30.5.2015   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

L 134/1

KOMISIJOS ĮGYVENDINIMO REGLAMENTAS (ES) 2015/840

2015 m. gegužės 29 d.

dėl patikrinimų, kuriuos atlieka atsakingos institucijos pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) Nr. 514/2014, kuriuo nustatomos Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir policijos bendradarbiavimo, nusikalstamumo prevencijos, kovos su juo ir krizių valdymo finansinės paramos priemonės bendrosios nuostatos

EUROPOS KOMISIJA,

atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo,

atsižvelgdama į 2014 m. balandžio 16 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) Nr. 514/2014, kuriuo nustatomos Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir policijos bendradarbiavimo, nusikalstamumo prevencijos, kovos su juo ir krizių valdymo finansinės paramos priemonės bendrosios nuostatos (1), ypač į jo 27 straipsnio 5 dalį,

kadangi:

(1)

atsakingos institucijos atsako už išlaidų valdymą ir kontrolę pagal Reglamentą (ES) Nr. 514/2014. Šiuo tikslu jos turi atlikti administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje;

(2)

atsakingų institucijų atliekami veiksmingi administraciniai patikrinimai turėtų visų pirma apimti paramos gavėjų siunčiamų finansinių deklaracijų analizę. Pavieniai patvirtinamieji dokumentai turėtų būti išsamiau tikrinami tik tuomet, jei analizuojat atskleidžiama neatitikimų ar pažeidimų. Siekiant užtikrinti pakankamą patikinimo lygį ir kartu mažinti administracinę naštą, taip pat svarbu išaiškinti, kokiomis aplinkybėmis atsakinga institucija gali remtis audito sertifikatu;

(3)

patikrinimai vietoje apima finansinius ir veiklos aspektus ir gali būti vykdomi įvairiais projekto etapais. Todėl būtina nustatyti kiekvienos rūšies patikrinimo vietoje apimtį, siekiant užtikrinti, kad jie būtų vykdomi kuo veiksmingiau;

(4)

veiklos patikrinimai vietoje turėtų būti vykdomi projektų įgyvendinimo laikotarpiu, kad būtų galima laiku imtis taisomųjų priemonių. Tokie patikrinimai turėtų būti taikomi tiek atrinktiems projektams, kurie vis dar vykdomi atitinkamų finansinių metų pirmą dieną, ir projektams, kurie pradedami tais finansiniais metais;

(5)

siekiant užtikrinti pakankamą patikinimo lygį ir kartu mažinti administracinę naštą, turėtų būti nustatytos aplinkybės, kuriomis klaidų rizika laikoma nereikšminga ir todėl finansinių patikrinimų vietoje skaičius gali būti sumažintas. Tačiau taip pat būtina nustatyti, kokių veiksmų turi būti imamasi, jeigu klaidų lygis yra reikšmingas, siekiant gauti pakankamą patikinimą dėl Sąjungos išlaidų teisėtumo ir tvarkingumo;

(6)

turėtų būti patikslinti finansinės kontrolės vietoje pagrindiniai elementai. Visų pirma atsakingos institucijos turi patikrinti, ar projektais, kurie remiami pagal nacionalines programas, nesiekiama pelno. Jos turėtų patikrinti, ar šių projektų išlaidos nefinansuojamos du kartus pagal nacionalines programas ir kitas Sąjungos programas visais programavimo laikotarpiais, įskaitant agentūrų teikiamą finansavimą;

(7)

pasibaigus kiekvienam projektui patvirtinamuosius dokumentus reikėtų saugoti nustatytą laikotarpį, kad atsakingos institucijos, Komisija (įskaitant OLAF) ir Audito Rūmai galėtų jais naudotis atlikdami patikrinimus;

(8)

tam, kad šį reglamentą būtų galima taikyti, kai tik yra patvirtinamos nacionalinės programos, šis reglamentas turėtų įsigalioti kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje;

(9)

Jungtinei Karalystei ir Airijai Reglamentas (ES) Nr. 514/2014 yra privalomas, todėl joms privalomas ir šis reglamentas;

(10)

nedarant poveikio Reglamento (ES) Nr. 514/2014 47 konstatuojamajai daliai, Danijai neprivalomas nei Reglamentas (ES) Nr. 514/2014, nei šis reglamentas;

(11)

šiame reglamente nustatytos priemonės atitinka Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir Vidaus saugumo fondo komiteto nuomonę,

PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:

