Komisijas pazinojums - Progresa ziņojums par sasniegto 2006. gada 31. martā Eiropas Komisijas grāmatvedības sistēmas modernizēšanā /* COM/2006/0358 galīgā redakcija */

[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 04.07.2006

COM(2006) 358 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS

PROGRESA ZIŅOJUMS PAR SASNIEGTO 2006. GADA 31. MARTĀ EIROPAS KOMISIJAS GRĀMATVEDĪBAS SISTĒMAS MODERNIZĒŠANĀ

SATURS

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS, ZIŅOJUMS PAR SASNIEGTO 2006. GADA 31. MARTĀ EIROPAS KOMISIJAS GRĀMATVEDĪBAS SISTĒMAS MODERNIZĒŠANĀ 1

1. Ievads 4

2. Kopsavilkums par īstenošanu līdz 2006. gada 31. martam 4

3. Modernizētu kontu ieviešana Komisijas dienestos 5

3.1 Finanšu pārskatu un sākuma bilanču sagatavošana 2005. finanšu gadam 5

3.2 Aizdevumi un aizņēmumi 6

3.3 Mācības 6

3.4 Konsolidācija 7

3.5 Budžeta gada izmaiņas 7

4 Kontroles vide un vietējo sistēmu apstiprināšana 8

4.1 Saziņa un uzskaites kvalitāte 8

4.2 Vietējo sistēmu apstiprināšana 8

5. IT pilnveidojumi attiecībā uz vispārējo budžetu 9

6. ABAC ieviešana citās iestādēs un aģentūrās 10

7 ABAC -delegācijas 10

8 Eiropas Attīstības fonds 11

9 Tālākā attīstība 12

10 Nobeigums 12

I PIELIKUMS: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 MARCH 2006 (INTEGRēTāS PROGRAMMAS PLāNS, 2006. GADA 31. MARTS) 13

II PIELIKUMS: System security and synchronisation (Sistēmas drošība un sinhronizēšana) 18

IEVADS

Komisijas grāmatvedis 2006. gada 31. martā nosūtīja Eiropas Revīzijas palātai Eiropas Kopienu pirmos provizoriskos pārskatus, kuriem ir jāsagatavo saskaņā ar starptautiski atzītajiem grāmatvedības standartiem. Tādējādi Komisija ir demonstrējusi budžeta izpildes apstiprinājuma iestādēm vēlmi pilnībā uzskaitīt tai uzticētos nodokļu maksātāju līdzekļus, turklāt rādot priekšzīmi citām publiskām iestādēm.

Šie pārskati ir Komisijas dienestu un citu iestāžu un aģentūru trīs gadu intensīva darba augļi.

- Tika izstrādāti grāmatvedības noteikumi, kas ir atbilstīgi Kopienas darbībām un starptautiskiem grāmatvedības standartiem, kā arī atbilstīgas grāmatvedības rokasgrāmatas;

- Tika izstrādātas IT sistēmas, lai atbalstītu jaunās grāmatvedības prasības;

- Visi Komisijas dienesti ir pieņēmuši savas administratīvās un finanšu procedūras, lai reģistrētu grāmatvedības notikumus brīdī, kad tie notiek, un nevis tikai tad, kad nauda ir saņemta vai maksāta, vai tikai gada beigās, un tādējādi ir iespējams izveidot uz uzkrājumiem pamatotus kontus;

- Tika noteiktas bilances, lai atvērtu pirmos uz uzkrājumiem pamatotos kontus.

Šis darbs tika pabeigts līdz 2005. gada janvārim, kas bija savlaicīgi, lai 2005. gadu sāktu, balstoties uz pareiziem principiem. Kopš 2005. gada janvāra:

- atbildīgie dienesti ir pārbaudījuši un apstiprinājuši sākuma bilances;

- visi dienesti ir novērtējuši uzkrājamos izdevumus katra gada sākumā un beigās;

- Komisijas grāmatvedis ir pārbaudījis visas sistēmas, lai nodrošinātu, ka tās spēj reģistrēt un sniegt pieprasīto grāmatvedības informāciju;

- Komisijas pārskati tika sagatavoti un konsolidēti ar 8 citu iestāžu un 16 aģentūru pārskatiem.

Tādējādi Komisija ir ievērojusi Finanšu regulā noteikto termiņu finanšu pārskatu sagatavošanai, kas visos būtiskos aspektos atbilst starptautiskajiem standartiem, un ir izpildījusi savas saistības pret Eiropas Parlamentu un Padomi ziņot par sasniegto attiecībā uz šo mērķi[1], ko viņi uzskatīja par īpaši ambiciozu.

