3.10.2014   

LV

Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis

L 289/3

KOMISIJAS DELEĢĒTĀ REGULA (ES) Nr. 1042/2014

(2014. gada 25. jūlijs),

ar ko papildina Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz atbildīgo iestāžu izraudzīšanu un pienākumiem pārvaldības un kontroles jomā un attiecībā uz revīzijas iestāžu statusu un pienākumiem

EIROPAS KOMISIJA,

ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,

ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa Regulu (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai (1), un jo īpaši tās 26. panta 4. punktu un 29. panta 1. punktu,

tā kā:

(1)

Lai nodrošinātu nepārtrauktību starp iepriekšējo fondu īstenošanu vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība” laikposmam no 2007. līdz 2013. gadam ietvaros un konkrēto regulu laikposmam no 2014. līdz 2020. gadam ietvaros, Regula (ES) Nr. 514/2014 lielā mērā ir balstīta uz noteikumiem, kas bija spēkā attiecībā uz iepriekšējiem fondiem, ņemot vērā izmaiņas, kas dalītajā pārvaldībā ieviestas ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2).

(2)

Lai nodrošinātu, ka valsts programmas īstenojošās struktūras spēj veikt savus uzdevumus efektīvi un saskaņā ar mērķiem un prioritātēm, kas paredzēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minētajās konkrētajās regulās, būtu jāparedz noteikumi par to izraudzīšanu, izraudzīšanas pārraudzību un tās atcelšanu vajadzības gadījumā.

(3)

Lai nodrošinātu, ka atbildīgo iestāžu kompetencē ietilpstošie pienākumi ļauj tām īstenot valsts programmu, ir jāparedz noteikumi, kas nosaka atbildīgo iestāžu pienākumus attiecībā uz pārvaldību un kontroli, jo īpaši nosacījumi, ar kādiem tās var deleģēt daļu no saviem uzdevumiem vai to veikšanai izmantot ārpakalpojumus.

(4)

Atlases un piešķiršanas procedūrās Savienības finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu būtu jāievēro pārredzamības, nediskriminācijas un vienādas attieksmes principi. Tādēļ ir jāparedz nosacījumi, saskaņā ar kuriem dalībvalstīm būtu jāīsteno pasākumi saskaņā ar valsts programmu, un jo īpaši ir jāparedz nosacījumi, ar kādiem atbildīgā iestāde var īstenot projektus tieši.

(5)

Visās dalībvalstīs revīzijām vajadzētu būt efektīvām, to apmēram vajadzētu būt piemērotam un tās būtu jāveic saskaņā ar starptautiskajiem revīzijas standartiem. Šajā nolūkā revīzijas iestāžu statusam un revīzijas standartiem vajadzētu būt skaidri definētiem.

(6)

Lai nodrošinātu, ka revīzijas iestāžu revīzijas darbības ļauj tām pamatot savus revīzijas atzinumus, būtu jādefinē dažādi revīzijas darbību veidi.

(7)

Ir svarīgi, lai revīzijas iestādes darbības rezultāti tiek laikus un pienācīgi paziņoti izraudzītājai iestādei un Eiropas Komisijai. Jo īpaši ir svarīgi, lai pārvaldības deklarācija un galīgo revīzijas ziņojumu un veiktās kontroles gada kopsavilkums, ko nosūta kā daļu no gada maksājuma pieprasījuma, pienācīgi atspoguļotu revīzijas iestādes darba rezultātus un secinājumus. Tādēļ revīzijas iestādei, veicot revīzijas darbu, būtu jānodrošina, ka ar tās revīzijas darbībām saistītā informācija tiek piemēroti paziņota minētajos dokumentos.

(8)

Lai būtu iespējams nekavējoties piemērot šajā regulā paredzētos pasākumus un netiktu kavēta valsts programmu apstiprināšana un īstenošana, regulai būtu jāstājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

(9)

Apvienotajai Karalistei un Īrijai ir saistoša Regula (ES) Nr. 514/2014, un tādējādi tām ir saistoša šī regula.

(10)

Dānijai nav saistoša ne Regula (ES) Nr. 514/2014, ne šī regula,

IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.

I NODAĻA

VISPĀRĪGI NOTEIKUMI

1. pants

Definīcijas

Šajā regulā piemēro Regulā (ES) Nr. 514/2014 sniegtās definīcijas. Piemēro arī šādas definīcijas:

a)

“izraudzītāja iestāde” ir Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 1. punktā minētā dalībvalsts ministrijas līmeņa iestāde, kas izraugās atbildīgo iestādi;

b)

“kompetentā iestāde” ir atbildīgā iestāde, revīzijas iestāde un attiecīgā gadījumā deleģētā iestāde, kas minētas Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punktā;

c)

“SFC2014” ir elektroniskā informācijas sistēma, kas izveidota ar Komisijas Īstenošanas regulas (ES) Nr. 802/2014 (3) 2. pantu;

d)

“dotācijas nolīgums” ir nolīgums vai līdzvērtīgas formas tiesisks instruments, uz kura pamata atbildīgā iestāde piešķir saņēmējam dotācijas projekta īstenošanai saskaņā ar valsts programmu.

