Komisijas Regula (EK) Nr. 2222/2000

(2000. gada 7. jūnijs),

ar ko nosaka finanšu noteikumus, saskaņā ar kuriem piemērot Padomes Regulu (EK) Nr. 1268/1999 par Kopienas atbalstu pirmspievienošanās pasākumiem lauksaimniecības un lauku attīstībai Centrāleiropas un Austrumeiropas kandidātvalstīs laikposmā pirms to pievienošanās

EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,

ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu,

ņemot vērā Padomes Regulu (EK) Nr. 1268/1999 (1999. gada 21. jūnijs) par Kopienas atbalstu pirmspievienošanās pasākumiem lauksaimniecības un lauku attīstībai Centrāleiropas un Austrumeiropas kandidātvalstīs laikposmā pirms to pievienošanās [1], un jo īpaši tās 9. panta 2. punktu un 12. panta 2. punktu,

tā kā:

(1) 11. panta 1. punktā Padomes Regulā (EK) Nr. 1266/1999 [2] par atbalsta koordināciju kandidātvalstīm sakarā ar pirmspievienošanās stratēģiju, paredzēts, ka Komisija īsteno Kopienas palīdzību saskaņā ar Finanšu regulu par Eiropas Kopienu vispārējo budžetu [3], un jo īpaši tā 114. pantu, un Padomes Regulas (EK) Nr. 1268/1999 9. panta 1. punktā paredzēts, ka finanšu atbalstu sniedz saskaņā ar principiem, kas noteikti Padomes Regulā (EK) Nr. 1258/99 (1999. gada 17. maijs) par kopējās lauksaimniecības politikas finansēšanu [4]. Minētā regula attiecas gan uz Garantiju, gan Virzības nodaļu Eiropas Lauksaimniecības virzības un garantiju fondā, bet jo īpaši paredz speciālus noteikumus attiecībā uz Garantiju nodaļu, kurai piemēro Finanšu nolikuma VIII sadaļu.

(2) Viens no SAPARD programmas īstenošanas uzdevumiem attiecīgās valstīs ir iestāžu darba uzlabošana. Pirmspievienošanās programma lauksaimniecības un lauku attīstībai (SAPARD) paredz no visām 10 kandidātvalstīm, kas minētas Regulas (EK) Nr. 1268/1999 1. panta 1. punktā, prasīt papildu pasākumus dažādu, pārsvarā mazā apmērā finansētu projektu pabeigšanai. Būtu vēlams pārvaldības uzdevumus deleģēt kandidātvalstīm, un Regulas (EK) Nr. 1266/1999 12. panta 2. punkts šādu deleģēšanu paredz. Tādēļ SAPARD programmas pārvaldība saskaņā ar tādu decentralizācijas principu jāorganizē, izmantojot kandidātvalstu aģentūras.

(3) Regulas (EK) Nr. 1266/1999 pielikumā ir noteikti minimālie kritēriji un nosacījumi decentralizētas pārvaldības ieviešanai atbilstīgi minētās regulas 12. panta 2. punktam. Maksātājām aģentūrām šie minimālie kritēriji un nosacījumi jāievēro, lai tās atbilstu ELVGF garantiju noteikumiem, kas paredzēti pielikumā Komisijas Regulai (EK) Nr. 1663/95 [5], kurā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 2245/1999 [6], un, ņemot vērā iepriekš sacīto, kandidātvalstu aģentūras jāveido atbilstīgi ELVGF garantiju noteikumiem.

(4) Regulā (EK) Nr. 1663/95 noteiktie ELVGF garantiju noteikumi galvenokārt attiecas uz maksājumu funkciju. Taču kandidātvalstu aģentūrām būs jāveic ne tikai maksājumu funkcija, bet arī īstenošanas funkcija, tādēļ attiecīgi kritēriji jāizstrādā arī saistībā ar īstenošanas funkciju.

(5) Būtu pieļaujama pagaidu akreditācija ar nosacījumu, ka tiek ievēroti būtiskie/minimālie kritēriji.

(6) Lai Komisija varētu neievērot prasību par ex ante apstiprinājumu, ko paredz Regulas (EK) Nr. 1266/1999 12. panta 1. punkts, un nodot palīdzības pārvaldību kandidātvalstīm, jāapstiprina kārtība, kādā kandidātvalstīs akreditēt SAPARD aģentūras.

(7) Iespēju gadījumos dažu finanšu operāciju veikšanai būtu lietderīgi izmantot kandidātvalstīs jau pastāvošas struktūras. Visās kandidātvalstīs jau pastāv valstu fondi, uz kuriem tiek pārskaitīti Phare naudas līdzekļi, un Regulas (EK) Nr. 1266/1999 pielikuma 2. punkta v) apakšpunktā paredzēts, ka pilnu finansiālo atbildību un saistības par fondiem uzņemas attiecīgās valsts kredītrīkotājs. Tādēļ, īstenojot SAPARD programmu, būtu lietderīgi, ja kandidātvalstu fondi vienlaicīgi kļūtu arī par kompetentajām iestādēm, kuru uzdevums ir akreditēt SAPARD aģentūras un uzraudzīt to turpmāko atbilstību akreditācijas kritērijiem. Valsts kredītrīkotājam jākļūst par kontaktpersonu, kuras koordinētu finanšu informāciju starp Komisiju un kandidātvalsti.

(8) Padomes Regulā (EK) Nr. 1260/1999 (1999. gada 21. jūnijs), ar ko paredz vispārīgus noteikumus par struktūrfondiem [7], 31. panta 2. punktā noteikts, ka pirmo maksājumu veic, tiklīdz Komisija pieņēmusi lēmumu par palīdzības apstiprināšanu. Tādu modeli mutatis mutandis konkrētajos apstākļos un attiecībā uz maksājumu uzsākšanu no Kopienas budžeta varētu uzskatīt par piemērotu arī SAPARD programmai.

(9) Regulas (EK) Nr. 1266/1999 12. panta 2. punktā paredzēts, ka Komisija veic paveiktā kontroli. ELVGF kontu dzēšanas procedūra ir iedarbīga sistēma decentralizēto aģentūru maksājumu revīzijai un vajadzības gadījumā arī nelikumīgu vai nepamatotu maksājumu piedziņai no kandidātvalstīm.

(10) SAPARD īstenošanas noteikumi jāparedz divpusējos nolīgumos, kas slēdzami starp Komisiju un katru kandidātvalsti. Tāpēc Komisijai ar katru kandidātvalsti jāsastāda daudzgadu finansējuma nolīgumi, kuros būtu paredzēti nosacījumi, ar kādiem izmantojams SAPARD finansējums. Ikgadējos finansējuma nolīgumos jāparedz Kopienas finansiālā līdzdalība.