Taču darbs nav beidzies. Pilnīgi visu grāmatvedības standartu ievērošana ir process, kas prasa laiku, lai to paveiktu. Komisijas ārējo delegāciju avansa kontus vajag iekļaut centrālajā grāmatvedības sistēmā, un Eiropas Attīstības fonda līdzekļu uzskaite ir jāpārvieto uz modernizētu IT sistēmu. Kavējumi šo uzdevumu izpildē radās sakarā ar grūtībām, ieviešot jaunās sistēmas, un vajadzīgajām mācībām ģeogrāfiski izkliedētajos dienestos, taču šiem kavējumiem nav būtiskas ietekmes uz pārskatiem.

Divu ģenerāldirektorātu sistēmas ir jāuzlabo, pirms tās var tikt apstiprinātas. Vismaz viena ģenerāldirektorāta iesniegtajos skaitļos ir atklātas būtiskas kļūdas, un ir prasīts iesniegt koriģētus skaitļus. Lai gan Komisijas dienesti vairākkārt ir pārbaudījuši sākuma bilances un uzkrātos izdevumus, Revīzijas palāta atklāj jaunas kļūdas, kas, ja iespējams, ir jāizlabo galīgajos pārskatos, kuri jānodod līdz 2006. gada 31. jūlijam. Kļūdu iespējamību saasina fakts, ka Komisijā nav pietiekami daudz kvalificētu grāmatvedības darbinieku, lai ātri īstenotu tik lielu reformu, ka dažos dienestos radās kavējumi, kas noveda pie sasteigta darba, un bija kavējumi, veidojot IT sistēmās konkrētus uzskaites un atskaišu instrumentus un atjauninot dokumentus, un arī apmācība bija novēlota.

KOPSAVILKUMS PAR īSTENOšANU LīDZ 2006. GADA 31. MARTAM

Pāreja uz jaunu grāmatvedības sistēmu līdz šim ir bijusi veiksmīga. Komisija 2005. gada 1. janvārī vispārējo uzskaiti no skaidras naudas uzskaites pārnesa uz uzkrājumu principa uzskaiti – sistēmu, kas Eiropas Komisijai jau ir sniegusi labāku ikdienas kontroli pār tās finansēm un kas sniedz tai labāku finanšu informāciju. Uzkrājumu principa grāmatvedības sistēmas pilnveidošana turpinājās 2005. gadā; pilnveidošana un uzlabošana turpināsies 2006. un 2007. gadā, pakāpeniski ietverot Eiropas Attīstības fondu, delegācijas, aģentūras un vienoto datu bāzi.

Tika izstrādāts detalizēts rīcības plāns diviem gadiem (2005. un 2006. gadam), ko pielāgoja un paplašināja, ņemot vērā pieredzi. Pielikumā 2006. un 2007. gada plāni ir izklāstīti grafiski. Sākotnējā plānā nebija pietiekami novērtēts vajadzīgais darbs daudzajiem IT uzlabojumiem, kā rezultātā atsevišķi uzdevumi bija jāpārplāno. Galvenie grāmatvedības projekti, kas vēl tiek uzlaboti, ir „ ABAC -EAF” un „ ABAC -delegācijas”, kuriem ir jābūt pilnībā darboties gataviem 2007. (delegācijas) un 2008. (Eiropas Attīstības fonds) finanšu gada sākumā. Galvenie jautājumi, kas radās 2005. gadā, ir izklāstīti šajā atskaitē.

Komisijas grāmatvedis ir sagatavojis Revīzijas palātai provizoriskos finanšu pārskatus par 2005. gadu, kas ir pirmie pārskati, kuriem pilnībā ir jābūt sagatavotiem, pamatojoties uz uzkrājumu principu. Galīgie pārskati Komisijai ir jāapstiprina līdz 2006. gada 31. jūlijam. Visi ģenerāldirektorāti ir ieguldījuši lielus pūliņus, lai saskaņotā un sistemātiskā veidā sagatavotu sākuma bilances šim pirmajam gadam, tās pārbaudītu un veiktu vajadzīgos labojumus, un novērtētu uzkrātos izdevumus finanšu gada sākumā un beigās. Dažas datu pārbaudes tiks veiktas līdz galīgo pārskatu slēgšanai, atsevišķi pārskati vēl ir jāpielāgo vispārējai uzskaitei, un vienam ģenerāldirektorātam ir vēlreiz jāveic novērtēšana. Neraugoties uz šiem centieniem, ņemot vērā uzdevuma lielumu un šiem dienestiem neierastās jaunās grāmatvedības procedūras, un ierobežoto skaitu kvalificētu un apmācītu darbinieku, pastāv risks, ka galīgajos pārskatos var palikt nepamanītas būtiskas kļūdas un izlaidumi.