II NODAĻA

ATBILDĪGĀ IESTĀDE

I IEDAĻA

Atbildīgās iestādes izraudzīšana

2. pants

Kritēriji un procedūra atbildīgās iestādes izraudzīšanai

1.   Struktūrai, ko izraugās par atbildīgo iestādi, ir administratīva struktūra un iekšējās kontroles sistēma, kas atbilst šīs regulas pielikumā paredzētajiem kritērijiem (“izraudzīšanas kritēriji”). Izraudzīšanas kritēriji attiecas uz:

a)

iekšējo vidi;

b)

kontroles darbībām;

c)

iekšējo informāciju un saziņu;

d)

iekšējo uzraudzību un ziņošanu.

Dalībvalstis var paredzēt papildu izraudzīšanas kritērijus, lai ņemtu vērā atbildīgās iestādes lielumu, pienākumus un citus raksturlielumus.

2.   Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 3. punktā minētā revīzijas struktūra novērtē, vai paredzamā atbildīgā iestāde atbilst pielikumā noteiktajiem izraudzīšanas kritērijiem, un dokumentē savus revīzijas konstatējumus, secinājumus un atzinumu izraudzītājai iestādei adresētā revīzijas ziņojumā.

3.   Ja izraudzītāja iestāde uzskata, ka paredzamā atbildīgā iestāde neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, tā šai struktūrai sniedz konkrētus norādījumus neatbilstību novēršanai un nosaka termiņu, līdz kuram šai struktūrai jāizpilda kritēriji, lai tā varētu tikt izraudzīta par atbildīgo iestādi.

Līdz kritēriju izpildei struktūru var izraudzīt par pagaidu atbildīgo iestādi uz laiku, kas nepārsniedz 12 mēnešus. Šā pagaidu perioda ilgums ir samērīgs ar konstatētajām neatbilstībām.

4.   Kad atbildīgā iestāde ir izraudzīta, dalībvalsts nekavējoties ziņo Komisijai, izmantojot SFC2014. Ar minēto paziņojumu dalībvalsts nosūta dokumentus, kuros norādīta:

a)

galvenā pienākumu sadale starp atbildīgās iestādes organizatoriskajām vienībām;

b)

vajadzības gadījumā – tās attiecības ar deleģētajām iestādēm, deleģējamās darbības un galvenās procedūras šo deleģēto darbību pārraudzībai; un

c)

kopsavilkums par galvenajām procedūrām, ko piemēro saņēmēju finanšu prasījumu izskatīšanai un izdevumu apstiprināšanai un iegrāmatošanai.

3. pants

Atbildīgās iestādes pārraudzība un izraudzīšanas pārskatīšana

1.   Izraudzītāja iestāde pārrauga atbildīgo iestādi, jo īpaši pamatojoties uz šīs regulas 14. panta 2. punktā minēto informāciju, un rīkojas attiecībā uz konstatētajiem trūkumiem.

2.   Dalībvalstis nodrošina, ka informācija, kas liecina par to, ka atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, nekavējoties tiek nodota izraudzītājai iestādei.

3.   Ja atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem pilnībā vai tās iekšējās kontroles sistēma ir tik nepilnīga, ka tas ietekmē atbildīgās iestādes spēju veikt savus uzdevumus, izraudzītāja iestāde nosaka atbildīgajai iestādei pārbaudes laiku. Tādos gadījumos izraudzītāja iestāde sagatavo trūkumu novēršanas plānu, kas atbildīgajai iestādei ir jāīsteno laikposmā, kurš ir samērīgs ar to, cik nopietnas ir neatbilstības vai trūkumi. Šis laikposms nepārsniedz 12 mēnešus no pārbaudes laika sākuma.

4.   Izraudzītāja iestāde nekavējoties informē Komisiju par jebkuriem trūkumu novēršanas plāniem, kas sagatavoti saskaņā ar 3. punktu, un turpmāk informē Komisiju par progresu.

5.   Ja atbildīgās iestādes izraudzīšana ir atcelta, izraudzītāja iestāde nekavējoties izraugās citu atbildīgo iestādi saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. pantu un šīs regulas 2. pantu, lai nodrošinātu, ka maksājumi saņēmējiem netiek pārtraukti.

6.   Ja Komisija konstatē, ka dalībvalsts nav izpildījusi savu pienākumu sagatavot trūkumu novēršanas plānu saskaņā ar 3. punktu vai ka atbildīgā iestāde joprojām ir izraudzīta, kaut arī tā noteiktajā termiņā nav īstenojusi trūkumu novēršanas plānu, Komisija risina atlikušos trūkumus, izmantojot Regulas (ES) Nr. 514/2014 47. pantā paredzēto atbilstības noskaidrošanas procedūru.

