[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 30.5.2007

KOM(2007) 280 galutinis

2006 M. ATLIKTO VIDAUS AUDITO

metinė ataskaita BIUDžETO įVYKDYMO PATVIRTINIMO INSTITUCIJAI (pateikta Komisijos){SEK(2007) 708}

TURINYS

1. Įvadas 3

2. Darbo aplinka ir audito planas 3

2.1. Darbo aplinka 3

2.2. Vidaus audito proceso raida 4

2.3. VAT audito plano įgyvendinimas 4

2.4. Pritarimas rekomendacijoms ir audituojamųjų bei suinteresuotųjų šalių nuomonė 6

3. Pastebėjimai 7

3.1. VAS darbo kokybės patikrinimas 7

3.2. Valdymas, planavimas ir organizavimas 7

3.3. ES lėšų valdymas 9

3.4. Žmogiškųjų išteklių valdymas 10

3.5. ABAC 10

3.6. Tolesni veiksmai 11

4. Išvados 11

1. ĮVADAS

Šia ataskaita biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai pranešama apie Komisijos vidaus audito tarnybos (toliau – VAT) atliktą darbą 2006 m., kaip numatyta Finansinio reglamento (toliau – FR) 86 straipsnio 4 dalyje. Ji pagrįsta VAT pagrindinių audito pastebėjimų ataskaita pagal FR 86 straipsnio 3 dalį ir, laikantis profesinių standartų, ataskaita apie reikšmingas rizikos pozicijas ir kontrolės klausimus bei organizacijos valdymo klausimus. Ši ataskaita pagrįsta 2006 m. VAT audito ir konsultavimo veikla. Ji taip pat pagrįsta generalinių direktoratų vidaus audito struktūrų (VAS) veikla, kuri apibendrinama du kartus per metus VAT teikiamose VAS veiklos ataskaitose. Į ataskaitą neįtrauktas VAT atliktas Bendrijos agentūrų auditas, išskyrus duomenis apie darbo programos įgyvendinimą[1].

Komisijos pastabos į vidaus auditoriaus pastebėjimus ir išvadas pateikiamos generalinių direktorių metines veiklos ataskaitas apibendrinančioje ataskaitoje. Šioje tuo pat metu priimtoje apibendrinančioje ataskaitoje Komisija išdėsto savo nuomonę dėl bendrųjų klausimų, kuriuos iškėlė vidaus auditorius, Europos Audito Rūmai, biudžeto patvirtinimo institucija arba kuriuos nustatė Audito pažangos komitetas arba biudžeto generalinis direktorius savo apžvalginėje ataskaitoje. Tai reiškia, kad šioje ataskaitoje išdėstyti tam tikri požiūriai ar nuomonės nebūtinai visiškai sutampa su Komisijos nuomone. Šis požiūrių skirtumas atspindi įprastą institucijos ir jos vidaus auditoriaus dialogą.

2. DARBO APLINKA IR AUDITO PLANAS

2.1. Darbo aplinka

2006 m. sausio mėn. pateiktame integruotos vidaus kontrolės sistemos kūrimo gairių veiksmų plane išdėstyta 16 konkrečių pasiūlymų. Komisija pagerino atskaitomybę, pavyzdžiui, generaliniai direktoriai pateikė atskirus patikinimo pareiškimus ir išlygas, taip Komisija pirmą kartą pasirėmė apibendrinančiąja ataskaita, kad galėtų aiškiai prisiimti politinę atsakomybę už valdymą.

Komisijos apskaitos pareigūnas Europos Audito Rūmams (EAR) pateikė 2005 m. finansinę atskaitomybę, kuri pirmą kartą parengta kaupimo pagrindu pagal tarptautiniu mastu taikomus apskaitos principus. Audito Rūmai pažymėjo, kad padaryta svarbi pažanga. Prireiks laiko, kol Komisijoje bus visiškai laikomasi visų apskaitos standartų. Šiuo metu dar tik atliekama „ABAC turtas“ perkėlimo į SAP ir „ABAC sutartys“ įtraukimo į ABAC darbo tvarkomųjų priemonių sistemą pradinė analizė. Svarbiausi šiuo metu atliekami darbai – laipsniškas naujosios apskaitos sistemos diegimas Europos plėtros fonde, agentūrose, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitete, Regionų komitete ir Komisijos delegacijose.

2007 m. gegužės 1 d. įsigaliojusiame iš dalies pakeistame Finansiniame reglamente[2] numatyta, kad ataskaitas pasirašo apskaitos pareigūnas, jame taip pat numatyta galimybė tikrinti gautą informaciją.