(11) Lai aizsargātu Kopienas finanšu intereses, kandidātvalstīm attiecībā uz SAPARD naudas līdzekļu kontroli, ko veic Kopienas aģenti, jāuzņemas tādas pašas saistības, kādas uzņemas dalībvalstis.

(12) Šajā regulā paredzētie pasākumi saskan ar Eiropas Lauksaimniecības virzības un garantiju fonda (ELVGF) komitejas atzinumu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.

I NODAĻA

VISPĀRĪGI NOTEIKUMI

1. pants

Regulas piemērošanas joma

1. Šī regula paredz nosacījumus, saskaņā ar kuriem Regulā (EK) Nr. 1268/1999 paredzētās palīdzības pārvaldību nodod tās pašas regulas 1. panta 1. punktā minēto 10 kandidātvalstu aģentūrām saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1266/1999 12. panta 2. punktu.

2. Minēto nosacījumu ievērošanu kandidātvalstīs Komisija paredz nodrošināt, iekļaujot tos finansējuma nolīgumos, kurus apspriež ar katru valsti.

2. pants

Definīcijas

Šajā regulā:

a) "kandidātvalstis" nozīmē valstis, kuras uzskaitītas Regulas (EK) Nr. 1268/1999 1. panta 1. punktā;

b) "valsts fonds" nozīmē kandidātvalsts izraudzītu iestādi, kas pakļauta valsts kredītrīkotājam, kurš par fondiem uzņemas pilnu finansiālu atbildību un saistības, un kas darbojas kā kompetentā iestāde. Valsts kredītrīkotājs ir kontaktpersona, kas koordinē finanšu informāciju starp Komisiju un kandidātvalstīm;

c) "kompetentā iestāde" nozīmē kandidātvalsts iestādi, kura:

i) piešķir, uzrauga un atsauc SAPARD aģentūras akreditāciju nolūkos, kas paredzēti Regulas (EK) Nr. 1663/95 1. panta 2. punktā, un

ii) izraugās apliecinātājiestādi;

d) "SAPARD aģentūra" nozīmē iestādi, ko izveido kandidātvalsts un kas darbojas tās pakļautībā, un kas veic divas funkcijas – īstenošanas funkciju un maksājumu funkciju. Katrā kandidātvalstī vienlaicīgi var akreditēt tikai vienu SAPARD aģentūru;

e) "apliecinātājiestāde" nozīmē iestādi, kas savā darbībā ir neatkarīga no SAPARD aģentūras un kas apstiprina grāmatvedības datus, ziņo par vadības un kontroles sistēmām un pārbauda ar līdzfinansēšanu saistītus jautājumus;

f) "daudzgadu finansējuma nolīgums" nozīmē nolīgumu, kurā paredzēti galvenie noteikumi, kādi jāievēro SAPARD līdzfinansēšanā;

g) "gada finansējuma nolīgums" nozīmē nolīgumu, kurā nosaka finanšu piešķīrumu konkrētā gadā, pamatojoties uz Kopienas budžetā paredzētajām apropriācijām, un ar kuru attiecīgi papildina vai groza daudzgadu finansējuma nolīgumu;

h) "SAPARD eiro konts" nozīmē kontu, ko valsts kredītrīkotājs saskaņā ar savu atbildību atvēris kādā finanšu iestādē, kurā ar parastiem komercnosacījumiem atbilstošiem procentiem saņem 8. pantā minētos maksājumus, un kuru izmanto tikai un vienīgi SAPARD darījumiem, ko kārto eiro;

i) "finanšu gads" nozīmē kalendāro gadu no 1. janvāra līdz 31. decembrim.

2. NODAĻA

PĀRVALDĪBAS DELEĢĒŠANA

3. pants

Palīdzības pārvaldības deleģēšana

1. Pirms palīdzības pārvaldības deleģēšanas kandidātvalstīm Komisija pārbauda, vai tiek ievēroti Regulas (EK) Nr. 1266/1999 12. panta 2. punkta nosacījumi, turpmāk – "nosacījumi", un šīs regulas 4. līdz 6. panta un pielikuma noteikumi.

Lai pārbaudītu atbilstību šā punkta pirmajā daļā minētajiem nosacījumiem un noteikumiem, Komisija:

- pārbauda valsts fonda procedūras un struktūras, kas saistītas ar SAPARD programmas īstenošanu, SAPARD aģentūras procedūras un struktūras un vajadzības gadījumā arī procedūras un struktūras citās iestādēs, kurām var deleģēt uzdevumus saskaņā ar 4. panta 4. punktu, 5. panta 3. punktu un 6. panta 2. punktu,

- veic pārbaudes uz vietas.

2. Lēmumi par pārvaldības deleģēšanu aģentūrām var būt pagaidu lēmumi ar nosacījumu, ka tiek ievēroti šīs regulas pielikumā minētie nosacījumi, funkcijas un kritēriji un 4. līdz 6. panta noteikumi.

3. Komisija nepārtraukti uzrauga, kā tiek ievēroti šīs regulas, tostarp tās pielikuma, nosacījumi un noteikumi. Tiklīdz Komisija atklāj gadījumus, ka minētie nosacījumi vai noteikumi vairs netiek ievēroti, tā tūlīt atsauc savu lēmumu un

- vairs neuzņemas nekādas jaunas finanšu saistības Kopienas vārdā,

- vairs nepārskaita naudas līdzekļus kandidātvalstij un

- vajadzības gadījumā veic kandidātvalstij paredzētā finansējuma korekcijas.

4. pants

Kompetentās iestādes funkcijas

1. Kompetentās iestādes funkcijās mutatis mutandis ietilpst funkcijas, kas paredzētas Regulas (EK) Nr. 1663/95 1. panta 3., 4., 6. un 7. punktā. Var piešķirt pagaidu akreditāciju, ievērojot termiņu, ko nosaka atkarībā no problēmas svarīguma, līdz attiecīgi tiek mainīta administratīvā un grāmatvedības kārtība.