II IEDAĻA

Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz pārvaldību un kontroli

4. pants

Atbildīgās iestādes uzdevumi

Atbildīgā iestāde pārvalda un īsteno valsts programmu saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. Tā:

a)

apspriežas ar partneriem saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 1. punktu;

b)

nodrošina Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 4. punktā minētās uzraudzības komitejas pareizu darbību;

c)

izmantojot SFC2014, iesniedz Komisijai Regulas (ES) Nr. 514/2014 14. pantā minētās valsts programmas priekšlikumu un visus turpmākos grozījumus;

d)

saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem definē un nosaka projektu attiecināmības noteikumus un projektu izmaksas attiecībā uz visām darbībām, nodrošinot vienlīdzīgu attieksmi un izvairoties no interešu konfliktiem;

e)

saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minēto konkrēto regulu tvērumu un mērķiem un ar šīs regulas 9. pantā paredzētajiem kritērijiem organizē un publicē uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus un priekšlikumus un organizē un publicē turpmāko projektu atlasi finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu;

f)

nodrošina, ka pastāv sistēmas to datu vākšanai, kas nepieciešami, lai ziņotu Komisijai par kopējiem un programmas īpašajiem rādītājiem, kā arī citu datu par programmas un projektu īstenošanu vākšanai;

g)

saņem maksājumus no Komisijas un veic maksājumus saņēmējiem;

h)

nodrošina līdzfinansējuma saskaņā ar konkrētajām regulām saderību un papildināmību ar līdzfinansējumu no citiem attiecīgajiem valstu un Savienības instrumentiem;

i)

uzrauga projektus un pārbauda, vai attiecībā uz projektiem deklarētie izdevumi faktiski ir radušies un atbilst Savienības un valsts noteikumiem;

j)

nodrošina, ka pastāv sistēma grāmatvedības dokumentācijas par katru saskaņā ar valsts programmu veiktu projektu datorizētai reģistrēšanai un uzglabāšanai un ka tiek vākti dati par īstenošanu, kas vajadzīgi finanšu pārvaldībai, uzraudzībai, kontrolei un izvērtēšanai;

k)

neskarot valsts grāmatvedības noteikumus, nodrošina, ka saņēmēji un citas struktūras, kas iesaistītas saskaņā ar valsts programmu finansēto projektu īstenošanā, vai nu uztur atsevišķu uzskaites sistēmu, vai visiem ar projektu saistītajiem darījumiem piešķir atbilstošu uzskaites kodu;

l)

nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētā valsts programmas izvērtēšana tiek veikta attiecīgajos termiņos;

m)

nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētās izvērtēšanas veikšanai un izvērtējuma atzinuma sagatavošanai neatkarīgi vērtētāji saņem visu nepieciešamo informāciju par valsts programmas pārvaldību;

n)

izstrādā procedūras, lai nodrošinātu, ka visiem dokumentiem, kas attiecas uz izdevumiem, lēmumiem un kontroles darbībām, ir nodrošināta nepieciešamā revīzijas izsekojamība un tie tiek glabāti saskaņā ar Komisijas īstenošanas regulām, kuras pieņemtas, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. panta 5. punktu;

o)

nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 29. pantā minētās izvērtēšanas veikšanai un revīzijas atzinuma sagatavošanai revīzijas iestāde saņem visu nepieciešamo informāciju par piemērotajām pārvaldības un kontroles procedūrām un finansētajiem izdevumiem saskaņā ar konkrētajām regulām;

p)

sagatavo Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā minētos īstenošanas ziņojumus un Regulas (ES) Nr. 514/2014 57. panta 1. punktā minētos izvērtēšanas ziņojumus un iesniedz tos Komisijai, izmantojot SFC2014;

q)

sagatavo maksājuma pieprasījumu saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 44. pantu un iesniedz to Komisijai, izmantojot SFC2014;

r)

veic informēšanas un publicitātes darbības un izplata programmas rezultātus saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 53. pantu;

s)

veic administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu;

t)

sadarbojas ar Komisiju un atbildīgajām iestādēm citās dalībvalstīs; un

u)

reaģē uz revīzijas iestādes secinājumiem, vai nu novēršot konstatētos trūkumus, vai gadījumā, ja revīzijas iestādes secinājumi netiek akceptēti, sniedzot detalizētu pamatojumu.

5. pants

Deleģētā iestāde

1.   Atbildīgā iestāde var deleģēt visus savus uzdevumus vai daļu no tiem deleģētajai iestādei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta c) apakšpunktu. Uzdevumus deleģē saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, nodrošinot nediskriminēšanas un Savienības finansējuma redzamības principa ievērošanu. Deleģētie uzdevumi nedrīkst radīt interešu konfliktus.

2.   Uzdevumu, ko atbildīgā iestāde deleģējusi deleģētajai iestādei, apjomu un to veikšanas procedūru detalizētu aprakstu nosaka dokumentā, ko paraksta atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde. Deleģēšanas dokumentā norāda vismaz:

a)

attiecīgo konkrēto regulu;

b)

deleģētajai iestādei deleģēto(-os) uzdevumu(-us);

c)

deleģētās iestādes pienākumu pārbaudīt saņēmēju atbilstību Savienības un valsts noteikumiem;

d)

deleģētās iestādes pienākumu ieviest un uzturēt tādu organizatorisko struktūru un pārvaldības un kontroles sistēmu, kas ir piemērota tās uzdevumiem;

e)

informāciju un apliecinošus dokumentus, kas deleģētajai iestādei ir jāiesniedz atbildīgajai iestādei, un termiņus, kas tai jāievēro; un

f)

mehānismu, ko atbildīgā iestāde izmanto deleģētās iestādes pārraudzībai.

