Eiropas Savienības Publikāciju biroja Pārvaldības komitejas reglaments

2012/C 402/05

EIROPAS SAVIENĪBAS PUBLIKĀCIJU BIROJA PĀRVALDĪBAS KOMITEJA (turpmāk “Pārvaldības komiteja”),

ņemot vērā 6. panta 4. punktu 2009. gada 26. jūnija Lēmumā 2009/496/EK, Euratom par Eiropas Savienības Publikāciju biroja (turpmāk “Birojs”) struktūru un darbību (1), kurā grozījumi izdarīti ar Lēmumu 2012/368/ES, Euratom (2),

NOSAKA SEV ŠĀDU REGLAMENTU.

1. pants

Sastāvs

1.   Pārvaldības komiteja sastāv no locekļiem; katra Lēmuma 2009/496/EK, Euratom 2. panta 7. punktā definētā iestāde, kas parakstījusi lēmumu par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību (turpmāk “iestādes”), ieceļ pa vienam loceklim.

2.   Loceklis var iecelt vienu vai vairākus pārstāvjus. Savu pārstāvju vārdus viņš rakstiski paziņo Publikāciju birojam, kas nodrošina Pārvaldības komitejas sekretariāta funkcijas.

3.   Eiropas Centrālā banka Pārvaldības komitejas darbā piedalās kā novērotāja. Sava(-u) pārstāvja(-u) vārdu(-us) tā rakstiski paziņo Publikāciju birojam.

2. pants

Priekšsēdētājs

1.   Pārvaldības komitejas priekšsēdētāja funkcijas pilda loceklis, kas pārstāv kādu no turpmāk minētajām iestādēm:

2.   Locekli, kurš pilda Pārvaldības komitejas priekšsēdētāja funkcijas, Pārvaldības komitejā pārstāvētās iestādes ieceļ uz diviem gadiem. Priekšsēdētāja pilnvaru termiņš sākas 1. augustā.

3. pants

Sanāksmes sasaukšana

1.   Priekšsēdētājs Pārvaldības komitejas sanāksmi sasauc vismaz četrreiz gadā vai nu pēc savas, vai pēc komitejas locekļa vai Biroja direktora iniciatīvas.

2.   Sanāksmes rīko Biroja mītnē, ja vien Pārvaldības komiteja nelemj citādi.

3.   Pārvaldības komitejas sanāksmes nav atklātas.

4. pants

Darba kārtība

1.   Priekšsēdētājs sagatavo darba kārtības projektu, pamatojoties uz Biroja direktora priekšlikumu. Projektā jāiekļauj visi jautājumi, kuru iekļaušanu prasījis kāds no Pārvaldības komitejas locekļiem.

2.   Darba kārtībā izšķir veicamo pasākumu projektus, par kuriem vajadzīgs Pārvaldības komitejas atzinums/piekrišana, un jautājumus, kas iesniegti informācijas vai viedokļu apmaiņas nolūkā.

3.   Dienas kārtību Pārvaldības komiteja apstiprina sanāksmes sākumā ar vienkāršu balsu vairākumu.

4.   Sanāksmes laikā kādu jautājumu var iekļaut darba kārtībā ar visu klātesošo Pārvaldības komitejas locekļu piekrišanu.

5. pants

Dokumentu nosūtīšana

1.   Par sanāksmes ielūguma, darba kārtības projekta un attiecīgo darba dokumentu nosūtīšanu Pārvaldības komitejas locekļiem gādā Biroja direktors.

2.   Iepriekšējā punktā minētie dokumenti Pārvaldības komitejas locekļiem principā ir jāsaņem divas nedēļas pirms sanāksmes dienas.

3.   Steidzamos gadījumos un tad, ja pieņemšanai paredzētie pasākumi ir jāpiemēro ļoti drīz, priekšsēdētājs pēc komitejas locekļa vai Biroja direktora lūguma vai pēc savas iniciatīvas var saīsināt iepriekšējā punktā minēto nosūtīšanas termiņu līdz trim kalendārajām dienām pirms sanāksmes dienas.

4.   Ārkārtējas steidzamības gadījumos priekšsēdētājs var atkāpties no 2. un 3. punktā noteiktajiem termiņiem.

6. pants

Pārstāvība un kvorums

1.   Pārvaldības komiteja lēmumus var pieņemt, ja katru iestādi pārstāv attiecīgais loceklis vai, ja tas nav iespējams, tā pārstāvis(-ji), kas iecelts(-i) saskaņā ar 1. panta 2. punktu.

2.   Tomēr izņēmuma gadījumos Pārvaldības komiteja var noturēt sanāksmi arī tad, ja, tās locekļiem iepriekš kopīgi dodot piekrišanu, sanāksmē nepiedalās lielākais divu iestāžu locekļi vai to pārstāvji. Šajā gadījumā locekļiem, kuri nepiedalās, priekšsēdētājs ir iepriekš rakstiski jāinformē par to, kuram Pārvaldības komitejas loceklim tie ir deleģējuši savas pilnvaras. Klātesošs loceklis var izmantot tikai viena klātneesoša locekļa deleģētās pilnvaras.

3.   Vairākums ir nodrošināts, ja komitejai iesniegtu lēmumu apstiprina pieci Pārvaldības komitejas locekļi.

4.   Atturēšanās nav šķērslis, lai pieņemtu lēmumus, kuriem nepieciešama vienprātība.

7. pants

Darba grupas

1.   Konkrētu jautājumu izskatīšanai Pārvaldības komiteja var izveidot darba grupas, kurās piedalās Biroja direktors vai tā pārstāvis, ja vien komiteja nelemj pretēji.

