1.   Apvienotā padome, kas ir izveidota saskaņā ar Politiskā dialoga un sadarbības nolīguma starp Eiropas Savienību un tās dalībvalstīm, no vienas puses, un Kubas Republiku, no otras puses, (“nolīgums”) 81. panta 1. punktu, veic savus pienākumus, kā noteikts nolīguma 81. panta 2. punktā.

2.   Saskaņā ar nolīguma 81. panta 3. punktu Apvienotās padomes sastāvā ir Pušu pārstāvji. Tās sanāksmes notiek ministru līmenī.

3.   Kā paredzēts nolīguma 81. panta 6. punktā un tā mērķu sasniegšanas nolūkā, Apvienotā padome ir pilnvarota pieņemt lēmumus, kas Pusēm ir saistoši. Apvienotā padome veic atbilstīgus pasākumus tās lēmumu īstenošanai, tostarp vajadzības gadījumā pilnvarojot konkrētas struktūras, kas izveidotas saskaņā ar šo nolīgumu, rīkoties tās uzdevumā. Apvienotā padome var arī sniegt ieteikumus. Tā lēmumus un ieteikumus pieņem saskaņā ar šā reglamenta 11. pantu, Pusēm vienojoties, pēc attiecīgo iekšējo procedūru pabeigšanas. Apvienotā padome savas pilnvaras pieņemt lēmumus var deleģēt Apvienotajai komitejai.

4.   Šajā reglamentā “Puses” nozīmē Puses, kas definētas nolīguma 84. pantā.

1.   Apvienotā padome tiekas regulāri vismaz reizi divos gados un pēc vajadzības, ja Puses par to vienojas. Ja vien Puses nevienojas citādi, Apvienotās padomes sanāksmes notiek vietā, kur parasti notiek Eiropas Savienības Padomes sanāksmes.

2.   Apvienotās padomes sanāksmes tiek rīkotas Pušu saskaņotā laikā.

3.   Apvienotās padomes sekretāri vismaz 30 dienas pirms sanāksmes dienas kopīgi sasauc Apvienotās padomes sanāksmi, to iepriekš saskaņojot ar Apvienotās padomes priekšsēdētāju.

1.   Apvienotās padomes locekļus drīkst pārstāvēt, ja viņi nevar apmeklēt sanāksmes. Ja Apvienotās padomes loceklis vēlas šādu pārstāvību, minētais loceklis pirms attiecīgās sanāksmes rakstveidā informē priekšsēdētāju par sava pārstāvja vārdu un uzvārdu.

2.   Apvienotās padomes locekļa pārstāvim ir visas minētā locekļa tiesības.

1.   Apvienotajai padomei adresēto saraksti nosūta vienas vai otras Puses sekretāram, kas savukārt informē otru sekretāru.

2.   Abi sekretāri nodrošina sarakstes pārsūtīšanu priekšsēdētājam un attiecīgā gadījumā arī izplatīšanu pārējiem Apvienotās padomes locekļiem.

3.   Saskaņā ar 2. punktu pārsūtīto saraksti attiecīgā gadījumā nosūta Eiropas Komisijas Ģenerālsekretariātam, Eiropas Ārējās darbības dienestam un dalībvalstu pastāvīgajām pārstāvniecībām Eiropas Savienībā, kā arī Kubas misijai Eiropas Savienībā un Kubas Republikas Ārlietu ministrijai.

4.   Abi sekretāri Apvienotās padomes priekšsēdētāja vārdā nosūta adresātiem Apvienotās padomes priekšsēdētāja paziņojumus. Attiecīgā gadījumā šādi paziņojumi tiek nosūtīti 3. punktā minētajiem Apvienotās padomes locekļiem.

1.   Ja vien Puses nav nolēmušas citādi, Apvienotās padomes sanāksmes nav atklātas.

2.   Ja viena Puse iesniedz Apvienotajai padomei informāciju ar norādi “konfidenciāli”, arī otra Puse šādu informāciju atzīst par konfidenciālu.

1.   Priekšsēdētājs katrai sanāksmei sagatavo provizorisku darba kārtību. Sekretāri vismaz 15 kalendārās dienas pirms sanāksmes to nosūta 7. pantā minētajiem adresātiem.