3.   Atbilstoši Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta a) apakšpunktam saziņu ar Komisiju nedeleģē. Deleģētā iestāde sazinās ar Komisiju ar atbildīgās iestādes starpniecību.

4.   Ja deleģētā iestāde nav valsts pārvaldes iestāde vai privāta struktūra, kas veic valsts pārvaldes uzdevumus un ko reglamentē valsts tiesību akti, atbildīgā iestāde nedeleģē tai izpildes pilnvaras, kuras lielā mērā ir saistītas ar tiesībām rīkoties pēc saviem ieskatiem saistībā ar politisku izvēli.

5.   Atbildīgā iestāde paliek atbildīga par uzdevumiem, ko tā ir deleģējusi. Atbildīgā iestāde regulāri pārskata deleģētos uzdevumus, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.

6.   Attiecībā uz deleģētajiem uzdevumiem šo regulu analoģiski piemēro deleģētajai iestādei.

6. pants

Ārpakalpojumi uzdevumu veikšanai

Atbildīgā iestāde atsevišķu tās uzdevumu veikšanai var izmantot ārpakalpojumus. Tomēr tā joprojām uzņemas atbildību par šiem uzdevumiem.

Atbildīgā iestāde regulāri pārskata uzdevumus, kuru veikšanai izmantoti ārpakalpojumi, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.

III IEDAĻA

Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz publiskā sektora līdzdalību

7. pants

Atbildīgās iestādes kā piešķīrējas struktūras loma

1.   Parasti atbildīgā iestāde piešķir dotācijas projektiem saskaņā ar valsts programmu, izmantojot atklātus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.

2.   Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas projektiem, izmantojot slēgtus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.

Slēgti uzaicinājumi iesniegt priekšlikumus projekta specifikas vai to struktūru, kas ir aicinātas iesniegt priekšlikumus, tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ ir pieejami tikai atsevišķām organizācijām.

Uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus norāda slēgta uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus izmantošanas pamatojumu.

3.   Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas tieši, ja projekta specifikas vai attiecīgo struktūru tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ nav citas iespējas, piemēram, de iure vai de facto monopolu gadījumā.

Piešķiršanas lēmumā norāda tiešās piešķiršanas izmantošanas pamatojumu.

4.   Pienācīgi pamatotos gadījumos, tostarp, lai turpinātu daudzgadu projektus, kas tika atlasīti pēc iepriekšēja uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus, vai ārkārtas situācijās, dotācijas var piešķirt bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.

Piešķiršanas lēmumā norāda pamatojumu tam, ka dotācija ir piešķirta bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.

5.   Ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tad ne atbildīgā iestāde, ne deleģētā iestāde nevar būt saskaņā ar šo pantu piešķirtas dotācijas saņēmēja.

6.   Atbildīgā iestāde nosaka, kas piešķir dotācijas, un nodrošina, ka ir novērsti interešu konflikti, jo īpaši gadījumos, kad pieteikumu iesniedzēji ir valsts struktūras.

8. pants

Nosacījumi, saskaņā ar kuriem atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildstruktūra

1.   Atbildīgā iestāde var pieņemt lēmumu īstenot projektus tieši – atsevišķi vai sadarbībā ar kādu citu valsts iestādi – administratīvo pilnvaru vai tehniskās zinātības dēļ vai tādēļ, ka sakarā ar projekta raksturu citas īstenošanas iespējas nav, piemēram, de iure monopola gadījumā vai drošības prasību dēļ. Tādos gadījumos atbildīgā iestāde ir dotācijas saņēmēja.

2.   Atbildīgās iestādes iemeslus rīkoties kā izpildstruktūrai un atlasīt valsts iestādes sadarbībai, kā minēts 1. punktā, paziņo Komisijai ikgadējā īstenošanas ziņojumā, kas minēts Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā.

3.   Īstenojot projektus kā izpildstruktūra, atbildīgā iestāde ievēro cenas un vērtības vislabākās attiecības jeb izdevīguma principu un novērš interešu konfliktus.

4.   Administratīvajā lēmumā līdzfinansēt projektu saskaņā ar valsts programmu ietver visu informāciju, kas nepieciešama līdzfinansēto produktu un pakalpojumu īstenošanas uzraudzībai un radušos izdevumu pārbaudei.

5.   Ja paredzams, ka atbildīgā iestāde rīkosies kā izpildstruktūra regulāri:

a)

atbildīgā iestāde un revīzijas iestāde nedrīkst ietilpt tajā pašā struktūrā, izņemot gadījumus, kad revīzijas iestāde sniedz ziņojumus ārējai struktūrai un ir garantēta tās neatkarība revīzijas veikšanai; un

b)

atbildīgās iestādes uzdevumi, kas paredzēti 4. pantā, nedrīkst tikt ietekmēti.

