EIROPAS SAVIENĪBAS PADOMES ĢENERĀLSEKRETĀRA LĒMUMS Nr. 59/2021,

ar ko paredz īstenošanas noteikumus attiecībā uz Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2018/1725 piemērošanu un datu subjektu tiesību ierobežošanu administratīvās izmeklēšanas, disciplinārlietu un tiesvedības nolūkos

(2022/C 25/02)

EIROPAS SAVIENĪBAS PADOMES ĢENERĀLSEKRETĀRS,

ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību un jo īpaši tā 235. panta 4. punktu un 240. panta 2. punktu,

ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2018/1725 (2018. gada 23. oktobris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001 un Lēmumu Nr. 1247/2002/EK (1), un jo īpaši tās 25. pantu,

ņemot vērā 2021. gada 19. jūlija atzinumu, ko sniedzis Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU), ar kuru notikusi apspriešanās saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 41. panta 2. punktu,

tā kā:

(1)	Regulā (ES) 2018/1725 ir izklāstīti principi un noteikumi, kas piemērojami personas datu apstrādei visās Savienības iestādēs un struktūrās, kā arī datu subjektu tiesības.

(2)

Dažos gadījumos Padomes Ģenerālsekretariātam (PĢS) var nākties saskaņot minētās tiesības ar administratīvās izmeklēšanas, disciplinārlietu un tiesvedības mērķiem. Tam var nākties arī līdzsvarot viena datu subjekta tiesības ar citu datu subjektu pamattiesībām un pamatbrīvībām. Šajā nolūkā Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punktā katrai Savienības iestādei vai struktūrai ir paredzēta iespēja ierobežot Regulas (ES) 2018/1725 14.–21., 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī 4. panta piemērošanu, ciktāl tā noteikumi atbilst minētās regulas 14.–21. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem. Ja vien ierobežojumi nav paredzēti tiesību aktā, kas pieņemts, pamatojoties uz Līgumiem, ir jāpieņem iekšējie noteikumi, saskaņā ar kuriem PĢS ir tiesības ierobežot minētās tiesības.

(3)

Civildienesta noteikumu (2) 86. pantā ir paredzēta iespēja iecēlējinstitūcijai veikt izmeklēšanu un disciplinārās procedūras gadījumos, kad ierēdņi vai bijušie ierēdņi neievēro Civildienesta noteikumos noteiktos pienākumus, un Civildienesta noteikumu IX pielikumā ir sīki izklāstīti noteikumi, pasākumi un procedūras, kas attiecas uz administratīvo izmeklēšanu un disciplināro procedūru.

(4)

Ievērojot 13. pantu Padomes ģenerālsekretāra Lēmumā Nr. 1/2018 par Drošības un drošuma direktorāta drošības un darbības nepārtrauktības uzdevumiem, minētais direktorāts ir pilnvarots veikt izmeklēšanu par jautājumiem, kas saistīti ar drošību, par jebkādu ES klasificētas informācijas nozaudēšanu, neatļautu izpaušanu vai apdraudējumu Eiropadomes vai Padomes darba vietās, PĢS vai izmantojot PĢS darbinātas sakaru un informācijas sistēmas, kā arī saskaņā ar tā pienākumiem apkarot spiegošanu un nodrošināt aizsardzību pret pasīviem un aktīviem noklausīšanās uzbrukumiem, kas vērsti pret ES interesēm, PĢS telpās vai Eiropadomes un Padomes darba vietās.

(5)

Eiropas Savienības Padomes ģenerālsekretāra Lēmuma Nr. 6/2021, ar ko pieņem vispārīgus īstenošanas noteikumus par administratīvo izmeklēšanu un disciplinārlietām, 6. pantā ir noteikts, ka ar visiem savāktajiem personas datiem rīkojas saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2018/1725 noteikumiem un ka ar datu subjektu tiesību ierobežojumiem rīkojas saskaņā ar tās 25. pantu.

