Komisijas lēmums

(2002. gada 23. janvāris),

ar ko groza Komisijas reglamentu

(izziņots ar dokumenta numuru C(2002) 99)

(2002/47/EK, EOTK, Euratom)

EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,

ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu, un jo īpaši tā 218. panta 2. punktu,

ņemot vērā Eiropas Ogļu un tērauda kopienas dibināšanas līgumu, un jo īpaši tā 16. pantu,

ņemot vērā Eiropas Atomenerģijas kopienas dibināšanas līgumu, un jo īpaši tā 131. pantu,

ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienību, un jo īpaši tā 28. panta 1. punktu un 41. panta 1. punktu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

1. pants

Ar šo Komisijas reglamentam [1] kā pielikumu pievieno šim lēmumam pievienotos noteikumus par dokumentvedību.

2. pants

Komisijas 1986. gada 18. marta lēmums par dokumentvedību ir atcelts. [2]

3. pants

Šis lēmums stājas spēkā tā publicēšanas dienā Eiropas Kopienu Oficiālajā Vēstnesī.

Briselē, 2002. gada 23. janvārī

Komisijas vārdā —

priekšsēdētājs

Romano Prodi

[1] OV L 308, 8.12.2000., 26. lpp.

[2] SEC(86) 388.

--------------------------------------------------

PIELIKUMS

NOTEIKUMI PAR DOKUMENTVEDĪBU

tā kā:

(1) Visas Komisijas darbības un lēmumi politikas, likumdošanas, tehniskajās, finanšu un administratīvajās jomās beigās veido dokumentus.

(2) Minētie dokumenti jāpārvalda, pamatojoties uz noteikumiem, kas attiecas uz visiem ģenerāldirektorātiem un līdzvērtīgiem departamentiem, un tie veido tiešu saikni ar pašreizējām darbībām, kā arī atspoguļo Komisijas kā Eiropas iestādes un Eiropas valsts pārvaldes iepriekšējās darbības.

(3) Minētajiem standarta noteikumiem jānodrošina, lai Komisija jebkurā laikā spētu sniegt informāciju par jautājumiem, kas ir tās kompetencē. Tāpēc dokumentiem un lietām, kas ir ģenerāldirektorātu vai līdzvērtīgu departamentu rīcībā, jāsaglabā iestādes arhīvs, jāveicina informācijas apmaiņa, jāsniedz pierādījumi par veiktajām darbībām un jāpilda departamenta juridiskās saistības.

(4) Iepriekšminēto noteikumu ieviešanai ir vajadzīga saprātīga un uzticama organizatoriskā struktūra katrā ģenerāldirektorātā vai līdzvērtīgā departamentā, starpdepartamentu līmenī un Komisijas līmenī.

(5) Dokumentu sistematizācijas plāna izveide un īstenošana, kas ir saistīta ar kopēju nomenklatūru visiem Komisijas departamentiem, kas veidos daļu no iestādes vadības sadales pa darbības jomām, ļaus sakārtot lietas, veicināt atklātību un uzlabot pieejamību dokumentiem.

(6) Efektīva dokumentvedība ir būtisks priekšnoteikums efektīvai Komisijas dokumentu publicitātes politikai. Tādu reģistru izveide, kuros ir atsauces uz Komisijas izstrādātiem vai saņemtiem dokumentiem, palīdzēs pilsoņiem realizēt to piekļuves tiesības.

1. pants

Definīcijas

Šajos noteikumos:

- dokuments ir jebkurš Komisijas izveidots vai saņemts apraksts, kas attiecas uz jautājumu, kurš ir saistīts ar politiku, darbībām un lēmumiem, kas ietilpst iestādes kompetencē un tās oficiālajos uzdevumos, jebkurā veidā (rakstveidā papīra formā, vai saglabāts elektroniskā vaidā, vai kā skaņas, vizuālais vai audiovizuālais ieraksts),

- lieta ir pamats, pēc kura sakārto dokumentus saskaņā ar iestādes darbībām, lai pierādītu, pamatotu vai sniegtu informāciju un garantētu darba efektivitāti.

2. pants

Mērķis

Šie noteikumi izklāsta dokumentvedības principus.

Dokumentvedība nodrošina:

- dokumentu pienācīgu izveidošanu, saņemšanu un saglabāšanu,

- katra dokumenta identificēšanu ar attiecīgu zīmju palīdzību, kas ļauj tos reģistrēt, meklēt un viegli izdarīt uz tiem atsauces,

- iestādes arhīva saglabāšanu, veikto darbību pierādījumu saglabāšanu un departamenta juridisko saistību pildīšanu,

- vienkāršu informācijas apmaiņu,

- atbilstību Komisijas saistībām attiecībā uz atklātību.