9. pants

Atlases un piešķiršanas procedūra

1.   Uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. punktā, publisko tādā veidā, kas nodrošina atklātu konkurenci un pienācīgu publicitāti iespējamo saņēmēju vidū. Jebkādas būtiskas uzaicinājumu izmaiņas publisko tādā pašā veidā.

Uzaicinājumos iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. un 2. punktā, norāda vismaz šādu informāciju:

a)

mērķus;

b)

atlases un piešķiršanas kritērijus;

c)

Savienības un – ja tāds ir – valsts finansējuma noteikumus, tostarp attiecīgā gadījumā iespēju iesniegt pieteikumu augstākai līdzfinansējuma likmei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 16. panta 5. punktu;

d)

priekšlikumu iesniegšanas noteikumus un galīgo termiņu;

e)

izdevumu attiecināmības noteikumus;

f)

projekta ilgumu; un

g)

finanšu un citu informāciju, kas ir jāglabā un jāpaziņo.

2.   Pirms piešķiršanas lēmuma pieņemšanas atbildīgā iestāde pārliecinās, ka saņēmēji projektā spēj izpildīt atlases un piešķiršanas kritērijus.

3.   Atbildīgā iestāde nosaka priekšlikumu saņemšanas procedūras. Tā pārredzamā un nediskriminējošā veidā veic priekšlikumu formālo, tehnisko un budžeta analīzi un kvalitatīvo novērtējumu, piemērojot uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus paredzētos kritērijus. Atbildīgā iestāde rakstveidā reģistrē iemeslus citu priekšlikumu noraidīšanai.

4.   Piešķiršanas lēmumā norāda vismaz saņēmēju vārdu un uzvārdu vai nosaukumu, būtisko projekta informāciju un tā darbības mērķus, Savienības finansējuma maksimālo apmēru un kopējo attiecināmo izmaksu maksimālo līdzfinansējuma likmi.

5.   Atbildīgā iestāde rakstveidā informē visus pieteikuma iesniedzējus par tās lēmumu. Neizraudzītajiem kandidātiem tā norāda noraidījuma iemeslus, atsaucoties uz atlases un piešķiršanas kritērijiem.

10. pants

Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra

1.   Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:

a)

parakstīt dotāciju nolīgumus ar saņēmējiem; un

b)

administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt dotāciju nolīgumus, tostarp jebkādus to grozījumus.

2.   Dotāciju nolīgumos ietver vai norāda šādu informāciju:

a)

Savienības finansējuma maksimālo apmēru;

b)

Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;

c)

projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;

d)

vajadzības gadījumā – svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;

e)

apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;

f)

metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;

g)

nolīguma grafiku un īstenošanas noteikumus, tostarp noteikumus par ziņošanas pienākumiem, nolīguma grozījumiem un tā izbeigšanu;

h)

projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un rādītājus, par kuriem jāziņo;

i)

noteikumu, kas nosaka, ka saņēmējam ir laikus jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;

j)

attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;

k)

uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;

l)

nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;

m)

noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un

n)

noteikumus attiecībā uz publicitāti.

3.   Parasti dotācijas nolīgumu paraksta, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.

4.   Dotācijas nolīgumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.

11. pants

Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra

1.   Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:

a)

formalizēt administratīvo lēmumu līdzfinansēt projektus; un

b)

administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt administratīvo lēmumu un jebkādus tā grozījumus.

2.   Administratīvajā lēmumā ietver vai norāda šādu informāciju:

a)

Savienības finansējuma maksimālo apmēru;

b)

Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;

c)

projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;

d)

vajadzības gadījumā – svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;

e)

apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;

f)

metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;

g)

projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un izmantojamos rādītājus;

h)

noteikumu, kas nosaka, ka atbildīgajai iestādei ir jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;

i)

attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;

j)

uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;

k)

nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;

l)

noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un

m)

noteikumus attiecībā uz publicitāti.

3.   Parasti administratīvo lēmumu pieņem, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.

4.   Administratīvajā lēmumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.

III NODAĻA

REVĪZIJAS IESTĀDES STATUSS UN PIENĀKUMI ATTIECĪBĀ UZ REVĪZIJĀM

12. pants

Revīzijas iestādes statuss

1.   Saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otro daļu un Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta b) apakšpunktu revīzijas iestāde darbojas neatkarīgi no atbildīgās iestādes. Tiek uzskatīts, ka funkcionālā neatkarība pastāv tad, ja starp revīzijas iestādi un atbildīgo iestādi nav tiešu hierarhisku attiecību un revīzijas iestādei ir pilnīga autonomija attiecībā uz tās atzinumiem un paziņojumiem.

2.   Visu revīzijas darbu veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem.

13. pants

Ārpakalpojumi revīzijas darba veikšanai

Revīzijas iestāde daļai no veicamā revīzijas darba var izmantot ārpakalpojumus, uzticot to veikt citai revīzijas struktūrai, ja šī struktūra ir funkcionāli neatkarīga no atbildīgās iestādes. Revīzijas iestāde paliek atbildīga par darbu, kura veikšanai tā izmanto ārpakalpojumus.