(6)

Ievērojot 13. pantu Padomes ģenerālsekretāra Lēmumā Nr. 1/2018 par Drošības un drošuma direktorāta drošības un darbības nepārtrauktības uzdevumiem, tiklīdz kļūst zināma ierēdņa iespējamā iesaiste, izmeklēšanā, ko veic Drošības un drošuma direktorāts, ievēro iekšējos noteikumus, kuri izklāstīti Eiropas Savienības Padomes ģenerālsekretāra Lēmumā Nr. 6/2021, ar ko pieņem vispārīgus īstenošanas noteikumus par administratīvo izmeklēšanu un disciplinārlietām.

(7)

Saskaņā ar 2017. gada 15. februāra Administratīvo nolīgumu, kas noslēgts starp Eiropas Biroju krāpšanas apkarošanai (OLAF) un PĢS, PĢS tiek arī prasīts tad, ja tam ir kļuvuši zināmi iespējamas krāpšanas, korupcijas vai jebkādas citas nelikumīgas darbības, kas kaitē Savienības interesēm, gadījumi, paziņot par lietām un nosūtīt informāciju OLAF.

(8)

Veicot administratīvo izmeklēšanu un disciplinārās procedūras, attiecīgās struktūrvienības vāc un apstrādā dažāda veida personas datus, tostarp identifikācijas datus, kontaktinformāciju, informāciju par amatiem un amata pienākumiem, par privātu un profesionālu rīcību un sniegumu, finanšu datus vai komunikācijas datus. Izmeklētāji nodrošina, ka viņu savāktie personas dati ir adekvāti, atbilstīgi un nav pārmērīgi attiecībā uz izmeklēšanas mērķiem. Pēc izmeklēšanas sākšanas ātri rakstveidā informē personas, uz kurām tā attiecas. Minētās personas būtu arī jāinformē par to, kāda veida dati tiek vākti vai tiks vākti, kā tos apstrādās un kādas ir viņu tiesības šajā sakarā.

(9)

Pienācīgi pamatotos gadījumos, ja pastāv nopietns risks, ka attiecīgās personas informēšana ietekmēs faktu un pierādījumu noskaidrošanu, var būt nepieciešams atlikt paziņošanu par izmeklēšanas sākšanu. Šādos gadījumos ir jāsaskaņo datu subjektu tiesības saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 un iecēlējinstitūcijas nepieciešamība noskaidrot, vai no ierēdņu puses ir notikusi tiem Civildienesta noteikumos noteikto pienākumu neievērošana. Jebkādi to datu subjektu, uz kuriem attiecas izmeklēšana, tiesību ierobežojumi būtu jāpiemēro tikai ierobežotos apstākļos, un ar tiem būtu jārīkojas pārredzami un samērīgi darbības jomas un ilguma ziņā.

(10)	Var būt nepieciešams aizsargāt liecinieka vai avota anonimitāti. Minētajā gadījumā tiesības piekļūt šādu personu identitātei, liecībām un citiem personas datiem var tikt ierobežotas tiesību uz aizstāvību robežās.

(11)	Piemērojot pārskatatbildības principu, attiecīgajam PĢS dienestam būtu jāveic jebkādu ierobežojumu piemērošanas uzskaite.

(12)	Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 6. punktu datu pārzinim ir jāinformē datu subjekti par galvenajiem iemesliem, kas ir pamatā ierobežojumu piemērošanai, kā arī par viņu tiesībām iesniegt sūdzību EDAU.

(13)

Ievērojot Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 8. punktu, PĢS ir tiesības informācijas par ierobežojuma piemērošanas datu subjektam iemesliem sniegšanu atlikt, izlaist vai atteikt, ja tādējādi ierobežojums kaut kādā veidā vairs nebūtu iedarbīgs. PĢS katrā gadījumā atsevišķi būtu jānovērtē, vai ierobežojuma paziņošanas dēļ tas vairs nebūtu iedarbīgs.

(14)	Ierobežojumi būtu jāatceļ, tiklīdz tos pamatojošie apstākļi vairs nav spēkā vai ja to saglabāšana apdraudētu tiesības uz aizstāvību. Vajadzība pēc ierobežojošiem pasākumiem būtu regulāri jānovērtē.