Toliau buvo steigiamos vykdomosios agentūros, kai kuriais atvejais taip pat nustatant jų vidaus audito funkcijas, o VAS atliko vienos tokios agentūros pasirengimo perimti iš savo pagrindinio GD programos įgyvendinimo užduotis auditą. Ypatingą dėmesį reikėtų skirti aiškiam ir organizuotam generalinių direktoratų užduočių perdavimui jų vykdomosioms agentūroms.

Komisija sustiprino savo veiklos tęstinumo valdymą ir paskelbė programinį komunikatą dėl pasirengimo bet kokiam reikšmingam trikdymui, darančiam neigiamą poveikį Komisijos veiklai, personalui, pastatams, informacijai ir kitam turtui, kad Komisija galėtų tęsti savo veiklą kuo ilgiau.

Komisija pirmą kartą surengė „etikos dieną“ – vienos dienos mokymus, suskirstytus į keturis praktinius seminarus, kuriuose buvo energingai diskutuojama ir kuriuose dalyvavo daug darbuotojų. Buvo siekiama didinti darbuotojų supratimą apie etiką ir pradėti diskusijas etikos ir sąžiningumo klausimais įvairiuose generaliniuose direktoratuose ir tarnybose.

Šie laimėjimai iš tiesų nuteikia optimistiškai, tačiau apie 80 % ES biudžeto Komisija įgyvendina kartu su valstybėmis narėmis. Todėl bendra šių pastangų kurti integruotą kontrolės sistemą sėkmė labai priklauso nuo valstybių narių pasiryžimo ir gebėjimų įdiegti veiksmingas ir efektyvias kontrolės sistemas, kuriomis rizika būtų sumažinta iki priimtino lygio, ir teikti patikinimo pareiškimus dėl šių sistemų.

2.2. Vidaus audito proceso raida

2006 m. VAT pirmą kartą patikrino visų 32 Komisijos VAS darbo kokybę. Buvo padėtas pamatas suderintam strateginiam audito planavimui (šioje veikloje dalyvauja dauguma VAS) ir audito atsakomybės ir įgaliojimų persvarstymui (šis darbas pradėtas).

2006 m. toliau gerėjo VAT ir VAS bendradarbiavimas, taip pat atliekant naujus bendrus auditus. Audito planų derinimas, bendri mokymai, bendradarbiavimas atliekant ABAC auditą yra darbinių santykių su EAR pavyzdžiai.

Sukurti ir taikyti nauji audito ataskaitų ir ataskaitų dėl tolesnių veiksmų modeliai, kad auditoriai galėtų parengti konkretesnes audito ataskaitas.

Vyko naujos audito valdymo sistemos versijos įdiegimo parengiamieji darbai. Šią labiau vartotojams pritaikytą ir internetu pagrįstą versiją numatoma įdiegti pirmąjį 2007 m. ketvirtį.

Siekiant pateikti pasiūlymus dėl supaprastinimo, 2007 m. bus sutelktos pastangos nustatyti susijusius klausimus.

2.3. VAT audito plano įgyvendinimas

2005 m. gruodžio 5 d. Komisijos audito pažangos komitetas patvirtino 2006 m. VAT audito planą, kuris buvo derinamas visus metus. Kad būtų išvengta EAR atliekamo audito dubliavimo, buvo atšaukti dauguma VAT planuotų ABAC auditų veiklos generaliniuose direktoratuose, taip pat atšauktas kaimo plėtros auditas. Ši veikla buvo pakeista nauja veikla tolesnių veiksmų srityje, buvo rengiamas 2007–2009 m. strateginis audito planas, daugiau išteklių skirta VAS darbo kokybės tikrinimui.

Darbo programa įgyvendinta 88 %: 2006 m. baigtos rengti 69 Komisijos ataskaitos (23 audito ataskaitos, 8 tolesnių veiksmų ataskaitos ir 38 patikrinimo ataskaitos), atliktas 8 agentūrų auditas. Komisijos auditų ir tikrinimų ataskaitų santraukos pateikiamos priede.

