PIELIKUMS

NOTEIKUMI PAR IZDEVUMU KOMPENSĒŠANU PERSONĀM, KURAS UZAICINĀTAS PIEDALĪTIES TRANSPORTA KOPIENAS SANĀKSMĒS, BET KURAS NAV TRANSPORTA KOPIENAS PASTĀVĪGĀ SEKRETARIĀTA DARBINIEKI

1. Darbības joma

1.1.

Šie noteikumi attiecas uz personām, kuras uzaicinātas piedalīties kādā no Transporta kopienas sanāksmēm, kas uzskaitītas 1.2. punktā, bet kuras nav Transporta kopienas Pastāvīgā sekretariāta (“Pastāvīgais sekretariāts”) darbinieki.

1.2.

Šie noteikumi attiecas uz Transporta kopienas sanāksmēm turpmāk norādītajās konfigurācijās, komiteju sanāksmēm un citiem Transporta kopienas forumiem:

a)	Ministru padome, Reģionālā pārvaldības komiteja, tehniskās komitejas, Sociālais forums;

b)	Budžeta komiteja;

c)	darba grupas, koordinācijas grupas un citas darba struktūras, kas izveidotas ar Ministru padomes un Reģionālās pārvaldības komitejas lēmumiem vai secinājumiem;

d)	konferences, darbsemināri un citi forumi, ko Pastāvīgais sekretariāts organizē saistībā ar Transporta kopienas darba programmu;

e)	citas sanāksmes, kas tiek organizētas saistībā ar Transporta kopienas līguma īstenošanu (augsta līmeņa debates, darbsemināri utt.);

f)	Transporta kopienas publicēto amatu atlases procedūras (atlases komisijas locekļi); un

g)	Transporta kopienas publicēto amatu atlases procedūras (pretendenti).

1.3.

Tikai viens pārstāvis no katras ministrijas, regulatīvās iestādes, aģentūras, struktūras vai citas saņēmējas personas ir tiesīgs saņemt izdevumu kompensāciju saskaņā ar šiem noteikumiem. Tomēr, ja 1.2. punktā uzskaitītās sanāksmes tiek organizētas kopīgi, Pastāvīgā sekretariāta direktors (“direktors”) ar pamatotu lēmumu var atkāpties no šā noteikuma.

1.4.

Šie noteikumi attiecas tikai uz ceļa un uzturēšanās izdevumu kompensāciju. Dalībniekiem nav tiesību saņemt papildu summas, piemēram, dienas naudu.

2. Ceļa izdevumi

2.1.

Visiem dalībniekiem ir tiesības saņemt ceļa izdevumu kompensāciju par braucienu no uzaicinājumā norādītās vietas (darba vai mājas adreses) līdz sanāksmes norises vietai ar visatbilstošāko transporta veidu, ņemot vērā konkrēto attālumu. Parasti tas ir brauciens ar vilcienu otrajā klasē, ja attālums ir mazāks nekā 400 km (vienā virzienā saskaņā ar oficiālo attālumu pa dzelzceļu), vai lidojums ekonomiskajā klasē, ja attālums ir 400 km vai lielāks.

2.2.

Direktors cenšas nodrošināt, ka sanāksmes tiek organizētas tā, lai dalībnieki varētu izmantot ekonomiski visizdevīgākās biļešu cenas.

2.3.

Ceļa izdevumus kompensē tikai pēc tam, kad ir iesniegti apliecinošo dokumentu oriģināli.

2.4.

Ja gaisa vai dzelzceļa pārvadājumi nav pieejami vai nav izmaksu ziņā efektīvi, ir atļauts brauciens ar autobusu vai vieglo automobili.

2.5.

Izdevumus par braucienu ar privāto automobili kompensē pēc likmes 0,22 EUR par kilometru.

2.6.

Izdevumus par braucienu ar taksometru kompensē tikai tad, ja vietējais sabiedriskais transports nav pieejams.

2.7.

Ceļa izdevumu kompensācija nepārsniedz 700 EUR.

3. Uzturēšanās izdevumi

3.1.

