus atsevišķu savu uzdevumu veikšanai, tomēr tās paliek atbildīgas par šo uzdevumu izpildi saskaņā ar pienākumiem, kas definēti pamatdokumenta 27., 29. un 30. pantā

2.   NODAĻA

Pārvaldības un kontroles sistēmas

6. pants

Procedūru rokasgrāmata

Saskaņā ar pamatdokumenta 31. panta 2. punktu, ņemot vērā proporcionalitātes principu, dalībvalstis izstrādā rokasgrāmatu, kas nosaka procedūras un praktiskos pasākumus attiecībā uz:

a)

norīkoto iestāžu darbību;

b)

pasākumiem, kas nodrošina atbilstošu funkciju nošķīrumu;

c)

deleģēto iestāžu un citu ārpakalpjomu pārraudzību atbilstošos gadījumos;

d)

daudzgadu un gada programmu izstrādi;

e)

revīzijas stratēģijas un gada revīzijas plānu izstrādi;

f)

projektu atlasi, subsīdiju piešķiršanu, kā arī projektu pārraudzību un finanšu pārvaldību;

g)

nelikumību pārvaldību, finanšu korekcijām un atgūšanu;

h)

revīzijas uzdevumu sagatavošanu un īstenošanu;

i)

revīzijas ziņojumu un deklarāciju sagatavošanu;

j)

izdevumu sertificēšanu;

k)

programmas novērtēšanu;

l)

ziņojumiem Komisijai;

m)

revīzijas liecībām.

7. pants

Atbildīgās iestādes uzdevumi Fonda līdzekļu izlietošanā

1.   Atbildīgā iestāde par Fonda līdzekļu izlietošanu var rīkoties kā piešķīrēja iestāde un/vai kā izpildinstitūcija.

2.   Gadījumos, kad atbildīgā iestāde rīkojas kā piešķīrēja iestāde, tā saskaņā ar vispārēju noteikumu īsteno projektus, pamatojoties uz gada publiskiem uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus.

Ne atbildīgā iestāde, ne arī kāda no deleģētajām iestādēm nevar iesniegt piedāvājumus minētajiem uzaicinājumiem.

Pienācīgi pamatotos gadījumos, tostarp, lai turpinātu daudzgadu projektus saskaņā ar pamatdokumenta 14. panta 6. punktu, kuri tika atlasīti pēc iepriekšēja uzaicinājuma iesniegt piedāvājumus, vai ārkārtas situācijās, subsīdijas var piešķirt bez uzaicinājuma iesniegt piedāvājumus.

3.   Atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildinstitūcija gadījumos, kad tā nolemj īstenot projektus tieši, jo projekta būtība neļauj izvēlēties citus īstenošanas veidus, piemēram, de jure monopola situācija vai drošības apsvērumi. Šādos gadījumos noteikumi attiecībā uz tiešajiem saņēmējiem mutatis mutandis piemērojami arī atbildīgajai iestādei.

8. pants

Nosacījumi, saskaņā ar kuriem atbildīgā iestāde var rīkoties kā izpildinstitūcija

1.   Iemeslus, kāpēc atbildīgā iestāde rīkojas kā projektu īstenošanas izpildinstitūcija, identificē un paziņo Komisijai attiecīgās gada programmas ietvaros.

2.   Īstenojot projektus, atbildīgā iestāde ievēro cenas un vērtības vislabākās attiecības jeb izdevīguma principu un nepieļauj interešu konfliktu rašanos.

3.   Atbildīgā iestāde var īstenot projektus, kas atbilst 7. panta 3. punkta nosacījumiem, tieši un/vai sadarbībā ar jebkuru kompetentu valsts iestādi, ņemot vērā tās tehniskās zināšanas, augsta līmeņa specializāciju vai administratīvās pilnvaras. Galvenās īstenošanā iesaistītās valsts iestādes norāda attiecīgajā gada programmā.

4.   Administratīvajā lēmumā par projekta līdzfinansēšanu no Fonda līdzekļiem ietver informāciju, kas nepieciešama līdzfinansēto produktu un pakalpojumu pārraudzībai un izdevumu pārbaudei. Visus atbilstošos noteikumus, kas 10. panta 2. punktā paredzēti attiecībā uz subsīdiju līgumu, ietver atbilstoša veida tiesiskā instrumentā.

5.   Noslēguma ziņojumā par gada programmas īstenošanu norāda informāciju par procedūrām un praktiskajiem pasākumiem, kas piemēroti, lai nodrošinātu atbilstošu funkciju nošķiršanu, efektīvu kontroli un Eiropas Kopienu finanšu interešu pietiekamu aizsardzību, kā arī sniedz paskaidrojumus par to, kā ir novērsta interešu konflikta rašanās.

6.   Ja ir paredzams, ka atbildīgā iestāde regulāri būs izpildinstitūcija Fonda līdzfinansētajiem projektiem:

a)

revīzijas iestāde nedrīkst ietilpt tajā pašā struktūrvienībā kā atbildīgā iestāde, izņemot, ja tās neatkarība revīzijas veikšanai ir garantēta un tā sniedz ziņojumu vēl arī citai struktūrai ārpus tās, kuras sastāvā ietilpst pati revīzijas iestāde un atbildīgā iestāde;

b)

fakts, ka atbildīgā iestāde tieši īsteno projektus, neietekmē atbildīgās iestādes uzdevumus, kas definēti pamatdokumenta 27. pantā.

7.   Ja ir paredzams, ka deleģētā iestāde būs izpildinstitūcija Fonda līdzfinansētajiem projektiem, deleģētā iestāde nevar būt vienīgais to apropriāciju tiešais saņēmējs, kuru pārvaldība tai ir deleģēta.

9. pants

Atlases un piešķiršanas procedūra, ja atbildīgā iestāde rīkojas kā piešķīrēja iestāde

1.   Uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus, kas minēti 7. panta 2. punktā, publicē tādā veidā, kas nodrošina vislielāko publicitāti iespējamo saņēmēju vidū. Visas uzaicinājumu satura izmaiņas publicē, ievērojot tos pašus nosacījumus.

Uzaicinājumos iesniegt piedāvājumus norāda:

a)

mērķus;

b)

atlases kritērijus, kuri atbilst pamatdokumenta 14. panta 5. punkta prasībām, un attiecīgos pamatojuma dokumentus;

c)

Kopienas un atbilstošos gadījumos arī valsts finansējuma piešķiršanas kārtību;

d)

piedāvājumu iesniegšanas kārtību un termiņu.

2.   Atbildīgā iestāde, lai nodrošinātu projektu atlasi un subsīdiju piešķiršanu, garantē, ka potenciālie saņēmēji ir informēti par šādiem īpašajiem nosacījumiem attiecībā uz projektu īstenošanu:

a)

izdevumu atbilstības noteikumiem;

b)

īstenošanas termiņu; kā arī

c)

finansiālo un citu informāciju, kas jāglabā un jādara zināma.

Pirms pieņemt lēmumu par piešķiršanu, atbildīgā iestāde pārliecinās, ka tiešais saņēmējs un/vai projekta partneri ir spējīgi izpildīt šos nosacījumus.

3.   Atbildīgā iestāde nodrošina, ka projektiem, kam piešķirtas subsīdijas, veic formālu, tehnisku un budžeta analīzi, kā arī kvalitātes novērtējumu, piemērojot kritērijus, kas izklāstīti uzaicinājumā iesniegt piedāvājumus. Iemeslus citu projektu noraidīšanai atzīmē.

4.   Dalībvalstis nosaka, kas ir tiesīgs izvēlēties projektus, un nodrošina interešu konfliktu novēršanu visos gadījumos, jo īpaši, ja piedāvājumu iesniedzēji ir valsts struktūras.

5.   Lēmumā par piešķiršanu norāda vismaz tiešā saņēmēja un/vai projekta partneru nosaukumu, būtisko projekta informāciju un tā darbības mērķus, Fonda līdzfinansējuma maksimālo apmēru un kopējo atbilstīgo izmaksu maksimālo līdzfinansējuma likmi.

6.   Katram pieteikuma iesniedzējam nosūta rakstisku informāciju par atlases procesa rezultātiem, ietverot skaidrojumu par pieņemtajiem atlases lēmumiem. Ja valsts tiesību akti to paredz, norāda atbilstošo pārsūdzības procedūru.

10. pants

Subsīdiju līgumi ar tiešajiem saņēmējiem, ja atbildīgā iestāde rīkojas kā piešķīrēja iestāde

1.   Atbildīgā iestāde nosaka sīki izstrādātas procedūras projektu pārvaldībai, tostarp:

a)

subsīdiju līgumu parakstīšanai ar izraudzītajiem tiešajiem saņēmējiem;

b)

līgumu un to grozījumu uzraudzībai, izveidojot projektu administratīvās uzraudzības sistēmu (sarakste, grozījumu un atgādinājuma vēstuļu sagatavošana un pārraudzība, ziņojumu saņemšana un izskatīšana utt.).

2.   Subsīdiju līgumos cita starpā norāda:

a)

maksimālo subsīdijas summu;

b)

Kopienas ieguldījuma maksimālo apjomu, kas izteikts procentos, saskaņā ar pamatdokumenta 14. panta 4. punktu un 21. panta 3. punktu;

c)

atbalstītā projekta sīku aprakstu un īstenošanas grafiku;

d)

uzdevumus un ar tiem saistītās izmaksas, ko tiešais saņēmējs ir paredzējis nodot izpildei trešām personām, vajadzības gadījumā;

e)

projekta apstiprināto budžeta tāmi un finansēšanas plānu, ieskaitot fiksētu netiešo izmaksu apjomu, izteiktu procentos, kā noteikts 11. pielikumā attiecībā uz noteikumiem par izdevumu atbilstību;

f)

līguma izpildes grafiku un noteikumus (pienākums sniegt ziņojumus, grozījumi un līguma izbeigšana);

g)

projekta darbības mērķus un izmantojamos rādītājus;

h)

atbilstīgo izmaksu definīciju;

i)

nosacījumus attiecībā uz subsīdijas maksājumiem un uzskaites prasībām;

j)

nosacījumus attiecībā uz revīzijas liecībām;

k)

atbilstošo datu aizsardzības regulējumu;

l)

atbilstošo publicitātes regulējumu.

3.   Atbilstošos gadījumos tiešie saņēmēji garantē, ka visi projekta partneri uzņemas tās pašas saistības, ko tiešie saņēmēji. Partneri uzņemas atbildību ar tiešā saņēmēja starpniecību, kurš paliek atbildīgs par līguma nosacījuma izpildi gan attiecībā uz sevi, gan visiem projekta partneriem.

Tiešie saņēmēji glabā uzskaites dokumentu apstiprinātas kopijas, kas pamato partneru ienākumus un izdevumus saistībā ar attiecīgo projektu.

4.   Subsīdiju līgumos tieši nosaka, ka Komisijai un Revīzijas palātai ir tiesības īstenot savas kontroles pilnvaras, veicot dokumentu pārbaudi un pārbaudi uz vietas, attiecībā uz visiem tiešajiem saņēmējiem, projekta partneriem un apakšlīgumu slēdzējiem.

11. pants

Īstenošanas līgumi

Neskarot piemērojamos Kopienas un valsts publiskā iepirkuma noteikumus, subsīdiju līgumos paredz, ka tiešie saņēmēji un/vai projekta partneri, īstenojot projektus, iepirkuma līgumu slēgšanai saskaņā ar konkursa procedūru izvēlēsies ekonomiski visizdevīgāko piedāvājumu ar vislabāko cenas un vērtības attiecību un veiks visus nepieciešamos pasākumus, lai izvairītos no interešu konflikta. Tomēr, neskarot piemērojamos Kopienas un valsts publiskā iepirkuma noteikumus, līgumus, kuru vērtība ir zemāka par EUR 5 000, var slēgt, pamatojoties uz vienu piedāvājumu un neizsludinot konkursu.

12. pants

Kopienas galīgā ieguldījuma noteikšana

Aprēķinot noslēguma maksājumu tiešajam saņēmējam, Kopienas kopējā ieguldījuma apjoms katrā projektā ir zemākais no turpmāk uzskaitītajiem:

a)

maksimālā summa, kas paredzēta subsīdiju līgumā;

b)

maksimālais līdzfinansējuma apjoms, ko iegūst reizinot attiecīgā projekta kopējās atbilstīgās izmaksas ar procentu likmi, kas noteikta pamatdokumenta 14. panta 4. punktā un 21. panta 3. punktā (tas ir, 50 %, 75 % vai 80 %); un

c)

summa, ko iegūst, piemērojot bezpeļņas darbības principu, kā noteikts 11. pielikuma I.3.3. punktā.

13. pants

Tehniskā palīdzība

1.   Tehnisko palīdzību pēc Komisijas ierosmes saskaņā ar pamatdokumenta 15. pantu no Fonda līdzekļiem var finansēt līdz 100 % apmēram.

2.   Tehnisko palīdzību pēc dalībvalstu ierosmes saskaņā ar pamatdokumenta 16. pantu no Fonda līdzekļiem var finansēt līdz 100 % apmēram.

3.   Tehniskā palīdzība pēc Komisijas vai dalībvalstu ierosmes var būt konkursa kārtībā noslēgti līgumi, ekspertu izmaksas un/vai citas administratīvās izmaksas, ievērojot noteikumus par izdevumu atbilstību, kas paredzēti III daļas 1. nodaļā.

14. pants

Tehniskās palīdzības izdevumi, ja ir kopīga atbildīgā iestāde

1.   Ja viena vai vairākas norīkotās iestādes ir kopīgas diviem vai vairākiem no četriem fondiem, apropriācijas tehniskās palīdzības izdevumiem katrai attiecīgajai gada programmai var daļēji vai pilnībā apvienot.

2.   Tehniskās palīdzības izdevumus sadala starp attiecīgajiem fondiem, vēlams izmantojot vienkāršu un reprezentatīvu sadalījuma formulu. Izmantojot šo formulu, tehniskās palīdzības izmaksu apjoms nevienai no gada programmām palielināties nedrīkst.

15. pants

Atbildīgās iestādes veiktās pārbaudes

1.   Pārbaudes, ko veic pati atbildīgā iestādei vai par kuru veikšanu tā ir atbildīga saskaņā ar pamatdokumenta 27. panta 1. punkta g) apakšpunktu, pēc vajadzības aptver projektu administratīvos, finanšu, tehniskos un faktiskos aspektus.

Pārbaudes nodrošina, ka deklarētie izdevumi ir īsti un atbilstīgi projekta mērķa sasniegšanai, ka konkursa rezultātā izraudzītie projekti ir īstenoti saskaņā ar subsīdiju līgumiem, ka Kopienas ieguldījums veikts atbilstoši noteikumiem, jo īpaši attiecībā uz pamatdokumenta 14. pantā paredzēto finansēšanas struktūru, ka tiešā saņēmēja atlīdzināšanas pieteikumi ir pareizi un projekti un izdevumi atbilst Kopienas un valsts normatīvajiem noteikumiem un nav konstatējama izdevumu dubulta finansēšana citu Kopienas vai valsts finansēšanas shēmu un programmu īstenošanas termiņu ietvaros.

Turklāt pārbaudes ietver:

a)

visu atlīdzinājuma pieteikumu, ko iesniedz tiešie saņēmēji, administratīvās un finanšu pārbaudes;

b)

tiešo saņēmēju deklarēto izdevumu, ienākumu un izmaksu, ko sedz ar norīkotiem ienākumiem, atbilstības, precizitātes un attaisnojuma pārbaudes, pamatojoties vismaz uz pavadošo dokumentu reprezentatīvu izlasi, kas aptver subsīdiju līgumam pievienotā budžeta visas pozīcijas;

c)

individuālo projektu pārbaudes uz vietas, pamatojoties vismaz uz izlasi, kas pietiekamā skaitā aptver dažāda veida un lieluma projektus, un ņemot vērā jau iepriekš zināmos riska faktorus, lai gūtu saprātīgi pamatotu pārliecību par veikto darījumu likumību un pareizību, ņemot vērā atbildīgās iestādes konstatēto riska līmeni.

Pārbaudes, kas minētas a) un b) apakšpunktā, neveic, ja tiešajam saņēmējam ir pienākums iesniegt neatkarīga revidenta izdotu revīzijas sertifikātu, kurā ietverti visi a) un b) apakšpunktā uzskaitītie jautājumi.

2.   Katras pārbaudes dokumentāciju saglabā, norādot veiktās darbības, datumu, rezultātus un atbildes pasākumus uz konstatētajām nepilnībām. Atbildīgā iestāde nodrošina, ka visi veikto pārbaužu pavadošie dokumenti ir pieejami Komisijai un Revīzijas palātai piecus gadus pēc projekta slēgšanas. Šo termiņu pārtrauc vai nu tiesvedības, vai pienācīgi motivēta Komisijas pieprasījuma gadījumā.

3.   Ja atbildīgā iestāde rīkojas kā gada programmas izpildinstitūcija saskaņā ar 7. panta 3. punktu, pārbaudes, kas minētas 1. punktā, veic, ievērojot funkciju atbilstošas nošķiršanas principu.

16. pants

Revīzijas liecības

1.   Saskaņā ar pamatdokumenta 27. panta 1. punkta k) apakšpunktu revīzijas liecību uzskata par atbilstīgu, ja tā atbilst šādiem kritērijiem:

a)

tā ļauj saskaņot kopsummas, kas apstiprinātas Komisijai, ar precīzo grāmatvedības dokumentāciju un pamatojuma dokumentiem, kas ir sertifikācijas iestādes, atbildīgās iestādes, deleģēto iestāžu un tiešo saņēmēju rīcībā attiecībā uz Fonda līdzfinansētajiem projektiem;

b)

tā ļauj pārbaudīt publiskā ieguldījuma maksājumu tiešajam saņēmējam, Fonda piešķirtā Kopienas finansējuma piešķīrumu un pārskaitījumus, kā arī projekta līdzfinansējuma avotus;

c)

tā ļauj pārbaudīt gada programmai noteikto atlases kritēriju piemērošanu;

d)

tā attiecībā uz katru projektu pēc vajadzības ietver tehniskās specifikācijas un finansēšanas plānu, dokumentus attiecībā uz subsīdijas apstiprināšanu, dokumentus saistībā ar publiskā iepirkuma procedūrām un ziņojumus par veiktajām pārbaudēm un revīzijām.

2.   Atbildīgā iestāde nodrošina, ka tiek saglabāta informācija par visu ar Fonda līdzekļu pārskaitījumiem saistīto dokumentu atrašanās vietu.

17. pants

Sistēmu revīzijas un projektu revīzijas

1.   Pamatdokumenta 30. panta 1. punkta a) un b) apakšpunktā minētās revīzijas ir paredzētas dalībvalstu izveidoto pārvaldības un kontroles sistēmu pārbaudei, un projektu izlases pārbaudei , kas atlasīti, izmantojot metodi, ko apstiprinājusi revīzijas iestāde.

Projektu atlases metode:

a)

pietiekamā skaitā iekļauj dažāda veida un lieluma projektus;

b)

ņem vērā visus riska faktorus, kas atklāti valsts vai Kopienas pārbaudēs, kā arī pārbaužu izmaksu un ieguvumu aspektus.

Izlasē vismaz proporcionāli ietver arī projektus, ko atbildīgā iestāde īsteno kā izpildinstitūcija.

Atlases metodi dokumentē.

2.   Pārvaldības un kontroles sistēmu revīziju katram no turpmāk uzskaitītajiem procesiem līdz 2013. gadam veic vismaz vienu reizi: programmu izstrāde, uzdevumu deleģēšana, atlase un piešķiršana, projektu pārraudzība, maksājums, izdevumu apstiprināšana, ziņojumi Komisijai, iespējamo nelikumību atklāšana un risināšana un programmu novērtējums.

