PIELIKUMS

Apvienotās komitejas reglaments, kas pieņemts saskaņā ar Nolīguma starp Eiropas Savienību, no vienas puses, un Jaunzēlandes valdību, no otras puses, par Jaunzēlandes dalību Savienības programmās 14. panta 3. punktu

1. punkts

Uzdevumi

Apvienotā komiteja, kas izveidota saskaņā ar Nolīguma starp Eiropas Savienību, no vienas puses, un Jaunzēlandes valdību, no otras puses, par Jaunzēlandes dalību Savienības programmās (turpmāk “nolīgums”) 14. panta 1. punktu, pilda uzdevumus un pienākumus, kas minēti nolīguma 14. panta 1. punktā.

2. punkts

Sastāvs un priekšsēdētāji

1.

Apvienotā Komiteja sastāv no Savienības un Jaunzēlandes pārstāvjiem.

2.

Apvienoto komiteju kopīgi vada augstākās amatpersonas vai viņu ieceltas personas, kas attiecīgi darbojas kā Eiropas Savienības un Jaunzēlandes pārstāvji.

3.

Savienība un Jaunzēlande paziņo viena otrai tās amatpersonas vārdu un uzvārdu, amatu un kontaktinformāciju, kuru tās ir iecēlušas par Apvienotās komitejas līdzpriekšsēdētāju attiecīgi no Savienības un Jaunzēlandes. Uzskata, ka minētā amatpersona turpina pildīt līdzpriekšsēdētāja pienākumus attiecīgi Savienībai vai Jaunzēlandei līdz datumam, kurā Savienība vai Jaunzēlande otrai Pusei paziņo par jauna līdzpriekšsēdētāja iecelšanu.

4.

Uzskata, ka līdzpriekšsēdētājs ir pilnvarots attiecīgi Savienību vai Jaunzēlandi pārstāvēt līdz datumam, kurā otrai Pusei ir paziņots par jauna līdzpriekšsēdētāja iecelšanu.

3. punkts

Sekretariāts

1.

Apvienotās komitejas sekretariāts (“sekretariāts”) sastāv no Savienības amatpersonas un Jaunzēlandes amatpersonas. Sekretariāts veic uzdevumus, kas tam uzticēti ar šo reglamentu.

2.

Savienība un Jaunzēlande viena otrai paziņo tās amatpersonas vārdu un uzvārdu, amatu un kontaktinformāciju, kura ir Apvienotās komitejas sekretariāta loceklis attiecīgi no Savienības un Jaunzēlandes. Tiek uzskatīts, ka šī amatpersona turpina darboties par sekretariāta locekli no Savienības vai Jaunzēlandes līdz datumam, kurā Savienība vai Jaunzēlande ir paziņojusi par jaunu amatpersonu.

4. punkts

Sanāksmes

1.

Saskaņā ar nolīguma 14. panta 5. punktu Apvienotā komiteja sanāk vismaz reizi gadā un, ja prasa īpaši apstākļi, pēc kādas Puses pieprasījuma.

2.

Tā pamatā tiekas pamīšus Beļģijā un Jaunzēlandē, ja vien līdzpriekšsēdētāji nenolemj citādi. Ja līdzpriekšsēdētāji tā vienojas, sanāksmes var rīkot arī videokonferences vai telekonferences veidā.

3.

Apvienotā komiteja sanāksmju starplaikā turpina pastāvīgi darboties ar jebkādu saziņas līdzekļu, it sevišķi e-pasta, starpniecību.

5. punkts

Dalība sanāksmēs

1.

Saprātīgi ilgu laiku pirms katras sanāksmes Savienība un Jaunzēlande ar sekretariāta starpniecību viena otru informē par savu attiecīgo delegāciju paredzēto sastāvu un norāda katra delegācijas locekļa vārdu, uzvārdu un amatu.

2.

Attiecīgā gadījumā līdzpriekšsēdētāji var vienoties, ka piedalīties Apvienotās komitejas sanāksmēs uzaicina ekspertus (t. i., personas, kas nav valdības amatpersonas), kuri sniegtu informāciju par noteiktu jautājumu un tikai tādiem noteiktiem jautājumiem veltītās sanāksmes daļās.

3.

Sanāksmes datumu un vietu pēc otras Puses apstiprinājuma saņemšanas nosaka tās Puses pārstāvis, kura rīko un uzņem sanāksmi.

6. punkts

Dokumenti

Dokumentus, ko apspriež Apvienotā komiteja, sekretariāts numurē un nosūta Savienībai un Jaunzēlandei.

7. punkts

Sarakste

1.

Apvienotajai komitejai adresēto saraksti Savienība un Jaunzēlande sūta sekretariātam. Sūtījumus var nosūtīt jebkādā rakstiskā saziņā, ieskaitot elektronisko pastu.

2.