2.   Pagaidu darba kārtībā iekļauj jautājumus, par kuriem priekšsēdētājs vismaz 21 kalendāro dienu pirms sanāksmes ir saņēmis lūgumu par iekļaušanu darba kārtībā. Šādiem jautājumiem pievieno attiecīgus pamatojošus dokumentus, ko nosūta sekretāriem pirms darba kārtības nosūtīšanas.

3.   Apvienotā padome apstiprina darba kārtību katras sanāksmes sākumā. Pagaidu darba kārtībā neesošu jautājumu var tajā iekļaut, ja Puses par to vienojas.

4.   Pēc apspriešanās ar Pusēm priekšsēdētājs var saīsināt 1. un 2. punktā norādītos termiņus, lai ņemtu vērā vajadzības konkrētajā gadījumā.

5.   Ja Puses savstarpēji vienojas, Apvienotā padome var uzaicināt neatkarīgus nozares ekspertus piedalīties tās sanāksmēs novērotāja statusā vai sniegt informāciju par konkrētiem jautājumiem. Puses katrā atsevišķā gadījumā vienojas par noteikumiem, saskaņā ar kuriem šie eksperti var piedalīties sanāksmēs, un nodrošina, ka viņi ievēro attiecīgās konfidencialitātes prasības.

1.   Katras sanāksmes protokola projektu kopīgi sagatavo abi sekretāri.

2.   Ja vien sanāksmē netiek lemts citādi, protokolā par katru darba kārtības jautājumu norāda:

3.   Protokola projektu iesniedz Apvienotajā padomē apstiprināšanai. Apvienotā padome protokola projektu apstiprina savā nākamajā sanāksmē. Protokola projektu Apvienotā padome var arī apstiprināt ar rakstiski pirms nākamās sanāksmes.

1.   Apvienotā padome pieņem lēmumus un sniedz ieteikumus, Pusēm savstarpēji vienojoties, pēc to attiecīgo iekšējo procedūru pabeigšanas.

2.   Pusēm vienojoties, Apvienotā padome var pieņemt lēmumus vai sniegt ieteikumus ar rakstveida procedūru. Šajā nolūkā Apvienotās padomes priekšsēdētājs priekšlikuma projektu rakstveidā nosūta tās locekļiem saskaņā ar 7. pantu, norādot termiņu, kurš nav īsāks par 21 kalendāro dienu un kurā locekļi paziņo atrunas vai grozījumus, ko viņi vēlas ieviest. Pēc apspriešanās ar Pusēm priekšsēdētājs, ņemot vērā konkrētā gadījuma vajadzības, iepriekš minēto termiņu var saīsināt.

3.   Apvienotās padomes akti tiek dēvēti attiecīgi par “lēmumu” vai “ieteikumu”, un pēc šā vārda seko kārtas numurs, pieņemšanas gads un priekšmets. Apvienotās padomes lēmumus un ieteikumus paraksta priekšsēdētājs, un tos nosūta šā reglamenta 7. pantā minētajiem adresātiem. Katra Puse var lemt par Apvienotās padomes lēmumu un ieteikumu publicēšanu savā attiecīgajā oficiālajā izdevumā.

4.   Ja vien attiecīgajā lēmumā nav noteikts citādi, tas stājas spēkā tā pieņemšanas dienā.

1.   Apvienotās padomes oficiālās valodas ir angļu valoda un spāņu valoda.

2.   Ja vien nav nolemts citādi, Apvienotās padomes apspriedes notiek, pamatojoties uz minētajās valodās sagatavotajiem dokumentiem.

1.   Katra Puse sedz jebkādus izdevumus, kas tai radušies saistībā ar dalību Apvienotās padomes sanāksmēs – tie ir gan personāla, komandējuma un uzturēšanās izdevumi, gan izdevumi par pasta un telekomunikāciju pakalpojumiem.

2.   Izdevumus saistībā ar mutvārdu tulkošanu sanāksmēs un dokumentu tulkošanu un pavairošanu sedz Eiropas Savienība. Ja Kubai ir vajadzīga mutiskā vai rakstiskā tulkošana uz vai no valodām, kas nav paredzētas 12. pantā, tā sedz ar to saistītos izdevumus.