3.   Projektu revīzijas veic uz vietas, pamatojoties uz tiešā saņēmēja un/vai projekta partneru rīcībā esošo dokumentāciju un datiem. Revīzijās pārbauda, vai:

a)

projekts atbilst gada programmas atlases kritērijiem, ir īstenots saskaņā ar subsīdiju līgumu un atbilst nosacījumiem, kas attiecināmi uz tā spēju darboties, izlietojumu vai sasniedzamajiem mērķiem;

b)

deklarētie izdevumi atbilst grāmatvedības datiem un pavadošajiem dokumentiem, kas ir tiešā saņēmēja un/vai projekta partneru rīcībā, un vai šie dati atbilst pavadošajiem dokumentiem, kas ir atbildīgās iestādes vai jebkuras citas norīkotās iestādes rīcībā;

c)

izdevumu posteņi atbilst noteikumiem par izdevumu atbilstību, kas paredzēti 11. pielikumā, valsts atlases procedūras laikā noteiktajām prasībām, subsīdiju līguma noteikumiem un faktiski paveiktajam, kā arī citiem Kopienas un valsts noteikumiem pēc vajadzības;

d)

projekta izlietojums vai plānotais izlietojums saskan ar mērķiem, darbībām vai pasākumiem, kas uzskaitīti pamatdokumenta 3., 5. un 16. punktā, un atbilstošos gadījumos arī to, vai ir aptverta iedzīvotāju mērķgrupa;

e)

publiskais vai privātais ieguldījums tiešajam saņēmējam ir samaksāts saskaņā ar pamatdokumenta 14. panta 2. punktu;

f)

revīzijas liecība ir atbilstīga;

g)

nepastāv interešu konflikti un ir sasniegta cenas un vērtības vislabākā attiecība, jo īpaši gadījumos, kad atbildīgā iestāde rīkojas kā projekta izpildinstitūcija.

4.   Izdevumos, ko revidē pamatdokumenta 30. panta 1. punkta b) apakšpunktā paredzētajam mērķim, ieskaita tikai tos izdevumus, kas pakļauti revīzijai, ko veic saskaņā ar 3. punktu. Ja revīziju veic pirms projekta slēgšanas, seguma proporcijas aprēķināšanai ņem vērā tikai faktiski revidētos izdevumus.

5.   Ja konstatētās problēmas izrādās sistemātiskas un tādējādi var radīt risku citiem projektiem, revīzijas iestāde nodrošina turpmāku pārbaudi, tostarp, ja nepieciešams, papildrevīzijas, lai noteiktu šādu problēmu mērogu. Attiecīgās iestādes veic nepieciešamos preventīvos un koriģējošos pasākumus.

6.   Revīzijas iestāde izdara secinājumus, pamatojoties uz revīziju rezultātiem attiecībā uz Komisijai deklarētajiem izdevumiem, un paziņo tos Komisijai gada revīzijas ziņojumā. Gada programmās, kurās nepilnības koeficients ir virs būtiskuma līmeņa, tas ir, virs 2 %, revīzijas iestāde analizē nepilnības nozīmīgumu un veic vajadzīgos pasākumus, tostarp formulē attiecīgus ieteikumus, kas jāpaziņo vēlākais gada revīzijas ziņojumā.

18. pants

Sertifikācijas iestādes veiktās pārbaudes

1.   Gadījumos, kad revīzijas iestāde sniedz daļēji labvēlīgu vai nelabvēlīgu atzinumu par pārvaldības un kontroles sistēmu darbību, sertifikācijas iestāde pārbauda, vai šī informācija ir nosūtīta Komisijai. Tā gādā arī par to, lai atbildīgā iestāde īstenotu atbilstošu rīcības plānu pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvas darbības atjaunošanai, un novērtē darbības traucējumu ietekmi uz izdevumu deklarāciju.

2.   Ja revīzijas iestāde noslēguma ziņojumā par gada programmas īstenošanu neapstiprina maksājumu pieprasījumu vai atlīdzināšanas deklarāciju, sertifikācijas iestāde nodrošina, ka nekavējoties tiek sagatavots pareizs maksājuma pieprasījums vai atlīdzināšanas deklarācija.

3.   NODAĻA

Informācija, kas jāsniedz par Fonda līdzekļu izlietojumu

19. pants

Proporcionalitātes princips

1.   Saskaņā ar pamatdokumenta 9. panta 2. punktu apjoms, kādā dalībvalsts rīcībā esošā informācija par Fonda izlietojumu ir jānosūta Komisijai, ietverot to dokumentos, kas minēti šajā nodaļā, var būt proporcionāls Kopienas ieguldījumam, kas piešķirts attiecīgajai dalībvalstij, un atbilstošos gadījumos šo informāciju var sniegt kā kopsavilkumu.

2.   Tomēr pēc Komisijas pieprasījuma dalībvalsts sniedz arī sīkāku informāciju. Komisija var pieprasīt šo informāciju, ja tas šķiet nepieciešams, lai Komisija varētu efektīvi pildīt savus pienākumus saskaņā ar pamatdokumentu un Finanšu regulu.

20. pants

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksts

1.   Pārvaldības un kontroles sistēmu aprakstu, kas minēts pamatdokumenta 31. panta 4. punktā un 32. panta 2. punktā, iesniedz atbilstoši paraugam 1. pielikumā.

2.   Atbildīgā iestāde apstiprina visu deleģēto iestāžu ieviesto sistēmu aprakstus. Katra norīkotā iestāde apliecina tās pārvaldības un kontroles sistēmas apraksta precizitāti, kas uz to attiecas. Turklāt revīzijas iestāde apliecina arī apraksta pilnīgumu.

3.   Pārbaudot aprakstu, Komisija var pieprasīt skaidrojumus un ierosināt pasākumus, kas nodrošinātu atbilsmi pamatdokumenta noteikumiem. Ja nepieciešams, Komisijas ierēdņi vai pilnvaroti Komisijas pārstāvji var veikt apskates uz vietas.

4.   Ja atbildīgā iestāde ir kopīga diviem vai vairākiem no četriem fondiem, vai gadījumos, kad diviem vai vairāk fondiem tiek piemērotas kopīgas sistēmas, var iesniegt kopīgu pārvaldības un kontroles sistēmu aprakstu, nepieciešamības gadījumā izceļot īpašās iezīmes.

21. pants

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksta pārskatīšana

1.   Atbildīgā iestāde:

a)

iesniedzot gada programmas projektu, ziņo par pārvaldības un kontroles sistēmu izmaiņām;

b)

paziņo Komisijai par katru būtisku izmaiņu vēlākais, kad tā stājas spēkā;

c)

vairāku būtisku izmaiņu gadījumā pēc Komisijas pieprasījuma sniedz pārskatītu aprakstu.

2.   Būtiskas izmaiņas ir tādas izmaiņas, kas varētu ietekmēt funkciju nošķīrumu, atlases, piešķiršanas, kontroles un maksājumu mehānismu efektivitāti un saziņu ar Komisiju. Jo īpaši tās ietver izmaiņas vienā no norīkotajām iestādēm, grāmatvedības uzskaites sistēmā un maksājumu un sertifikācijas procesos.

3.   Pārvaldības un kontroles sistēmu pārskatīšana notiek saskaņā ar to pašu procedūru, kas noteikta 20. pantā.

22. pants

Programmu veidošanas dokumenti

1.   Dalībvalstis iesniedz Komisijai daudzgadu programmu, kā minēts pamatdokumenta 18. pantā, atbilstoši paraugam 2. pielikumā.

2.   Dalībvalstis iesniedz Komisijai gada programmas, kā minēts pamatdokumenta 20. pantā, atbilstoši paraugam 3. pielikumā.

3.   Finanšu plānos, ko pievieno daudzgadu programmai, atspoguļo budžeta summu sadalījumu pa prioritātēm, kā noteikts stratēģiskajās pamatnostādnēs.

Finanšu plāni, kas saistīti ar daudzgadu programmām, atspoguļo budžeta summu sadalījumu pa darbību kategorijām, kā minēts pamatdokumenta 3. panta 1. punktā, ar atsauci uz prioritātēm.

23. pants

Finansējuma sadalījuma pārskatīšana gada programmās

1.   Lai pārskatītu gada programmu, ko Komisija apstiprinājusi saskaņā ar pamatdokumenta 20. panta 5. punktu, attiecīgā dalībvalsts iesniedz Komisijai pārskatītu gada programmas projektu līdz 1. maijam nākamajā gadā pēc atsauces gada. Komisija izskata un pēc iespējas drīz apstiprina pārskatīto programmu saskaņā ar procedūru, kas paredzēta pamatdokumenta 20. panta 5. punktā.

2.   Izmaiņas finansējuma sadalījumā, nepārskatot gada programmu saskaņā ar 1. punktu, nevar pārsniegt 10 % no kopējā Fonda ieguldījuma un ir pieļaujamas tikai apstākļos, kas ir ārpus atbildīgās iestādes kontroles. Progresa ziņojumā un/vai noslēguma ziņojumā par gada programmas īstenošanu ir jāsniedz pamatots skaidrojums par šādām izmaiņām.

24. pants

Progresa un noslēguma ziņojumi par gada programmu īstenošanu

1.   Dalībvalstis sniedz Komisijai progresa ziņojumus par gada programmas īstenošanu un maksājumu pieprasījumiem, kā noteikts pamatdokumenta 39. panta 4. punktā, atbilstoši paraugam 4. pielikumā.

2.   Dalībvalstis sniedz Komisijai noslēguma ziņojumus par gada programmas īstenošanu un maksājumu pieprasījumiem, kā noteikts pamatdokumenta 40. panta 1. punkta b) apakšpunktā, atbilstoši paraugam 5. pielikumā.

3.   Finanšu tabulās, kas saistītas ar progresa ziņojumiem un noslēguma ziņojumiem, atspoguļo naudas summu sadalījumu gan pa prioritātēm, kā noteikts stratēģiskajās pamatnostādnēs, gan pa katras darbību kategorijas projektiem, kā noteikts pamatdokumenta 3. panta 1. punktā.

25. pants

Revīzijas iestādes dokumenti

1.   Pamatdokumenta 30. panta 1. punkta c) apakšpunktā minēto revīzijas stratēģiju nosaka saskaņā ar paraugu šīs regulas 6. pielikumā.

2.   Izņemot gadījumu, ja katrā no pēdējām divām Komisijas apstiprinātajām gada programmām Kopienas gada ieguldījums ir mazāks par 1 miljonu euro, revīzijas iestāde, sākot ar 2009. gadu, katru gadu līdz 15. februārim iesniedz gada revīzijas plānu. Revīzijas plānu izstrādā kā pielikumu revīzijas stratēģijai saskaņā ar paraugu 6. pielikumā. Apvienotās revīzijas stratēģijas gadījumā, kas paredzēta pamatdokumenta 30. panta 2. punktā, var iesniegt apvienoto gada revīzijas plānu.

3.   Pamatdokumenta 30. panta 3. punkta a) apakšpunktā un 30. panta 3. punkta b) apakšpunktā minētais revīzijas ziņojums un atzinums pamatojas uz sistēmu revīzijām un projektu revīzijām, ko veic atbilstoši revīzijas stratēģijai, un tos sagatavo saskaņā ar paraugiem 7.A un 7.B pielikumā.

4.   Pamatdokumenta 30. panta 3. punkta c) apakšpunktā minētā atbilstības deklarācija pamatojas uz visu revīzijas darbu, kuru veikusi revīzijas iestāde, un papildrevīzijām, ja tās bijušas nepieciešamas. Atbilstības deklarāciju sagatavo saskaņā ar paraugu 7.C pielikumā.

5.   Ja pastāv pārbaudes apjoma ierobežojumi vai ja konstatētais neatbilstīgo izdevumu līmenis neļauj pamatdokumenta 30. panta 3. punkta b) apakšpunktā minētajā gada atzinumā vai tā paša punkta c) apakšpunktā minētajā deklarācijā izteikt atzinumu bez iebildumiem, revīzijas iestāde norāda iemeslus un novērtē problēmas apmēru un tās finansiālo ietekmi.

26. pants

Sertifikācijas iestādes dokumenti

1.   Pamatdokumenta 39. panta 4. punktā minēto apstiprināto izdevumu deklarāciju saistībā ar otrā avansa maksājuma pieprasījumu sagatavo un nosūta Komisijai atbilstoši 8. pielikumā norādītajam paraugam.

2.   Pamatdokumenta 40. panta 1. punkta a) apakšpunktā minēto apstiprināto izdevumu deklarāciju saistībā ar noslēguma maksājuma pieprasījumu sagatavo un nosūta Komisijai atbilstoši 9. pielikumā norādītajam paraugam.

4.   NODAĻA

Ziņošana par nelikumībām

27. pants

Sākotnējā ziņojuma sniegšana – atkāpes

1.   Atbilstoši paraugiem, kas sniegti 4. un 5. pielikumā, dalībvalstis progresa vai noslēguma ziņojumos par gada programmas īstenošanu ziņo Komisijai par visām nelikumībām, par kurām ir saņemta primārā administratīvā vai tiesas konstatācija.

Ziņojumā norāda:

a)

attiecīgo fondu, gada programmu un projektu;

b)

noteikumu, kas ticis pārkāpts;

c)

datumu, kad pirmoreiz saņemta informācija, kas izraisījusi aizdomas par notikušu nelikumību, un informācijas avotu;

d)

pārkāpuma izdarīšanai izmantotās darbības;

e)

attiecīgā gadījumā, vai darbība rada aizdomas par krāpšanu;

f)

veidu, kā nelikumība tika atklāta;

g)

atbilstošo Kopienas ieguldījuma apjomu, ko skar nelikumība.

Tomēr nav jāziņo par turpmāk uzskaitītajiem gadījumiem, izņemot, ja ir aizdomas par krāpšanu:

a)

nelikumības attiecas uz naudas summām, kas ir mazākas par EUR 10 000, kas iekasējami no Eiropas Kopienu vispārējā budžeta;

b)

nelikumība izpaužas vienīgi kā nespēja pilnībā vai daļēji izpildīt gada programmā iekļautu projektu tiešā saņēmēja bankrota dēļ;

c)

gadījumi, uz kuriem tiešais saņēmējs brīvprātīgi norādījis atbildīgajai iestādei, pirms atbildīgā iestāde pati tos konstatējusi – vai nu pirms, vai arī pēc publiskā ieguldījuma maksājuma izdarīšanas;

d)

gadījumi, kurus atbildīgā iestāde atklājusi un koriģējusi pirms publiskā ieguldījuma maksājuma veikšanas tiešajam saņēmējam un pirms attiecīgo izdevumu iekļaušanas izdevumu deklarācijā, kas iesniegta Komisijai.

2.   Pēc Komisijas pieprasījuma dalībvalstis visos gadījumos sniedz sīkākus paskaidrojumus par:

a)

citām iesaistītajām dalībvalstīm un trešām valstīm, attiecīgos gadījumos;

b)

laikposmu vai brīdi, kad izdarīts pārkāpums;

c)

valsts dienestiem vai iestādēm, kas sagatavojušas oficiālo ziņojumu par nelikumību, un iestādēm, kas ir atbildīgas par administratīvo vai tiesas uzraudzību;

d)

dienu, kad tika veikta primārā administratīvā vai tiesas konstatācija par nelikumību;

e)

iesaistīto fizisko un juridisko personu vai citu iesaistīto tiesību subjektu identitāti, izņemot gadījumus, kad šāda informācija nevar būt lietderīga pārkāpumu atklāšanai, ņemot vērā attiecīgā pārkāpuma raksturu;

f)

projektam apstiprināto kopējo budžetu un publisko ieguldījumu, kā arī līdzfinansējuma sadalījumu starp Kopienas un valsts ieguldījumiem;

g)

publiskā ieguldījuma summu, ko skar nelikumība, un atbilstošo riskam pakļauto Kopienas ieguldījumu;

h)

summām, kas būtu nepamatoti samaksātas, ja nelikumība netiktu atklāta, gadījumos, kad g) apakšpunktā minētā publiskā ieguldījuma maksājumi personām un/vai struktūrām vēl nav veikti;

i)

iespējām vajadzības gadījumā apturēt maksājumus un tos atgūt;

j)

nelikumīgo izdevumu veidu.

3.   Ja 2. punktā minētā informācija daļēji nav pieejama, jo īpaši attiecībā uz nelikumības izdarīšanā izmantotajām darbībām un nelikumības atklāšanas veidu, dalībvalstis, ciktāl iespējams, sniedz trūkstošo informāciju nākamajos ziņojumos par nelikumībām Komisijai.

28. pants

Ziņošana par turpmākiem pasākumiem – neatgūšana

1.   Dalībvalstis informē Komisiju, atsaucoties uz ikvienu iepriekšēju ziņojumu saskaņā ar 27. pantu, par procedūrām, kas sāktas attiecībā uz visām iepriekš ziņotām nelikumībām, un šo procedūru rezultātā panāktajām svarīgākajām izmaiņām. Šo informāciju sniedz progresa ziņojumos vai noslēguma ziņojumos par gada programmu īstenošanu atbilstoši paraugiem 4. un 5. pielikumā.

Ziņojumos norāda atgūtās un atgūt paredzētās summas.

2.   Pēc Komisijas pieprasījuma dalībvalstis visos gadījumos sniedz sīkākus paskaidrojumus par:

a)

ikvienu starpposma pasākumu, ko dalībvalstis veikušas, lai nodrošinātu nepamatoti samaksāto summu atgūšanu;

b)

visiem tiesas un administratīvajiem procesiem, kas uzsākti nolūkā atgūt nepamatoti izmaksātās summas un uzlikt sodus;

c)

atgūšanas procedūru izbeigšanas iemesliem;

d)

kriminālizmeklēšanas procedūru izbeigšanas iemesliem.

Dalībvalstis paziņo Komisijai visus administratīvos vai tiesas lēmumus vai to galvenos punktus, kas attiecas uz šo procedūru izbeigšanu, un jo īpaši norāda, vai izmeklēšanas rezultāti apstiprina aizdomas par krāpšanu.

29. pants

Saziņa ar dalībvalstīm

1.   Komisija pastāvīgi sazinās ar attiecīgajām dalībvalstīm, lai papildinātu informāciju par 27. pantā minētajiem pārkāpumiem un 28. pantā minētajām procedūrām attiecībā uz atgūšanas iespējām.

2.   Neatkarīgi no 1. punktā minētās saziņas Komisija informē dalībvalstis, ja nelikumības raksturs liecina, ka identiska vai līdzīga prakse var atkārtoties citās dalībvalstīs.

30. pants

Informācijas izmantošana

1.   Ikvienu vispārīga vai operatīva rakstura informāciju, ko dalībvalstis paziņojušas Komisijai saskaņā ar šo lēmumu, Komisija var izmantot riska analīzes veikšanai un, pamatojoties uz saņemto informāciju, var sagatavot ziņojumus un izstrādāt agrīnā brīdinājuma sistēmas, kas kalpo efektīvākai risku identificēšanai.

2.   Komisija regulāri informē attiecīgās dalībvalstis par informācijas izmantošanu saskaņā ar 1. punktu.

5.   NODAĻA

Informācija un publicitāte

31. pants

Informācija potenciālajiem tiešajiem saņēmējiem

1.   Atbildīgā iestāde nodrošina, ka galvenās norādes par daudzgadu un gada programmām, ietverot sīku informāciju par attiecīgajiem finanšu ieguldījumiem, tiek plaši izplatītas un ir pieejamas visām ieinteresētajām personām.

Tomēr atbildīgā iestāde var pieņemt lēmumu neizpaust informāciju par iekšējās pārvaldības kārtību, kas noteikta daudzgadu vai gada programmās, kā arī citu informāciju par Fonda līdzekļu izlietojumu sabiedriskās drošības apsvērumu dēļ.

2.   Atbildīgā iestāde sniedz potenciālajiem tiešajiem saņēmējiem vismaz šādu informāciju:

a)

atbilstības nosacījumus, kas jāievēro, lai varētu saņemt finansējumu saskaņā ar gada programmu;

b)

finansējuma saņemšanas pieteikumu izskatīšanas procedūru aprakstu un attiecīgos termiņus;

c)

kritērijus finansējamo projektu atlasei;

d)

informāciju par kontakpersonām, kuras var sniegt informāciju par gada programmām.

