Padomes Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83

(1983. gada 1. februāris)

par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai

EIROPAS KOPIENU PADOME,

ņemot vērā Eiropas Ekonomikas kopienas dibināšanas līgumu un jo īpaši tā 235. pantu,

ņemot vērā Eiropas Atomenerģijas kopienas dibināšanas līgumu un jo īpaši tā 203. pantu,

ņemot vērā Komisijas priekšlikumu [1],

ņemot vērā Eiropas Parlamenta atzinumu [2],

tā kā, veicot savu uzdevumu, Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas iestādes ir uzkrājušas milzīgu arhīva materiālu fondu; tā kā šie arhīva materiāli pieder šīm kopienām, un katrai no tām ir juridiskas personas statuss;

tā kā gan dalībvalstīs, gan starptautiskās organizācijās ir ierasta prakse arhīva materiālus pēc vairākiem gadiem nodot atklātībai; tā kā būtu jānosaka vispārēji noteikumi attiecībā uz Eiropas Kopienu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai;

tā kā daļa no Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas iestāžu dokumentiem un reģistriem fiziski glabājas dalībvalstu arhīvos; tā kā dalībvalstis piemēro atšķirīgus noteikumus, lai noteiktu, kad un ar kādiem nosacījumiem var nodot atklātībā savus arhīva materiālus; tā kā būtu jānovērš tas, ka Kopienas iestāžu dokumenti un reģistri ar valsts arhīvu starpniecību tiek nodoti atklātībai saskaņā ar nosacījumiem, kas nav tik stingri, kā tie, kurus paredz šī regula;

tā kā Eiropas Kopienu arhīva materiālu izmantošana un izvērtēšana ir svarīga ne tikai vēstures izpētei, bet var arī atvieglot Kopienas pasākumos iesaistītu iestāžu darbību un tā palīdzēt pilnīgāk sasniegt Kopienas mērķus;

tā kā šajos līgumos nav paredzētas īpašas rīcības pilnvaras attiecībā uz kopīgu noteikumu pieņemšanu šajā jomā;

tā kā ir jānosaka daži galvenie principi, atstājot katras Kopienas iestādes pašas ziņā attiecīgu izpildes noteikumu pieņemšanu, kas vajadzīgi, lai minētie principi tiktu ievēroti visās iestādēs,

IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.

1. pants

1. Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas iestādes (še turpmāk "iestādes") nosaka vēsturiskus arhīva materiālus un saskaņā ar šajā regulā paredzētajiem noteikumiem nodod tos atklātībai pēc tam, kad ir pagājuši 30 gadi no dokumenta vai reģistra izveides. Saskaņā ar šo regulu Ekonomikas un sociālo lietu komiteju un Revīzijas palātu pielīdzina iestādēm, kas minētas Eiropas Kopienas dibināšanas līguma 4. panta 1. punktā un Eiropas Atomenerģijas kopienas dibināšanas līguma 3. panta 1. punktā.

2. Šajā regulā:

a) "Kopienas arhīva materiāli" ir visi dokumenti un reģistri, neatkarīgi no to formas un komunikācijas līdzekļa, ko radījusi vai saņēmusi kāda no iestādēm, kāds no to pārstāvjiem vai kāds no to darbiniekiem, veicot savus uzdevumus, kas attiecas uz Eiropas Ekonomikas kopienu un/vai Eiropas Atomenerģijas kopienu (še turpmāk "Eiropas Kopienas");

b) "vēsturiski arhīva materiāli" ir tā Kopienas arhīva materiālu daļa, kas saskaņā ar šīs regulas 7. panta noteikumiem izraudzīta pastāvīgai saglabāšanai.

3. Visi dokumenti un reģistri, kas bijuši brīvi pieejami pirms 1. punktā paredzētā laikposma beigām, arī turpmāk bez ierobežojumiem ir nododami atklātībai.

4. Pēc tam, kad pagājis 1. punktā paredzētais 30 gadu laikposms, piekļuve vēsturiskiem arhīva materiāliem netiek liegta nevienai personai, kura to lūdz un piekrīt ievērot iekšējos noteikumus, kas šajā nolūkā pieņemti katrā iestādē.

5. Vēsturiskie arhīva materiāli ir pieejami kopiju formā. Iestādes tomēr var lietošanai nodot dokumentu vai reģistru oriģinālus, ja lietotājam ir īpaša un attiecīgi pamatota vajadzība.

2. pants

Šī regula neattiecas uz Eiropas Kopienu personāla lietām vai dokumentiem un reģistriem, kuros ir informācija attiecībā uz atsevišķu personu privāto dzīvi vai darbu.