Dalībniekiem ir tiesības saņemt uzturēšanās izdevumu kompensāciju. Uzturēšanās izdevumi ir izmaksas, kas radušās, nakšņojot sanāksmes norises vietā tāpēc, ka sanāksmes laiks nav savietojams ar lidojumu vai vilcienu reisu laikiem. Uzturēšanās izdevumu kompensācija ir līdz 120 EUR par nakti. Sanāksmes norises vietā pavadīto nakšu skaits nedrīkst pārsniegt sanāksmes dienu skaitu + 1.

3.2.

Pēc direktora iepriekšēja apstiprinājuma dalībniekiem izņēmuma kārtā var būt tiesības saņemt kompensāciju par uzturēšanās izdevumiem, kas saistīti ar papildu nakti sanāksmes norises vietā, ja, pagarinot uzturēšanos, dalībnieks var panākt transporta izmaksu samazinājumu, kas pārsniedz ar papildu nakšņošanu saistītos uzturēšanās izdevumus.

3.3.

Dalībniekiem nav tiesību saņemt kompensāciju par citiem izdevumiem, kas saistīti ar uzturēšanos viesnīcā, piemēram, par internetu, tālruņa izmantošanu, fotokopēšanu, minibāra izmantošanu un cenā neiekļautām brokastīm.

4. Biļešu iegāde un viesnīcas rezervēšana

4.1.

Dalībnieki, kuri uzaicināti piedalīties kādā no 1.2. punkta a) līdz e) apakšpunktā uzskaitītajām sanāksmēm, principā paši rezervē sev brauciena biļetes un uzturēšanos viesnīcā. Rezervēšanu veic iespējami ātrāk, lai varētu izmantot ekonomiski visizdevīgāko cenu vai likmi. Pastāvīgais sekretariāts brauciena biļetes vai uzturēšanos viesnīcā dalībnieku vārdā rezervē vai avansa maksājumu par izdevumiem veic tikai izņēmuma gadījumos un saskaņā ar 6. punktu.

4.2.

Pastāvīgais sekretariāts braucienu un uzturēšanos organizē dalībniekiem, kuri uzaicināti piedalīties kādā no 1.2. punkta f) līdz g) apakšpunktā uzskaitītajām sanāksmēm.

5. Kompensēšanas procedūra

5.1.

Lai saņemtu ceļa un uzturēšanās izdevumu kompensāciju, dalībnieki iesniedz izdevumu kompensācijas pieprasījumu (“kompensācijas pieprasījums”). Kompensācijas pieprasījumu:

a)	sagatavo, izmantojot 1. papildinājumā norādīto veidlapu;

b)	iesniedz Pastāvīgajam sekretariātam elektroniskā formā ne vēlāk kā 15 kalendārās dienas pēc attiecīgās sanāksmes dienas; un

iesniedz kopā ar visu apliecinošo dokumentu oriģināliem, piemēram, ar brauciena biļetēm un rēķiniem vai – tiešsaistes rezervācijas gadījumā – ar elektroniskās rezervācijas izdruku un iekāpšanas kartēm turpceļam, kas apliecina radušās izmaksas un norāda izmantoto brauciena klasi, brauciena laiku un samaksāto summu.

5.2.

Sarakstei ar Pastāvīgo sekretariātu par izdevumu kompensāciju izmanto e-pasta adresi: finance@transport-community.org.

5.3.

Kompensāciju izmaksā euro. Kompensācijai piemēro sanāksmes dienā piemērojamo valūtas kursu.

5.4.

Kompensāciju izmaksā ar bankas pārskaitījumu uz tās iestādes vai organizācijas bankas kontu, kura norīkojusi dalībnieku, izmantojot bankas konta rekvizītus, kas iesniegti saskaņā ar 5.5. punktu. Tomēr kompensāciju var izmaksāt uz dalībnieka privāto bankas kontu, ja attiecīgā iestāde vai organizācija to pieprasījusi rakstiski.

5.5.

Bankas konta rekvizīti, kas jāiesniedz 5.4. punkta piemērošanas nolūkā, ietver šādu informāciju par saņēmēju: konta turētāja vārds, uzvārds/nosaukums un adrese, bankas nosaukums, bankas konta numurs (IBAN) un SWIFT kods (BIC).

6. Ceļa un uzturēšanās izdevumu avansa maksājumi

6.1.