1 straipsnis

Administraciniai patikrinimai

1.   Atsakinga institucija atlieka visų finansinių deklaracijų, kurias pateikė paramos gavėjai, kad gautų Sąjungos finansavimą, administracinius patikrinimus pagal dotacijų susitarimus, apibrėžtus Komisijos deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1042/2014 (2) 1 straipsnio d punkte (finansinės deklaracijos). Šie patikrinimai turi apimti bent šiuos elementus:

a)

patikras, kuriomis patvirtinamas finansinių deklaracijų formalus teisingumas ir aritmetinis tikslumas;

b)

patikras, kuriomis patvirtinama, kad vykdant projektą pasiekta dotacijos susitarime nustatytų tikslų arba kad daroma pažanga siekiant šių tikslų;

c)

analitinę peržiūrą, kurioje įvertinamas finansinėse deklaracijose deklaruotų išlaidų tinkamumas ir jų atitiktis reikalavimams, nustatytiems dotacijos susitarime, ir taikomoms Sąjungos bei nacionalinėms taisyklėms.

2.   Jeigu atliekant administracinius patikrinimus nustatoma neatitikimų ar pažeidimų, atsakinga institucija atlieka išsamesnes patikras, kad įvertintų išlaidų teisėtumą ir tvarkingumą, visų pirma peržiūrėdama patvirtinamųjų dokumentų tikslinę imtį.

3.   Atsakinga institucija gali reikalauti, kad paramos gavėjas gautų nepriklausomo auditoriaus parengtus audito sertifikatą ir audito ataskaitą, apimančius visus 1 dalies a ir c punktuose nurodytus aspektus. Tokiu atveju atsakinga institucija nustato patikrinimų, kuriuos turi atlikti nepriklausomas auditorius, apimtį ir audito ataskaitos šabloną.

2 straipsnis

Patikrinimų vietoje bendrieji principai

Atsakinga institucija atlieka finansinius ir veiklos patikrinimus vietoje.

Patikrinimai vietoje atliekami remiantis projekto paramos gavėjų turimais dokumentais ir įrašais.

Patikrinimai vietoje, apie kuriuos iš anksto nepranešama, gali būti atliekami pagal nacionalinės teisės aktus, jei patikinimo lygis sumažėtų apie juos iš anksto pranešus.

3 straipsnis

Finansiniai patikrinimai vietoje

1.   Finansinių patikrinimų vietoje tikslas – užtikrinti pakankamą patikinimo dėl finansinėse deklaracijose nurodytų operacijų ir sutarčių teisėtumo ir tvarkingumo lygį.

2.   Atsakinga institucija patikrina, ar:

a)

finansinėse deklaracijose nurodytos išlaidos atitinka projekto paramos gavėjų turimus apskaitos duomenimis ir patvirtinamuosius dokumentus;

b)

finansinėse deklaracijose nurodytos išlaidos atitinka tinkamumo reikalavimus, nustatytus dotacijos susitarime, ir taikomas Sąjungos ir nacionalines taisykles;

c)

finansavimo šaltiniai atitinka Reglamento (ES) Nr. 514/2014 16 straipsnio 2 dalį.

3.   Nedarant poveikio šio reglamento 4 straipsnio 2 daliai, finansiniai patikrinimai vietoje apima bent 10 % viso Sąjungos įnašo į projektus, kurie deklaruoti kaip užbaigti metinėse sąskaitose, nurodytose Reglamento (ES) Nr. 514/2014 39 straipsnyje.

4 straipsnis

Finansinių patikrinimų vietoje aprėpties mažinimo arba didinimo sąlygos

1.   Atsakinga institucija nustato N finansinių metų metinėse sąskaitose, nurodytose Reglamento (ES) Nr. 514/2014 39 straipsnyje, tikrinamo Sąjungos įnašo klaidų lygį.

2.   Atsakinga institucija gali sumažinti finansinių patikrinimų vietoje aprėptį kitais N+1 finansiniais metais, jei laikomasi šių dviejų sąlygų:

a)

klaidų lygis yra mažesnis nei 2 % tikrinamo Sąjungos įnašo N finansinių metų metinėse sąskaitose,

b)

finansiniai patikrinimai vietoje, atlikti nuo tada, kai pradėta vykdyti nacionalinė programa, apima ne mažiau kaip 10 % viso Sąjungos įnašo į visus projektus, kurie deklaruoti kaip užbaigti metinėse sąskaitose nuo programos vykdymo pradžios.