2. Lēmumu par SAPARD aģentūras akreditāciju kompetentā iestāde pieņem, pamatojoties uz pārbaudi, kuras laikā izskata administratīvās, maksājumu, kontroles un grāmatvedības procedūras un struktūras, tostarp projektu atlases, konkursu un līgumslēgšanas kārtību, kā arī to, kā tiek ievēroti līgumu piešķiršanas noteikumi, ņemot vērā pielikumā aprakstītos kritērijus. Pārbaudi veic atbilstīgi starptautiski atzītiem revīzijas standartiem. Gadījumos, ja paredzēta tikai pagaidu akreditācija, pienācīgi jāievēro šīs regulas pielikuma noteikumi, jo īpaši pienākumi attiecībā uz rakstveida procedūrām, pienākumu nodalīšanu, projektu iepriekšēju apstiprināšanu un priekšapmaksas čekiem, maksājumu procedūrām, grāmatvedības procedūrām, datorsistēmu drošību, iekšējo revīziju un vajadzības gadījumā arī valsts iepirkumu līgumu piešķiršanas noteikumi.

3. Kompetentā iestāde uzrauga akreditāciju un gadījumos, kad tiek pārkāpti akreditācijas kritēriji, tūlīt to atsauc, par to nekavējoties informējot Komisiju.

4. Kompetentā iestāde 2. punktā minēto pārbaudes funkciju var deleģēt citām iestādēm. Valstu kredītrīkotāji visos gadījumos saglabā vispārējo atbildību.

5. pants

SAPARD aģentūras funkcijas

1. SAPARD aģentūras īstenošanas funkcija ir:

- aicināt iesniegt pieteikumus,

- atlasīt projektus,

- pirms projektu apstiprināšanas pārbaudīt pieteikumu atbilstību projektu izstrādes noteikumiem un nosacījumiem, pieteikumu pamatotību un atbilstību apstiprinātās SAPARD lauksaimniecības un lauku attīstības programmas saturam, turpmāk saukta "programma", tostarp vajadzības gadījumā pārbaudīt atbilstību noteikumiem par valsts iepirkuma līgumu piešķiršanu,

- noteikt līgumsaistības starp aģentūru un potenciāliem palīdzības saņēmējiem un dot piekrišanu darbu uzsākšanai,

- veikt pārbaudes uz vietas gan pirms, gan pēc projektu apstiprināšanas,

- veikt papildu pasākumus pēc projektu uzsākšanas, lai nodrošinātu īstenojamo projektu turpmāku attīstību,

- ziņot par pasākumu reālo gaitu attiecībā pret plānoto.

2. SAPARD aģentūras maksājumu funkcija ir:

- pārbaudīt maksājumu prasījumus,

- veikt pārbaudes uz vietas, lai pārliecinātos par maksājumu pamatotību,

- apstiprināt maksājumus,

- veikt maksājumus,

- veikt finansējuma un maksājumu uzskaiti,

- vajadzības gadījumā pēc palīdzības izmaksas kontrolēt palīdzības saņēmējus, lai pārliecinātos, vai netiek pārkāpti piešķīrumu noteikumi.

3. Ja īstenošanas un maksājumu funkcijas neveic viena un tā pati pārvaldes iestāde, tad minētās funkcijas var veikt arī citas personas ar nosacījumu, ka tiek ievēroti pielikuma 2.3. punkta noteikumi. Taču nekādā gadījumā nedrīkst deleģēt ne maksājuma veikšanas funkciju, ne finansējuma un maksājumu uzskaites funkciju. Pienākumi, kas saistīti ar projektu apstiprināšanu, kontrolēm uz vietas un maksājumiem, ir pienācīgi jānodala.

4. Jebkādus pēc SAPARD aģentūras akreditācijas radušos ierosinājumus par izmaiņām aģentūras īstenošanas un/vai maksājumu kārtībā, kompetentā iestāde iesniedz Komisijai.

5. Ja SAPARD aģentūra neveic arī funkcijas, ko paredzēts uzdot pārvaldības iestādei, kas minēta Komisijas Regulas (EK) Nr. 2759/1999 [8] 9. pantā, tad SAPARD aģentūra attiecīgai pārvaldības iestādei sniedz visu informāciju, kas vajadzīga attiecīgo funkciju veikšanai.

6. pants

Apliecinātājiestādes funkcijas

1. Apliecinātājiestādes funkcijas ir šādas:

- sniegt atzinumu par SAPARD aģentūras gada finanšu pārskatu, kā arī SAPARD eiro konta stāvokli,

- katru gadu sagatavot pārskatus par SAPARD aģentūras vadības un kontroles sistēmu piemērotību izdevumu veikšanai atbilstīgi 8. panta 1. punktam,

- pārbaudīt, vai ir ieviests un vai pareizi darbojas 9. panta 1. punktā minētais valsts līdzfinansējums.

2. Pildot minētās funkcijas, apliecinātājiestāde rīkojas saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1663/95 3. pantu un Komisijas pamatnostādnēm. Ja izraudzītā apliecinātājiestāde ir valsts revīzijas iestāde vai līdzvērtīga iestāde, tad tā Regulas (EK) Nr. 1663/95 3. panta 1. punktā minētās pārbaudes funkcijas pilnībā vai daļēji var deleģēt citām iestādēm ar nosacījumu, ka funkcijas tiek pildītas efektīvi. Apliecinātājiestāde visos gadījumos saglabā vispārējo atbildību.

3. Regulas (EK) Nr. 1663/95 3. panta 1. punktā un 13. panta 1. punktā minēto atzinumu par gada finanšu pārskatiem un revīzijas ziņojumu sagatavo līdz nākamā gada 15. aprīlim un iesniedz Komisijai vēlākais līdz 30. aprīlim.

3. NODAĻA

MAKSĀJUMI UN KONTROLE

7. pants

Budžeta saistības

1. Komisijas lēmums, ar kuru pilnvaro gada finansējuma nolīguma parakstīšanai, ir pamats, lai paredzētu attiecīgās apropriācijas Kopienas budžetā.

2. Pirmo gada finansējuma nolīgumu Komisijas vārdā var parakstīt tikai tad, kad izpildīti šādi nosacījumi:

- programmu ir apstiprinājusi Komisija un

- abas puses ir parakstījušas daudzgadu finansējuma nolīgumu.

3. Komisija budžeta saistības pilda saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1260/1999 31. panta 2. punkta otrajā daļā paredzēto noteikumu un ņemot vērā 10. panta noteikumus.

8. pants

Komisijas maksājumi

1. Kopiena līdzfinansē tikai to SAPARD palīdzību, kas piešķirta saskaņā ar Komisijas apstiprinātās programmas noteikumiem, atbilstīgi daudzgadu un gada finansēšanas nolīgumiem un saskaņā ar 3. panta 1. punktā minēto Komisijas lēmumu.