Dažiem grāmatvedības jautājumiem ir pievērsta Revīzijas palātas uzmanība, jo īpaši attiecībā uz vienībām, kas ir jāiekļauj EK konsolidētajos pārskatos, bet par kurām nav vienošanās attiecībā uz iekļaušanu, un par to summu publicēšanas veidu, kas dalībvalstīm ir jāmaksā saskaņā ar esošām saistībām pret EK.

MODERNIZēTAS UZSKAITES IEVIEšANA KOMISIJā

Finanšu pārskatu un sākuma bilanču sagatavošana 2005. finanšu gadam.

Tika noteiktas prasības 2005. gada finanšu pārskatu sagatavošanai, un tika sagatavoti grāmatvedības procesi, kas attiecas uz 2005. gada kontu slēgšanu un 2005. gada finanšu pārskatu sagatavošanu. Provizoriskie gada pārskati tika iesniegti 2006. gada 31. martā – datumā, kas ir noteikts Finanšu regulā.

Lai izveidotu operatīvās sākuma bilances, visa vajadzīgā informācija uzkrāšanas principa grāmatvedībai 2005. gada janvārī tika augšupielādēta centrālajā grāmatvedības sistēmā, ieskaitot vairāk nekā 7 000 rēķinu vai izmaksu pieprasījumu, 30 000 iepriekšēja finansējuma ierakstu, 92 000 aktīvu un 3 100 garantiju. Visiem dienestiem tika uzdots pārbaudīt šo augšupielādēto datu precizitāti līdz 2005. gada 1. maijam, un 2005. gada jūlijā visiem ģenerāldirektoriem un dienestu vadītājiem bija formāli jāapstiprina savas operatīvās sākuma bilances. Pēc pārbaudēm un kontrolēm visi ĢD apstiprināja skaitļus, taču pieprasīja dažas korekcijas, lai nodrošinātu datu kvalitāti. Pēdējais apstiprinājums tika saņemts 2006. gada janvārī.

Revīzijas palātai tika iesniegta detalizēta informācija par rēķinu un iepriekšēja finansējuma datu augšupielādēm 2005. gada februārī un bilances pa ĢD, kad tās tika nosūtītas apstiprināšanai 2005. gada jūlijā. Revīzijas palātai bija pieeja visiem datiem, kas bija reģistrēti grāmatvedības sistēmā jau no tās ieviešanas sākuma.

Galvenais darbs 2005. gadā saistībā ar pāreju bija pabeigt uzkrājumu bilanču atvēršanu 2005. gada 1. janvārī, kas, kā pierādījās, Budžeta ģenerāldirektorātam un visiem dienestiem bija grūts uzdevums. Vadlīnijas par saņēmēju vēl neiesniegto atlīdzības prasību no EK finansējuma ( cut-off ) novērtēšanu, tika nosūtītas ģenerāldirektorātiem 2005. gada 16 augustā pēc apspriedēm par visatbilstīgāko pamatu šim novērtējumam. Līdz 2006. gada 31. janvārim visi ģenerāldirektorāti bija sagatavojuši individuālās metodoloģijas un cut-off iegrāmatojumus priekš sākuma bilances, un līdz 17. martam visi ĢD bija iesnieguši informāciju, kas ir vajadzīga gada noslēguma cut-off iegrāmatojumiem. Budžeta ģenerāldirektorāts ir veicis pārbaudes un saskaņotības kontroli, lai nodrošinātu datu kvalitāti. Ir vajadzīgi daži labojumi, pirms tiek apstiprināti galīgie pārskati 2006. gada 31. jūlijā, jo īpaši attiecībā uz vienu ĢD, kam būs vēlreiz jāveic cut-off novērtējumi.

Lai gan ģenerāldirektorāti paveica tiem prasīto darbu, pilnīga informācija tika nodrošināta ar lieliem kavējumiem, skatīt 1. tabulu. Šie kavējumi atspoguļo grūtības īsā laika periodā pāriet uz uzkrājumu principa grāmatvedību un savlaicīgi nodrošināt IT instrumentus un apmācību visiem dienestiem.

1. tabula

Informācija par finanšu pārskatiem

Sākotnēji | Galīgā versija |

Sākuma bilanču pārbaude | 24.01.2005. | 31.3.2005.* |

Sākuma bilanču apstiprināšana | 29.07.2005. | 15.9.2005. | 23 | 12 | 6 | 24.01.2006. | 10.03.2006.** |

Sākuma bilances slēgšana 01.01.2005. | 16.08.2005. | 14.10.2005. | 6 | 15 | 19 | 23.02.2006. | 17.03.2006. |

Slēgšana 31.12.2005. | 04.10.2005. | 31.01.2006. | 18 | 21 | 1 | 13.03.2006. | 17.03.2006. |

* Termiņš ir rēķinu un iepriekšēja finansējuma augšupielādēto datu automātisko labojumu periods. Līdz šim datumam bija nepieciešams apstiprinājums.

