10.12.2014   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 442/326

ATASKAITA

dėl Europos didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūros (eu-LISA) 2013 finansinių metų metinių finansinių ataskaitų su Agentūros atsakymais

(2014/C 442/38)

ĮVADAS

1.

Taline, Strasbūre ir Pongau Sankt Johane (žr. 18 dalį) įsikūrusi Europos didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūra (eu-LISA) (toliau – Agentūra), įsteigta Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 1077/2011 (1). Pagrindinė šios Agentūros funkcija – vykdyti antrosios kartos Šengeno informacinės sistemos (SIS II), Vizų informacinės sistemos ir EURODAC operacijų valdymo užduotis (2).

2.

2013 m. gegužės 22 d. Komisija Agentūrai suteikė finansinį savarankiškumą. Todėl audituotas 2013 finansinių metų laikotarpis apima laikotarpį nuo 2013 m. gegužės 22 d. iki 2013 m. gruodžio 31 d.

PATIKINIMO PAREIŠKIMĄ PATVIRTINANTI INFORMACIJA

3.

Audito Rūmų taikomas audito metodas apima analitines audito procedūras, tiesioginį operacijų testavimą ir pagrindinių Agentūros priežiūros ir kontrolės sistemų kontrolės priemonių vertinimą. Be to, prireikus naudojami iš kitų auditorių darbų gauti įrodymai ir atliekama vadovybės pareiškimų analizė.

PATIKINIMO PAREIŠKIMAS

4.

Atsižvelgdami į Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo (SESV) 287 straipsnio nuostatas, Audito Rūmai auditavo:

a)

Agentūros metines finansines ataskaitas, kurias sudaro 2013 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų finansinės atskaitomybės (3) ir biudžeto vykdymo ataskaitos (4); ir

b)

šiose finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą.

Vadovybės atsakomybė

5.

Vadovybė yra atsakinga už Agentūros metinių finansinių ataskaitų rengimą ir sąžiningą jų pateikimą bei atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą (5):

a)

Su Agentūros metinėmis finansinėmis ataskaitomis susijusi vadovybės atsakomybė apima vidaus kontrolės sistemos, susijusios su finansinės atskaitomybės, kurioje nėra reikšmingų dėl sukčiavimo ar klaidų atsiradusių iškraipymų, parengimu ir sąžiningu pateikimu, nustatymą, taikymą ir priežiūrą; tinkamų apskaitos metodų, remiantis Komisijos apskaitos pareigūno patvirtintomis apskaitos taisyklėmis (6), pasirinkimą ir taikymą; esamomis aplinkybėmis pagrįstų apskaitinių įvertinimų atlikimą. Vykdomasis direktorius Agentūros metines finansines ataskaitas patvirtina po to, kai jos apskaitos pareigūnas jas parengė remdamasis visa turima informacija ir pateikė su finansinėmis ataskaitomis susijusį raštą, kuriame, be kita ko, nurodo, kad jis turi pakankamą patikinimą, jog jos visais reikšmingais aspektais tikrai ir teisingai atspindi Agentūros finansinę būklę.

b)

Su atspindimų operacijų teisėtumu ir tvarkingumu bei patikimo finansų valdymo atitiktimi susijusi vadovybės atsakomybė apima veiksmingos ir efektyvios vidaus kontrolės, apimančios pakankamą priežiūrą ir tinkamas priemones, siekiant išvengti pažeidimų ir sukčiavimo bei, prireikus, teismines procedūras, susigrąžinant neteisingai išmokėtas ar panaudotas lėšas, nustatymą, taikymą ir priežiūrą.

Auditoriaus atsakomybė

6.

Audito Rūmai, remdamiesi savo audito rezultatais, privalo pateikti Europos Parlamentui ir Tarybai (7) metinių finansinių ataskaitų patikimumo bei jose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo patikinimo pareiškimą. Audito Rūmai savo auditą atlieka vadovaudamiesi IFAC tarptautiniais audito standartais ir etikos kodeksais bei INTOSAI tarptautiniais aukščiausiųjų audito institucijų standartais. Pagal šiuos standartus reikalaujama, kad Audito Rūmai planuotų ir atliktų auditą tokiu būdu, kad būtų gautas pakankamas patikinimas dėl to, ar Agentūros metinėse finansinėse ataskaitose nėra reikšmingų iškraipymų, o jose atspindimos operacijos yra teisėtos ir tvarkingos.

