(1)

EDAU tā darbības kontekstā var veikt administratīvas izmeklēšanas, pirmsdisciplināras, disciplināras un atstādināšanas procedūras, pamatojoties uz Eiropas Savienības Civildienesta noteikumu (2) 86. pantu un saskaņā ar to IX pielikumu, kā arī saskaņā ar EDAU 2015. gada 23. aprīļa Lēmumu, ar ko pieņem īstenošanas noteikumus par administratīvo izmeklēšanu un disciplināro procedūru izpildi, kā arī saskaņā ar Pakalpojumu līmeņa vienošanos par Eiropas Komisijas Cilvēkresursu un drošības ĢD un EDAU sadarbību, kas parakstīta 2016. gada 29. janvārī, un var paziņot par lietām Izmeklēšanas un disciplinārlietu birojam (IDOC) vai Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF), kas ietver informācijas, tostarp personas datu, apstrādi.

(2)

EDAU darbinieku pienākums ir ziņot par iespējamām nelikumīgām darbībām, tostarp krāpšanu vai korupciju, kas kaitē Savienības interesēm, vai par rīcību, kura saistīta ar profesionālo pienākumu izpildi un kuras rezultātā var ievērojami tikt pārkāptas Savienības ierēdņu saistības. To regulē ar EDAU 2016. gada 14. jūnija Lēmumu par iekšējiem noteikumiem saistībā ar trauksmes celšanu.

(3)

EDAU ir izstrādājis politiku, lai novērstu, kā arī efektīvi un produktīvi risinātu esošos vai potenciālos psiholoģiskas aizskaršanas vai seksuālas uzmākšanās darbavietā gadījumus, kā paredzēts tā 2014. gada 10. decembra Lēmumā, ar ko pieņem īstenošanas pasākumus attiecībā uz Civildienesta noteikumu 12. panta a) punktu un 24. pantu par uzmākšanās novēršanas procedūru. Lēmumā paredzēta neformāla procedūra, kurā iespējamais aizskaršanas vai uzmākšanās upuris var sazināties ar EDAU konfidenciālajiem konsultantiem.

(4)

Saskaņā ar Regulas 57. panta 1. punkta e) apakšpunktu EDAU izskata tādas sūdzības par apstrādes darbībām, ko iesniegušas Eiropas iestādes, struktūras, biroji un aģentūras. Šajā kontekstā EDAU var veikt izmeklēšanu par sūdzības priekšmetu.

(5)

Saskaņā ar Regulas 57. panta 1. punkta f) apakšpunktu EDAU veic izmeklēšanu par Regulas piemērošanu, lai pārbaudītu ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru atbilstību.

(6)

EDAU var veikt izmeklēšanu par iespējamiem ES klasificētas informācijas (ESKI) pārkāpumiem, pamatojoties uz EDAU 2014. gada 18. februāra Lēmumu, ar ko groza tā noteikumus par ESKI drošību.

(7)

EDAU var veikt tā darbību revīziju. To šobrīd veic Eiropas Komisijas Iekšējās revīzijas dienests (turpmāk tekstā –– IAS), pamatojoties uz atjaunoto pakalpojumu līmeņa vienošanos, kas parakstīta 2012. gada 1. jūnijā. To var arī veikt iekšējās kontroles koordinators savu pilnvaru ietvaros.

(8)

Iepriekš 1.–7. apsvērumā aprakstīto uzdevumu kontekstā EDAU var sniegt palīdzību citām Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām, saņemt palīdzību no tām un sadarboties ar tām, kā nosaka attiecīgas pakalpojumu līmeņa vienošanās, saprašanās memorandi un sadarbības nolīgumi.

(9)

EDAU var sniegt palīdzību trešo valstu iestādēm un starptautiskām organizācijām, saņemt palīdzību no tām un sadarboties ar tām pēc to pieprasījuma vai pēc savas iniciatīvas, kā noteikts Regulas 51. pantā.

(10)

EDAU var sniegt palīdzību ES dalībvalstu valsts iestādēm, saņemt palīdzību no tām un sadarboties ar tām pēc to pieprasījuma vai pēc paša iniciatīvas.