** No ĢD pat pēc apstiprināšanas ir saņemti vairāki pieprasījumi labot sākuma bilanci.

Attiecībā uz konsolidētajiem pārskatiem citas iestādes un aģentūras kopumā prasīto informāciju iesniedza savlaicīgi. Izņemot divas iestādes, kuras neiesniedza savus naudas plūsmas pārskatus, un trīs struktūras, kuras uzskatīja, ka tās nav jāiekļauj konsolidētajos pārskatos, jo Finanšu regula pieļāva šādu izņēmumu (divas aģentūras), vai tāpēc, ka tās nekontrolēja Eiropas Kopiena (Kopīgā veselības apdrošināšanas shēma). Šie jautājumi ir jāatrisina pirms tiek apstiprināti galīgie pārskati.

Provizoriskie pārskati liecina, ka EK saistības pārsniedz tās aktīvus par aptuveni 62 miljardiem euro. Tas ir tāpēc, ka tās ieņēmumi tiek paredzēti tikai tad, kad ir pienācis saistību maksājuma termiņš. Galvenās saistības ir darbinieku pensijas (32 miljardi euro) un pieprasījumi saistībā ar ELVGF Garantiju nodaļu (47 miljardi euro). Pārskati tiks pabeigti saskaņā ar Revīzijas palātas piezīmēm, neievērojot starptautiskos standartus attiecībā uz dalībvalstu saistību uzrādīšanu.

Aizdevumi un aizņēmumi

Aizdevumu un aizņēmumu darbības ārpus Komisijas budžeta iepriekš tika reģistrētas ECFIN ģenerāldirektorāta IT sistēmā „ Globus ”. Šie dati 2005. gadā tika pārnesti uz Komisijas centrālo sistēmu ( SAP/CFM un FM ). Daži finanšu instrumenti jūlijā tika augšupielādēti jaunajā sistēmā, un pārējie instrumenti tika pārnesti 2005. gada novembrī. Tiek formalizētas pārskatu iesniegšanas funkcijas. Ir vajadzīga centrālās IT sistēmas uzlabošana, pirms tā var sniegt pārskatus, kas ir pilnībā atbilstīgi starptautiskajiem standartiem. Šo uzlabojumu ir plānots veikt 2006. gada otrajā ceturksnī.

Mācības

Mācību jomā galvenie sasniegumi 2005. gadā bija:

- intensīvā ABAC kursu pabeigšana, kas no 2004. gada oktobra līdz 2005. gada jūnijam ietvēra vairāk nekā 7 000 personu apmācību;

- kursu par ABAC lietošanu progresīva atjaunināšana, lai ņemtu vērā sistēmas uzlabojumus un lai uzlabotu kursu kvalitāti. Apmierinātība ar ABAC kursiem pieauga no 79 % 2004. gadā līdz 90 % 2005. gadā. Pēc ģenerāldirektorātu pieprasījuma tika radīts jauns integrēts mācību kurss, kas ietvēra gan SI2 (pakāpeniski tiek samazināta), gan ABAC darījumu pārvaldības visus pamataspektus. Īpašas instruktāžas sesijas kredītrīkotājiem tika organizētas gada pirmajā ceturksnī;

- ABAC un SI2 kursi, kā arī kursi par privātā un publiskā sektora grāmatvedību tika turpināti pēc intensīvās fāzes, kaut gan tajā brīdī mācību materiāli un dokumentācija nebija saskaņota ar sistēmas izmaiņām.

Galvenie uzdevumi 2006. gadā būs:

- kursu turpināšana un atjaunināšana, vairāk pievēršot uzmanību pareizai kontu kodu izvēlei, kas, šķiet, ir problēma dažos ģenerāldirektorātos;

- apmācību organizēšana delegācijām un pārstāvniecībām;

- sagatavošanās apmācību veikšanai to aģentūru un citu iestāžu darbiniekiem, kuras izlems ieviest ABAC .