2.   Darba grupas atskaitās Pārvaldības komitejai. Šim nolūkam tās var iecelt ziņotāju.

8. pants

Trešo personu pieaicināšana

1.   Sanāksmēs piedalās Biroja direktors, ja vien Pārvaldības komiteja nelemj pretēji.

2.   Pārvaldības komitejas priekšsēdētājs var aicināt Komisijas Cilvēkresursu un drošības ģenerāldirektorāta pārstāvi piedalīties sanāksmēs saistībā ar visiem šā ģenerāldirektorāta kompetencē esošajiem jautājumiem.

3.   Pārvaldības komiteja pēc locekļa vai Biroja direktora lūguma vai pēc priekšsēdētāja iniciatīvas var nolemt konkrētos jautājumos uzklausīt ekspertus.

4.   Eksperti nepiedalās Pārvaldības komitejas apspriedēs.

9. pants

Rakstiskā procedūra

1.   Vispārīgā gadījumā Pārvaldības komiteja lēmumus pieņem sanāksmes laikā. Tomēr priekšlikumiem, ko iesniedzis Pārvaldības komitejas loceklis vai Biroja direktors, locekļu piekrišanu var prasīt rakstveida procedūrā.

2.   Šādā gadījumā Biroja direktors, saskaņojot ar priekšsēdētāju, attiecīgo priekšlikumu paziņo Pārvaldības komitejas locekļiem. Uzskata, ka ikviens loceklis, kas paziņojumā noteiktajā termiņā nav iebildis pret priekšlikumu vai ierosinājis grozījumus, ir devis savu piekrišanu. Minētais termiņš ir 10 darbdienas, ko pēc Pārvaldības komitejas locekļa lūguma var vienu reizi pagarināt maksimāli par 10 darbdienām. Steidzamu jautājumu gadījumā šo termiņu samazina līdz piecām darbdienām.

3.   Tomēr, ja kāds Pārvaldības komitejas loceklis pieprasa priekšlikuma izskatīšanu sanāksmē, rakstisko procedūru izbeidz bez rezultāta, un priekšsēdētājs iespējami drīz sasauc Pārvaldības komitejas sanāksmi.

4.   Ja, beidzoties sākotnējam vai pagarinātajam termiņam, neviens Pārvaldības komitejas loceklis nav iesniedzis vai uzturējis iebildumus pret attiecīgo priekšlikumu, uzskata, ka komiteja to ir pieņēmusi.

10. pants

Sekretariāts

Pārvaldības komitejas un attiecīgā gadījumā saskaņā ar šā reglamenta 7. pantu izveidoto darba grupu sekretariāta funkcijas nodrošina Biroja vadība.

11. pants

Sanāksmes protokols

1.   Priekšsēdētājs atbild par protokola projekta sagatavošanu par katru sanāksmi, ietverot atzinumus par priekšlikumiem un Pārvaldības komitejas pieņemtos lēmumus. Protokolu par apspriedēm par personāla un citiem konfidenciāliem jautājumiem noformē kā atsevišķu pielikumu.

2.   Protokola projektu iesniedz Pārvaldības komitejas locekļu apstiprināšanai kādā no nākamajām sanāksmēm vai ar šā reglamenta 9. pantā noteikto rakstisko procedūru. Ja locekļiem ir piezīmes, tās rakstiski iesniedz priekšsēdētājam. Šīs piezīmes dara zināmas komitejai; domstarpību gadījumā ierosinātos grozījumus apspriež komitejā. Ja domstarpības neizdodas novērst, attiecīgos grozījumus pievieno protokolam.

12. pants

Pārredzamība

1.   Attiecībā uz sabiedrības piekļuvi dokumentiem piemēro tos pašus principus un nosacījumus, ko piemēro Komisijas dokumentiem.

2.   Ja pieprasījums attiecas uz kādu Pārvaldības komitejas dokumentu, vēršas pie tās locekļiem.

13. pants

Pārvaldības komitejas lēmumu izpilde

1.   Pārvaldības komitejas lēmumus iestādēm vai attiecīgajām personām paziņo vai nu priekšsēdētājs, vai Biroja direktors, rīkojoties komitejas vārdā.

2.   Par pilnvaru deleģēšanu Biroja direktoram nepieciešams vienprātīgs Pārvaldības komitejas lēmums. Vajadzības gadījumā Biroja direktors lūdz iestāžu kompetento ierēdņu atzinumu un atskaitās par Pārvaldības komitejā pieņemtajiem lēmumiem.

14. pants

Pārvaldes gada ziņojums

1.   Biroja direktors Pārvaldības komitejai katru gadu līdz 31. martam iesniedz pārvaldes gada ziņojuma projektu, ievērojot noteikumus, kas paredzēti 7. panta 1. punkta c) apakšpunktā lēmumā par Publikāciju biroja struktūru un darbību.

2.   Pārvaldes gada ziņojuma projektā iekļauj sīku informāciju par šādiem jautājumiem:

Ziņojuma sākumā iekļauj priekšsēdētāja priekšvārdu, kopsavilkumu un galveno rādītāju apkopojumu.

15. pants

Šis reglaments stājas spēkā nākamajā dienā pēc tā publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

(1)  OV L 168, 30.6.2009., 41. lpp.

(2)  OV L 179, 11.7.2012., 15. lpp.