(11)

Pamatojoties uz Regulas 58. panta 4. punktu EDAU var iesaistīties lietās Eiropas Savienības Tiesā, vai nu nododot lietu Tiesai vai aizstāvot EDAU apstrīdētos lēmumus, vai iestājoties lietās, kas attiecas uz tā pienākumiem.

(12)

Iepriekš minēto darbību kontekstā EDAU vāc un apstrādā attiecīgu informāciju un vairāku kategoriju personas datus, tostarp fiziskas personas identifikācijas datus, kontaktinformāciju, amatus un amata pienākumus, informāciju par privātu un profesionālu rīcību un sniegumu un finanšu datus. EDAU darbojas kā datu pārzinis.

(13)

Ir ieviesti atbilstoši pasākumi, lai aizsargātu personas datus un novērstu nejaušu vai nelikumīgu piekļuvi tiem vai to pārsūtīšanu gan tad, ja tos uzglabā fiziskā, gan elektroniskā vidē. Pēc apstrādes datus glabā saskaņā ar piemērojamiem EDAU glabāšanas noteikumiem, kā noteikts datu aizsardzības reģistros, pamatojoties uz Regulas 31. pantu. Glabāšanas perioda beigās ar lietu saistīto informāciju, tostarp personas datus, dzēš, anonimizē vai nodod vēsturiskajos arhīvos.

(14)

Šajā kontekstā EDAU pienākums ir izpildīt tā saistības sniegt informāciju datu subjektiem saistībā ar iepriekš minētajām apstrādes darbībām un ievērot datu subjektu tiesības, kā noteikts Regulā.

(15)

Saskaņā ar Regulu var būt nepieciešams līdzsvarot datu subjektu tiesības ar iepriekš minēto darbību vajadzībām, vienlaikus pilnībā ievērojot citu datu subjektu pamattiesības un brīvības. Šajā nolūkā Regulas 25. pantā ar stingriem nosacījumiem ir paredzēta iespēja ierobežot 14.–20. panta, 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī 4. panta piemērošanu, ciktāl tā noteikumi atbilst 14.–20. pantā noteiktajām tiesībām un pienākumiem. Šajā gadījumā ir nepieciešams pieņemt iekšējus noteikumus, saskaņā ar kuriem EDAU var ierobežot šīs tiesības atbilstoši minētajam Regulas pantam.

(16)

Tas īpaši var attiekties gadījumos, kad datu subjektam tiek sniegta informācija par personas datu apstrādi administratīvās izmeklēšanas sākotnējā novērtējuma posmā vai izmeklēšanas laikā, pirms lietas iespējamas noraidīšanas vai pirmsdisciplināro procedūru posmā. Noteiktos gadījumos šādas informācijas sniegšana var būtiski ietekmēt EDAU spēju veikt efektīvu izmeklēšanu, ja, piemēram, pastāv risks, ka iesaistītā persona iznīcinās pierādījumus vai sazināsies ar potenciālajiem lieciniekiem, pirms viņi ir intervēti. Turklāt EDAU var būt nepieciešams aizsargāt savas tiesības un brīvības, kā arī citu iesaistīto personu tiesības un brīvības.

(17)

Tam var būt nepieciešams aizsargāt tāda liecinieka vai trauksmes cēlēja konfidencialitāti, kurš lūdzis nenorādīt viņa identitāti. Šādā gadījumā EDAU var nolemt ierobežot piekļuvi trauksmes cēlēja un citu iesaistīto personu identitātei, paziņojumiem un citiem personas datiem, lai aizsargātu viņu tiesības un brīvības.

(18)

Var būt nepieciešams aizsargāt tā darbinieka konfidencialitāti, kurš ir sazinājies ar EDAU konfidenciālajiem konsultantiem aizskaršanas vai uzmākšanās procedūras kontekstā. Šādā gadījumā EDAU var nolemt ierobežot piekļuvi iespējamā upura, iespējamā vainīgā un citu iesaistīto personu identitātei, paziņojumiem un citiem personas datiem, lai aizsargātu viņu tiesības un brīvības.

(19)

Izskatot tādas sūdzības par apstrādes darbībām, ko iesniegušas Eiropas iestādes, struktūras, biroji un aģentūras, EDAU var būt nepieciešams noteiktos gadījumos saglabāt tā izmeklēšanu efektivitāti un, ja nepieciešams, aizsargāt iesaistītās personas un viņu tiesības un brīvības.