Turklāt atbildīgā iestāde informē potenciālos tiešos saņēmējus par 33. panta 2. punkta b) apakšpunktā paredzēto publikāciju.

32. pants

Informācija tiešajiem saņēmējiem

Atbildīgā iestāde informē tiešos saņēmējus, ka finansējuma pieņemšana nozīmē piekrišanu tikt iekļautiem tiešo saņēmēju sarakstā, ko publicē saskaņā ar 33. panta 2. punkta b) apakšpunktu.

33. pants

Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz sabiedrības informēšanas un publicitātes pasākumiem

1.   Atbildīgā iestāde nodrošina, ka informācijas un publicitātes pasākumus īsteno ar mērķi aptvert iespējami plašāku plašsaziņas līdzekļu klāstu, izmantojot dažādus komunikācijas veidus un metodes atbilstošā teritoriālā līmenī.

2.   Atbildīgā iestāde organizē vismaz šādus informācijas un publicitātes pasākumus:

a)

sākot ar 2008. gadu, vismaz vienu informācijas pasākumu gadā, kas atspoguļo daudzgadu programmas sākšanu vai gada programmas(-u) sasniegumus;

b)

tiešo saņēmēju saraksta, projektu nosaukumu un tiem piešķirtā valsts un Kopienas finansējuma apjoma ikgadēju publicēšanu vismaz tīmekļa vietnē. Pamatdokumenta 6. pantā minētajām mērķgrupām piederīgās personas nenosauc. Tīmekļa vietnes adresi paziņo Komisijai.

34. pants

Tiešo saņēmēju pienākumi attiecībā uz sabiedrības informēšanas un publicitātes pasākumiem

1.   Tiešais atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par sabiedrības informēšanu, izmantojot 2., 3. un 4. punktā minētos pasākumus, par atbalstu, ko tas guvis no Fonda.

2.   Tiešais atbalsta saņēmējs uzstāda lielu, stacionāru informatīvo plāksni ne vēlāk kā trīs mēnešus pēc tāda projekta pabeigšanas, kas atbilst turpmāk uzskaitītajiem nosacījumiem:

a)

kopējais Kopienas ieguldījums projektā pārsniedz EUR 100 000; un

b)

darbība ir fiziska objekta iegāde vai infrastruktūras finansēšana, vai būvniecības projekti.

Plāksnē norāda projekta veidu un nosaukumu. Turklāt vismaz 25 % plāksnes satura aizņem 35. pantā minētā informācija.

3.   Ja projekts saņem finansējumu Fonda līdzfinansētās gada programmas ietvaros, tiešais saņēmējs nodrošina, ka projekta dalībnieki ir informēti par šo finansējumu.

4.   Jebkurā dokumentā, tostarp dalības vai cita veida sertifikātā, kas attiecas uz šādu projektu, ietver paziņojumu par to, ka šo projektu līdzfinansē Fonds.

35. pants

Informācijas tehniskais raksturojums un darbības publicitāte

Visi tiešajiem saņēmējiem, iespējamajiem tiešajiem saņēmējiem un sabiedrībai paredzētie informācijas un publicitātes pasākumi ietver šādus elementus:

1)

Eiropas Savienības emblēmu saskaņā ar 10. pielikumā noteiktajiem grafiskajiem standartiem un atsauci uz Eiropas Savienību;

2)

atsauci uz Fondu;

3)

atbildīgās iestādes izvēlētu paziņojumu, kurā uzsvērta Kopienas ieguldījuma pievienotā vērtība.

Panta 1. un 3. punktu nepiemēro maziem reklāmas priekšmetiem vai reklāmas priekšmetiem, kas saistīti ar diviem vai vairākiem no četriem fondiem.

6.   NODAĻA

Personas dati

36. pants

Personas datu aizsardzība

1.   Dalībvalstis un Komisija veic visus vajadzīgos pasākumus, lai novērstu neatļautu izpaušanu vai neatļautu piekļuvi informācijai, kas minēta pamatdokumenta 27. panta 1. punkta h) apakšpunktā, informācijai, ko Komisija savākusi pārbaudēs uz vietas, un informācijai, kas minēta 4. nodaļā.

2.   Informāciju, kas minēta 4. nodaļā, nevar sūtīt personām, kuras nav dalībvalstu vai Kopienas iestāžu darbinieki un kuru pienākumu izpildei nav nepieciešama piekļuve šādai informācijai, izņemot gadījumus, kad dalībvalsts, kas sniedza šādu informāciju, ir tam skaidri piekritusi.

7.   NODAĻA

Dokumentu elektroniska apmaiņa

37. pants

Dokumentu elektroniska apmaiņa

Papildus pienācīgi parakstītiem dokumentiem papīra formātā, kas minēti 3. nodaļā, informāciju pēc iespējas nosūta arī elektroniski.

38. pants

Dokumentu apmaiņas datorsistēma

1.   Ja Komisija izstrādā datorsistēmu drošai datu apmaiņai starp Komisiju un katru dalībvalsti Fonda īstenošanas vajadzībām, Komisija informē dalībvalstis un pēc to lūguma iesaista tās minētās datorsistēmas izstrādē.

2.   Komisija un norīkotās iestādes kopā ar struktūrām, kam ir deleģēti uzdevumi, reģistrē 3. nodaļā minētos dokumentus 1. punktā minētajā datorsistēmā.

3.   Turklāt dalībvalstis var tikt aicinātas brīvprātīgi sniegt 27. un 28. pantā minēto informāciju, izmantojot jau pastāvošu īpašu sistēmu, ko pārvalda Komisija informācijas vākšanai par nelikumībām, kas konstatētas saistībā ar struktūrfondiem.

4.   Izmaksas par saskarni starp kopējo datu apmaiņas datorsistēmu un valstu, reģionu un vietējām datorsistēmām un visu valstu, reģionu un vietējo sistēmu pielāgošanu kopējās sistēmas tehniskajām prasībām ir atbilstīgas izmaksas saskaņā ar pamatdokumenta 16. pantu.

III   DAĻA

ĪPAŠIE NOTEIKUMI ATTIECĪBĀ UZ EIROPAS BĒGĻU FONDU

1.   NODAĻA

Noteikumi par izdevumu atbilstību

39. pants

Noteikumi par izdevumu atbilstību

1.   Lēmuma 11. pielikumā paredzētos noteikumus izmanto, lai noteiktu izdevumu atbilstību darbībām, kuras finansē saskaņā ar pamatdokumenta 35. panta 4. punktā minētajām gada programmām.

2.   Noteikumi ir piemērojami tiešo saņēmēju izdevumiem un tos mutatis mutandis piemēro arī projekta partneru izdevumiem.

3.   Dalībvalstis var piemērot tādus valsts noteikumus par izdevumu atbilstību, kas ir stingrāki par šajā lēmumā noteiktajiem.

Komisija ir pilnvarota izvērtēt, vai piemērojamie valsts noteikumi par izdevumu atbilstību atbilst minētajam nosacījumam.

2.   NODAĻA

Pārvaldības un kontroles sistēmas

40. pants

Ārkārtas pasākumi

1.   Ārkārtas pasākumu piemērošanu atbildīgā iestāde dara zināmu saskaņā ar paraugu 12. pielikumā.

2.   Ja Komisija pieņem lēmumu par ārkārtas pasākumu piemērošanu, tiek izdarīti grozījumi finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprināta attiecīgās dalībvalsts gada programma. Grozījumos norāda attiecīgajai dalībvalstij piešķirtā finansējuma apjomu, laikposmu, attiecībā uz kuru izdevumi ir atbilstīgi, un pēc vajadzības arī izņēmumus no 11. pielikumā paredzētajiem noteikumiem par izdevumu atbilstību saistībā ar pamatdokumenta 5. pantā uzskaitītajām darbībām.

3.   Progresa ziņojumā un noslēguma ziņojumā par attiecīgās gada programmas īstenošanu ietver ziņojumu par minēto pasākumu īstenošanu.

4.   Pirmo avansa maksājumu dalībvalstij 80 % apmērā no kopējā ārkārtas pasākumiem piešķirtā finansējuma veic sešdesmit dienu laikā pēc 2. punktā minētā lēmuma pieņemšanas. Atlikušo summu izmaksā, kad tas pats maksājums tiek veikts saistībā ar attiecīgo gada programmu.

41. pants

Fiksētās summas pārvietotām personām

1.   Attiecībā uz fiksētajām summām, kas pamatdokumenta 13. panta 3. punktā paredzētas pārvietotām personām, atbildīgā iestāde visu pamatdokumenta 43. pantā minēto laiku:

a)

glabā informāciju, kas nepieciešama, lai pienācīgi identificētu pārvietotās personas un to pārvietošanas datumu;

b)

glabā nepieciešamos pierādījumus par to, ka šīs personas ietilpst vienā no četrām kategorijām, kas minētas pamatdokumenta 13. panta 3. punktā.

2.   Personas pārvieto gada programmai atbilstošā kalendārā gada laikā.

3.   Progresa un noslēguma ziņojumos par gada programmu īstenošanu norāda pārvietoto personu skaitu atbilstoši pamatdokumenta 13. panta 3. punktā minētajām četrām kategorijām.

42. pants

Gada programmu īstenošana

1.   Atkāpjoties no 23. panta noteikumiem, īstenojot gada programmu:

a)

Kopienas ieguldījumu, kas piešķirts pamatdokumenta 13. panta 3. punktā minētajām pārvietotām personām, nedrīkst izmantot citām darbībām;

b)

Kopienas ieguldījumu, kas piešķirts pamatdokumenta 21. pantā minētajiem ārkārtas pasākumiem, nedrīkst izmantot citām darbībām.

2.   Gadā pieejamo līdzekļu kopsummu, kas minēta pamatdokumenta 14. panta 7. punktā saistībā ar 15 % ieguldījuma ierobežojuma noteikšanu darbībām, ko īsteno saskaņā ar pamatdokumenta 3. panta 4. punktu, aprēķina, atsaucoties uz līdzekļu apjomu, kas noteikts Komisijas lēmumā, ar ko apstiprina gada programmu, neņemot vērā papildu līdzekļus, kas piešķirti ārkārtas pasākumiem.

IV   DAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMI

43. pants

Adresāti

Šis lēmums ir adresēts Beļģijas Karalistei, Bulgārijas Republikai, Čehijas Republikai, Vācijas Federatīvajai Republikai, Igaunijas Republikai, Īrijai, Grieķijas Republikai, Spānijas Karalistei, Francijas Republikai, Itālijas Republikai, Kipras Republikai, Latvijas Republikai, Lietuvas Republikai, Luksemburgas Lielhercogistei, Ungārijas Republikai, Maltas Republikai, Nīderlandes Karalistei, Austrijas Republikai, Polijas Republikai, Portugāles Republikai, Rumānijai, Slovēnijas Republikai, Slovākijas Republikai, Somijas Republikai, Zviedrijas Karalistei un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotajai Karalistei.

Briselē, 2007. gada 19. decembrī

Komisijas vārdā

priekšsēdētāja vietnieks

Franco FRATTINI


(1)  OV L 144, 6.6.2007., 1. lpp.

(2)  OV L 281, 23.11.1995., 31. lpp. Direktīvā grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 1882/2003 (OV L 284, 31.10.2003., 1. lpp.).

(3)  OV L 8, 12.1.2001., 1. lpp.

(4)  OV L 292, 15.11.1996., 2. lpp.

(5)  OV L 144, 6.6.2007., 22. lpp.

(6)  OV L 144, 6.6.2007., 45. lpp.

(7)  OV L 168, 28.6.2007., 18. lpp.

(8)  OV L 326, 12.12.2007., 29. lpp.

(9)  OV C 316, 27.11.1995., 49. lpp.

(10)  OV L 160, 30.6.2000., 1. lpp. Regulā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 681/2007 (OV L 159, 20.6.2007., 1. lpp.).


PIELIKUMI

1. PIELIKUMS

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksta paraugs

2. PIELIKUMS

Daudzgadu programmas paraugs

3. PIELIKUMS

Gada programmas paraugs

4. PIELIKUMS

Gada programmas īstenošanas progresa ziņojuma paraugs

A.

Tehniskais ziņojums

B.

Otrā avansa maksājuma pieprasījums

5. PIELIKUMS

Gada programmas īstenošanas noslēguma ziņojuma paraugs

A.

Tehniskais ziņojums

B.

Noslēguma maksājuma pieprasījums/atlīdzināšanas deklarācija

6. PIELIKUMS

Revīzijas stratēģijas paraugs

Revīzijas stratēģijas pielikums(-i): gada plāni

7. PIELIKUMS

Revīzijas iestādes ziņojuma paraugs

A.

Gada revīzijas ziņojums

B.

Atzinums par pārvaldības un kontroles sistēmu darbību

C.

Maksājuma pieprasījuma apstiprinājums

8. PIELIKUMS

Izdevumu deklarācijas paraugs otrajam avansa maksājumam

9. PIELIKUMS

Izdevumu deklarācijas paraugs noslēguma maksājumam

10. PIELIKUMS

Norādījumi par emblēmu un standarta krāsu definīcija

11. PIELIKUMS

Noteikumi par Eiropas Bēgļu fonda izdevumu atbilstību

12. PIELIKUMS

Ārkārtas pasākumu piemērošana

1. PIELIKUMS

PĀRVALDĪBAS UN KONTROLES SISTĒMU APRAKSTA PARAUGS

Sākotnējā versija

Versija, kas pārskatīta pēc pārrunām ar Komisiju (numurs, datums – diena, mēnesis, gads)

Versija, kas pārskatīta citu iemeslu dēļ

DALĪBVALSTS:

FONDS(-I):

GALVENĀ KONTAKTPERSONA:

SNIEGTĀ INFORMĀCIJA APRAKSTA SITUĀCIJU UZ: …

1.   NORĪKOTO IESTĀŽU IDENTIFIKĀCIJA

1.1.   Vispārīgas ziņas par norīkotajām iestādēm

1.1.1.   Īss apraksts par izvēli, norīkojot dažādas iestādes

1.1.2.   Norāde par to, vai šīs pārvaldības un kontroles sistēmas darbojas

Ja ne, norāde uz datumu, kad tās sāks darboties

1.1.3.   Norāde par to, vai Komisija ir akreditējusi šīs pārvaldības un kontroles sistēmas citiem Kopienas finanšu instrumentiem (attiecīgajā gadījumā)

1.2.   Struktūrshēma(-as) visai struktūrai(-ām), kurā(-ās) ir iekļautas norīkotās iestādes

1.3.   Atbildīgā iestāde

1.3.1.   Atbildīgās iestādes oficiālās norīkošanas datums un veids

1.3.2.   Atbildīgās iestādes juridiskais statuss

1.3.3.   Apraksts par funkcijām, ko veic tieši atbildīgā iestāde un (ja vajadzīgs un/vai paredzēts) citas struktūras, kas ir atbildīgās iestādes pārziņā (ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai, izņemot uzdevumus, kas uzticēti deleģētajai(-ām) iestādei(-ēm) saskaņā ar 1.4. punktu)

1.3.4.   Struktūrshēma un struktūrvienību funkciju apraksts (iekļaujot piešķirto amata vietu paredzamo skaitu)

1.3.5.   Informācija par to, vai atbildīgā iestāde var darboties arī kā izpildinstitūcija Fonda līdzfinansētajiem projektiem

1.3.6.   Ja atbildīgā iestāde ir viena un tā pati iestāde vairāk nekā tikai vienam fondam no četriem, kopīgo funkciju un sistēmu apraksts

1.4.   Deleģētā(-ās) iestāde(-es)

1.4.1.   Iemesls katras deleģētās iestādes izveidei

1.4.2.   Deleģētās(-o) iestādes(-žu) oficiālās norīkošanas datums un veids

1.4.3.   Deleģētās(-o) iestādes(-žu) juridiskais statuss

1.4.4.   Apraksts par funkcijām, ko veic tieši deleģētā(-ās) iestāde(-es) un (ja vajadzīgs un/vai paredzēts) citas struktūras, kas ir deleģētās(-o) iestādes(-žu) pārziņā (ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai)

1.4.5.   Struktūrshēma un struktūrvienību funkciju apraksts (iekļaujot piešķirto amata vietu paredzamo skaitu)

1.4.6.   Informācija par to, vai deleģētā(-ās) iestāde(-es) var darboties arī kā izpildinstitūcija Fonda līdzfinansētajiem projektiem

1.4.7.   Ja deleģētā(-ās) iestāde(-es) ir viena un tā pati iestāde vairāk nekā tikai vienam fondam no četriem, kopīgo funkciju un sistēmu apraksts

1.5.   Sertifikācijas iestāde

1.5.1.   Sertifikācijas iestādes oficiālās norīkošanas datums un veids

1.5.2.   Sertifikācijas iestādes juridiskais statuss

1.5.3.   Apraksts par funkcijām, ko veic tieši sertifikācijas iestāde un (ja vajadzīgs un/vai paredzēts) citas struktūras, kas ir sertifikācijas iestādes pārziņā (ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai)

1.5.4.   Struktūrshēma un struktūrvienību funkciju apraksts (iekļaujot piešķirto amata vietu paredzamo skaitu)

1.5.5.   Ja sertifikācijas iestāde ir viena un tā pati iestāde vairāk nekā tikai vienam fondam no četriem, kopīgo funkciju un sistēmu apraksts

1.6.   Revīzijas iestāde

1.6.1.   Revīzijas iestādes oficiālās norīkošanas datums un veids

1.6.2.   Revīzijas iestādes juridiskais statuss

1.6.3.   Apraksts par funkcijām, ko veic tieši revīzijas iestāde un (ja vajadzīgs un/vai paredzēts) citas struktūras, kas ir revīzijas iestādes pārziņā (ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai)

1.6.4.   Struktūrshēma un struktūrvienību funkciju apraksts (iekļaujot piešķirto amata vietu paredzamo skaitu)

1.6.5.   Revīzijas iestādes personāla un (ja vajadzīgs un/vai paredzēts) citu revīzijas darbam paredzēto struktūru (ārpakalpojumi konkrētu uzdevumu veikšanai) kvalifikācija

1.6.6.   Ja revīzijas iestāde ir viena un tā pati iestāde vairāk nekā tikai vienam fondam no četriem, kopīgo funkciju un sistēmu apraksts

1.6.7.   Ja atbildīgā iestāde var darboties arī kā izpildinstitūcija Fonda līdzfinansētajiem projektiem, to mehānismu apraksts, kas nodrošina revīzijas iestādes neatkarību saskaņā ar 8. pantu

Vadlīnijas 2.–4. sadaļai

Katras tabulas 1. daļa

Procesu aprakstā jāiekļauj visu norīkoto iestāžu (vai to pārziņā esošo struktūru) uzdevumi un to mijiedarbība. Aprakstam jābūt īsam, taču tam jārada skaidrs priekšstats par to, kā procesi darbosies praksē.

Katras tabulas 2. daļa

Pārbaudes punktu saraksts jāsastāda, norādot, vai katrs nospraustais mērķis ir izpildīts vai ne, un sniedzot attiecīgo informāciju. Ja mērķis nav izpildīts, lūgums sniegt paskaidrojumu un attiecīgajā gadījumā norādīt mērķa izpildes paredzamo datumu.

Ja procedūras ir oficiāli noformētas, jāiekļauj atsauce uz dokumentu.

2.   NORĪKOTO IESTĀŽU DARBĪBA

2.1.   

Norīkoto iestāžu norīkošana un uzraudzība

Īss apraksts par katras norīkotās iestādes izveidošanas procesu

[Aprakstā jāiekļauj visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Noteikumi, kas reglamentē dalībvalstu attiecības ar norīkotajām iestādēm, nosaka to attiecīgos pienākumus

Jā/nē

 

2

Lai nodrošinātu pareizu finanšu pārvaldību, dalībvalstis ir sniegušas norādījumus norīkotajām iestādēm (ar mācību un/vai rokasgrāmatu starpniecību)

Jā/nē

 

3

Katra iestāde informēs savu personālu par organizācijas pamatuzdevumu, kā arī to darba aprakstu un gaidāmajiem rezultātiem

Jā/nē

 

4

Ir veikti pasākumi, lai nodrošinātu to, ka dažādo iestāžu rīcībā ir atbilstošs personāls personāla skaita, darba stāža un pieredzes ziņā, lai tās varētu veikt savus uzdevumus

Jā/nē

 


2.2.   