3.   Citus izdevumus, kas saistīti ar sanāksmju organizēšanu, sedz tā Puse, kura attiecīgo sanāksmi rīko.

1.   Saskaņā ar nolīguma 82. pantu Apvienotajai padomei pildīt pienākumus palīdz Apvienotā komiteja. Apvienotās komitejas sastāvā ietilpst Pušu pārstāvji, parasti augstāko civildienesta ierēdņu līmenī.

2.   Apvienotā komiteja sagatavo Apvienotās padomes sanāksmes un apspriedes, attiecīgā gadījumā īsteno Apvienotās padomes lēmumus un kopumā nodrošina attiecību nepārtrauktību un nolīguma pienācīgu darbību. Tā izskata visus jautājumus, kurus tai iesniedz Apvienotā padome, kā arī visus citus jautājumus, kas var rasties nolīguma īstenošanas gaitā. Tā iesniedz Apvienotajai padomei apstiprināšanai priekšlikumus vai jebkuru lēmumu vai ieteikumu projektus.

3.   Apvienotā komiteja pieņem lēmumus un sniedz ieteikumus, attiecībā uz kuriem tā ir pilnvarota saskaņā ar nolīgumu. Saskaņā ar nolīguma 82. panta 4. punktu Apvienotā padome var pilnvarot Apvienoto komiteju pieņemt lēmumus.

4.   Ja nolīgumā paredzēts pienākums vai iespēja apspriesties vai ja Puses, savstarpēji vienojoties, nolemj apspriesties, šāda apspriešanās var notikt Apvienotajā komitejā, ja vien nolīgumā nav norādīts citādi. Apspriešanos var turpināt Apvienotajā padomē, ja Puses tā vienojušās.

1.   Apvienotā komiteja, kas ir izveidota saskaņā ar Politiskā dialoga un sadarbības nolīguma starp Eiropas Savienību un tās dalībvalstīm, no vienas puses, un Kubas Republiku, no otras puses, (“nolīgums”) 82. pantu, palīdz Apvienotajai padomei veikt tās pienākumus un funkcijas, kā arī veic nolīgumā paredzētus uzdevumus un uzdevumus, kurus tai uzticējusi Apvienotā padome.

2.   Apvienotā komiteja sagatavo Apvienotās padomes sanāksmes un apspriedes, attiecīgā gadījumā īsteno Apvienotās padomes lēmumus un kopumā nodrošina attiecību nepārtrauktību un nolīguma pienācīgu darbību. Tā izskata visus jautājumus, kurus tai iesniedz Apvienotā padome, kā arī visus citus jautājumus, kas var rasties, ikdienā īstenojot nolīgumu. Tā iesniedz pieņemšanai Apvienotajā padomē priekšlikumus, kā arī lēmumu un ieteikumu projektus.

3.   Saskaņā ar nolīguma 82. panta 1. punktu Apvienotās komitejas sastāvā ietilpst Pušu pārstāvji civildienesta vecāko ierēdņu līmenī, ņemot vērā konkrētos izskatāmos jautājumus.

4.   Šajā reglamentā Puses ir tās, kas noteiktas nolīguma 84. pantā.

1.   Ja vien Puses nav vienojušās citādi, Apvienotās komitejas sanāksmes notiek regulāri ne retāk kā reizi gadā. Ja Puses attiecīgi vienojas, Apvienotā komiteja var pēc jebkuras Puses lūguma rīkot īpašas sanāksmes.

2.   Priekšsēdētājs sanāksmes sasauc Pušu saskaņotā laikā un vietā. Ja vien Puses nevienojas citādi, Apvienotās komitejas sekretariāts paziņojumu par sanāksmes sasaukšanu nosūta ne vēlāk kā 28 kalendārās dienas pirms sanāksmes dienas.

3.   Kad vien iespējams, Apvienotās komitejas kārtējo sanāksmi sasauc pienācīgu laiku pirms Apvienotās padomes kārtējās sanāksmes.

4.   Izņēmuma gadījumos, ja Puses attiecīgi vienojas, Apvienotās komitejas sanāksmes var rīkot, izmantojot jebkādus tehniskos līdzekļus, piemēram, videokonferenci.

1.   Apvienotajai komitejai adresēto saraksti nosūta vienas vai otras Puses sekretāram, kas savukārt informē otru sekretāru.