2. Maksājumus eiro ieskaita SAPARD eiro kontā saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1260/1999 32. panta 1. punkta, 32. panta 2. punkta otrās daļas, 32. panta 3. punkta, izņemot a) un d) apakšpunktus un punkta otro un trešo daļu, un saskaņā ar 32. panta 4. punkta a) un b) apakšpunkta noteikumiem.

3. Komisija pirmo maksājumu pārskaita uz SAPARD eiro kontu. Pirmais maksājums, ko var pārskaitīt pa vairākām daļām, nepārsniedz 49 % no attiecīgās kandidātvalsts pirmā gada piešķīruma saskaņā ar Komisijas Lēmuma (EK) Nr. 1999/595/EK [9] pielikumu. Maksājumu veic ar nosacījumu, ka SAPARD aģentūras akreditācija notikusi pēc 3. panta 1. punktā minētā lēmuma pieņemšanas un ka noslēgts daudzgadu finansējuma nolīgums un pirmā gada finansējuma nolīgums. Maksājums jāatlīdzina, ja 18 mēnešu laikā pēc maksājuma veikšanas dienas Komisija nav saņēmusi nevienu maksājuma pieteikumu atbilstīgi 10. pantam.

4. Turpmākus maksājumus veic saskaņā ar 10. panta noteikumiem.

5. Kopienas līdzfinansējums nav paredzēts valūtas konvertēšanas izmaksu, banku izdevumu vai valūtas maiņas zaudējumu segšanai.

9. pants

SAPARD aģentūras maksājumi

1. SAPARD aģentūras maksājumi palīdzības saņēmējiem:

- tiek veikti valstu valūtās no SAPARD eiro konta. Maksājumu uzdevumus par maksājumiem palīdzības saņēmējiem parasti sastāda piecas dienas pirms izmaksas no konta,

- tiek pamatoti ar palīdzības saņēmējam radušos izdevumu deklarācijām. Deklarācijās iekļauj tikai pēc 3. panta 1. punktā minētā Komisijas lēmuma pieņemšanas atlasītos projektus un segtos izdevumus.

Kopienas finansējumu piešķir vienlaikus ar valstu finansējumu. Tomēr gadījumos, kad palīdzība tiek piešķirta valsts sektorā, valsts finansējumu var piešķirt pirms Kopienas finansējuma.

2. SAPARD aģentūrā jābūt viegli nosakāmam kopējam apmēram, kādā valstis finansē atsevišķus projektu pasākumus un piešķīrumus.

3. SAPARD aģentūra par katru maksājumu reģistrē vismaz šādu informāciju:

- summa valsts valūtā,

- attiecīgā summa eiro.

4. Jebkādu SAPARD aģentūrā konstatētu pārmaksājumu, proti, summas, kas pārsniedz pienākošos summu, tūlīt reģistrē SAPARD eiro kontā un atskaita no maksājumu pieteikumiem, ko Komisijai iesniedz saskaņā ar 10. pantu.

5. Palīdzības atlikumu izmaksā saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1260/1999 32. panta 4. punkta a) un b) apakšpunktu pēc tam, kad pieņemti 13. un 14. pantā minētie lēmumi.

6. SAPARD aģentūra nodrošina to, ka maksājumu pieprasījumus, ko iesniedz palīdzības saņēmēji, izskata savlaicīgi. Gadījumos, ja starplaiks starp pilnīgas apliecinošas dokumentācijas saņemšanu un maksājuma uzdevuma izdošanu pārsniedz trīs mēnešus, Kopienas līdzfinansējumu var samazināt saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 296/96 [10] 4. panta 2. punktu.

10. pants

Maksājumu pieteikumi Kopienai

1. Komisija izskata tikai tos maksājumu pieteikumus, kurus katru ceturksni sagatavo SAPARD aģentūra, izmantojot Komisijas izstrādāto veidlapu, un kurus Komisijai valstu kredītrīkotāji iesniedz viena mēneša laikā pēc katra ceturkšņa beigām. Tomēr papildu pieteikumus var iesniegt tikai tad, ja pastāv bažas, ka neto bilance SAPARD eiro kontā varētu tikt izsmelta, pirms ticis izskatīts nākamā ceturkšņa pieteikums.

2. Pieteikumos iekļauj vismaz šādu informāciju:

- izdevumu apmērs, ko SAPARD aģentūra izmaksājusi palīdzības saņēmējiem iepriekšējā ceturksnī, sīkāk izdalot apmērus gan valsts valūtā, gan eiro, kā arī pēc valsts un Kopienas līdzdalības,

- Kopienas fondu atlikums SAPARD eiro kontā pēc pēdējās izmaksas,

- ziņas par iekasējamiem parādiem.

3. Komisija pārbauda maksājumu pieteikumus, ņemot vērā nosacījumus, kas paredzēti Regulas (EK) Nr. 1260/1999 32. panta 3. punkta b), c), e) un f) apakšpunktā.

4. Maksājuma pieteikumā deklarētos izdevumus Komisija parasti atlīdzina divu mēnešu laikā pēc dienas, kad tā saņēmusi pamatotu maksājuma pieteikumu, piemērojot 3. punktā minētās pārbaudes.

11. pants

Valūtu maiņas kursi un procenti

1. Kurss eiro konvertēšanai valstu valūtās ir Eiropas Centrālās bankas publicētais kurss:

- SAPARD aģentūras maksājumiem – tā mēneša pirmspēdējā Komisijas darbadienā, kas ir pirms mēneša, kurā attiecīgais izdevums reģistrēts SAPARD aģentūras grāmatvedībā. Grāmatvedībā reģistrē to dienu, kurā izdots maksājuma uzdevums palīdzības saņēmējam,

- SAPARD aģentūras pārmaksājumiem – tā mēneša pirmspēdējā Komisijas darbadienā, kas ir pirms mēneša, kurā pārmaksājums pirmo reizi konstatēts,

- summām, kas noteiktas pēc lēmuma par kontu dzēšanu un pēc lēmuma par atbilstību – tā mēneša pirmspēdējā Komisijas darbadienā, kas ir pirms mēneša, kurā pieņemts attiecīgais lēmums.

2. Gadījumos, ja netiek ievēroti 13. panta 5. punktā un 14. panta 4. punktā minētie termiņi, par visām nenokārtotām summām iekasē procentus, kuru likme vienlīdzīga Euribor likmei par trīs mēnešu noguldījumiem, ko publicē Eiropas Centrālā banka un kam pieskaita 1,5 %. Minētā likme ir vidējā likme tajā mēnesī, kurā paziņots par iepriekšminētajos pantos paredzēto lēmumu.

