17.

Tarnyba pritaria, kad dėl neseniai atliktų pakeitimų jos steigimo ir finansiniame reglamentuose dar svarbiau užtikrinti Tarnybos biudžeto tikslumą, nustatant tokius mechanizmus, kaip perteklinių lėšų skyrimas rezervo fondui, ES bendradarbiavimo veiklai skiriamų lėšų riba ir kompensavimo mechanizmas, nes jie yra susiję su biudžete numatytomis lėšomis. Dėl šios priežasties Tarnyba skirs ypatingą dėmesį tam, kad ateityje jos biudžetas būtų parengtas kuo tiksliau ir prireikus atliks biudžeto pakeitimus, kurie bet kuriuo patogiu laiku bus teikiami Tarnybos vadovybei, kad biudžetas išliktų būsimo lėšų paskirstymo numatymo priemone.

18.

Tarnyba tinkamai atsižvelgia į Audito Rūmų pastabas.

Vykstant viešųjų pirkimų procedūrai buvo sudėtinga apskaičiuoti pradinę bendrosios sutarties vertę, nes tikslų ir veiklos, kuri turėjo būti vykdoma paskutinius dvejus sutarties galiojimo metus, specifikacija buvo tiesiogiai susieta su 2020 m. strateginiu planu (1) (SP2020), kuris tuo metu nebuvo išsamiai apibūdintas ar netgi parengtas. Tačiau reikėtų atkreipti dėmesį, kad šis trūkumas buvo ištaisytas kitoje bendrojoje sutartyje, kurioje apskaičiuota vertė atitinka išsamų šioje sutartyje numatytų veiklos sričių sąrašą.

Tarnyba galimybę pasinaudoti pirkimų skirstymu į dalis apsvarstys rengdama būsimas tokio pobūdžio viešųjų pirkimų procedūras.

Atsižvelgiant į Audito Rūmų pastabą, susijusią su kainų konkurencijos neutralizavimu ir su padidėjusia priklausomybe nuo sutarties vykdytojo dėl to, kad buvo reikalaujama fiksuotos kainos pasiūlymų iš vieno sutarties vykdytojo, reikėtų atkreipti dėmesį, kad tik 50 % specialiųjų sutarčių, kurios pasirašytos šios bendrosios sutarties pagrindu, taikoma fiksuota kaina. Šiomis aplinkybėmis Tarnyba sudarė specialią grupę, kuri specializuojasi visos Tarnybos sutarčių valdymo srityje, ir sukūrė paslaugų pardavėjų valdymo sistemą, kuria naudojantis galima įvertinti fiksuotos kainos pasiūlymo tinkamumą ir prireikus sugrįžti prie kito sutarčių mechanizmo, kaip antai „Paslaugų pirkimo pagal kotiruojamą laiko ir priemonių įkainį“ arba, galiausiai, „Paslaugų pirkimo pagal laiko ir priemonių įkainį“. Be to, dėl konkurso atnaujinimo patiriama daugiau administracinių išlaidų ir tam reikia skirti daugiau laiko, nei pasirinkus kitus sprendimus.

Be to, tarpusavyje susijusių bendrųjų sutarčių atveju Tarnyba sudaro mišrias bendrąsias sutartis su keliais tiekėjais, kurių dalis yra pakopinės sutartys, kitos sudaromos atnaujinus konkursą dėl tokio pobūdžio paslaugų teikimo.

19.

Kadangi tiek Europos Sąjungos įstaigų vertimo centro, tiek EUIPO pagrindiniuose teisės aktuose nurodoma, kad Vertimo centras teikia tik Tarnybos veikimui užtikrinti būtinas vertimo paslaugas, EUIPO tikėjosi, kad Vertimo centras gali teikti ne tik visas tokias būtinas vertimo paslaugas, bet ir daug papildomų paslaugų, įskaitant redagavimo paslaugas ir terminologinį darbą. Tačiau, kaip ir bet kuri kita Europos Sąjungos agentūra ar įstaiga, Tarnyba yra įsipareigojusi laikytis patikimo finansų valdymo principo ir mano, kad tai, jog mokama už anksčiau jau užsakytus ir apmokėtus vertimus neatitinka šio principo.

Kaip pabrėžė Audito Rūmai, EUIPO ir toliau yra pagrindinis Vertimo centro klientas – Tarnybos mokėjimai 2016 m. sudarė daugiau nei pusę Vertimo centro pajamų, nors Tarnyba ir naudojasi su intelektine nuosavybe susijusiomis vertimo atmintimis (2), kurios parengiamos iš ankstesnių per daugiau nei 20 pastarųjų metų sukauptų intelektinės nuosavybės srities vertimų. 2016 m. 96 % intelektinės nuosavybės srities vertimams reikalingų terminų buvo galima surasti šiuose dokumentuose. Už 4 % reikalingų intelektinės nuosavybės srities vertimų, kuriuos Vertimo centras turėjo versti, Tarnyba sumokėjo 15,5 mln. eurų.

Atsižvelgdama į savo funkcijas, EUIPO visada siekė intelektinės nuosavybės teisėmis besinaudojantiems vartotojams teikti geriausios kokybės paslaugas už mažiausią galimą kainą, kad ES būtų remiamas verslas. Dėl to Tarnyba sumažino prekių ženklų mokesčius daugiau nei 50 %, o tai turėjo akivaizdžios naudos mūsų vartotojams, ypač MVĮ. Šiam dideliam mokesčių sumažinimui įtakos turėjo tai, kad taikant pirmiau minėtą praktiką buvo sutaupyta lėšų.

Atsižvelgdama į Audito Rūmų išreikštą susirūpinimą dėl galimo pastangų dubliavimo ir susijusių sąnaudų Europos Sąjungos lygmeniu, Tarnyba mano, kad EUIPO turimų dokumentų saugojimas ir pakartotinis panaudojimas nereikalauja itin daug pastangų ar sąnaudų. Tarnyba nuolat svarsto, kaip, vadovaujantis galiojančia teisine sistema, užtikrinti ekonominę naudą.

Vertimo centras yra pagrindinis Tarnybos partneris, padedantis vykdyti jos funkcijas, todėl, atsižvelgdama į pažangą mašininio vertimo srityje, Tarnyba mano, kad itin svarbu imtis veiksmų kartu, siekiant artimiausios ir netolimos ateities abipusių strateginių tikslų, kad būtų galima sukurti šiuolaikišką ir tvarų verslo modelį, kuris būtų vienodai naudingas visoms susijusioms šalims.