(1)

Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatais ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygomis, nustatytais Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (1) (toliau – Tarnybos nuostatai), Komisija įpareigojama atsakyti į tam tikrus prašymus ir skundus. Dažniausiai šias užduotis atlieka Žmogiškųjų išteklių ir saugumo generalinio direktorato (toliau – HR GD) Apeliacijų ir bylų stebėjimo skyrius, kuris nustato aktualius faktus ir įvertina juos teisiniu požiūriu, kad padėtų paskyrimų tarnybai arba darbo sutartis sudarančiai tarnybai (toliau – tarnyba) priimti sprendimą;

(2)

Tarnybos nuostatų 22c straipsniu Komisija įpareigojama pagal Tarnybos nuostatų 24 ir 90 straipsnius nustatyti procedūrą, pagal kurią būtų nagrinėjami pareigūnų pateikti skundai dėl elgesio su jais po to arba dėl to, kad pagal Tarnybos nuostatų 22a ir 22b straipsnius jie pranešė apie šiurkščius pažeidimus (2);

(3)

Tarnybos nuostatų 24 straipsniu Komisija įpareigojama padėti pareigūnams ieškiniuose dėl bet kurio asmens, kuris grasina, įžeidinėja arba šmeižia ar išreiškia savo pyktį, arba kenkia asmeniui ar turtui, kuris, atsižvelgiant į jo postą ar pareigas, priklauso nuo jo arba jo šeimos nario;

(4)

Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 1 ir 2 dalimis visiems asmenims, kuriems taikomi Tarnybos nuostatai, leidžiama tarnybai teikti prašymą priimti sprendimą jo atžvilgiu arba skundą dėl jo nenaudai priimto sprendimo;

(5)

vykdydama tą veiklą, Komisija renka ir tvarko svarbią informaciją. Ta informacija apima asmens duomenis, visų pirma tapatybės duomenis, kontaktinius duomenis ir duomenis apie elgesį. Kompetentingos Komisijos tarnybos perduoda asmens duomenis kitoms Komisijos tarnyboms, kurioms būtina su jais susipažinti;

(6)

asmens duomenys saugomi saugioje fizinėje ir elektroninėje aplinkoje, kad būtų užkirstas kelias neteisėtai prieigai prie duomenų arba jų perdavimui asmenims, kuriems su jais nebūtina susipažinti. Užbaigus duomenų tvarkymą, jie saugomi pagal taikomas Komisijos taisykles (3);

(7)

vykdydama savo užduotis pagal Tarnybos nuostatus Komisija privalo paisyti fizinių asmenų teisių, susijusių su asmens duomenų tvarkymu, kaip pripažįstama Europos Sąjungos pagrindinių teisių chartijos 8 straipsnio 1 dalyje ir Sutarties 16 straipsnio 1 dalyje, taip pat Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2018/1725 (4) numatytų teisių. Kartu Komisija privalo laikytis griežtų konfidencialumo ir profesinės paslapties taisyklių;

(8)

tam tikromis aplinkybėmis būtina suderinti Reglamente (ES) 2018/1725 numatytas duomenų subjektų teises ir poreikį užtikrinti nusikalstamų veikų prevenciją, tyrimą, nustatymą ir patraukimą už jas baudžiamojon atsakomybėn, taip pat Komisijos atsako į įtariamą priekabiavimą ir kitokį netinkamą elgesį ar pasikėsinimą veiksmingumą ir visapusiškai paisyti kitų duomenų subjektų pagrindinių teisių ir laisvių. Tuo tikslu Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies b, c, g ir h punktuose numatyta galimybė Komisijai apriboti 14–17, 19, 20 ir 35 straipsnių taikymą, taip pat 4 straipsnio 1 dalies a punkte nustatyto skaidrumo principo taikymą tiek, kiek jo nuostatos atitinka to reglamento 14–17, 19 ir 20 straipsniuose nustatytas teises ir prievoles;