(20)

Veicot izmeklēšanas par Regulas piemērošanu, lai pārbaudītu ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru atbilstību Regulai, EDAU var būt nepieciešams noteiktos gadījumos saglabāt tā izmeklēšanu efektivitāti un, ja nepieciešams, aizsargāt iesaistītās personas un viņu tiesības un brīvības.

(21)

Veicot izmeklēšanas par ESKI informācijas iespējamiem pārkāpumiem, EDAU var būt nepieciešams noteiktos gadījumos saglabāt tā izmeklēšanu efektivitāti un, ja nepieciešams, aizsargāt Savienības iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru iekšējo drošību, tostarp to elektronisko sakaru tīklus, kā arī iesaistīto datu subjektu tiesības un brīvības.

(22)

Sniedzot palīdzību citām Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām, ES dalībvalstu valsts iestādēm, trešo valstu iestādēm un starptautiskām organizācijām, saņemot palīdzību no tām un sadarbojoties ar tām iepriekš minēto darbību kontekstā, EDAU var būt nepieciešams noteiktos gadījumos saglabāt tā izmeklēšanu efektivitāti vai to izmeklēšanu efektivitāti, ko veic tā sadarbības struktūra, un, ja nepieciešams, aizsargāt iesaistītās personas un viņu tiesības un brīvības.

(23)

Nododot lietas Eiropas Savienības Tiesai vai iestājoties lietās, kas tiek izskatītas Tiesā, EDAU var būt nepieciešams saglabāt tādos dokumentos ietverto personas datu konfidencialitāti, ko ieguvušas puses vai lietā iestājušās personas attiecīgās lietas kontekstā.

(24)

EDAU jāpiemēro ierobežojumi tikai tad, ja tie attiecas uz pamattiesību un brīvību būtību un ja tā ir absolūti nepieciešama un samērīga darbība demokrātiskā sabiedrībā. EDAU jāsniedz pamatojums, izskaidrojot šo ierobežojumu iemeslus.

(25)

Pamatojoties uz pārskatatbildības principu, EDAU jāreģistrē ierobežojumu piemērošana.

(26)

Apstrādājot ar citām organizācijām kopīgotus personas datus tā pienākumu kontekstā, EDAU jāapspriežas ar šīm organizācijām un šīm organizācijām jāapspriežas ar EDAU par iespējamiem attiecīgiem ierobežojumu noteikšanas pamatojumiem un ierobežojumu nepieciešamību un samērīgumu, ja vien tie nekaitēs EDAU darbībām.

(27)

Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 6. punktā datu pārzinim noteikts pienākums informēt datu subjektus par galvenajiem iemesliem, kas ir pamatā ierobežojuma piemērošanai, kā arī par viņu tiesībām iesniegt sūdzību EDAU.

(28)

Saskaņā ar Regulas 25. panta 8. punktu EDAU var atlikt, izlaist vai atteikt informācijas sniegšanu par ierobežojuma piemērošanas iemesliem datu subjektam, ja tā rezultātā ierobežojums vairs nebūtu iedarbīgs. EDAU katrā atsevišķā gadījumā jānovērtē, vai, paziņojot ierobežojumu, tas vairs nebūtu iedarbīgs.

(29)

EDAU jāatceļ ierobežojums, tiklīdz vairs nepastāv ierobežojumu pamatojošie apstākļi, un šie apstākļi regulāri jānovērtē.

(30)

Lai nodrošinātu datu subjektu tiesību un brīvību maksimālu aizsardzību un saskaņā ar Regulas 44. panta 1. punktu, datu aizsardzības speciālists pienācīgi un laikus ir jāinformē par jebkādiem piemērotajiem ierobežojumiem, un viņam ir jāpārbauda to atbilstība šim lēmumam.

(31)

Iepriekš minēto ierobežojumu piemērošana neskar 16. panta 5. punkta un 17. panta 4. punkta noteikumu iespējamu piemērošanu saistībā ar attiecīgi tiesībām uz informāciju, ja dati nav iegūti no datu subjekta, un datu subjekta tiesībām piekļūt informācijai.