Funkciju nošķīrums

Īss apraksts par pasākumiem, kas noteikti, lai nodrošinātu funkciju pienācīgu nošķiršanu

[Aprakstā jāiekļauj visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir paredzēti noteikumi, lai nodrošinātu funkciju pienācīgu nošķiršanu starp dalībniekiem atbildīgajā iestādē līgumu/subsīdiju līgumu parakstīšanai

Jā/nē

 

2

Ir paredzēti noteikumi, lai nodrošinātu funkciju pienācīgu nošķiršanu starp dalībniekiem atbildīgajā iestādē finanšu darījumu uzsākšanai, pārbaudei un apstiprināšanai

Jā/nē

 

3

Revīzijas iestāde būs funkcionāli neatkarīga no atbildīgās iestādes un sertifikācijas iestādes

Jā/nē

 

4

Sertifikācijas iestāde netiks iesaistīta atlases procesā, īstenošanā un finanšu darījumos, kas saistīti ar Kopienas resursiem

Jā/nē

 


2.3.   

Deleģētās(-o) iestādes(-žu) pārraudzība (attiecīgajā gadījumā)

Īss pasākumu apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir skaidri definēti deleģējamie uzdevumi

Jā/nē

 

2

Ir noteiktas procedūras attiecībā uz deleģējamajiem uzdevumiem un to atbilstība pamatdokumentā/īstenošanas noteikumos noteiktajiem noteikumiem ir pārbaudīta

Jā/nē

 

3

Tiks veikta uzraudzības kontrole, lai nodrošinātu uzdevumu izpildi atbilstoši noteiktajām procedūrām

Jā/nē

 


2.4.   

Citu tādu uzdevumu pārraudzība, kurus iestādes pašas neveic (attiecīgajā gadījumā)

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir ieviesti uzraudzības mehānismi, lai nodrošinātu pareizu finanšu pārvaldību gadījumos, kad struktūras atrodas atbildīgās iestādes pārziņā (un kad tās nav uzskatāmas par deleģētajām iestādēm)

Jā/nē

 

2

Ir ieviesti uzraudzības mehānismi, lai nodrošinātu kopīgu revīzijas metodoloģiju un revīzijas darba konsekvenci gadījumos, kad revīzijas darbību veikšanai tiek izmantoti ārpakalpojumi un struktūras, kas atrodas revīzijas iestādes pārziņā

Jā/nē

 

3

Ir ieviesti uzraudzības mehānismi, lai nodrošinātu kopēju pieeju izdevumu apstiprināšanai gadījumos, kad izdevumu apstiprināšanai tiek izmantoti ārpakalpojumi un struktūras, kas atrodas sertifikācijas iestādes pārziņā

Jā/nē

 

4

Ir noteikti mehānismi, lai nodrošinātu to, ka uzticētie uzdevumi nav saistīti ar valsts varas izmantošanu vai lēmumu pieņemšanu pēc sava ieskata gadījumos, kad tiek izmantoti ārpakalpojumi, ko sniedz privātas iestādes bez publisko pakalpojumu pamatuzdevuma

Jā/nē

 

3.   DARBĪBAS UN FINANŠU PROCESI

3.1.   

Daudzgadu programmu izveide

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir paredzēti pasākumi partnerības principa īstenošanai saskaņā ar spēkā esošajām valstu tiesību normām un praksi

Jā/nē

 

2

Ir noteiktas procedūras, lai pārbaudītu daudzgadu programmas saskaņotību ar stratēģiskajām pamatnostādnēm un atbilstību Kopienas tiesību aktiem, jo īpaši tiem Kopienas tiesību aktiem, kuru mērķis ir nodrošināt personu brīvu pārvietošanos, kā arī papildpasākumiem, kas ir tieši saistīti ar ārējo robežu kontroli, patvērumu un imigrāciju

Jā/nē

 

3

Daudzgadu programmu apstiprinās attiecīgi pilnvarota persona

Jā/nē

 


3.2.   

Gada programmu izveide

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir noteiktas procedūras, lai nodrošinātu šādus elementus:

gada programmas saskaņotība ar daudzgadu programmu,

gada programmās paredzēto darbību atbilstība,

šo darbību saskaņotība un papildināmība ar citiem valstu un Kopienas instrumentiem,

atbilstība noteikumiem par līdzfinansējuma procentiem,

saskaņotība ar stratēģiskajās pamatnostādnēs izklāstītajām prioritātēm/īpašajām prioritātēm

Jā/nē

 

2

Ir noteiktas procedūras, lai varētu pārskatīt gada programmu attiecīgi pamatotu ārkārtas situāciju gadījumā, kā aprakstīts pamatdokumentā, ja vajadzīgs

Jā/nē

 

3

Ir noteiktas procedūras, lai varētu iesniegt pārskatītu gada programmu šā lēmumu 23. panta 1. punktā noteiktajos gadījumos

Jā/nē

 

4

Ir dokumentētas visas izmaiņas gada programmas finanšu sadalījumā un šo izmaiņu iemesli

Jā/nē

 

5

Ir dokumentētas visas izmaiņas gada programmas īstenošanas gaitā, kas nav saistītas ar finanšu sadalījumu (piem., attiecībā uz uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus raksturu un termiņiem vai tehniskās palīdzības apjomu), un šo izmaiņu iemesli

Jā/nē

 


3.3.   

Revīzijas stratēģijas un gada revīzijas plānu izstrāde

Īss procesa apraksts

[Šis apraksts attiecas uz revīzijas iestādi]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir paredzēti noteikumi, lai nodrošinātu to, ka atbildīgā iestāde sniedz revīzijas iestādei pārredzamu un atbilstīgu informāciju par īstenotajām pārvaldības procedūrām un projektiem pirms plānošanas perioda un visa šī plānošanas perioda laikā

Jā/nē

 

2

Ir noteiktas procedūras, lai izstrādātu gada revīzijas plānus (kas katru gadu pievienojami revīzijas stratēģijai) un nosūtītu tos Komisijai laikus (attiecīgajā gadījumā)

Jā/nē

 

3

Attiecīgi pilnvarota persona ir apstiprinājusi revīzijas stratēģiju un gada revīzijas plānus

Jā/nē

 


3.4.   

Atbildīgā iestāde, kas darbojas kā izpildinstitūcija (attiecīgajā gadījumā)

Īss apraksts par iemesliem, kādēļ atbildīgā iestāde īsteno projektus tieši, un īpašiem pasākumiem, kas paredzēti pārvaldības un kontroles sistēmu stiprināšanai

[Šajā aprakstā jāiekļauj visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Tiks dokumentēts un attiecīgajā līmenī apstiprināts pamatojums atbildīgās iestādes vajadzībai īstenot projektus

Jā/nē

 

2

Ir ieviesti īpaši pasākumi, lai nodrošinātu projektu rakstura un mērķu atbilstību Fonda noteiktajiem noteikumiem

Jā/nē

 

3

Ir ieviesti īpaši pasākumi, lai novērstu interešu konfliktu attiecībā uz projektiem, ko īsteno atbildīgā iestāde

Jā/nē

 

4

Ir ieviesti īpaši pasākumi, lai nodrošinātu to, ka atbildīgā iestāde, īstenojot projektus, ievēro cenas un vērtības vislabākās attiecības principu

Jā/nē

 

5

Ir paredzētas procedūras, lai nodrošinātu to, ka līguma noteikumi, kas reglamentē šos projektus, būtu skaidri un pilnīgi, jo īpaši attiecībā uz finansēšanas nosacījumiem, maksāšanas noteikumiem, atbilstīguma noteikumiem un pienākumiem saistībā ar darbības un finanšu pārskatu sniegšanu

Jā/nē

 

6

Ir ieviesti īpaši pasākumi, lai nodrošinātu to, ka netiek ietekmētas pamatdokumentā paredzētās atbildīgās iestādes galvenās funkcijas attiecībā uz atbildīgās iestādes īstenotajiem projektiem

Jā/nē

 

7

Ja atbildīgā iestāde darbojas kā izpildinstitūcija, revīzijas iestāde ir izvietota citā struktūrā, kas nav atbildīgā iestāde (ja ne, lūgums aprakstīt ieviestās papildu garantijas, lai nodrošinātu revīzijas iestādes pienācīgu neatkarību)

Jā/nē

 

8

Revīzijas stratēģija ietvers konkrētos riskus, kas varētu būt saistīti ar atbildīgās iestādes īstenotajiem projektiem

Jā/nē

 


3.5.   

Projektu atlase un īstenošana (atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja iestāde)

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus (vai uz konkursu) gadījumā ir paredzēti noteikumi, lai nodrošinātu atklātu konkursu un pietiekamu publicitāti

Jā/nē

 

2

Atlases kritēriji atbildīs minimāliem kritērijiem, kas minēti pamatdokumentā

Jā/nē

 

3

Ir paredzētas procedūras priekšlikumu (vai piedāvājumu) saņemšanai

Jā/nē

 

4

Ir paredzētas procedūras, lai nodrošinātu priekšlikumu (vai piedāvājumu) izvērtēšanu, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem noteikumiem un kritērijiem, pārredzamā un nediskriminējošā veidā

Jā/nē

 

5

Piešķiršanas lēmumus un līgumus/subsīdiju līgumus apstiprinās attiecīgi pilnvarota persona

Jā/nē

 

6

Ir paredzētas procedūras, lai sniegtu pretendentiem pietiekamu ex post informāciju par atlases procesa rezultātiem

Jā/nē

 

7

Ir paredzētas procedūras, lai nodrošinātu subsīdiju līgumu/līgumu īstenošanas pārraudzību atbilstoši līguma noteikumiem

Jā/nē

 


3.6.   

Tiešo saņēmēju īstenoto projektu pārraudzība

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Tiks noteikti, pārraudzīti un atbildīgajai iestādei darīti zināmi katra projekta galvenie darbības un finanšu rādītāji

Jā/nē

 

2

Ir paredzētas atbildīgās iestādes pārbaudes uz vietas, lai īstenotu projektu (gan darbības, gan finanšu aspektu) pārraudzību

Jā/nē

 

3

Atbildīgā iestāde nodrošinās, lai tiešie saņēmēji izmantotu atbilstošu datorizēto grāmatvedības sistēmu

Jā/nē

 

4

Atbildīgā iestāde nodrošinās, lai tiešie saņēmēji īstenotu noteikumus par ES finansējuma pārskatāmību

Jā/nē

 


3.7.   

Projekta finanšu pārvaldība

Īss procesa apraksts

[ietver atbildīgo iestādi un deleģēto(-ās) iestādi(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Finanšu darījumus apstiprinās attiecīgi pilnvarota persona

Jā/nē

 

2

Pirms maksājuma veikšanas/maksājuma summas atgūšanas tiks veiktas pārbaudes, lai it īpaši pārraudzītu:

maksājuma pieprasījuma pareizību un likumību, ņemot vērā fonda(-u) atbilstīguma noteikumus,

vai projekta līdzfinansētie pasākumi un/vai pakalpojumi ir faktiski nodrošināti,

citu no valsts vai privātā sektora resursiem saņemto ieguldījumu pareizību, pilnīgumu un faktisko samaksu,

vai ir ņemti vērā visu revīzijas darbību rezultāti

Jā/nē

 

3

Tiks veiktas pārbaudes, lai gūtu pietiekamu pārliecību par veikto darbību likumību un pareizību

Jā/nē

 

4

Uzraudzības kontrole tiks veikta visā plānošanas periodā, lai nodrošinātu noteikto finanšu procedūru ievērošanu

Jā/nē

 

5

Tiks veiktas pārbaudes par papildināmību ar citām Kopienas finanšu programmām, lai novērstu dubultfinansējuma iespējamību

Jā/nē

 


3.8.   

Nelikumības, korekcijas un finanšu atgūšana

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj atbildīgā iestāde, deleģētā(-ās) iestāde(-es) un sertifikācijas iestāde]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir ieviesta nelikumību definīcija, kas atbilst Kopienas prasībām

Jā/nē

 

2

Ir ieviesti mehānismi, lai nodrošinātu iespēju konstatēt nelikumības pienācīgā laikā un nekavējoties veikt korektīvus pasākumus

Jā/nē

 

3

Ir ieviestas procedūras, lai nodrošinātu to, ka Komisija tiek informēta par konstatētajām nelikumībām un attiecīgā gadījumā par visiem korektīvajiem pasākumiem, kas veikti saskaņā ar šajā lēmumā noteiktajiem pienākumiem

Jā/nē

 

4

Ir ieviestas procedūras, lai nodrošinātu izdoto iekasēšanas rīkojumu un, attiecīgā gadījumā, kavējuma procentu likmes pareizu pārbaudi

Jā/nē

 

5

Ja iekasēšanas rīkojumos norādītās summas nevar iekasēt, tiks norādīti iemesli, lai izvērtētu, vai dalībvalstīm būtu jāatmaksā līdzekļi Kopienas budžetā vai ne

Jā/nē

 


3.9.   

Revīzijas uzdevumu sagatavošana un īstenošana

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā būtu jāiekļauj revīzijas iestāde, kā arī atbildīgā iestāde un deleģētā(-ās) iestāde(-es) kā iespējamās pārbaudāmās iestādes un sertifikācijas iestāde kā secinājumu saņēmēja iestāde]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Revīzijas prakse atbilst starptautiski atzītiem standartiem

Jā/nē

 

2

Ir sastādīta revīzijas rokasgrāmata lietošanai revidentiem, pamatojoties uz pamatdokumentā noteiktajām prasībām

Jā/nē

 

3

Tiks veiktas revīzijas, lai pārbaudītu, cik efektīvi darbojas pārvaldības un kontroles sistēmas

Jā/nē

 

4

Pārbaudes, kas veicamas attiecībā uz atbilstīgajiem izdevumiem, pamatosies uz attiecīgu izlasi, un ietvers vismaz 10 % atbilstīgo izdevumu

Jā/nē

 

5

Atbilstīgo izdevumu pārbaudēs izvērtēs vismaz šādu elementu atbilstību, efektivitāti un lietderību: atlases procedūra, projekta mērķi, reālie rezultāti, izdevumu atbilstīgums, derīgi apliecinājuma dokumenti izdevumiem, valsts līdzfinansējums, revīzijas liecība

Jā/nē

 

6

Regulāri tiks ņemti vērā iepriekšējie ieteikumi

Jā/nē

 

7

Atbildīgās iestādes īstenotie projekti tiks stingri kontrolēti

Jā/nē

 


3.10.   

Revīzijas ziņojums par gada programmām un saistītajām deklarācijām

Īss procesa apraksts

[Šajā aprakstā jāiekļauj revīzijas iestāde]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir noteiktas procedūras, lai apkopotu sistēmas revīzijas un projektu revīzijas secinājumus par katru gada programmu

Jā/nē

 

2

Tiks veiktas pārbaudes, lai izvērtētu maksājumu pieprasījumu pamatotību

Jā/nē

 

3

Tiks sākta papildu pārbaude sistēmisku kļūdu vai kļūdu būtiskuma sliekšņa pārsniegšanas gadījumā

Jā/nē

 

4

Ziņojumu un saistītās deklarācijas apstiprinās attiecīgi pilnvarota persona

Jā/nē

 


3.11.   

Izdevumu apstiprināšana

Īss procesa apraksts

[vispirms ietver sertifikācijas iestādi un arī atbildīgo iestādi un deleģēto(-ās) iestādi(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir noteiktas procedūras, lai nodrošinātu vajadzīgās informācijas saņemšanu no atbildīgas iestādes izdevumu apstiprināšanas nolūkiem

Jā/nē

 

2

Ir noteiktas procedūras, lai nodrošinātu revīzijas ziņojuma par katru gada programmu un saistīto deklarāciju saņemšanu no revīzijas iestādes

Jā/nē

 

3

Ir noteiktas procedūras, lai nodrošinātu to, ka galīgajās izdevumu deklarācijās tiek ņemtas vērā atgūtās summas un tiek pārbaudītas notiekošās tiesvedības vai pārsūdzības administratīvā kārtā ar atliekošu efektu attiecībā uz finansējuma atgūšanu

Jā/nē

 

4

Tiks veiktas pārbaudes, lai nodrošinātu izdevumu deklarāciju pareizību un pilnīgumu (it sevišķi attiecībā uz procentiem, ko rada Komisijas piešķirtais iepriekšējais finansējums, un šī finansējuma kā valsts ieguldījuma efektīvu izmantošanu)

Jā/nē

 

5

Vietējās valūtas gadījumā – metodes, ko izmanto valūtas pārrēķiniem euro, ir saskaņā ar Komisijas noteiktajiem noteikumiem

Jā/nē

 


3.12.   

Programmas novērtēšana

Īss procesa apraksts

[ietver atbildīgo iestādi un deleģēto(-ās) iestādi(-es)]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Komisijas dokumenti par novērtēšanas pamatnostādnēm ir plaši izplatīti un darīti pieejami visiem iespējamajiem tiešajiem saņēmējiem un citām ieinteresētajām pusēm

Jā/nē

 

2

Tiks reģistrēti visi galvenie tiešo saņēmēju sniegtie darbības un finanšu rādītāji, lai izvērtētu projekta sasniegumus

Jā/nē

 

3

Atbildīgā iestāde (un/vai deleģētās iestādes) nodrošinās, lai sniegtie rādītāji būtu piemēroti katra projekta iznākuma un rezultātu izvērtēšanai

Jā/nē

 

4

Ir ieviestas procedūras, lai nodrošinātu novērtējuma veikšanu, ievērojot pamatdokumenta prasības

Jā/nē

 

4.   INFORMĀCIJAS PĀRVALDĪBA

4.1.   

Procedūru dokumentācija

Īss procesa apraksts

[ietver visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Iestādes nodrošinās, lai ieviestās un šī lēmuma 7. pantā minētās procedūras atbilstu valsts un Kopienas tiesību aktiem (piem., publiskais iepirkums, grāmatvedības noteikumi utt.)

Jā/nē

 

2

Attiecīgi pilnvarota persona ir apstiprinājusi procedūras

Jā/nē

 

3

Ieviestās procedūras paredz skaidrus norādījumus par katru galveno operāciju un skaidro lēmumu pieņemšanas ķēdes attiecībā uz funkciju izpildi

Jā/nē

 

4

Ir veikti pasākumi, lai nodrošinātu, ka attiecīgais personāls ir informēts par noteiktajām procedūrām

Jā/nē

 

5

Vajadzības gadījumā šīs procedūras ietver pārbaudes punktu saraksta izmantošanu, kurā apkopotas veicamās pamatpārbaudes

Jā/nē

 

6

Ir veikti pasākumi, lai nodrošinātu personas datu aizsardzību

Jā/nē

 


4.2.   

Grāmatvedības uzskaite

Īss procesa apraksts

[ietver atbildīgo iestādi, deleģēto(-ās) iestādi(-es) un sertifikācijas iestādi]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir veikti pasākumi, lai nodrošinātu to, ka grāmatvedības dati ir pilnīgi, ticami un pareizi. Jo īpaši grāmatvedības sistēma ļaus:

pilnīgi izsekot Kopienas resursiem tiešo saņēmēju un projektu līmenī,

noteikt procentus, ko rada Komisijas piešķirtais iepriekšējais finansējums,

identificēt izdotos iekasēšanas rīkojumus un attiecīgajā gadījumā noskaidrot, vai tie ir iekasēti

Jā/nē

 

2

Grāmatvedības un finanšu pārskatu sniegšanas sistēma atbilst valsts datu aizsardzības tiesību aktiem

Jā/nē

 

3

Izmantojamā grāmatvedības un finanšu pārskatu sniegšanas sistēma būs datorizētā veidā

Jā/nē

 

4

Ir izveidota rezerves sistēma, lai garantētu darbību nepārtrauktību, ja tāda vajadzība rodas

Jā/nē

 

5

Vietējās valūtas gadījumā – metodes, ko izmanto valūtas pārrēķiniem euro, ir saskaņā ar Komisijas noteiktajiem noteikumiem

Jā/nē

 


4.3.   