3. pants

1. Atklātībai nav nododami:

a) dokumenti un reģistri, kas klasificēti saskaņā ar 10. pantu Padomes 1958. gada 31. jūlija Regulā Nr. 3, ar ko īsteno Eiropas Atomenerģijas kopienas dibināšanas līguma [3] 24. pantu, un kuru slepenība nav atcelta;

b) līgumi, kas iesniegti Euratom Apgādes aģentūrā vai kurus tā noslēgusi, ievērojot Eiropas Atomenerģijas kopienas dibināšanas līguma VI nodaļu;

c) dokumenti un reģistri sakarā ar lietām, kas iesniegtas Eiropas Kopienu Tiesā nolēmuma saņemšanai.

2. Tāpat atklātībai nav nododami dokumenti un reģistri, ko saskaņā ar katras iestādes noteikumiem un praksi uzskata par konfidenciāliem vai vēl stingrāk aizsargājamiem, ja vien to slepenība nav atcelta saskaņā ar 5. pantu.

4. pants

1. Dokumenti un reģistri, kuri tanī laikā, kad tie darīti zināmi kādai iestādei, ir bijuši kvalificēti kā profesionāls noslēpums vai komercnoslēpums, nav nododami atklātībai pēc 30 gadu termiņa beigām, ja vien iestāde, kurai zināmi šie dokumenti vai reģistri, iepriekš nav informējusi attiecīgo personu vai uzņēmumu par savu nodomu nodot tos atklātībai un šī persona vai uzņēmums nav cēlis iebildumus termiņā, kas ir jānosaka izpildes noteikumos, kuri minēti 9. pantā.

2. Šā panta 1. punktu tāpat piemēro dokumentiem un reģistriem, kurus sagatavojusi kāda iestāde un kuros ir informācija, kas ir kvalificēta kā profesionāls noslēpums vai komercnoslēpums.

5. pants

1. Lai garantētu to, ka tiek ievērots 30 gadu termiņš, kas paredzēts 1. panta 1. punktā, katra iestāde laikus un ne vēlāk kā 25 gadus pēc kāda dokumenta vai reģistra izveides pārbauda visus dokumentus un reģistrus, ko joprojām uzskata par konfidenciāliem vai kas pieder kādai vēl stingrāka režīma kategorijai, lai izlemtu atcelt vai neatcelt to slepenību. Dokumentus un reģistrus, kuru slepenība nav atcelta pirmajā tādā pārbaudē, pārbauda regulāri un vismaz reizi piecos gados.

2. Attiecībā uz dokumentiem un reģistriem, kas saņemti no kādas dalībvalsts vai iestādes, attiecīgās struktūras ievēro to klasifikāciju, ko noteicis dokumenta vai reģistra izveidotājs. Tomēr, lai nodrošinātu visplašāko pieeju Eiropas Kopienu arhīva materiāliem, iestādes un dalībvalstis, saskaņā ar kopīgi noteiktiem kritērijiem var vienoties par dokumentu un reģistru slepenības atcelšanas procedūrām.

6. pants

1. Tos dokumentus un reģistrus, ko izveidojušas iestādes un kas fiziski atrodas to valsts arhīvos, un kas ir klasificēti kā slepeni, un šī slepenība nav atcelta, dalībvalstis atturas nodot atklātībai ar mazāk stingriem noteikumiem kā tie, kas paredzēti 1. līdz 5. pantā.

2. Šā panta 1. punkts attiecas arī uz tādiem dalībvalstu dokumentiem un reģistriem, kuri pilnīgi vai daļēji atveido 1. punktā minēto dokumentu saturu.

7. pants

Katra iestāde nosūta uz vēsturiskajiem arhīviem visus dokumentus un reģistrus, kas atrodas to pašreizējos arhīvos, ne vēlāk kā 15 gadus pēc to izveides dienas. Saskaņā ar kritērijiem, ko katra iestāde noteikusi, ievērojot 9. pantu, šie dokumenti un reģistri tiek šķiroti, lai nošķirtu tos, kas ir jāsaglabā, no tiem, kam nav nekādas administratīvas vai vēsturiskas vērtības.

8. pants

1. Katra iestāde glabā savus vēsturiskos arhīva materiālus vietā, ko uzskata par vispiemērotāko.

2. Pēc pieprasījuma katra iestāde nodod dalībvalstīm un citām iestādēm — ja vien attiecīgā dalībvalsts nav tā dalībvalsts, kurā atrodas konkrētā iestāde, vai attiecīgās iestādes neatrodas vienā un tajā pašā dalībvalstī — tās vēsturisko arhīva materiālu mikrokopiju pilnīgu komplektu, ciktāl tie saskaņā ar šo regulu ir nododami atklātībai.

9. pants

Katra iestāde var pieņemt sīki izstrādātus iekšējus noteikums šīs regulas piemērošanai.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.

Briselē, 1983. gada 1. februārī

Padomes vārdā —

priekšsēdētājs

O. Schlecht

[1] OV C 132, 2.6.1981., 6. lpp.

[2] OV C 327, 14.12.1981., 45. lpp.

[3] OV 17, 6.10.1958., 406./58. lpp.

--------------------------------------------------