3. pants

Standartnoteikumi

Ar dokumentiem veic šādas darbības:

- reģistrāciju,

- sistematizāciju,

- glabāšanu,

- dokumentu nodošana vēstures arhīviem.

Minētās darbības veic saskaņā ar standartnoteikumiem, ko piemēro vienoti visiem Komisijas ģenerāldirektorātiem un līdzvērtīgiem departamentiem.

4. pants

Reģistrācija

Tiklīdz dokuments ir saņemts vai izveidots departamentā jebkurā veidā, to analizē ar mērķi noteikt tā turpmāko pielietojumu un tādējādi, vai tas ir jāreģistrē.

Dokuments, ko ir izveidojis vai saņēmis Komisijas departaments, jāreģistrē, ja tajā ir svarīga informācija, kas nav īslaicīga un/vai ietver darbību vai Komisijas vai viena no tās departamentiem turpmāku rīcību. Ja dokumentu izveido Komisijā, savā datorsistēmā to reģistrē izcelsmes departaments. Ja dokumentu ir saņēmusi Komisija, to reģistrē saņēmējs departaments. Jebkurā turpmākā šādi reģistrēta dokumenta apstrādē atsaucas uz tā sākotnējo reģistrāciju.

Reģistrācijai pēc iespējas skaidrāk un noteiktāk jādefinē dokumenti, kurus ir izveidojusi vai saņēmusi Komisija vai viens no tās departamentiem, lai tos varētu izsekot to aprites ciklā.

Uztur reģistrus, kuros ir atsauces uz dokumentiem.

5. pants

Dokumentu sistematizācija

Ģenerāldirektorāti un līdzvērtīgi departamenti izveido dokumentu sistematizācijas plānu, kas ir piemērots to īpašajām vajadzībām.

Minētais dokumentu sistematizācijas plāns, kam var piekļūt ar datora palīdzību, ir saistīts ar kopējo nomenklatūru, ko visiem Komisijas departamentiem ir noteicis Ģenerālsekretariāts. Šī nomenklatūra veido daļu no Komisijas vadības sadales pa darbības jomām.

Reģistrētos dokumentus sakārto lietās. Katram jautājumam, kas ir ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta kompetencē, izveido vienu oficiālu lietu. Katrai oficiālai lietai jābūt pilnīgai un jāatbilst departamenta darbībām konkrētajā jautājumā.

Lietas izveide un tās pievienošana ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta dokumentu sistematizācijas plānam ir tā departamenta kompetencē, kas atbild par lietā ietverto darbību saskaņā ar praktiskām metodēm, ko norāda katrs ģenerāldirektorāts vai līdzvērtīgs departaments.

6. pants

Glabāšana

Katrs ģenerāldirektorāts vai līdzvērtīgs departaments nodrošina to dokumentu praktisku aizsardzību un piekļuvi minētajiem dokumentiem īslaicīgā un vidēji ilgā laika posmā, par kuriem tas atbild, un tam jāspēj izveidot vai atjaunot lietas, pie kurām tas pieder.

Administratīvie noteikumi un juridiskās saistības nosaka minimālo ilgumu dokumenta glabāšanai.

Katrs ģenerāldirektorāts vai līdzvērtīgs departaments nosaka tā iekšēju organizatorisko struktūru lietu glabāšanai. Minimālais dokumentu glabāšanas laiks departamentā ievēro kopēju sarakstu, kas ir sastādīts saskaņā ar 12. pantā minētajiem ieviešanas nosacījumiem visai Komisijai.

7. pants

Novērtēšana un nodošana vēstures arhīviem

Neierobežojot 6. pantā minētos minimālos glabāšanas laikus, 9. pantā minētais(–ie) dokumentvedības centrs(–i) sadarbībā ar departamentiem, kas atbild par lietām, veic dokumentu un lietu novērtēšanu, ko jānodod Komisijas vēstures arhīviem. Pēc priekšlikumu izvērtēšanas, vēstures arhīvs var noraidīt dokumentu vai lietu nodošanu. Katru lēmumu par noraidīto nodošanu pamato, un par to informē attiecīgo departamentu.

Lietas un dokumentus, ko vairs neuzskata par tādiem, kas departamentiem ir jāsaglabā, dokumentvedības centrs ģenerāldirektora pakļautībā nodod Komisijas vēstures arhīviem ne vēlāk kā piecpadsmit gadus pēc to izveidošanas. Šīs lietas vai dokumentus izvērtē saskaņā ar noteikumiem, kas ir izklāstīti 12. pantā minētajos īstenošanas noteikumos, un ir domāti, lai atšķirtu dokumentus, kas jāuzglabā, no dokumentiem, kam nav administratīvas vai vēsturiskas vērtības.