Revīzijas, kuru veikšanai izmanto ārpakalpojumus, veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem un ciešā revīzijas iestādes uzraudzībā un pārraudzībā.

14. pants

Revīzijas

1.   Lai sniegtu Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otrajā daļā minēto atzinumu, revīzijas iestāde veic sistēmas un finanšu revīzijas.

2.   Sistēmas revīzijās pārbauda, vai atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmas ir efektīvi darbojušās, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos iekļautie izdevumi ir likumīgi un pareizi.Pamatojoties uz šīm revīzijām, revīzijas iestāde nosaka, vai atbildīgā iestāde joprojām atbilst pielikumā paredzētajiem izraudzīšanas kritērijiem.

3.   Finanšu revīzijas veic, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos norādītā informācija par atbildīgās iestādes deklarētajiem izdevumiem ir patiesa un objektīva.

Lai noteiktu, vai pārskatos norādītā informācija ir patiesa un objektīva, revīzijas iestāde pārbauda, vai visi samaksātie izdevumu elementi un saņemtie un atbildīgās iestādes pārskatos iegrāmatotie publiskie ieguldījumi finanšu gadā ir pareizi iegrāmatoti grāmatvedības sistēmā un atbilst apliecinošajai grāmatvedības uzskaitei, ko uztur atbildīgā iestāde. Pamatojoties uz šiem pārskatiem, revīzijas iestāde jo īpaši veic šādas darbības:

a)

pārbauda, vai kopējais attiecināmo izdevumu apmērs, kas deklarēts Komisijai iesniegtajā gada atlikuma maksājuma pieprasījumā, atbilst izdevumiem atbildīgās iestādes pārskatos, un atšķirību gadījumā pārbauda, vai pārskatos sniegti pienācīgi paskaidrojumi par saskaņošanas summām;

b)

pārbauda, vai atsauktās un atgūtās summas, atgūstamās summas un neatgūstamās summas finanšu gada beigās atbilst atbildīgās iestādes grāmatvedības sistēmā ievadītajām summām un tās apliecina atbildīgās iestādes dokumentēti lēmumi;

c)

pārliecinās par to, vai atbildīgā iestāde ir veikusi administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu.

Pārbaudes, kas minētas a), b) un c) apakšpunktā, var veikt izlases veidā.

4.   Sistēmas un finanšu revīziju ietvaros revīzijas iestāde atkārtoti veic dažas no atbildīgās iestādes veiktajām administratīvajām kontrolēm vai pārbaudēm uz vietas. Revīzijas iestāde nosaka atkārtota revīzijas darba apmēru, pamatojoties uz tās riska novērtējumu.

5.   Ja revīzijas iestādes veiktajās sistēmas vai finanšu revīzijās tiek konstatētas būtiskas nepilnības attiecībā uz atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvu darbību, revīzijas iestāde:

a)

novērtē šo nepilnību finansiālo un darbības ietekmi;

b)

sniedz atbildīgajai iestādei atbilstīgus ieteikumus korekcijas un novēršanas pasākumu veikšanai;

c)

uzrauga to, kā atbildīgā iestāde īsteno šos pasākumus, un novērtē, vai pastāv rīcības plāns pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvas darbības atjaunošanai.

6.   Pēc 1., 2. un 3. punktā minēto revīzijas darbību pabeigšanas revīzijas iestāde paziņo savus secinājumus izraudzītājai iestādei, tostarp norādot, vai revīzijas iestāde uzskata, ka atbildīgā iestāde joprojām atbilst izraudzīšanas kritērijiem.

7.   Revīzijas iestāde nodrošina, ka atbildīgā iestāde visu informāciju, kas saistīta ar 1., 2. un 3. punktā minētajām revīzijas darbībām, pienācīgi paziņo Eiropas Komisijai.

IV NODAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMS

15. pants

Stāšanās spēkā

Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama dalībvalstīs saskaņā ar Līgumiem.

Briselē, 2014. gada 25. jūlijā

Komisijas vārdā –

priekšsēdētājs

José Manuel BARROSO

(1)  OV L 150, 20.5.2014., 112. lpp.

(2)  Eiropas Parlamenta un Padomes 2012. gada 25. oktobra Regula (ES, Euratom) Nr. 966/2012 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, un par Padomes Regulas (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 atcelšanu (OV L 298, 26.10.2012., 1. lpp.).

(3)  Komisijas 2014. gada 24. jūlija Īstenošanas regula (ES) Nr. 802/2014, ar kuru izveido valsts programmu modeļus un ar kuru paredz elektroniskās datu apmaiņas sistēmas starp Komisiju un dalībvalstīm noteikumus un nosacījumus atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai (OV L 219, 25.7.2014., 22. lpp.).

PIELIKUMS

Atbildīgās iestādes izraudzīšanas kritēriji

1.   Iekšējā vide

A)   Organizatoriskā struktūra

1.

Organizatoriskā struktūra, kas ļauj atbildīgajai iestādei veikt tās uzdevumus, kuri noteikti 4. pantā.

2.

Struktūrshēmā definēta organizatoriskā struktūra, kurā norādīts skaidrs lomu un pienākumu sadalījums.