Baigtų Komisijos auditų ir tikrinimų sąrašas:

GD (tarnyba) | Veikla | Paskelbta |

Tikrinimai, administracinė ir kitos paramos sistemos |

32 VAS | 32 VAS darbo kokybės patikrinimo ir viena apžvalginė ataskaita | Spalio 12 d. |

ADMIN | Žmogiškųjų išteklių valdymas I | Balandžio 7 d. |

ADMIN | Žmogiškųjų išteklių valdymas II | Spalio 27 d. |

COMM | Tolesni veiksmai dėl 2003 m. išsamaus audito | Spalio 24 d. |

DIGIT | Duomenų centro veikla ir saugumas | Gruodžio 8 d. |

EPSO | EPSO administruojamas atrankos procesas | Balandžio 7 d. |

OPOCE | Tolesni veiksmai dėl 2004 m. išsamaus audito | Gruodžio 18 d. |

PMO | Finansų valdymo tvarkingumas, finansinio ciklo įgyvendinimas | Gruodžio 8 d. |

SCIC | Finansų valdymas ir pirkimai | Rugsėjo 22 d. |

Vidaus politika |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | SPP (VPV) ciklas Komisijoje | Lapkričio 27 d. |

COMP | SPP/VPV ciklo veiksmingumas ir efektyvumas | Liepos 20 d. |

SANCO | SPP (VPV) ciklo veiksmingumas ir efektyvumas | Balandžio 7 d. |

TREN | SPP (VPV) ciklo veiksmingumas ir efektyvumas – išteklių paskirstymas | Balandžio 10 d. |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Apžvalginė ataskaita: EB teisės įgyvendinimo monitoringas | Gruodžio 22 d. |

ENTR | EB teisės įgyvendinimo monitoringas | Gruodžio 5 d. |

MARKT | EB teisės įgyvendinimo monitoringas | Lapkričio 7 d. |

TREN | EB teisės įgyvendinimo monitoringo tikrinimas | Gruodžio 14 d. |

JLS | Didelių IT projektų valdymas | Birželio 8 d. |

MARKT | Vietinės IT | Lapkričio 10 d. |

SANCO | IT valdymas | Gruodžio 8 d. |

TAXUD | Didelės IT sistemos | Sausio 24 d. |

COMM | Sutarčių valdymas | Spalio 11 d. |

EAC | ABAC diegimas | Birželio 30 d. |

ENTR* | Naujovių sklaidos centrų tinklo finansų valdymas | Balandžio 6 d. |

ENV | Tolesni veiksmai dėl išsamaus audito | Vasario 9 d. |

INFSO | Tolesni veiksmai dėl 2004 m. išsamaus audito | Gruodžio 7 d. |

JRC | Tarpinė tolesnio audito ataskaita | Vasario 9 d. |

RTD | Ex-post patikrinimai | Gruodžio 21 d. |

Struktūrinės priemonės ir bendroji žemės ūkio politika |

AGRI,EMPL,FISH,REGIO | Apžvalginė struktūrinių fondų ataskaita (38 straipsnis) | Kovo 8 d. |

REGIO | ERPF | Vasario 21 d. |

FISH | Tolesni veiksmai dėl 2004 m. išsamaus audito | Gruodžio 18 d. |

REGIO | Finansinių klaidų ištaisymas Sanglaudos fonde | Lapkričio 22 d. |

Išorės politika |

AIDCO | Tarpinė tolesnio audito ataskaita | Vasario 22 d. |

AIDCO, ECHO | Pagrindų susitarimo su JT įgyvendinimas, kartu su ECHO monitoringo ir valdymo ataskaitų sistemomis – bendrasis 2005 m. auditas | Liepos 28 d. |

ELARG | Ex-post patikrinimai | Gruodžio 20 d. |

RELEX** | Ex-post kontrolės veikla | Gruodžio 22 d. |

RELEX | Pranešimas dėl tolesnių veiksmų | Spalio 31 d. |

* Bendras auditas su ENTR GD, ** Bendras auditas su RELEX GD

2.4. Pritarimas rekomendacijoms ir audituojamųjų bei suinteresuotųjų šalių nuomonė

2006 m. audituojamos institucijos pritarė 89,4 % rekomendacijų, 7,9 % rekomendacijų buvo atmestos, dėl 2,7 % rekomendacijų nuomonė dar nepareikšta[3].

Komisijos auditai (neįskaitant VAS darbo kokybės patikrinimo) |

Rekomendacijos | Priimta | Atmesta | Nuomonė dar nepareikšta* | % | Iš viso |

Esminės | 11 | 1 | 0 | 2,9 | 12 |

Labai svarbios | 182 | 6 | 8 | 48,3 | 196 |

Svarbios | 162 | 25 | 3 | 46,8 | 190 |

Pageidaujamos | 8 | 0 | 0 | 2,0 | 8 |

% | 89,4 |7,9 |2,7 | | | | Iš viso | 363 |32 |11 | | 406 | | * Svarstomos atsižvelgiant į Komisijos sprendimą.

Kalbant apie VAS darbo kokybės patikrinimą, pateikta 241 rekomendacija, iš kurių priimta 228, o atmesta 13.

