1.   EIVT adresuota paraiška leisti susipažinti su dokumentais pateikiama raštu per EIVT interneto svetainę, el. paštu EIVT skaidrumo grupei arba paštu pareigūnui, atsakingam už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą, adresu European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

2.   Paraiška parengiama pakankamai tiksliai, kad EIVT galėtų identifikuoti prašomus dokumentus ir išnagrinėti paraišką iki Reglamente nustatytų terminų.

3.   Jei paraiškos nėra pakankamai tikslios arba jų aprėptis yra pernelyg plati, EIVT nedelsdama susisiekia su pareiškėju, kad jis patikslintų prašymą arba susiaurintų jo aprėptį pagal Reglamento 6 straipsnio 2 ir 3 dalis. Jei pareiškėjas per 10 darbo dienų nepateikia jokio atsakymo, EIVT dar kartą susisiekia su pareiškėju ir jam suteikia dar 5 papildomas darbo dienas prašymui patikslinti ar jo apimčiai susiaurinti, kad EIVT galėtų veiksmingai jį tvarkyti. Jei pareiškėjas nepatikslina prašymo ar nesusiaurina jo aprėpties, paraiška laikoma atmesta.

4.   Kai tik paraiška užregistruojama, EIVT pareigūnas, atsakingas už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą, išsiunčia pareiškėjui paraiškos gavimo patvirtinimą.

5.   Pareiškėjų asmens duomenys tvarkomi laikantis taikytinų asmens duomenų apsaugos taisyklių (4).

1.   Visos paraiškos nagrinėjamos laikantis Reglamente nustatytų sąlygų ir terminų.

2.   Išimtiniais atvejais, kaip nustatyta Reglamento 7 straipsnio 3 dalyje ir 8 straipsnio 2 dalyje, terminai gali būti pratęsti penkiolika darbo dienų, visų pirma:

Pareiškėjui pranešama apie bet kokį tokį termino pratęsimą ir nurodomos jo priežastys.

1.   Atsakymus į pirmines paraiškas tvarko Skaidrumo grupė, o pasirašo EIVT pareigūnas, atsakingas už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą.

2.   Atsakymus į kartotines paraiškas pasirašo EIVT generalinis sekretorius, apsvarstęs pareigūno, atsakingo už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą, rekomendaciją. Generalinis sekretorius gali deleguoti šiuos įgaliojimus EIVT viduje.

1.   Kai EIVT gauna paraišką leisti susipažinti su jos turimu, bet trečiosios šalies parengtu dokumentu, turi būti kreipiamasi į tą trečiąją šalį, išskyrus atvejus, kai yra akivaizdu, kad dokumentas yra atskleistinas arba neatskleistinas, atsižvelgiant į Reglamente nustatytas išimtis.

2.   Galimybė susipažinti su dokumentu suteikiama nesikreipiant į trečiąją šalį, jei jo autorius jau yra viešai paskelbęs tą dokumentą, EIVT jį jau yra atskleidusi arba jei yra akivaizdu, kad atskleidus arba iš dalies atskleidus jo turinį nebūtų padarytas poveikis nė vienam iš Reglamento 4 straipsnyje nurodytų interesų.

3.   Į trečiąją šalį visada turi būti kreipiamasi, jei dokumentui taikomas Reglamento 9 straipsnis arba jei dokumentą parengė valstybė narė ir ta valstybė narė paprašė EIVT neatskleisti dokumento be jos išankstinio sutikimo pagal Reglamento 4 straipsnio 5 dalį. Toks valstybės narės prašymas pateikiamas raštu.

4.   Į trečiąją šalį kreipiamasi raštu ir nustatomas pagrįstas terminas atsakymui pateikti, atsižvelgiant į šio sprendimo 3 straipsnyje nustatytus terminus. Trečioji šalis savo nuomonę pateikia raštu.

5.   Jei iki nustatyto termino trečioji šalis nepateikia atsakymo arba jei trečiosios šalies neįmanoma nustatyti arba jos neįmanoma surasti, EIVT priima sprendimą dėl paraiškos atsižvelgdama į Reglamente nustatytas išimtis ir į teisėtus trečiosios šalies interesus, remdamasi turima informacija.

6.   Jei EIVT ketina leisti susipažinti su dokumentu nepaisydama aiškios trečiosios šalies nuomonės, ji informuoja trečiąją šalį apie savo ketinimą atskleisti dokumentą laikantis pagal Reglamentą taikytino termino.

1.   Valstybės narės arba kitos Sąjungos institucijos, įstaigos, organo ar agentūros, gavusių paraišką dėl jų turimo, bet EIVT parengto dokumento, prašymai kreiptis į EIVT pateikiami paštu EIVT skaidrumo grupei arba pareigūnui, atsakingam už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą, adresu European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium arba el. paštu ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   EIVT nedelsdama ir ne vėliau kaip per penkias darbo dienas pateikia savo nuomonę, atsižvelgdama į atsakymo pateikimo terminą.

1.   Jei paraiška leisti susipažinti su dokumentu yra susijusi su dokumentu, patenkančiu į Reglamento 9 straipsnio taikymo sritį, arba su kitu dokumentu, įslaptintu pagal EIVT saugumo taisykles, ją tvarko darbuotojai, įgalioti susipažinti su dokumentu.

2.   Bet kurio sprendimo atsisakyti leisti susipažinti su visu įslaptintu dokumentu arba jo dalimi atveju pateikiamos priežastys, remiantis Reglamento 4 straipsnyje išvardytomis išimtimis. Jei remiantis tomis išimtimis negalima atsisakyti leisti susipažinti su prašomu dokumentu, paraišką tvarkantis pareigūnas užtikrina, kad dokumentas būtų išslaptintas prieš jį išsiunčiant pareiškėjui.

1.   Dokumentai, su kuriais turi būti leista susipažinti, siunčiami paštu arba el. paštu. Jei prašomi dokumentai yra didelės apimties arba juos sunku tvarkyti, pareiškėjui gali būti pasiūlyta susipažinti su dokumentu vietoje. Tokia paslauga yra nemokama.

2.   Jei EIVT jau yra paskelbusi dokumentą, atsakyme pareiškėjas gali būti informuojamas, kaip gauti prašomą dokumentą, pavyzdžiui, pateikiamos paskelbimo nuorodos arba nurodomas interneto adresas, kuriuo jį galima rasti.

3.   Jei paštu siunčiamų dokumentų egzempliorių skaičius viršija 20 puslapių, pareiškėjui gali tekti sumokėti 0,10 EUR už puslapį mokestį ir siuntimo išlaidas. Mokestis už pristatymą kitais būdais nustatomas kiekvienu atskiru atveju, tačiau turi neviršyti racionaliai pagrįstos sumos.

1.   Dokumentai, su kuriais leidžiama susipažinti pateikus paraišką pagal Reglamentą, skelbiami EIVT viešame registre. Registras yra prieinamas elektronine forma.

2.   Dokumentai, kurie pagal Reglamento 9 straipsnio 3 dalį laikomi slapto pobūdžio, registre registruojami tik gavus dokumento rengėjo sutikimą.