B)   Cilvēkresursu standarti

1.

Atbilstoši cilvēkresursi 4. pantā aprakstīto uzdevumu veikšanai.

2.

Pienākumu nošķiršana, lai neviens darbinieks nebūtu atbildīgs vairāk kā par vienu no šādiem uzdevumiem: attiecībā uz valsts programmu ieskaitīto summu apstiprināšana, izmaksāšana vai iegrāmatošana; un neviens darbinieks neveiktu kādu no minētajiem uzdevumiem bez cita darbinieka uzraudzības.

3.

Katra darbinieka pienākumu rakstiska definīcija, tostarp finanšu pilnvaru ierobežojums.

4.

Piemērotas darbinieku apmācības.

5.

Procedūras, kas paredzētas, lai novērstu interešu konfliktus, tostarp gadījumos, kad darbinieks, kurš ieņem atbildīgu amatu vai sensitīvu amatu saistībā ar prasību pārbaudi, apstiprināšanu, izmaksāšanu un iegrāmatošanu, veic arī citas funkcijas ārpus atbildīgās iestādes.

2.   Kontroles darbības

A)   Projektu atlase

1.

Procedūras attiecībā uz atlasi un dotāciju piešķiršanu saskaņā ar 9. pantu.

2.

Procedūras attiecībā uz dotāciju nolīgumu un administratīvo lēmumu saturu un parakstīšanu saskaņā ar 10. un 11. pantu.

B)   Administratīvās kontroles un pārbaužu uz vietas procedūras

1.

Procedūras atbildīgās iestādes vadības piemērotā līmenī regulārai un savlaicīgai informēšanai par veikto kontroļu rezultātiem, lai gadījumā, ja tiek konstatēti sistēmiski trūkumi vai ja tas ir nepieciešams, varētu pārskatīt kontroles stratēģiju un iekšējās kontroles procedūras.

2.

Atlases metodes apraksts, kuru izmanto, ja administratīvās kontroles vai pārbaudes uz vietas nav izsmeļošas, bet tiek veiktas izlases veidā, un procedūra ziņošanai par neatbilstībām un pārkāpumiem.

3.

Ja dokumentus (papīra vai elektroniskā formātā), kas saistīti ar finanšu prasību kontrolēm, glabā citas struktūras – minēto struktūru un atbildīgās iestādes izveidotas procedūras, kas nodrošina, ka atbildīgajai iestādei ir pieejami minētie dokumenti.

C)   Procedūras saņēmēja iesniegto finanšu prasību apstiprināšanai

1.

Procedūras, kas nodrošina dotāciju nolīgumu, administratīvo lēmumu un līgumu īstenošanas uzraudzību saskaņā ar līguma nosacījumiem.

2.

Procedūras saņēmēja iesniegto finanšu prasību pieņemšanai, iegrāmatošanai un izskatīšanai, kurās noteikts jo īpaši izmantojamo dokumentu apraksts un veiktā darba pārskatīšanas procedūra.

3.

To pārbaužu kontrolsaraksts, kuras ir jāveic katram darbiniekam, kas ir atbildīgs par apstiprināšanu, tostarp veiktā darba pārskatīšana.

4.

Procedūra maksājumu apstiprināšanai, tostarp atbilstības Savienības un valsts noteikumiem pārbaudei un Regulas (ES) Nr. 514/2014 5. panta 2. punktā un 27. pantā prasītajām pārbaudēm nolūkā novērst un atklāt krāpšanu un pārkāpumus, jo īpaši ņemot vērā pastāvošos riskus.

D)   Maksāšanas procedūras

1.

Procedūras, kas nodrošina, ka maksājumi tiek veikti vienīgi uz saņēmēja bankas kontiem un netiek veikti skaidras naudas maksājumi.

2.

Procedūras, kas nodrošina, ka visi maksājumi, kuriem nav veikti pārskaitījumi, tiek atkārtoti ieskaitīti valsts programmas budžetā.

E)   Grāmatvedības procedūras

Grāmatvedības procedūras, kas nodrošina, ka gada pārskati ir pilnīgi, precīzi un laikus veikti un ka ikviena kļūda vai izlaidums tiek atklāts un izlabots, jo īpaši ar regulāru kontroļu un saskaņojumu palīdzību.

F)   Avansa maksājumu procedūras

1.

Procedūras, kas nodrošina, ka avansa maksājumi saņēmējiem grāmatvedības dokumentos tiek norādīti atsevišķi.

2.

Procedūras, kas nodrošina, ka avansa maksājumi tiek ieskaitīti noteiktajos termiņos un tiek identificēti maksājumi, kuru ieskaits ir nokavēts.

G)   Parādu procedūras

1.

Procedūras, kas nodrošina, ka A) līdz D) punktā paredzētos kritērijus mutatis mutandis piemēro summām, kuras atbildīgajai iestādei ir jāatgūst saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 21. panta h) punktu.

2.

Procedūras, kas nodrošina pienācīgus turpmākos pasākumus attiecībā uz izdotajiem atgūšanas rīkojumiem un – attiecīgā gadījumā – kavējuma procentiem.