2.   Sekretariāts nodrošina, ka Apvienotajai komitejai adresētā sarakste tiek nosūtīta priekšsēdētājam un attiecīgā gadījumā tiek izplatīta saskaņā ar 7. pantu.

3.   Sekretariāts Pusēm priekšsēdētāja vārdā nosūta priekšsēdētāja vēstules. Attiecīgā gadījumā šāda sarakste tiek izplatīta saskaņā ar 7. pantu.

1.   Dokumentus izplata ar sekretāru starpniecību.

2.   Katra Puse savus dokumentus nosūta to pārstāvošajam sekretāram. Sekretārs šos dokumentus nekavējoties nosūta otras Puses sekretāram.

3.   Katrs sekretārs dokumentus nosūta savas Puses atbildīgajiem pārstāvjiem, sistemātiski iekļaujot šajā sarakstē arī otras Puses sekretāru.

1.   Sekretariāts, balstoties uz Pušu iesniegtiem priekšlikumiem, ikvienai sanāksmei sagatavo pagaidu darba kārtību un šā reglamenta 10. pantā paredzēto secinājumu par turpmāku darbību projektu. Pagaidu darba kārtība ietver jautājumus, par kuriem sekretariāts ne vēlāk kā 21 kalendāro dienu pirms sanāksmes ir saņēmis kādas Puses lūgumu par iekļaušanu darba kārtībā un attiecīgus pievienotus dokumentus.

2.   Pagaidu darba kārtību kopā ar attiecīgajiem dokumentiem saskaņā ar 7. pantu izplata ne vēlāk kā 15 kalendārās dienas pirms sanāksmes dienas.

3.   Katras sanāksmes sākumā Apvienotā komiteja pieņem darba kārtību. Ja Puses par to vienojas, darba kārtībā var iekļaut arī pagaidu darba kārtībā neiekļautus jautājumus.

4.   Ja otra Puse tam piekrīt, Apvienotās komitejas sanāksmes priekšsēdētājs var pēc ad hoc principa pieaicināt neatkarīgus nozares ekspertus piedalīties tās sanāksmēs, lai sniegtu informāciju par konkrētām tēmām. Puses nodrošina, ka minētie novērotāji un eksperti ievēro konfidencialitātes prasības.

5.   Ņemot vērā īpašus apstākļus, Apvienotās komitejas sanāksmes priekšsēdētājs pēc apspriešanās ar Pusēm var saīsināt 1. un 2. punktā minētos termiņus.

1.   Katras sanāksmes protokola projektu kopīgi sagatavo abi sekretāri.

2.   Protokolā par katru darba kārtības jautājumu parasti norāda:

3.   Protokola projektu iesniedz Apvienotajā komitejā apstiprināšanai. Apvienotā komiteja protokolu apstiprina savā nākamajā sanāksmē vai rakstiski.

4.   Ikvienas sanāksmes secinājumu par turpmāku darbību projektu sagatavo tās Puses sekretārs, kura veic priekšsēdētāja funkcijas, un parasti ne vēlāk kā 15 kalendārās dienas pirms sanāksmes to kopā ar darba kārtību nosūta Pusēm. Sanāksmes gaitā minēto projektu atjaunina, lai sanāksmes beigās, ja vien Puses nevienojas citādi, Apvienotā komiteja varētu pieņemt secinājumus par turpmāku darbību, kuros atspoguļoti Pušu veicamie turpmākie pasākumi. Tiklīdz secinājumi par turpmāku darbību ir saskaņoti, tos pievieno protokolam, un to īstenošanu pārskata kādā no turpmākajām Apvienotās komitejas sanāksmēm. Šajā nolūkā Apvienotā komiteja pieņem veidni, kas ļauj izsekot ikvienam rīcības punktam un tā konkrētajam termiņam.

1.   Apvienotā komiteja pieņem lēmumus konkrētos gadījumos, kad nolīgums to pilnvaro pieņemt lēmumus vai kad šādas pilnvaras tai ir deleģējusi Apvienotā padome. Tā arī sniedz ieteikumus Apvienotajai padomei. Lēmumus pieņem un ieteikumus sniedz, Pusēm savstarpēji vienojoties un pēc attiecīgo iekšējo procedūru pabeigšanas. Ikvienu lēmumu un ieteikumu paraksta priekšsēdētājs.

