Budžeta un finanšu pārvaldība

norāda, ka Iestāde sāka darbību 2019. gada 17. oktobrī un ieguva finansiālu autonomiju 2021. gada 26. maijā un ka pēc mītnes līguma noslēgšanas ar Slovākijas Republiku tā 2021. gada septembrī sāka darboties telpās Bratislavā; atzinīgi vērtē darbību uzsākšanu un uzsver, ka šī ir pirmā budžeta izpildes apstiprināšanas procedūra;

norāda, ka 2021. finanšu gadā veiktās budžeta uzraudzības rezultātā budžeta izpildes līmenis attiecībā uz kārtējā gada saistību apropriācijām bija 95,80 % un kārtējā gada maksājumu apropriācijām bija 30,38 %;

uzsver, ka Iestādes darbs ir bijis saistīts ar tās sākotnējo veidošanu; apzinās, ka nākamajā periodā ir jāturpina izstrādāt un integrēt iekšējos procesus, līdz Iestāde 2024. gadā sāks pilnvērtīgi darboties;

atgādina, cik svarīgi ir stiprināt pārvaldības un kontroles sistēmas, lai nodrošinātu Iestādes pienācīgu darbību; stingri uzstāj uz prasību ieviest efektīvas pārvaldības un kontroles sistēmas, lai izvairītos no iespējamiem interešu konflikta gadījumiem, ex ante vai ex post pārbaužu neveikšanas, budžeta un juridisko saistību neatbilstošas pārvaldības un problēmu nereģistrēšanas izņēmumu reģistrā;

Sniegums

norāda, ka sākotnēji 2021. gadā plānotais projekts, kas bija paredzēts tādas strukturētas snieguma pārvaldības sistēmas izstrādei, kura atbalstīs saskaņotu galveno snieguma rādītāju izstrādi, tika atlikts un pašlaik tiek īstenots; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

uzsver Iestādes sasniegumus attiecībā uz pirmo nozaru iniciatīvu, kas vērsta uz mobilo darba ņēmēju un viņu darba devēju tiesībām sezonas darba jomā, tās rīcības plānu un saistīto kampaņu, kas īstenota sadarbībā ar dalībvalstīm, sociālajiem partneriem un citām ieinteresētajām personām un apvieno visus Iestādes darbības uzdevumus;

ar gandarījumu norāda, ka Iestāde 2021. gadā atbalstīja pirmās desmit saskaņotās un kopīgās inspekcijas, kurās piedalījās 11 dalībvalstis; turklāt norāda, ka 2021. gadā Iestādē bez sarežģījumiem integrēja Eiropas platformu nolūkā novērst nedeklarētu darbu un ka saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2019/1149 (2) Iestāde no Komisijas pārņēma dažus konkrētus Eiropas Nodarbinātības dienestu tīkla (EURES) pienākumus, jo īpaši EURES tīkla pārvaldības un apmācības un komunikācijas pasākumus, kā arī atbildību par EURES portālu;

ar gandarījumu norāda, ka Iestāde pabeidza izstrādāt satvaru, kas nepieciešams, lai 2022. gada sākumā sāktu mediācijas uzdevumu, un ka 2021. gada decembrī Iestādes valde pieņēma mediācijas procedūras noteikumus un izsludināja uzaicinājumu, lai nodrošināt kandidātu izvirzīšanu dažādām mediācijas funkcijām;

ar gandarījumu norāda, ka Iestāde ir padziļinājusi sadarbību ar citām Savienības struktūrām un organizācijām; atzinīgi vērtē pirmos nolīgumus ar SOLVIT tīklu un Administratīvo komisiju sociālās nodrošināšanas sistēmu koordinācijai, kas tika noslēgti 2021. gadā; turklāt norāda, ka Iestāde sāka sarunas par citiem sadarbības pasākumiem, tostarp ar Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fondu (Eurofound) un Eiropas Darba drošības un veselības aizsardzības aģentūru (EU-OSHA); turklāt norāda, ka 2021. gada septembrī Iestāde un Eiropas Savienības Aģentūra tiesībaizsardzības sadarbībai (Eiropols) atbalstīja dalībvalstu centienus apkarot darbaspēka ekspluatāciju sezonas darbā; mudina Iestādi vairāk izpētīt iespējas paplašināt darba vienošanās un kopīgi izmantot resursus uzdevumu pārklāšanās gadījumā ar citām Savienības struktūrām;