Audituojamos institucijos audito apimtį ir atlikimą vertino vidutiniškai 1,95 balo (praėjusiais metais – 1,82) skalėje nuo 1 (aukščiausias įvertinimas) iki 4 (žemiausias įvertinimas).2006 m. pabaigoje atliktos suinteresuotųjų šalių apklausos duomenimis, 75 % respondentų manė, kad VAT turi aiškią audito strategiją (palyginti su anksčiau gautu 79 % rezultatu), 86 % nuomone, auditas atliekamas sąžiningai, objektyviai ir teisingai (ankstesnis rezultatas – 93 %), o 61 % (anksčiau – 63 %) apklaustųjų manė, kad VAT rekomendacijos yra lengvai pritaikomos. Apskritai, 80 % (palyginti su 71 %) manė, kad VAT tikslas yra gerai suprantamas.

3. PASTEBėJIMAI

3.1. VAS darbo kokybės patikrinimas

Šį kartą VAS darbo kokybė buvo tikrinama taip: įvertinusi 32 atskiras VAS savo darbo ataskaitų vertinimo ataskaitas, VAT parengė jų patikrinimo ataskaitas ir jų pagrindu parengė apžvalginę ataskaitą. Buvo siekiama įvertinti, kaip VAS atitinka Vidaus auditorių instituto profesinės veiklos standartus atliekant vidaus auditą ir etikos kodeksą. Nustatyta, kad vienuolika iš 32 VAS iš esmės, o 17 iš dalies, atitinka kvalifikacijos ir veiklos standartus, o 30 VAS atitinka etikos kodeksą. Tai aiškiai rodo, kad reikia išlaikyti pastangas gerinti profesionalumą ir laikytis audito standartų.

Šis patikrinimas paskatino diskusijas ir svarstymus apie vidaus audito vaidmenį ir organizavimą Komisijoje. Atsižvelgiant į tai, kad VAS dirba apie 120 auditorių, o VAT – apie 60, akivaizdu, jog reikia bendrai apibrėžti audito mastą, rizikos vertinimą ir taikyti suderintą audito planavimą. Nedarant išankstinio poveikio jokiam būsimam Komisijos sprendimui, VAS šiuo metu svarstomi kai kurie VAT pasiūlymai, susiję su VAS nepriklausomumu ir VAS vadovo galimybe kreiptis į generaliniam direktoratui nepriklausančias įstaigas. 2007 m. liepos mėn. Audito pažangos komitetas atliks šių VAT pasiūlymų įgyvendinimo patikrinimą.

3.2. Valdymas, planavimas ir organizavimas

EB teisės įgyvendinimo monitoringas

Valstybės narės pirmiausia atsakingos už tai, kad EB teisės aktai būtų įgyvendinti laiku ir teisingai, tačiau Komisijai, kaip Sutarties sergėtojai, tenka užduotis vykdyti įgyvendinimo monitoringą. Siekdama pagerinti EB teisės įgyvendinimo monitoringą, VAT pasiūlė rizika pagrįstą planą dėl EB direktyvų perkėlimo, sistemingesnį įgyvendinimo priemonių vertinimo valstybių narių lygmeniu metodą, prioritetų nustatymo kriterijus skundų ir pažeidimų atvejais, taip pat ilgiausius svarbiausių atvejų nagrinėjimo terminus. Tikimasi, kad šiuo metu rengiamas Komisijos komunikatas dėl EB teisės monitoringo bus priimtas iki 2007 m. pabaigos.

SPP (VPV) proceso taikymas

Nors nustatyta, kad audituotieji generaliniai direktoratai oficialiai laikosi Komisijos SPP (VPV) taisyklių ir atitinkamų Komisijos vidaus kontrolės standartų, VAT nuomone, reikia toliau gerinti SPP (VPV) ciklo veiksmingumą ir efektyvumą, kad generaliniai direktoratai ne tik oficialiai laikytųsi taisyklių ir standartų, bet taptų už juos atsakingi ir pasinaudotų jų teikiamais privalumais vidaus valdyme. Kai kurios VAT rekomendacijos jau įgyvendintos, pavyzdžiui, atsižvelgta į daugiamečio strateginio planavimo poreikį, dėmesys skiriamas pagrindinei veiklai, o ne išimtinai naujoms metinės politinės strategijos iniciatyvoms. VAT taip pat rekomendavo atlikti atranką patikrinimo būdu. Atsakydama į Europos Parlamento prašymą, Komisija parengė laikotarpio vidurio savo personalo poreikių vertinimą ir išsamią ataskaitą apie Komisijoje paramos ir koordinavimo funkcijoms atlikti įdarbintą personalą. Į politikos formavimo procesą toliau sėkmingai įtraukiamas rizikos valdymas. Į kitas rekomendacijas, pavyzdžiui, rekomendaciją sukurti strategiją, skirtą paremti SPP (VPV) ciklą IT ir visišku žmogiškųjų išteklių skirstymo monitoringu, dar neatsižvelgta.