Konsolidācija

Ir sagatavota konsolidācijas rokasgrāmata un iesniedzamo pārskatu apkopojums, un tie ir nosūtīti visām iestādēm/aģentūrām. Tika izstrādāts un novembrī pārbaudīts jauns IT konsolidēšanas instruments ( SAP ECCS ), izmantojot pārbaudāmos iesniedzamo pārskatu apkopojumus, kas tika saņemti no 15 iesaistītajām iestādēm/aģentūrām. Šīs iestādes/aģentūras ir sagatavojušas savas sākuma bilances un nosūtījušas tās Komisijas grāmatvedim saskaņotības kontrolei un konsolidēšanai. Izmantojot jauno instrumentu, iestāžu un aģentūru provizoriskie pārskati ir veiksmīgi konsolidēti.

Budžeta gada izmaiņas

Sākot no 2005. gada jūlija, visi ģenerāldirektorāti un dienesti sadarbībā ar Budžeta ģenerāldirektorātu līdz dažām dienām ir samazinājuši periodu, kurā tiek apturētas finanšu operācijas, lai uzsāktu jauno finanšu gadu. Šis periods tika samazināts par vairāk kā trīs nedēļām, ja salīdzina ar parasto grafiku (2. tabula). Šis sasniegums nav ABAC projekta daļa, bet, pirmkārt, tas ir vajadzīgs labākai koordinēšanai starp Budžeta ģenerāldirektorāta piecu direktorātu 13 vienībām un, otrkārt, tas ir vajadzīgs, lai izmantotu provizoriskos budžeta projekta datus par pamatu pirmajai starpdienestu apspriešanai par iekšējiem noteikumiem 2006. gadam, sākot no 2005. gada septembra. Provizoriskie dati tika atjaunināti, kolīdz bija pieņemts budžets.

2. TABULA: SALĪDZINĀJUMS STARP 2006. UN 2005. GADA UZSĀKŠANU

Notikums | 2005.g./ 2006.g. | 2004.g./2005.g. |

Gaidāmo saistību paredzēšana (*) | 15.11 | 19.11 |

Nobalsoto apropriāciju ierakstīšana, atļaujot jaunas saistības un attiecīgus maksājumus | 21.12 (**) | 10.1 |

Nenokārtoto (iepriekšējo) saistību pārnešana, atļaujot to apmaksu: |

- 1. posms | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

- 2. posms (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

- 2.a posms (***) | 24.1 | n.p. |

- 3. posms (***) | 3.2 | 28.2 |

Atlikušās apropriācijas, galvenais posms | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Ienākumu posms | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) 15. novembris ir noteikts Finanšu regulas 178. panta 1. punktā un 150. panta 3. punktā |

(**) Maksājumi, izņemot Finanšu regulas 178. panta 2. punktā atļautos, nav atļauti pirms 1. janvāra. (***) Papildu posmi attiecas uz tiem ĢD, kuri sagatavošanās darbus nepaveica laikā, lai paspētu iekļauties iepriekšējos posmos. |

KONTROLES VIDE UN VIETēJO SISTēMU APSTIPRINāšANA

SAZIņA UN UZSKAITES KVALITāTE

Ģenerāldirektorātu iesaistīšana un saziņa ar tiem par grāmatvedības jautājumiem turpinājās visu 2005. gadu, kas notika sanāksmju veidā ar grāmatvedības un finanšu korespondentu tīkliem. Grāmatvedības darbinieki 2005. gadā veica pārbaudes attiecībā uz jauno grāmatvedības datu kvalitāti, lai pārskatus padarītu daudz uzticamākus. Par visām atklātajām kļūdām un neatbilstībām tika informēti attiecīgie dienesti. Tika uzlabota ģenerāldirektorātu finanšu pārskatu sagatavošana, un tika organizētas vairākas sanāksmes ar grāmatvedības korespondentiem.

Turpinās darbs pie uzlabojumiem grāmatvedības kontroles jomā un pienākumu precizēšanas, lai uzlabotu grāmatvedības datu kvalitāti.

Vietējo sistēmu apstiprināšana

Attiecībā uz datu kvalitāti modernizētā grāmatvedības sistēma ir atkarīga no precīzas un pilnīgas datu ievadīšanas, ko veic daudzi centrālās IT sistēmas lietotāji (paredzams, ka to skaits būs ap 7 000). Izstrādātais interfeiss lietotājiem sniedza iespēju samazināt kļūdīšanās risku, tomēr ievadīto datu kvalitāte ir atkarīga arī no kontroles vides, ko nosaka deleģētais kredītrīkotājs. Budžeta ģenerāldirektorāta astoņu cilvēku komanda, kas veic apstiprināšanu, ir uzņēmusies īstenot sistēmu padziļinātu pārbaužu programmu, ko ir izveidojuši kredītrīkotāji, lai nodrošinātu vai pamatotu grāmatvedības informāciju, kā prasīts Finanšu regulas 61. panta 1. punkta e) apakšpunktā, sākot ar tām sistēmām, kas ir novērtētas kā sistēmas, kas rada vislielāko risku.