10.

norāda, ka tika īstenotas visas 2021. gada darba programmā plānotās darbības, izņemot darbinieku apmaiņu un savstarpējās palīdzības projektus Eiropas platformā nolūkā novērst nedeklarētu darbu; atzīst, ka pieteikumu trūkums šajās uz pieprasījumu balstītajās darbībās var būt saistīts ar Covid-19 pandēmiju; norāda, ka valde uzskata – rezultāti, ko Iestāde sasniegusi otrajā darbības gadā, veido pamatu, uz kā līdz 2024. gadam varēs izveidot pilnībā funkcionējošu un digitalizētu iestādi;

Personāla politika

11.

pauž bažas par to, ka 2021. gada 31. decembrī štatu saraksts bija izpildīts tikai 84,21 % apmērā un darbā bija pieņemti 32 no Savienības budžetā apstiprinātajiem 38 pagaidu darbiniekiem; pieņem zināšanai to, ka 2021. gadā Iestādē strādāja arī 11 līgumdarbinieki un 41 norīkotais valsts eksperts (tostarp 27 valsts sadarbības koordinatori); norāda, ka Iestādei 2021. gadā izdevās ievērojami palielināt darbaspēku, veicot intensīvu darbā pieņemšanu, kas bija saskaņā ar vienu no Iestādes galvenajām prioritātēm;

12.

tomēr vērš uzmanību uz to, ka Iestādei no visām Savienības decentralizētajām aģentūrām ir vislielākais norīkoto valstu ekspertu amata vietu īpatsvars (60 no 144 darbiniekiem 2023. gada štatu sarakstā); aicina 15 norīkoto valstu ekspertu amata vietas pārveidot par pagaidu darbinieku amata vietām, kas ļautu Iestādei izmantot atbilstošu personālu tās pamatuzdevuma turpmākai īstenošanai;

13.

pieņem zināšanai nepietiekamo dzimumu līdzsvaru Iestādes augstākā līmeņa vadītāju vidū, proti, to, ka 4 no 6 (67 %) ir vīrieši; pieņem zināšanai nepietiekamo dzimumu līdzsvaru Iestādes valdē, proti, to, ka 20 no 33 tās locekļiem (61 %) ir vīrieši; tāpat pieņem zināšanai nepietiekamo dzimumu līdzsvaru Iestādes kopējā darbinieku skaitā, proti, to, ka 23 no 43 darbiniekiem (53 %) ir sievietes; pieņem zināšanai dzimumu līdzsvaru norīkoto valstu ekspertu (tostarp valsts sadarbības koordinatoru) vidū, proti, to, ka 49 % ir sievietes un 51 % – vīrieši; turklāt norāda, ka pēc štatu saraksta (štata darbinieki) 2021. gada beigās Iestādes darbinieku vidu bija pārstāvētas 14 valstspiederības un ka Iestāde plāno 2022. gadā pārstāvēto valstspiederību skaitu palielināt līdz 18; mudina Iestādi darbā pieņemšanas procedūrās vispirmām kārtām ņemt vērā ģeogrāfisko līdzsvaru un ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par visām norisēm šajā sakarā; atgādina, ka ir svarīgi nodrošināt darbinieku dzimumu līdzsvaru, un aicina Iestādi ņemt vērā šo aspektu attiecībā uz turpmāko iecelšanu augstākā līmeņa vadībā; turklāt aicina dalībvalstis to ņemt vērā, izvirzot kandidātus valdes locekļu vai norīkoto valstu ekspertu amatam;

14.

norāda, ka Iestāde 2021. gadā pieņēma pirmo organizatorisko struktūru, izstrādāja organizāciju un turpināja pieņemt un izstrādāt iekšējos noteikumus un procedūras un ka tā kopā ar visiem darbiniekiem ir izstrādājusi savu pamatuzdevuma izklāstu un vērtību paziņojumu, kas atspoguļo visu darbinieku daudzveidību un kultūru; turklāt norāda, ka Iestāde strādā pie tā, lai 2024. gadā varētu sākt pilnvērtīgu darbību;

15.

norāda, ka Iestāde 2022. gada martā pieņēma politiku par personas cieņas aizsardzību un psiholoģiskās un seksuālās uzmākšanās novēršanu un pēc tam sāka organizēt visiem darbiniekiem, tostarp ārējiem līgumslēdzējiem, obligātus darbseminārus par uzmākšanās novēršanu, kā arī īpašas sesijas vadītājiem; turklāt norāda, ka Iestāde 2022. gada jūnijā izsludināja uzaicinājumu paust ieinteresētību par konfidenciālo konsultantu amatiem; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