2.   Ja Puses par to vienojas, Apvienotā komiteja var pieņemt lēmumus vai sniegt ieteikumus ar rakstveida procedūru. Rakstveida procedūra sastāv no notu apmaiņas starp abiem sekretāriem, kas savas darbības saskaņo ar Pusēm. Šajā nolūkā priekšlikuma tekstu izplata saskaņā ar 7. pantu, norādot termiņu, kurš ir vismaz 21 kalendārās dienas un kurā dara zināmas iespējamās piezīmes vai iebildumus. Ņemot vērā īpašus apstākļus, Apvienotās komitejas priekšsēdētājs pēc apspriešanās ar Pusēm var saīsināt šo termiņu. Kad par tekstu ir panākta vienošanās, priekšsēdētājs paraksta lēmumu vai ieteikumu.

3.   Apvienotās komitejas akti tiek dēvēti attiecīgi par “lēmumu” vai “ieteikumu”, un pēc šā vārda seko kārtas numurs, pieņemšanas gads un priekšmets. Katrs lēmums stājas spēkā tā pieņemšanas dienā, ja vien tajā nav paredzēts citādi.

4.   Lēmumus un ieteikumus nosūta Pusēm.

5.   Katra Puse var lemt par Apvienotās komitejas lēmumu un ieteikumu publicēšanu savā attiecīgajā oficiālajā izdevumā.

1.   Apvienotās komitejas oficiālās valodas ir Apvienotās padomes oficiālās valodas.

2.   Apvienotās komitejas darba valodas ir angļu valoda un spāņu valoda. Ja vien nav nolemts citādi, savās apspriedēs Apvienotās komitejas apspriedes notiek, pamatojoties uz minētajās valodās sagatavotajiem dokumentiem.

1.   Katra Puse sedz jebkādus izdevumus, kas tai radušies saistībā ar dalību Apvienotās komitejas sanāksmēs – tie ir gan personāla, komandējuma un uzturēšanās izdevumi, gan izdevumi par pasta un telekomunikāciju pakalpojumiem.

2.   Izdevumus saistībā ar sanāksmju organizēšanu, dokumentu pavairošanu, mutvārdu tulkošanu sanāksmēs un dokumentu tulkošanu uz vai no angļu un spāņu valodas sedz tā Puse, kura attiecīgo sanāksmi rīko. Izdevumus, kas saistīti ar mutvārdu un rakstveida tulkošanu citās valodās vai no tām, tieši sedz Puse, kura to ir lūgusi.

1.   Saskaņā ar nolīguma 83. panta 1. punktu Apvienotā komiteja var nolemt konkrētās jomās izveidot apakškomitejas, kas nepieciešamas nolīguma īstenošanai, lai tās palīdzētu Apvienotajai komitejai tās pienākumu izpildē. Apvienotā komiteja var pieņemt lēmumu likvidēt jebkuru šādu apakškomiteju un noteikt vai grozīt tās reglamentu. Ja vien nav nolemts citādi, minētās apakškomitejas darbojas Apvienotās komitejas pakļautībā, kurai tās sniedz ziņojumu pēc katras sanāksmes.

2.   Ja vien nolīgumā nav noteikts citādi vai ja vien Apvienotajā padomē nav nolemts citādi, šo reglamentu mutatis mutandis piemēro jebkurai apakškomitejai, kas izveidota ar nolīgumu vai saskaņā ar 1. punktu.

3.   Apakškomiteju sanāksmes var rīkot pēc vajadzības, klātienē –Briselē vai Kubā- vai, piemēram, izmantojot videokonferenci. Apakškomitejām ir platforma, kura uzrauga aktu tuvināšanas gaitu konkrētās jomās, apspriež konkrētus jautājumus un problēmas, kas rodas minētajā procesā, un izstrādā ieteikumus un izdara secinājumus par darbību.

4.   Apvienotās komitejas sekretariāts saņem kopijas no visas attiecīgās sarakstes, dokumentiem un saziņas saistībā ar apakškomitejas darbu.

5.   Ja vien Puses Apvienotajā padomē nevienojas citādi, apakškomitejas ir pilnvarotas vienīgi iesniegt priekšlikumus Apvienotajā komitejā.