Sistēmu apstiprināšanas komanda ir pabeigusi visu 2005. gadam plānoto darbu ģenerāldirektorātos. Ziņojumā par sasniegto, kas tika publicēts 2005. gada jūlijā, ir pieminēts, ka 27 ģenerāldirektorātos kopumā ir apmierinošs stāvoklis. Galīgajā pārskatā, kas pieņemts 2006. gada 28. februārī, ir norādīts sasniegtais visos ĢD, bet vēl ir neatrisinātas nopietnas problēmas divu ĢD sistēmās ( AIDCO un EAC ), kuru dēļ grāmatvedim bija jāatliek to sistēmu apstiprināšana, līdz tika pabeigti uzlabojumi. Turklāt nevar apstiprināt sistēmas avansa kontu uzskaitei, kamēr nav pabeigts „ABAC-delegācijas” IT projekts (skatīt turpmāk tekstā 7. punktu).

IT PILNVEIDOJUMI ATTIECīBā UZ VISPāRēJO BUDžETU

ABAC moduļi tika pakāpeniski uzlaboti 2005. gada aprīlī, jūnijā un novembrī un 2006. gada martā. Rēķinus, maksājumus un juridisko personu datnes tagad var reģistrēt, izmantojot tīmekļa lietojumprogrammas. Turpinājās darbs, lai uzlabotu drošību pieejai centrālai grāmatvedības sistēmai (SAP), un 2006. gada februārī IT darbiniekiem tika ieviesta ierobežota pieeja sistēmai. Kopumā ABAC sistēma darbojās labi, bet, sakarā ar dažiem IT uzlabošanas programmas īstenošanas kavējumiem, dienesti nevarēja veikt vairākus grāmatvedības labojumus līdz 2006. gada martam.

Līdz decembra vidum tika pabeigta parāda samaksas pieprasījuma procedūras uzlabojumu pirmā fāze. Līdz 2006. gada septembra beigām ir jāpaveic otrā fāze.

Darbs noritēja labi attiecībā uz KPC projektu , lai lietotu SAP-PS un CATS (laika kontrolsaraksts) funkcionalitāti, lai atbalstītu detalizēta budžeta sagatavošanu un izpētes projektu uzskaiti. Šo projektu īstenoja, sagatavojoties 2006. budžeta gadam.

Priekšizpētē, kas tika pabeigta 2005. gadā, tika pierādīts, ka jaunais SAP FM versijas modulis - BKS (Budžeta kontroles sistēma ) – var tikt izmantots, lai aizstātu pašreizējo centrālās budžeta vadības sistēmu, un ka tas ir spējīgs pievienot vietējās budžeta pozīcijas, kas ir vajadzīgs, lai departamenti varētu pārvaldīt savus budžetus ar daudz detalizētāku sistēmu. Šie vietējie posteņi pašreiz tiek uzskaitīti Si2 sistēmā. BKS īstenošana ir paredzēta līdz 2006. gada beigām.

Jaunās finanšu vienotās datu bāzes attīstības gaita, kas vajadzīga, lai pabeigtu IT datņu un grāmatvedības ierakstu integrēšanu, tika saistīta tikai ar konceptuālo stadiju.

Attiecībā uz „ ABAC l īgumi” 2005. gadā tika pievērsta uzmanība lietotāju grupas prasīto funkciju nodrošināšanai un sistēmas izvietošanai visos ĢD. Visi līgumi virs EUR 13 800, kas parakstīti kopš 2005. gada janvāra, bija jāiereģistrē „ ABAC līgumi” programmā. Programmā 2006. gada marta beigās bija reģistrēti aptuveni 57 000 līgumi par kopējo summu vairāk kā 7,7 miljardi euro.

Galvenie pasākumi 2005. gadā attiecībā uz „ ABAC aktīvi” tika orientēti uz šādām jomām:

- uzlabojumu pabeigšana attiecībā uz uzkrāšanas principa grāmatvedību un uzlabota integrācija un saskaņotība ar citām ABAC programmām, lai padarītu datus saskaņotākus ABAC sistēmā;

- iepriekšējās sistēmas aizstāšanas pabeigšana;

- izmēģinājuma stadija programmu izstrādei delegācijām un pārstāvniecībām.

Komisija turpināja uzlabot sistēmas pieejas drošību un nodrošināt sistēmā esošo grāmatvedības datu sinhronizēšanu ( II pielikums ).