Ziņojumi Komisijai

Īss procesa apraksts

[ietver visas iestādes]

 

Galvenie mērķi

Izpildīts?

Piezīmes

1

Ir noteikti pārskatu sniegšanas pienākumi, kā arī tam nepieciešamie resursi

Jā/nē

 

2

Ieviestās procedūras ļauj norīkotajām iestādēm nodrošināt pienācīgu, savlaicīgu un pilnīgu informācijas sniegšanu

Jā/nē

 

3

Ziņojumus ir apstiprinājusi attiecīgi pilnvarota persona

Jā/nē

 


4.4.   

Revīzijas liecība

Īss procesa apraksts

[ietver visas iestādes]

Kur tiek glabāti tālāk minētie dokumenti?

Atbildīgā iestāde/struktūrvienība

Cik ilgi?

Pārvaldības un kontroles sistēmu apraksts, tostarp procedūru rokasgrāmata(-s)

 

 

Revīzijas stratēģija

 

 

Valsts daudzgadu programma un iespējamās pārskatītās versijas

 

 

Valsts gada programmas un iespējamās pārskatītās versijas

 

 

Eiropas Komisijas lēmumi par daudzgadu un gada programmām

 

 

Uzaicinājumi iesniegt priekšlikumus/uzaicinājumi uz konkursu

 

 

Pretendentu dokumenti/Līgumu dokumenti

 

 

Saņemto priekšlikumu/piedāvājumu administratīvā, tehniskā un finansiālā analīze (novērtējuma tabulas) un novērtēšanas komitejas ziņojumi

 

 

Lēmumi par finansēšanu vai noraidīšanu

 

 

Projekta finansēšanas līgumi

 

 

Lēmumi par finanšu saistībām katram projektam

 

 

Finansējuma saņēmēju iesniegtie progresa ziņojumi un galīgie ziņojumi

 

 

Finanšu pārskati un maksājumu pieteikumi, kas iesniegti attiecībā uz finansēto projektu

 

 

Finansētā projekta izdevumus un ieņēmumus apliecinošie dokumenti

 

 

Maksājumu/līdzekļu atgūšanas apstiprinājumi finansējumam (pierādījumi par veiktajām pārbaudēm)

 

 

Maksājuma uzdevumi/iekasēšanas rīkojumi attiecībā uz finansējumu

 

 

Maksājumu/līdzekļu atgūšanas pierādījumi attiecībā uz finansējumu

 

 

Dokumentācija par izlases veidošanas metodoloģiju revīzijas darbībai

 

 

Ziņojumi par projektu revīzijām

 

 

Ziņojumi par valsts līmenī veikto pārvaldības un kontroles sistēmu revīzijām

 

 

Revīzijas ziņojumi par gada programmām

 

 

Revidenta atzinumi par pārvaldības un kontroles sistēmām

 

 

Revīzijas deklarācijas par maksājumu pieprasījumu pamatotību

 

 

Eiropas Komisijai nosūtītie maksājumu pieprasījumi

 

 

Eiropas Komisijai nosūtītie izdevumu apstiprinājumi

 

 

Eiropas Komisijai nosūtītie īstenošanas progresa ziņojumi

 

 

Eiropas Komisijai nosūtītie īstenošanas nobeiguma ziņojumi

 

 

No Eiropas Komisijas saņemto maksājumu apstiprinājumi

 

 

Eiropas Komisijai nosūtītie novērtējuma ziņojumi

 

 

5.   PĀRVALDĪBAS UN KONTROLES SISTĒMU APRAKSTA APSTIPRINĀŠANA

Iestāde

Deklarācija

Datums un paraksts

Atbildīgā iestāde

Es apliecinu, ka informācija par atbildīgās iestādes identifikāciju un iekšējās kontroles sistēmām ir pareiza un pilnīga

Vārds, uzvārds:

Amats:

Datums:

paraksts

Sertifikācijas iestāde

Es apliecinu, ka informācija par sertifikācijas iestādes identifikāciju un iekšējās kontroles sistēmām ir pareiza un pilnīga

Vārds, uzvārds:

Amats:

Datums:

paraksts

Revīzijas iestāde

Es apliecinu, ka informācija par revīzijas iestādes identifikāciju un iekšējās kontroles sistēmām ir pareiza un pilnīga,

un

es varu apstiprināt, ka iepriekš dotais apraksts sniedz patiesu priekšstatu par visām pārvaldības un kontroles sistēmām.

Vārds, uzvārds:

Amats:

Datums:

paraksts

2. PIELIKUMS

DAUDZGADU PROGRAMMAS PROJEKTS

Sākotnējā versija

Versija, kas pārskatīta pēc pārrunām ar Komisiju (numurs, datums – diena, mēnesis, gads)

Versija, kas pārskatīta, ņemot vērā novērtējuma rezultātus un/vai atkarībā no īstenošanas grūtībām

Versija, kas pārskatīta pēc stratēģisko pamatnostādņu pārskatīšanas

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PĀRSKATA PERIODS:

1.   SITUĀCIJA DALĪBVALSTĪ

Apraksts par sākotnējo situāciju dalībvalstī politikas jomā, uz ko attiecas Fonda mērķi

1.1.   Situācija valstī un migrācijas plūsmas, kas to ietekmē

1.2.   Dalībvalsts veiktie līdzšinējie pasākumi

1.3.   Piešķirto valsts līdzekļu kopējā summa

2.   DALĪBVALSTS VAJADZĪBU ANALĪZE

2.1.   Dalībvalsts vajadzības attiecībā uz sākotnējo situāciju

2.2.   Dalībvalsts darbības mērķi, kas izvirzīti tās vajadzību apmierināšanai

3.   MĒRĶU SASNIEGŠANAS STRATĒĢIJA

Apraksts par Fonda atbalstu vajadzību apmierināšanai, izvēlētajām prioritātēm un šīs izvēles iemesliem

3.1.   1. prioritāte

3.2.   2. prioritāte

3.3.   Utt.

Iedalījums informācijas sniegšanai par izvēlētajām prioritātēm

a)

Stratēģijas mērķis(-i) un pamatdarbību piemēri

b)

Attiecīgā(-o) mērķa(-u) apraksts un izmantotie rādītāji

c)

Attiecīgos gadījumos norāde par tām pamatdarbībām, kas uzskatāmas par darbībām, ar kurām īsteno īpašas prioritātes saskaņā ar izvēlēto prioritāti

4.   SADERĪBA AR CITIEM INSTRUMENTIEM

Norāde par to, vai šī stratēģija ir saderīga ar citiem reģionāliem, valsts un Kopienas instrumentiem

4.1.   1. prioritāte

4.2.   2. prioritāte

4.3.   Utt.

5.   PAMATS STRATĒĢIJAS ĪSTENOŠANAI

5.1.   Programmas publicēšana

5.2.   Partnerības principa īstenošanai izvēlētā pieeja

6.   ORIENTĒJOŠS FINANSĒŠANAS PLĀNS

6.1.   Kopienas ieguldījums

6.1.1.   Tabula

Daudzgadu programma – Finanšu plāna projekts

1. tabula

Kopienas ieguldījums

Dalībvalsts: […]

Fonds: […]


(tūkstošos EUR – pašreizējās cenās)

2007. g.

2008. g.

2009. g.

2010. g.

2011. g.

2012. g.

2013. g.

Kopā

1. prioritāte: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

2. prioritāte: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

3. prioritāte: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

… prioritāte: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Tehniskā palīdzība

 

 

 

 

 

 

 

0

Kopā

0

0

0

0

0

0

0

0

6.1.2.   Piezīmes par skaitļiem/tendencēm

6.2.   Vispārējais finansēšanas plāns

6.2.1.   Tabula

Daudzgadu programma – Finanšu plāna projekts

2. tabula

Vispārējais finansēšanas plāns

Dalībvalsts: […]

Fonds: […]


(tūkstošos EUR – pašreizējās cenās)

2007. g.

2008. g.

2009. g.

2010. g.

2011. g.

2012. g.

2013. g.

Kopā

Kopienas ieguldījums

 

 

 

 

 

 

 

 

Valsts līdzfinansējums

 

 

 

 

 

 

 

 

Privātais līdzfinansējums

 

 

 

 

 

 

 

 

Kopā

0

0

0

0

0

0

0

0

% Kopienas ieguldījums

%

%

%

%

%

%

%

%

6.2.2.   Piezīmes par skaitļiem/tendencēm

[atbildīgās personas paraksts]

3. PIELIKUMS

GADA PROGRAMMAS PROJEKTS

Sākotnējā versija

Versija, kas pārskatīta pēc pārrunām ar Komisiju (numurs, datums – diena, mēnesis, gads)

Versija, kas pārskatīta citu iemeslu dēļ

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PĀRSKATA GADS:

1.   GADA PROGRAMMAS IETVAROS FINANSĒJAMO PROJEKTU ATLASES VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI

2.   IZMAIŅAS PĀRVALDĪBAS UN KONTROLES SISTĒMĀS (attiecīgā gadījumā)

3.   PROGRAMMAS IETVAROS ATBALSTĀMĀS DARBĪBAS SASKAŅĀ AR IZVĒLĒTAJĀM PRIORITĀTĒM

3.1.   Darbības 1. prioritātes īstenošanai

3.2.   Darbības 2. prioritātes īstenošanai

3.3.   Utt.

Aprakstot darbības saskaņā ar 3.1. punktu utt., attiecīgos gadījumos jāievēro pamatdokumentā minēto darbību sadalījums kategorijās

Aprakstītās darbības aspekti, aprakstot katru darbību saskaņā ar 3.1. punktu utt.

1.

Darbības mērķis un joma

2.

Paredzamie subsīdiju saņēmēji

3.

Attiecīgā gadījumā – pamatojums projektam(-iem), ko īsteno tieši atbildīgā iestāde, kas darbojas kā izpildinstitūcija

4.

Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē un izmantojamie rādītāji

5.

EK finansējuma pārskatāmība

6.

Attiecīgā gadījumā – papildināmība ar līdzīgām darbībām, ko finansē, izmantojot citus EK instrumentus

7.

Finanšu informācija

4.   TEHNISKĀ PALĪDZĪBA

4.1.   Tehniskās palīdzības mērķis

4.2.   Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē

4.3.   EK finansējuma pārskatāmība

5.   FINANSĒŠANAS PLĀNA PROJEKTS

Daudzgadu programma – Finanšu plāna projekts

1. tabula

Pārskata tabula

Dalībvalsts: […]

Attiecīgā gada programma: […]

Fonds: […]


(visi skaitļi doti EUR)

Attiecīgā prioritāte

Atttiecīgā īpašā prioritāte (1)

Kopienas ieguldījums

(a)

Valsts finansējums

(b)

Privātais finansējums

(c)

Kopā

(d=a+b+c)

% EK

(e=a/d)

Daļa kopsummā

(d/kopā d)

1. darbība:

 

 

 

 

 

0

 

 

2. darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

3. darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

4. darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

5. darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

… darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

N. darbība: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Tehniskā palīdzība

 

 

 

 

 

0

 

 

Citi pasākumi (2)

 

 

 

 

 

0

 

 

Kopā

 

 

0

0

0

0

%

100 %

[atbildīgās personas paraksts]


(1)  attiecīgā gadījumā.

(2)  attiecīgā gadījumā pamatdokumentā noteiktie īpašie pasākumi, piemēram, ārkārtas pasākumi.

4. PIELIKUMS

GADA PROGRAMMAS ĪSTENOŠANAS PROGRESA ZIŅOJUMA PARAUGS

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PĀRSKATA GADS:

A.   Tehniskais ziņojums

1.   PRAKTISKĀ ĪSTENOŠANA

1.1.   Programmas īstenošanas grafiks

1.2.   Projektu, konkursu un to rezultātu atlases organizēšanas apraksts

1.3.   Progress programmas darbību īstenošanā saskaņā ar izvēlētajām prioritātēm

1.3.1.   Darbības 1. prioritātes īstenošanai

1.3.2.   Darbības 2. prioritātes īstenošanai

1.3.3.   Utt.

1.4.   Tehniskās palīdzības izlietojums

1.5.   Problēmas un pasākumi to risināšanai

2.   FINANSIĀLĀ ĪSTENOŠANA

Progresa ziņojums par gada programmas īstenošanu

1. tabula

Finanšu pārskats

Dalībvalsts: […]

Atbilstošā gada programma: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

No EK saņemtais avansa maksājums(-i): [summa]


(visi skaitļi ir doti EUR)

Attiec. prioritāte

Attiec. īpašā prioritāte (1)

Dalībvalsts programmas plāns

Apstiprinātās saistības dalībvalsts līmenī

EK ieguldījums, ko tiešajiem saņēmējiem samaksājusi dalībvalsts

Tiešajiem saņēmējiem līdz šim radušos atbilstīgo izmaksu kopsumma

Programmas izmaksu kopsumma

(a)

EK ieguldījums

(b)

% EK

(c = b/a)

Atbilstīgo izmaksu kopsumma

(d)

EK ieguldījums

(e)

% EK

(f = e/d)

1. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N. darbība: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tehniskā palīdzība

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Citi pasākumi (2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KOPĀ

 

 

0

0

0

0

0

0

0

0


 

 

> 60 % avansa maksājums(-i) saņemts(-i)?

 

Jā/nē

Jā/nē

3.   ZIŅOJUMS PAR NELIKUMĪBĀM

Ziņojums par jaunu nelikumību (3)?

Jā (ja “Jā”, aizpildiet 2. tabulu)


Progresa ziņojums par gada programmas īstenošanu

2. tabula

Sākotnējais ziņojums par nelikumībām

Dalībvalsts: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Fonds: […]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Pārkāptais noteikums

Nelikumības veids

Sākotnējās informācijas datums/avots

Atklāšanas metode

Iespējama krāpšana

(Jā/nē)

Attiecīgā summa EUR

(Kopienas ieguldījums)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Pārskats par iepriekšējām nelikumībām?

Jā (ja “Jā”, aizpildiet 3. tabulu)


Progresa ziņojums par gada programmas īstenošanu

3. tabula

Ziņojums par iepriekšējām nelikumībām

Dalībvalsts: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Fonds: […]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Pārkāptais noteikums

Attiecīgā summa (EK ieguldījums) EUR

Uzraudzības darbības

Iekasēšanas rīkojums

(summa EUR)

EK ieguldījuma atsaukšana

Izdots

Samaksāts

Kavējuma procenti

Atcelts

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B.   Otrā avansa maksājuma pieprasījums

Es, apakšā parakstījies [atbildīgās personas vārds/uzvārds drukātiem burtiem],

rīkojoties [fonda nosaukums] pārvaldības un īstenošanas atbildīgās iestādes vārdā, pieprasu turpmāk norādītās summas samaksu kā otro avansa maksājumu.

EUR (4)

 

[precīzs skaitlis ar diviem cipariem aiz komata]

Šis maksājuma pieprasījums ir pieļaujams, jo:

a)

progresa ziņojums par gada programmas īstenošanu ir iesniegts Komisijai vai pievienots šim pieprasījumam;

b)

sertificēta izdevumu deklarācija par vismaz 60 % no pirmā avansa maksājuma summas ir iesniegta vai pievienota;

c)

gada programma ir īstenota saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu un ir pietiekama pārliecība, ka attiecīgie darījumi ir veikti likumīgi un pareizi;

d)

saistībā ar darbībām, kuru izdevumi ir deklarēti pieteikumā, nav pamatota Komisijas atzinuma par Līguma 226. panta pārkāpumu.

Komisijas maksājuma adresāts:

Par maksājumu saņemšanu atbildīgā iestāde

 

Banka

 

Bankas konta Nr.

 

Konta īpašnieks (ja īpašnieks nav par maksājumu saņemšanu atbildīgā iestāde)

 

Datums

Vārds/uzvārds drukātiem burtiem, zīmogs, amats un kompetentās iestādes pārstāvja paraksts.


(1)  Ja piemērojama.

(2)  Attiecīgos gadījumos – īpašie pasākumi, kas pamatdokumentā definēti kā ārkārtas pasākumi vai pārvietotas personas.

(3)  Kopš pēdēja progresa/noslēguma ziņojuma, kas nosūtīts Komisijai.

(4)  Kopējā summa, ko pieprasa pirmā avansa maksājuma papildināšanai.

5. PIELIKUMS

GADA PROGRAMMAS ĪSTENOŠANAS NOSLĒGUMA ZIŅOJUMA PARAUGS

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PĀRSKATA GADS:

A.   Tehniskais ziņojums

1.   PRAKTISKĀ ĪSTENOŠANA

1.1.   Programmas īstenošanas grafiks

1.2.   Atjaunināta progresa ziņojuma informācija par projektu, konkursu un to rezultātu atlases organizēšanas aprakstu, ja nepieciešams

1.3.   Programmas darbību īstenošanas sasniegumi saskaņā ar izvēlētajām prioritātēm

1.3.1.   Darbības 1. prioritātes īstenošanai

1.3.2.   Darbības 2. prioritātes īstenošanai

1.3.3.   Utt.

Darbības raksturojums, ko sniedz, aprakstot katru darbību saskaņā ar 1.3. punktu.

1.

Darbības nolūks un apjoms

2.

Atbilstošā gadījumā Komisijas apstiprinātas programmas izmaiņas

3.

Pārraudzības pasākumi, kas veikti īstenošanas laikā un pēc tam

4.

Faktiskie rezultāti

5.

Faktisko rezultātu novērtējums, salīdzinot ar programmā paredzētajiem mērķiem un rādītājiem

1.4.   Tehniskās palīdzības rezultāti

1.5.   Problēmas un programmas īstenošanai veiktie pasākumi

1.6.   Piemērotās procedūras, ja atbildīgā iestāde īstenoja projektu(-us) tieši, rīkojoties kā izpildinstitūcija (atbilstošos gadījumos)

1.7.   Saskaņotība un papildināmība ar citiem instrumentiem

2.   DAUDZGADU PROGRAMMAS ĪSTENOŠANAS PROGRESA NOVĒRTĒJUMS

3.   PASĀKUMI INFORMĀCIJAS NODROŠINĀŠANAI PAR PROGRAMMU

3.1.   Daudzgadu (1) un gada programmas publiskošanas pasākumi

3.2.   Pārskatāmības principa īstenošana

4.   FINANSIĀLĀ ĪSTENOŠANA

Noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu

1. tabula

Sīks finanšu pārskats

Dalībvalsts: […]

Atbilstošā gada programma: […]

Prioritāte/citas darbības: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]


(visi skaitļi ir doti EUR)

Dalībvalsts programmas plāns

Saistības dalībvalsts līmenī

Faktiskās summas, ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde

(izmaksas, kas radušās tiešajiem saņēmējiem, un galīgais EK ieguldījums)

Darbības

Projekti

Attiec. prioritāte

Attiec. īpašā prioritāte (2)

Programmas izmaksu kopsumma

(a)

EK ieguldījums

(b)

% EK ieguldījums

(c = b/a)

Atbilstīgo izmaksu kopsumma

(d)

EK ieguldījums

(e)

% EK ieguldījums

(f = e/d)

Atbilstīgo izmaksu kopsumma

(g)

EK ieguldījums

(h)

% EK ieguldījums

(i = h/g)

EK samaksātais ieguldījums

(j)

EK ieguldījums, kas vēl jāizmaksā/ atbildīgajai iestādei vēl jāatgūst

(k = h–j)

1. darbība: […]

1. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kopā 1. darbība

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

darbība: […]

1. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kopā … darbība […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N. darbība: […]

1. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N. projekts: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kopā N. darbība

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tehniskā palīdzība

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Citas darbības (3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KOPĀ

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.   Saraksts ar maksājumiem, kurus paredzēts atgūt, kāds tas ir (N + 2). gada 30. jūnijā (N = šīs gada programmas gads)

Noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu

2. tabula

Vēl nesamaksāto iekasēšanas rīkojumu saraksts

Dalībvalsts: […]

Fonds: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Kopējā atgūstamā summa

Atgūstamais EK ieguldījums

Atskaitīts no atbilstošā finanšu pārskata

(Jā/nē)

Atgūšanas iemesli

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2.   Iekasēšanas rīkojumu saraksts, kuri nav iekļauti iepriekšējo gada programmu finanšu pārskatos (atbilstošos gadījumos)

Noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu

3. tabula

Iekasēšanas rīkojumu saraksts, kuri vēl nav atskaitīti no iepriekšējām izdevumu deklarācijām

Dalībvalsts: […]

Fonds: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Kopējā atgūtā summa

Atgūtais EK ieguldījums

Atgūšanas datums

Atgūšanas iemesli

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.   ZIŅOJUMS PAR NELIKUMĪBĀM

Ziņojums par jaunu nelikumību (4)?