3. Procentus, ko nopelna SAPARD eiro kontā, izmanto tikai un vienīgi programmas vajadzībām. Procentus nevar samazināt dažādu izmaksu dēļ, izņemot fiskālas maksas.

12. pants

Komisijas iniciatīvas pasākumi

Gadījumos, kad Komisija kandidātvalstij nepiešķir visus gadam paredzētos līdzekļus, kā paredzēts Regulas (EK) Nr. 1268/1999 7. panta 4. punktā, par nepiešķirto līdzekļu izmantojumu lemj Komisija, pieņemot ad hoc lēmumus.

13. pants

Lēmums par kontu dzēšanu

1. Neierobežojot 14. pantā minētos lēmumus, kandidātvalsts par katru finanšu gadu atbilstīgi veidlapai, ko noteikusi Komisija, gatavo gada deklarāciju, kā arī apliecinājumu un revīzijas ziņojumu saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1258/1999 6. panta 1. punkta b) apakšpunktu un Regulas (EK) Nr. 1663/95 4. pantu, 5. panta 1. punkta a), c) un e) apakšpunktu un 5. panta 2. punktu, kurus valsts kredītrīkotājs iesniedz Komisijai.

2. Komisija 1. punktā minētos dokumentus saņem līdz 30. aprīlim nākamajā gadā pēc attiecīgā finanšu gada.

Piemēro noteikumus, kas paredzēti Regulas (EK) Nr. 296/96 7. panta 1. punkta pirmajā un priekšpēdējā teikumā, 7. panta 2. punkta c) apakšpunktā un 7. panta 3. un 4. punktā. Finanšu gadā "n" ņem vērā visus darījumus, kas SAPARD aģentūras grāmatvedībā reģistrēti konkrētā finanšu gadā "n".

3. Līdz 30. septembrim gadā, kurš seko konkrētam finanšu gadam, Komisija slēdz SAPARD aģentūras kontu saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1258/1999 7. panta 3. punktu un Regulas (EK) Nr. 1663/95 7. pantu, turpmāk – "lēmums par kontu dzēšanu". Lēmums par kontu dzēšanu attiecas arī uz SAPARD eiro konta dzēšanu. Tāpat lēmums par kontu dzēšanu dzēš summas, kas ieskaitāmas SAPARD eiro kontā saskaņā ar 9. panta 4. punktu un 11. panta 3. punktu.

4. Komisija attiecīgajai kandidātvalstij ziņo par iesniegtās informācijas pārbaudes rezultātiem līdz 31. jūlijam gadā, kurš seko konkrētam finanšu gadam. Ja no kandidātvalsts atkarīgu iemeslu dēļ Komisija kandidātvalsts kontus nespēj dzēst līdz 30. septembrim, tad Komisija kandidātvalsti informē par turpmāku lietas izpēti.

5. Summu, ko nosaka ar lēmumu par kontu dzēšanu, parasti vai nu pieskaita kādam no turpmākiem Komisijas maksājumiem kandidātvalstij, vai atņem no tā. Tomēr gadījumos, kad ar lēmumu noteiktā atņemamā summa pārsniedz iespējamu turpmāko maksājumu apmēru, summu, kuras segšanai nepietiek ar atlikušo maksājumu apmēru, Komisijai iemaksā eiro divu mēnešu laikā pēc lēmuma paziņošanas. Atsevišķos gadījumos Komisija var lemt, ka jebkuru summu, kas tai pienākas, var kompensēt ar maksājumiem, kas pienākas kandidātvalstīm saskaņā ar jebkuru Kopienas instrumentu.

14. pants

Lēmums par neatbilstību

1. Komisija lemj par Kopienas līdzfinansējuma nepiešķiršanu izdevumiem gadījumos, kad tā atklāj, ka izdevumi neatbilst 8. panta 1. punkta noteikumiem, turpmāk – "lēmums par neatbilstību".

2. Neatbilstības atzīšanas procedūras veic saskaņā ar tiem mehānismiem un procedūrām, kādas piemēro Regulas (EK) Nr. 1258/1999 7. panta 4. punktam un Regulas (EK) Nr. 1663/95 8. pantam.

3. Finansējuma korekcijas var izpausties kā noteiktas likmes korekcijas gadījumos, kad SAPARD aģentūra nav noteikusi pareizu kontroli vai nav to attiecīgi īstenojusi, kā arī kā atteikums paredzēto finansējuma korekciju kompensēt ar izdevumiem citiem projektiem.

4. Par summu, kas jāatlīdzina saskaņā ar 1. punktā paredzēto lēmumu par neatbilstību, ziņo valsts kredītrīkotājam, kurš nodrošina summas atlīdzināšanu Komisijai eiro divu mēnešu laikā pēc lēmuma paziņošanas. Lēmumā minēto summu SAPARD programmai atkārtoti nepiešķir. Atsevišķos gadījumos Komisija var lemt, ka jebkuru tai pienākošos summu var kompensēt ar maksājumiem, kas pienākas kandidātvalstīm saskaņā ar jebkuru Kopienas instrumentu.

15. pants

Uzskaites un kontroles noteikumi

1. SAPARD aģentūra un valsts fonds saglabā dokumentus pieejamus Komisijai piecus gadus pēc dienas, kurā izmaksāts pēdējais maksājums palīdzības saņēmējam.

2. Veicot kontroles atbilstīgi Regulas (EK) Nr. 1268/1999 9. pantam, SAPARD programmas īstenošanai mutatis mutandis piemēro Regulu (Euratom, EK) Nr. 2185/96 [11] un Regulas (EK) Nr. 1258/1999 8. panta 1. un 2. punktu un 9. panta 1. un 2. punktu.

3. Kandidātvalstīm jāpiemēro noteikumi, kas paredzēti Komisijas Regulā (EK) Nr. 1681/94 [12] par pārkāpumiem un par informācijas sistēmas izveidi šajā jomā.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.

Briselē, 2000. gada 7. jūnijā

Komisijas vārdā —

Komisijas loceklis

Franz Fischler

[1] OV L 161, 26.6.1999., 87. lpp.

[2] OV L 161, 26.6.1999., 68. lpp.

[3] OV L 356, 31.12.1977., 1. lpp.

[4] OV L 160, 26.6.1999., 103. lpp.

[5] OV L 158, 8.7.1995., 6. lpp.

[6] OV L 273, 23.10.1999., 5. lpp.