ABAC IEVIEšANA CITāS IESTāDēS UN AģENTūRāS

Dažas aģentūras un nelielas iestādes budžeta uzskaites vajadzībām izmanto Komisijas Si2 sistēmas versiju. Komisija piekrita nodrošināt piekļuvi Si2 sistēmai 2006. gadā un visām lietošanā ieinteresētajām vienībām nodrošinās piekļuvi visiem ABAC moduļiem.

Vairākas aģentūras (2 izpildaģentūras un 9 parastās aģentūras) un 2 komitejas (Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Reģionu komiteja) ir oficiāli lūgušas atļauju lietot ABAC . Piecas aģentūras izmēģinājuma režīmā ABAC sāks lietot 2006. gadā, pārējās – 2007. un 2008. gadā.

Katrai aģentūrai ABAC ir iestrādāta specifiska finanšu un uzskaites vide. Individuāli grāmatveži saglabā atbildību par saviem pārskatiem un maksājumu veikšanu.

ABAC- DELEGāCIJAS

Budžeta ĢD, Ārējo sakaru ĢD un Informātikas ĢD ir noteicis veidus, kā iestrādāt ABAC sistēmā delegācijas maksājumus, kurus pašreiz apstrādā, izmantojot avansa kontus, un tiek reģistrēti neatkarīgā sistēmā RAI-web . To pamatlīdzekļu reģistrs būs jāveic, izmantojot „ ABAC aktīvi”. Projektā būs nepieciešams veikt attiecīgo ABAC moduļu pielāgojumus un tīmekļa lietojumprogrammu izstrādāšanu un pabeigšanu. Pievēršanās delegācijām ir plānota 2006. gadā, tādējādi saikne ar SAP netiks nodrošināta, kamēr netiks uzsākts 2007. gads. Ciktāl iespējams, pievēršanās delegācijām tiks saskaņota ar pievēršanos „ ABAC -EAF” (Skatīt 8. punktu).

EIROPAS ATTīSTīBAS FONDS

Atsevišķi jāveic arī Eiropas Attīstības fonda (EAF) kontu modernizēšana, kas atšķiras no vispārējā budžeta kontiem.

EAF modernizēšana ietver atjaunota kontu plāna sagatavošanu un jaunu grāmatvedības noteikumu formulēšanu saskaņā ar uzkrājumu principa grāmatvedības prasībām. Modernizācijas projekts ietvers arī esošās EAF IT sistēmas — tiešsaistes grāmatvedības sistēmas ( OLAS ) — aizstāšanu. OLAS sistēma tiks aizstāta ar ABAC un EuropeAid sadarbības biroja ĢD vietējās IT sistēmas CRIS kombināciju. Gan ABAC , gan CRIS jau tiek lietota, veicot vispārējā budžeta uzskaiti, un šīs sistēmas tiek atjauninātas atbilstoši EAF specifikai.

Būtiski panākumi ir sasniegti 2005. gadā attiecībā uz „ ABAC EAF”. Ir izstrādāts jauns kontu plāns un jaunas uzskaites metodes, ko ir apstiprinājis grāmatvedis. Sadarbībā ar EuropeAid sadarbības biroja ĢD ir veikta arī atšķirību analīze, lai noskaidrotu vajadzīgos uzlabojumus ABAC un CRIS sistēmām. Pašreiz notiek darbs ar šiem IT uzlabojumiem, un tos ir plānots pabeigt līdz 2008. gada janvārim. Nākamo lietotāju apmācība ĀKK 46 delegācijās ir sarežģīts uzdevums.

Ir būtiski uzsvērt, ka, kaut gan jaunie IT atbalsta instrumenti vēl tikai tiek izstrādāti, EAF 2005. gada pārskati tika sagatavoti saskaņā ar uzkrājumu principa grāmatvedības prasībām. Turklāt, lai nodrošinātu informācijas salīdzināmību gada pārskatos, EAF grāmatvedis ir vēlreiz apstiprinājis sākotnējos finanšu pārskatus 2005. finanšu gadam, pilnībā pamatojoties uz uzkrājumu principu. Esošās IT grāmatvedības sistēmas ( OLAS ) grāmatvedības informācija tika pielāgota, ja tas bija vajadzīgs, lai tā sniegtu datus atbilstīgi uzkrājuma principam. EAF grāmatvedis, pamatojoties uz kredītrīkotāja sniegto papildu informāciju, veica arī vajadzīgos labojumus skaidras naudas uzskaites principa datiem.