Jā (ja “Jā”, aizpildiet 4. tabulu)


Noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu

4. tabula

Sākotnējais ziņojums par nelikumībām

Dalībvalsts: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Fonds: […]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Pārkāptais noteikums

Nelikumības veids

Sākotnējās informācijas datums/avots:

Atklāšanas metode

Iespējama krāpšana

(Jā/nē)

Attiecīgā summa EUR

(Kopienas ieguldījums)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Pārskats par iepriekšējām nelikumībām?

Jā (ja “Jā”, aizpildiet 5. tabulu)


Noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu

5. tabula

Ziņojums par iepriekšējām nelikumībām

Dalībvalsts: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Fonds: […]

Atsauce

Gada programma

Projekts

Pārkāptais noteikums

Attiecīgā summa

(EK ieguldījums) EUR

Uzraudzības darbības

Iekasēšanas rīkojums

(summa EUR)

EK ieguldījuma atsaukšana

Izdots

Samaksāts

Kavējuma procenti

Atcelts

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.   PIELIKUMI

Individuālo projektu apraksta kopsavilkums (viena lapaspuse par katru projektu), norādot mērķus, sasniegumus, atbilstošos rādītājus, finanšu tabulu.

Image

B.   Noslēguma maksājuma pieprasījums/atlīdzināšanas deklarācija

Es, apakšā parakstījies [atbildīgās personas vārds/uzvārds drukātiem burtiem], pārstāvot [fonda nosaukums] atbildīgo iestādi,

pieprasu izmaksāt šādu summu:

EUR (5)

+

[precīzs skaitlis ar diviem cipariem aiz komata]

vai

deklarēju atlīdzināšanai šādu summu:

EUR (6)

[precīzs skaitlis ar diviem cipariem aiz komata]

Šī summa ir starpība starp avansa maksājumu kopsummu, kas saņemti šai gada programmai, un faktiskajiem deklarētajiem izdevumiem.

Šis maksājuma pieprasījums ir pieļaujams, jo:

a)

noslēguma ziņojums par gada programmas īstenošanu ir iesniegts Komisijai vai pievienots šim pieprasījumam;

b)

sertificēta izdevumu deklarācija ir iesniegta vai pievietota;

c)

gada revīzijas ziņojums, atzinums par pārvaldības un kontroles sistēmu darbību un deklarācija, kurā izvērtēts maksājuma pieprasījuma pamatojums, ko sagatavojusi revīzijas iestāde, ir iesniegti vai pievienoti;

d)

visi avansa maksājumiem uzkrājušies procenti ir norādīti gada programmā kā valsts ieguldījums un ir ņemti vērā izdevumu deklarācijā;

e)

gada programma ir īstenota saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu un ir pietiekama pārliecība, ka attiecīgie darījumi ir veikti likumīgi un pareizi;

f)

saistībā ar darbībām, kuru izdevumi ir deklarēti pieteikumā, nav pamatota Komisijas atzinuma par Līguma 226. panta pārkāpumu.

Komisijas maksājuma adresāts:

Par maksājumu saņemšanu atbildīgā iestāde

 

Banka

 

Bankas konta Nr.

 

Konta īpašnieks (ja īpašnieks nav par maksājumu saņemšanu atbildīgā iestāde)

 

Datums

Vārds/uzvārds drukātiem burtiem, zīmogs, amats un kompetentās iestādes pārstāvja paraksts


(1)  Piemērojami tikai noslēguma ziņojumam par pirmās gada programmas īstenošanu.

(2)  Ja piemērojama.

(3)  Attiecīgos gadījumos īpašie pasākumi, kas pamatdokumentā definēti kā ārkārtas pasākumi vai pārvietotas personas.

(4)  Kopš pēdēja progresa/noslēguma ziņojuma, kas nosūtīts Komisijai.

(5)  Kopējā summa, ko pieprasa avansa maksājuma(-u) papildināšanai.

(6)  Kopējā summa, ko pieprasa atlīdzināt pēc avansa maksājuma(-u) atskaitīšanas.

6. PIELIKUMS

REVĪZIJAS STRATĒĢIJAS PARAUGS

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

1.   REVĪZIJAS VIDE

1.1.   Stratēģijas joma (fondi, uz kuriem tā attiecas)

1.2.   Laikposms, uz kuru attiecas stratēģija

1.3.   Piemērojamie revīzijas standarti

2.   RISKA NOVĒRTĒJUMS

2.1.   Riska identificēšana un novērtējums

2.2.   Reakcija uz risku un atlikušais risks

3.   MĒRĶI UN PRIORITĀTES

3.1.   Revīziju mērķi

3.2.   Revīziju prioritātes

4.   REVĪZIJAS PIEEJA

4.1.   Sistēmu revīzijas

4.1.1.   Par revīzijas darbu atbildīgā struktūra/-as

4.1.2.   Iestādes, kas jārevidē

4.1.3.   Horizontālie jautājumi, kuri jāaptver sistēmu revīzijām

4.1.4.   Paredzamais sistēmu revīziju daudzgadu plāns (ja iespējams)

4.2.   Projektu revīzijas

4.2.1.   Par revīzijas darbu atbildīgā struktūra/-as

4.2.2.   Projektu atlases metodikas apraksts

5.   REVĪZIJU PLĀNI 2007. UN 2008. KALENDĀRAJAM GADAM

5.1.   2007. gads (1)

2007. gads

Sistēmu revīzijas

Fondi

Attiecīgās iestādes

Attiecīgie procesi

Revīzijas joma

Cilvēkdienas

Plānošana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Projektu revīzijas

Fondi

Programmas gads

Prioritāte

Projekts

Tiešais saņēmējs

Kopējās projekta atbilstīgās izmaksas

Izmaksas, kas jārevidē

Cilvēkdienas

Plānošana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.   2008. gads

Ievietojiet datus, par paraugu izmantojot 2007. gada tabulu.

Revīzijas stratēģijas pielikums(-i) (2). Gada plāni

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PĀRSKATA KALENDĀRAIS GADS:

1.   IZMAIŅAS REVĪZIJAS STRATĒĢIJĀ (ATBILSTOŠOS GADĪJUMOS)

2.   IEPRIEKŠĒJĀ GADA REVĪZIJU GALVENIE REZULTĀTI

3.   REVĪZIJAS PLĀNS 20XX. GADAM

Ievietojiet datus, par paraugu izmantojot 2007. gada tabulu.


(1)  Pēc vajadzības.

(2)  Jāiesniedz pēc revīzijas stratēģijas saskaņā ar 25. panta 2. punktu.

7. PIELIKUMS

REVĪZIJAS IESTĀDES ZIŅOJUMA PARAUGS

DALĪBVALSTS:

FONDS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

GADA PROGRAMMA, UZ KURU ATTIECAS ZIŅOJUMS: …

A.   Gada revīzijas ziņojums

1.   VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA

1.1.   Ziņojuma sagatavošanā iesaistītās struktūras

1.2.   Norādes uz galvenajām izmaiņām attiecīgās gada programmas revīzijas plānu īstenošanā un to pamatojums

1.3.   Revīziju rezultātu kopsavilkuma tabula

Revīzijas ziņojums

Dalībvalsts: […]

Atbilstošā gada programma: […]

Situācija: [diena/mēnesis/gads]

Kopš pēdējā ziņojuma pabeigtās sistēmu revīzijas

Fonds(-i)

Attiecīgās iestādes

Attiecīgie procesi

Revīzijas joma

Izmantotās cilvēkdienas

Galīgā ziņojuma datums

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


20xx. gada programmas projektu revīzijas

Fonds(-i)

Projekts

Tiešais saņēmējs

Kopējās atbilstīgās izmaksas

(a)

Revidētās atbilstīgās izmaksas

(b)

Finanšu korekcija

(c)

Kļūdu koeficients

(d = c/b)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kopā

0

0

0

%

Kopā gada programmā

(e)

(f)

Seguma koeficients:

(= f/e)

2.   SISTĒMU REVĪZIJAS

2.1.   Struktūras, kas veica revīzijas

2.2.   Apkopojošs veikto revīziju saraksts

2.3.   Galvenie konstatējumi, ieteikumi un secinājumi, kas izriet no pārvaldības un kontroles sistēmu revīzijām

2.4.   Revīzijas konstatējumu finansiālā ietekme

2.5.   Papildrevīzijas (atbilstošos gadījumos)

2.6.   Norāde, vai atklātās problēmas bija sistēmiskas, un norāde uz veiktajiem pasākumiem un finansiālo korekciju summu

2.7.   Informācija par revīzijas ieteikumu turpmāku uzraudzību

3.   PROJEKTU REVĪZIJAS

3.1.   Struktūras, kas veica revīzijas

3.2.   Apkopojošs veikto revīziju saraksts un pārbaudīto izdevumu apjoms procentos no Komisijai deklarētās kopējās atbilstīgo izmaksu summas

3.3.   Galvenie konstatējumi, ieteikumi un secinājumi revīziju gaitā attiecībā uz īstenotajiem projektiem

3.4.   Secinājumi, kas gūti revīziju gaitā par pārvaldības un kontroles sistēmu efektivitāti

3.5.   Revīzijas konstatējumu finansiālā ietekme

3.6.   Papildrevīzijas (atbilstošos gadījumos)

3.7.   Informācija par revīzijas ieteikumu turpmāku uzraudzību

3.8.   Norāde, vai atklātās problēmas bija sistēmiskas, un norāde uz veiktajiem pasākumiem un finansiālo korekciju summu

4.   IERPIEKŠĒJOS REVĪZIJAS ZIŅOJUMOS IEKĻAUTO REVĪZIJAS DARBĪBU UZRAUDZĪBA (PĒC VAJADZĪBAS)

4.1.   Informācija par iepriekšējo sistēmu revīzijas ieteikumu uzraudzību

4.2.   Informācija par iepriekšējo gada programmu sistemātisko darbību revīzijas rezultātiem

[atbildīgās personas paraksts]

B.   Atzinums par pārvaldības un kontroles sistēmu darbību

Eiropas Komisijai

1.   IEVADS

Es, apakšā parakstījies, pārstāvot [dalībvalsts norīkotās revīzijas iestādes nosaukums], esmu pārbaudījis [fonda nosaukums] pārvaldības un kontroles sistēmu darbību attiecībā uz darbībām, kas īstenotas saskaņā ar gada programmu [20XX]. gadam, nolūkā sniegt atzinumu par sistēmu darbības efektivitāti, kas sniegtu pietiekamu pārliecību par Komisijai iesniegto izdevumu deklarāciju pareizību, un tādējādi arī pietiekamu pārliecību, ka attiecīgie darījumi ir veikti likumīgi un pareizi.

2.   PĀRBAUDES APJOMS

Pārbaude ir veikta saskaņā ar šā fonda revīzijas stratēģiju laikposmam no [datums/mēnesis/gads] līdz [datums/mēnesis/gads], un par to ir ziņots gada revīzijas ziņojumā A. iedaļā.

Vai nu

Pārbaudes veikšanai paredzētajā apjomā nebija nekādu ierobežojumu

Vai

Pārbaudes veikšanu paredzētajā apjomā ierobežoja šādi faktori:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

(Norādiet jebkuru pārbaudes apjoma ierobežojumu, piemēram, sistemātiskas problēmas, pārvaldības un kontroles sistēmas nepilnības, pamatojuma dokumentu neesamību, tiesvedībā nodotās lietas u.tml., un novērtējiet izdevumu summu un Kopienas ieguldījumu, ko skar šie ierobežojumi. Ja revīzijas iestāde neuzskata, ka ierobežojumi ietekmē deklarētos izdevumus, tas ir jānorāda.)

3.   ATZINUMS

Vai nu (atzinums bez iebildumiem)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, šis ir mans atzinums, ka iepriekšminētās gada programmas pārvaldības un kontroles sistēmas, kas izveidotas [fonda nosaukums], atbilst pamatdokumentā [atsauce] [un Komisijas Lēmumā Nr. XXX/2007/EK] noteiktajām prasībām un to darbība ir efektīva, lai nodrošinātu pietiekamu pārliecību, ka Komisijai iesniegtās izdevumu deklarācijas ir pareizas, un tādējādi arī pietiekamu pārliecību, ka attiecīgie darījumi veikti likumīgi un pareizi.

Vai (atzinums ar iebildumiem)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, šis ir mans atzinums, ka iepriekšminētās gada programmas pārvaldības un kontroles sistēmas, kas izveidotas [fonda nosaukums], atbilst pamatdokumentā [atsauce] [un Komisijas Lēmumā Nr. XXX/2007/EK] noteiktajām prasībām un to darbība ir efektīva, lai nodrošinātu pietiekamu pārliecību, ka Komisijai iesniegtās izdevumu deklarācijas ir pareizas, un tādējādi arī pietiekamu pārliecību, ka attiecīgie darījumi veikti likumīgi un pareizi, izņemot turpmāk uzskaitīto:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

Manu uzskatu, ka šis(-ie) sistēmu aspekts(-i) neatbilst prasībām un/vai nedarbojas tā, lai nodrošinātu pietiekamu pārliecību par Komisijai iesniegto izdevumu deklarāciju pareizību, pamato šādi apsvērumi:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

Šo iebildumu ietekmi es novērtēju […] % apmērā no kopējiem deklarētajiem izdevumiem. Ietekmētais Kopienas ieguldījums tādējādi ir […]

Vai (negatīvs atzinums)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, šis ir mans atzinums, ka iepriekšminētās gada programmas pārvaldības un kontroles sistēmas, kas izveidotas [fonda nosaukums], neatbilst pamatdokumentā [atsauce] [un Komisijas Lēmumā Nr. XXX/2007/EK] noteiktajām prasībām un to darbība nav efektīva, lai nodrošinātu pietiekamu pārliecību, ka Komisijai iesniegtās izdevumu deklarācijas ir pareizas, un tādējādi tās nesniedz arī pietiekamu pārliecību, ka attiecīgie darījumi būtu veikti likumīgi un pareizi.

Šis negatīvais atzinums pamatojas uz:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

Datums

Paraksts

[atbildīgās personas paraksts]

C.   Maksājuma pieprasījuma apstiprinājums

Eiropas Komisijai

1.   IEVADS

Es, apakšā parakstījies, pārstāvot (dalībvalsts noteiktās revīzijas iestādes nosaukums), esmu attiecībā uz [fonda nosaukums] gada programmu [20xx]. gadam pārbaudījis šīs programmas revīzijas darba rezultātus [un esmu veicis papildrevīziju, ko uzskatīju par nepieciešamu].

Esmu plānojis un izpildījis šo darbu ar mērķi novērtēt, vai Kopienas ieguldījuma noslēguma maksājuma pieprasījums gada programmai [20xx]. gadam ir derīgs un vai attiecīgie darījumi, kas ietverti šīs gada programmas izdevumu deklarācijās, ir likumīgi un pareizi.

2.   PĀRBAUDES APJOMS

Vai nu

Pārbaudes veikšanai paredzētajā apjomā nebija nekādu ierobežojumu

Vai

Pārbaudes veikšanu paredzētajā apjomā ierobežoja šādi faktori:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

3.   ATZINUMS

Vai nu (atzinums bez iebildumiem)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, uzskatu, ka izdevumu deklarācijas visos būtiskajos aspektos pareizi atspoguļo gada programmas izdevumus un pieteikums šīs programmas Kopienas ieguldījuma noslēguma maksājuma saņemšanai ir derīgs.

Vai (atzinums ar iebildumiem)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, uzskatu, ka izdevumu deklarācijas visos būtiskajos aspektos pareizi atspoguļo gada programmas izdevumus un pieteikums šīs programmas Kopienas ieguldījuma noslēguma maksājuma saņemšanai ir derīgs, izņemot turpmāk izklāstīto:

a)

[…]

b)

[…]

c)

utt.

Šo iebildumu ietekmi es novērtēju … apmērā no kopējiem deklarētajiem izdevumiem. Tādējādi ietekmētais Kopienas ieguldījums ir …

Vai (negatīvs atzinums)

Pamatojoties uz iepriekšminēto pārbaudi, uzskatu, ka izdevumu deklarācijas neatspoguļo pareizi visos būtiskajos aspektos gada programmas izdevumus un tādējādi pieteikums šīs programmas Kopienas ieguldījuma noslēguma maksājuma saņemšanai nav derīgs.

Datums

Paraksts

[atbildīgās personas paraksts]

8. PIELIKUMS

IZDEVUMU DEKLARĀCIJAS PARAUGS OTRAJAM AVANSA MAKSĀJUMAM

DALĪBVALSTS:

FONDS:

SERTIFIKĀCIJAS IESTĀDE:

GADA PROGRAMMA, UZ KURU ATTIECAS ZIŅOJUMS:

Es, apakšā parakstījies [atbildīgās personas vārds/uzvārds drukātiem burtiem],

pārstāvot [fonda nosaukums] norīkoto sertifikācijas iestādi,

ar šo apliecinu, ka visi izdevumi, kas iekļauti progresa ziņojumā par gada programmas īstenošanu, kopā sastāda summu:

EUR (1)

 

[precīzs skaitlis ar diviem cipariem aiz komata]

Tāpat es apliecinu, ka ir novērojams progress darbību īstenošanā, lai sasniegtu mērķus, kas minēti Komisijas lēmumā, ar ko pieņem gada programmu, un saskaņā ar pamatdokumentu un tā īstenošanas noteikumiem, un jo īpaši:

1)

izdevumu deklarācija ir precīza, tā ir sagatavota, izmantojot uzticamas grāmatvedības sistēmas, un tajā ir izmantoti pārbaudāmi apliecinošie dokumenti;

2)

deklarētie izdevumi atbilst spēkā esošajiem Kopienas un valsts noteikumiem un ir radušies saistībā ar darbībām, kas izraudzītas finansēšanai saskaņā ar gada programmai piemērojamiem kritērijiem un Kopienas un valsts noteikumiem, jo īpaši ar publiskā iepirkuma noteikumiem;

3)

apstiprinājuma sniegšanas nolūkā no atbildīgās iestādes esmu saņēmis pietiekamu informāciju par procedūrām un izdevumu deklarācijās iekļauto izdevumu pārbaudēm;

4)

izdevumu deklarācijā un otrā avansa maksājuma pieteikumā attiecīgos gadījumos ir ņemtas vērā atgūtās summas un procenti, kas uzkrājušies saistībā ar gada programmas finansējumu.

Šī izdevumu deklarācija pamatojas uz kontiem, kas provizoriski noslēgti [diena/mēnesis/20gg].

Saskaņā ar pamatdokumenta 43. pantu apliecinošie dokumenti ir un arī turpmāk būs pieejami vēl vismaz piecus gadus pēc tam, kad Komisija programmu būs slēgusi.

Datums

Vārds/uzvārds drukātiem burtiem, zīmogs, amats, un sertifikācijas iestādes pārstāvja paraksts


(1)  Kopējā atbilstīgo izdevumu summa, ko samaksājuši tiešie saņēmēji vai kas izlietota tehniskajai palīdzībai.