[7] OV L 161, 26.6.1999., 1. lpp.

[8] OV L 331, 23.12.1999., 51. lpp.

[9] OV L 226, 27.8.1999., 23. lpp.

[10] OV L 39, 17.2.1996., 5. lpp.

[11] OV L 292, 15.11.1996., 2. lpp.

[12] OV L 178, 12.7.1994., 43. lpp.

--------------------------------------------------

PIELIKUMS

SAPARD AĢENTŪRAS FUNKCIJAS UN AKREDITĀCIJAS KRITĒRIJI

1. FUNKCIJAS

SAPARD aģentūras galvenās funkcijas, kas saistītas ar aģentūras izdevumiem, ir šādas:

1.1. Saistību un maksājumu apstiprināšana: šīs funkcijas mērķis ir noteikt summu, kas maksājuma prasītājam vai piegādātājam izmaksājama atbilstīgi finansējuma nolīguma noteikumiem, jo īpaši tiem noteikumiem, kas saistīti ar projekta pieteikuma un maksājuma pieprasījuma atbilstību kritērijiem, projekta apstiprināšanas pienākumu ievērošanu, konkursu un līgumslēgšanas procedūrām un veiktā darba vai sniegto pakalpojumu pārbaudīšanu.

1.2. Maksājumu veikšana: šīs funkcijas mērķis ir dot rīkojumu aģentūras finanšu iestādei vai attiecīgā gadījumā valdības maksātājai iestādei, lai tā izmaksātu apstiprinātās summas maksājuma prasītājam vai piegādātājam (vai to pārstāvjiem).

1.3. Saistību un maksājumu uzskaite: šīs funkcijas mērķis ir iegrāmatot SAPARD izdevumus atsevišķās aģentūras uzskaites grāmatās, kas parasti ir elektroniskā formā, un sagatavot periodiskus izdevumu pārskatus, tostarp periodiskās un gada deklarācijas Komisijai. Uzskaites grāmatās reģistrē arī informāciju par iekasējamiem parādiem.

1.4. Kontrole: šīs funkcijas mērķis ir pārbaudīt faktus, ar kuriem pamatoti projektu pieteikumi un maksājumu prasījumi, lai vērtētu tādu faktu atbilstību finansējuma nolīguma noteikumiem un finansējuma nosacījumiem. Vajadzības gadījumā veic šādas kontroles: pārbaudes pirms projektu atlases, jaunieviestu pasākumu pārbaudes, preču un pakalpojumu kvantitātes un kvalitātes pārbaudes, parauganalīzes vai paraugkontroles, pārbaudes pirms maksājumu veikšanas, kā arī to īpašo noteikumu pārbaudes, kas finansējuma nolīgumā minēti saistībā ar izdevumu atbilstību kritērijiem u. tml. Lai varētu noteikt atbilstību kritērijiem, vajadzības gadījumā kontroles var veikt tehnisku pārbaužu veidā, tostarp ekonomisku un finanšu vērtējumu veidā un īpašu lauksaimniecisku, tehnisku vai zinātnisku pārbaužu veidā.

1.5. Atskaites: šīs funkcijas mērķis ir nodrošināt atskaites par atsevišķu projektu un pasākumu norisi tā, lai tas palīdzētu sekmīgāk īstenot visu pasākumu kopumā.

2. AKREDITĀCIJAS KRITĒRIJI

2.1. SAPARD aģentūras pārvaldes struktūra nodrošina to, ka apstiprināšana, izpilde un uzskaite ir trīs nodalītas funkcijas, ko pilda trīs atsevišķas pārvaldes apakšvienības, kuru atbildība ir definēta iestādes struktūrplānā.

2.2. SAPARD aģentūra ievieš šādas procedūras vai tām līdzīgas procedūras, kas nodrošinātu līdzvērtīgu iznākumu:

2.2.1. SAPARD aģentūra rakstveidā paredz sīkas procedūras attiecībā uz to, kā pieņemt, reģistrēt un izskatīt projektu pieteikumus, maksājumu prasījumus, rēķinus, apliecinošos dokumentus un pārbaužu atskaites, tostarp visu izmantojamo dokumentu aprakstus.

Minētajām procedūrām vajadzētu nodrošināt to, ka tiek izskatīti tikai kritērijiem atbilstoši maksājumu prasījumi vai atlasīti projekti;

2.2.2. pienākumu dalīšana nodrošina to, ka nevienai amatpersonai saistībā ar kādu konkrētu projektu vienlaicīgi netiek piešķirta atbildība par vairāk kā vienu no minētajām funkcijām, proti, par projektu apstiprināšanu, maksājumu apstiprināšanu vai summu izmaksāšanu vai uzskaiti, un ka neviena amatpersona nevienu no iepriekšminētajām funkcijām neveic bez kādas citas amatpersonas uzraudzības. Katras amatpersonas pienākumus definē rakstveidā, cita starpā nosakot amatpersonas pilnvaru ierobežojumus attiecībā uz finansēm. Tiek nodrošinātas piemērotas mācības personālam, un atbildīgās amata vietās amatpersonas vai nu rotē, vai tām piemēro pastiprinātu uzraudzību;

2.2.3. par apstiprināšanu atbildīgām amatpersonām ir sīki izstrādātas pārbaudes veidlapas, pēc kurām veic vajadzīgās pārbaudes, un dokumentiem, ar ko pamato prasījumus, pievieno apliecinājumus, ka attiecīgās pārbaudes tikušas veiktas. Minēto apliecinājumu var sagatavot elektroniskā formā, ievērojot 2.2.6. apakšpunktu.

Darbus uzrauga augstākstāvoša amatpersona. Projektu analīzi, vērtēšanu un apstiprināšanu reģistrē rakstveidā. Projektu analizē, ievērojot pietiekami efektīvas vadības principus;

2.2.4. projektu pieteikumus vai maksājumu prasījumus apstiprina tikai pēc tam, kad pienācīgi pārbaudīta to atbilstība finansējuma nolīgumiem un SAPARD programmas saturam. Tādu pārbaužu laikā cita starpā veic pārbaudes, kādas paredzētas tā īpašā pasākuma noteikumos, saskaņā ar kuru lūdz palīdzību, kā arī tādas pārbaudes, kas vajadzīgas, lai novērstu un atklātu krāpšanas un nelikumību gadījumus, jo īpaši pievēršot uzmanību konkrētiem riskiem.

Apstiprināšanas funkcijā ietilpst pieteikumu pārbaudīšana, lai konstatētu to atbilstību projektu noteikumiem, atbilstību kritērijiem, dokumentācijas pilnību, apliecinošo dokumentu pareizību, saņemšanas datumu u. tml.