Sekretariāts gādā, lai Apvienotajai komitejai adresētā sarakste tiktu piegādāta līdzpriekšsēdētājiem un attiecīgā gadījumā saskaņā ar 6. punktu tiktu izplatīta.

3.

Visu no līdzpriekšsēdētājiem saņemto vai tieši viņiem adresēto saraksti pārsūta sekretariātam un attiecīgā gadījumā izplata saskaņā ar 6. punktu.

8. punkts

Darba kārtība

1.

Sekretariāts sagatavo katras sanāksmes provizoriskās darba kārtības projektu. Šajā nolūkā vismaz četras nedēļas pirms sanāksmes dienas amatpersona, kas uzņem sanāksmi, sagatavo pagaidu darba kārtības pirmo projektu kopā ar dokumentiem, kas attiecas uz katru darba kārtības jautājumu, un nosūta tos otras Puses sekretariāta loceklim piezīmju izteikšanai. Kad sekretariāts provizoriskās darba kārtības projektu ir sagatavojis, ne vēlāk kā 10 dienas pirms sanāksmes dienas to kopā ar attiecīgiem dokumentiem nosūta līdzpriekšsēdētājiem apstiprināšanai.

2.

Provizoriskajā darba kārtībā iekļauj jautājumus, kurus Puses ir pieprasījušas. Pieprasījumu kopā ar attiecīgiem dokumentiem ne vēlāk kā 15 dienas pirms sanāksmes sākuma iesniedz sekretariātam.

3.

Izņēmuma gadījumos līdzpriekšsēdētāji var vienoties 1. un 2. punktā paredzētos termiņus saīsināt.

4.

Katras sanāksmes sākumā Apvienotā komiteja pieņem tās darba kārtību.

5.

Sanāksmes gaitā, ja abas Puses piekrīt, var pievienot punktus, kuru nav darba kārtības projektā, un svītrot, atlikt vai grozīt citus darba kārtības projekta punktus.

9. punkts

Pārskatāmība un piekļuve dokumentiem

1.

Apvienotās komitejas sanāksmes nav atklātas, ja līdzpriekšsēdētāji nenolemj citādi.

2.

Katra Puse pēc iepriekšējas apspriešanās ar otru Pusi var lemt par Apvienotās komitejas lēmumu publicēšanu tās attiecīgajā oficiālajā izdevumā vai tiešsaistē.

3.

Ja Savienība vai Jaunzēlande Apvienotajai komitejai iesniedz informāciju, kas ir konfidenciāla vai aizsargāta pret izpaušanu saskaņā ar attiecīgajiem normatīvajiem aktiem, otra Puse minēto saņemto informāciju uzskata par konfidenciālu.

4.

Ja informāciju, kas saskaņā ar attiecīgajiem informācijas drošības tiesību aktiem (1) ir konfidenciāla vai aizsargāta pret izpaušanu, Apvienotajai komitejai iesniedz Eiropas Komisija, Jaunzēlande saņemtajai informācijai nodrošina salīdzināmu konfidencialitāti un aizsardzību. Ja informāciju, kas saskaņā ar Jaunzēlandes attiecīgajiem normatīvajiem aktiem ir konfidenciāla vai aizsargāta pret izpaušanu, Apvienotajai komitejai iesniedz Jaunzēlande, Eiropas Komisija saņemto informāciju uzskata par konfidenciālu.

5.

Pieprasījumus par piekļuvi Apvienotās komitejas dokumentiem katra Puse izskata saskaņā ar saviem attiecīgajiem normatīvajiem aktiem.

10. punkts

Protokoli

1.

Visas Apvienotās komitejas sanāksmes protokolē.

2.

Ja līdzpriekšsēdētāji nelemj citādi, amatpersona, kas pilda sanāksmes uzņēmēja Puses sekretariāta locekļa pienākumus, katras sanāksmes protokola projektu sagatavo 15 dienu laikā pēc katras sanāksmes beigām. Protokola projektu nosūta otras Puses sekretariāta loceklim komentāru paušanai. Otras Puses sekretariāta loceklis komentārus var iesniegt 30 dienu laikā no protokola projekta saņemšanas dienas.

3.

Protokolā sniedz kopsavilkumu par katru darba kārtības jautājumu, attiecīgā gadījumā norādot: a) Apvienotajai komitejai iesniegtos dokumentus, b) paziņojumus, ko viena no Pusēm pieprasījusi iekļaut protokolā, kā arī c) pieņemtos lēmumus, paziņojumus un secinājumus par noteiktiem jautājumiem.

4.

Protokolā iekļauj klātesošo sarakstu ar visu sanāksmes dalībnieku vārdiem, uzvārdiem, statusu un amatiem.

5.