Vēstures arhīviem ir īpaši repozitoriji šādi nodotu dokumentu un lietu glabāšanai. Pēc pieprasījuma tie sniedz dokumentus un lietas izcelsmes ģenerāldirektorātam vai līdzvērtīgam departamentam.

8. pants

Slepeni dokumenti

Slepenus dokumentus apstrādā saskaņā ar spēkā esošiem drošības noteikumiem.

9. pants

Dokumentvedības centri

Katrs ģenerāldirektorāts vai līdzvērtīgs departaments, ņemot vērā tā struktūru un ierobežojumus, izveido un uztur vienu vai vairākus dokumentvedības centrus.

Dokumentvedības centru uzdevums ir nodrošināt, lai ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta izveidotus vai saņemtus dokumentus apstrādā saskaņā ar noteikumiem.

10. pants

Dokumentvedības ierēdņi

Katrs ģenerāldirektors vai departamenta direktors ieceļ dokumentvedības ierēdni.

Lai izveidotu modernu un efektīvu dokumentu un reģistru sistēmu, dokumentvedības ierēdņa uzdevumi ir:

- identificēt dokumentu un lietu tipus, kas atbilst ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta darbības jomām,

- izveidot un atjaunot esošo īpašu datu bāžu un sistēmu uzskaiti,

- izveidot ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta dokumentu sistematizācijas plānu,

- izveidot ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta noteikumus un procedūras, ko izmanto lietvedībai un dokumentvedībai, un nodrošināt to ievērošanu,

- organizēt ģenerāldirektorātā vai līdzvērtīgā departamentā tā personāla apmācību, kas atbild par šajos noteikumos minēto vadības noteikumu īstenošanu, kontroli un uzraudzību.

Dokumentvedības ierēdnis nodrošina horizontālu koordināciju starp dokumentvedības centru(–iem) un citiem attiecīgajiem departamentiem.

11. pants

Starpdepartamentu grupa

Izveido dokumentvedības ierēdņu starpdepartamentu grupu. To vada Ģenerālsekretariāts un tās uzdevumi ir:

- nodrošināt šo noteikumu pareizu un vienotu piemērošanu visā departamentā,

- risināt jebkuru jautājumu, kas izriet no to piemērošanas,

- piedalīties 12. pantā minēto īstenošanas noteikumu sagatavošanā,

- nodot tālāk ģenerāldirektorātu un līdzvērtīgu departamentu prasības attiecībā uz apmācībām un atbalsta pasākumiem.

Starpdepartamentu grupu sasauc tās priekšsēdētājs, vai nu pēc priekšsēdētāja ierosinājuma, vai pēc ģenerāldirektorāta vai līdzvērtīga departamenta ierosinājuma.

12. pants

Īstenošanas noteikumi

Nosacījumus šo noteikumu īstenošanai apstiprina un regulāri atjaunina ģenerālsekretārs saskaņā ar Personāla un administrācijas ģenerāldirektoru, darbojoties pēc dokumentvedības ierēdņu starpdepartamentu grupas ieteikuma.

Atjaunināšanā jo īpaši ņem vērā:

- jaunu informācijas un komunikācijas tehnoloģiju attīstību,

- izmaiņas dokumentācijas zinātnē, kā arī Kopienas un starptautiskās izpētes rezultātus, ieskaitot jaunu nozares standartu rašanos,

- Komisijas saistības attiecībā uz dokumentu un dokumentu reģistru atklātību un publicitāti,

- Komisijas un tās departamentu dokumentu standartizācijas un noformēšanas pilnveidošanos,

- noteikumus, kas ir izklāstīti attiecībā uz elektronisko dokumentu likumisko spēku.

13. pants

Īstenošana departamentos

Katrs ģenerāldirektors vai departamenta direktors izveido vajadzīgo organizatorisko, administratīvo un personāla struktūru un paredz vajadzīgo personālu šo noteikumu un īstenošanas noteikumu īstenošanai savā departamentā.

14. pants

Informācija, apmācība un atbalsts

Katrs Ģenerālsekretariāts un Personāla un administrācijas ģenerāldirektorāts izveido vajadzīgos informācijas, apmācības un atbalsta pasākumus, lai nodrošinātu šo noteikumu īstenošanu un piemērošanu ģenerāldirektorātos un līdzvērtīgos departamentos.

Nosakot apmācības pasākumus, tiem jāņem vērā ģenerāldirektorātu un līdzvērtīgu departamentu prasības, kā tās ir paziņojusi dokumentvedības ierēdņu starpdepartamentu grupa.

15. pants

Noteikumu ievērošana

Ģenerālsekretariāts atbild par šo noteikumu ievērošanas nodrošināšanu sadarbībā ar ģenerāldirektoriem un departamentu vadītājiem.

--------------------------------------------------