Visas veicamās pārbaudes uzskaita pārbaudes punktu veidlapā un katrai projekta pieteikumu/maksājuma prasījumu vai pieteikumu/prasījumu grupai apstiprina to rezultātus.

Pakalpojumu/preču kontrolē ietilpst:

- dokumentu kontrole: pārbauda, vai uz rēķiniem norādītā preču vai pakalpojumu kvantitāte, kvalitāte un cena atbilst pasūtījumā norādītajai,

- fiziskā kontrole: pārbauda, vai preču vai pakalpojumu kvantitāte un kvalitāte atbilst tai, kas norādīta uz rēķina/prasījuma veidlapas.

Šo kontroli var veikt arī kā regulāru kontroli pakalpojumu sniegšanas gaitā, t. i., veicot sākotnējos vai starpposmu maksājumus;

2.2.5. procedūrām jānodrošina, ka maksājumus veic tikai to prasītājiem, prasītāju banku kontos vai prasītāju pilnvarotām personām. Maksājumu veic aģentūras finanšu iestāde vai – attiecīgos gadījumos – valdības maksātāja iestāde, vai tiek nosūtīts čeks piecu darbadienu laikā pēc dienas, kad maksājums pieprasīts no SAPARD bankas konta. Pieņem procedūras, lai nodrošinātu to, ka visus neizdarītus maksājumus vai neizmantotus čekus ieskaita SAPARD eiro kontā. Skaidrā naudā maksājumus neveic. Pilnvarotās amatpersonas un/vai tās uzraudzītāja apstiprinājumu var saņemt elektroniskā veidā ar nosacījumu, ka elektroniskie sakari ir pienācīgi droši un elektroniskajos reģistros reģistrē parakstītājas personas identitāti;

2.2.6. ja projektu pieteikumus, maksājumu prasījumus vai rēķinus izskata, izmantojot datorsistēmu, tad piekļuvi šai datorsistēmai aizsargā un kontrolē tā, lai:

- visi sistēmā ievadītie dati tiktu apstiprināti un apstiprināšana nodrošinātu iespēju atklāt un koriģēt datu ievadīšanas kļūdas,

- datus nevarētu ievadīt, mainīt vai apstiprināt neviens cits, kā tikai pilnvarotās amatpersonas, kurām piešķirtas atsevišķas paroles,

- to amatpersonu identitāte, kuras ievada vai maina datus vai programmas, tiktu atzīmēta operāciju reģistrā. Paroles regulāri nomaina, lai novērstu to ļaunprātīgu izmantošanu. Datorsistēmas aizsargā pret neatļautām fiziskām kontrolēm, un datus dublē kopijās, kuras glabā atsevišķās, drošās vietās. Datu ievadīšanai piemēro loģiskas pārbaudes, lai atklātu datu nekonsekvences vai neuzmanības kļūdas;

2.2.7. procedūras nodrošina, ka tiek reģistrētas jebkādas izmaiņas palīdzības likmēs vai palīdzības piešķiršanas noteikumos un ka savlaicīgi tiek atjaunoti norādījumi, datubāzes un pārbaudes punktu veidlapas.

2.3. Apstiprināšanas un kontroles funkciju daļēji vai pilnībā var deleģēt citām iestādēm, ievērojot šādus nosacījumus:

2.3.1. tādās citās iestādēs ir skaidri definēta atbildība un pienākumi, jo īpaši attiecībā uz finansējuma nolīguma noteikumu ievērošanas kontrolēšanu un pārbaudīšanu;

2.3.2. iestādēs darbojas efektīvas sistēmas, lai pienācīgā veidā nodrošinātu pienākumu izpildi;

2.3.3. iestādes aģentūrai skaidri apliecina, ka attiecīgie pienākumi tiešām tiek veikti, un apraksta veidu, kādā tas tiek darīts;

2.3.4. SAPARD aģentūru regulāri un savlaicīgi informē par veikto kontroļu rezultātiem tā, lai kontroļu pietiekamība vienmēr tiktu ņemta vērā, pirms apstiprināt vai kārtot maksājumu prasījumus vai apmaksāt rēķinus. Veikto darbu sīki apraksta atskaitēs, ko pievieno projektu pieteikumiem un maksājumu prasījumiem vai to grupām, vai – attiecīgos gadījumos – gada pārskatos. Atskaitēm pievieno apliecinājumu par apstiprināto projektu pieteikumu un maksājumu prasījumu atbilstību kritērijiem un paveiktā darba veidu, apmēriem un ierobežojumiem. Apkopo ziņas par veiktām fiziskām un/vai administratīvajām pārbaudēm, apraksta metodes, ziņo par rezultātiem, kas gūti, veicot pārbaudes un pasākumus, lai atklātu nekonsekvences un nelikumības. Aģentūrai iesniegtie apliecinošie dokumenti ir pietiekami, lai apliecinātu, ka ir veiktas visas vajadzīgās pārbaudes saistībā ar maksājumu prasījumu vai apmaksai apstiprinātu rēķinu atbilstību kritērijiem;

2.3.5. pirms projektu apstiprināšanas un izdevumu atlīdzināšanas SAPARD aģentūrai būtu jāpārliecinās, ka attiecīgās iestādes piemērojušas procedūras, kas atbilst šajā pielikumā paredzētiem kritērijiem;

2.3.6. ir skaidri definēti un dokumentēti kritēriji projektu pieteikumu vērtēšanai un to prioritārās secības noteikšanai;

2.3.7. ja citas iestādes saglabā dokumentus, kas attiecas uz apstiprinātiem maksājumu prasījumiem, veiktiem izdevumiem un piemērotām kontrolēm, tad gan šīs citas iestādes, gan aģentūra paredz procedūras, saskaņā ar kurām nodrošināt to, ka tiek reģistrēta visu ar aģentūras attiecīgi veiktiem maksājumiem saistītu dokumentu uzglabāšanas vieta un ka minētie dokumenti ir pieejami pārbaudīšanai aģentūras telpās pēc tādu personu lūguma, kurām parasti būtu tiesības tādus dokumentus pārbaudīt, tostarp:

- aģentūras darbinieki, kas izskata maksājumu prasījumus,

- aģentūras iekšējās revīzijas dienests,

- apliecinātājiestāde, kas sniedz atzinumu par aģentūras gada deklarāciju,

- pilnvarotas Eiropas Savienības amatpersonas;

2.3.8. starp SAPARD aģentūru un iestādēm, kurām deleģē aģentūras funkcijas, tiek slēgti rakstiski līgumi. Līgumos skaidri norāda iestādei deleģētās funkcijas un uzskaita apliecinošos dokumentus un atskaites, kas norādītos termiņos iesniedzamas SAPARD aģentūrai. Vispārējo sistēmu, tostarp citām iestādēm deleģētās funkcijas, attēlo iestādes struktūrplānā.