(15)	Būtu savlaicīgi jāapspriežas ar datu aizsardzības speciālistu (DAS) un viņš būtu jāinformē par jebkādiem piemērojamiem ierobežojumiem, un viņam vajadzētu būt iespējai izteikt piezīmes par to atbilstību šim lēmumam.

(16)	Par šo lēmumu notikusi apspriešanās ar Personāla komiteju,

IR PIEŅĒMIS ŠO LĒMUMU.

1. pants

Darbības joma

1. Šajā lēmumā paredz noteikumus attiecībā uz apstākļiem, saskaņā ar kuriem Padomes Ģenerālsekretariāts (PĢS) var ierobežot Regulas (ES) 2018/1725 14.–21., 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī 4. panta piemērošanu, ciktāl tā noteikumi atbilst minētās regulas 14.–21. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem, saskaņā ar minētās regulas 25. pantu.

2. Šajā lēmumā PĢS uzskata par pārzini Regulas (ES) 2018/1725 3. panta 8. punkta nozīmē. PĢS pārstāv tā ģenerālsekretārs.

2. pants

Ierobežojumi

1. PĢS var ierobežot Regulas (ES) 2018/1725 14.–21., 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī 4. panta piemērošanu, ciktāl tā noteikumi atbilst minētās Regulas (ES) 2018/1725 14.–21. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem:

saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta a), b), c), d), f), g) un h) apakšpunktu – veicot drošības un administratīvo izmeklēšanu vai disciplinārlietu saskaņā ar Padomes ģenerālsekretāra Lēmumu Nr. 1/2018 par Drošības un drošuma direktorāta drošības un darbības nepārtrauktības uzdevumiem un saskaņā ar Civildienesta noteikumu 86. pantu un IX pielikumu, ko veic saskaņā ar Padomes ģenerālsekretāra Lēmumu Nr. 6/2021, ar ko pieņem vispārīgus īstenošanas noteikumus par administratīvo izmeklēšanu un disciplinārlietām;

saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta a), b), c), d), f), g) un h) apakšpunktu – nodrošinot iespēju darbiniekiem konfidenciāli ziņot par faktiem, ja attiecīgais dienests uzskata, ka pastāv nopietni pārkāpumi, kā izklāstīts Padomes ģenerālsekretāra Lēmumā Nr. 3/2016, ar ko pieņem iekšējos noteikumus par ziņošanu nopietnu pārkāpumu gadījumā – procedūras Civildienesta noteikumu 22.a, 22.b un 22.c panta un Finanšu regulas 66. panta 8. punkta īstenošanai;

c)	saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta b), d) un h) apakšpunktu – veicot izmeklēšanas saistībā ar palīdzības lūgumiem, kas saņemti saskaņā ar Civildienesta noteikumu 24. pantu;

saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu – nodrošinot, ka darbinieki var ziņot konfidenciālajiem konsultantiem aizskaršanas/uzmākšanās procedūras kontekstā, kā definēts Padomes ģenerālsekretāra Lēmumā Nr. 23/2021 par psiholoģisku un seksuālu aizskaršanu/uzmākšanos darba vietā Padomes Ģenerālsekretariātā;

saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta a), b), c), d), f), g) un h) apakšpunktu – sniedzot palīdzību citām Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām vai to saņemot no tām, vai sadarbojoties ar tām, ievērojot attiecīgās dienestu līmeņa vienošanās, saprašanās memorandus un sadarbības nolīgumus;

f)	saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta a), b), c), d), f), g) un h) apakšpunktu – sniedzot palīdzību un sadarbību ES dalībvalstu valsts iestādēm vai to saņemot no tām, vai nu pēc to pieprasījuma vai savas iniciatīvas;

saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta a), b), c), d), f), g) un h) apakšpunktu – sniedzot palīdzību trešo valstu valsts iestādēm un starptautiskām organizācijām vai to saņemot no tām, vai sadarbojoties ar šādām iestādēm un organizācijām, vai nu pēc to pieprasījuma vai savas iniciatīvas;

h)	saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta e) un h) apakšpunktu – apstrādājot personas datus tiesvedības kontekstā.

