30.5.2015   

LV

Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis

L 134/1

KOMISIJAS ĪSTENOŠANAS REGULA (ES) 2015/840

(2015. gada 29. maijs)

par kontrolēm, ko veic atbildīgās iestādes saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai

EIROPAS KOMISIJA,

ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,

ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa Regulu (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai (1), un jo īpaši tās 27. panta 5. punktu,

tā kā:

(1)

Atbildīgās iestādes atbild par izdevumu pārvaldību un kontroli saskaņā ar Regulu (ES) Nr. 514/2014. Minētajā nolūkā tās veic administratīvās kontroles un kontroles uz vietas.

(2)

Atbildīgo iestāžu efektīvi veiktai administratīvajai kontrolei būtu pirmām kārtām jāietver saņēmēju nosūtīto finanšu deklarāciju analīze. Atsevišķu apliecinošo dokumentu padziļināta pārbaude būtu jāveic vienīgi tad, ja minētā analīze atklāj neatbilstības vai pārkāpumus. Lai nodrošinātu pietiekamu ticamības līmeni, vienlaikus samazinot administratīvo slogu, ir svarīgi arī noskaidrot, kādos apstākļos atbildīgā iestāde var paļauties uz revīzijas atzinumu.

(3)

Kontrolēm uz vietas būtu jāaptver gan finanšu, gan darbības aspekti, un tās var būt jāveic dažādos projekta posmos. Tādēļ katra veida kontrolei, ko veic uz vietas, ir jānosaka tās piemērošanas joma, lai nodrošinātu, ka šīs kontroles veic visefektīvākajā veidā.

(4)

Uz vietas veicamajām darbības kontrolēm būtu jānotiek projektu īstenošanas laikā, lai savlaicīgi varētu veikt koriģējošus pasākumus. Šādas kontroles atlases kārtā būtu jāpiemēro gan projektiem, kas attiecīgā finanšu gada pirmajā dienā vēl tiek īstenoti, gan projektiem, kas attiecīgajā finanšu gadā sākas.

(5)

Lai nodrošinātu pietiekamu ticamības līmeni, vienlaikus samazinot administratīvo slogu, būtu jānosaka apstākļi, kuros kļūdu risku uzskata par nebūtisku, un līdz ar to varētu samazināt uz vietas veicamo finanšu kontroļu skaitu. Tomēr, lai iegūtu pietiekamu pārliecību par Savienības izdevumu likumību un pareizību, vajadzētu arī precizēt, kā rīkoties kļūdu būtiska īpatsvara gadījumā.

(6)

Būtu jāprecizē uz vietas veicamo finanšu kontroļu galvenie elementi. Konkrētāk, atbildīgajām iestādēm jāpārbauda ar valsts programmām atbalstīto projektu bezpeļņas raksturs. Tām būtu jāpārliecinās, attiecībā uz visiem plānošanas periodiem, vai minētie projekti ar valsts programmām un citām Savienības programmām nesaņem divkāršu finansējumu izdevumiem, tostarp aģentūru piešķirto finansējumu.

(7)

Apliecinošie dokumenti būtu jāuzglabā noteiktu laika periodu pēc katra projekta pabeigšanas, lai dotu iespēju atbildīgajām iestādēm, Komisijai (tostarp OLAF) un Eiropas Revīzijas palātai veikt savus kontroles pasākumus.

(8)

Lai šo regulu būtu iespējams piemērot, tiklīdz būs apstiprinātas dalībvalstu programmas, šai regulai būtu jāstājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

(9)

Apvienotajai Karalistei un Īrijai Regula (ES) Nr. 514/2014 ir saistoša, un tādējādi tām ir saistoša šī regula.

(10)

Neskarot Regulas (ES) Nr. 514/2014 47. apsvērumu, Dānijai Regula (ES) Nr. 514/2014 un šī regula nav saistoša.

(11)

Šajā regulā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar Patvēruma, migrācijas un integrācijas fonda un Iekšējās drošības fonda komitejas atzinumu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.