16.

atgādina, ka ir svarīgi izstrādāt ilgtermiņa cilvēkresursu politiku attiecībā uz darba un privātās dzīves līdzsvaru, profesionālo orientāciju visa mūža garumā un īpašu uz karjeras izaugsmi vērstas apmācības iespēju piedāvāšanu, dzimumu līdzsvaru visos personāla līmeņos, tāldarbu, tiesībām atslēgties, ģeogrāfiskā līdzsvara uzlabošanu nolūkā panākt pienācīgu pārstāvību no visām dalībvalstīm un personu ar invaliditāti pieņemšanu darbā un integrāciju, kā arī vienlīdzīgas attieksmes nodrošināšanu pret šīm personām un plašu viņu iespēju veicināšanu;

Iepirkums

17.

norāda, ka 2021. gadā Iestāde cik vien labi iespējams izmantoja esošos iestāžu pamatlīgumus administratīvajām un operatīvajām darbībām, vienlaikus vajadzības gadījumā izsludinot (apspriestus un atklātus) uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus; turklāt norāda, ka Iestāde kopumā noslēdza 106 iepirkuma procedūras un parakstīja sešus pakalpojumu līmeņa nolīgumus;

18.

norāda, ka 2021. gadā Iestāde ieviesa e-iepirkuma moduļus ABAC Assets, e-konkursu, e-iesniegšanu un publiskā iepirkuma pārvaldības rīku (PPMT); norāda, ka 2022. gadā Iestāde sāka izmantot PPMT;

Pārredzamība un interešu konfliktu novēršana un pārvaldība

19.

norāda, ka Iestāde pašlaik izstrādā visaptverošu politiku interešu konflikta jomā un ka Iestādes struktūru (valdes, ieinteresēto personu grupas, Iestādes darba grupu) reglamentā ir iekļauti noteikumi par interešu konfliktu; turklāt norāda, ka valdes locekļu interešu konflikta deklarācijas ir ieviestas un publiski pieejamas;

20.

norāda, ka Iestāde publicē izpilddirektora CV un strādā pie citu attiecīgo CV publicēšanas 2023. gadā; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

21.

norāda, ka 2021. gadā Iestāde tikās ar ārējām ieinteresētajām personām, piemēram, arodbiedrību pārstāvjiem, darba devēju organizācijām un uzņēmumu pārstāvjiem, kā arī valsts iestādēm un valsts institūcijām; ar bažām norāda, ka Iestāde centralizēti nereģistrē attiecīgās sanāksmes ar ārējiem pārstāvjiem un ir paredzējusi šādu reģistru izveidot tikai 2023. gadā; aicina Iestādi minēto reģistru izveidot pēc iespējas ātrāk un ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

22.

ar gandarījumu norāda, ka Iestāde 2021. gada 25. maijā pēc analoģijas pieņēma Komisijas pamatnostādnes par trauksmes celšanu;

23.

stingri prasa ieviest sistemātiskus noteikumus par pārredzamību, neatbilstību, interešu konfliktu, nelikumīgu lobēšanu un virpuļdurvju efektu; aicina Iestādi stiprināt savus iekšējās kontroles mehānismus, tostarp izveidot iekšēju korupcijas apkarošanas mehānismu;

Iekšējā kontrole

24.

pēc iepazīšanās ar Revīzijas palātas ziņojumu ar bažām norāda, ka Iestādes valde ir apstiprinājusi Komisijas Iekšējās revīzijas dienesta nolikumu (2021. gadā) un Iestādes iekšējās kontroles sistēmu (ICF) (2020. gadā), tomēr tā vēl nav pieņēmusi ne atbilstošu riska pārvaldības un kontroles stratēģiju, ne kredītrīkotāja hartu vai pastarpināti deleģētā kredītrīkotāju hartu, ne grāmatveža hartu, un ka šie trūkumi kavē Iestādes iekšējās kontroles sistēmas īstenošanu; pēc iepazīšanās ar Iestādes atbildi pieņem zināšanai, ka tā ir pabeigusi riska novērtēšanas procesu un ir ieviesusi vairākas rīcībpolitikas un procedūras ICF īstenošanai un ka tā pastāvīgi strādā, lai vēl vairāk stiprinātu ICF, un plāno pieņemt attiecīgās hartas; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par iekšējās kontroles sistēmas izveidi un riska pārvaldību;