IT valdymas (sistemos)

VAT atliko Komisijos duomenų centro ir IT valdymo keturiuose veiklos generaliniuose direktoratuose auditą; rizikos analizės poreikis patvirtintas penkiomis (iš dvylikos) po šio patikrinimo pateiktomis esminėmis rekomendacijomis.

Dvi esminės rekomendacijos buvo susijusios su JMO ir BECH pastatų Liuksemburge fiziniu saugumu. Kita labai svarbi rekomendacija – parengti visapusišką veiklos atkūrimo planą, skirtą svarbioms duomenų centro informacinėms sistemoms. Ši rekomendacija pateikta todėl, kad neturėdami patikimos informacijos apie svarbias sistemas, generaliniai direktoratai galėtų būti nepakankamai pasirengę užtikrinti veiklos tęstinumą.

Nustatyta, kad netinkamas projekto valdymas turėjo neigiamos įtakos Šengeno informacinei sistemai (SIS II): dėl nepakankamai kvalifikuotų darbuotojų ir neoptimalaus darbuotojų panaudojimo buvo nepakankamai stebimas rangovų darbas, todėl Komisija iš esmės priklausė nuo rangovo kokybės ir patikimumo.

Reikėtų imtis priemonių, kuriomis būtų užtikrinta, kad visi generaliniai direktoratai laikytųsi Reglamento (EB) Nr. 45/2001 dėl asmens duomenų apsaugos, ir kad jų informacijos apsaugos pareigūnas atliktų pakankamą kontrolę ir būtų nepriklausomas.

Su IT susijusius auditus taip pat atliko trys VAS. Vietos lygmeniu nustatyti spręstini klausimai apima poreikį nuodugniai planuoti IT programų taikymą, projekto savininkų vaidmens apibrėžimą ir poreikį sudaryti išsamų vietinių IT aprašą.

3.3. ES lėšų valdymas

Struktūriniai fondai

Buvo siekiama nustatyti, ar Komisija įdiegė sistemą, skirtą patikrinti, ar valstybių narių pateiktos kontrolės sistemos atitinka būtinus standartus, įvertinti generalinių direktoratų lygiu įdiegtas kontrolės sistemas, įskaitant bendradarbiavimo su valstybėmis narėmis vertinimą, ir įvertinti ex-post patikrinimus, kuriuos atliko struktūrinių fondų generaliniai direktoratai. VAT rekomendavo, kad reikėtų tiksliau apibrėžti atsiskaitymo reikalavimus perįgaliotiems įgaliojimus suteikiantiems pareigūnams. Struktūrinių fondų generaliniai direktoratai turėtų nustatyti bendrą audito strategiją, remdamiesi jau atliekamu derinimo darbu. Patikinimo procesą pagerintų geresnis darbo derinimas su valstybėmis narėmis, įskaitant pasitikėjimo sutarčių sudarymą, geresnis būtiniausių audito standartų laikymasis, aiški ir tiksli audito nuomonė arba atsisakymas ją pateikti. Pagrindiniai audito rezultatai turėtų būti aiškiai pateikti generalinių direktoratų metinėse veiklos ataskaitose, kad būtų galima geriau matyti, kokio lygio ir tipo patikinimas suteiktas valstybių narių įdiegtoms valdymo ir kontrolės sistemoms.

VAT nuomone, turėtų būti reikšmingai patobulinta sanglaudos fondui taikoma finansinių klaidų ištaisymo procedūra, kad būtų sutrumpinta jos trukmė. Siekiant išvengti rizikos, kad gali būti nesilaikoma Finansinio reglamento ir kitų taisyklų, turėtų būti aiškiau nustatyta, kaip aiškinti grynojo sumažinimo principą ir taikyti vienodo tarifo taisomąjį kriterijų. Taip pat turėtų būti gerinamas finansinis atsiskaitymas, ypač pajamų prognozavimo požiūriu.