7.

Atliekant auditą, taikomos procedūros, skirtos gauti audito įrodymus apie sumas ir kitą informaciją finansinėse ataskaitose bei apie jose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Procedūros pasirenkamos auditoriaus nuožiūra, remiantis dėl sukčiavimo ar klaidų atsiradusių finansinių ataskaitų reikšmingų iškraipymų ar susijusių operacijų reikšmingos neatitikties Europos Sąjungos teisinio pagrindo reikalavimams rizikos vertinimu. Atlikdamas šiuos rizikos vertinimus, auditorius atsižvelgia į visas vidaus kontrolės priemones, susijusias su finansinių ataskaitų rengimu ir sąžiningu jų pateikimu, taip pat į operacijų teisėtumui ir tvarkingumui užtikrinti įdiegtas priežiūros ir kontrolės sistemas, ir nustato esamomis aplinkybėmis tinkamas audito procedūras. Atliekant auditą taip pat įvertinamas apskaitos metodų tinkamumas, atliktų apskaitinių vertinimų pagrįstumas ir bendras finansinių ataskaitų pateikimas.

8.

Audito Rūmai mano, kad gauti audito įrodymai yra pakankami ir tinkami, kad suteiktų pagrindą jų patikinimo pareiškimui.

Nuomonė dėl finansinių ataskaitų patikimumo

9.

Audito Rūmų nuomone, Agentūros metinėse finansinėse ataskaitose jos finansinė būklė 2013 m. gruodžio 31 d. ir su tą dieną pasibaigusiais finansiniais metais susijusių operacijų ir pinigų srautų rezultatai, vadovaujantis jos finansinių taisyklių nuostatomis ir Komisijos apskaitos pareigūno patvirtintomis apskaitos taisyklėmis, pateiktos teisingai visais reikšmingais aspektais.

Nuomonė dėl finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo

10.

Audito Rūmų nuomone, 2013 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų metinėse finansinėse ataskaitose atspindimos operacijos visais reikšmingais aspektais yra teisėtos ir tvarkingos.

Svarbi informacija apie finansinių ataskaitų patikimumą

11.

Neprieštaraudami 9 dalyje išreikštai nuomonei, Audito Rūmai nori atkreipti dėmesį į Šengeno informacinės sistemos (SIS II), Vizų informacinės sistemos (VIS) ir EURODAC (sistemų) vertinimą Agentūros finansinėse ataskaitose. Šių sistemų operacijų valdymas iš Komisijos Agentūrai buvo neatlygintinai perduotas 2013 m. gegužės mėn. Jų valdymas yra pagrindinė Agentūros užduotis. Kadangi nėra patikimos ir išsamios informacijos apie visas jų plėtojimo išlaidas, jos įrašomos į Agentūros finansines ataskaitas grynąja buhalterine verte pagal Komisijos apskaitą ir metų pabaigoje atnaujinamos. Šios vertės daugiausiai susijusios su technine įranga ir egzistuojančios programinės įrangos komponentais, jos neapima programinės įrangos plėtojimo išlaidų (žr. Agentūros metinių finansinių ataskaitų 6.3.1 aiškinamąjį raštą).

12.

Toliau pateiktos pastabos nekeičia Audito Rūmų nuomonės dėl finansinių ataskaitų patikimumo ir jų nuomonės dėl finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo. Reikia pažymėti, kad 2013 m. buvo pirmieji Agentūros finansinio savarankiškumo metai ir kad iki šiol nebaigtos diegti jos procedūros.

PASTABOS DĖL VIDAUS KONTROLĖS

13.

Agentūros vidaus kontrolės standartai buvo plėtojami metų pabaigoje. Valdyba juos priėmė 2014 m. birželio mėn.

14.

Nėra ilgalaikio materialaus turto draudimo, išskyrus su įvairia rizika susijusio gaisro patalpose Taline atveju.

PASTABOS DĖL BIUDŽETO VALDYMO

15.

Pagal Agentūros steigimo reglamentą (8) Komisija buvo atsakinga už Agentūros įsteigimą ir pradinę veiklą, kol 2013 m. gegužės 22 d. jai buvo suteiktas finansinis savarankiškumas. Nustatyti reikšmingi veiklos iš Komisijos į Agentūrą perkėlimo trūkumai. Duomenų apie įsipareigojimų ir mokėjimų asignavimus perkėlimas iš Komisijos į Agentūrą buvo sudėtingas procesas, o Komisijos ir Agentūros apskaitos sistemų duomenų suderinimas pagaliau buvo baigtas 2014 m. birželio mėn. Tai turėjo įtakos Agentūros mokėjimų planavimui ir jos negalutinių finansinių ataskaitų parengimui.

16.

Pagal Agentūros metines finansines ataskaitas biudžeto įvykdymo lygiai buvo 96 % įsipareigojimų asignavimų atveju ir 67 % mokėjimų asignavimų atveju. Kadangi dalį Agentūros bendro metinio biudžeto vykdė Komisija ir dėl Komisijos ir Agentūros biudžeto struktūrų skirtumų nebuvo galima atlikti išsamesnės 2013 m. analizės pagal biudžeto antraštines dalis.

17.

Pagal Agentūros steigimo reglamentą (9) šalys, susijusios su Šengeno acquis ir „Eurodac“ priemonių įgyvendinimu, taikymu bei plėtojimu privalo skirti įnašą į Agentūros biudžetą. Nors Šengeno asocijuotos šalys 2013 m. naudojo Agentūros valdomas sistemas, vis dar vyko Komisijos derybos.

KITOS PASTABOS

18.

Nors Agentūros būstinė yra Taline (su 46 užimtomis darbo vietomis), su operacijų valdymu susijusios užduotys vykdomos Strasbūre (su 79 užimtomis darbo vietomis) (10). Gali būti taip, kad jeigu visas personalas būtų centralizuotas vienoje vietoje, galėjo padidėti valdymo efektyvumas ir būtų buvę galima sumažinti administracines išlaidas.

19.

Susitarimas dėl būstinės, kuris patikslintų sąlygas, pagal kurias veiklą vykdo Agentūra ir jos personalas, dar nebuvo pasirašytas su priimančia valstybe nare Estija. Audito metu vis dar vyko derybos.

Šią ataskaitą priėmė IV kolegija, vadovaujama Audito Rūmų nario Pietro RUSSO, 2014 m. rugsėjo 16 d. Liuksemburge įvykusiame posėdyje.

Audito Rūmų vardu

Pirmininkas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

(1)  OL L 286, 2011 11 1, p. 1.

(2)  Priede apibendrinta Agentūros kompetencija ir veikla. Šis priedas pateiktas susipažinti.

(3)  Finansinę atskaitomybę sudaro balansas ir ekonominių rezultatų ataskaita, pinigų srautų lentelė, grynojo turto pokyčių ataskaita bei svarbių apskaitos metodų suvestinė ir kita aiškinamoji informacija.

(4)  Jas sudaro biudžeto rezultatų ataskaita ir jos priedas.

(5)  Komisijos deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1271/2013 39 ir 50 straipsniai (OL L 328, 2013 12 7, p. 42).

(6)  Komisijos apskaitos pareigūno patvirtintos apskaitos taisyklės yra pagrįstos Tarptautinės buhalterių federacijos paskelbtais Tarptautiniais viešojo sektoriaus apskaitos standartais (TVSAS) arba prireikus – Tarptautinės apskaitos standartų valdybos paskelbtais Tarptautiniais apskaitos standartais (TAS)/Tarptautiniais finansinės atskaitomybės standartais (TFAS).

(7)  Reglamento (ES) Nr. 1271/2013 107 straipsnis.

(8)  Reglamento (ES) Nr. 1077/2011 32 straipsnis.

(9)  Reglamento (ES) Nr. 1077/2011 32 straipsnis.

(10)  Agentūros atsarginės sistemos yra Pongau Sankt Johane, kur nedirba joks personalas.

PRIEDAS

Europos didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūra (Talinas)

Kompetencija ir veikla

Sutartyje numatytos Sąjungos kompetencijos sritys

(Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 74 straipsnis, 77 straipsnio 2 dalies a ir b punktai, 78 straipsnio 2 dalies e punktas, 79 straipsnio 2 dalies c punktas, 82 straipsnio 1 dalies d punktas, 85 straipsnio 1 dalis, 87 straipsnio 2 dalies a punktas ir 88 straipsnio 2 dalis)

Prisidėti prie laisvo žmonių judėjimo erdvės sukūrimo stiprinant bendradarbiavimą pasienio klausimais, kaip antai prieglobsčio, imigracijos, sienų kontrolės, taip pat teismų ir policijos bendradarbiavimo baudžiamosiose bylose.