(9)

tai, visų pirma, galėtų būti taikoma atvejams, susijusiems su informacijos apie asmens duomenų tvarkymą perdavimu asmeniui, kurio atžvilgiu prašymas ar skundas buvo pateiktas (toliau – atitinkamas asmuo), ypač tada, kai procedūra yra pradėta dėl pagalbos prašymo pagal Tarnybos nuostatų 24 straipsnį įtariant priekabiavimą. Siekdama apsaugoti prašymo ar skundo teikėjo arba liudytojo teises ir laisves pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktą, Komisija gali priimti sprendimą apriboti tokios informacijos teikimą atitinkamam asmeniui. Komisija šį sprendimą gali priimti visų pirma siekdama apsaugoti tuos asmenis nuo atitinkamų asmenų, kurių atžvilgiu gera valia buvo pateikti įtarimai, bet dėl kurių administracija priemonių nesiėmė, galimo keršto. Kai kuriais atvejais gali prireikti apriboti tokios informacijos teikimą siekiant užkirsti kelią priekabiavimui ar kitam netinkamam elgesiui ar pasikėsinimui Komisijoje (ypač tame organizaciniame padalinyje, kuriame atitinkamas asmuo dirba kartu su prašymo ar skundo teikėju arba liudytoju);

(10)

kartu galėtų prireikti apriboti kitas atitinkamo asmens teises, jeigu naudojantis tomis teisėmis būtų atskleista informacija apie prašymo ar skundo teikėją arba liudytoją, paprašiusį neatskleisti jo tapatybės. Tokiu atveju, kad būtų apsaugotos šio prašymo ar skundo teikėjo arba liudytojo teisės ir laisvės, dėl 9 konstatuojamojoje dalyje nurodytų priežasčių Komisija gali nuspręsti apriboti prieigos prie pareiškimo, susijusio su atitinkamu asmeniu, teisę arba kitas jo teises. Komisija gali priimti sprendimą tai padaryti, remdamasi Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies h punktu;

(11)

be to, atitinkamo asmens teises gali prireikti apriboti siekiant užtikrinti stebėsenos, tikrinimo ar reguliavimo funkciją, susijusią su viešosios valdžios įgaliojimų vykdymu, tais atvejais, kai kyla pavojus svarbiam tikslui, susijusiam su Sąjungos bendru viešuoju interesu, t. y. užtikrinti Komisijos atsako į įtariamą priekabiavimą ir kitokį netinkamą elgesį ar pasikėsinimą veiksmingumą. Kova su priekabiavimu ir kitokiu netinkamu elgesiu ar pasikėsinimu yra laikoma svarbiu tikslu, susijusiu su Sąjungos ir, be kita ko, Komisijos bendru viešuoju interesu. Be to, Tarnybos nuostatų 24 straipsniu Komisija yra įpareigota padėti savo darbuotojams. Siekiant neatgrasyti personalo narių nei nuo pranešimo apie numanomo priekabiavimo ir kitokio netinkamo elgesio ar pasikėsinimo atvejus, nei nuo dėl šių priežasčių teiktino pagalbos prašymo, t. y. Sąjungos viešojo intereso, būtina užtikrinti, kad atitinkami asmenys apie su jais susijusį pagalbos prašymą nesužinotų. Tai gali būti ypač aktualu tais atvejais, kai tarnyba nustato, kad priekabiavimo, kaip apibrėžta Tarnybos nuostatuose, nebuvo. Tokiomis aplinkybėmis ginant Sąjungos viešąjį interesą reikėtų pasirūpinti, kad atitinkamas asmuo nesužinotų apie pagalbos prašymą ir būtų užtikrinta, kad personalo narys galėtų pasinaudoti Tarnybos nuostatų 24 straipsnyje nustatyta procedūra ir kad būtų užkirstas kelias naujiems konfliktams. Šiuo atžvilgiu Komisija gali priimti sprendimą apriboti atitinkamų asmenų teises pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies c ir g punktus;

(12)

taip pat gali prireikti apriboti atitinkamų asmenų teises siekiant užtikrinti atitinkamo asmens nusikalstamų veikų, apie kurias Komisijai praneša prašymų ar skundų teikėjai arba liudytojai, prevenciją, tyrimą, nustatymą ir patraukimą už jas baudžiamojon atsakomybėn. Pavyzdžiui, prašymų ar skundų teikėjai ir liudytojai gali pranešti apie netinkamą elgesį ir psichologinį arba seksualinį priekabiavimą. Tokiais atvejais Komisija gali priimti sprendimą apriboti atitinkamų asmenų teises pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies b punktą;

(13)

pagal Tarnybos nuostatus Komisija privalo užtikrinti, kad pagal tuos nuostatus prašymai ir skundai būtų nagrinėjami konfidencialiai. Siekiant tą konfidencialumą užtikrinti, kartu laikantis Reglamente (ES) 2018/1725 nustatytų asmens duomenų apsaugos standartų, būtina priimti vidaus taisykles, kuriomis remdamasi Komisija galėtų apriboti duomenų subjektų teises pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies b, c, g ir h punktus;