9. PIELIKUMS

IZDEVUMU DEKLARĀCIJAS PARAUGS NOSLĒGUMA MAKSĀJUMAM

DALĪBVALSTS:

FONDS:

SERTIFIKĀCIJAS IESTĀDE:

GADA PROGRAMMA, UZ KURU ATTIECAS APSTIPRINĀJUMS:

Es, apakšā parakstījies [atbildīgās personas vārds/uzvārds],

pārstāvot [fonda nosaukums] norīkoto sertifikācijas iestādi,

ar šo apliecinu, ka visi izdevumi, kas iekļauti noslēguma ziņojumā par gada programmas īstenošanu, kopā sastāda summu:

EUR (1)

 

[precīzs skaitlis ar diviem cipariem aiz komata]

Tāpat es apliecinu, ka ir novērojams progress darbību īstenošanā, lai sasniegtu mērķus, kas minēti Komisijas lēmumā, ar ko pieņem gada programmu, un saskaņā ar pamatdokumentu, un jo īpaši:

1)

izdevumu deklarācija ir precīza, tā ir sagatavota, izmantojot uzticamas grāmatvedības sistēmas, un tajā ir izmantoti pārbaudāmi apliecinošie dokumenti;

2)

deklarētie izdevumi atbilst spēkā esošajiem Kopienas un valsts noteikumiem un ir radušies saistībā ar darbībām, kas izraudzītas finansēšanai saskaņā ar gada programmai piemērojamiem kritērijiem un Kopienas un valsts noteikumiem, jo īpaši ar publiskā iepirkuma noteikumiem;

3)

man ir pietiekama pārliecība, ka attiecīgie darījumi ir likumīgi un pareizi;

4)

apstiprinājuma sniegšanas nolūkā esmu no atbildīgās iestādes saņēmis pietiekamu informāciju par procedūrām un izdevumu deklarācijās iekļauto izdevumu pārbaudēm;

5)

ir pienācīgi ņemti vērā visu revīziju rezultāti, kurus veikusi revīzijas iestāde vai par kuru veikšanu tā bija atbildīga;

6)

izdevumu deklarācijā un noslēguma maksājuma pieteikumā attiecīgos gadījumos ir ņemtas vērā atgūtās summas un procenti, kas uzkrājušies saistībā ar gada programmas finansējumu.

Šī izdevumu deklarācija pamatojas uz kontiem, kas noslēgti [diena/mēnesis/20gg].

Saskaņā ar pamatdokumenta 43. pantu apliecinošie dokumenti ir un arī turpmāk būs pieejami vismaz vēl piecus gadus pēc tam, kad Komisija programmu būs slēgusi.

Datums

Vārds/uzvārds drukātiem burtiem, zīmogs, amats, un sertifikācijas iestādes pārstāvja paraksts


(1)  Kopējā atbilstīgo izdevumu summa, ko samaksājuši tiešie saņēmēji vai kas izlietota tehniskajai palīdzībai.

10. PIELIKUMS

NORĀDĪJUMI PAR EMBLĒMU UN STANDARTA KRĀSU DEFINĪCIJA

Simbolu apraksts

Uz debeszila pamata divpadsmit zeltainas zvaigznes veido apli, kas simbolizē Eiropas tautu savienību. Zvaigžņu skaits ir nemainīgs, skaitlis divpadsmit simbolizē pilnību un vienotību.

Heraldiskais apraksts

Zilā laukā divpadsmit zeltainas piecstaru zvaigznes veido apli tā, ka to stari nesaskaras.

Ģeometriskais apraksts

Image

Emblēma ir zila taisnstūra karoga formā, kura garums ir 1,5 reižu lielāks par platumu. Divpadsmit zeltainās zvaigznes, kas izvietotas ar vienādām atstarpēm, veido neredzamu apli, kura centrs ir taisnstūra diagonāļu krustpunkts. Apļa rādiuss ir vienāds ar vienu trešdaļu platuma. Visām zvaigznēm ir pieci stari, kas ir novietoti uz neredzamas riņķa līnijas, kuras rādiuss ir vienāds ar vienu astoņpadsmito daļu platuma. Visas zvaigznes ir stateniskas, t.i., pret mastu viens stars vertikāli un divi stari taisnā līnijā taisnā leņķī. Aplis ir tā veidots, ka zvaigznes šķiet novietotas tāpat kā stundas pulksteņa ciparnīcā. To skaits nav maināms.

Krāsas

Emblēma ir šādās krāsās: PANTONE REFLEX BLUE zila krāsa taisnstūrim, PANTONE YELLOW dzeltena krāsa zvaigznēm.

Četrkrāsu druka

Ja tiek izmantota četrkrāsu druka, atkārtoti jāizveido divas standartkrāsas, izmantojot četrkrāsu drukas krāsas. PANTONE YELLOW dzelteno krāsu iegūst, izmantojot 100 % dzeltenu proceskrāsu. PANTONE REFLEX BLUE zilo krāsu iegūst, sajaucot 100 % ciāna proceskrāsu un 80 % fuksīna proceskrāsu.

Internets

Tīmekļa paletē PANTONE REFLEX BLUE atbilst krāsai RGB:0/0/153 (heksadecimālam 000099) un PANTONE YELLOW atbilst tīmekļa paletes krāsai RGB:255/204/0 (heksadecimālais kods: FFCC00).

Melnbaltā reproducēšana

Izmantojot melno krāsu, melnā krāsā norādiet taisnstūra kontūru un drukājiet zvaigznes melnas uz balta fona.

Image

Izmantojot zilo krāsu (Reflex Blue), izmantojiet 100 % zilu un zvaigznes atveidojiet baltā negatīva krāsā.

Image

Reproducēšana uz krāsaina pamata

Ja nav iespējams cits fons kā krāsains, ap taisnstūri jābūt baltai apmalei, kuras platums ir 1/25 daļa no taisnstūra platuma.

Image

11. PIELIKUMS

NOTEIKUMI PAR EIROPAS BĒGĻU

FONDA IZDEVUMU ATBILSTĪBU

I.   Vispārīgi noteikumi

I.1.   PAMATPRINCIPI

1.

Saskaņā ar pamatdokumentu, lai izdevumi būtu atbilstīgi, tiem jābūt:

a)

atbilstošiem fonda un tā mērķu jomai, kā aprakstīts pamatdokumenta 1. un 2. pantā;

b)

atbilstošiem darbībām, kas uzskaitītas pamatdokumenta 3. pantā, vai ārkārtas pasākumu gadījumā saistītiem ar attiecīgajām darbībām, kas uzskaitītas pamatdokumenta 5. pantā;

c)

nepieciešamiem, lai veiktu tāda projekta pasākumus, kas ir daļa no daudzgadu vai gada programmas, kā to apstiprinājusi Komisija, vai attiecināmiem uz ārkārtas pasākumiem saskaņā ar pamatdokumenta 5. panta definīciju, ja tie veido attiecīgās gada programmas grozījumus;

d)

saprātīgiem un atbilstošiem pareizas finanšu pārvaldības principiem, jo īpaši attiecībā uz izdevīgumu un izmaksu lietderību;

e)

tādiem, kas radušies tiešajam saņēmējam un/vai projekta partneriem, kas darbojas un reģistrēti dalībvalstī, izņemot gadījumus attiecībā uz starptautiskām starpvaldību organizācijām, kuras cenšas sasniegt tos pašus mērķus, kas noteikti pamatdokumentā. Ņemot vērā šā lēmuma 39. panta 2. punktu, noteikumus, kas piemērojami tiešajam saņēmējam, piemēro mutatis mutandis arī projekta partneriem;

f)

saistītiem ar pamatdokumenta 6. pantā definētajām mērķgrupām;

g)

tādiem, kas radušies saskaņā ar subsīdiju līguma īpašajiem noteikumiem.

2.

Daudzgadu darbību gadījumā pamatdokumenta 14. panta 6. punkta nozīmē par projektu, uz kuru jāattiecina šie atbilstības noteikumi, uzskata tikai to darbības daļu, ko līdzfinansē gada programmas ietvaros.

3.

Fonda atbalstītos projektus nevar finansēt no citiem avotiem, kas ietver Kopienas budžeta līdzekļus. Fonda atbalstītos projektus līdzfinansē no valsts vai privātā sektora līdzekļiem.

I.2.   PROJEKTA BUDŽETS

Projekta budžetu iesniedz šādā veidā:

Izdevumi

Ieņēmumi

+

tiešās izmaksas (TI)

+

netiešās izmaksas (subsīdiju līgumā noteikta konkrēta procentos izteikta daļa no TI)

+

izmaksas, ko sedz ar norīkotiem ienākumiem (pēc vajadzības)

+

EK ieguldījums (definēts kā mazākā no trīs summām, kas norādītas šī lēmuma 12. pantā)

+

tiešā saņēmēja un projekta partneru ieguldījums  (1)

+

trešo personu ieguldījums

+

ieņēmumi, ko radījis pats projekts

= Kopējās atbilstīgās izmaksas (KAI)

= Kopējie ienākumi

Budžetam ir jābūt līdzsvarotam: kopējām atbilstīgajām izmaksām ir jābūt vienādām ar kopējiem ieņēmumiem.

I.3.   IEŅĒMUMI UN BEZPEĻŅAS PRINCIPS

1.

Fonda atbalstītajiem projektiem jābūt bezpeļņas projektiem. Ja projekta noslēgumā ienākumi, ieskaitot ieņēmumus, pārsniedz izdevumus, attiecīgi samazina Eiropas Bēgļu fonda ieguldījumu projektā. Visiem projekta ienākumu avotiem jābūt reģistrētiem tiešā saņēmēja grāmatvedībā vai nodokļu dokumentos un tiem jābūt identificējamiem un pārbaudāmiem.

2.

Projekta ienākumus veido finansiālie ieguldījumi, kas projektam piešķirti no Fonda, valsts vai privāto līdzekļu ieguldījumi, ieskaitot paša finansējuma saņēmēja ieguldījumu, kā arī paša projekta ieņēmumi. “Ieņēmumi” šajos noteikumos nozīmē ienākumus, ko projekts gūst I.4. punktā aprakstītajā atbilstības laikposmā no pārdošanas, nomas, pakalpojumiem, vai reģistrēšanās nodevām, un citus tamlīdzīgus ienākumus.

3.

Kopienas ieguldījumu, piemērojot bezpeļņas principu saskaņā ar šī lēmuma 12. panta c) punktu, aprēķina, no “kopējām atbilstīgajām izmaksām” atņemot “trešo personu ieguldījumu” un atņemot “projekta paša ieņēmumus”.

I.4.   ATBILSTĪBAS LAIKPOSMS

1.

Projekta izmaksām jārodas un attiecīgajiem maksājumiem jābūt izdarītiem (izņemot amortizāciju) pēc tā gada 1. janvāra, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalsts gada programmas. Atbilstības laikposms ir līdz (N (2) + 1). gada 31. decembrim, kas nozīmē, ka projekta izdevumiem ir jārodas pirms šā datuma.

2.

Izņēmums no iepriekšminētā atbilstības laikposma ir ārkārtas pasākumi (sk. pamatdokumenta 21. panta 3. punktu) un tehniskā palīdzība dalībvalstij (sk. V. nodaļas 3. punktu).

I.5.   IZDEVUMU UZSKAITE

1.

Izdevumi atbilst tiešo saņēmēju veiktajiem maksājumiem. Tiem ir jābūt finanšu (skaidras naudas) transakciju veidā, izņemot amortizācijas izdevumus.

2.

Izdevumus vienmēr pamato ar oficiāliem rēķiniem. Ja tas nav iespējams, maksājumus pamato ar uzskaites dokumentiem vai apliecinošiem dokumentiem, kam ir līdzvērtīgs pierādījuma spēks.

3.

Izdevumiem jābūt identificējamiem un pārbaudāmiem. Jo īpaši tiem jābūt:

a)

atzīmētiem tiešā saņēmēja grāmatvedības uzskaites dokumentos;

b)

noteiktiem saskaņā ar spēkā esošajiem grāmatvedības standartiem tajā valstī, kurā darbību veic tiešais saņēmējs, un atbilstošiem tiešā saņēmēja parastajai izdevumu uzskaites praksei; un

c)

deklarētiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem nodokļu un sociālajā jomā.

4.

Atbilstošos gadījumos tiešajiem saņēmējiem ir pienākums glabāt uzskaites dokumentu apstiprinātas kopijas, kas pamato partneru ienākumus un izdevumus saistībā ar attiecīgo projektu.

5.

Šādu uzskaites datu glabāšanai un apstrādei ir jāatbilst valsts tiesību aktiem datu aizsardzības jomā.

I.6.   TERITORIĀLĀ DARBĪBAS JOMA

1.

Pamatdokumenta 3. un 5. pantā aprakstīto darbību izdevumiem:

a)

jābūt I. nodaļas 1. punkta e) apakšpunktā definēto tiešo saņēmēju izdevumiem; un

b)

jārodas dalībvalsts teritorijā, izņemot darbības, kas saistītas ar pamatdokumenta 3. panta 5. punktā minēto pārvietošanu, kuras var veikt gan dalībvalsts teritorijā, gan valstī, kas uzņem pārvietotās personas.

2.

Projekta partneri, kas reģistrēti un darbojas trešā valstī, var piedalīties projektā, neradot tam izmaksas, izņēmums ir starptautiskās valdību organizācijas. Tādējādi šādu partneru izdevumi nav atbilstīgi.

II.   Atbilstīgo izmaksu kategorijas (attiecībā uz projektu)

II.1.   TIEŠĀS ATBILSTĪGĀS IZMAKSAS

Tiešās atbilstīgās projekta izmaksas ir īpašas izmaksas, kas, pienācīgi ņemot vērā I nodaļas vispārīgos noteikumus, ir tieši saistītas ar projekta īstenošanu. Tiešās izmaksas iekļauj projekta kopējā budžeta aprēķinā.

Par atbilstīgām tiešajām izmaksām uzskata šādas izmaksas.

II.1.1.   Personāla izmaksas

II.1.1.1.   Vispārīgi noteikumi

1.

Tiešās personāla izmaksas ir atbilstīgas tikai attiecībā uz tām personām, kurām ir nozīmīga un tieša loma projekta īstenošanā, kā projekta vadītāji un citi personāla locekļi, kas iesaistīti projekta īstenošanas darbībās, piemēram, projekta pasākumu plānošanā, pasākumu īstenošanā (vai pārraudzībā), pakalpojumu sniegšanā projekta adresātiem u.tml.

Izmaksas saistībā ar citiem tiešā saņēmēja personāla locekļiem, kuriem ir tikai atbalsta funkcijas (piemēram, galvenais vadītājs, grāmatvedis, sagādnieks, personāldaļa, datortehnikas speciālists, administratīvais palīgs, sekretārs utt.), nav atbilstīgas kā tiešās izmaksas, un tās uzskata par netiešajām izmaksām (sk. II nodaļas 2. punktu).

2.

Personāla izmaksas sīki apraksta budžeta projektā, norādot funkcijas, personāla locekļu skaitu un vārdus.

Ja personu vārdi vēl nav zināmi vai tos nevar atklāt, sniedz norādes par tās personas profesionālo un tehnisko kvalifikāciju, kurai uzticēs īstenot nozīmīgas projekta funkcijas/uzdevumus.

3.

Projektam asignētās personāla izmaksas, tas ir, algas, sociālās apdrošināšanas iemaksas un citas atalgojuma izmaksas, ir atbilstīgas, ja tās nepārsniedz tiešā saņēmēja parastās atalgojuma shēmas vidējās likmes. Atbilstošos gadījumos šajā skaitlī var ietilpt visas darba devēja parasti veiktās iemaksas, tomēr izņemot prēmijas, veicināšanas maksājumus vai peļņas sadales shēmas. Nodevas, nodokļi vai maksājumi (jo īpaši algām piemērojamie tiešie nodokļi un sociālās apdrošināšanas maksājumi), kas attiecas uz fonda līdzfinansētiem projektiem, uzskatāmi par atbilstīgām izmaksām tikai tad, ja tie faktiski piemēroti finansējuma tiešajam saņēmējam.

II.1.1.2.   Īpaši noteikumi attiecībā uz valsts struktūru personāla izmaksām

Valsts struktūru, kas īsteno projektu, personāla izmaksas uzskata par atbilstīgām tiešajām izmaksām tikai šādos gadījumos:

a)

tiešais saņēmējs personu ir pieņēmis darbā uz līguma pamata tikai projekta īstenošanas vajadzīlām;

b)

persona, ko tiešais saņēmējs pastāvīgi nodarbināta uz nenoteiktu laiku:

pilda ar projekta īstenošanu īpaši saistītus uzdevumus kā virsstundas, vai

ar pilnībā dokumentētu organizācijas lēmumu ir norīkota pildīt uzdevumus, kas ir īpaši saistīti ar projekta īstenošanu un neietilpst viņa/viņas parastajos darba pienākumos, un organizācija pieņem darbā citu personu, kas aizvieto iepriekšminēto personu un pilda viņa/viņas parastos darba pienākumus.

II.1.2.   Ceļa un uzturēšanās izdevumi

1.

Ceļa un uzturēšanās izdevumi ir atbilstīgas tiešās izmaksas tikai attiecībā uz:

a)

tiešā saņēmēja personāla locekļiem, kuru izmaksas ir definētas kā atbilstīgas II nodaļas 1.1. punktā;

b)

tiešā saņēmēja personāla locekļiem, kuri pilda atbalsta funkcijas, kā definēts II nodaļas 1.1. punktā, pienācīgi pamatotos izņēmuma gadījumos;

c)

citām ar tiešo saņēmēju nesaistītām personām, kas piedalās projekta pasākumos. Šajā gadījumā kā pierādījums ir jāsaglabā apmeklējumu saraksti.

2.

Ceļa izmaksas ir atbilstīgas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām. Atmaksājamo izdevumu likmes nosaka, balstoties uz lētāko sabiedriskā transporta veidu, un lidojumi vienmēr ir pieļaujami tikai tad, ja ceļojums ir garāks par 800 km (turp un atpakaļ) vai ja galamērķis ģeogrāfisku īpatnību dēļ attaisno aviosatiksmes izvēli. Iekāpšanas kartes ir jāsaglabā. Ja izmanto privāto automašīnu, atmaksājamos izdevumu parasti aprēķina, pamatojoties vai nu uz sabiedriskā transporta izmaksām, vai nobrauktā attāluma likmēm saskaņā ar attiecīgās dalībvalsts publicētiem oficiāliem noteikumiem vai tiešā saņēmēja parasti izmantotiem noteikumiem.

3.

Uzturēšanās izmaksas ir atbilstīgas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām vai dienas naudu. Ja organizācijai ir savas dienas naudas likmes (uzturēšanās nauda), tās piemēro, ievērojot dalībvalstī noteikto maksimālo robežu saskaņā ar valsts tiesību normām un praksi. Vispārējā izpratnē uzturēšanās nauda ietver vietējā transporta (ieskaitot braucienus ar taksometru), nakšņošanas, ēdienreižu, vietējo telefona sakaru un citas papildu izmaksas.

II.1.3.   Aprīkojums

II.1.3.1.   Vispārīgi noteikumi

1.

Izmaksas par aprīkojuma iegādi (pamatojoties uz iegādāto pamatlīdzekļu amortizācijas izmaksām, īres vai nomas izmaksām) ir atbilstīgas tikai tad, ja tās ir būtiski nepieciešamas projekta īstenošanai. Aprīkojumam jāpiemīt projektam nepieciešamajām tehniskajām iezīmēm un tam jāatbilst spēkā esošajām normām un standartiem.

2.

Izmaksas par ikdienas administratīvo aprīkojumu (piemēram, drukas ierīce, klēpja dators, kopētājs, tālrunis, kabeļi u.tml.) nav atbilstīgas tiešās izmaksas, un tās uzskata par netiešajām izmaksām (sk. II nodaļas 2. punktu).

3.

Izvēle starp īri, nomu vai pirkumu vienmēr jāpamato ar vislētāko variantu. Tomēr, ja īre vai noma nav iespējama projekta īstermiņa rakstura dēļ vai aprīkojuma vērtības straujas krišanās dēļ, pirkums ir pieļaujams un amortizācijas izdevumus, kā aprakstīts turpmāk, var uzskatīt par atbilstīgiem, pamatojoties uz valsts noteikumiem par amortizāciju.