Agentūros kompetencijos sritys

(Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 1077/2011)

Atsižvelgiant į ją įsteigiantį Reglamentą (ES) Nr. 1077/2011 ir nedarant poveikio atitinkamoms Komisijos ir valstybių narių pareigoms pagal didelės apimties IT sistemas reglamentuojančius teisėkūros dokumentus, Agentūros tikslai yra šie:

a)

efektyvus, saugus ir nepertraukiamas didelės apimties IT sistemų (šiuo metu antrosios kartos Šengeno informacinės sistemos (SIS II), Vizų informacinės sistemos (VIS) ir didelės apimties duomenų bazės, skirtos pirštų atspaudams lyginti, siekiant veiksmingiau taikyti Dublino konvenciją (EURODAC) veikimas;

b)

efektyvus ir finansiškai atskaitingas didelės apimties IT sistemų valdymas;

c)

deramai aukšta paslaugų kokybė didelės apimties IT sistemų naudotojams;

d)

tęstinumas ir paslaugų nenutrūkstamumas;

e)

aukštas duomenų apsaugos lygis, atitinkantis taikytinas taisykles, įskaitant konkrečias kiekvienai didelės apimties IT sistemai taikomas nuostatas;

f)

tinkamas duomenų apsaugos ir fizinio saugumo lygis, atitinkantis taikytinas taisykles, įskaitant konkrečias kiekvienai didelės apimties IT sistemai taikomas nuostatas; ir

g)

tinkamos projekto valdymo struktūros naudojimas veiksmingam didelės apimties IT sistemų plėtojimui.

Valdymas

1.

 Valdyba

eu-Lisa valdybą sudaro po vieną kiekvienos valstybės narės paskirtą narį, du Europos Komisijos atstovai ir po vieną narį iš šalių, susijusių su Šengeno acquis ir „Eurodac“ priemonių įgyvendinimu, taikymu bei plėtojimu. Valdybos funkcija – užtikrinti, kad Agentūra atliktų savo užduotis, įskaitant vykdomojo direktoriaus paskyrimą ir, prireikus, atleidimą.

2.

 Vykdomasis direktorius

eu-LISA vykdomąjį direktorių skiria valdyba iš reikalavimus atitinkančių kandidatų, atrinktų Komisijai surengus atvirą konkursą, sąrašo. Jo funkcija – valdyti ir atstovauti Agentūrą. Šiuo tikslu jis prisiima visą atsakomybę už Agentūrai pavestas užduotis, ir jam taikoma Europos Parlamento vykdoma metinė biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūra.

3.

 Patariamosios grupės: SIS II patariamoji grupė, VIS patariamoji grupė, „Eurodac“ patariamoji grupė

Patariamąsias grupes sudaro po vieną kiekvienos valstybės atstovą, Komisija ir po vieną narį iš šalių, susijusių su Šengeno acquis ir „Eurodac“ priemonių įgyvendinimu, taikymu bei plėtojimu. Jų funkcija – valdybai teikti ekspertines žinias, susijusias su didelės apimties IT sistemomis, ypač rengiant metinę darbo programą ir metinę veiklos ataskaitą.

2013 m. Agentūrai skirti ištekliai

Galutinis biudžetas  (1)

61,35 milijono eurų (įsipareigojimų asignavimai)

34,38 milijono eurų (mokėjimų asignavimai)

Darbuotojų skaičius 2013 m. gruodžio 31 d.

Skirtos darbo vietos:

—

120 laikinų darbuotojų

—

6 sutartininkai

—

6 komandiruoti nacionaliniai ekspertai

Užimtos darbo vietos:

—

120 laikinų darbuotojų

—

5 sutartininkai

—

3 komandiruoti nacionaliniai ekspertai

2013 m. veiklos rezultatai ir suteiktos paslaugos

2013 m. veiklos rezultatai ir suteiktos paslaugos:

—

SIS II, VIS ir EURODAC operacijų valdymas ir vystymas,

—

pagalbos tarnyba: teikė pirmo lygio pagalbos paslaugas visų eu-LISA valdomų sistemų vartotojams.

—

atitinkamų susitarimų dėl paslaugų lygio šioms Agentūros valdomoms sistemoms stebėjimas ir vystymas,

—

koordinavimo, saugumo ir ryšių tarp valstybių narių ir tinklo tiekėjo priežiūros teikimas SIS II, EURODAC ir VIS skirtai komunikacijos infrastruktūrai (sTESTA tinklas),

—

dalyvavimas parengiamosiose procedūrose, skirtose parengti, plėtoti ir įgyvendinti naujas sistemas,

—

statistika: laiku ir tinkamai pateikta statistika ir informacija apie sistemų veikimą, kaip nurodyta atitinkamuose teisės aktuose,

—

ataskaitų teikimas: visų ataskaitų teikimo įsipareigojimų, nustatytų steigimo reglamente ir teisės aktuose, susijusiuose su Agentūros valdomomis IT sistemomis, vykdymas,

—

naujų technologijų ir sprendimų, susijusių su SIS II, VIS, EURODAC ir kitomis didelės apimties IT sistemų operacijų valdymu ir vystymu, stebėjimas,

—

mokymas: nacionalinėms institucijoms teikiamų mokymų planų, susijusių su Agentūros valdomomis IT sistemomis, teikimas.

(1)  Laikotarpiu nuo 2013 m. gegužės 22 d., kai Agentūrai buvo suteiktas finansinis savarankiškumas, iki 2013 m. gruodžio 31 d.

Šaltinis. Agentūros pateiktas priedas.

AGENTŪROS ATSAKYMAI

11.

Agentūra pritaria Audito Rūmų pastebėjimui ir balanso 6.3.1 dalies „Neapyvartinės lėšos“ skyriaus „Iš kitų konsoliduotųjų institucijų gauto ilgalaikio materialiojo ir nematerialiojo ilgalaikio turto realus perdavimas“ pastabose į jį atsižvelgia.

13.

Agentūra pritaria Audito Rūmų pastabai ir toliau gerins taikomus veiksmingus procesus ir procedūras, siekdama užtikrinti visišką atitiktį vidaus kontrolės standartų reikalavimams.

14.

Siekiant 2014 m. paskutinį ketvirtį pradėti vykdyti sutartis, rengiamas techninių specifikacijų projektas, o antroje metų pusėje planuojama atlikti viešuosius pirkimus.

15.

Kai agentūra perėmė iš Europos Komisijos atsakomybę už sistemų operacijų valdymą, buvo plačiai keičiamasi darbinio lygmens informacija. Komisija pranešė agentūrai, jog

—

atsakomybės perėmimas atitiko standartines procedūras, taikomas vykdant ir kitų agentūrų atsiskyrimą,

—

siekiant užtikrinti saugų ir galutinį atsakomybės perėmimą, trečia nepriklausoma šalis atliko suderinamumo patikras.

Siekiant palengvinti atsakomybės perėmimą „eu-LISA“ buvo perduotas išsamus su technine dokumentacija ar pasirašytomis sutartimis susijusių dokumentų rinkinys elektroniniu arba popieriniu formatu. Kontrolės ir audito tikslais Komisija pasiliko tam tikrų dokumentų originalus.

Nors agentūra pripažįsta, jog suderinimas yra sudėtinga ir ilgai trunkanti procedūra, tačiau biudžeto duomenys buvo visiškai suderinti ir pateikta sudėtinė, t. y. Vidaus reikalų GD kartu su agentūra biudžeto įgyvendinimą apimanti 2013 m. biudžeto apžvalga. Kadangi asignavimų perėmimas po finansinio atsiskyrimo nebepasikartos, tikimasi, jog kitos biudžeto įgyvendinimo ataskaitos taps labai išsamios analizės pagrindu.

17.

Tarybos patvirtinimo procedūra bus pradėta iš karto po to, kai bus baigtos Komisijos vadovaujamos derybos. Tarybai priėmus sprendimą, laikydamosi nacionalinės teisės aktų susitarimą turės ratifikuoti asocijuotosios šalys. Reikia atkreipti dėmesį, kad į susitarimų tekstą šiuo metu yra įtraukta nuostata, kurioje išdėstyta, jog įnašai agentūrai turi būti mokami atgaline data nuo 2012 m. gruodžio mėn.

18.

Agentūros organizacinę struktūrą reglamentuoja įsteigimo reglamentas. Dėl šios pastabos agentūra negali pateikti jokių komentarų.

19.

Agentūra atkreipia dėmesį į šį pastebėjimą. Vienintelis neišspręstas klausimas, dėl kurio vyksta derybos su Estijos vyriausybe, – PVM taikymo agentūros darbuotojams tvarka.