1. pants

Administratīvās kontroles

1.   Atbildīgā iestāde veic administratīvās kontroles visām finanšu deklarācijām, ko saņēmēji nosūta ar mērķi saņemt Savienības finansējumu, saskaņā ar dotācijas nolīgumiem, kas definēti Komisijas Deleģētās regulas (ES) Nr. 1042/2014 (2) 1. panta d) punktā (“finanšu deklarācijas”). Šīs kontroles ietver vismaz šādus elementus:

a)

pārbaudes, kas paredzētas, lai apstiprinātu finanšu deklarāciju formālo pareizību un aritmētisko precizitāti;

b)

pārbaudes, kas paredzētas, lai pārliecinātos, ka projektā ir sasniegti dotācijas nolīgumā izklāstītie mērķi vai ka ir gūti panākumi minēto mērķu sasniegšanā;

c)

analītisku pārskatu, ar kuru izvērtēt finanšu deklarācijās deklarēto izdevumu attiecināmību un atbilstību dotācijas nolīgumā noteiktajām prasībām un piemērojamiem Savienības un valsts noteikumiem.

2.   Ja administratīvās kontroles atklāj neatbilstības vai pārkāpumus, tad atbildīgā iestāde izdevumu likumības un pareizības izvērtēšanai veic padziļinātas pārbaudes, jo īpaši, pārskatot mērķtiecīgi atlasītus apliecinošos dokumentus.

3.   Atbildīgā iestāde drīkst pieprasīt saņēmējam iegūt revīzijas atzinumu un revīzijas ziņojumu, kas aptver visus 1. punkta a) un c) apakšpunktā minētos aspektus un kuru izsniedzis neatkarīgs revidents. Minētajā gadījumā atbildīgā iestāde nosaka piemērošanas jomu kontrolēm, kuras veic neatkarīgs revidents, kā arī izstrādā revīzijas ziņojuma šablonu.

2. pants

Uz vietas veicamo kontroļu vispārīgie principi

Atbildīgā iestāde veic finanšu un darbības kontroles uz vietas.

Kontroles uz vietas veic, pamatojoties uz dokumentāciju un reģistriem, kuri ir projektu līdzekļu saņēmēju rīcībā.

Iepriekš nepieteiktas kontroles uz vietas drīkst veikt saskaņā ar valsts tiesību aktiem, ja iepriekšēja paziņojuma gadījumā varētu būt apdraudēts ticamības līmenis.

3. pants

Finanšu kontroles uz vietas

1.   Uz vietas veicamo finanšu kontroļu mērķis ir nodrošināt pietiekamu ticamības līmeni attiecībā uz finanšu deklarāciju pamatā esošo darījumu un līgumu likumību un pareizību.

2.   Atbildīgā iestāde pārliecinās, ka:

a)

izdevumi saistībā ar finanšu deklarācijām atbilst grāmatvedības reģistriem un apliecinošajiem dokumentiem, kuri ir projektu līdzekļu saņēmēju rīcībā;

b)

izdevumi saistībā ar finanšu deklarācijām atbilst atbilstības nosacījumiem, kas izklāstīti dotācijas nolīgumā, un piemērojamiem Savienības un valsts noteikumiem;

c)

finansējuma avoti atbilst Regulas (ES) Nr. 514/2014 16. panta 2. punkta prasībām.

3.   Neskarot šīs regulas 4. panta 2. punktu, finanšu kontroles uz vietas aptver vismaz 10 % no kopējā Savienības ieguldījuma projektos, kas gada pārskatos, kuri minēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 39. pantā, ir deklarēti kā pabeigti.

4. pants

Nosacījumi uz vietas veicamo finanšu kontroļu samazināšanai vai palielināšanai

1.   Atbildīgā iestāde pārliecinās par kļūdu īpatsvara līmeni Savienības ieguldījumā, kas kontrolēts N finanšu gada pārskatos, kuri minēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 39. pantā.

2.   Atbildīgā iestāde drīkst samazināt uz vietas veicamo finanšu kontroļu tvērumu nākamajā (N+1) finanšu gadā, ja ir izpildīti šādi divi nosacījumi:

a)

kļūdu īpatsvars ir mazāks nekā 2 % no Savienības ieguldījuma, kas kontrolēts N finanšu gada pārskatos;

b)

finanšu kontroles uz vietas, kas veiktas kopš valsts programmas sākuma, aptver vismaz 10 % no kopējā Savienības ieguldījuma visos projektos, kuri gada pārskatos kopš programmas sākuma ir deklarēti kā pabeigti.

3.   Ja kļūdu īpatsvars ir lielāks vai vienāds ar 2 % no Savienības ieguldījuma, kas kontrolēts N finanšu gada pārskatos, atbildīgā iestāde analizē šīs kļūdas īpatsvara nozīmīgumu, lai noteiktu kļūdu apmēru un ietekmi un aprēķinātu, vai kļūdu īpatsvars ir reprezentatīvs attiecībā uz visu deklarēto maksājumu kopsummu. Atbildīgā iestāde veic vajadzīgos preventīvos un korektīvos pasākumus, tostarp papildu kontroli, un nosaka šādas analīzes rezultātus gada kopsavilkumā, kas minēts Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (3) 59. panta 5. punkta pirmās daļas b) punktā.

Attiecībā uz nākamo (N+1) finanšu gadu finanšu kontroles uz vietas aptver tādu procentuālo daļu no kopējā Savienības ieguldījuma projektos, kuri gada pārskatos par N+1 finanšu gadu ir deklarēti kā pabeigti, kas ir augstāka par attiecīgo procentuālo daļu N finanšu gadā. Šī augstākā procentuālā daļa nav mazāka par 10 %. Turklāt līdz pat N+1 finanšu gadam finanšu kontroles uz vietas, kas veiktas kopš valsts programmas sākuma, aptver vismaz 10 % no kopējā Savienības ieguldījuma tajos projektos, kuri gada pārskatos kopš programmas sākuma ir deklarēti kā pabeigti.

Ja kļūdu īpatsvars, kas izriet no N+1 gadā veiktajām pastiprinātajām kontrolēm, nokrītas zem 2 %, atbildīgā iestāde nākamajā (N+2) finanšu gadā finanšu kontroles uz vietas veic attiecībā uz vismaz 10 % no kopējā Savienības ieguldījuma projektos, kuri N+2 finanšu gada pārskatos ir deklarēti kā pabeigti.

5. pants

Darbības kontroles uz vietas

1.   Veicot darbības kontroles uz vietas, atbildīgā iestāde pārbauda, vai attiecīgais projekts tiek īstenots saskaņā ar dotācijas nolīgumu. Tā īpaši pārbauda, vai saņēmēju paziņotie rādītāji ir ticami un projekta īstenošana norit bez nepamatotas kavēšanās.

2.   Darbības kontroles uz vietas N finanšu gadā aptver vismaz 20 % no to projektu skaita, kurus īsteno attiecīgajā finanšu gadā, kā noteikts attiecīgajos gada pārskatos, kas minēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 39. pantā.

6. pants

Uz vietas veicamo kontroļu parauga atlases veidošanas metodika

Atbildīgā iestāde kontroles uz vietas veic atlasītiem projektiem, kas pārstāv pietiekami dažāda veida un lieluma projektus, darījumus, saņēmējus un īstenošanas veidus. Atlasē ņem vērā visus riska faktorus, kā arī kontroļu izmaksu un ieguvumu aspektus.

7. pants

Kontroles ziņojumi

1.   Atbildīgā iestāde sagatavo ziņojumu par katru administratīvo kontroli un uz vietas veicamo kontroli, sniedzot šādu informāciju:

a)

projekta pilnīga identifikācija un attiecīgais dotācijas nolīgums;

b)

kontrolētāja vārds, uzvārds un paraksts;

c)

saņēmēja nosaukums;

d)

kontroles veids (administratīvā, finanšu vai darbības kontrole uz vietas, vai kombinētā kontrole);

e)

attiecīgā gadījumā – kontroles piemērošanas joma;

f)

izdevumi, uz kuriem attiecas kontroles piemērošanas joma, un faktiski pārbaudītie izdevumi (atlase);

g)

izdevumu summa, ko uzskata par neattiecināmiem izdevumiem; un

h)

apraksts par galvenajiem rezultātiem, trūkumiem, kļūdām un pārkāpumiem, veiktajām papildu kontrolēm un analīzi, ieteikumiem, ierosinātajiem korektīvajiem pasākumiem un saņēmēja reakciju.

2.   Kontroles ziņojumu var noformēt kā pārbaudīto punktu sarakstu.

8. pants

Īpaši nosacījumi

Ja atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildstruktūra, kā minēts Deleģētās regulas (ES) Nr. 1042/2014 8. pantā, administratīvās kontroles un kontroles uz vietas, kas minētas šīs regulas 1. un 2. pantā, veic struktūra vai persona, kas ir funkcionāli neatkarīga no struktūrām vai personām, kuras vada šos projektus.

9. pants

Apliecinošo dokumentu glabāšana

1.   Atbildīgā iestāde nodrošina, ka visus reģistrus, dokumentus un metadatus, kas attiecas uz deklarētajiem izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem, un veikto revīziju un kontroļu rezultātus glabā Komisijai (tostarp OLAF) un Eiropas Revīzijas palātai pieejamā veidā vismaz četrus gadus pēc tā finanšu gada, kurā deklarēts galīgais maksājums.

Šim nolūkam atbildīgā iestāde nosaka noteikumus par reģistriem, dokumentiem un metadatiem, kurus glabā saņēmēji.

2.   Ja attiecīgā atbildīgā iestāde atklāj pārkāpumus, 1. punktā minētos apliecinošos dokumentus glabā Komisijai pieejamā veidā vismaz trīs gadus pēc tā gada, kurā attiecīgās summas no saņēmēja ir pilnībā atgūtas un kreditētas dalībvalsts programmā.

3.   Ja ir uzsākta atbilstības noskaidrošanas procedūra, kā minēts Regulas (ES) Nr. 514/2014 47. pantā, šā panta 1. punktā minētos apliecinošos dokumentus glabā Komisijai pieejamā veidā vismaz vienu gadu pēc tā gada, kurā minētā procedūra pabeigta.

4.   Ja lēmums par atbilstību tiek izskatīts Eiropas Savienības Tiesā, attiecīgos apliecinošos dokumentus glabā Komisijai pieejamā veidā vismaz vienu gadu pēc tā gada, kurā minētā tiesvedība pabeigta.

5.   Apliecinošos dokumentus, kas minēti 1., 2., 3. un 4. punktā, glabā Komisijai pieejamā veidā izdrukātā vai elektroniskā formā.

Dokumentus tikai elektroniskā formā drīkst glabāt vienīgi tad, ja attiecīgās dalībvalsts tiesību akti atļauj valsts tiesvedībā izmantot elektroniskus dokumentus par pierādījumu notikušiem darījumiem.

6.   Dalībvalstis drīkst noteikt ilgākus termiņus apliecinošo dokumentu glabāšanai.

10. pants

Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama dalībvalstīs saskaņā ar Līgumiem.

Briselē, 2015. gada 29. maijā

Komisijas vārdā –

priekšsēdētājs

Jean-Claude JUNCKER

(1)  OV L 150, 20.5.2014., 112. lpp.

(2)  Komisijas 2014. gada 25. jūlija Deleģētā regula (ES) Nr. 1042/2014, ar ko papildina Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz atbildīgo iestāžu izraudzīšanu un pienākumiem pārvaldības un kontroles jomā un attiecībā uz revīzijas iestāžu statusu un pienākumiem (OV L 289, 3.10.2014., 3. lpp.).

(3)  Eiropas Parlamenta un Padomes 2012. gada 25. oktobra Regula (ES, Euratom) Nr. 966/2012 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, un par Padomes Regulas (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 atcelšanu (OV L 298, 26.10.2012., 1. lpp.).