3. pants

Ierobežojumu piemērošana

1. Visi 2. pantā minētie tiesību un pienākumu ierobežojumi ir nepieciešami un samērīgi, ņemot vērā riskus datu subjektu tiesībām un brīvībām.

2. Pirms piemērot kādu no 2. pantā uzskaitītajiem ierobežojumiem, PĢS attiecīgais dienests katrā gadījumā atsevišķi veic nepieciešamības un samērīguma pārbaudi. Ierobežojumi ir tikai tādi, kas ir absolūti nepieciešami to mērķa sasniegšanai.

3. PĢS attiecīgais dienests reģistrē visu saskaņā ar šo lēmumu piemēroto ierobežojumu iemeslus, tostarp 2. punktā paredzēto pārbaudi un Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punktā paredzētos iemeslus. Ieraksti un attiecīgā gadījumā dokumenti, kuros ietverti pamatojošie faktiskie un juridiskie elementi, ir daļa no reģistra, ko uztur PĢS attiecīgais dienests. Tos pēc pieprasījuma dara pieejamus EDAU.

4. Pirms ierobežojumu piemērošanas attiecībā uz personas datiem, kas iegūti no citām Savienības iestādēm, struktūrām, aģentūrām un birojiem, dalībvalstu vai trešo valstu kompetentajām iestādēm vai no starptautiskām organizācijām saskaņā ar 2. panta 1. punkta e), f) un g) apakšpunktu, PĢS apspriežas ar minētajām organizācijām par iespējamiem iemesliem ierobežojumu noteikšanai un par attiecīgo ierobežojumu nepieciešamību un samērīgumu, ja vien tas neapdraud PĢS darbību mērķi.

4. pants

Ierobežojumu ilgums un pārskatīšana

1. Ierobežojumus, kas minēti 2. pantā, piemēro tik ilgi, kamēr pastāv ierobežojumus pamatojošie iemesli.

2. PĢS attiecīgais dienests periodiski, vismaz ik pēc sešiem mēnešiem, pārskata 2. pantā minēto ierobežojumu piemērošanu.

3. Ierobežojumus atceļ, tiklīdz vairs nepastāv tos pamatojošie apstākļi.

4. Ja 2. pantā minētā ierobežojuma iemesli vairs nepastāv, PĢS atceļ ierobežojumu un sniedz datu subjektam informāciju par ierobežojuma iemesliem. Vienlaikus PĢS informē datu subjektu par iespēju iesniegt sūdzību EDAU.

5. pants

Datu aizsardzības speciālista iesaiste

1. Ja PĢS attiecīgais dienests secina, ka datu subjekta tiesības būtu jāierobežo, ievērojot šo lēmumu, tas informē DAS. Tas arī sniedz DAS piekļuvi ierakstam un visiem dokumentiem, kas ietver pamatojošos faktiskos un juridiskos elementus. PĢS attiecīgais dienests sīki dokumentē DAS iesaisti ierobežojumu piemērošanā.

2. DAS var pieprasīt, lai PĢS attiecīgais dienests pārskatītu ierobežojumu piemērošanu. Attiecīgais dienests rakstiski informē DAS par pieprasītās pārskatīšanas iznākumu.

6. pants

Informācijas sniegšana datu subjektiem

1. PĢS datu aizsardzības paziņojumos, ko publicē DAS uzturētajā apstrādes darbību reģistrā, iekļauj sadaļu, kurā datu subjektiem sniedz vispārīgu informāciju par datu subjektu tiesību iespējamu ierobežošanu, ievērojot 2. panta 1. punktu. Informācijā norāda tiesības, kas var tikt ierobežotas, iemeslus, kuru dēļ ierobežojumus var piemērot, un to iespējamo ilgumu.

2. Attiecīgie dienesti atbilstīgā formātā individuāli informē datu subjektus par pašreizējiem vai turpmākiem viņu tiesību ierobežojumiem. Tie informē datu subjektus par galvenajiem iemesliem, kas ir ierobežojuma piemērošanas pamatā, par viņu tiesībām apspriesties ar DAS un par viņu tiesībām iesniegt sūdzību EDAU.

3. Attiecīgie dienesti var atlikt, izlaist vai atteikt šā panta 2. punktā minēto informācijas sniegšanu datu subjektiem tik ilgi, kamēr tas padarītu ierobežojumu neiedarbīgu. Novērtējumu par to, vai tas ir pamatoti, veic katrā gadījumā atsevišķi. Tiklīdz tas vairs nepadarītu ierobežojumu neiedarbīgu, datu subjektam būtu jāsniedz informācija.

4. Ja PĢS attiecīgais dienests pilnībā vai daļēji ierobežo šā panta 2. punktā minēto informācijas sniegšanu datu subjektiem, PĢS sagatavo ierakstu par ierobežojuma iemesliem un tos reģistrē saskaņā ar 3. pantu.

7. pants

Paziņošana datu subjektam par personas datu aizsardzības pārkāpumu

1. Ja saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 35. panta 1. punktu PĢS ir pienākums paziņot par datu aizsardzības pārkāpumu, tas izņēmuma gadījumos var pilnībā vai daļēji ierobežot šādu paziņošanu. Tas dokumentē šo lēmumu, kā paredzēts šā lēmuma 3. panta 3. punktā.

2. Ja ierobežojuma iemesli vairs nepastāv, PĢS attiecīgajam datu subjektam paziņo par personas datu aizsardzības pārkāpumu un informē viņu par ierobežojuma galvenajiem iemesliem un par viņa tiesībām iesniegt sūdzību EDAU.

8. pants

Elektronisko sakaru konfidencialitāte

1. Izņēmuma gadījumos PĢS var ierobežot tiesības uz elektronisko sakaru konfidencialitāti saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 36. pantu.

2. Ja PĢS ierobežo tiesības uz elektronisko sakaru konfidencialitāti, tas savā atbildē uz jebkuru datu subjekta pieprasījumu informē attiecīgo datu subjektu par galvenajiem iemesliem, kuru dēļ ir pamatota ierobežojuma piemērošana, un par viņa tiesībām iesniegt sūdzību EDAU.

3. PĢS var atlikt, izlaist vai atteikt informācijas sniegšanu par ierobežojuma iemesliem un tiesībām iesniegt sūdzību EDAU tik ilgi, kamēr tas apdraudētu ierobežojuma iedarbīgumu. Novērtējumu par to, vai tas ir pamatoti, veic katrā gadījumā atsevišķi.

9. pants

Riski attiecībā uz datu subjektu tiesībām un brīvībām

1. Visos ierobežojumos tiek ievērota pamattiesību un pamatbrīvību būtība, un tie ir nepieciešami un samērīgi demokrātiskā sabiedrībā.

2. Izmeklēšanas dienests, kam uzdots veikt izmeklēšanu, novērtējot ierobežojuma nepieciešamību un samērīgumu, vienmēr ņem vērā iespējamos riskus datu subjekta tiesībām un brīvībām.

3. Neviens ierobežojums nevar liegt personām, uz kurām attiecas izmeklēšana, īstenot savas tiesības uz aizstāvību, jo īpaši tiesības tikt uzklausītām. Gadījumos, kad attiecīgās personas informēšana par izmeklēšanas sākšanu ir aizkavēta, nevar izdarīt nekādus secinājumus, ja tai nav bijusi iespēja tikt uzklausītai. Gadījumos, kad pierādījumi un liecības izmeklēšanas posmā ir pseidonimizēti, disciplinārlietas gadījumā ir jāatceļ pseidonimizācija vai jebkādi citi ierobežojumi.

10. pants

Stāšanās spēkā

Šis lēmums stājas spēkā divdesmitajā dienā pēc tā publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

Briselē, 2021. gada 20. decembrī

Ģenerālsekretārs

Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN

(1) OV L 295, 21.11.2018., 39. lpp.

(2) Padomes Regula (EEK, Euratom, EOTK) Nr. 259/68 (1968. gada 29. februāris), ar ko nosaka Eiropas Kopienu Civildienesta noteikumus un Pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtību, kā arī paredz īpašus Komisijas ierēdņiem uz laiku piemērojamus pasākumus (OV L 56, 4.3.1968., 1. lpp.)