(14)

vidaus taisyklės turėtų būti taikomos visoms duomenų tvarkymo operacijoms, kurias Komisija atlieka vykdydama savo užduotis, susijusias su prašymų ir skundų, pateiktų pagal Tarnybos nuostatus, nagrinėjimu;

(15)

siekdama laikytis Reglamento (ES) 2018/1725 14, 15 ir 16 straipsnių, Komisija turėtų skaidriai ir nuosekliai informuoti visus fizinius asmenis apie savo veiklą, kurią vykdant tvarkomi jų asmens duomenys, ir jų teises, savo interneto svetainėje skelbdama duomenų apsaugos pranešimą. Atitinkamais atvejais Komisija turėtų tinkamu būdu asmeniškai informuoti su prašymu ar skundu susijusius duomenų subjektus, t. y. prašymų ir skundų teikėjus, atitinkamus asmenis ir liudytojus;

(16)

Komisija turėtų visus apribojimus taikyti skaidriai ir atitinkamoje registracijos sistemoje užfiksuoti kiekvieną apribojimų taikymo atvejį;

(17)

kalbant apie Reglamento (ES) 2018/1725 16 straipsnio, kuriame nustatyta, kad tais atvejais, kai duomenų subjektas asmens duomenų nepateikė, jis turi būti ne vėliau kaip per mėnesį informuotas, taikymo apribojimus, Komisija turėtų per vieną mėnesį parengti įrašą, kuriame aprašytų visų taikytų apribojimų priežastis. Tame įraše reikėtų pateikti apribojimo būtinumo ir proporcingumo kiekvienu konkrečiu atveju vertinimą;

(18)

pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 8 dalį duomenų valdytojai gali atidėti informacijos apie pagrindines apribojimo taikymo priežastis teikimą duomenų subjektui, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti, jei dėl tos informacijos pateikimo apribojimas taptų nebeveiksmingas. Tai ypač aktualu atvejais, kai ribojamas to reglamento 16 ir 35 straipsnių taikymas;

(19)

Komisija turėtų reguliariai peržiūrėti nustatytus apribojimus, kad užtikrintų, jog duomenų subjekto teisės būti informuotam pagal Reglamento (ES) 2018/1725 16 ir 35 straipsnius būtų apribotos tik tol, kol tai būtina dėl 8 konstatuojamojoje dalyje nurodytų priežasčių;

(20)

apribojimų taikymas turėtų būti peržiūrėtas teikiant atsakymus į prašymus, pateiktus pagal Tarnybos nuostatų 22c ir 24 straipsnius ir 90 straipsnio 1 dalį, ir į skundus, pateiktus pagal Tarnybos nuostatų 22c straipsnį ir 90 straipsnio 2 dalį, arba užbaigiant tokių prašymų ir skundų nagrinėjimą, priklausomai nuo to, kas įvyksta anksčiau. Vėliau Komisija turėtų kasmet įvertinti, ar reikia apribojimus taikyti toliau;

(21)

tam tikrais atvejais gali prireikti toliau taikyti apribojimą, visų pirma Reglamento (ES) 2018/1725 16 straipsnio taikymo apribojimą, tol, kol Komisija konkrečių asmens duomenų saugojimą nutraukia. Tokiu atveju duomenų subjekto informuoti apie jo asmens duomenų tvarkymą nereikėtų. Tokia situacija visų pirma galėtų susiklostyti, kai esama didelės rizikos, kad atitinkamam asmeniui pranešus apie jo asmens duomenų tvarkymą būtų pakenkta kitų asmenų teisėms ir laisvėms. Taip gali nutikti tada, kai tarnyba atmeta gera valia pateiktą pagalbos prašymą dėl įtariamo netinkamo atitinkamo asmens elgesio ir kai tas atitinkamas asmuo ir prašymo teikėjas dirba tame pačiame organizaciniame padalinyje. Tokiu atveju kyla rizika, kad prašymo teikėjui gali būti keršijama, o organizacinio padalinio darbo atmosfera gali pablogėti. Tokiomis aplinkybėmis atitinkamo asmens asmens duomenys turėtų būti saugomi tik tol, kol duomenys yra svarbūs prašymo ir (arba) skundo nagrinėjimui, ir tik tol, kol tas asmuo yra ginčo subjektas;

(22)

siekiant užtikrinti šio sprendimo laikymąsi, Europos Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas turėtų atlikti nepriklausomą apribojimų taikymo peržiūrą;

(23)

vyko konsultacijos su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu ir 2021 m. rugsėjo 23 d. jis pateikė savo nuomonę,