Līdzpriekšsēdētāji protokolu apstiprina un to paraksta divu mēnešu laikā pēc sanāksmes vai līdz citam datumam, ko nosaka līdzpriekšsēdētāji. Līdzpriekšsēdētāji var vienoties, ka minētās prasības izpildei pietiek eksemplārus parakstīt elektroniski un ar tiem apmainīties. Protokola autentisko eksemplāru saglabā katras Puses lietvedībā.

6.

Divu darba dienu laikā no Apvienotās komitejas sanāksmes Apvienotās komitejas sekretariāts līdzpriekšsēdētājiem sagatavo arī protokola kopsavilkumu apstiprināšanai, tiklīdz tas ir praktiski iespējams. Kad Apvienotās komitejas līdzpriekšsēdētāji kopsavilkuma tekstu ir apstiprinājuši, Puses protokola kopsavilkumu var publiskot.

11. punkts

Lēmumi

1.

Apvienotā komiteja lēmumus pieņem ar konsensu, ja tā paredzēts nolīguma 14. pantā. Katru lēmumu sekretariāts reģistrē ar kārtas numuru un pieņemšanas datuma norādi.

2.

Apvienotā komiteja var pieņemt lēmumus rakstiski, līdzpriekšsēdētājiem apmainoties ar notām, ja nolīguma Puses par to vienojas. Saskaņā ar 14. punktu viens līdzpriekšsēdētājs lēmuma projekta tekstu Apvienotās komitejas oficiālajā valodā otram līdzpriekšsēdētājam iesniedz rakstiski. Lai paustu piekrišanu lēmuma projektam, otrai Pusei tiek dots mēnesis vai garāks termiņš, ko norādījusi ierosinātāja Puse. Ja otra Puse nepauž piekrišanu, ierosināto lēmumu apspriež un var pieņemt nākamajā Apvienotās komitejas sanāksmē. Lēmuma projektu uzskata par pieņemtu, tiklīdz otra Puse tam ir paudusi piekrišanu, un to ieraksta Apvienotās komitejas sanāksmes protokolā.

3.

Katru lēmumu paraksta Apvienotās komitejas līdzpriekšsēdētāji. Līdzpriekšsēdētāji var vienoties, ka prasību pēc paraksta apmierina elektronisku eksemplāru parakstīšana un apmainīšanās ar tiem.

4.

Apvienotās komitejas pieņemtajos lēmumos norāda to spēkā stāšanās datumu.

12. punkts

Personas datu aizsardzība

Šā reglamenta 9., 10. un 11. punktā minētos dokumentus publicē saskaņā ar abu Pušu piemērojamajiem datu aizsardzības noteikumiem, ieskaitot personas datu aizsardzības noteikumus.

13. punkts

Darba grupas un padomdevējas struktūras

1.

Saskaņā ar nolīguma 14. panta 4. punktu Apvienotā komiteja var nolemt ekspertu līmenī izveidot vai izformēt darba grupu vai padomdevēju struktūru. Apvienotā komiteja nosaka katras darba grupas vai padomdevējas struktūras sastāvu un pienākumus un vajadzības gadījumā var tos grozīt.

2.

Darba grupa vai padomdevēja struktūra sniedz ieguldījumu Apvienotās komitejas darbā un palīdz tai veikt tās uzdevumus, turklāt tad, ja Apvienotā komiteja uzdod, sagatavo ziņojumus vai lēmumu projektus apstiprināšanai Apvienotajā komitejā.

3.

Darba grupa vai padomdevēja struktūra tiekas atbilstoši savu uzdevumu izpildes vajadzībai un atskaitās Apvienotajai komitejai.

4.

Darba grupas vai padomdevējas struktūras izveide un darbība neliedz Pusēm jautājumu nodot izskatīšanai tieši Apvienotajā komitejā.

5.

Apvienotās komitejas reglamentu pēc analoģijas piemēro Apvienotās komitejas izveidotajām darba grupām un padomdevējām struktūrām.

14. punkts

Valodas

1.

Apvienotās komitejas oficiālā valoda un darba valoda ir angļu valoda.

2.

Apvienotās komitejas apspriedes notiek angliski. Sanāksmes darba kārtību, Apvienotajai komitejai iesniedzamos dokumentus un sanāksmes protokolu sagatavo angliski.

3.

Apvienotā komiteja lēmumus pieņem angliski.

15. punkts

Izdevumi

Katra Puse sedz izdevumus, ko tai radījusi dalība Apvienotās komitejas un izveidoto darba grupu un padomdevēju struktūru sanāksmēs.

Sanāksmju rīkošanas izdevumus sedz uzņēmēja Puse.

16. punkts

Reglamenta grozīšana

Šo reglamentu var grozīt, Pusēm saskaņā ar 11. punktu vienojoties.

---

(1)  Komisijas Lēmums (ES, Euratom) 2015/443 (2015. gada 13. marts) par drošību Komisijā (ES OV L 72, 17.3.2015., 41. lpp.).