TāLāKā ATTīSTīBA

Rīcības plāns tika atjaunināts attiecībā uz 2006. gadu un pagarināts līdz 2007. gadam (skatīt pielikumu). Līdz 2006. gada beigām ir jāievieš visa ABAC IT struktūra. Turpmākie uzlabojumi IT jomā būs saistīti vairāk ar lietotājdraudzīguma uzlabošanu, ar finanšu pārskatu gatavošanas funkcijām, ar ilgtermiņa mērķu sasniegšanu attiecībā uz vietējo sistēmu ciešāku integrāciju un ar jaunu instrumentu veidošanu lietotāju atbalstam un finanšu vadībai. Attiecībā uz grāmatvedības noteikumiem darbs tiks koncentrēts uz pienākumu un atbildības noteikšanu finanšu procedūru dalībniekiem, uz grāmatvedības datu un vadības pārskatu kvalitātes uzlabošanu un uz visu deleģēto kredītrīkotāju vietējo sistēmu apstiprināšanas kritēriju atbilstības uzraudzību.

NOBEIGUMS

Pāreja uz jaunu grāmatvedības sistēmu Eiropas Komisijā tika paveikta tiesību aktos noteiktajā termiņā, un 2005. gada 1. janvārī Komisija ES vispārējo uzskaiti pārnesa no skaidras naudas uzskaites uz uzkrājumu principa uzskaiti, un tagad visos būtiskajos aspektos tā atbilst starptautiski atzītajiem grāmatvedības standartiem. Pirmie sistēmas galīgie rezultāti tika pārbaudīti un reģistrēti, kad Komisijas grāmatvedis sagatavoja provizoriskos pārskatus uz 2006. gada 31. martu. Tādējādi Komisija ir sasniegusi mērķi ļoti īsā laika posmā pāriet uz uzkrājumu principa uzskaiti. Šo mērķi nevarētu sasniegt, ja savu ieguldījumu nedotu un konstruktīvi nesadarbotos visi Komisijas dienesti.

Tomēr, lai gan līdz šim pāreja ir notikusi veiksmīgi un ir veiktas visaptverošas pārbaudes, apstiprinot vietējās sistēmas 2005. gada beigās, radās bažas attiecībā uz trim sistēmām, kuru apstiprināšana nebija iespējama. Ziņojumā par ĢD vietējām sistēmām ir ietverti arī ieteikumi attiecībā uz grāmatvedības informācijas kontroļu uzlabošanu, grāmatvedības kodu izvēles labāku izpratni, labāku grāmatvedības jautājumu apmācību un attiecībā uz saistītām izmaiņām. Bez tam Komisijas dienestiem vajadzēja ļoti īsā termiņā 2005. gadā izstrādāt jaunus, sarežģītus procesus. Darbs pie grāmatvedības sistēmas saskaņotības pārbaužu uzlabošanas, bez šaubām, turpināsies vismaz līdz galīgo konsolidēto pārskatus apstiprināšanai (līdz 2006. gada 31. jūlijam).

No trim sistēmām, kuras nevarēja apstiprināt, ir plānots, ka divas būs atbilstīgas līdz 2006. gada beigām ( EuropeAid sadarbības biroja ĢD un Ārējo sakaru ĢD). Trešās sistēmas ( EAC ) aizstājējas izstrāde ir aizkavējusies, tādēļ attiecīgajam ĢD ir jānodrošina, ka pašreizējo sistēmu uzlabo savlaicīgi, lai varētu slēgt 2006. finanšu gadu.

Komisija risina jautājumu par trūkstošajiem kvalificētajiem grāmatvedības darbiniekiem, izsludinot specializētus ārējos konkursus, lai piesaistītu atbilstoši apmācītus kandidātus ar pieredzi. Tādēļ arī palielināsies kursu skaits, ko piedāvā esošajam personālam.

Līdz 2006. gada vidum ir jāpabeidz IT uzlabojumi, lai ABAC sistēmā iekļautu Eiropas Attīstības fondu, delegāciju avansa kontus un aģentūras, un pēc tam Komisija koncentrēsies uz centrālo IT sistēmu integrēšanas pabeigšanu un uz drošības pārbaužu pilnveidošanu.

Projektā ir plānots nodrošināt katra departamenta vadību ar vēl uzticamāku un pilnīgāku informāciju par to atbildībā esošajiem aktīviem un pasīviem, kā arī par to finansiālajām attiecībām ar katru piegādātāju (ilgtermiņā), savukārt vidējā termiņā - par daudzgadu programmu un projektu īstenošanu.

Pieredze, kas gūta, novēršot problēmas un kavējumus uzkrājumu principa uzskaites pirmajā gadā, Komisijai ļaus uzlabot finanšu informācijas kvalitāti un termiņu ievērošanu attiecībā uz turpmāko gadu pārskatiem.

Annex 1

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komisija ir sniegusi pusgada progresa ziņojumus līdz un ieskaitot 2005. gada 31.maiju.

52006DC0358