Finansinis ir administracinis pagrindų susitarimas su JT (FAPS)

Audito tikslas buvo įvertinti, kaip laikomasi FAPS ir įvertinti galimybes gauti patikinimą dėl ES lėšų panaudojimo. VAT nustatė, kad ES lėšos galėjo būti panaudotos ne tais tikslais, kaip buvo numatyta, ypač atsižvelgiant į tai, kad atsiskaitymas dėl netiesioginių išlaidų nebuvo skaidrus. Auditas parodė, kad FAPS yra naudingas, nes juo buvo sukurtas labai reikalingas įvairių partnerių, atstovaujančių abiems EB (JT) partnerystės šalims, bendradarbiavimo pagrindas. Audito pažangos komitetas paragino VAT įvertinti galimybės, kad lieka rizika dėl netiesioginių išlaidų, visų pirma susijusi su EB (JT) finansavimo pagal FAPS bendra kontrole ir JT finansinės kontrolės sistema, reikšmingumą.

Tiriamosios veiklos ex-post patikrinimai

Šiais auditais buvo siekiama įvertinti tiriamosios veiklos ex-post patikrinimų atitiktį, veiksmingumą ir efektyvumą, kadangi jie yra itin reikšminga priemonė siekiant gauti teigiamą patikinimo pareiškimą. Atsižvelgdama į praeitų metų EAR metinę ataskaitą, VAT nepatenkinamai įvertino ex-post patikrinimus ir nustatė, kad ex-post patikrinimų planavimas turi būti suderintas ir pagrįstas rizika. VAT rekomendavo aiškiau apibrėžti ex-post patikrinimų tikslus ir strategiją, o generalinių direktoratų metinėse veiklos ataskaitose geriau pagrįsti jų rezultatus. Reikėtų užtikrinti, kad būtų patikrinta pakankamai audituotinų programų ir gavėjų. Reikėtų laikytis Finansinio reglamento reikalavimų dėl pajamų prognozių pagal reikalavimus padengti išlaidas po ex-post patikrinimų. Akivaizdu, kad, palyginti su kontrolės tikslais, ex-post patikrinimai taikomi nepakankamai, todėl metinėje veiklos ataskaitoje buvo padaryta išlyga.

3.4. Žmogiškųjų išteklių valdymas

Buvo tikrinamas planavimas, įdarbinimas, judumas, netinkamas pareigų atlikimas, pravaikštos ir nuolatinių darbuotojų atrankos vidaus kontrolės sistema. VAT nurodė, kad ADMIN GD turi vaidinti didesnį vaidmenį koordinuojant ir vykdant monitoringą, siekiant užtikrinti, kad visoje Komisijoje žmogiškųjų išteklių valdymo politika būtų taikoma nuosekliai. VAT taip pat pasiūlė žmogiškųjų išteklių valdymą padaryti neatsiejama Komisijos strateginio planavimo (valdymo) proceso dalimi, kad būtų geriau suderinti generalinių direktoratų poreikiai ir turimi žmogiškieji ištekliai ir kad būtų sukurta ilgalaikė veiksmingo žmogiškųjų išteklių valdymo vizija.

VAT taip pat pasiūlė nustatyti darbo krūvio rodiklius, numatyti planuojamas laisvas darbo vietas ir pagrindinį laikotarpį, per kurį jos turi būti užpildytos, geriau administruoti privalomąjį darbuotojų judumą, persvarstyti nuolatinių ir laikinų darbuotojų proporciją ir užtikrinti geresnį netinkamo pareigų atlikimo atvejų valdymą gerinant vadovybės žmogiškųjų išteklių srities gebėjimus. Įdarbinimo procesui pritaikius keletą kontrolės ir monitoringo priemonių, būtų lengviau surengti reikiamą skaičių konkursų reikiamose srityse, padidėtų įdarbintų konkurso laureatų skaičius.

Atlikusi SPP (VPV) proceso auditą, VAT nustatė, kad nėra ilgalaikės žmogiškųjų išteklių strategijos arba poreikio geriau planuoti žmogiškųjų išteklių paskirstymą.

2006 m. žmogiškųjų išteklių auditą taip pat atliko dvi VAS, kurios savo rekomendacijose irgi daug dėmesio skyrė strateginiam planavimui ir veiksmingam išteklių paskirstymui. Keliose VAT audito ataskaitose taip pat pateikta labai svarbių rekomendacijų žmogiškųjų išteklių klausimais.

