(1)

Mažųjų ir vidutinių įmonių reikalų vykdomoji įstaiga (EASME) (toliau – Agentūra) buvo įsteigta Įgyvendinimo sprendimu 2013/771/ES, siekiant vykdyti užduotis, susijusias su Sąjungos programų įgyvendinimu energetikos, aplinkos, klimato politikos, konkurencingumo ir MVĮ, mokslinių tyrimų ir inovacijų bei IRT srityse (3);

(2)

administracinių ir veiklos funkcijų srityje Agentūra gali vykdyti administracinius tyrimus, preliminarias drausmines, drausmines ir laikino nušalinimo procedūras, kaip nustatyta Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatuose ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygose, patvirtintose Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (toliau – Tarnybos nuostatai) (4), ir įgyvendinimo nuostatomis dėl administracinių tyrimų ir drausminių procedūrų vykdymo. Prireikus Agentūra gali vykdyti preliminarią veiklą, susijusią su galimo sukčiavimo ir pažeidimų atvejais, ir pranešti apie šiuos atvejus Europos kovos su sukčiavimu tarnybai (OLAF);

(3)

Agentūros darbuotojai privalo pranešti apie galimą neteisėtą veiklą, įskaitant sukčiavimą ir korupciją, žalingą Sąjungos interesams. Darbuotojai taip pat privalo pranešti apie elgesį, susijusį su profesinių pareigų vykdymu, kuris gali būti prilyginamas rimtam Sąjungos pareigūno pareigų nevykdymui. Tai reglamentuojama vidaus taisyklėmis arba politika dėl informavimo apie pažeidimą;

(4)

Agentūra parengė politiką, kuria siekiama užkirsti kelią faktiniams arba galimiems psichologinio ar seksualinio priekabiavimo darbo vietoje atvejams ir veiksmingai su jais kovoti, kaip numatyta įgyvendinimo priemonėse pagal Tarnybos nuostatus, kuriais nustatoma neoficiali procedūra, pagal kurią tariama priekabiavimo auka gali kreiptis į Agentūros „konfidencialius“ patarėjus;

(5)

Agentūra taip pat gali vykdyti vidaus (IT) patikimumo patikrinimus ir tyrimus dėl galimų ES įslaptintos informacijos (toliau – ESĮI) saugumo taisyklių pažeidimų;

(6)

Agentūroje atliekami tiek jos veiklos vidaus, tiek išorės auditai, įskaitant Europos Komisijos ir Europos Audito Rūmų vidaus audito tarnybų atliekamus auditus;

(7)

Agentūra gali nagrinėti Europos prokuratūros prašymus, prašymus susipažinti su Agentūros darbuotojų medicinos dokumentais, atlikti duomenų apsaugos pareigūno tyrimus pagal Reglamento 45 straipsnio 2 dalį;

(8)

kai vykdomi tokie administraciniai tyrimai, auditai, kiti tyrimai ar prašymai, Agentūra bendradarbiauja su kitomis Sąjungos institucijomis, organais, tarnybomis ir agentūromis;

(9)

Agentūra gali bendradarbiauti su trečiųjų šalių nacionalinėmis valdžios institucijomis ir tarptautinėmis organizacijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(10)

Agentūra taip pat gali bendradarbiauti su ES valstybių narių valdžios institucijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(11)

Agentūra gali būti skundžiama, nagrinėjama arba tiriama per pranešėjus arba Europos ombudsmeną;

(12)

Agentūra gali dalyvauti nagrinėjant bylas Europos Sąjungos Teisingumo Teisme, kai klausimą perduoda nagrinėti Teismui, gina Teismui apskųstą jos priimtą sprendimą, arba įstoja į bylas, susijusias su jos užduotimis. Tokiomis aplinkybėmis Agentūra gali reikalauti išlaikyti asmens duomenų, esančių dokumentuose, kuriuos gavo bylos šalys arba į bylą įstojusios šalys, konfidencialumą;

(13)

vykdydama savo veiklą, Agentūra tvarko kelių kategorijų asmens duomenis, įskaitant fizinių asmenų identifikavimo duomenis, kontaktinę informaciją, profesinius vaidmenis ir užduotis, informaciją apie asmeninį ir profesinį elgesį ir veiklos rezultatus, finansinius duomenis, taip pat kai kuriais konkrečiais atvejais neskelbtinus duomenis (pvz., sveikatos duomenis). Asmens duomenys apima faktinius ir kokybinius vertinimo duomenis.

Faktiniai duomenys – objektyvūs faktiniai duomenys, kaip antai identifikavimo duomenys, kontaktiniai duomenys, profesiniai duomenys, administraciniai duomenys, su elektroniniais pranešimais susiję metaduomenys ir srauto duomenys.

Kokybiniai duomenys – subjektyvūs duomenys, visų pirma apimantys situacijų ir aplinkybių, nuomonių, pastabų, susijusių su duomenų subjektais, aprašymą ir vertinimą, duomenų subjektų elgesio ir veiklos rezultatų vertinimą ir argumentus, kuriais grindžiami individualūs sprendimai, susiję su Agentūros vykdomos procedūros ar veiklos dalyku arba pagal jį pateikti, atsižvelgiant į taikytiną teisinę sistemą.

Vertinimai, pastabos ir nuomonės laikomi asmens duomenimis, kaip apibrėžta Reglamento 3 straipsnio 1 dalyje;

(14)

todėl Reglamentu Agentūrai nustatyta pareiga teikti informaciją duomenų subjektams apie pirmiau nurodytą duomenų tvarkymo veiklą ir gerbti duomenų subjektų teises;

(15)

Agentūra yra įsipareigojusi kiek galėdama gerbti duomenų subjektų pagrindines teises, visų pirma teisę į informacijos teikimą, teisę susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, teisę į tai, kad apie asmens duomenų saugumo pažeidimą būtų pranešta duomenų subjektui, arba teisę į pranešimų konfidencialumą, kaip įtvirtinta Reglamente. Tačiau Agentūra taip pat gali būti įpareigota apriboti duomenų subjekto teises ir prievoles, kad apsaugotų savo veiklą ir kitų asmenų pagrindines teises ir laisves;

(16)

todėl Reglamento 25 straipsnio 1 ir 5 dalyse Agentūrai suteikiama galimybė tokiomis sąlygomis apriboti 14–22, 35 ir 36 straipsnių taikymą, taip pat Reglamento 4 straipsnio taikymą tiek, kiek jo nuostatos atitinka 14–20 straipsniuose numatytas teises ir prievoles, grindžiamas vidaus taisyklėmis, kurios turi būti priimtos aukščiausiu Agentūros valdymo lygmeniu ir turi būti skelbiamos Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje, jeigu jos nėra pagrįstos teisės aktais, priimtais remiantis Sutartimis;

(17)

apribojimai gali būti taikomi skirtingoms duomenų subjekto teisėms, įskaitant informacijos teikimą duomenų subjektams, teisę susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, taip pat pranešimą duomenų subjektui apie asmens duomenų saugumo pažeidimą arba pranešimų konfidencialumą, kaip įtvirtinta Reglamente;

(18)

gali būti reikalaujama, kad Agentūra tas teises suderintų su administracinių tyrimų, auditų, kitų tyrimų ir teismo procesų tikslais. Taip pat gali būti reikalaujama, kad Agentūra duomenų subjekto teises suderintų su kitų duomenų subjektų pagrindinėmis teisėmis ir laisvėmis;

(19)

Agentūra gali, pavyzdžiui, riboti informaciją, duomenų subjektui teikiamą apie jo asmens duomenų tvarkymą administracinio tyrimo preliminaraus vertinimo etape arba per patį tyrimą, prieš galimą bylos nutraukimą arba preliminarios drausminės procedūros etape. Tam tikromis aplinkybėmis tokios informacijos pateikimas gali turėti labai didelės įtakos Agentūros gebėjimui veiksmingai atlikti tyrimą, kai, pavyzdžiui, yra rizika, kad atitinkamas asmuo sunaikins įrodymus arba darys įtaką galimiems liudytojams prieš juos apklausiant. Agentūrai taip pat gali reikėti apsaugoti liudytojų teises ir laisves, taip pat kitų susijusių asmenų teises ir laisves;

(20)

Agentūrai gali reikėti apsaugoti liudytojo arba pranešėjo, kuris paprašė nenustatyti jo tapatybės, anonimiškumą. Tokiu atveju Agentūra gali nuspręsti apriboti galimybę susipažinti su tokių asmenų arba įtariamojo tapatybe, pareiškimais ir kitais asmens duomenimis, kad būtų apsaugotos jų teisės ir laisvės;

(21)

Agentūrai gali reikėti apsaugoti darbuotojo, kuris dėl priekabiavimo procedūros kreipėsi į Agentūros konfidencialius patarėjus, konfidencialią informaciją. Tokiu atveju Agentūrai gali reikėti apriboti prieigą prie įtariamos aukos, įtariamo priekabiautojo ir kitų susijusių asmenų tapatybės, pareiškimų ir kitų asmens duomenų, siekdama apsaugoti visų susijusių subjektų teises ir laisves;

(22)

atrankos ir įdarbinimo procedūrų, darbuotojų vertinimo ir viešųjų pirkimų procedūrų atveju teisė susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti ir apriboti gali būti taikoma tik tam tikrais laiko momentais ir atitinkamose procedūrose numatytomis sąlygomis, kad būtų apsaugotos kitų duomenų subjektų teisės ir laikomasi vienodo požiūrio ir svarstymų slaptumo principų;

(23)

Agentūra taip pat gali apriboti asmenų teisę susipažinti su jų medicininiais duomenimis, pavyzdžiui, psichologinio ar psichinio pobūdžio, dėl galimo šių duomenų slaptumo, o Komisijos medicinos tarnyba gali norėti suteikti duomenų subjektams tik netiesioginę prieigą per savo gydytoją. Duomenų subjektas gali pasinaudoti teise reikalauti ištaisyti Komisijos medicinos tarnybos vertinimus ar nuomones, pateikdamas savo pastabas arba pasirinkto gydytojo ataskaitą;

(24)

direktoriaus atstovaujama Agentūra veikia kaip duomenų valdytoja, neatsižvelgiant į tai, kad duomenų valdytojo funkcijos Agentūros viduje toliau perduodamos kompetentingiems „deleguotiesiems duomenų valdytojams“, kad būtų atspindėta atsakomybė už konkrečių asmens duomenų tvarkymo operacijas;

(25)

asmens duomenys saugiai saugomi elektroninėje aplinkoje, atitinkančioje Komisijos sprendimą (ES, Euratomas) 2017/46 (5), arba popieriuje, užkertant kelią neteisėtai prieigai prie duomenų ar jų perdavimui asmenims, kuriems nebūtina jų žinoti. Tvarkomi asmens duomenys yra laikomi ne ilgiau, negu reikia ir tikslinga tiems tikslams, kuriais jie tvarkomi, tai yra ne ilgiau, negu nurodyta duomenų apsaugos pranešimuose ir Agentūros įrašuose;

(26)

Agentūra apribojimus taiko tik tais atvejais, kai jais gerbiama pagrindinių teisių ir laisvių esmė ir kai demokratinėje visuomenėje jie yra griežtai būtina ir proporcinga priemonė. Agentūra nurodo priežastis, kuriomis pagrindžiami šie apribojimai, ir atitinkamai informuoja duomenų subjektus apie šiuos motyvus ir jų teisę pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui (EDAPP), kaip numatyta Reglamento 25 straipsnio 6 dalyje;

(27)

Agentūra, laikydamasi atskaitomybės principo, registruoja apribojimų taikymą;

(28)

tvarkydama asmens duomenis, kuriais vykdydama savo užduotis keičiasi su kitomis organizacijomis, Agentūra ir tos organizacijos konsultuojasi tarpusavyje dėl galimų apribojimų nustatymo pagrindų ir tų apribojimų reikalingumo bei proporcingumo, išskyrus atvejus, kai tai pakenktų Agentūros veiklai;

(29)

taigi šios vidaus taisyklės taikomos visai Agentūros vykdomai duomenų tvarkymo veiklai, susijusiai su asmens duomenimis, kai vykdomi administraciniai tyrimai, drausminės procedūros, preliminari veikla, susijusi su galimų pažeidimų atvejais, apie kuriuos pranešta OLAF, Europos prokuratūros tyrimai, informavimo apie pažeidimus procedūros, (oficialios ir neoficialios) procedūros priekabiavimo atvejais, nagrinėjami vidaus ir išorės skundai, prašymai susipažinti su savo medicinos dokumentais arba juos ištaisyti, vykdomi tyrimai, kuriuos atlieka duomenų apsaugos pareigūnas pagal Reglamento 45 straipsnio 2 dalį, (IT) patikimumo patikrinimai, atliekami viduje arba dalyvaujant išorės subjektams (pavyzdžiui, CERT-EU), auditai, Europos Sąjungos Teisingumo Teismo arba nacionalinių valdžios institucijų procesai, atrankos ir įdarbinimo procedūros, darbuotojų vertinimas ir viešieji pirkimai, kaip nurodyta pirmiau;

(30)

šios vidaus taisyklės taikomos duomenų tvarkymo veiklai, kuri vykdoma prieš pradedant pirmiau minėtas procedūras, per tas procedūras ir atliekant stebėseną, kaip buvo atsižvelgta į tų procedūrų rezultatus. Taisyklės taip pat turėtų būti taikomos, kai Agentūra teikia su savo vykdomais administraciniais tyrimais nesusijusią pagalbą ES institucijoms, nacionalinėms valdžios institucijoms ir tarptautinėms organizacijoms ir bendradarbiauja su jomis;

(31)

remdamasi Reglamento 25 straipsnio 8 dalimi Agentūra gali atidėti informacijos apie apribojimo taikymo priežastis pateikimą duomenų subjektui, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti, jei dėl jos pateikimo būtų panaikintas apribojimo poveikis. Agentūra kiekvienu konkrečiu atveju įvertina, ar pranešimu apie apribojimą būtų panaikintas jo poveikis;

(32)

Agentūra panaikina apribojimą, kai nebetaikomos sąlygos, kuriomis pagrindžiamas apribojimas, ir šias sąlygas reguliariai vertina;

(33)

siekiant užtikrinti kuo didesnę duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugą ir vadovaujantis Reglamento 44 straipsnio 1 dalimi, prieš taikant ar persvarstant bet kokį apribojimą, laiku konsultuojamasi su Agentūros duomenų apsaugos pareigūnu ir tikrinama, ar laikomasi šio sprendimo;

(34)

Reglamento 16 straipsnio 5 dalyje ir 17 straipsnio 4 dalyje nustatytos duomenų subjektų teisės į informaciją ir teisės susipažinti su duomenimis išimtys. Jeigu taikomos šios išimtys, Agentūrai nereikia taikyti apribojimo pagal šį sprendimą,