Izņēmuma gadījumos dalībnieku norīkojusī iestāde vai organizācija var iesniegt Pastāvīgajam sekretariātam ceļa vai uzturēšanās izdevumu avansa maksājuma pieprasījumu par dalībnieku, kas uzaicināts piedalīties kādā no 1.2. punkta a) līdz e) apakšpunktā uzskaitītajām sanāksmēm. Šāda procedūra ietver brauciena biļetes un uzturēšanās rezervēšanu, ko veic Pastāvīgais sekretariāts.

6.2.

Avansa maksājuma pieprasījumus iesniedz, izmantojot 2. papildinājumā norādīto veidlapu, un vismaz 21 kalendāro dienu pirms sanāksmes dienas nosūta Pastāvīgajam sekretariātam uz e-pasta adresi: finance@transport-community.org.

6.3.

Ja pieprasījums ir iesniegts, ievērojot 6.2. punktu, direktors var pieprasījumu apstiprināt. Ja pieprasījums ir iesniegts novēloti, direktors var pieprasījumu noraidīt.

6.4.

Pēc pieprasījuma apstiprināšanas saskaņā ar 6.3. punktu un ņemot vērā sanāksmes darba kārtības projektu, Pastāvīgais sekretariāts rezervē attiecīgā dalībnieka brauciena biļeti un uzturēšanos viesnīcā. Pastāvīgais sekretariāts pa e-pastu nosūta dalībniekam brauciena biļetes un viesnīcas rezervācijas apstiprinājumus.

6.5.

Pieprasot ceļa izdevumu avansa maksājumu, dalībnieks apņemas piedalīties sanāksmē.

6.6.

“Ja dalībniekam nav iespējams piedalīties sanāksmē tādu iemeslu dēļ, kas nav tieši attiecināmi uz Transporta kopienu, dalībnieku norīkojusī iestāde vai organizācija atlīdzina Pastāvīgajam sekretariātam izmaksas, kas radušās saistībā ar brauciena organizēšanu (piemēram, rezervēto biļešu izmaksas, ieskaitot atcelšanas maksu).”

7. Administratīvie un nobeiguma noteikumi

7.1.

Direktors atbild par šo noteikumu pienācīgu īstenošanu.

7.2.

Pastāvīgais sekretariāts piecus gadus glabā uzskaiti, dokumentus un pierādījumus, kas saistīti ar izdevumu kompensēšanu saskaņā ar šiem noteikumiem, tostarp ar izņēmuma gadījumiem saistītos dokumentus.

1. papildinājums

CEĻA IZDEVUMU KOMPENSĀCIJAS PIEPRASĪJUMS

1.	INFORMĀCIJA PAR SANĀKSMI Sanāksmes apraksts:

Vieta:

Datums:

Dienu skaits:

2.	DALĪBNIEKS

UZVĀRDS:

VĀRDS:

IESTĀDE/ORGANIZĀCIJA:

AMATS:

VALSTS:

E-PASTA ADRESE:

TĀLR.:

3.	BANKAS REKVIZĪTI (norādiet pilnu IBAN un SWIFT kodu (BIC))

KONTA TURĒTĀJA (IESTĀDES) NOSAUKUMS UN ADRESE: (šajā laukā norādiet bankas konta īpašnieka/saņēmēja nosaukumu vai vārdu un uzvārdu)

BANKAS NOSAUKUMS

Konta numurs

IBAN

SWIFT (BIC)

4.	UZTURĒŠANĀS

No:

Līdz:

UZTURĒŠANĀS DATUMI

Kopējais viesnīcā pavadīto nakšu skaits (maksimālā likme 120 EUR par nakti)

Pievienojiet viesnīcas rēķina kopiju!

5.	CEĻA IZDEVUMI

Lidmašīna, vilciens, tālsatiksmes autobuss, vietējais sabiedriskais transports utt.

KLASE

SUMMA

VALŪTA

EUR

Maršruts

Vajadzības gadījumā turpiniet uz atsevišķas lapas. Pievienojiet kvīšu/rēķinu kopijas, arī iekāpšanas kartes lidojumiem/vilciena/autobusa biļetes.