3.5. ABAC

Naujosios kaupiamosios apskaitos sistemos (ABAC) diegimas – itin nelengvas uždavinys Komisijai. VAT ir EAR į savo 2006 m. audito planus įtraukė ABAC auditą įvairiuose generaliniuose direktoratuose. Atsižvelgdama į tai, kad vienas iš pagrindinių EAR, kaip išorės auditoriaus, įsipareigojimų yra pateikti nuomonę dėl konsoliduotos finansinės atskaitomybės, VAT nusprendė atšaukti planuotus ABAC auditus keliuose generaliniuose direktoratuose, kurių auditą planuoja EAR, ir, glaudžiai bendradarbiaudama su EAR, atliko kaupiamosios apskaitos taikymo auditą EAC GD, kuris apėmė pereinamojo proceso prie kaupiamosios apskaitos bei 2005 m. metų pabaigos sąskaitų uždarymo EAC GD auditą.

Remiantis VAT audito rezultatais, EAC GD apskaitos kontrolės sistemomis netinkamai užtikrinamas apskaitos duomenų išsamumas, tikslumas ir patikimumas. Todėl EAC GD nurodyti metų pabaigos apskaitos įrašai nesuteikė tikro ir teisingo EAC GD finansinės padėties ir veiklos rezultatų vaizdo. VAT susidarė tokią nuomonę iš esmės dėl to, kad trūko atitinkamų metų pabaigos uždarymo procedūrų dokumentų, kad vietinės ir centrinės apskaitos sistemų duomenys nebuvo visiškai suderinti ir kad kaupimo pagrindu atliktuose skaičiavimuose buvo reikšmingų apskaitos klaidų, turėjusių reikšmingą poveikį sąskaitų likučiams.

3.6. Tolesni veiksmai

Atliekant vis daugiau auditų, tolesnių veiksmų klausimas tampa vis svarbesnis ir šiuo metu jis spendžiamas sistemingai, jam skiriamos atskiros ataskaitos. 2007 m. vasario mėn. paskelbtoje VAT 2006 metų pabaigos ataskaitoje daroma išvada, kad nors vis daugiau rekomendacijų įgyvendinama laiku, vis dar esama atvejų, kai vėluojama įgyvendinti svarbias rekomendacijas: 50 % esminių ir labai svarbių rekomendacijų vėluojama įgyvendinti daugiau nei šešis mėnesius. Taigi vis dar esama didelių trūkumų, susijusių su tuo, kaip vadovybė įgyvendina veiksmų planus.

Dviem atvejais VAT padarė išvadą, kad pateiktų rekomendacijų įgyvendinimas buvo nepakankamas, kad būtų galima atlikti išsamų tolesnį auditą. Reikėtų atsižvelgti ir į ankstesnėse VAT metinėse ataskaitose pateiktas vidaus auditoriaus rekomendacijas. Pavyzdžiui, 2006 m. nebuvo pakankamai atsižvelgta į rekomendacijas dėl IT valdymo ir IT infrastruktūros konsolidavimo.

4. IšVADOS

Remiantis 2006 m. Komisijos auditu, tikrinimais ir susijusiu darbu, Komisijos vidaus auditorius daro šias išvadas (Komisijos pozicija išdėstyta generalinių direktorių metines veiklos ataskaitas apibendrinančioje ataskaitoje).

1 VAT išvada. Tęsti darbą siekiant pagerinti padėtį

VAT audito metu nustatyta, kad vidaus kontrolės sistemos akivaizdžiai patobulintos daugelyje sričių. Komisija ėmėsi svarbių veiksmų, kad pagerintų kontrolės aplinką, pavyzdžiui, priėmė Komunikatą dėl veiklos tęstinumo, surengė „etikos dieną“, analizavo aukšto lygio grupės, nagrinėjančios EB teisę, nuomonę. Vis dėlto vis dar esama didelių trūkumų, todėl reikia dirbti toliau, kaip rodo esminių VAT rekomendacijų (dvylika) ir VAT auditų, po kurių pateikta neigiama nuomonė (devyni), skaičius. Reikia gerinti padėtį šiose srityse: ex-post patikrinimai, IT (pastatai, duomenų saugumas, tinkamas darbuotojų įdarbinimo ir planavimo procesas IT projektuose, paslaugų tęstinumas), naujų apskaitos taisyklių taikymas ir sutarčių valdymas[4] (bendrųjų sutarčių naudojimo priežiūra, subrangovų monitoringas, įvairus vienintelio paslaugos teikėjo vaidmens pobūdis).

2 VAT išvada. Tolesni veiksmai – pasikartojantis klausimas

Apžvalginėse ataskaitose dėl tolesnių veiksmų parodyta, kad 2005 m. ataskaitoje pasiūlyta „tolesnių veiksmų kultūra“ dar ne visiškai sukurta. Komisijoje turi būti dedama daugiau pastangų, kad būtų užtikrintas tinkamas, sistemingas ir greitas audito rekomendacijų įgyvendinimas. Itin svarbu įgyvendinti vidaus ir išorės audito rekomendacijas, jeigu norima pasiekti Komisijos strateginį teigiamo patikinimo pareiškimo tikslą.