25.

norāda, ka saskaņā ar Revīzijas palātas ziņojumu Iestāde ABAC Assets un inventāra uzskaitē reģistrēja aktīvus, kuru kopējā vērtība bija 73 118 EUR, ka šos aktīvus galvenokārt veidoja biroja mēbeles un ka Iestāde katrai vienībai piešķīra inventāra identifikāciju un turpmāko atrašanās vietu; tomēr norāda, ka Covid-19 pandēmijas dēļ revīzijas laikā aktīvi nebija marķēti un vēl nebija izvietoti noteiktajās vietās; turklāt norāda, ka tas, ka nav pilnīgu un atjauninātu inventāra sarakstu, kuros norādīta Iestādes materiālo aktīvu atrašanās vieta, ir pretrunā Finanšu regulas 87. pantam un negatīvi ietekmē Iestādes spēju nodrošināt savu aktīvu aizsardzību; pieņem zināšanai Iestādes atbildi, ka Covid-19 pandēmijas ierobežojošo pasākumu dēļ materiālie aktīvi pēc piegādāšanas nesen tika novietoti noteiktajās vietās saskaņā ar atrašanās vietas plānu un darbinieku skaitu un ka ir pabeigts marķēšanas process un inventāra saraksta faktiskā izpilde;

26.

pēc iepazīšanās ar Revīzijas palātas ziņojumu norāda, ka 2020. gada 11. decembrī Iestāde parakstīja īpašu līgumu par EURES apmācības pasākumiem 2021. gada pirmajā ceturksnī 299 437 EUR apmērā un ka 2021. gada 9. novembrī tika parakstīts jauns pamatlīgums par EURES apmācības pasākumu nodrošināšanu, kura vērtība ir 12 miljoni EUR un kura maksimālais ilgums ir 48 mēneši, un ka 2021. gadā netika veikti maksājumi saistībā ar šo pamatlīgumu; turklāt norāda, ka saskaņā ar Revīzijas palātas ziņojumu Iestāde nav noteikusi apmācības pasākumu darbības un finanšu aspektu ex ante un ex post pārbaudes, kas pamatotos uz tiešiem pierādījumiem no īstenotajiem apmācības pasākumiem, bet tā vietā paļāvusies uz instruktoru sagatavotajiem ziņojumiem, un tas, ka nav tādu oficiālu procedūru, kas pamatotos uz tiešiem pierādījumiem, var apdraudēt vadības norādījumu īstenošanu un Iestādes mērķu sasniegšanu;

27.

norāda, ka Iestāde atbildē Revīzijas palātai ir atzinusi nepieciešamību izveidot atbilstošu iekšēju struktūru, kas ieviestu uz tiešiem pierādījumiem balstītas oficiālas procedūras; norāda, ka Iestāde izmanto tiešu kontroli apmācības pasākumiem un no 2023. gada izveidos tiešās kontroles mehānismu, saskaņā ar kuru Iestādes darbinieki piedalīsies 10 % no nodrošinātajām EURES apmācībām, aptverot visu apmācības veidu un formātu piemērus, novēros apmācības īstenošanu un ka pēc novērtētās apmācības tiks veikta arī dalībnieku apmierinātības aptauja;

28.

norāda, ka Iestāde ir pieņēmusi un īstenojusi 2021.–2023. gada krāpšanas apkarošanas stratēģiju un ka stratēģijas īstenošana tiek uzraudzīta ar īpašu rīcības plānu;

Digitalizācija un zaļā pārkārtošanās

29.

norāda, ka Iestāde IKT risinājumus ir izstrādājusi ap Microsoft 365 (M365) piedāvājumu un Komisijas sistēmām, kas ir kopīgas dažādām iestādēm un pieejamas, izmantojot drošu VPN risinājumu, un šos risinājumus pārbaudīja neatkarīgi konsultanti un CERT-EU; turklāt norāda, ka Iestāde ir konfigurējusi IKT drošības uzraudzības risinājumu, kas ļauj CERT-EU veikt uzraudzību, pamatojoties uz pakalpojumu līmeņa vienošanos;

30.

norāda, ka Iestādes kiberdrošības politika tiks izstrādāta 2023. gadā, izmantojot informāciju, kas izriet no IKT stratēģijas un aģentūru pieejas attiecībā uz jauno kiberdrošības regulu; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

31.

atgādina, ka ir svarīgi palielināt Iestādes darba digitalizāciju ne tikai attiecībā uz iekšējo darbību un pārvaldību, bet arī tādēļ, lai paātrinātu procedūru digitalizāciju; uzsver, ka Iestādei šajā ziņā arī turpmāk jābūt proaktīvai, lai izvairītos no digitālās plaisas starp aģentūrām; tomēr vērš uzmanību uz vajadzību veikt visus nepieciešamos drošības pasākumus, lai novērstu jebkādu apdraudējumu apstrādātās informācijas drošībai tiešsaistē;

32.

mudina Iestādi cieši sadarboties ar ENISA (Eiropas Savienības Kiberdrošības aģentūra); ierosina piedāvāt regulāri atjauninātas ar kiberdrošību saistītas apmācības programmas visiem Iestādes darbiniekiem; aicina Iestādi ātrāk izstrādāt savu kiberdrošības politiku, ieviest to līdz 2023. gada 31. decembrim un ziņot par to budžeta izpildes apstiprinātājiestādei;

33.

ar gandarījumu norāda, ka Iestādes galvenais birojs Slovākijā (ēka, kas atrodas Landererova ielā 12, jeb L12) ir saņēmis Leadership in Energy and Environmental Design Zelta sertifikātu;

Darbības nepārtrauktība Covid-19 krīzes laikā

34.

pēc iepazīšanās ar Revīzijas palātas ziņojumu ar bažām norāda, ka Iestāde vēl nav pieņēmusi darbības nepārtrauktības plānu un ka iedibināta un visaptveroša darbības nepārtrauktības plāna trūkums ir būtiska iekšēja nepilnība; pēc iepazīšanās ar Iestādes atbildi norāda, ka Covid-19 pandēmijas dēļ ikdienā tika ieviests tāldarba darbības nepārtrauktības risinājums un ka Iestāde atzīst, cik svarīgs ir visaptverošs dokuments, kurā aprakstīts darbības nepārtrauktības plāns, ko plānots pabeigt 2023. gada procedūrās; aicina Iestādi ziņot budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par norisēm šajā jautājumā;

35.

atzinīgi vērtē ziņojumu par “tāldarba ietekmi Covid-19 pandēmijas laikā uz piemērojamo sociālo nodrošinājumu” un iekšējo novērtējumu par “Covid-19 pandēmijas ietekmi uz Iestādes darbības jomām”;

Citi komentāri

36.

norāda, ka 2021. gadā Iestāde turpināja pilnveidot savas komunikācijas darbības, palielinot sociālo mediju sekotāju skaitu, izveidojot jaunas vietnes citās sociālo mediju platformās un palielinot interaktīva un saistošāka satura, piemēram, videoierakstu, apjomu, un turpināja attīstīt savu tīmekļa vietni, vizuālo identitāti, logotipu un citus artefaktus, kas palielinās Iestādes pamanāmību un atpazīstamību; aicina Iestādi pastiprināt centienus un skaidrā un pieejamā valodā sniegt Savienības iedzīvotājiem un sabiedrībai būtisku informāciju par sniegumu; mudina Iestādi nodrošināt lielāku pārredzamību un publisko pārskatatbildību, labāk izmantojot plašsaziņas līdzekļu un sociālo mediju kanālus;

37.

atzinīgi vērtē Iestādes sadarbību pārvaldības līmenī ar Eurofound, EU-OSHA un Eiropas Dzimumu līdztiesības institūtu (EIGE) un darba programmu projektu apmaiņu ar Eurofound, Eiropas Ķimikāliju aģentūru (ECHA) un EIGE ar mērķi nodrošināt sinerģiju attiecīgajās darba programmās;

38.

attiecībā uz pārējiem horizontāla rakstura konstatējumiem, kas pievienoti lēmumam par budžeta izpildes apstiprināšanu, atsaucas uz 2023. gada 10. maija rezolūciju par aģentūru sniegumu, finanšu pārvaldību un kontroli (3).

(2) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2019/1149 (2019. gada 20. jūnijs), ar ko izveido Eiropas Darba iestādi, groza Regulas (EK) Nr. 883/2004, (ES) Nr. 492/2011 un (ES) 2016/589 un atceļ Lēmumu (ES) 2016/344 (OV L 186, 11.7.2019., 21. lpp.).