II.1.3.2.   Noma un īre

Izdevumi saistībā ar nomu vai īri var pretendēt uz līdzfinansējumu, ievērojot dalībvalstī spēkā esošos noteikumus, valsts tiesību aktus un praksi, kā arī nomas vai īres termiņu saistībā ar projekta mērķiem.

II.1.3.3.   Pirkumi

1.

Ja aprīkojumu pērk pirms projekta vai tā laikā, atbilstīga ir tikai tā amortizācijas izdevumu daļa, kas atbilst aprīkojuma izmantošanas laikposmam un faktiskās izmantošanas apjomam projektam vajadzībām.

2.

Izmaksas attiecībā uz aprīkojumu, kas pirkts pirms projekta sākšanās, bet kuru izmanto projekta vajadzībām, ir atbilstīgas pamatojoties uz amortizāciju. Tomēr šīs izmaksas nav atbilstīgas, ja aprīkojums pirkts ar Kopienas subsīdijas palīdzību.

3.

Aprīkojuma iegādes izmaksas atbilst parastajai tirgus cenai, un attiecīgo priekšmetu vērtību amortizē saskaņā ar tiešajam saņēmējam piemērojamiem nodokļu un grāmatvedības noteikumiem.

4.

Atsevišķiem priekšmetiem, kuru vērtība ir mazāka par EUR 1 000, visa pirkuma summa ir atbilstīgās izmaksas ar noteikumu, ka aprīkojums ir nopirkts projekta pirmajos trīs mēnešos.

II.1.4.   Nekustamais īpašums

II.1.4.1.   Vispārīgi noteikumi

Nekustamā īpašuma pirkuma, celtniecības vai atjaunošanas gadījumā, kā arī nekustamā īpašuma nomas gadījumā tam jāpiemīt projektam nepieciešamajām tehniskajām iezīmēm un jāatbilst spēkā esošajām normām un standartiem.

II.1.4.2.   Pirkums, celtniecība vai atjaunošana

1.

Ja nekustamā īpašuma iegāde ir nepieciešama projekta īstenošanai un ir skaidri redzama saikne ar projekta mērķiem, nekustamā īpašuma pirkumam, tas ir, jau uzceltu ēku pirkumam, vai nekustamā īpašuma celtniecībai var saņemt līdzfinansējumu, ja ir ievēroti turpmāk minētie nosacījumi, neskarot iespēju piemērot stingrākus valsts noteikumus:

a)

no neatkarīga kvalificēta novērtētāja vai pienācīgi apstiprinātas oficiālas iestādes jāsaņem apliecinājums, kurā norādīts, ka cena nepārsniedz tirgus vērtību, un apstiprināts, ka nekustamais īpašums atbilst valsts noteikumiem vai norādītas neatbilstības, ko tiešais saņēmējs plāno novērst projekta ietvaros;

b)

nekustamais īpašums pirms projekta īstenošanas uzsākšanas nekad nav ticis iegādāts ar Kopienas subsīdijas palīdzību;

c)

nekustamais īpašums ir jāizmanto tikai projektā noteiktajam mērķim vismaz piecus gadus pēc projekta noslēguma datuma, ja vien Komisija nav devusi īpašu atļauju;

d)

atbilstīga ir tikai tā amortizācijas izdevumu daļa, kas atbilst izmantošanas laikposmam un faktiskās izmantošanas apjomam projektam vajadzībām. Amortizāciju aprēķina saskaņā ar valsts grāmatvedības noteikumiem.

2.

Atjaunošanas gadījumā piemērojami tikai iepriekš c) un d) punktā minētie nosacījumi.

II.1.4.3.   Noma

Nekustamā īpašuma nomai var saņemt līdzfinansējumu, ja pastāv skaidra saikne starp nomu un attiecīgā projekta mērķiem un ja ir ievēroti turpmāk minētie nosacījumi, neskarot iespēju piemērot stingrākus valsts noteikumus:

a)

nekustamais īpašums nav iegādāts ar Kopienas subsīdijas palīdzību;

b)

nekustamais īpašumu jāizmanto tikai projekta īstenošanai. Pretējā gadījumā atbilstīga ir tikai tā izmaksu daļa, kas ir proporcionāla izlietojumam projekta vajadzībām.

II.1.4.4.   Tiešā saņēmēja biroja telpas

Izmaksas par tiešā saņēmēja biroja telpu iegādi, celtniecību vai atjaunošanu tā parastās darbības veikšanai nav atbilstīgas izmaksas. Tās ir netiešās izmaksas (sk. II nodaļas 2. punktu).

II.1.5.   Palīgmateriāli, piegāde un citi vispārīgi pakalpojumi

1.

Palīgmateriālu, piegādes un citu vispārīgo pakalpojumu izmaksas ir atbilstīgas, ja tās ir identificējamas un tieši nepieciešamas projekta īstenošanai.

2.

Tomēr biroja preču piegādes izmaksas, kā arī visu veidu sīku administratīvo palīgmateriālu piegādes izmaksas, reprezentācijas izmaksas un izmaksas par vispārīgiem pakalpojumiem (piemēram, tālrunis, internets, pasts, biroja uzkopšana, komunālie pakalpojumi, apdrošināšana, personāla mācības un darbā pieņemšana u.tml.) nav tiešās atbilstīgās izmaksas. Tās ietilpst netiešajās izmaksās saskaņā ar II nodaļas 2. punktu.

II.1.6.   Apakšuzņēmumu līgumi

1.

Tiešajiem saņēmējiem ir jābūt spējīgiem īstenot projekta pasākumus pašiem. Tāpēc apakšuzņēmumu līgumu slēgšanai ir jābūt ierobežotai un tā nedrīkst pārsniegt 40 % no projekta tiešajām atbilstīgajām izmaksām, izņemot īpaši pamatotus gadījumus, kad saņemta iepriekšēja atbildīgās iestādes piekrišana.

2.

Izdevumiem, kas radušies no turpmāk aprakstītajiem apakšuzņēmumu līgumiem, nevar saņemt līdzfinansējumu no fonda:

a)

projekta vispārējās pārvaldības uzdevumu apakšlīgumi;

b)

apakšlīgumi, kuri palielina projekta izmaksas, taču nerada samērīgu papildu vērtību projektam;

c)

apakšlīgumi ar starpniekiem vai konsultantiem, maksājumu nosakot procentuāli no projekta kopējām izmaksām, ja vien tiešais finansējuma saņēmējs šāda veida maksājumu nav pamatojis, balstoties uz veiktā darba vai pakalpojumu faktisko vērtību.

3.

Attiecībā uz visiem apakšuzņēmumu līgumiem apakšuzņēmējs apņemas revīzijas un kontroles iestādēm sniegt visu vajadzīgo informāciju par apakšuzņēmuma darbībām.

II.1.7.   Izmaksas, kas tieši izriet no nosacījumiem saistībā ar ES līdzfinansējumu

Izmaksas, kas ir vajadzīgas, lai izpildītu ar ES līdzfinansējumu saistītas prasības, piemēram izmaksas, kas saistītas ar publicitāti, pārskatāmību, projektu novērtējumu, neatkarīgu revīziju, bankas garantijām, tulkošanas izmaksas u.tml., ir atbilstīgas tiešās izmaksas.

II.1.8.   Ekspertu atalgojums

Maksa par juridiskām konsultācijām, notāru pakalpojumiem vai tehnisko un finanšu ekspertu atalgojums ir atbilstīgas izmaksas.

II.1.9.   Īpašās izmaksas saistībā ar mērķgrupām

Palīdzības sniegšanas mērķiem pirkumi, ko tiešais saņēmējs izdara mērķgrupām, un atlīdzības, ko tiešais saņēmējs izmaksājis, lai segtu mērķgrupām radušos izdevumus, ir atbilstīgas, ievērojot šādus īpašos nosacījumus:

a)

tiešais saņēmējs visu pamatdokumenta 43. pantā noteikto laiku glabā visu nepieciešamo informāciju un pierādījumus, ka personas, kas saņēmušas minēto palīdzību atbilst mērķgrupai, kas definēta pamatdokumenta 6. pantā;

b)

tiešais saņēmējs visu pamatdokumenta 43. pantā noteikto laiku glabā pierādījumus par sniegto atbalstu (piemēram, rēķinus un kvītis), kas pierāda, ka personas patiešām ir saņēmušas šo atbalstu.

II.1.10.   Ārkārtas pasākumi

1.

Tikai pienācīgi pamatotu iemeslu gadījumā ir pieļaujamas atkāpes no šajā lēmumā paredzētajiem atbilstības noteikumiem attiecībā uz izdevumiem, kas saistīti ar ārkārtas pasākumiem ar noteikumu, ka Komisija tos ir apstiprinājusi lēmumā, ar kuru atļauj ārkārtas pasākumus.

2.

Saskaņā ar pamatdokumenta 21. panta 3. punktu atbilstības periods ilgst maksimāli sešus mēnešus, kas nozīmē, ka projekta izmaksām jārodas šajā laikposmā.

II.2.   NETIEŠĀS ATBILSTĪGĀS IZMAKSAS

1.

Netiešās izmaksas ir to izdevumu kategorija, kas neatbilst īpašajām ar projektu tieši saistītajām izmaksām. Fiksēta procentu likme no kopējā tiešo atbilstīgo izmaksu apjoma var būt atbilstīgas kā netiešās izmaksas ar noteikumu, ka:

a)

netiešās izmaksas ir minimālas un dalībvalsts attiecībā uz vajadzībām ir paredzējusi fiksētu netiešo izmaksu procentu likmi;

b)

netiešās izmaksas ir paredzētas projekta plānotajā budžetā;

c)

netiešās izmaksas neietver izmaksas, kas saņem finansējumu saskaņā ar citu projekta budžeta posteni;

d)

netiešās izmaksas netiek finansētas no cita avota. Organizācijas, kas no ES budžeta un/vai dalībvalstīm saņem subsīdijas savas darbības nodrošināšanai, nevar budžeta plānā iekļaut netiešās izmaksas;

e)

parasti netiešo izmaksu fiksētā procentu likme attiecībā pret tiešo atbilstīgo izmaksu kopējo apjomu nevar pārsniegt 20 %. Tomēr netiešo izmaksu fiksētā procentu likme nepārsniedz 10 %:

ja atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildinstitūcija saskaņā ar 7. panta 3. punktu, vai

apakšuzņēmumu līgumi pārsniedz 40 % no tiešajām atbilstīgajām izmaksām.

2.

Netiešajām izmaksām atļautā procentu likme jo īpaši attiecas uz šādiem izdevumiem:

a)

personāla izmaksas, kas nav atbilstīgas kā tiešās izmaksas, kā noteikts II. nodaļas 1.1.1. punkta 1. apakšpunktā;

b)

administrācijas un pārvaldības izmaksas, piemēram, II. nodaļas 1.5.2. punktā minētās izmaksas;

c)

maksa un nodevas par bankas pakalpojumiem (izņemot bankas garantijas saskaņā ar II. nodaļas 1.7. punktu);

d)

nekustamā īpašuma amortizācijas un uzturēšanas izmaksas, kas saistītas ar ikdienas administratīvajām darbībām, piemēram izmaksas, kas aprakstītas II. nodaļas 1.4.4. punktā;

e)

visas izmaksas, kas ir saistītas ar projektu, bet kurām nav piemērojams II. nodaļas 1. punkts “Tiešās atbilstīgās izmaksas”.

III.   Neatbilstīgie izdevumi

Šādas izmaksas ir neatbilstīgas:

a)

PVN, izņemot ja tiešais saņēmējs var parādīt, ka viņš nespēj to atgūt;

b)

kapitāla peļņa, parādi un parādu apkalpošanas izmaksas, debeta procenti, ārvalstu valūtas maiņas komisija un zaudējumi valūtas kursu svārstību rezultātā, uzkrājumi zaudējumiem vai iespējamām saistībām nākotnē, procentu maksājumi, apšaubāmi parādi, soda naudas, finansiālas sankcijas, ar tiesāšanos saistītas izmaksas un pārmērīgi vai neapdomāti izdevumi;

c)

reprezentācijas izmaksas, kas attiecas tikai uz projekta darbiniekiem. Ir pieļaujamas saprātīgas reprezentācijas izmaksas saviesīgiem pasākumiem, ko attaisno projekta veids, piemēram, izmaksas projekta noslēguma pasākumam vai projekta koordinācijas grupas sanāksmēm;

d)

izmaksas, ko deklarējis tiešais saņēmējs un kas attiecas uz citu projektu vai darba programmu, kas saņem Kopienas subsīdiju;

e)

zemes iegāde;

f)

personāla izmaksas ierēdņiem, kas piedalās projekta īstenošanā, veicot uzdevumus, kuri ietilpst to ikdienas darba pienākumos;

g)

ieguldījumi natūrā.

IV.   Izmaksas, ko sedz ar norīkotiem ienākumiem

1.

Pienācīgi pamatotos gadījumos tiešā saņēmēja un projekta partneru ieguldījums projekta līdzfinansēšanā daļēji var izpausties kā darbs, ko veic šo struktūru nodarbinātie un projektā iesaistītie pastāvīgie ierēdņi. Tādos gadījumos šīs izmaksas nav atbilstīgas ne kā tiešās, ne netiešās personāla izmaksas, kā definēts II. nodaļas 1.1. punktā un II. nodaļas 2. punktā, bet tās ir atbilstīgas kā izmaksas, ko sedz ar norīkotiem ienākumiem.

2.

Šādi ieguldījumi nedrīkst pārsniegt 50 % no tiešā saņēmēja kopējā ieguldījuma. Šajā gadījumā piemēro turpmāk uzskaitītos noteikumus:

a)

valsts ierēdņu uzdevumi ir īpaši saistīti ar projekta īstenošanu un neizriet no attiecīgiem likumā paredzētiem valsts iestādes uzdevumiem;

b)

ierēdņi, kuriem ir uzticēts īstenot projektu, ir norīkoti ar oficiālu kompetentas iestādes lēmumu;

c)

šo ieguldījumu vērtību var revidēt, un tā nedrīkst pārsniegt attiecīgi ar valsts iestādes grāmatvedības dokumentiem pierādāmās faktiskās izmaksas.

V.   Tehniskā palīdzība pēc dalībvalsts ierosmes

1.

Pēc katras dalībvalsts ierosmes turpmāk uzskaitītie tehniskās palīdzības pasākumi ir atbilstīgi katrai gada programmai, ievērojot ierobežojumus, kas noteikti pamatdokumenta 16. pantā:

a)

izdevumi, kas saistīti ar darbību sagatavošanu, atlasi, novērtējumu, pārvaldību un uzraudzību (ieskaitot datortehniku un palīgmateriālus);

b)

izdevumi, kas saistīti ar darbību vai projektu revīzijām un pārbaudēm uz vietas;

c)

izdevumi, kas saistīti ar darbību vai projektu novērtēšanu;

d)

izdevumi, kas saistīti ar informāciju, tās izplatīšanu un pārskatāmības nodrošināšanu attiecībā uz darbībām;

e)

iegādes, uzstādīšanas un uzturēšanas izdevumi datorsistēmām, kas saistītas ar fondu pārvaldību, pārraudzību un novērtēšanu;

f)

izdevumi, kas veikti attiecībā uz pārraudzības komiteju un apakškomiteju sanāksmēm saistībā ar darbību īstenošanu. Šie izdevumi var būt arī ekspertu un citu šo komiteju dalībnieku izmaksas, ieskaitot dalībniekus no trešām valstīm, ja viņu dalība ir būtiska darbību efektīvai īstenošanai;

g)

izdevumi, kas saistīti ar algām, ieskaitot sociālās apdrošināšanas iemaksas, ir atbilstīgi vienīgi attiecībā uz:

valsts civildienesta ierēdņiem vai citām valsts amatpersonām, kas ar oficiālu kompetentās iestādes lēmumu uz laiku norīkotas veikt uzdevumus, kuri minēti a) līdz f) punktā,

pārējiem darbiniekiem, ko nodarbina a) līdz f) punktā minēto uzdevumu veikšanai,

norīkojuma vai nodarbināšanas termiņš nedrīkst pārsniegt pēdējo izdevumu atbilstības dienu, kas noteikta lēmumā, ar kuru apstiprina palīdzību.

2.

Tehniskās palīdzības ietvaros var finansēt izdevumus, kas radušies jebkurai no šādām iestādēm: atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde, revīzijas iestāde, sertifikācijas iestāde.

3.

Ar tehnisko palīdzību saistītajiem pasākumiem un attiecīgajiem maksājumiem jābūt veiktiem pēc tā gada 1. janvāra, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalsts gada programmas. Atbilstības laikposms ir līdz (N (3) + 2). gada jūnija beigām vai līdz jebkuram vēlākam datumam, kas atbilst noslēguma ziņojuma par gada programmas īstenošanu iesniegšanas termiņam.

4.

Visi publiskie iepirkumi ir jāveic saskaņā ar valsts publiskā iepirkuma noteikumiem, kas ir spēkā dalībvalstī.

5.

Dalībvalstis var īstenot tehniskās palīdzības pasākumus šim fondam kopā ar tehniskās palīdzības pasākumiem dažiem citiem vai visiem četriem fondiem. Tomēr šādā gadījumā tikai tā izdevumu daļa, kas izmantota kopīgā pasākuma īstenošanai attiecībā uz šo fondu, var saņemt finansējumu no šā fonda, un dalībvalstis nodrošina, ka:

a)

kopīgo pasākumu izdevumu daļu finansē no atbilstošā fonda saprātīgā un pārbaudāma veidā; un

b)

neveidojas izmaksu dubulta finansēšana.


(1)  Ieskaitot norīkotos ienākumus, kā aprakstīts IV punktā.

(2)  “N” ir gads, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalsts gada programmas.

(3)  “N” ir gads, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalstu gada programmas.

12. PIELIKUMS

ĀRKĀRTAS PASĀKUMU PIEMĒROŠANA

DALĪBVALSTS:

ATBILDĪGĀ IESTĀDE:

PIEMĒROŠANAS GADS:

GADA PROGRAMMA, UZ KURU ATTIECAS GROZĪJUMI:

1.   Īpašās slodzes situācijas apraksts, kuras dēļ nepieciešami ārkārtas pasākumi

1.1.

Norāde uz situācijas izņēmuma raksturu

1.2.

Ieceļotāju skaita un ieceļošanas raksturojums

1.3.

Minētās ieceļošanas ietekme uz uzņemšanas iespējām, patvēruma sistēmu vai infrastruktūru

1.4.

Steidzamās vajadzības

1.5.

Īstermiņa mērķi

2.   Paredzētie ārkārtas pasākumi

2.1.

Pasākums Nr. 1

2.2.

Pasākums Nr. 2

2.3.

Utt.

Pasākuma raksturojums, ko sniedz, aprakstot katru darbību no 2.1. līdz utt. punktam

1.

Pasākuma mērķis un apjoms  (1) , ieskaitot mērķgrupu

2.

Pasākuma ilgums  (2)

3.

Atbilstošos gadījumos pamatojums projektiem, ko tieši īsteno atbildīgā iestāde, rīkojoties kā izpildinstitūcija

4.

Paredzamie subsīdijas saņēmēji

5.

Paredzamie izmērāmie rezultāti un to kritēriji

6.

ES finansējuma pārskatāmība

7.

Saskaņotība un papildināmība ar citām darbībām, kas jau saņem Eiropas Bēgļu fonda atbalstu

3.   Atbilstības noteikumi

3.1.

Visu pasākumu sākuma un beigu datums

3.2.

Atkāpes no izdevumu atbilstības noteikumiem, kas minēti šā lēmuma 11. pielikumā, atbilstoši pamatdokumenta 5. panta noteikumiem.

4.   Orientējošs finansējuma plāns

Finanšu tabulas, ar ko aizstāj 3. pielikuma tabulas pozīcijā “citas darbības” (ar atbilstošu sīku aprakstu)


(1)  Saskaņā ar īpašajiem atbilstības noteikumiem pamatdokumentā.

(2)  Ilgākais seši mēneši.