3 VAT išvada. Integruota žmogiškųjų išteklių strategija

Atliekant žmogiškųjų išteklių valdymo patikrinimus ir SPP (VPV) proceso, EB teisės įgyvendinimo monitoringo ir IT valdymo auditą, nustatyta, kad ilgalaikė žmogiškųjų išteklių valdymo strategija yra svarbus sėkmę lemiantis veiksnys ir kad netinkamas žmogiškųjų išteklių paskirstymas gali turėti itin neigiamą poveikį Komisijos veiklai ir reputacijai. ADMIN GD, kaip centrinė už žmogiškųjų išteklių valdymą atsakinga tarnyba, kartu su decentralizuotais generalinių direktoratų ir tarnybų žmogiškųjų išteklių padaliniais turėtų parengti strategiją, visiškai pagrįstą strateginiu planavimo procesu.

4 VAT išvada. Gerinti vidaus audito sąrangos veiksmingumą ir tvirtumą

Komisijos vidaus audito sistema yra dviejų pakopų – ją sudaro VAS ir VAT, o tai labai gerai parodo Komisijos valdymo sąrangą. Darbo kokybės tikrinimo metu padaryta išvada, kad dauguma VAS iš dalies arba iš esmės atitiko standartus. Vis dėlto turėtų būti toliau dedamos pastangos didinti profesionalumą, taip pat turėtų būti įtvirtintas neseniai pradėtas suderintas planavimas, siekiant toliau gerinti bendrą Komisijos vidaus audito darbo veiksmingumą. Iš anksto nevertinant jokio kito Komisijos sprendimo, kai kurie klausimai, pavyzdžiui, tolesnis VAS nepriklausomumo stiprinimas sudarant galimybę iškelti problemas organizacijos lygiu Komisijoje, buvo atvirai apsvarstyti ir sprendimas dėl jų dar nepriimtas; 2007 m. juos dar kartą nagrinės APK.

5 VAT išvada. Metinis valdymo pareiškimas

2006 m. atliktų auditų metu (SPP (VPV), EB teisės monitoringo ir pan.), taip pat VAS darbo kokybės tikrinimo metu buvo atsižvelgta į keletą su valdymu susijusių klausimų; su valdymu susijusiems klausimams dėmesio skirta ir 2006 m. VAT konferencijoje. Komisija padėjo tvirtą savo valdymo struktūros pamatą. Kad valdymo struktūra būtų visiškai baigta ir kad apie ją ir jos raidą sužinotų suinteresuotosios šalys, Komisija turėtų pateikti savo valdymo politikos ir praktikos aprašymą, geriausia tai būtų padaryti generalinių direktorių metines veiklos ataskaitas apibendrinančioje ataskaitoje, ir pateikti šį aprašymą savo tinklalapyje ir numatyti, kad būtų reguliariai atnaujinama jame esanti informacija[5]. Tokiame aprašyme galėtų būti paaiškinta Komisijos taikoma rizikos valdymo sistema, strateginis planavimas, etikos kodeksas, apskaitos pareigūno vaidmuo, vidaus kontrolės sistemos, vidaus auditas ir APK. Taip Komisija sustiprintų patikimumą ir suinteresuotųjų šalių bei ES piliečių pasitikėjimą.

[1] Vis dėlto kai kuriais atvejais agentūrų audito rekomendacijos yra susijusios su Komisija ir yra įtrauktos į 2.4. skyriaus statistinius duomenis.

[2] 2006 m. gruodžio 13 d. Tarybos reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 1995/2006, iš dalies keičiantis Reglamentą (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 dėl Europos Bendrijų bendrajam biudžetui taikomo finansinio reglamento (OL L 390, 2006 12 30, p. 1).

[3] Tik Komisijos auditai, neįskaitant VAS darbo kokybės patikrinimo.

[4] Keletas VAS audito ataskaitų susijusios su veiksmingu sutarčių valdymu viešųjų pirkimų srityje.

[5] Direktyva 2006/46/EB (OL L 224, 2006 8 16, p. 1) nustatytas įpareigojimas bendrovėms, kurių vertybiniais popieriais leidžiama prekiauti reguliuojamose rinkose ir kurių registruota buveinė yra įsikūrusi Bendrijoje, teikti metinį bendrovės valdymo pareiškimą, kuris būtų įtrauktas į metinę ataskaitą, kaip speciali ir aiškiai identifikuojama jos dalis.