VIEGLAIS AUTOMOBILIS

No:

Uz:

Uz: (Atpakaļceļš)

Pierādījums par attālumu (maršruta informācija no “Google Maps” vai

“ViaMichelin.com” vai “Rome2Rio.com”, jāiesniedz PDF vai JPG formātā)

Km (abos virzienos):

Kopā EUR:

TAKSOMETRS (ja vietējais sabiedriskais transports nebija pieejams) – obligāti jāiesniedz kvītis; vajadzīgs papildu pamatojums

Summa

Valūta

EUR

KOPĒJĀ PIEPRASĪTĀ SUMMA (EUR):

Citas piezīmes:

Apliecinu, ka šis ceļa izdevumu kompensācijas pieprasījums ir patiess pārskats par maniem ceļa izdevumiem. Šie izdevumi man nav un netiks kompensēti no cita avota, kā arī šajā pieprasījumā nav iekļauti nekādi izdevumi, kas ir vai tiks tieši apmaksāti no cita avota.

Datums:

DALĪBNIEKA PARAKSTS:

2. papildinājums

CEĻA IZDEVUMU AVANSA MAKSĀJUMA PIEPRASĪJUMS

1.	Informācija par dalībnieku (aizpildiet VISUS laukus, kas atzīmēti ar {*}

Uzvārds*:

Vārds*:

Organizācijas/iestādes nosaukums*:

Amats:

Pases numurs* (nepieciešams rezervācijai):

Kontakttālrunis:

E-pasta adrese:

Sanāksmes nosaukums un vieta:

Sanāksmes datumi:

No:

Līdz:

Ceļojuma maršruts:

Sākumpunkts:

Galamērķis:

2.	Rezervācijas pieprasījums (atzīmējiet attiecīgo lodziņu)

BRAUCIENS ☐ UZTURĒŠANĀS ☐

SVARĪGAS PIEZĪMES DALĪBNIEKIEM

—	Transporta kopienas Pastāvīgais sekretariāts uz šīs veidlapas pamata organizē braucienu dalībnieka vārdā. Šī veidlapa iepriekš jāapstiprina dalībnieka tiešajam vadītājam un ieskenēta jānosūta uz Pastāvīgā sekretariāta e-pasta adresi: finance@transport-community.org.

—	Dalībnieks pats atbild par iesniegtās informācijas pareizību un pilnībā atbild par nepilnīgu vai kļūdainu datu iesniegšanu, kas var izraisīt brauciena atcelšanu, neiespējamību doties braucienā, rezervācijas datu maiņu vai ar to saistītas papildu maksas.

—	Nekādas papildu izmaksas (minibāra izmantošana viesnīcā, maksa par stāvvietu, papildu uzturēšanās viesnīcā utt.) netiek kompensētas.

—	Dalībnieka pienākums ir saglabāt visas iekāpšanas kartes un brauciena biļetes kā pierādījumu par braucienu un pēc atgriešanās nosūtīt to ieskenētas kopijas uz iepriekš norādīto e-pasta adresi.

—	Pastāvīgais sekretariāts braucienu organizē, izmantojot tirgū pieejamos biļešu un viesnīcu piedāvājumus atbilstīgi izdevumu kompensēšanas noteikumos paredzētajiem ierobežojumiem un likmēm.

—

Apakšā parakstījusies persona apliecina, ka ir informēta par atlīdzināšanas klauzulu, kas paredzēta kompensēšanas noteikumu 6.6. punktā: “Ja dalībniekam nav iespējams piedalīties sanāksmē tādu iemeslu dēļ, kas nav tieši attiecināmi uz Transporta kopienu, dalībnieku norīkojusī iestāde vai organizācija atlīdzina Pastāvīgajam sekretariātam izmaksas, kas radušās saistībā ar brauciena organizēšanu (piemēram, rezervēto biļešu izmaksas, ieskaitot atcelšanas maksu).”

Paraksts: ________________

Datums: _____________________

Dalībnieku norīkojušās iestādes/organizācijas vadītāja apstiprinājums: ___________ Datums: __________

3.	TRANSPORTA KOPIENAS PASTĀVĪGĀ SEKRETARIĀTA IEKŠĒJAI LIETOŠANAI

Paredzamās izmaksas (EUR)

Budžeta pieejamība

Lidmašīnas biļete / vilciena biļete / autobusa biļete / vieglais automobilis

JĀ ☐ NĒ ☐

Finanšu direktors un grāmatvedis:

Uzturēšanās

KOPĀ:

DIREKTORA APSTIPRINĀJUMS:

☐ Apstiprināts ☐ Nav apstiprināts

Budžeta saistību Nr.: