23.11.2005

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 291/1

SPECIALIOJI ATASKAITA Nr. 5/2005

Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu išlaidos, su institucijų atsakymais

(pagal EB sutarties 248 straipsnio 4 dalies antrąją pastraipą)

(2005/C 291/01)

TURINYS

I–VIII

SANTRAUKA

1–12

ĮVADAS

13–14

AUDITO TIKSLAS IR APIMTIS

15–81

PASTABOS

15–29

Tvarka, kuri taikoma siekiant užtikrinti, kad teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtys neviršytų realių poreikių

16–21

Parlamentas

22–24

Komisija

25–29

Taryba

30–32

Gebėjimai teikti visas reikiamas vertimo žodžiu paslaugas

33–71

Vertimo žodžiu išlaidos

33–38

Išlaidų apskaičiavimas

39–41

Vertimo žodžiu išlaidų analizė

42–58

Kiti vertimo žodžiu išlaidoms įtakos turintys veiksniai

59–71

Konkrečios pastabos dėl išlaidų, susijusių su laisvai samdomų vertėjų žodžiu paslaugomis

72–81

Vertimo žodžiu kokybė

72	Parlamentas

73–81

Komisija ir Taryba

82–95

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

82	Tvarka, taikoma siekiant užtikrinti, kad teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtys neviršytų realių poreikių

83–84

Gebėjimai teikti visas reikiamas vertimo žodžiu paslaugas

85–92

Vertimo žodžiu išlaidos

93	Vertimo žodžiu kokybė

94–95

Galimi pokyčiai

I PRIEDAS: Parlamentui, Komisijai ir Tarybai taikytinos nuostatos

II PRIEDAS: Audito Rūmų parengtas išlaidų apskaičiavimo metodas

Institucijų atsakymai

SANTRAUKA

Dvidešimt viena kalba yra oficialios ir darbo Europos institucijų kalbos. Dėl veiklos pobūdžio daugiausia vertimo žodžiu paslaugų reikia Parlamentui, Komisijai ir Tarybai. Parlamentas turi savo vertimo žodžiu tarnybą. Tarybos ir Komisijos vertimo žodžiu poreikius tenkina Komisijos vertimo žodžiu generalinis direktoratas.

II.	Kadangi per metus poreikis vertimo paslaugoms pasiskirsto netolygiai, Europos institucijos pasitelkia ne tik nuolatinius vertėjus žodžiu (pareigūnus), bet ir laisvai samdomus vertėjus žodžiu, kurie samdomi kaip pagalbiniai darbuotojai (vadinamieji PKVŽ – pagalbiniai konferencijų vertėjai žodžiu).

III.

Audito Rūmų atlikto audito tikslas – Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu paslaugoms taikomo finansų valdymo patikimumo įvertinimas. Visų pirma, atliekant auditą buvo siekiama nustatyti, ar šios institucijos taiko tinkamas priemones ir tvarką, padedančias užtikrinti, kad:

—	teikiamos vertimo žodžiu paslaugos neviršytų realių poreikių,

—	būtų teikiamos visos būtinos vertimo žodžiu paslaugos,

—	vertimo žodžiu paslaugos būtų teikiamos už mažiausią įmanomą kainą,

—	vertimas žodžiu būtų geros kokybės.

IV.	Auditas parodė, kad vertimo žodžiu kokybė iš esmės atitinka poreikius ir lūkesčius, tačiau reikia imtis nemažai priemonių, kad būtų sumažintos išlaidos ir nebūtų teikiamos tos vertimo žodžiu paslaugos, kurių buvo paprašyta, bet kuriomis nebuvo pasinaudota.

Šios institucijos skirtingai reaguoja į prašymus atlikti vertimą žodžiu. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas kartu su prašymus pateikiančiais Komisijos generaliniais direktoratais nagrinėja, kurios vertimo žodžiu paslaugos iš tiesų yra reikalingos, ir nusprendžia, kuriuos prašymus derėtų patenkinti; Parlamentas tokios analizės neatlieka – patenkinami visi formaliai taisykles atitinkantys prašymai, jei tik leidžia turimi ištekliai. 2004 m. Taryba patvirtino naują tvarką, aiškiai skatinančią riboti vertimo žodžiu prašymų kiekį.

VI.

Kaip rodo Audito Rūmų atliktas skaičiavimas, 2003 m. bendros vertimo žodžiu išlaidos Parlamente sudarė apie 57 milijonus eurų, o Komisijoje, Taryboje, komitetuose ir kai kuriose agentūrose – apie 106 milijonus eurų. Vidutinės vieno vertėjo žodžiu darbo dienos išlaidos Parlamente sudarė 1 476 eurus, Komisijoje ir Taryboje – 1 046 eurus.

VII.

Šios institucijos sėkmingai ribojo vertimo žodžiu apimtis, tačiau būtų galima sutaupyti dar daugiau, jei būtų išvengta tokių dalykų kaip vėlai pranešta apie posėdžių atšaukimus ar per vėlai pateikti prašymai juos sušaukti, nelygus posėdžių pasiskirstymas per savaitę bei metus ir didelės PKVŽ kelionės išlaidos. Kadangi šių aspektų vertimo žodžiu departamentai iš esmės negali kontroliuoti, būtų galima sutaupyti, jei posėdžių organizatoriai iš anksto visa tai apgalvotų.

VIII.

Vertimo seansų ataskaitos, kuriose nurodomos posėdžių metu vartotos kalbos, yra labai naudinga priemonė galiojančios vertimo žodžiu tvarkos ir posėdžių dalyvių poreikių atitikčiai įvertinti; tačiau daugeliu atveju tokios ataskaitos nėra rengiamos. Taryba posėdžių organizatoriams rengia pranešimus apie atšauktų posėdžių išlaidas – ši gera praktika turėtų būti taikoma ir kitose institucijose.

ĮVADAS

1.	Pagal Europos bendrijos steigimo sutarties 290 straipsnį Taryba yra įgaliota vieningai nustatyti taisykles, reglamentuojančias kalbų vartojimą Bendrijos institucijose.

Pagal Reglamentą Nr. 1, atnaujintą po kiekvieno naujų narių įstojimo į Europos Sąjungą, Taryba nustatė, kad dvidešimt viena kalba (airių, anglų, čekų, danų, estų, graikų, italų, ispanų, latvių, lenkų, lietuvių, maltiečių, olandų, portugalų, prancūzų, slovakų, slovėnų, suomių, švedų, vengrų ir vokiečių) (1) yra institucijų oficialios ir darbo kalbos.

3.	Pagal Reglamentą Nr. 1 vertimo žodžiu paslaugos yra būtinos, kai posėdyje yra vartojamos įvairios darbo kalbos.

4.	Dėl savo veiklos pobūdžio daugiausiai vertimo žodžiu paslaugų užsakančiomis institucijomis yra Parlamentas, Komisija ir Taryba. 2003 m. bendros vertimo žodžiu išlaidos Parlamente sudarė apie 57 milijonus eurų, o Komisijoje, Taryboje, komitetuose ir kai kuriose agentūrose – apie 106 milijonus eurų.

Parlamento Vertimo žodžiu direktoratas rūpinasi visais paties Parlamento (posėdžiams Briuselyje, Strasbūre ar kitur), ombudsmeno, Komisijos įstaigų Liuksemburge ir Audito Rūmų vertimo žodžiu poreikiais. Nuo tada, kai buvo baigtas auditas, Parlamentas tam tikromis dienomis vertimo žodžiu paslaugomis aprūpina ir Regionų komitetą.

Komisijos vertimo žodžiu generalinis direktoratas tenkina Komisijos (apie 40 % vertimo žodžiu dienų), išskyrus Liuksemburge vykstančius posėdžius, Tarybos (per 50 % vertimo žodžiu dienų), Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto, Regionų komiteto, Europos investicijų banko ir kai kurių Europos agentūrų vertimo žodžiu poreikius.

7.	Taryba turi tik nedidelį Konferencijų padalinį, kuris organizuoja posėdžius ir užsako vertimo žodžiu paslaugas iš Vertimo žodžiu generalinio direktorato.

Kadangi poreikis vertimo paslaugoms per metus pasiskirsto netolygiai, tai, atsižvelgdamos į posėdžių dažnumą ir prašomų kalbų derinį, Europos institucijos pasitelkia ne tik nuolatinius vertėjus žodžiu (pareigūnus) (2), bet ir laisvai samdomus vertėjus žodžiu, kurie yra samdomi kaip pagalbiniai darbuotojai (vadinamieji PKVŽ – pagalbiniai konferencijų vertėjai žodžiu (3)). PKVŽ darbo sąlygos, atlyginimas ir kelionių išlaidų padengimas reglamentuojamas „Kitų Europos Bendrijų tarnautojų įdarbinimo sąlygose“ ir didžiausios vertėjų žodžiu profesinės organizacijos – Tarptautinės vertėjų žodžiu konferencijose organizacijos (IACI) – bei trijų vertėjus žodžiu samdančių ES institucijų (t. y. Komisijos, Parlamento ir Teisingumo Teismo) susitarime; nuolatiniams vertėjams žodžiu yra taikomi Tarnybos nuostatai (4).

2003 m. visoms Europos institucijoms vertimo žodžiu paslaugos buvo teikiamos apie 150 000 dienų. Tarybai teko apie 39 %, Komisijai Briuselyje – 26 %, Komisijai Liuksemburge – 4 %, o Parlamentui – 21 % šio kiekio. Kitoms Europos institucijoms ir įstaigoms (Teisingumo Teismui, Audito Rūmams, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui, Regionų komitetui, Europos investicijų bankui, agentūroms ir kt.) teko likę 10 %. Tarp paslaugų tiekėjų Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui tenka apie 70 %, Parlamentui – 27 % (5), o Teisingumo Teismui – 3 % teikiamų vertimo žodžiu paslaugų.

1 lentelė

Vertėjų žodžiu darbo dienų ES institucijose skaičius (indeksas: 1998 m. = 100) (6), įskaitant naujųjų valstybių narių kalbas

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Taryba	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9
Komisija	100	101,5	100,4	94,7	85,8	85,1	85,1
Kita: Vertimo žodžiu generalinis direktoratas	100	95,2	102,7	112,3	91,0	88,8	95,8
Iš viso: Vertimo žodžiu generalinis direktoratas	100	98,5	98,5	101,8	98,2	95,0	88,9
Parlamentas	100	85,0	92,7	97,8	97,7	97,2	103,1
Iš viso	100	93,8	96,5	100,4	98,0	95,8	93,9

10.

1 lentelėje pateikti duomenys rodo, kad pastaraisiais metais ES institucijos sugebėjo sumažinti joms teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtis. Taryba buvo vienintelė iš trijų didžiausių institucijų, kurioje vertimo žodžiu dienų skaičius 1998–2003 m. išaugo, nors atrodo, kad situacija pasikeitė nuo 2004 m. gegužės 1 d. įdiegus naująją sistemą „pagal pareikalavimą“ (žr. 27 dalį). Tačiau 2004 m. buvo pereinamieji metai, todėl jie gali būti nereprezentatyvūs.

11.	Tarybos naudojimosi vertimo žodžiu paslaugomis dinamiką 1998–2003 m. galima paaiškinti ne tik padidėjusiu susitikimų skaičiumi, bet taip pat ir tuo, kad auga šioje institucijoje rengiamuose posėdžiuose vartojamų aktyvių ir pasyvių kalbų skaičius (7).

12.

Reglamento Nr. 1–6 straipsnyje įtvirtinta, kad „Bendrijos institucijos gali savo darbo tvarkos taisyklėse nustatyti, kokią kalbą vartoti konkrečiais atvejais“. Ši sąlyga suteikia galimybę kalbų vartojimo tvarką pritaikyti atsižvelgiant į konkrečius kiekvienos institucijos poreikius. Kaip nurodyta I priede, institucijos šia galimybe naudojasi nevienodai.

AUDITO TIKSLAS IR APIMTIS

13.

Audito Rūmų atlikto audito tikslas – Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu paslaugų finansų valdymo patikimumo įvertinimas. Atliktas 97 % suteiktų vertimo žodžiu paslaugų (t. y. visų paslaugų, išskyrus Teisingumo Teismui, kuris turi savo vertimo žodžiu tarnybą, teikiamas paslaugas) auditas. Visų pirma, audito metu siekta nustatyti, ar tikrintos institucijos taiko tinkamas priemones ir tvarką, užtikrinančias, kad:

—	teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtys neviršytų realių poreikių,

—	būtų teikiamos visos būtinos vertimo žodžiu paslaugos,

—	vertimo žodžiu paslaugos būtų teikiamos už mažiausią įmanomą kainą,

—	vertimas žodžiu būtų geros kokybės.

14.	Auditas apėmė 2003 finansinių metų išlaidas, tačiau buvo atsižvelgta ir į 2004 m. pokyčius, kuriuos nulėmė pastaroji Europos Sąjungos plėtra.

PASTABOS

Tvarka, kuri taikoma siekiant užtikrinti, kad teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtys neviršytų realių poreikių

15.

Remiantis konkrečia kalbų vartojimo posėdžiuose statistika, teikiamos vertimo žodžiu paslaugos kartais viršija realius vertimo žodžiu poreikius (kai kurie dalyviai pasirenka ne savo gimtąją kalbą, o kitą plačiau vartojamą kalbą; numatyti dalyviai nedalyvauja, dėl to kai kurios konkrečios vertimo žodžiu paslaugos tampa nebereikalingos). Audito Rūmai nagrinėjo, ar tikrinamos institucijos yra įdiegusios tinkamą tvarką numatomam kalbų vartojimui kuo tiksliau apskaičiuoti ir jų faktiškam vartojimui stebėti, siekiant įtikinti susirinkimo organizatorius neužsisakyti daugiau vertimo žodžiu paslaugų, nei taip apskaičiuota.

Parlamentas

16.	Parlamentas privalo pasirūpinti dideliais vertimo žodžiu ištekliais, kadangi, kaip numatyta Parlamento darbo tvarkos taisyklėse (žr. I priedą), kiekvienas jo narys turi teisę kalbėti savo pasirinkta oficialia kalba, o į kitas oficialias kalbas yra verčiama žodžiu.

17.

Siekdamas organizuoti ir kontroliuoti vertimo žodžiu paslaugų teikimą, 1999 m. Europos Parlamento valdyba patvirtino „Daugiakalbystės kodeksą“, atnaujintą 2004 m. Šis Kodeksas remiasi tokiais pagrindiniais principais: būtina gerbti lygias narių teises, tačiau kartu daugiakalbystės išlaidos neturėtų viršyti priimtinų biudžeto limitų; ištekliai turi būti naudojami efektyviau, o vartotojams būtina nurodyti, kad kalbinėmis priemonėmis privalu naudotis atsakingai ir atsižvelgiant į realius poreikius.

18.

Vertimo žodžiu paslaugas Parlamento Vertimo žodžiu direktorate galima užsisakyti tik Kodekse išvardytų kategorijų posėdžiams (Parlamento plenariniai posėdžiai, Parlamento valdymo organai, komitetai, delegacijos ir kt.). Vertimo žodžiu paslaugos neteikiamos išorės subjektams ir individualiai veikiantiems nariams, tačiau valdyba gali taikyti išimtis. Teikdamas prašomas vertimo žodžiu paslaugas, Vertimo žodžiu direktoratas atsižvelgia į Kodekse nustatytus prioritetus ir apribojimus.

19.

2004 m. atnaujintame Kodekse teigiama, kad kiekviena Parlamento tarnyba, kuriai reikia vertimo žodžiu paslaugų (Kodekse vartojamas žodis „vartotojas“), turėtų parengti ir reguliariai atnaujinti „vertimo žodžiu kalbų aprašymą“, atsižvelgdama į tai, kurių kalbų pageidauja ir kurias kalbas faktiškai vartoja jų nariai. Tai yra labai naudinga priemonė, padedanti užtikrinti, kad prašymai atitiktų realius poreikius. Tačiau Europos Parlamento nariai (toliau – EPN) neprivalo iš anksto patvirtinti savo dalyvavimo posėdyje, todėl „vertimo žodžiu kalbų aprašymo“ nepakanka, kai norima išvengti konkretaus vertimo žodžiu, kuris tampa nereikalingas, jei posėdyje nedalyvauja EPN, kuriems buvo numatytos konkrečios vertimo žodžiu paslaugos.

20.

Pagal Kodeksą vertėjų žodžiu grupės vadovas, susitaręs su posėdžio sekretoriatu, kiekvieno posėdžio pabaigoje Vertimo žodžiu direktorato direktoriui parengia sąrašą užsakytų vertimo žodžiu paslaugų, kuriomis nebuvo pasinaudota. Šio sąrašo kopija turi būti perduota posėdžio sekretoriatui. Nuo 2004 m. rugsėjo mėn. ši tvarka yra taikoma komitetų ir delegacijų posėdžiams.

21.	Pagal Parlamento darbo tvarkos taisykles yra laikoma, kad suteikti ištekliai viršija realius poreikius, jei posėdyje yra vartojamos ne visos iš anksto numatytos oficialios kalbos. Parlamentas niekada netyrė tokių atvejų dažnumo ir padarinių.

Komisija

22.

Kiekvieno Generalinio direktorato (GD) administravimo padalinys apibendrina prašymus atlikti vertimą žodžiu konkrečiuose posėdžiuose ir perduoda juos Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui elektroniniu būdu, pasitelkdamas DOR (Demande d'Organisation de Réunion) sistemą. Kiekvienas GD pasiūlo pageidaujamą kalbų derinį ir prioritetine tvarka išvardija tą pačią dieną rengiamus posėdžius, dėl kurių pateikti prašymai. Kas savaitę rengiamuose vidiniuose „tarpininkavimo“ posėdžiuose Vertimo žodžiu generalinis direktoratas, atsižvelgdamas į turimus laisvus vertėjus žodžiu ir posėdžių patalpas, nusprendžia, kuriuos prašymus patenkinti. Vėlesniuose koordinavimo posėdžiuose kiekvienam posėdžiui, kurį numatyta surengti po šešių savaičių, yra paskiriamas konkretus kalbų derinys. Vertimo žodžiu generalinio direktorato paskirtų aktyvių ir (arba) pasyvių kalbų skaičius dažnai yra mažesnis, nei iš pradžių pageidauta; jis nustatomas Vertimo žodžiu generalinio direktorato derybose su posėdį organizuojančiu GD.

23.

Vertimo žodžiu generalinis direktoratas reikalauja, kad vertimo žodžiu grupės vadovas parengtų vertimo seanso ataskaitą (rapport de séance), kurioje nurodomos posėdyje vartotos kalbos. 2004 m. tokios ataskaitos buvo parengtos 82,5 % iš 8 107 posėdžių, kuriuose buvo verčiama žodžiu. 17,7 % ataskaitų grupių vadovai nurodė, kad pasyvaus vertimo žodžiu paslaugų užsakyta ir suteikta daugiau, nei iš tiesų reikėjo, dėl vienos ar daugiau iš toliau išvardytų priežasčių: kai kurios nacionalinės delegacijos kalbėjo ne savo gimtąja kalba, apskritai nekalbėjo arba nedalyvavo. 7,2 % ataskaitų nurodyta, kad buvo nepasinaudota užsakytomis ir suteiktomis aktyvaus vertimo žodžiu paslaugomis. Tuo būdu nepanaudota bent (8)1 750 apmokėtų vertėjų žodžiu darbo dienų, kurios kainavo nuo 1,5 iki 2 milijonų eurų.

24.

Nors dabartinė tvarka, pagal kurią Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui suteikiamas lemiamas balsas priimant sprendimą dėl skirtingų besikertančių GD prašymų, yra pakankama esamiems poreikiams patenkinti, vertimo žodžiu tarnyboms vis tik sunku nuspręsti, kurie posėdžiai yra skubesni ar svarbesni. Kitų tarptautinių institucijų taikomos sistemos yra geriau orientuotos į išteklių valdymą:

—	Europos Taryba naudoja vidinio sąskaitų išrašymo sistemą,

—	UNESCO taiko kvotų sistemą, kai už kvotą viršijančias vertimo žodžiu dienas sąskaita išrašoma posėdžio prašančiam subjektui.

Taryba yra ta Europos Sąjungos institucija, kuri taiko 27 dalyje minimą sistemą, skatinančią nacionalines delegacijas labiau atsižvelgti į išlaidas. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas galėtų apsvarstyti galimybę panašią tvarką įdiegti pagal naująją Veikla pagrįstą valdymo sistemą.

Taryba

Iki 2004 m. Europos Sąjungos plėtros galiojusi tvarka

25.	Nomenklatūra, iki plėtros naudota kiekvieno posėdžio kalbų deriniui nustatyti, buvo pagrįsta tradicija ir nebuvo reguliariai atnaujinama. Be to, nebuvo tikrinama, ar posėdžio dalyviams iš tiesų reikėjo vertimo žodžiu į jų gimtąją kalbą ir ar jie kalbėjo ta kalba.

26.

2001 m. surengus 799 Tarybos ir Komisijos delegatų apklausą (9) paaiškėjo, kad kalbų pasiūla yra per didelė. 73 % delegatų teigė, kad jie turėjo galimybę pasisakyti gimtąja kalba, tačiau tik 59 % iš jų nurodė iš tiesų vartoję gimtąją kalbą. Tai dažnai pasakytina apie delegatus, kurių gimtoji kalba yra retesnė ir kurie laisvai kalba kuria nors kita plačiau vartojama oficialia kalba. Mažai tikėtina, kad viena iš oficialių kalbų kalbantiems delegatams reikėtų vertimo žodžiu iš tokios jų vartotos oficialios kalbos į jų gimtąją kalbą. Todėl pagrįsta manyti, kad vertimas žodžiu reikalingas tik toms kalboms, kurios iš tiesų vartojamos posėdyje.

Po plėtros taikoma tvarka

27.

Tarybos generalinio sekretoriaus Sprendimu Nr. 56/04 (10) dėl kalbų vartojimo tvarkos po plėtros iš esmės pakeista naudojimosi vertimo žodžiu paslaugomis tvarka. Naujoji sistema sudaro sąlygas pritaikyti kalbų vartojimo tvarką atsižvelgiant į realius delegacijų poreikius, užtikrina atsakingesnį delegacijų požiūrį į išlaidas ir skatina valstybes nares apriboti prašymus atlikti nebūtiną vertimą žodžiu, todėl mažėja vertimo žodžiu išlaidos.

28.

Nuo 2004 m. liepos 1 d. vertimo žodžiu paslaugos nebeteikiamos 25 parengiamųjų organų (komitetų, grupių ir darbo grupių) posėdžiuose. Dėl šios priežasties Taryboje rengiamų posėdžių, kuriuose teikiamos vertimo žodžiu paslaugos, vidurkis sumažėjo nuo 13 iki 11 per dieną. Visas 20 kalbų derinys iš Tarybos biudžeto yra finansuojamas tik rengiant Tarybos, Europos Vadovų Tarybos ir daugiausiai dvidešimties parengiamųjų organų posėdžius.

29.

Kitiems parengiamiesiems organams aktyvaus ar pasyvaus vertimo žodžiu paslaugos yra teikiamos tik tada, kai to paprašo nacionalinės delegacijos. Šioms išlaidoms padengti delegacijos gali pasinaudoti kiekvienai kalbai skirtais 2 milijonais eurų. 66 % taip skirtos ir nepanaudotos sumos yra pervedama į biudžeto asignavimus, skiriamus atitinkamai valstybei narei jos delegatų kelionės išlaidoms padengti. Nacionalinės delegacijos, prieš du mėnesius pateikusios atitinkamą pranešimą, kas šešis mėnesius gali pakoreguoti savo prašymus. Dėl to 2004 m. kai kuriuose parengiamuosiuose organuose buvo atsisakyta vienos ar daugiau kalbų, vartotų pagal tokiems organams nustatytą kalbų vartojimo tvarką.

Gebėjimai teikti visas reikiamas vertimo žodžiu paslaugas

30.	Prašymai atlikti vertimą žodžiu senosiomis oficialiomis kalbomis paprastai yra patenkinami. Kitokia situacija yra su naujosiomis oficialiomis kalbomis dėl vertėjų žodžiu specifiniams kalbiniams Europos Sąjungos poreikiams patenkinti trūkumo (11).

31.

Europos personalo atrankos tarnybos (EPSO) paskelbti naujųjų oficialių kalbų vertėjų žodžiu konkursai pasibaigė jau po plėtros. Konkurso metu nebuvo atrinktas nė vienas kandidatas į maltiečių kalbos vertėjus, o kitų oficialių kalbų vertėjų atrinkta nepakankamai ES vertimo žodžiu tarnybų poreikiams patenkinti.

32.	2004 m. Taryboje iškilo problemų, kadangi vertimo žodžiu į kai kurias naująsias oficialias kalbas poreikiai buvo net didesni nei į kitas oficialias kalbas. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas negalėjo patenkinti 37 % prašymų, susijusių su 2004 m. gegužės-gruodžio mėn. vykusiais posėdžiais.

Vertimo žodžiu išlaidos

Išlaidų apskaičiavimas

Audituotų institucijų atlikti išlaidų apskaičiavimai

33.	Siekiant tvarkyti išlaidas pagal patikimo finansų valdymo principus – ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo, – būtina žinoti visas teikiamų paslaugų išlaidas ištekliams racionaliai paskirstyti.

34.	Parlamente nėra apskaičiuotos vidutinės PKVŽ ir nuolatinių vertėjų žodžiu visos darbo dienos išlaidos. Skaičiuojamos tik tiesioginės PKVŽ teikiamų vertimo žodžiu paslaugų išlaidos (iš esmės tai atlyginimas ir kelionės išlaidų kompensavimas), tačiau tokie skaičiavimai nėra reguliariai atnaujinami.

35.

Vertimo žodžiu generalinis direktoratas kasmet apskaičiuoja vidutines išlaidas, tenkančias vienam vertėjui žodžiu, „pasirengusiam teikti paslaugas“ (toliau – PTP) (12) visą dieną ar pusę dienos. Remiantis šiais skaičiavimais yra nustatomos vertimo žodžiu paslaugų išlaidos, tenkančios institucijoms ir įstaigoms, kurioms Vertimo žodžiu generalinis direktoratas teikia vertimo žodžiu paslaugas (tarpinstitucinis sąskaitų pateikimas). Kadangi atšaukti vertimo žodžiu užsakymai taip pat vertinami kaip PTP, tai šiuo būdu nustatomos pasirengtų suteikti vertimo žodžiu paslaugų išlaidos, o ne vertimo žodžiu paslaugų, kuriomis faktiškai pasinaudota, išlaidos. Be to, į Vertimo žodžiu generalinio direktorato skaičiuojamas vieno PTP išlaidas nėra įtraukiamos jokios pridėtinės išlaidos ar nuolatinių darbuotojų pensijų įmokos. Kadangi visiems darbuotojams pensijos yra mokamos iš Komisijos biudžeto, šis metodas atrodo tinkamas kainoms tarp institucijų nustatyti, tačiau pagal jį nėra įvertinamos visos su PTP susijusios išlaidos. Tas pats taikytina ir iš nuolatinių bei laisvai samdomų vertėjų atlyginimų atskaitomiems Bendrijos mokesčiams, kurie turėtų būti atskaitomi iš išlaidų, kadangi tai yra ES biudžeto pajamos.

Audito Rūmų atlikti išlaidų apskaičiavimai

36.	Audito Rūmai parengė II priede aprašytą metodą visoms vertimo žodžiu išlaidoms ir visoms PKVŽ bei nuolatinių vertėjų vertimo žodžiu darbo dienos išlaidoms apskaičiuoti. Tas pats metodas buvo naudojamas ir Parlamento, ir Vertimo žodžiu generalinio direktorato išlaidoms apskaičiuoti.

37.

Auditorių 2003 m. skaičiavimų rezultatai yra tokie:

2 lentelė

Išlaidos, susijusios su nuolatinio vertėjo žodžiu darbo diena

(eurais)
	Parlamentas		Vertimo žodžiu generalinis direktoratas (Komisija ir Taryba)
	prieš apmokestinimą ir pensijų įmokų mokėjimą	po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo	prieš apmokestinimą ir pensijų įmokų mokėjimą	po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo
Tiesioginės išlaidos (13)	1 205	1 232	942	970
Netiesioginės išlaidos (14)	220	227	227	232
Iš viso išlaidų	1 425	1 459	1 169	1 202

3 lentelė

Išlaidos, susijusios su PKVŽ darbo diena

(eurais)
	Parlamentas		Vertimo žodžiu generalinis direktoratas (Komisija ir Taryba)
	prieš apmokestinimą	po apmokestinimo	prieš apmokestinimą	po apmokestinimo
Tiesioginės išlaidos	1 390	1 250	839	744
Netiesioginės išlaidos	245	245	168	171
Iš viso išlaidų	1 635	1 495	1 007	915

4 lentelė

Nuolatinių vertėjų ir PKVŽ vertimo žodžiu svertinis vidurkis ir bendrosios išlaidos

(eurais)
Išlaidos, susijusios su vieno vertėjo žodžiu darbo diena	Parlamentas		Vertimo žodžiu generalinis direktoratas (Komisija ir Taryba)
Išlaidos, susijusios su vieno vertėjo žodžiu darbo diena	prieš apmokestinimą	po apmokestinimo	prieš apmokestinimą	po apmokestinimo
Tiesioginės išlaidos	1 292	1 240	886	847
Netiesioginės išlaidos	232	236	195	199
Iš viso išlaidų, susijusių su vertimo žodžiu diena (15)	1 523	1 476	1 081	1 046
Visas vertimo žodžiu dienų skaičius (suderintas metodas)	38 803	38 803	101 331	101 331
Iš viso vertimo žodžiu išlaidų	59,1 mln.	57,2 mln.	109,5 mln.	106,0 mln.
Iš viso Vertimo žodžiu generalinio direktorato apskaičiuotų PTP	nėra duomenų	nėra duomenų	147 751	147 751
Iš viso PTP išlaidų	nėra duomenų	nėra duomenų	742	718

38.

Vidutinės išlaidos, susijusios su vertimo žodžiu diena, po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo Parlamente sudaro 1 476 eurus, Vertimo žodžiu generaliniame direktorate – 1 046 eurus, todėl visos dienos posėdis su vertimu žodžiu į visas kalbas iki plėtros atitinkamai kainavo apie 40 000 ir 34 500 eurus (11 kalbų derinys, po 3 vertėjus žodžiu vertimo kabinoje, arba iš viso 33 vertėjai žodžiu) ir atitinkamai apie 88 500 ir 63 000 eurus po plėtros (20 kalbų derinys, po 3 vertėjus žodžiu vertimo kabinoje, arba iš viso 60 vertėjų žodžiu). Jei vienoje kabinoje dirba 4 vertėjai žodžiu (o tai nėra retas reiškinys posėdžiuose, rengiamuose Parlamente), tai vienos dienos posėdžio vertimo žodžiu išlaidos gali siekti 118 000 eurų (arba 84 000 eurų, jei vertimu žodžiu rūpinasi Vertimo žodžiu generalinis direktoratas). Posėdis, kuriame taikomas ribotas 3 ir 3 kalbų režimas (anglų, prancūzų ir vokiečių kalbos, kaip pasyvios ir aktyvios kalbos; iš viso 6 vertėjai žodžiu), kainuoja tik 8 900 eurų Parlamente ir 6 300 eurų Vertimo žodžiu generaliniame direktorate. Toks palyginimas akivaizdžiai rodo, kaip svarbu prašymus atlikti vertimą žodžiu pagrįsti realiais poreikiais.

Vertimo žodžiu išlaidų analizė

Parlamentas

39.

Nors abiejose institucijose nuolatinių ir laisvai samdomų vertėjų atlyginimų sistemos yra vienodos, Parlamento vertimo žodžiu dienos išlaidos yra daug didesnės nei Vertimo žodžiu generalinio direktorato. Audito Rūmai nustatė, kad šį skirtumą daugiausiai lemia keletas veiksnių, kuriems vadovybės įtaka yra ribota:

Kitaip nei Briuselyje, Strasbūre yra labai mažai vietinių (16) laisvai samdomų vertėjų. Dėl to išauga laisvai samdomų vertėjų kelionės ir nakvynės išlaidos. 2003 m. šios išlaidos sudarė 22 % visų išmokų PKVŽ. Du trečdaliai 2003 m. Europos Parlamento samdytų PKVŽ buvo nevietiniai, o Vertimo žodžiu generalinio direktorato tokių vertėjų dalis sudarė mažiau nei 40 %.

b)	Kadangi visi nuolatiniai vertėjai žodžiu yra įsikūrę Briuselyje, o plenarinės sesijos, per metus trunkančios 12 savaičių, organizuojamos Strasbūre, Parlamento bendros nuolatinių darbuotojų kelionės išlaidos yra daug didesnės nei Komisijos.

Daugelis nuolatinių vertėjų žodžiu iki 32 dienų per metus praleidžia be darbo dėl trumpesnių darbo savaičių, kai pirmadieniais, ketvirtadienio popietę, o ypač penktadieniais parlamentinės veiklos yra gana mažai; taip pat dėl daug didesnio vertimo žodžiu paslaugų poreikio tomis savaitėmis, kai plenariniai posėdžiai rengiami Strasbūre, nei darbo savaitėmis Briuselyje, kur posėdžiauja tik komitetai ar politinės grupės.

d)	Parlamente posėdžiai gana dažnai rengiami vėlyvą vakarą ar naktį. Dėl to vertėjai žodžiu turi teisę į apmokamą poilsį kitą rytą ar visą dieną ir atitinkamai tenka samdyti kitus vertėjus žodžiu. Komisijoje, o iš dalies ir Taryboje, tokie posėdžiai rengiami tik išskirtiniais atvejais.

Vertimo žodžiu generalinis direktoratas

40.

Vertimo žodžiu generalinio direktorato samdomų PKVŽ paslaugos kainuoja gerokai mažiau nei nuolatinių vertėjų žodžiu paslaugos (taip pat žr. 59–62 dalis). Kadangi 2003 m. nuolatinių vertėjų žodžiu darbo dienų skaičius, lyginant su 2002 m., sumažėjo 4 %, išlaidų skirtumas 2003 m. tarp šių dviejų kategorijų vertėjų neišvengiamai išaugo.

41.

Dauguma Vertimo žodžiu generalinio direktorato samdomų PKVŽ yra vietiniai arba gyvena netoli (2003 m. tokiems PKVŽ teko 55 % darbo pagal sutartį dienų, o 2004 m. – 59 %), todėl nakvynės ir kelionės išlaidos bei išmokos yra mažos arba jų apskritai nėra. Kadangi vietiniams vertėjams žodžiu atlyginama tik už dienas, kurioms jie buvo nusamdyti, jų paslaugos kainuoja mažiau nei nuolatinių vertėjų žodžiu paslaugos. Antra vertus, kaip paaiškėjo iš Komisijos užsakymu atlikto tyrimo (17), nevietinių PKVŽ paslaugos kainuoja brangiau.

Kiti vertimo žodžiu išlaidoms įtakos turintys veiksniai

Parlamentas

Vėlai pateikiami prašymai ir atšaukimai

42.

Pagal vėlai pateikiamą prašymą teikiamos vertimo žodžiu paslaugos kainuoja ypač brangiai, kadangi neretai tenka apmokėti PKVŽ, samdomų trumpoms darbo užduotims (pavyzdžiui, vienam posėdžiui), kelionės išlaidas; kai prašymai pateikiami iš anksto, laisvai samdomų vertėjų žodžiu įdarbinimą galima planuoti ilgesniam laikotarpiui (pavyzdžiui, visai savaitei, kurios metu rengiami įvairūs kiti posėdžiai).

43.	Audito metu nustatyta, kad 2003 m. dažnai nebuvo laikomasi Kodekse nustatytų terminų: 853 prašymai buvo pateikti (vidutiniškai po 17 per savaitę) ir 650 prašymai buvo atšaukti (vidutiniškai po 13 per savaitę) praėjus galutiniam terminui.

44.

Kai posėdžiai atšaukiami paskutiniu momentu – nors šito kartais ir neįmanoma išvengti, – o paskirtų vertėjų žodžiu nėra galimybių paskirti į kitus posėdžius, tai turimi finansiniai ištekliai eikvojami veltui. Jei tokiems posėdžiams buvo pasitelkti PKVŽ, tai atitinkama institucija, mokėdama jiems atlyginimą, patiria gryną nuostolį; o jei buvo pasitelkti nuolatiniai darbuotojai, tai juos būtų buvę galima įdarbinti kituose posėdžiuose, kuriems teko samdyti PKVŽ, manant, jog nuolatiniai darbuotojai bus užimti. 2003 m. Parlamente naudota „GERI“ (Gestion des Réunions et des Interprètes akronimas) kompiuterinė sistema leidžia nustatyti, kiek vertimo žodžiu paslaugų (pusdieniais) buvo užsakyta, pasirengta suteikti ir neišnaudota dėl to, kad posėdžiai buvo atšaukti (18). 2003 m. šis skaičius sudarė 6 298 pusdienių (2 864 pusdienių teko nuolatiniams darbuotojams ir 3 434 pusdienių – PKVŽ). Tai sudaro apie 8 % visų išnaudotų vertimo žodžiu dienų ir 7,5 % užsakytų dienų. Dėl to apie 4 milijonus eurų buvo išleista nepanaudotoms paslaugoms, kurias buvo pasirengta suteikti. Geresnio planavimo atveju buvo galima kitiems posėdžiams nusamdytus PKVŽ pakeisti nuolatiniais vertėjais žodžiu, kurie buvo paskirti į atšauktuosius posėdžius (šiuo klausimu taip pat žr. 47 dalį).

Komisija

Posėdžių atšaukimas arba trumpa trukmė

45.

Vėlai pateikiami posėdžių atšaukimai ir trumpa jų trukmė, taip pat Vertimo žodžiu generalinio direktorato poreikis turėti keletą atsarginių kiekvienos kalbos vertėjų skubiai rengiamiems posėdžiams ir nenumatytų vertėjų neatvykimų atvejams – tokios yra pagrindinės priežastys, dėl kurių susidaro „numanomo ar įvardyto budėjimo“ situacijos (19), kai vertėjai dalyvauja kaip atsarginiai vertėjai, kurių paslaugomis tuo metu nesinaudojama. 2003 m. nuolatiniams vertėjams žodžiu vidutiniškai teko po 33 „numanomo budėjimo“ dienas. Daug „numanomo budėjimo“ (apie 130 vertėjų žodžiu per dieną, o tai 2003 m. sudarė daugiau kaip ketvirtį visų nuolatinių vertėjų žodžiu) vertėjams tenka rugpjūtį, kai rengiama labai mažai posėdžių. Dėl to iš viso nepanaudota 15 000 vertėjų žodžiu darbo dienų, o tai sudaro apie 15 % nuolatinių vertėjų darbo dienų. PKVŽ iš viso teko per 6 000„numanomo budėjimo“ dienų. Kadangi vidutinės vertimo žodžiu dienos išlaidos sudaro 865 eurus (20), tai galima apskaičiuoti, kad 2003 m. visos „numanomo budėjimo“ išlaidos sudarė apie 18 milijonų eurų. Nors didžioji „numanomo budėjimo“ išlaidų dalis yra neišvengiama dėl šiuo metu galiojančios darbo tvarkos, reikia dėti visas pastangas siekiant sumažinti tokias išlaidas.

46.	2003 m. buvo atšaukta 15 % vertėjų žodžiu darbo dienų, kurioms prašymus pateikė Komisijos departamentai, tačiau nėra jokių duomenų apie tai, kiek kartų ištekliai nebuvo be reikalo išleisti dėl to, kad atšauktiems posėdžiams skirtus vertėjus žodžiu buvo galima paskirti į kitus posėdžius.

47.	2003 m. susidarė devynios darbo dienos, kai bent šimtui į atšauktus posėdžius paskirtų nuolatinių vertėjų žodžiu (arba daugiau nei 20 % visų nuolatinių vertėjų žodžiu) teko „numanomas budėjimas“, nors tuo pačiu metu buvo pasamdyta per 100 PKVŽ.

48.

Galima teigti, kad „numanomo budėjimo“ atvejai susidaro ir tuomet, kai posėdžiai yra labai trumpi, kadangi vertimo žodžiu paslaugomis naudojamasi tik labai nedidelę užsakytos vertėjo žodžiu darbo dienos ar pusdienio dalį. Labai trumpų posėdžių esama, be kita ko, dar ir dėl to, kad kai kurios savo posėdžius reguliariai rengiančios darbo grupės susirenka net ir tuo atveju, jei darbotvarkėje yra labai nedaug ir neskubių klausimų.

Taryba

Posėdžių atšaukimas

49.

Pagal pačios Tarybos skaičiavimus 2003 m. per 5 % Tarybos išlaidų vertimui žodžiu (2,4 iš 45,7 milijono eurų) buvo skirta išmokoms už atšauktus posėdžius, kai tokiems posėdžiams skirtų vertėjų žodžiu Taryba nesugebėjo paskirti į kitus tą pačią dieną rengtus posėdžius. Tai reiškia, kad per metus nepanaudota beveik 4 000 vertėjų žodžiu darbo dienų.

Posėdžiai, kuriems taikomi didesni tarifai

50.

Vėlyviems prašymams atlikti vertimą žodžiu naujiems posėdžiams arba viena ar keliomis papildomomis kalbomis, pateiktiems likus mažiau nei šešioms darbo dienoms iki posėdžio, 2003 m. buvo taikomas 835 eurų tarifas, o tai apytikriai trečdaliu daugiau už įprastą 632 eurų tarifą. 2003 m. tokiems vėlyviems prašymams teko apie 3 % visos Tarybai pateiktos sąskaitos sumos.

51.

Būtina užtikrinti, kad posėdžių organizatoriai atkreiptų dėmesį į dideles atšaukimų ir vėlai pateikiamų prašymų išlaidas. Jei pranešimas apie atšauktų posėdžių išlaidas, kuris perduodamas Tarybai rotacijos principu pirmininkaujančios šalies centrinio koordinavimo padalinio vadovui kiekvieno mėnesio pabaigoje, yra panaudojamas geresnio organizavimo tikslams, tai galima vertinti kaip geros praktikos pavyzdį.

Vertimo generalinio direktorato tarpinstitucinė sąskaitų pateikimo sistema

52.

Siekiant užtikrinti, kad Vertimo žodžiu generalinis direktoratas susigrąžintų kitoms institucijoms suteiktų vertimo žodžiu paslaugų išlaidas, kurios nurašomos iš atitinkamų institucijų biudžeto, skirto administracinėms reikmėms, buvo sukurta tarpinstitucinė sąskaitų pateikimo sistema, pagrįsta Vertimo žodžiu generalinio direktorato ir atitinkamų institucijų „paslaugų lygio susitarimais“.

53.

2003 m. Tarybai pateiktose sąskaitose Vertimo žodžiu generalinis direktoratas už vertėjų žodžiu paslaugas, užsakytas likus bent šešioms savaitėms iki Briuselyje rengiamų posėdžių, taikė 632 eurų už dieną (arba 369 eurų už pusdienį) bazinį tarifą. Didesni tarifai buvo taikomi komandiruotėms ir vėlai pateikiamiems užsakymams.

54.

Atkreiptas dėmesys į tokius dalykus, susijusius su dabartine sąskaitų pateikimo tvarka:

a)	Kainų struktūra nėra pagrįsta faktinėmis kiekvieno tipo prašymų (laiku pateikiami prašymai, vėlai pateikiami prašymai, atsiimti prašymai, prašymai atlikti vertimus į kalbas, samdant PKVŽ, kurių kelionės išlaidos yra didesnės ir t. t.) išlaidomis.

Vertimo žodžiu generalinio direktorato pajamoms yra taikomi standartiniai tarifai, pagrįsti numatomu veiklos lygiu. Dauguma Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui tenkančių išlaidų yra pastovios išlaidos (tik PKVŽ paslaugų išlaidos yra kintamos). Taigi, jei realaus vertimo žodžiu paslaugų poreikio apimtys ar sandara skiriasi nuo planuotų, tai Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui susidaro deficitas arba perviršis.

c)	Į kainą įtrauktos ne visos vertimo žodžiu paslaugų išlaidos, kadangi, kaip minėta 35 dalyje, neįskaičiuojamos visos pridėtinės išlaidos.

d)	Apribojus paslaugų lygio susitarime nurodytų vertėjų žodžiu ir posėdžių per dieną skaičių, užkertamas kelias padidėjusio vertimo poreikiui, tačiau sąstingio laikotarpių (sausio pradžia, rugpjūtis ir t. t.) neišvengiama.

Kadangi Tarybos ir Vertimo žodžiu generalinio direktorato kompiuterinės sistemos nepakankamai susietos, pateikiant sąskaitas tenka įdėti daug darbo ir dažnai neišvengiama klaidų. Pavyzdžiui, 2002–2003 m. Tarybai pateiktų Vertimo žodžiu generalinio direktorato sąskaitų pradinę sumą teko sumažinti beveik 6 %.

Tarpinstitucinis bendradarbiavimas

55.

Tarpinstitucinio vertimo raštu ir žodžiu komiteto (ICTI) atliktas darbas ir 2002 m. „Chêne ataskaita“ (21) sudarė sąlygas pasiekti didelės pažangos gerinant ES institucijų bendradarbiavimą vertimo žodžiu srityje. Pagrindiniai pasiekimai yra šie:

—	bendri EPSO organizuojami nuolatinių vertėjų žodžiu konkursai,

—	bendra akredituotų PKVŽ atrankos tvarka ir bendri sąrašai,

—	bendra mokėjimų PKVŽ sistema ir bendras mokėjimų padalinys (nuo 2004 m. spalio mėn.),

—	naujųjų kalbų vertėjais žodžiu, kurių nepakanka, mainai.

56.	Daugiau sutaupyti ir didinti našumą galima dar keliose kitose srityse, tačiau geresniam bendradarbiavimui trukdo dabartinė organizacinė sistema, kai vertimo žodžiu paslaugas teikia trys skirtingi nepriklausomi tiekėjai (Vertimo žodžiu generalinis direktoratas, Parlamentas ir Teisingumo Teismas).

57.

Parlamento ir Komisijos (Vertimo žodžiu generalinis direktoratas) darbo pasidalijimas yra neefektyvus dėl kelių priežasčių:

a)	Abi institucijos konkuruoja dėl PKVŽ Briuselyje rengiamiems posėdžiams.

Šios institucijos viena kitai neteikia sisteminės informacijos apie turimus išteklius ar jų poreikį. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas samdo PKVŽ tomis dienomis, kai Parlamente yra nuolatinių vertėjų žodžiu, tuo metu neturinčių užduočių. Kai posėdžiai atšaukiami arba kai vertėjų žodžiu paslaugų reikia tik pusei dienos ar trumpesniam laikui, beveik neįmanoma pasiekti, kad kita institucija galėtų pasinaudoti šiais ištekliais, kadangi organizacinės struktūros nėra susietos, o institucijos nepakankamai keičiasi informacija. Europos Parlamento rinkimų metu (nuo 2004 m. gegužės 10 d. iki liepos 2 d.) daug nuolatinių Parlamento vertėjų žodžiu, ypač iš mažiau vartojamų kalbų, neturėjo darbo. Tuo pačiu metu Vertimo žodžiu generalinis direktoratas samdė vidutiniškai po 253 PKVŽ per dieną, todėl biudžetas patyrė didelių išlaidų (per 900 eurų vienam vertėjui vienai dienai).

c)	Pasinaudojant tuo, kad kita institucija gretimoms dienoms yra įdarbinusi nevietinių PKVŽ, būtų galima sumažinti kelionės išlaidas, tačiau tam trukdo dabartinė organizacinė sistema.

d)	Bendra organizacinė struktūra padėtų pasiekti didesnės žmogiškųjų išteklių, finansų, veiklos ir informacinių technologijų valdymo masto ekonomijos.

58.

Todėl būtina analizuoti, kaip galima spręsti pirmiau minėtas problemas – įsteigti bendrą tarpinstitucinę tarnybą ar įstaigą, kuri teiktų vertimo žodžiu paslaugas visoms ES institucijoms, ar tiesiog gerinti tarpinstitucinį bendradarbiavimą. Kadangi Taryba daug metų be didesnių problemų užsisako vertimo žodžiu paslaugas per Komisiją, tai galima teigti, kad įmanoma suderinti centralizuotą vertimo žodžiu paslaugų teikimą ir kiekvienos institucijos savarankiškumą. Kaip galima spręsti iš Tarybos ir Vertimo žodžiu generalinio direktorato pasirašyto Paslaugų lygio susitarimo, visiškai įmanoma aptarnaujamai institucijai skirti tiek vertėjų žodžiu per dieną, kiek sutarta.

Konkrečios pastabos dėl išlaidų, susijusių su laisvai samdomų vertėjų žodžiu paslaugomis

Optimalus nuolatinių ir laisvai samdomų vertėjų santykis

Vertimo žodžiu generalinis direktoratas

59.

Sprendimas samdyti ne nuolatinius vertėjus, o PKVŽ priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip posėdžių pasiskirstymas per savaitę ir metus, galimybė pasitelkti vietinius laisvai samdomus vertėjus žodžiu arba atstumas tarp vertėjų žodžiu nuolatinės darbo vietos ir posėdžio vietos. Audito Rūmai mano, kad pirmiau minėto tyrimo, surengto Vertimo žodžiu generalinio direktorato užsakymu, rezultatai (17) apskritai yra pagrįsti. Tyrime nurodoma, kad 51 % vertimo žodžiu dienų turėtų tekti nuolatiniams vertėjams – būtent toks yra bendras optimalus santykis. Nuolatiniams vertėjams tenkanti vertimo žodžiu dienų dalis sumažėjo nuo 53 % 2000 m. iki 46 % 2002 ir 2003 m., o 2004 m. išaugo iki 50 %.

60.

Tačiau bendras siektinas 51:49 santykis galioja ne visoms kalboms. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas nėra apskaičiavęs optimalaus santykio kiekvienai kalbai. Pavyzdžiui, laisvai samdomų olandų kalbos vertėjų santykis (2003 m. – 54 %) turėtų būti didesnis, kadangi šiuo atveju galima pasitelkti daugelį „vietinių“ vertėjų (PKVŽ, kurie gyvena Briuselyje ar šalia jo) ir ne taip brangiai kainuojančių „nevietinių“ laisvai samdomų vertėjų (PKVŽ, gyvenančių netoli nuo Briuselio).

61.

Kita vertus, daugiau nuolatinių vertėjų galėtų būti samdoma, pavyzdžiui, portugalų ir graikų kalboms, kadangi graikų ir portugalų PKVŽ kelionės išlaidos yra didesnės už bendrą PKVŽ vidurkį. Šių kalbų atveju PKVŽ dalis yra gana didelė (atitinkamai 59 % ir 67 % vertimo žodžiu dienų 2003 m.), nuolatiniams vertėjams žodžiu tenka vienas didžiausių krūvių iš visų kalbų (116 ir 108 dienų atitinkamai, lyginant su bendru 104 dienų vidurkiu 2003 m.), o vietinių PKVŽ dalis yra mažiausia (tik 30 % portugalų kalbai ir 42 % graikų kalbai, o 2003 m. vidurkis buvo 56 %).

Parlamentas

62.

Parlamentas neatliko jokių konkrečių paskaičiavimų tam, kad apibrėžtų optimalų laisvai samdomų ir nuolatinių vertėjų santykį. 2003 m. 57 % vertėjų žodžiu darbo dienų teko PKVŽ. Didesnę nei Vertimo žodžiu generaliniame direktorate laisvai samdomų vertėjų dalį Parlamente, nepaisant didesnių išlaidų, galima pateisinti, kadangi Parlamento vertimo žodžiu poreikis yra pasiskirstęs netolygiau. Tačiau didžiausia laisvai samdomų vertėjų dalis tenka kalboms (mažėjančia tvarka: ispanų, italų, anglų, suomių ir švedų), kurių PKVŽ kelionės išlaidos yra didesnės už vidurkį.

Išmokos PKVŽ

Kelionpinigių ir dienpinigių kompensavimas

63.

PKVŽ kelionės išlaidos yra daug didesnės nei nuolatinių pareigūnų kelionės išlaidos. Atsižvelgiant į minėtąjį susitarimą, pagal kurį PKVŽ suteikiami kelionpinigiai, dienpinigiai ir kompensuojamos kelionės bei nakvynės išlaidos, PKVŽ sąlygos yra geresnės nei nuolatiniams vertėjams taikomos sąlygos. Todėl, kai posėdžiai rengiami ne Briuselyje, to paties lygio ir tą patį darbą atliekančių vertėjų kelionės sąlygos yra nevienodos. Pagal IACI susitarimus su kitomis tarptautinėmis organizacijomis PKVŽ taikomos tokios pat kelionės išlaidų atlyginimo sąlygos, kaip ir panašaus lygio nuolatiniams darbuotojams (22).

64.

Pagal Komisijos nustatytų IACI ir ES institucijų susitarimo įgyvendinimo taisyklių 10 straipsnį (23) PKVŽ, pateikusiam patvirtinančius dokumentus, gali būti pilnai kompensuota už keičiamą ir kompensuojamą IATA bilietą, įsigytą mažiausiu tarifu, kuriam netaikomos kvotos. Įgyvendinimo taisyklėse, kurios taikomos Liuksemburge įsikūrusiose ES institucijose dirbantiems PKVŽ (24), taip pat numatyta panaši sąlyga.

65.

Susitarimas turėtų būti pakeistas siekiant užtikrinti, kad paprastai PKVŽ būtų mokama ne didesnė suma nei ta, kuri atitinka bilieto su apribojimais (t. y. bilieto, įsigyto mažiausiu tarifu) kainą. Tačiau ši suma taip pat turi būti sumokėta neatvykus dėl ligos, posėdžio atšaukimo atveju ar dėl bet kurios kitos nuo PKVŽ nepriklausančios priežasties.

Parlamentas

66.	Išnagrinėjus PKVŽ atliktų mokėjimų pavyzdį, paaiškėjo, kad daugumai lėktuvu keliaujančių PKVŽ buvo atlyginta už verslo klasės bilietą, nors nėra jokių dokumentų, patvirtinančių būtinybę įsigyti tokį bilietą.

67.	Nors taisyklėse numatyta, kad PKVŽ neturi teisės gauti visos dienpinigių sumos, jei atitinkamomis sąlygomis nuolatinis darbuotojas gautų tik dalį tokių dienpinigių, vis tik visa dienpinigių suma yra išmokama net už trumpesnius nei 12 valandų laikotarpius (25).

Vertimo žodžiu generalinis direktoratas

68.	Išnagrinėjus 17 lėktuvu keliavusių PKVŽ atliktų mokėjimų pavyzdį, paaiškėjo, kad keturiems iš jų buvo atlyginta už verslo klasės bilietą, nors nėra jokių dokumentų, patvirtinančių būtinybę įsigyti būtent tokį bilietą.

Palyginimas su kitomis tarptautinėmis organizacijomis

69.

Pastovus 483,98 eurų per dieną tarifas, kurį 2004 m. patyrusiems vertėjams žodžiu mokėjo Europos institucijos, atitinka dabartines rinkos sąlygas privačiame sektoriuje. Tačiau tai yra mažiau už bendrą vidutinį tarifą, kurį moka kitos tarptautinės organizacijos, taip pat pasirašiusios susitarimus su IACI. Skirtumą galima paaiškinti tuo, kad ES institucijos gali pasiūlyti daug didesnes darbo apimtis ir ilgesnės trukmės sutartis, taip pat tuo, kad su institucijomis bendradarbiaujantiems vertėjams taikomas palankus mokesčių režimas (PKVŽ moka Bendrijos mokestį, todėl yra atleidžiami nuo nacionalinių pajamų mokesčių).

70.

Nors taikomas bendras tarifas yra mažesnis, grynoji suma, kurią laisvai samdomi vertėjai gauna iš Vertimo žodžiu generalinio direktorato ir Parlamento, dėl palankesnio mokesčių režimo yra didesnė nei grynoji suma, uždirbama privačiame sektoriuje ar kitose tarptautinėse organizacijose. Tai reiškia, kad ES institucijos PKVŽ gali taikyti aukštesnius standartus, tačiau jos taip pat privalo atidžiai stebėti rinką, kad nepermokėtų įdarbinamiems PKVŽ.

71.	Kitaip nei minėtosios Europos institucijos, Ekonominio bendradarbiavimo ir plėtros organizacija moka mažiau, jei posėdžiai atšaukiami, pasibaigia anksti ir jei posėdžiai yra bendro ar netechninio pobūdžio (26).

Vertimo žodžiu kokybė

Parlamentas

72.	Audito Rūmų atliktos politinių grupių apklausos metu nebuvo nustatyta jokių skundų dėl vertimo žodžiu paslaugų kokybės, patikimumo ar naudingumo, tačiau buvo nurodyta, kad nustatytoji trijų su puse valandos vertimo žodžiu seanso trukmė yra per daug ribojanti.

Komisija ir Taryba

73.

Apie 1,2 % vertimo seansų ataskaitų 2003 m (27). ir 0,5 % ataskaitų 2004 m. minimi neoficialūs skundai, pirmiausiai dėl kalbų vartojimo tvarkos. Kaip teigiama 2001 m. nepriklausomų ekspertų atliktame ir Vertimo žodžiu generalinio direktorato pateiktame vertimo žodžiu paslaugų kokybės vertinime, į kurį įtraukta ir Komisijos bei Tarybos posėdžiuose (su vertimu žodžiu) dalyvavusių delegatų apklausa, 91 % šių delegatų buvo patenkinti Vertimo žodžiu generalinio direktorato vertimo žodžiu kokybe. Buvo teigiama, kad didžiausias trūkumas – žinios apie posėdžių metu aptartus klausimus. Atrodo, kad ši problema buvo susijusi tuo, jog posėdžių dokumentai buvo išplatinti vėlai arba apskritai nepateikti – apklausti vertėjai nurodė tai kaip didžiausią problemą. Daugiau nei pusė vertėjų žodžiu išreiškė nepasitenkinimą dėl dokumentų. Konkrečiai nurodyta problema – dokumentų aktyviomis kalbomis nebuvimas.

74.	Nuo 2003 m. ketvirtojo ketvirčio Vertimo žodžiu generalinis direktoratas reikalauja, kad posėdžių organizatoriai po kiekvieno posėdžio užpildytų trumpas anketas. 94 % iš jų teigė esą labai patenkinti arba patenkinti Vertimo žodžiu generalinio direktorato paslaugomis ir vertimo žodžiu kokybe.

75.

Tai auditoriams iš esmės patvirtino keli Tarybai pirmininkavusių valstybių narių centrinių koordinavimo padalinių vadovai (toliau – Tarybai pirmininkavusios šalies koordinatorius) ir posėdžius Komisijoje užsakantys asmenys. Vertimo žodžiu kokybė beveik vienbalsiai buvo paminėta kaip pagrindinis Vertimo žodžiu generalinio direktorato privalumas.

76.

Vertimo žodžiu kokybę ir nuoseklumą padeda užtikrinti tai, kad Vertimo žodžiu generalinio direktorato vertėjai gali naudotis internete pateiktais daugiakalbiais daugelio sričių glosarijais. Kita vertus, posėdžių dokumentai dažnai pateikiami tik anglų kalba, todėl patiems vertėjams ją tenka papildyti atliekant paiešką duomenų bazėse. Be to, kokybę galima gerinti sudarant stabilesnes vertimo žodžiu grupes keletui vienas po kito rengiamų posėdžių. Tai ypač taikytina daugeliui techninių posėdžių.

77.

Be to, kaip vienas iš Vertimo žodžiu generalinio direktorato svarbiausių privalumų buvo nurodyta tai, kad Vertimo žodžiu generalinio direktorato pareigūnai yra visada pasirengę padėti. Jei Vertimo žodžiu generalinis direktoratas savo savaitinių tarpininkavimo ar koordinavimo posėdžių metu iš dalies ar visiškai atmeta prašymą atlikti vertimą žodžiu, tai užsakytas posėdis paprastai yra perkeliamas į kitą savaitę arba surengiamas pasitelkiant mažesnį kalbų derinį. Todėl teigiama, kad žymus komitetų ar darbo grupių darbo tempų sulėtėjimas yra itin retas atvejis.

78.	Audito Rūmų surengtuose pokalbiuose su Komisijos ir Tarybos klientais dažniausiai minimas trūkumas, kaip ir Parlamento atveju, – vertimo žodžiu seansų trukmės apribojimas trimis su puse valandos.

79.	Taryba nėra įdiegusi sistemos vertimo žodžiu kokybei įvertinti ir nustatyti, ar delegatai buvo patenkinti.

80.

Audito Rūmų auditorių apklausti šalių, pirmininkavusių Tarybai 2002–2003 m., koordinatoriai vertimo žodžiu kokybę beveik vienbalsiai paminėjo kaip pagrindinį Vertimo žodžiu generalinio direktorato privalumą. Oficialūs posėdžių organizatorių ar delegacijų skundai yra itin reti. 2002 ir 2003 m. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas gavo vos po keturis ar penkis tokius skundus, iš kurių tik po du kiekvienais metais buvo susiję su vertimo žodžiu kokybe.

81.

Tarybai pirmininkavusios šalies koordinatoriai taip pat manė, kad Vertimo žodžiu generalinio direktorato nustatytas reikalavimas prašymus pateikti prieš šešias savaites yra per daug griežtas, todėl neįmanoma išvengti vėlesnių pakeitimų. Taip pat buvo teigiama, kad aiškesni ir išsamesni Generalinio sekretoriato nurodymai raštu, pateikiami Tarybai pirmininkaujančios šalies koordinatoriui ir posėdžių organizatoriams, leistų pagerinti posėdžių planavimą ir išvengti dažnų posėdžių atšaukimų, ypač pirmosiomis pirmininkavimo savaitėmis.

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Tvarka, taikoma siekiant užtikrinti, kad teikiamų vertimo žodžiu paslaugų apimtys neviršytų realių poreikių

82.

Audito metu nustatyta, kad šios institucijos per pastaruosius penkerius metus sugebėjo apriboti išlaidas vertimui žodžiu, nepaisant to, kad 2004 m. gegužės mėn. oficialių kalbų skaičius išaugo nuo 11 iki 20. Komisijos ir Tarybos įdiegtos sistemos padeda užtikrinti, kad vertimo žodžiu paslaugos būtų teikiamos tik tada, kai jų iš tiesų reikia. Geriausią šių institucijų praktiką turėtų imti taikyti ir Parlamentas (15–29 dalys).

Gebėjimai teikti visas reikiamas vertimo žodžiu paslaugas

83.	Vertimo žodžiu poreikiai, susiję su kalbomis, oficialių kalbų statusą turėjusiomis iki plėtros, yra patenkinami, tačiau nepakanka vertėjų žodžiu, kurie verstų iš naujųjų oficialių kalbų arba į jas (30–32 dalys).

84.

Išaugus darbo kalbų skaičiui iškyla praktinių ir finansinių problemų, kurias galima išspręsti tik užtikrinant vertimo žodžiu paslaugų poreikių ir su tuo susijusių išlaidų kontrolę. Po mažų šalių įstojimo smarkiai išaugo paklausa mažose vertimo žodžiu rinkose, kuriose pasiūla yra gana ribota; dėl to vis sudėtingiau patenkinti visus prašymus atlikti vertimą žodžiu. EPSO nuolatinių naujųjų kalbų vertėjų konkursai pasibaigė jau po plėtros, tačiau jų metu nebuvo atrinkta pakankamai tinkamų kandidatų ES vertimo žodžiu poreikiams patenkinti (30–31 dalys).

Vertimo žodžiu išlaidos

85.

Apie 80 % vertimo žodžiu išlaidų tenka vertėjų atlyginimams. Papildomos išlaidos yra susijusios su valdymu, administravimu, mokymu, informacinėmis technologijomis ir kt. Audito Rūmai apskaičiavo, kad 2003 m. Parlamento ir Vertimo žodžiu generalinio direktorato suteiktų vertimo žodžiu paslaugų išlaidos iš viso atitinkamai sudarė apie 57 ir 106 milijonus eurų. ES institucijų, įskaitant Teisingumo Teismą, vertimo žodžiu išlaidos iki Europos Sąjungos plėtros iš viso sudarė apie 170 milijonų eurų. Vienos vertimo žodžiu dienos išlaidos Parlamente yra daug didesnės nei Vertimo žodžiu generaliniame direktorate, daugiausiai dėl Parlamento posėdžių organizavimo būdo (33–41 dalys ir II priedas).

86.	Nors jau buvo imtasi priemonių vertimo žodžiu išlaidoms apriboti ir sumažinti, esama galimybių sutaupyti dar daugiau, jei posėdžiai būtų organizuojami geriau, ypač jei būtų pateikiama kuo mažiau vėlyvų pakeitimų ir atšaukimų (42–51 dalys).

87.	Be to, institucijos turėtų peržiūrėti savo vertimo žodžiu išteklių rezervų politiką, siekdamos kuo labiau sumažinti su tuo susijusias išlaidas (45 dalis).

88.

Kaip nurodyta 44 ir 49 dalyse, 2003 m. Parlamente ir Taryboje išleista daugiau kaip 6 milijonai eurų vertimo žodžiu užsakytoms paslaugoms, kuriomis buvo nepasinaudota dėl posėdžių atšaukimo. Be to, posėdžiai buvo atšaukiami ir Komisijoje, tačiau dėl 46 dalyje nurodytų priežasčių atšaukimo išlaidų negalima apskaičiuoti.

89.

Vertimo žodžiu paslaugas savo, Tarybos ir kitų institucijų reikmėms Komisija teikia per Vertimo žodžiu generalinį direktoratą. Kitoms institucijoms už vertimo žodžiu išlaidas pateikiamos sąskaitos yra veiksminga priemonė ištekliams valdyti; tačiau Audito Rūmai nustatė, kad pateikiamų sąskaitų tarifai neatspindi visų išlaidų. Nors toks neatitikimas ir neturi tiesioginio poveikio ES biudžetui, jis gali nulemti netinkamus sprendimus dėl turimų išteklių panaudojimo.

90.	Norint daugiau sutaupyti, būtina griežčiau taikyti susitarimą su IACI, toliau integruoti kompiuterines sistemas ir užtikrinti glaudesnį tarpinstitucinį bendradarbiavimą.

91.

Susitarimo su IACI srityje būtina apsvarstyti galimybę sudaryti sutartį, pagal kurią jie galėtų naudotis nuolatiniams darbuotojams taikoma tvarka. Jungtinių Tautų pavyzdys rodo, kad įmanoma centralizuoti laisvai samdomų vertėjų kelionių tvarką (28). Minėtojo susitarimo 19 straipsnio pagrindu galima pradėti konsultacijas su IACI susitarimui šiuo aspektu iš dalies pakeisti (63–71 dalys). Taip pat būtina apsvarstyti galimybę susitarti su kelionių agentūromis, oro bendrovėmis, viešbučiais ir t. t. dėl specialių įkainių PKVŽ.

92.

Nėra visiškai aiški bendra nuolatinių vertėjų žodžiu ar PKVŽ vertimo žodžiu paslaugų teikimo politika, ir tai priklauso nuo įvairių veiksnių: posėdžių pasiskirstymo per savaitę ir metus, galimybės pasitelkti vietinius laisvai samdomus vertėjus žodžiu, reikalingų kalbų kombinacijų, atstumo tarp vertėjų žodžiu nuolatinės darbo vietos ir posėdžio vietos ir t. t. Apskritai vietinių PKVŽ paslaugos kainuoja mažiau nei nuolatinių vertėjų žodžiu paslaugos, o nevietinių PKVŽ paslaugos vidutiniškai kainuoja brangiau (39–41 dalys).

Vertimo žodžiu kokybė

93.	Klientai paprastai yra patenkinti teikiamų vertimo žodžiu paslaugų kokybe (72–75 dalys), nors daugelis klientų pageidavo, kad posėdžių trukmė būtų nustatoma lanksčiau.

Galimi pokyčiai

94.	Būtina nepriklausomai įvertinti, ar naudingiau sukurti vieną bendrą tarpinstitucinę tarnybą, kuri teiktų vertimo žodžiu paslaugas visoms ES institucijoms, ar tiesiog gerinti tarpinstitucinį bendradarbiavimą (58 dalis).

95.

Po kiekvienos Europos Sąjungos plėtros auga darbo kalbų skaičius, o vertimo žodžiu paslaugų poreikiai tampa sudėtingesni. Ši ataskaita rodo, kad institucijos, net ir neabejodamos dėl būtinybės taikyti daugiakalbystės principą, sugeba imtis pragmatiškų veiksmų vertimo žodžiu išlaidoms apriboti ir kontroliuoti. Audito Rūmai rekomenduoja, kad šios institucijos ir toliau to siektų.

Šią ataskaitą Audito Rūmai priėmė Liuksemburge 2005 m. rugsėjo 22 d. įvykusiame posėdyje.

Audito Rūmų vardu

Pirmininkas

Hubert WEBER

(1) 1958 m. balandžio 15 d. Tarybos reglamentas Nr.1, nustatantis kalbas, kurios turi būti vartojamos Europos ekonominėje bendrijoje (OL 17, 1958 10 6, p. 385/58), su pakeitimais.

(2) Iki ES plėtros 2004 m. gegužės mėn. Vertimo žodžiu generalinis direktoratas samdė beveik 500, Parlamentas – per 200, o Teisingumo Teismas – 33 nuolatinių vertėjų žodžiu.

(3) Laisvai samdomiems vertėjams apibūdinti taip pat taikomas prancūziškas akronimas AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

(4) Europos Bendrijų pareigūnų tarnybos nuostatai ir kitų Europos Bendrijų tarnautojų įdarbinimo sąlygos yra įtvirtintos Tarybos reglamente (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (OL L 56, 1968 3 4, p. 1), su paskutiniais pakeitimais, padarytais Reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 723/2004 (OL L 124, 2004 4 27, p. 1).

(5) Statistiniais tikslais vertėjo žodžiu darbo dieną Vertimo žodžiu generalinis direktoratas apibrėžia kaip du pusdienius, kurių metu vertėjas žodžiu bent šiek tiek vertė (t. y. išskyrus kelionę ir visą kitą veiklą). Kadangi Vertimo žodžiu generalinis direktoratas, Parlamentas ir Taryba naudoja skirtingus metodus vertėjo darbo dienų skaičiui apskaičiuoti, auditoriai pakoregavo kitų institucijų duomenis, kad juos būtų galima palyginti su Vertimo žodžiu generalinio direktorato duomenimis, siekiant nustatyti kiekvienos institucijos dalį ir apskaičiuoti vertimo dienos išlaidas.

(6) 1998 m. buvo pasirinkti kaip atskaitos metai palyginimui palengvinti, kadangi 1998 ir 2003 m. – tai metai prieš Parlamento rinkimus ir Komisijos atnaujinimą. Be to, tiek vienais, tiek kitais metais oficialių kalbų skaičius buvo toks pat (11), kadangi priešpaskutinė ES plėtra įvyko 1995 m.

(7) Aktyvios kalbos – tai kalbos, į kurias verčiama žodžiu. Pasyvios kalbos – tai kalbos, kuriomis gali būti kalbama posėdyje. Jei aktyvių ir pasyvių kalbų skaičius skiriasi, posėdyje egzistuoja asimetrinis kalbų derinys. Pavyzdžiui, 7 ir 6 kalbų derinys – tai derinys su 7 pasyviomis ir 6 aktyviomis kalbomis.

(8) Remiantis hipoteze, kad ši problema kilo tik vienai delegacijai. Vidutiniai vertėjo žodžiu darbo dienos kaštai yra nurodyti 4 lentelėje.

(9) „Algoé Consultants“, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lionas–Ekuli, 2001 m. birželio 26 d.

(10) Tarybos generalinio sekretoriaus ir Vyriausiojo įgaliotinio bendrai užsienio ir saugumo politikai 2004 m. balandžio 7 d. sprendimas Nr. 56/04 dėl vertimo žodžiu Europos Vadovų Taryboje, Taryboje ir parengiamuosiuose organuose, SN 1327/04 REV 1.

(11) Gerai vertimo žodžiu kokybei užtikrinti paprastai reikalaujama, kad ES vertėjai žodžiu verstų tik į savo gimtąją kalbą. Dėl didelio darbo kalbų skaičiaus labai sunku rasti vertėjų visoms kalbų kombinacijoms.

(12) Tai Vertimo žodžiu generalinio direktorato vartojamo prancūziško termino „mise à disposition“ (MAD) vertimas. Sąskaitos visiems vertėjams žodžiu, kurių paslaugos užsakomos ir neatšaukiamos likus bent šešioms darbo dienoms iki posėdžio, yra išrašomos kaip PTP.

(13) Tiesioginės išlaidos – nuolatinių vertėjų ir PKVŽ atlyginimai, įskaitant kelionpinigius ir dienpinigius.

(14) Netiesioginės išlaidos apima visas kitas su vertimu žodžiu susijusias išlaidas: vadovybės ir darbuotojų, atsakingų už planavimą, finansus, žmogiškųjų išteklių valdymą ir kitas administravimo užduotis, atlyginimai; mokymo, informacinių technologijų ir biuro išlaidos ir t. t.

(15) 2003 m. vidutinės bendro vertimo žodžiu dienos išlaidos (1 081 euras prieš apmokestinimą ir pensijų įmokų mokėjimą arba 1 046 eurai po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo) yra daug didesnės už PTP išlaidas, kadangi pirmieji apima daugiau pridėtinių išlaidų nei Vertimo žodžiu generalinio direktorato skaičiuojamos išlaidos; be to, skaičiuojant vidutines išlaidas įtraukiamos tik visos vertimo žodžiu įvykusiuose posėdžiuose dienos (arba du pusdieniai), o skaičiuojant PTP išlaidas, kaip nurodyta 35 dalyje, įtraukiami ir atšauktieji bei pusės dienos posėdžiai, už kuriuos sąskaitos pateikiamos posėdžių organizatoriams.

(16) Vietinių PKVŽ nurodyta nuolatinė darbo vieta yra mažiau nei 60 kilometrų nuo posėdžio vietos.

(17) „PriceWaterhouseCoopers“, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 2001 m. spalio 5 d.

(18) „GERI“ sistemoje vertėjų žodžiu darbo matavimo vienetas yra pusdienis. Kai šioje sistemoje posėdis yra anuliuojamas, tam posėdžiui priskirti vertimo žodžiu pusdieniai automatiškai yra nurodomi kaip posėdžiui skirto vertėjo žodžiu „nutraukti pusdieniai“ (demi-journée suspendue). Jei toks vertėjas yra paskiriamas į kitą posėdį, tai kodą „nutraukta“ pakeičia naujojo posėdžio kodas. Tuo būdu pagal GERI visų „demi-journées suspendues“ suma yra pusdieniais išreikštos „vertimo žodžiu išteklių tikrasis praradimas“.

(19) „Numanomas“ budėjimas nuo „įvardyto“ budėjimo skiriasi tuo, kad pastarasis atitinka rezervo grupių, kurios planingai sudaromos neatvykusiems vertėjams pakeisti, narių funkcijas. Pagal nustatytas darbo sąlygas („Nuolatiniams vertėjams taikomos sąlygos“, SCIC (87)25) vertėjai žodžiu per dvi savaites gali būti paskirti dirbti posėdžiuose ne daugiau kaip 18 vertimo seansų (3,5 valandos trukmės pusdieniams).

(20) Vidutines vertimo žodžiu dienos išlaidas sudaro visos pirmiau apskaičiuotos Vertimo žodžiu generalinio direktorato išlaidos po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo (106 milijonai eurų), padalintos iš vertėjų žodžiu darbo dienų sumos (101 000) ir įvardyto budėjimo atvejų (21 000).

(21) CITI ad hoc darbo grupės ataskaita, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Briuselis, 2002 4 22.

(22) IACI ir koordinuojamų organizacijų susitarimo dėl konferencijų vertėjų žodžiu, kuriems atlyginama už darbo dieną, įdarbinimo sąlygų (Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées) 15 straipsnyje teigiama, kad, jei nenurodoma ir nesusitariama kitaip, kelionės išlaidoms taikomos kiekvienos organizacijos taisyklės; tai patvirtinta IACI ir Europos Tarybos papildomo susitarimo 2 straipsnyje, kuriame nurodyta, kad darbo reikalais keliaujančiam Europos Tarybos personalui taikomos kelionių ir išlaidų atlyginimo sąlygos taikytinos ir vertėjams žodžiu.

IACI ir Jungtinių Tautų susitarimo (2000–2005) 13 straipsnis: „Jei šiame susitarime nenurodoma kitaip, kelionės taisyklės, taikomos panašios trukmės misijose dalyvaujantiems samdančiosios organizacijos nuolatiniams darbuotojams, galioja ir tokios organizacijoms laisvai samdomų vertėjų kelionėms. (…)“.

(23) Europos Komisija, Tam tikrų susitarimo nuostatų įgyvendinimo taisyklės (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

(24) Liuksemburge įsikūrusiose institucijose dirbantiems laisvai samdomiems konferencijų vertėjams taikomų taisyklių įgyvendinimo nuostatos (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), § III. Kelionės išlaidos.

(25) 8 dalyje minimo susitarimo 9 straipsnio 2 pastraipoje teigiama, kad „dienpinigiai ir papildomi dienpinigiai, mokami vertėjams žodžiu, kurie nėra institucijos darbuotojai, turi būti lygūs misijų dienpinigiams, kuriuos LA4 ir LA8 pareigūnams moka palankiausią tarifą taikanti institucija. Vertėjams žodžiu, kurių sutartims taikomas C.E.O.S. 78 straipsnis, galioja juos užsakiusioje institucijoje nustatytas tarifas.“

(26) Žr. „2003 m. EPBO laisvai samdomų vertėjų žodžiu įdarbinimo terminus bei sąlygas“.

(27) Žr. 23 dalį.

(28) Taip pat žr. IACI ir Jungtinių tautų susitarimo (2000–2005) 14 straipsnį: „Sutartį vertėjui žodžiu siūlanti organizacija informuoja vertėją apie numatomą kelionės tvarką. Jei vertėjas žodžiu sutinka pasirašyti sutartį, jis sutinka ir su nustatyta kelionės tvarka, nebent tokia organizacija mano, kad dėl profesinių tokio vertėjo įsipareigojimų prieš sutartį ir po sutarties jo dalyvavimas taikant tokią tvarką būtų neįmanomas. (…)“.

I PRIEDAS

Parlamentui, Komisijai ir Tarybai taikytinos nuostatos

Parlamentas

Pagal Parlamento darbo tvarkos taisyklių 138 straipsnį visi nariai turi teisę Parlamente kalbėti savo pasirinkta oficialia kalba. Pasisakymai viena iš oficialių kalbų sinchroniškai verčiami žodžiu į kitas oficialias kalbas. Tame pačiame straipsnyje taip pat nurodyta, kad vertimas žodžiu teikiamas iš oficialių kalbų, kuriomis naudojasi ir kurių pageidauja kiekvieno komiteto ar delegacijos nariai, ir į tas kalbas. Faktiškai visuose plenariniuose posėdžiuose ir kai kuriuose didelių politinių grupių posėdžiuose žodžiu verčiama iš visų oficialių ES kalbų ir į jas (11 aktyvių ir pasyvių kalbų iki plėtros ir 19 – po plėtros, kadangi maltiečių kalbos vertėjų nepakanka). Parlamento komitetų posėdžiuose žodžiu verčiama į visas komiteto narių kalbas.

Komisija

Komisijos darbo tvarkos (1) ir jos įgyvendinimo taisyklės (2) kalbų vartojimo atžvilgiu yra lankstesnės. Pačios Europos Komisijos posėdžiuose žodžiu verčiama tik į tris kalbas (anglų, prancūzų ir vokiečių). „Komitologijos komitetuose“ (3) kalbų skaičius yra skirtingas, atsižvelgiant į nacionalinių delegatų prašymus. Daugeliu atveju šiuose komitetų posėdžiuose vertimas žodžiu teikiamas nuo trijų iki septynių kalbų.

Taryba

Pagal Tarybos reglamentą Nr. 1 ir Tarybos darbo tvarkos taisyklių 14 straipsnį vertimas žodžiu į visas kalbas (11 aktyvių ir pasyvių kalbų iki plėtros ir 20 kalbų – po plėtros) teikiamas ministrų posėdžiuose. Coreper (Nuolatinių atstovų komiteto) posėdžiuose vartojamos tik trys aktyvios ir pasyvios kalbos (anglų, prancūzų ir vokiečių). Įvairiems kitiems parengiamiesiems organams (komitetams, grupėms, darbo grupėms) konkretus kalbų derinys nustatomas tokių organų įkūrimo metu. Tarybos generalinis sekretoriatas kiekvieno organo kalbų derinį nurodo konkrečioje nomenklatūroje.

Tarybos generalinio sekretoriato Konferencijų padalinys, gavęs Tarybai pirmininkaujančios šalies prašymą, kiekvienam posėdžio prašymui automatiškai pagal nomenklatūrą priskiria atitinkamą kalbų derinį. Vertimo žodžiu generalinis diretoratas patenkina visus prašymus atlikti vertimą žodžiu, jei bendras prašymų su vertimu žodžiu skaičius ir vertėjų žodžiu skaičius neviršija lygio, nustatyto 2002 m. gruodžio mėn. Komisijos (Vertimo žodžiu generalinio direktorato) ir Tarybos „Paslaugų lygio susitarime“ (PLS), kuris sudarytas pagrindiniams abiejų šalių įsipareigojimams įforminti.

(1) Komisijos darbo tvarkos taisyklės, C(2000) 3614 (OL L 308, 2000 12 8, p. 26).

(2) Komisijos darbo tvarkos įgyvendinimo taisyklės, C(2001) 1.

(3) Patariamiesiems komitetams, valdymo komitetams ir priežiūros komitetams taikomas 1999 m. birželio 28 d. Tarybos sprendimas 1999/468/EB, nustatantis Komisijos naudojimosi jai suteiktais įgaliojimais tvarką (OL L 184, 1999 7 17, p. 23) ir pakeičiantis Sprendimą 87/373/EEB (OL L 197, 1987 7 18, p. 33).

II PRIEDAS

Audito Rūmų parengtas išlaidų apskaičiavimo metodas

Kaip apskaičiavo Audito Rūmų auditoriai, visos Vertimo žodžiu generaliniam direktoratui tenkančios biudžeto išlaidos (išlaidos prieš apmokestinimą ir pensijų įmokų mokėjimą) prilygsta visoms išlaidoms, kurias Vertimo žodžiu generalinis direktoratas taiko kitoms institucijoms pateikiamų sąskaitų tarifams nustatyti, ir pridėtinėms išlaidoms (išlaidoms, susijusioms su vadovybe ir pagalbiniu personalu, dalyvaujančiu biudžeto ir finansinių klausimų, žmogiškųjų išteklių valdymo ir bendrojo administravimo veikloje), neįtrauktoms į Vertimo žodžiu generalinio direktorato skaičiavimus.

Iš „išlaidų prieš apmokestinimą ir pensijų įmokų mokėjimą“ atskaičius Bendrijos mokestį, kurį moka nuolatiniai vertėjai žodžiu bei PKVŽ, ir pridėjus menamas darbdavių pensijų įmokas nuolatiniams vertėjams žodžiu (kurios yra dvigubai didesnės nei pačių pareigūnų įmokos) (1), gaunamos Bendrijos biudžeto išlaidos (išlaidos po apmokestinimo ir pensijų įmokų mokėjimo). Į biudžeto išlaidas, susijusias su PKVŽ, jau yra įtrauktos pensijų įmokos, kurias išorės subjektui moka pats PKVŽ ir ES institucijos.

(1) Pagal Tarnybos nuostatus 83 straipsnio 2 dalį kas mėnesį iš pareigūnų atlyginimo atskaitoma įmoka, atitinkanti trečdalį pensijų sistemos finansavimo išlaidų. Atitinkamai „darbdavio įmoka“ yra dvigubai didesnė.

EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI

V.	Prieš teikdamas vertimo žodžiu paslaugas, Vertimo žodžiu direktorato posėdžių ir konferencijų skyrius tikrina, ar prašymai atitinka galiojančias taisykles.

VII.

Europos Parlamentas pažymi, kad kaip politinė institucija jis privalo nedelsdamas reaguoti į įvairias politines situacijas, kurių dažnai neįmanoma numatyti. Siekiant nustatyti veiksmingesnę teisinę bazę teikti vertimo žodžiu paslaugas, 1999 m. buvo priimtas elgesio taisyklių kodeksas, kuris 2004 m. buvo atnaujintas.

Šioje ataskaitoje minimų kitų dviejų institucijų rengiamiems posėdžiams ne visuomet reikia vertimo žodžių paslaugų, tačiau Parlamento posėdžiams šios paslaugos paprastai yra reikalingos (1).

VIII.

Rengiamos komitetų ir delegacijų posėdžių vertimo seansų ataskaitos; šias ataskaitas ruošiamasi rengti ir kitų posėdžių, įskaitant frakcijų, atvejais.

Dėl techninių sunkumų nebuvo galima nuolat rengti vertimo seansų ataskaitų, kurios padeda geriau informuoti vertimo žodžiu paslaugų vartotojus. Nuo 2005 m. rugsėjo administracija įsipareigoja pagerinti esamą padėtį.

19.

Net jei ir Europos Parlamento nariai privalėtų iš anksto patvirtinti savo dalyvavimą posėdyje, atsirastų kitų sunkumų siekiant laikytis posėdžio vertimo žodžiu kalbų aprašymo, įskaitant įsipareigojimą teikti vertimo paslaugas posėdžiuose dalyvaujantiems ministrams, Komisijos nariams ar kviestiniams ekspertams.

20–21.

Vertimo žodžiu tarnybos nuolat tikrina vartotojų vertimo žodžiu paslaugų poreikį; siekiant užtikrinti optimaliausią išteklių panaudojimą, nuo 2004 m. rugsėjo mėn. peržiūrimos komitetų ar delegacijų posėdžių ataskaitos; netrukus bus galima pasitelkti ir frakcijų posėdžių ataskaitas.

Vartotojai (komitetai ir delegacijos) nuolat atnaujina savo posėdžių vertimo žodžiu kalbų aprašymą, kad Vertimo žodžiu direktoratas galėtų tinkamai panaudoti turimus išteklius. Ši informacija bus reguliariai siunčiama Biurui, kad jis, jei reikia, galėtų nuspręsti įgyvendinti tam tikrus pokyčius.

30.	Europos Parlamentas pažymi (Darbo tvarkos taisyklių 139 straipsnis), kad po paskutinės ES plėtros nėra užtikrinamas pakankamas vertimas į naujas oficialias kalbas dėl to, kad trūksta kvalifikuotų vertėjų, už kurių profesinį rengimą yra atsakingos valstybės narės.

31.

Nors EPSO tarnybos organizuotas konkursas, skirtas įdarbinti maltiečių kalbos vertėjus žodžiu, buvo nesėkmingas, Strasbūre vykstančiose sesijose yra verčiama į maltiečių kalbą pasitelkus laisvai samdomus vertėjus žodžiu; 2006 m. Briuselyje vykstančiose sesijose taip pat bus verčiama į maltiečių kalbą; šias vertimo žodžiu paslaugas užtikrins pagal ES institucijų finansuojamą mokymo programą parengti maltiečių kalbos vertėjai žodžiu.

33–34.

Europos Parlamento tarnybos apskaičiuoja laisvai samdomų vertėjų žodžių teikiamų paslaugų tiesiogines išlaidas remdamosi galiojančiomis taisyklėmis ir nuolat peržiūri bei atnaujina vidutines laisvai samdomų vertėjų žodžių darbo dienos išlaidas.

EP tarnybos įsipareigoja išanalizuoti ir galbūt pritaikyti Audito Rūmų siūlomą išlaidų apskaičiavimo metodą, siekdamos atnaujinti turimą informaciją apie bendras teikiamų paslaugų išlaidas, įskaitant ir EP nuolat dirbančių vertėjų žodžiu teikiamų paslaugų išlaidas bei sukurti reikiamus išteklius tvarkyti šią informaciją.

38.	Europos Parlamente ir Vertimo žodžiu generaliniame direktorate apskaičiuotas vertimo žodžiu dienos išlaidų skirtumas išsamiai paaiškinamas kitame punkte (39 punktas), kuriame Audito Rūmų ataskaitoje apžvelgiami EP veiklą apibūdinantys tam tikri apribojimai.

39.

Faktą, kodėl tam tikrą savaitės dalį ar dieną rengiama daug posėdžių (39 punkto c papunktis), galima paaiškinti tuo, kad frakcijos privalo paisyti pakeitimų pateikimo terminų prieš juos atiduodant versti vertėjams raštu. Įtraukus 9 naujas kalbas tapo būtina perkelti šį pakeitimų pateikimo terminą iš ketvirtadienio ryto į trečiadienio vakarą prieš sesiją, todėl ypač padaugėjo posėdžių trečiadienį.

Vertimo žodžiu tarnybos supranta būtinybę gerinti išteklių panaudojimą, todėl intensyviau bendradarbiauja tarpusavyje, kad galėtų bendrai naudotis nuolatinių vertėjų žodžiu paslaugomis ir tikisi toliau taikyti šią praktiką ypač tuomet, kai parlamentinės veiklos yra palyginus mažai.

2004 m. už Parlamento komitetų ir delegacijų posėdžių organizavimą atsakingiems skyriams pavyko surengti daugiau posėdžių ketvirtadienių popietėmis.

Vėlyvi EP posėdžiai (39 punkto d papunktis) vyksta remiantis politinių organų priimtais sprendimais dėl darbo organizavimo; tokie posėdžiai dažniausiai vyksta per Strasbūro ir Briuselio sesijas, kartais vėlyvus posėdžius rengia Biudžeto komitetas, kai priimamas biudžetas, ir taikinimo komitetai. Šie posėdžiai sudaro labai nedidelę viso darbo krūvio dalį, be to, yra neatskiriama 25 valstybių narių parlamentinės institucijos veiklos dalis.

42.

Brangios pagal vėlai pateiktą prašymą teikiamos vertimo žodžiu paslaugos atspindi Europos Parlamento veiklai būtiną organizacinį lankstumą.

Kaip pažymėta pirmiau pateiktame atsakyme į VII punktą, posėdžiai gali būti skubiai šaukiami todėl, kad Parlamentas privalo reaguoti į įvairius politinius įvykius.

43.

Vėlai pateikiami posėdžių, kuriems buvo paskirti vertėjai žodžiu, atšaukimai ir tobulesnis veiklos planavimas – tai su išlaidomis susiję veiksniai, kuriuos vertimo tarnybos nuolat primena paslaugų vartotojams. Buvo nuspręsta, kad vartotojų sąmoningumas turėtų būti labiau ugdomas nuolat informuojant juos apie tokių paskutiniu momentu atšaukiamų posėdžių išlaidas. Tačiau Audito Rūmų pateikiami skaičiai turėtų būti vertinami objektyviai siekiant išvengti bet kokių nesusipratimų. Paprastai posėdžius sudaro daug kitų trumpesnių tą pačią dieną rengiamų posėdžių (koordinatorių, Biuro, darbo grupių, kt.); vieno ar daugiau tokių posėdžių atšaukimas neturi jokios neigiamos įtakos biudžetui, jei vertėjai žodžiu vertė kituose tos dienos trumpuosiuose posėdžiuose. Be to, skaičiuojant posėdžių atšaukimo atvejus taip pat buvo įtraukti ir „techniniai“ atšaukimai, kurie taip pat neturi jokios įtakos vertimo žodžių paslaugų biudžetui. Šie atšaukimai tiesiog reiškia, kad buvo atidėtas posėdžio laikas, pakeista vieta ar kalbos, į kurias prašoma užtikrinti vertimą.

44.

Administruojant vertimo žodžiu paslaugas svarbu suderinti biudžeto procedūrų taikymą, susijusį su išmokomis laisvai samdomiems vertėjams žodžiu (laisvai samdomiems vertėjams žodžiu mokamas nustatytas dienos užmokestis, net jeigu jie verčia tik viename trumpame posėdyje) ir Parlamento darbotvarkės sudarymą, kada būtų galima paskirstyti veiklą pusdieniui ar dar trumpesniems laikotarpiams. Taigi vertimo žodžiu paslaugų išlaidos turi labai nedidelį arba neturi jokio poveikio biudžetui, kai atšaukiamas vienas trumpas dienos posėdis arba darbo grupės posėdis, tačiau vertėjai žodžiu, kurių paslaugų buvo prašoma, vertė kituose posėdžiuose tą pačią dieną (vidutiniškai 70 % vertėjų žodžiu galima paskirti dirbti kituose posėdžiuose, kai posėdžiai, per kuriuos buvo prašoma vertėjų žodžiu paslaugų, atšaukiami). Taigi pagal Parlamento apskaičiavimus užsakytų, bet nepanaudotų vertimo žodžiu paslaugų išlaidos 2003 m. sudarė mažiau nei 5 % visų sutelktų vertimo žodžiu išteklių (56 298 vertėjų žodžiu darbo dienos) arba šiek tiek daugiau nei pusę Audito Rūmų minėtų procentų ir išlaidų.

55.

Europos Parlamentas džiaugiasi pasiekta tarpinstitucinio bendradarbiavimo pažanga vertimo žodžiu srityje. Tačiau neapsiribojama vien tik „Chêne ataskaitoje“ pateiktomis rekomendacijomis: vykdomi taip pat nuolatinių vertėjų žodžiu, verčiančių į senąsias oficialias kalbas, ad hoc mainai.

Tam tikri tarp institucijų vyraujantys vertėjų žodžių darbo sąlygų skirtumai neleidžia sklandžiai keistis nuolatiniais darbuotojais. Šis klausimas dar svarstomas.

56.

Nepaisant galimo lėšų taupymo ar veiksmingumo didinimo, reikia pažymėti, kad trys vertimo žodžiu tarnybos egzistuoja tam, kad patenkintų kiekvienos institucijos ypatingus ir tik joms būdingus poreikius.

Institucijų darbo kalendoriai galėtų būti labiau suderinti siekiant pagerinti veiklos našumą ir vertimo žodžiu paslaugų prieinamumą, ypač naujų oficialių kalbų atveju.

57.

Konkurencija visiškai nesietina su užmokesčiu, nes jis yra bendrai nustatytas visoms ES institucijoms pagal profesinį susitarimą.

Suprasdami veiksmingesnio žmogiškųjų išteklių panaudojimo svarbą (žr. 57 punkto b papunktį) institucijų generaliniai sekretoriai ėmė intensyviau bendradarbiauti ir įdiegė bendrą nuolatinių vertėjų žodžiu paslaugų teikimo programą; tikimasi toliau bendradarbiauti šioje srityje.

Pradėjusios bendrai valdyti laisvai samdomų vertėjų žodžiu sąrašą ir labiau konsultuodamosi viena su kita rengdamos savo darbotvarkes, institucijos gali dalytis laisvai samdomų vertėjų žodžiu kelionių išlaidas ir toliau bendradarbiaudamos tobulinti šią sritį.

58.

Europos Parlamento politinis ir veiklos savarankiškumas negali būti suderinamas su tokia vertimo žodžiu organizavimo praktika, kai Parlamento pateikti vertimo žodžiu paslaugų per oficialius posėdžius prašymai turėtų būti patvirtinti administraciniais sprendimais, nes tai taptų neišvengiama tvarkant turimus išteklius; trumpai tariant, Parlamento organizuojamiems posėdžiams būtų pradėtas taikyti savotiškas techninis arbitražas. Taigi Parlamentas negali pritarti minčiai steigti vieną bendrą tarnybą, atsakingą už vertimo žodžiu paslaugų teikimą visoms institucijoms.

Beje, 2002 m. po išsamaus „Chêne ataskaitoje“ institucijų generaliniams sekretoriams pateiktos išvados skelbė, kad reikia skatinti institucijų darną ir sąveiką, užuot sujungus tarnybas.

Galiausiai, kalbant apie lėšas, bendros už vertimo žodžiu paslaugų teikimą visoms institucijoms atsakingos tarnybos įkūrimas nesumažins papildomų išlaidų, atsirandančių dėl Parlamento posėdžių organizavimo (misijų į Strasbūrą ir kitų misijų išlaidos, objektyvūs veiksniai, kuriuos Audito Rūmai apibūdina kaip pagrįstus). Taip pat vargu, ar įkūrus tokią tarnybą padaugėtų tam tikrų kalbų profesionalių vertėjų žodžiu skaičius.

62.

Europos Parlamentas visada siekė 50/50 santykio tarp laisvai samdomų vertėjų žodžiu (vadinamųjų PKVŽ – pagalbiniai konferencijų vertėjai žodžiu) ir nuolatinių vertėjų; toks santykis be abejonės yra palankus PKVŽ tuomet, kai esama daugiausia darbo, tačiau 2004 m. santykis stabilizavosi ties nuolatiniams vertėjams tenkančiais 52 % ir atitinkamai 48 % – PKVŽ.

63.

Parlamento administracija, ypač įsteigus bendrą už mokėjimus PKVŽ atsakingą skyrių, ėmėsi kruopščiau tikrinti PKVŽ kelionės išlaidas.

Siekiama taikyti mažiausius įmanomus tarifus kartu laikantis galiojančių taisyklių ir kiek įmanoma labiau suderinti mokėjimus su nuolatiniams vertėjams žodžiu taikomais kriterijais.

Europos Parlamentas kartu su kitomis institucijomis yra pasirengęs iš naujo derėtis dėl susitarimo su IACI.

64–65.

Šiuo metu galiojančio Susitarimo įgyvendinimo taisyklių 10 straipsnyje nurodyta lėktuvo bilieto rūšis („keičiamas ir kompensuojamas IATA bilietas, įsigytas mažiausiu tarifu, kuriam netaikomos kvotos“) neatitinka bilieto su apribojimais rūšies.

Tačiau prireikus, Parlamentas gali kompensuoti kelionės išlaidas, remdamasis sumažinto tarifo bilietu, kuriam taikomi apribojimai, taip pat įsipareigoja kompensuoti su kelionės išlaidomis susijusias nuobaudas, kurias vertėjai žodžiu patyrė dėl darbo Parlamente.

Administracija ragina PKVŽ atsižvelgti į šiuos veiksnius ir dažniau kreiptis į su Europos Parlamentu bendradarbiaujančią kelionių agentūrą, kuriai yra pavesta taikyti suderėtus įkainius arba geriausius tuo metu turimus kainos pasiūlymus.

Be to, tam tikrais atvejais ir kai kuriais maršrutais (pvz., Briuselis – Strasbūras per EP sesijas) keičiamo bilieto negalima įsigyti pigesne nei verslo klase.

66.	Bendradarbiaudama su 2004 m. spalio mėn. įsteigtu bendru už mokėjimus PKVŽ atsakingu skyriumi Parlamento administracija įkūrė padalinį, skirtą prižiūrėti su PKVŽ įsipareigojimais susijusias išlaidas.

67.

Tiesa, kad Parlamentas visada taikė Susitarimo 9 straipsnio 2 dalies nuostatas, o ne taisykles dėl dienpinigių sumos dalies išmokėjimo manydamas, kad pagrindinis tikslas yra užtikrinti vienodą mokėjimo apskaičiavimą.

Naujuose tarnybos nuostatuose numatyti atskirai dienpinigiai ir išmoka už apgyvendinimą. Dar kartą apsvarsčius Susitarimą su IACI, šios nuostatos turėtų tapti aiškesnės.

72.	Trijų su puse valandų vertimo žodžiu seanso trukmė yra nustatyta įprastiems posėdžiams. Jei vartotojai pageidauja, seansas gali būti pratęstas iki keturių valandų ar ilgiau, kartu šiam tikslui pasitelkiant daugiau vertėjų.

82.	Europos Parlamento tarnybos, kurios naudojasi vertimo žodžiu paslaugomis, išanalizuos geriausią kitų institucijų praktiką siekdamos pagerinti savo veiklos organizavimą, tačiau nepamiršdamos atsižvelgti į VII punkte minėtus politinius aspektus.

83–84.

Institucijos deda daug pastangų ieškodamos naujų profesionalių vertėjų žodžiu ir teikdamos papildomus mokymus tam, kad būtų patenkinti vertimo žodžiu poreikiai, susiję su naujomis oficialiomis kalbomis. Tačiau svarbu pabrėžti, kad naujoms valstybėms narėms tenka pagrindinis vaidmuo ruošiant lingvistus.

85–86.

EP pageidaujama visiška daugiakalbystė reikalauja didelių išlaidų, kurios galėtų būti geriau kontroliuojamos atsižvelgiant į Parlamento veiklos organizavimo būdą ir optimaliausią posėdžių planavimą. Šių išlaidų taip pat atsiranda dėl su darbo organizavimu susijusių politinių sprendimų (kalendoriai ir darbo vieta).

87.

EP vertimo žodžiu direktoratas laikosi minimalistinės politikos dėl vertimo žodžiu išteklių rezervo. Paprastai yra numatyta tik viena rezervo vertėjų žodžiu grupė dienai ir tik tuomet, kai yra daugiausia užduočių; galiausiai, šios vertėjų žodžiu komandos paslaugomis yra iš dalies arba visiškai pasinaudojama.

88.	Žiūrėti Parlamento atsakymą į 44 punktą.

90–91.

Parlamento administracija šiuo metu griežčiau taiko susitarimą su IACI, toliau integruodama IT sistemas ir stiprindama tarpinstitucinį bendradarbiavimą; planuojama ir toliau vykdyti šiuos veiksmus.

Parlamentas yra pasirengęs iš naujo derėtis dėl susitarimo.

92.

EP mano, kad jam yra reikalinga nuolatinių vertėjų žodžiu tarnyba, kad būtų užtikrintas jo savarankiškumas ir nepriklausomumas šioje srityje.

Be to, retkarčiais įtemptos darbotvarkės metu pasitelkus laisvai samdomus vertėjus žodžiu galima susitvarkyti su turimomis užduotimis ir kartu kontroliuoti biudžeto išlaidas.

Parlamento manymu, 50/50 santykis tarp nuolatinių ir laisvai samdomų vertėjų žodžiu paslaugų prieinamumo yra priimtiniausias kompromisas atsižvelgiant į tarnybos savarankiškumą ir lankstumą.

93.

Politiniai ir Parlamento organai sprendžia dėl posėdžių trukmės; šis susitarime nustatytas laikas, t. y. trys su puse valandos, gali būti pratęstas, kaip minėta 72 punkte.

Vertimo žodžiu tarnyba turi patenkinti visus taisykles atitinkančius prašymus; šiuo tikslu ji skiria vertėjus žodžiu versti posėdžiuose remdamasi galiojančiomis darbo sąlygas apibrėžiančiomis taisyklėmis.

94.	Parlamento politinės valdžios organai privalo nuspręsti, ar jie nori turėti savo savarankišką vertėjų žodžiu tarnybą, kuri kartu intensyviai bendradarbiautų su kitomis institucijomis, ar pageidautų kurti vieną bendrą tarnybą, kuri teiktų vertimo žodžiu paslaugas visoms institucijoms.

(1) Europos Parlamento darbo tvarkos taisyklių 138 straipsnyje nustatyta, kad:

„1.	Visi Parlamento dokumentai sudaromi oficialiomis kalbomis.

2.	Visi Parlamento nariai turi teisę Parlamente kalbėti jų pasirinktomis oficialiomis kalbomis. Viena iš oficialių kalbų sakomos kalbos yra sinchroniškai verčiamos į visas oficialias kalbas ir į kitas kalbas, dėl kurių būtinumo nusprendžia biuras.

3.	Komiteto ir delegacijos posėdžiuose žodžiu verčiama į tas ir iš tų oficialių kalbų, kurias vartoja ir kurių pareikalauja tikrieji ir pavaduojantys to komiteto ar delegacijos nariai.

Komiteto ar delegacijos posėdžiuose, vykstančiuose kitose nei įprasta darbo vietose, žodžiu verčiama į tas ir iš tų oficialių kalbų, kuriomis kalbantys nariai yra patvirtinę savo dalyvavimą posėdyje. Toks režimas išimtiniais atvejais gali būti lankstesnis, susitarus komiteto ar delegacijos nariams. Jei susitarti nepavyksta, sprendžia biuras.“

TARYBOS ATSAKYMAI

Tarybos generalinis sekretoriatas palankiai vertina Europos Audito Rūmų pranešimą dėl ES institucijų vertimo žodžiu išlaidų, kuriuo remiantis galima toliau racionalizuoti naudojimąsi vertimo žodžiu paslaugomis ateityje.

Pastabos apie kai kuriuos pranešimo punktus

10./11.

1 lentelėje ir 10 bei 11 punktuose pateiktose analizėse nevisiškai paaiškinamas vertimo žodžiu dienų skaičiaus Taryboje 1998–2002 m. padidėjimas (+9 %). Pagrindinė šio padidėjimo priežastis – smarkiai išaugusi Tarybos veikla ir padidėjęs posėdžių, vykusių Taryboje per tą laikotarpį, skaičius (+39 %) (žr. 1 lentelę).

1 lentelė

Tarybai suteikto vertimo žodžiu dienų skaičius, įskaitant naujų valstybių narių kalbas, palyginti su posėdžių skaičiumi (indeksas 1998 = 100)

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Tarybos posėdžiai	100	105,8	112,2	132,7	139	135,8	124,8
Tarybai suteikto vertimo žodžiu dienos	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9

Dėl vertimo žodžiu dienų skaičiaus Taryboje 2004 m. sumažėjimo –13 % reikėtų pažymėti, kad 2004 m. –8 % sumažėjo posėdžių skaičius. Be to, turi būti atsižvelgiama į šiuos veiksnius:

—	remiantis Generalinio sekretoriaus-vyriausiojo įgaliotinio sprendimu Nr. 56/04 nuo 2004 m. gegužės 1 d. vertimo žodžiu paslaugos buvo teikiamos mažesniam posėdžių skaičiui,

—	senosios valstybės narės (buvusios ES 15) 2004 m. pateikė mažiau nei anksčiau prašymų dėl vertimo žodžiu,

—	vertimo žodžiu generalinis direktoratas negalėjo patenkinti visų prašymų dėl vertimo žodžiu į naujas kalbas.

28.	Reikėtų dar pažymėti, kad iš Tarybos biudžeto taip pat finansuojama 50 % Nuolatinių atstovų komiteto posėdžių vertimo žodžiu išlaidų.

35.	Kiekviena analizė, grindžiama „MAD“ sąvoka, yra labai abejotina, nes „MAD“ apibrėžimui trūksta aiškumo ir jis metams bėgant dažnai keitėsi. apibrėžimui trūksta aiškumo ir jis metams bėgant dažnai keitėsi.

49.

Reikėtų paminėti, kad net jei Taryba atšaukia posėdį, kuriam buvo užsakytas vertimas žodžiu ir už jį sumokėta, tai nereiškia, kad vertėjams žodžiu tuo metu nereikės dirbti. Remiantis Tarybos patirtimi, Vertimo žodžiu generalinis direktoratas gali tuos vertėjus žodžiu paskirti ir juos paskiria į kitus Komisijos arba kitų institucijų, kurioms Vertimo žodžiu generalinis direktoratas teikia paslaugas, posėdžius.

94.	Tarybos generalinis sekretoriatas remia mintį atlikti nepriklausomą įvertinimą dėl galimos naudos, kuri būtų gaunama sukūrus vieną bendrą tarpinstitucinę tarnybą, teikiančią vertimo žodžiu paslaugas visoms ES institucijoms.

KOMISIJOS ATSAKYMAI

SANTRAUKA

Vertimo žodžiu GD užtikrina daugiakalbį bendravimą, kuris yra Bendrijos sprendimų priėmimo proceso pagrindas. Jis užtikrina vienodą požiūrį į visų valstybių narių kalbas, suteikdamas kiekvienai valstybei narei galimybę kalbėti institucijose savo oficialiąja (-iomis) kalba (-omis). Šis direktoratas taip pat palaiko Sąjungos daugiakalbiškumą, kuris tapo jautriu politiniu klausimu. Pagrindiniai principai, kuriais Komisija vadovaujasi, teikdama vertimo žodžiu paslaugas – realių poreikių tenkinimas, aukšta kokybė, išteklių turėjimas ir ekonomiškumas.

II.

Atsižvelgdama į principą ekonomiškai tenkinti realius vertimo paslaugų poreikius, Komisija privalo turėti aukščiausios kvalifikacijos vertėjų žodžiu, kurių paslaugų reikia dėl politinio Europos Sąjungos veiklos pobūdžio. Vertimo žodžiu GD samdo nuolatinius vertėjus žodžiu, kad galėtų užtikrinti institucijoms reikalingų aukštos kokybės vertimo žodžiu paslaugų tęstinumą. Kai vertimo žodžiu poreikis viršija Vertimo žodžiu GD pasiūlą, pasamdomi tokios pačios kvalifikacijos laisvai samdomi pagalbiniai konferencijų vertėjai žodžiu (PKVŽ).

Iš principo Komisijos Vertimo žodžiu GD labai atidžiai išnagrinėja vertimo žodžiu prašymus ir suteikia kitoms tarnyboms informaciją apie kalbas, kurios nebuvo vartojamos bet kuriame konkrečiame posėdyje. Šis direktoratas taip pat derina savo veiklą su Komisijos tarnybomis, kad tiek, kiek galima numatyti, galėtų teikti tik reikiamų kalbų vertimo paslaugas.

VI.

Vidutinė 1 046 eurų suma už vieno vertėjo žodžiu darbo dieną – tai bendra suma, į kurią įeina šios išlaidos: nuolatinių vertėjų žodžiu mokymas, parama nacionalinėms mokymo įstaigoms, informuotumo gerinimas institucijų viduje ir už jų ribų bei konsultacijos, apibrėžiant daugiakalbio bendravimo techninių aspektų politiką.

VIII.

Vertimo seansų ataskaitose pateikiama išsami informacija apie konkrečiame posėdyje vartotas kalbas, ir tokios ataskaitos buvo parengtos 82,5 % posėdžių, kuriuose buvo teikiamos Vertimo žodžiu GD paslaugos. Vertimo žodžiu GD informuoja apie išteklių eikvojimą generalinius direktoratus, kurie pakartotinai prašo vertimo žodžiu iš kalbų, kurios vėliau nevartojamos.

ĮVADAS

Komisija nori pabrėžti, kad ji jau keletą metų tiesiogiai teikia vertimo žodžiu paslaugas Sąjungos Tarybai pirmininkaujančioms šalims (joms paprašius ir jų sąskaita) tuose posėdžiuose, kuriuos organizuoja pirmininkaujančios šalys ir kurių neapima pirmininkaujančios šalies ir Tarybos susitarimai. Šie posėdžiai sudarė didelę Vertimo žodžiu GD veiklos dalį.

Vertimo žodžiu GD samdo nuolatinius vertėjus žodžiu (pareigūnus), kad galėtų užtikrinti institucijoms, kurioms ji teikia paslaugas, reikalingų aukštos kokybės vertimo žodžiu paslaugų tęstinumą. Nuolatiniai vertėjai žodžiu taip pat vaidina esminį vaidmenį mokymo ir atrankos veikloje, jau nekalbant apie kokybės kontrolės sritį. Turint nuolatinių vertėjų žodžiu, taip pat galima sudaryti stabilias grupes aukšto lygio, politiškai jautriems arba labai specialiems techniniams posėdžiams, o tai yra labai svarbus veiksnys norint šiais atvejais užtikrinti kokybišką vertimą žodžiu.

10.

2004 m. gegužės mėn. Ministrų Taryba įvedė vertimo žodžiu „pagal pareikalavimą“ sistemą, kuri bendrai sumažino pageidaujamo vertimo žodžiu apimtį. Ši tendencija vyravo 2005 m. pirmuosius keturis mėnesius, nes bendras rezultatas lygus 2004 m. to paties laikotarpio rezultatui, kai tuo tarpu kalbų, į kurias ir iš kurių prašoma vertimo žodžiu, skaičius išaugo nuo 11 iki 20. Tačiau su šia sistema susijusi didesnė darbo krūvio svyravimo rizika, dėl kurios sunku užtikrinti optimalų išteklių panaudojimą. Be to, reikia atidžiai stebėti šios sistemos poveikį vertimo žodžiu paslaugų prieinamumui, nes turi būti išlaikomas stabilus minimalus veiklos lygis, kad būtų užtikrintas reikiamas darbuotojų skaičius ir kokybė norint patenkinti vertimo paslaugų poreikį, kai jis labiausiai padidėja.

AUDITO TIKSLAS IR TAIKYMO SRITIS

13.

Kad PKVŽ kelionės išlaidos būtų kuo mažesnės, būtina prieš šešias savaites planuoti posėdžius, tačiau vėliau dėl to kai kurie posėdžiai gali būti atšaukti, nes daugelis delegacijų mano, kad šis išankstinio pranešimo laikotarpis yra per ilgas.

Atšaukus posėdį, jei įmanoma, vertėjai žodžiu tuoj pat paskiriami į kitus posėdžius. Naujoje sistemoje, kuri paremta vertimo žodžiu seansų skaičiavimu ir kurią nekantrauja įgyvendinti Vertimo žodžiu GD, būtų tinkamai atsižvelgta į atšauktus posėdžius ir aiškiau matytųsi tiek vertimo prašymų, tiek jų atšaukimų išlaidos.

PASTABOS

15.

1984 m. Komisija priėmė „realių poreikių“ tenkinimo principu pagrįstas procedūras ir jas patvirtino 2002 m., numatydama skirtumą tarp politinio ir techninio pobūdžio posėdžių. Vertimo žodžiu GD aktyviai stebi kalbų vartojimą posėdžiuose, reikalaudamas, kad vertėjų grupės vadovas užpildytų vertimo seanso ataskaitą, ir sistemingai informuodamas posėdžių organizatorius apie užsakytas, bet posėdžio metu nevartotas kalbas, skatindamas realių poreikių politiką. Tai, kad nesinaudojama vertimo į vieną ar kitą kalbą paslaugomis, priklauso nuo posėdžio eigos ir kitų veiksnių, nepriklausančių nei nuo vertimo žodžiu tarnybų, nei nuo posėdžių organizatorių. Kai vertimo žodžiu paslaugų prašo kitos institucijos, Vertimo žodžiu GD negali nuspręsti, ar reikia vertimo iš vienos ar kitos kalbos, ir negali numatyti, kokiomis kalbomis bus iš tikrųjų kalbama ar kokių kalbų klausomasi.

23.

Vertimo žodžiu GD deda visas pastangas, kad parūpintų prašomų kalbų vertimą, ir neturi įgaliojimų daryti įtaką kalbos režimui, nustatytam dėl politinių priežasčių. Negalima numanyti, kad nebus klausomasi kažkurios kalbos vertimo. Dėl nenumatytų situacijų delegatai posėdyje gali kalbėti ne savo gimtąja kalba arba tiesiog nuspręsti visai nekalbėti, nors ir klausosi vertimo. Tačiau kai paaiškėja, kad nereikia vertimo į tam tikrą kalbą, atsakingasis vertėjas kreipiasi į Planavimo padalinį, kuris pašalins tą kalbą iš aktyvių kalbų sąrašo ir, jei įmanoma, perskirstys vertėjus. Citatoje „1 750 apmokėtų, bet nepanaudotų vertėjų žodžiu darbo dienų“ neatsižvelgiama nei į tai, kad vertėjams žodžiu buvo iš naujo paskirtos kitos užduotys, nei į tai, kad delegacija gali klausytis vertimo, nedarydama pranešimų.

24.

Komisija atidžiai išnagrinėjo galimybę įvesti vidaus sąskaitų pateikimo sistemą Komisijos generaliniams direktoratams ir padarė išvadą, kad su tuo susijusi administracinė našta būtų neproporcinga bet kokiai galimai naudai. Tokios institucijos, kaip antai Europos Taryba ir UNESCO, kurios nuo Europos Komisijos skiriasi savo dydžiu, vertimo žodžiu apimtimi ir savo darbo kalbų skaičiumi, kurioms netrūksta vertėjų žodžiu, sudaro tik dalelę Komisijos vertimo žodžiu veiklos.

Kiekvieną savaitę vykstančių derybų metu Vertimo žodžiu GD atsižvelgia į kiekvieno GD sudarytą prioritetų sąrašą ir į visus turimus išteklius, kuriais galima disponuoti ilgesnį laikotarpį nei iki tos dienos, kurią numatytas posėdis, bei siūlo alternatyvas, kad būtų išlaikyta pusiausvyra tarp politinių poreikių ir optimalaus išteklių panaudojimo.

Tarybos įvesta vertimo „pagal pareikalavimą“ sistema negarantuoja absoliučiai stabilios paklausos, ją netgi dar sunkiau numatyti. Vertimo žodžiu GD pateikia Tarybai iš esmės fiksuotą vertimo žodžiu dienų skaičių.

Vertimo žodžiu GD šiuo metu su savo užsakovais bando naują, vertimo seansais paremtą sistemą vertimo žodžiu paslaugoms apskaičiuoti, kuri yra realesnė, nes susijusi su faktiškai panaudotais ištekliais, ir turėtų padėti sumažinti valdymo rizikos lygį. Pradėjus taikyti šią naująją sistemą, užsakovai gaus tikslesnes prognozes ir duomenis apie jiems suteiktas vertimo žodžiu paslaugas ir su tuo susijusias išlaidas.

26.

Valstybės narės turi teisę prašyti ir gauti reikiamas vertimo žodžiu paslaugas, o jų delegacijas dažnai sudaro daugiau nei vienas žmogus. Delegatų sugebėjimai kalbėti kitomis kalbomis ar jas suprasti gali skirtis ir todėl jie nevienodai naudosis vertimo žodžiu paslaugomis (pvz., kai kurie delegatai gali klausytis anglų kalba vykstančio pokalbio, bet vis tiek labiau nori kalbėti savo kalba arba kalba angliškai, bet klausosi vertimo į savo kalbą). Dėl šios priežasties sunku pasakyti, ar kalbą galima laikyti nebūtina, jei ja nebuvo kalbėta.

31.

Vertėjų žodžiu konkursai vykstant plėtrai buvo skelbiami 2003 m. balandžio mėn. pradžioje, t. y. likus 13 mėnesių iki plėtros, ir jie buvo užbaigti 2004 m. kovo-lapkričio mėnesiais atsižvelgiant į kalbą (maltiečių kalbos vertėjų žodžiu konkursas baigėsi 2003 m. gruodžio mėn., nė vienam kandidatui neišlaikius konkurso).

Dėl to, kad nepakankamai kandidatų išlaikė tam tikrų naujųjų kalbų vertėjų žodžiu konkursą, trūksta vertėjų, kurie atitiktų tarptautinius standartus.

35.

Komisijai žinomi keli trūkumai, susiję su BMA (mise à disposition, MAD) sistema, kurią ji naudoja sąskaitų savo užsakovams, t. y. institucijoms, įstaigoms ir agentūroms, siuntimui. Dėl šios priežasties ji sukūrė naują sistemą, norėdama įvertinti vertimo žodžiu paslaugų, teikiamų vadovaujantis „vertimo seansų“ koncepcija, kiekį. Ši naujoji sistema geriau atspindi realią situaciją ir Komisija pasirengusi įvesti ja paremtą sąskaitų pateikimo procesą. Dėl šios sistemos ypatybių institucijos gali tiksliau prognozuoti posėdžio išlaidas iš karto, kai jis užsakomas. Ši koncepcija 2004 m. jau buvo pateikta Tarybai, Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui bei Regionų komitetui, ir lygiagrečiai su esama BMA sistema atliekamas modeliavimas, siekiant 2006 m. oficialiai pradėti taikyti naująją vertimo seansais pagrįstą sistemą.

37–38.

Vertimo žodžiu generalinio direktorato prašymu apskaičiuota 1 046 eurų suma už vidutinę vieno vertėjo žodžiu darbo dieną – tai bendra suma, į kurią įeina šios išlaidos: mokymo, paramos švietimo programoms, informuotumo gerinimas institucijų viduje ir už jų ribų bei konsultacijos dėl daugiakalbio bendravimo techninių aspektų. Vertimo žodžiu GD siekia teikti pageidaujamas vertimo žodžiu paslaugas, siekdamas palengvinti sprendimų priėmimo procesą Europos institucijose.

40.

2003 m. daug nuolatinių vertėjų žodžiu dalyvavo pasirengimo plėtrai procese: jie dalyvavo naujųjų kalbų mokymuose, teikė pagalbą įvairiose šalių kandidačių universitetų mokymo programose ir dalyvavo konkursų vertinimo komisijose arba laisvai samdomų vertėjų egzaminuose. Be to, rengiantis plėtrai, dėl dviejų neeilinių vadovų susitikimų buvo atšaukti visi kiti Tarybos posėdžiai per šį laikotarpį. Dvi streiko dienos 2003 metais sumažino nuolatinių vertėjų žodžiu užimtumo lygį 1 %.

45.

Dėl institucijų veiklos politinio pobūdžio ir dėl to, kad reikia užtikrinti vertimo žodžiu paslaugų teikimą ir jų tęstinumą, Vertimo žodžiu GD privalo turėti tam tikrą skaičių atsarginių vertėjų žodžiu. Neturėti rezervo būtų klaida, nes jei nebūtų galima pakeisti nesančio vertėjo ir taip užtikrinti reikiamas lingvistines paslaugas su visais būtinais vertėjų keitimais, negalėtų dirbti visa vertėjų grupė. Kadangi tai, jog nėra vieno vertėjo, gali reikšti, kad teks atšaukti visą posėdį, rezervas laikomas pagrįsta rizikos valdymo priemone. Be to, atsižvelgiant į pačio vertimo žodžiu pobūdį ir norint užtikrinti aukštą kokybę, Vertimo žodžiu generalinį direktoratą saisto Darbo sąlygų sutartis, ribojanti darbo seansų, kuriuos leidžiama dirbti vertėjui, skaičių ir numato riboto budėjimo susitarimus. Reikia atkreipti dėmesį į du papildomus aspektus, kalbant apie budėjimą:

—	Dažnai sunku likusiam pusdieniui iš naujo perskirstyti nuolatinius vertėjus žodžiu, kurie pagal Tarnybos nuostatus turi teisę dirbti pusę dienos bet kurią darbo dieną.

—	Pagal Tarnybos nuostatus institucijos negali primygtinai reikalauti, kad statutiniai darbuotojai imtų atostogų konkrečiu metu, pvz., sumažėjus darbo krūviui.

Vertimo žodžiu GD jau aktyviai taiko tokią politiką, kai skatinama imti atostogas tuo laikotarpiu, kai sumažėjęs darbo krūvis, ir taip pat tuo metu rengia mokymus. Komisija ir toliau stengsis mažinti numanomas budėjimo išlaidas. Tačiau dėl pirmiau nurodytų priežasčių arba dėl to, kad kitos institucijos per vėlai atšaukė posėdžius, šioje srityje nedaug ką realiai galima sutaupyti.

46.	Komisija gali gauti informaciją apie atšauktus posėdžius ir galėtų pateikti informaciją apie vertėjų žodžiu perskirstymą, bet kadangi tai yra nuolatinis procesas, toks proceso stebėjimas užimtų laiko, o bet kokia galima nauda nekompensuotų išlaidų.

47.

Tai, kad susidarė 9 darbo dienos, per kurias mažiausiai 100 nuolatinių vertėjų žodžiu teko numanomas budėjimas, tiktai parodo, kaip keičiasi suplanuota darbotvarkė iš anksto neįspėjus apie pakitimus, ir atitinka išskirtinius atvejus: Europos Tarybos neeilinius vadovų susitikimus, dėl kurių buvo atšaukti visi kiti Tarybos posėdžiai, ir 2 streiko dienas. PKVŽ sutarčių negalima nutraukti per 60 dienų nuo sutarties pradžios, tačiau siekiant sumažinti išlaidas, šios sutartys tampa vietinėmis sutartimis. Nuolatiniai vertėjai žodžiu, kurių posėdžiai atšaukti, įtraukiami į budinčių vertėjų gretas.

48.	Vertimo žodžiu tarnybos negali nustatyti nei posėdžių tempo, nei darbotvarkių turinio. Delegatai susirenka į posėdį, kai mano, kad to reikia, o vertimo žodžiu tarnybos teikia vertimo žodžiu paslaugas, kai jų paprašoma.

54.

Vertimo žodžiu GD kainų sistema paremta vienodo dydžio norma, kuri keičiama kiekvienam užsakymo tipui; posėdžiai, kurie užsakomi iš anksto neįspėjus, posėdžiai, apie kuriuos pranešama per vėlai, savaitgaliais arba švenčių dienomis vykstantys posėdžiai kainuoja daugiau. Atšaukti posėdžiai taip pat įtraukiami į sąskaitą. Politiškai nepriimtina nustatyti skirtingas kainas skirtingoms kalboms, nes tai kenkia Sutartyje numatytam lygybės principui.

Komisijos ataskaitose nurodomas trūkumas, nes užsakovų institucijos visada mokėdavo mažiau nei visą kainą, kurią nustatydavo Vertimo žodžiu GD. Komisijai taip pat žinomi kai kurie BMA (mise à disposition, MAD) sistemos trūkumai. Dėl to ji sukūrė naują sistemą suteiktų vertimo žodžiu paslaugų apimčiai įvertinti ir greitai bus pasirengusi įvesti naują vertimo seansais pagrįstą sąskaitų pateikimo sistemą. Ši sistema geriau atspindi realią situaciją ir dėl jos ypatybių galima patikimai prognozuoti posėdžio išlaidas iš karto, kai jis užsakomas. Buvo atliktas sistemos modeliavimas ir 2004 m. sistema pateikta Tarybai, Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui bei Regionų komitetui. 2005 m. lygiagrečiai naudojamos dvi sąskaitų pateikimo sistemos, siekiant 2006 m. taikyti institucijoms vertimo seansais pagrįstą sąskaitų pateikimo sistemą.

c)	Vertimo žodžiu GD taikoma kaina tinkama tarpinstituciniam sąskaitų pateikimui, bet ji neatspindi visų išlaidų.

Paslaugų lygio susitarimas su institucijomis atitinka posėdžiams numatytas logistines galimybes ir išteklius, bet juo neužkertamas kelias paklausos sumažėjimui, nes ją nustato kiekviena institucija, atsižvelgdama į savo planavimo procesą ir politinę darbotvarkę, kuriai Komisijos vertimo žodžiu tarnybos šiuo metu neturi įtakos.

Net jei ir įvedus naująją sąskaitų pateikimo sistemą sąskaitų pateikimui reikėtų mažiau darbo sąnaudų, Vertimo žodžiu GD supranta, kad veiksmingiausiai valdyti vertimo žodžiu išteklius galima tiktai susiejus institucijų kompiuterines sistemas, ir toliau dirbs šia linkme. Dėl saugumo reikalavimų ir skirtingos institucijų sistemų architektūros reikia laiko, kad tarp institucijų būtų įdiegtas IT ryšys.

55.

Komisija džiaugiasi vertimo žodžiu tarnybų pažanga tarpinstitucinio bendradarbiavimo srityje. Pasiekta daug daugiau, nei buvo rekomenduota Chêne ataskaitoje, įskaitant mokymų sritį ir visai neseniai – ribotą apsikeitimą nuolatiniais ištekliais.

—	(ketvirta įtrauka) Dėl to, kad skirtingose institucijose vertėjams žodžiu taikomos skirtingos darbo sąlygos, nepavyksta optimaliai keistis ištekliais. Tačiau pastaraisiais metais tarnybos siekė pažangos visose tarpinstitucinio bendradarbiavimo srityse.

56.

Reali pažanga pasiekta tarpinstitucinio bendradarbiavimo srityje. Įvairios tarnybos ir toliau kiek galėdamos derina savo darbo metodus, siekdamos geriau tarpusavyje panaudoti nuolatinius išteklius ir pasidalydamos darbus išaugus darbo krūviui. Tačiau vis tiek dar galima plėtoti ir stiprinti bendradarbiavimą, akcentuotą 2002 m. ataskaitoje, kurią parengė Claude Chêne vadovaujama tarpinstitucinė darbo grupė, kad nebūtų pažeistas nė vienos institucijos politinis savarankiškumas.

57.

a)	Vertimo žodžiu tarnybų konkurenciją samdant PKVŽ riboja susitarimas su tarptautine konferencijų vertėjų asociacija AIIC, kurio laikosi visos institucijos. Tačiau samdymo tarnybų bendradarbiavimo gerinimas – aiškus šio tarpinstitucinio bendradarbiavimo plėtros etapo tikslas.

Vertimo žodžiu tarnybos stengiasi patobulinti institucijų komunikacijų sistemas, nepaisydamos su apsauga ir skirtinga institucijų IT architektūra susijusių sunkumų. Tikimasi, kad svarbi pažanga bus padaryta 2005 m. Dėl skirtingų darbo sąlygų ir kitų su personalu susijusių nuostatų dar neparengta tarpinstitucinė pasikeitimo vertėjais žodžiu politika, bet tarnybos dirba, siekdamos panaikinti šias kliūtis. Tačiau patikimą paslaugų lygį galima užtikrinti tik privalomais, o ne ad hoc sprendimais.

Dabartinė organizacinė sistema jau suteikia galimybę pavieniais atvejais sumažinti kelionės išlaidas, pasinaudojant tuo, kad kita institucija gretimoms dienoms yra įdarbinusi nevietinių PKVŽ. Tikimasi, kad 2005 m. rugsėjo mėn. institucijose jau veiks geras IT ryšys, padėsiantis joms keistis informacija apie turimus laisvai samdomus vertėjus žodžiu ir bendrai valdyti šių vertėjų veiklą.

d)	Bendras laisvai samdomų vertėjų žodžiu išteklių valdymas, įskaitant atranką, akreditaciją, kokybės kontrolę ir apmokėjimą, veiks visapusiškai, kai po tebevykstančio bandymo etapo 2005 m. rugsėjo mėn. skirtingų institucijų IT sistemose atsiras galimybė bendradarbiauti tinkle.

58.

Norint sukurti bendrą tarpinstitucinę tarnybą, teikiančią vertimo žodžiu paslaugas visoms ES institucijoms, reikėtų, kad institucijos priimtų politinį sprendimą. Komisija mano, kad gilinant tarpinstitucinį bendradarbiavimą, būtų galima pasiekti masto ekonomijos ir sutaupyti lėšų, nepažeidžiant institucijų savarankiškumo, kalbant apie biudžetą, darbuotojus ir galimybę pritaikyti prioritetus pagal politinę darbotvarkę. Norint įvertinti vienos bendros vertimo žodžiu tarnybos pranašumus, palyginti su tarpinstitucinio bendradarbiavimo tobulinimu, reikėtų, kad kitos institucijos aiškiai pareikštų, jog nori dirbti taip, o ne toliau tobulinti tarpinstitucinį bendradarbiavimą. Iš tiesų didžiulėmis pastangomis ir su dideliais ištekliais jau apjungiamos mokėjimo įstaigos, kuriamas bendras akredituotų laisvai samdomų vertėjų žodžiu sąrašas ir rengiami bendri konkursai ir akreditavimo testai. Šios pastangos turėtų būti apjungtos ir stiprinamos, o rezultatai analizuojami: prieš priimant sprendimą dėl tolesnių veiksmų, reikia atlikti išsamią naudos ir ekonomijos analizę.

59.

Dėl nevienodo vertimo žodžiu prašymų skaičius kiekvienais metais skiriasi ir nuolatinių vertėjų žodžiu bei laisvai samdomų vertėjų žodžiu vidutinis santykis. Pvz., rengiantis plėtrai buvo skiriama mažiau vertimo žodžiu užduočių nuolatiniams vertėjams žodžiu, nes tam tikras skaičius vertėjų jau buvo šalyse kandidatėse, kur padėjo rengtis plėtros procesui. Papildomi darbuotojai dalyvavo naujųjų kalbų vertėjų akreditavimo testų vertinimo komisijoje. Kalbant apie tas kalbas, reikia turėti omenyje, kad vertimo žodžiu tarnybų darbas šiuo metu labai priklauso nuo akredituotų laisvai samdomų vertėjų, ir bendras pastarųjų santykis kitų vertėjų atžvilgiu išaugo nuo 2004 m. gegužės 1 d.

60.

Santykis negali pakisti per vieną naktį. Tačiau įmanoma planuoti ilgesniam laikotarpiui. Dėl kalbų kombinacijų vertimo žodžiu tarnybos negali taikyti griežtų proporcijų, kadangi vertėjai žodžiu moka nevienodai kalbų ir labai dažnai nuolatiniai vertėjai žodžiu moka daugiau kalbų nei laisvai samdomi vertėjai. Nuolatinių vertėjų žodžiu taip pat reikia, siekiant užtikrinti kokybės kontrolę, veiklos tęstinumą posėdžių metu ir konfidencialumą politiškai jautriuose posėdžiuose.

61.

2003 m. buvo organizuotas konkursas graikų kalbos vertėjams, o 2006 m. numatytas portugalų kalbos vertėjų konkursas. Vietinių ir nevietinių laisvai samdomų vertėjų žodžiu santykis pasikeitė, kai Taryba pradėjo taikyti vertimo „pagal pareikalavimą“ sistemą. Šiuo metu samdoma daugiau vietinių laisvai samdomų vertėjų žodžiu, nes nevietiniai pakeitė savo nuolatinę darbo vietą ir persikėlė į Briuselį, ir dėl to galima smarkiai sumažinti išlaidas.

63.

Didesnės PKVŽ kelionės išlaidos patiriamos dėl Komisijos įsipareigojimo griežtai taikyti Sutarties sąlygas ir laikytis sąlygų, pagal kurias ji privalo padengti kelionės išlaidas. PKVŽ raginami pirkti pigiausius bilietus, suteikiant informaciją apie kelionių kainas, tuo tarpu nuolatiniai vertėjai žodžiu gali naudotis institucijoms taikomomis bilietų kainomis.

68.	Vertimo žodžiu GD privalo laikytis Sutarties sąlygų ir tvarkos, pagal kuriuos PKVŽ nebūtina įrodyti, kad jis pirko pigiausią bilietą. Kai laikomasi Sutarties sąlygų, Vertimo žodžiu GD turi apmokėti bilietą. Oro linijų bendrovės komercinė politika taip pat turi įtakos bilietų kainai.

70.

Vertimo žodžiu GD negali lanksčiai stebėti rinkos sąlygų, nes jis saistomas Sutarties sąlygų. Samdant PKVŽ, iš tiesų taikomi dideli reikalavimai ir užtikrinama kokybė, laikantis Sutarties dėl vertėjų žodžiu darbo sąlygų. Dažnai teikiamos ataskaitos apie PKVŽ darbo kokybę, ir jie visi yra išlaikę akreditacijos testą, kad būtų įtraukti į tarpinstitucinį laisvai samdomų vertėjų žodžiu sąrašą. Jie taip pat gali dalyvauti mokymuose esant nedideliam darbo krūviui.

71.	Dabartinėje sutartyje nenumatyta galimybė mokėti mažiau, jei atšaukiami posėdžiai. Tačiau Komisija moka mažiau savo PKVŽ nei kitos tarptautinės institucijos.

73.

Vertimo žodžiu GD žino, kad institucijos, kurioms jis teikia vertimo žodžiu paslaugas, labai patenkintos jų kokybe. GD stengiasi išlaikyti savo kokybės reputaciją, pavyzdžiui, rengdamas teminius mokymus. Be to, išorės bendrovė atlieka geresnio dokumentų pateikimo tyrimą, siekiant pagerinti dokumentų pateikimą vertėjams žodžiu iki posėdžių. Galutinės ataskaitos šiuo klausimu tikimasi 2005 m.

76.

Laikomasi nustatytos politikos nekeisti vertėjų grupių, sudarytų darbui sunkiuose posėdžiuose, nors tai ne visada įmanoma dėl nenumatytų atvejų ar turimų tam tikrų išteklių.

Taikoma „savanoriško dalyvavimo“ sistema (vertėjai žodžiu gali pareikšti norą dalyvauti tam tikruose posėdžiuose) ir kreipiamas dėmesys į tai, kad būtų išlaikytos stabilios grupės.

78.

Vertimas žodžiu – tai labai specializuota, didelio susikaupimo reikalaujanti profesija. Norint užtikrinti kokybišką darbą, būtinos specialios darbo sąlygos. Nustatyti apribojimai: ne ilgiau kaip 4 valandų darbas ryte, privaloma 90 minučių pietų pertrauka ir eilinės darbo dienos pabaiga 18:30 val., – tai priemonės, kurios taikomos, norint laikui bėgant užtikrinti vertimo žodžiu kokybę. Tačiau galima susitarti dėl to, kad būtų tęsiamas darbas po 18.30 val., posėdžio organizatoriams iš anksto pateikus paprastą prašymą.

81.

Siekdama užtikrinti geriausią kokybės ir kainos santykį, Komisija mano, kad apie vertimo žodžiu poreikį reikėtų pranešti prieš 6 savaites, kad būtų galima tinkamai prognozuoti, gerai planuoti ir valdyti išteklius. Dėl to gali kilti sunkumų kitoms institucijoms, bet Vertimo žodžiu GD stengiasi spręsti problemas, atsižvelgdamas į kiekvieną atvejį. Kai vertimo prašymas pateikiamas vėlai, patiriamos didesnės išlaidos.

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

82.	Komisija pažymi, kad buvo pripažintos jos pastangos apriboti vertimo žodžiu išlaidas per penkerius pastaruosius metus.

83.

Plėtra – tai išankstinio planavimo reikalaujantis procesas. Nors Vertimo žodžiu GD gerokai iš anksto ėmėsi veiksmų informuotumui gerinti visose naujose valstybėse narėse ir teikė didelę paramą rengiant ir organizuojant konferencijų vertimo žodžiu mokymus, vis dar trūksta vertėjų žodžiu, ypač iš kai kurių naujųjų kalbų. Tačiau Komisija negali perimti pirminės valstybių narių atsakomybės suteikti vertimo žodžiu kvalifikaciją ir garantuoti tinkamos kvalifikacijos vertėjų žodžiu pasiūlą.

84.

Vertėjų žodžiu konkursai vykstant plėtrai buvo skelbiami 2003 m. balandžio mėn. pradžioje, t. y. likus 13 mėnesių iki plėtros, ir baigėsi 2004 m. kovo-lapkričio mėnesiais, atsižvelgiant į kalbą (maltiečių kalbos vertėjų žodžiu konkursas baigėsi 2003 m. gruodžio mėn., nė vienam kandidatui neišlaikius konkurso).

Dėl to, kad nepakankamai kandidatų išlaikė tam tikrų naujųjų kalbų vertėjų žodžiu konkursą, trūksta vertėjų, kurie atitiktų tarptautinius standartus.

86.

Vertimo žodžiu tarnybos teikia kokybiško vertimo žodžiu paslaugas, kai reikia ir kada reikia. Organizatoriams atšaukus posėdžius, jos imasi veiksmų, perskirstydamos atsilaisvinusius vertėjus kitiems posėdžiams. Komisija mano, kad apie vertimo žodžiu poreikį reikėtų pranešti prieš 6 savaites, kad būtų galima tinkamai prognozuoti, gerai planuoti ir valdyti išteklius. Dėl to kartais gali kilti sunkumų kitoms institucijoms, bet Vertimo žodžiu GD sprendžia bet kokias problemas, atsižvelgdamas į konkretų atvejį.

87.

Tam tikri vertimo žodžiu ištekliai laikomi kaip budintys, taip siekiant valdyti riziką ir išvengti išlaidų posėdžių atšaukimo atveju bei suteikti galimybę Vertimo žodžiu GD laikytis privalomų kokybės, išteklių turėjimo ir veiklos tęstinumo reikalavimų. Kalbant apie institucijų, kurioms Vertimo žodžiu GD teikia paslaugas, politinį pobūdį, jeigu GD negalėtų laikytis šių reikalavimų, jis neatliktų savo paskirties.

88.	Vertimo žodžiu GD galėtų gauti informacijos apie atšaukiamus posėdžius ir pateikti duomenis apie vertėjų žodžiu perskirstymą, bet kadangi tai yra nuolatinis procesas, šis didelis informacijos stebėjimo darbas užimtų laiko. Išlaidos papildomiems darbuotojams panaikintų bet kokią gautą naudą.

89.

Pripažįstama, kad sąskaitų tarifas, nors ir tinka tarpinstituciniam sąskaitų pateikimui, yra mažesnis nei reikėtų, kad būtų atsižvelgta į visas išlaidas, kadangi sutartą tarifą derybomis nustato Vertimo žodžiu GD ir jo instituciniai klientai. Be to, Vertimo žodžiu GD negalėjo nebeteikti vertimo žodžiu paslaugų dėl to, kad nebuvo susitarta dėl sąskaitų tarifo.

90.

Turint omenyje Komisiją, griežtai taikomas Susitarimas su tarptautine konferencijų vertėjų asociacija AIIC, ir pagal dabartines sąlygas nebegalima papildomai sutaupyti lėšų. Komisija mano, kad papildomai lėšų galima sutaupyti tik iš naujo apsvarsčius Susitarimą. Tolesnė kompiuterinių sistemų integracija ir glaudesnis tarpinstitucinis bendradarbiavimas vyksta nuo 2002 m. ir bus tęsiamas kaip vienas iš svarbiausių Komisijos prioritetų konferencijų vertimo žodžiu srityje.

91.

Komisija sutinka, kad reikėtų iš naujo apsvarstyti susitarimą su AIIC, siekiant taikyti panašius kelionės susitarimus laisvai samdomiems vertėjams žodžiu ir nuolatiniams vertėjams žodžiu. Tačiau kalbant apie specialias sutartis su kelionių agentūromis, oro linijų bendrovėmis ar viešbučiais, Vertimo žodžiu GD mano, kad neveiksminga taikyti tokį patį metodą, kaip taiko Personalo ir administracijos generalinis direktoratas (ADMIN GD). Iš naujo apsvarsčius susitarimą, taip pat būtų galima gauti papildomos naudos, jei būtų aptarta, kaip PKVŽ atlyginimo struktūrą suderinti su pagal administracijos reformą nuolatiniams darbuotojams taikomais principais, ir jei būtų aptarta naujoji padidėjusios Sąjungos situacija. Norint iš naujo apsvarstyti AIIC susitarimą, reikia visų susijusių ES institucijų sutikimo.

93.

Vertimas žodžiu – tai labai specializuota, didelio pasirengimo ir susikaupimo reikalaujanti profesija. Norint užtikrinti vartotojus tenkinančią kokybę, būtinos specialios darbo sąlygos. Darbo sąlygų sutarties išlygomis užtikrinama, kad bėgant laikui, garantuojama vertimo žodžiu kokybė. Reikėtų priminti, kad dėl papildomų darbo valandų galima susitarti, posėdžio organizatoriams iš anksto pateikus paprastą prašymą; tada pakeičiama vertėjų grupių sudėtis arba atliekami kiti pakeitimai.

94.

Norint sukurti vieną bendrą tarpinstitucinę tarnybą, teikiančią vertimo žodžiu paslaugas visoms ES institucijoms, reikėtų priimti politinį sprendimą. Komisija mano, kad gilinant tarpinstitucinį bendradarbiavimą, būtų galima pasiekti masto ekonomijos ir sutaupyti lėšų, nepažeidžiant institucijų savarankiškumo, kalbant apie biudžetą, darbuotojus ir galimybę pritaikyti prioritetus pagal politinę darbotvarkę. Norint įvertinti vienos bendros vertimo žodžiu tarnybos pranašumus, palyginti su tarpinstitucinio bendradarbiavimo tobulinimu, reikėtų, kad kitos institucijos aiškiai pareikštų, jog nori dirbti taip, o ne toliau tobulinti tarpinstitucinį bendradarbiavimą. Iš tiesų didžiulėmis pastangomis ir su dideliais ištekliais jau apjungiamos mokėjimo įstaigos, kuriamas bendras akredituotų laisvai samdomų vertėjų žodžiu sąrašas ir rengiami bendri konkursai ir akreditavimo testai. Šios pastangos turėtų būti apjungtos ir stiprinamos, o rezultatai analizuojami: prieš priimant sprendimą dėl tolesnių veiksmų, reikia atlikti išsamią naudos ir ekonomijos analizę.

95.

Komisija sutinka toliau dėti pastangas, kad galėtų teigiamai išspręsti daugiakalbiškumo problemą ir tuo pačiu kontroliuoti vertimo žodžiu išlaidas. Šių tikslų galima pasiekti, stiprinant tarpinstitucinį bendradarbiavimą, ypač panaudojant nuolatinius darbuotojus ir išsiaiškinant galimybes supaprastinti ir suvienodinti laisvai samdomų vertėjų žodžiu kelionės ir atlyginimo sąlygas, iš naujo apsvarstant Susitarimą su AIIC. Tik kai šiose srityse bus pasiekta pažanga ir institucijos turės aiškiai apibrėžtą politinį požiūrį dėl savo savarankiškumo vertimo žodžiu srityje, bus galima svarstyti, ar verta atlikti nepriklausomą vienos bendros tarpinstitucinės tarnybos sukūrimo pranašumų tyrimą.

		ISSN 1725-521X
Europos Sąjungos oficialusis leidinys		C 291

Leidimas lietuvių kalba	Informacija ir prane_imai	48 tomas 2005m. lapkričio 23d.

Prane_imo Nr.	Turinys	Puslapis
	I Informacija
	Audito Rūmai
2005/C 291/1	Specialioji ataskaita Nr. 5/2005: Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu išlaidos, su institucijų atsakymais	1