3.

Procedūras, kas nodrošina, ka gadījumā, ja atgūšana nav iespējama, tiek konstatēts cēlonis, lai novērtētu, vai dalībvalstij ir jāatmaksā līdzekļi Savienības budžetā.

4.

Sistēma visu nesamaksāto summu atpazīšanai un visu šādu parādu iegrāmatošanai debitoru virsgrāmatā, pirms tie tiek saņemti.

5.

Procedūras, kas nodrošina, ka minētā debitoru virsgrāmata regulāri tiek pārbaudīta, lai nodrošinātu tās ticamību un pilnīgumu.

H)   Procedūras pārkāpumu atklāšanai un krāpšanas apkarošanai

1.

Pārkāpumu definīcijas atbilstoši Savienības prasībām.

2.

Mehānismi, kas nodrošina, ka var laikus atklāt pārkāpumus un nekavējoties veikt korekcijas pasākumus.

3.

Procedūras samērīgu krāpšanas apkarošanas pasākumu piemērošanai.

4.

Procedūras, kas nodrošina, ka Komisija gada pārskatos ir informēta par atklātajiem pārkāpumiem un – vajadzības gadījumā – par visiem veiktajiem korekcijas pasākumiem.

I)   Revīzijas izsekojamība

Procedūra, kas nodrošina atbilstīgu revīzijas izsekojamību saskaņā ar īstenošanas regulu, kura pieņemta, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. panta 5. punktu, kas panākama, nodrošinot dokumentārus pierādījumus, kuri jāglabā atbildīgās iestādes telpās un kuri attiecas uz projektu atlasi, saņēmēju iesniegto finanšu prasību apstiprināšanu, iegrāmatošanu un izmaksāšanu un avansa maksājumu un parādu apstrādi.

3.   Iekšējā informācija un saziņa

A)   Saziņa

1.

Procedūras, kas nodrošina, ka:

a)

tiek reģistrētas visas izmaiņas Savienības tiesību aktos;

b)

instrukcijas, datubāzes un kontrolsaraksti tiek laikus atjaunināti, lai atspoguļotu šīs izmaiņas; un

c)

visas ieinteresētās personas, piemēram, deleģētā iestāde, tiek laikus informētas par šīm izmaiņām.

2.

Procedūras, kas nodrošina, ka visiem saņēmējiem ir informācija, kura nepieciešama, lai veiktu savus uzdevumus un īstenotu darbības.

3.

Procedūras, kas nodrošina, ka pieteikuma iesniedzējiem tiek sniegta pietiekama ex post informācija par atlases procesa rezultātiem.

B)   Informācijas sistēmu drošība

1.

Izmantotās(-o) informācijas sistēmas(-u) drošība atbilstoši aktuālākajiem starptautiski atzītiem standartiem.

2.

Procedūras, kas nodrošina, ka finansiālie un tehnoloģiskie pasākumi ir proporcionāli riskiem.

4.   Iekšējā uzraudzība un ziņošana

A)   Iekšējie dokumenti un ziņojumi

1.

Dokumentētas procedūras un attiecīgie kontrolsaraksti, kas jāizpilda, lai:

a)

atbalstītu Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 4. punktā minētās uzraudzības komitejas darbu un sniegtu tai informāciju, kas tai nepieciešama savu uzdevumu izpildei, jo īpaši datus, kuri attiecas uz progresu valsts programmas mērķu sasniegšanā, finanšu datus un ar rādītājiem un starpposma mērķiem saistītos datus;

b)

sagatavotu gada un galīgos īstenošanas ziņojumus un iesniegtu tos Komisijai;

c)

sagatavotu dokumentus, kas veido Regulas (ES) Nr. 514/2014 44. pantā minēto gada atlikuma maksājuma pieprasījumu;

d)

nodrošinātu, ka augstākajai vadībai ir sniegti visi nepieciešamie ziņojumi un informācija, kas ļauj efektīvi uzraudzīt to programmu īstenošanu, par kurām tā ir atbildīga; un

e)

nodrošinātu, ka augstākajai vadībai ir sniegti tās sistēmu darbības novērtēšanas vai revīziju ziņojumi.

2.

Dokumentētas procedūras ziņošanai un uzraudzībai, ja atbildīgā iestāde uzdevumu izpildi ir uzticējusi citai struktūrai.

B)   Citu tādu uzdevumu uzraudzība, kurus iestādes nav veikušas pašas

1.

Ja struktūras darbojas atbildīgās iestādes atbildībā, izņemot deleģētās iestādes, – procedūras, kas nodrošina, ka ir ieviesti pārraudzības mehānismi, lai nodrošinātu pareizu finanšu pārvaldību.

2.

Ja kontroles darbību veikšanai tiek izmantoti ārpakalpojumi – procedūras, kas nodrošina, ka ir ieviesti pārraudzības mehānismi, lai nodrošinātu vienotu kontroles metodoloģiju un darba saskaņotību.

3.

Ja atbildīgā iestāde deleģē darbības – procedūras, kas nodrošina šīs regulas 5. panta 4. punkta ievērošanu.