Līgumu uzdevums ir nodrošināt to, ka Komisijas un Revīzijas palātas amatpersonas var piekļūt informācijai, kas atrodas deleģēto iestāžu rīcībā, un izskatīt projektu pieteikumus, tostarp veikt pārbaudes attiecībā uz projektiem un palīdzības saņēmējiem.

2.4. Grāmatvedības procedūras nodrošina to, ka Komisijai iesniedzamās izdevumu deklarācijas ir pilnīgas, precīzas (attiecas uz pareizo projektu, ir izvēlēta pareizā grāmatvedības pozīcija) un savlaicīgi iesniegtas un ka tiek atklātas un labotas jebkuras kļūdas vai izlaidumi, ko cita starpā panāk, veicot pārbaudes vai saskaņošanu vismaz reizi trijos mēnešos.

SAPARD aģentūras grāmatvedības procedūra ir tāda, lai katra reģiona birojā varētu gūt datus par katra projekta, līguma vai pasākuma/papildpasākuma kopējām izmaksām, veiktajiem izdevumiem, daļējiem maksājumiem un maksājumu bilanci gan eiro, gan valstu valūtās. Tiek noteikti termiņi, kādos atsaukt saistības, ja kāds darbs netiek pabeigts saskaņā ar grafiku. Jebkuru saistību atsaukšanas gadījumu pienācīgi reģistrē grāmatvedības sistēmā.

2.5. SAPARD aģentūrai ir savs iekšējās revīzijas dienests. Iekšējās revīzijas vai tai līdzīgas procedūras mērķis ir nodrošināt aģentūras iekšējās kontroles sistēmas efektīvu darbību; iekšējās revīzijas dienests ir no citām aģentūras struktūrvienībām neatkarīgs dienests, kas par savu darbību atskaitās tieši aģentūras vadībai. Iekšējās revīzijas dienests pārbauda, vai aģentūrā pieņemtās procedūras ir piemērotas, lai nodrošinātu atbilstību programmai un finansējuma nolīgumam, un vai grāmatvedība ir precīza, pilnīga un savlaicīga. Pārbaudes var būt ierobežota apmēra pārbaudes, piemēram, var īstenot tikai atsevišķus pasākumus/papildpasākumus vai pārbaudīt konkrētus darījumu paraugus ar nosacījumu, ka pastāv revīzijas plāns, kas nodrošina to, ka trīs gadu laikā tiek aptvertas visas būtiskās jomas, tostarp par apstiprināšanu atbildīgās struktūrvienības un deleģētās struktūrvienības. Iekšējās revīzijas dienests darbojas saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem, dienesta darbu reģistrē darba dokumentos un darba beigās sastāda atskaites un izsaka ieteikumus aģentūras vadībai. Revīzijas plāni un atskaites ir pieejami apliecinātājiestādei un Eiropas Savienības amatpersonām, kuras pilnvarotas veikt finanšu revīzijas, bet tikai vienam nolūkam – iekšējās revīzijas funkcijas efektivitātes vērtēšanai.

2.6. Noteikumi attiecībā uz valsts iestāžu piedāvātiem pakalpojumiem, darbiem un piegādēm kandidātvalstī saskan ar noteikumiem, kādi paredzēti Komisijas gadagrāmatā "Līgumi par pakalpojumiem, piegādēm un darbiem, kas noslēgti atbilstīgi Kopienas sadarbībai ar trešām valstīm" [1], izņemot prasību attiecībā uz Komisijas ex ante apstiprinājumu.

2.7. Pakalpojumiem, darbiem, iekārtām un piegādēm, ko piedāvā privāti uzņēmumi, jābūt ar izcelsmi Kopienā vai valstīs, kas minētas Regulas (EK) Nr. 1268/1999 1. panta 1. punktā. Tas pats attiecas uz piegādēm un iekārtām, ko līgumslēdzēji iegādājas darbu vai pakalpojumu līgumu izpildes vajadzībām, ja pēc līguma izpildes tādas piegādes un iekārtas plānots paturēt kā projekta īpašumu.

2.8. Saistībā ar garantijām, kam beidzies termiņš, atlīdzinātiem maksājumiem u. tml. aģentūra ievieš sistēmu, saskaņā ar kuru apzina visas summas, kas iemaksājamas SAPARD eiro kontā, un visus tādus parādus pirms to saņemšanas reģistrē parādnieku reģistra grāmatā. Parādnieku reģistra grāmatu pārbauda regulāros intervālos, lai uzsāktu pasākumus un iekasētu parādus.

2.9. SAPARD aģentūra popularizē atbalstu potenciāliem projektu vadītājiem/uzņēmējiem tā, lai nodrošinātu pēc iespējas plašu potenciālo vadītāju/uzņēmēju atlasi. Pieteikumu standartveidlapas ar skaidrām norādēm par to aizpildīšanu un pretendentiem piemērotiem nosacījumiem izstrādā pirms programmas uzsākšanas.

2.10. Pieteikumus, ko iesniedz palīdzības saņēmēji, izskata savlaicīgi.

2.11. SAPARD aģentūra ievieš piemērotu sistēmu, saskaņā ar kuru ziņot par katra projekta un katra pasākuma gaitu, ievērojot iepriekš definētus rādītājus. Vajadzības gadījumā minētos rādītājus ar uzraudzības komitejas piekrišanu var mainīt.

Gadījumos, ja tiek kavēti iepriekš definēto mērķu termiņi, attiecīgi jārīkojas. Jebkādu veiktu rīcību pienācīgi reģistrē grāmatvedības dokumentos.

Tiek ieviesta piemērota vadības informācijas sistēma, lai par projektiem un pasākumiem īsā laikā varētu izstrādāt vajadzīgos ziņojumus. Ziņojumi pēc attiecīga pieprasījuma ir pieejami pārvaldes iestādei, uzraudzības komitejai un Komisijai.

[1] SEC(1999) 1801 galīgais variants, "Līgumi par pakalpojumiem, piegādēm un darbiem, kas noslēgti atbilstīgi Kopienas sadarbībai ar trešām valstīm"

--------------------------------------------------