3.   Tais atvejais, kai klaidų lygis yra didesnis nei 2 % arba lygus 2 % tikrinamo Sąjungos įnašo N finansinių metų metinėse sąskaitose, atsakinga institucija išanalizuoja šio klaidų lygio svarbą, kad būtų galima nustatyti klaidų mastą bei poveikį ir nustatyti, ar klaidų lygis yra būdingas visiems deklaruotiems mokėjimams. Atsakinga institucija imasi būtinų prevencinių ir taisomųjų priemonių, įskaitant papildomus patikrinimus, ir tokios analizės rezultatus įtraukia į metinę santrauką, nurodytą Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 (3) 59 straipsnio 5 dalies pirmos pastraipos b punkte.

Finansiniai patikrinimai vietoje kitais finansiniais metais (N+1) apima didesnę viso Sąjungos įnašo į projektus, kurie deklaruoti kaip užbaigti N+1 finansinių metų metinėse sąskaitose, procentinę dalį nei atitinkama N finansinių metų procentinė dalis. Ši didesnė procentinė dalis turi būti ne mažesnė kaip 10 %. Be to, iki N+1 finansinių metų finansiniai patikrinimai vietoje, atlikti nuo tada, kai pradėta vykdyti nacionalinė programa, apima ne mažiau kaip 10 % viso Sąjungos įnašo į visus projektus, kurie deklaruoti kaip užbaigti metinėse sąskaitose nuo programos vykdymo pradžios.

Jeigu per papildomus patikrinimus, atliktus N+1 metais, nustatomas mažesnis nei 2 % klaidų lygis, atsakinga institucija kitais finansiniais metais (N+2) atlieka ne mažiau kaip 10 % viso Sąjungos įnašo į projektus, kurie deklaruoti kaip užbaigti N+2 finansinių metų metinėse sąskaitose, finansinius patikrinimus vietoje.

5 straipsnis

Veiklos patikrinimai vietoje

1.   Atlikdama veiklos patikrinimus vietoje atsakinga institucija tikrina, ar konkretus projektas įgyvendinamas pagal dotacijos susitarimą. Visų pirma ji tikrina, ar paramos gavėjų pateikti rodikliai yra patikimi ir ar projektas vykdomas be nepagrįsto vėlavimo.

2.   N finansiniais metais atlikti veiklos patikrinimai vietoje turi apimti mažiausiai 20 % tais finansiniais metais vykdomų projektų, deklaruotų atitinkamose metinėse sąskaitose, nurodytose Reglamento (ES) Nr. 514/2014 39 straipsnyje.

6 straipsnis

Patikrinimų vietoje imties metodologija

Atsakinga institucija atlieka projektų imties, kurią sudaro tinkamas įvairių rūšių ir dydžių projektų, operacijų, paramos gavėjų ir įgyvendinimo būdų rinkinys, patikrinimus vietoje. Formuojant imtį būtina atsižvelgti į visus rizikos veiksnius bei patikrinimų sąnaudų ir naudos aspektus.

7 straipsnis

Patikrinimų ataskaitos

1.   Atsakinga institucija parengia ataskaitą apie kiekvieną administracinį ir vietoje atliekamą patikrinimą ir nurodo šią informaciją:

a)

visus projekto ir atitinkamo dotacijos susitarimo duomenis;

b)

duomenų valdytojo pavardę ir parašą;

c)

paramos gavėjo pavadinimą;

d)

patikrinimo rūšį (administracinis, finansinis ar veiklos patikrinimas vietoje arba jų derinys);

e)

prireikus patikrinimo apimtį;

f)

išlaidas, kurioms taikomas patikrinimas, ir faktiškai patikrintas išlaidas (imtį);

g)

išlaidų, kurios laikomos neatitinkančiomis reikalavimų, sumą ir

h)

svarbiausių rezultatų, trūkumų, klaidų ir pažeidimų, atliktų papildomų patikrinimų ir analizės, siūlomų rekomendacijų ir taisomųjų priemonių išdėstymą ir paramos gavėjo atsakymą.

2.   Patikrinimų ataskaita gali būti pateikta kaip kontrolinis sąrašas.

8 straipsnis

Specialiosios sąlygos

Jeigu atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga, kaip nurodyta Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1042/2014 8 straipsnyje, šio reglamento 1 ir 2 straipsniuose nurodytus administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje atlieka subjektas arba asmuo, kuris veikia nepriklausomai nuo projektams vadovaujančių subjektų ar asmenų.

9 straipsnis

Patvirtinamųjų dokumentų saugojimas

1.   Atsakinga institucija užtikrina, kad visi įrašai, dokumentai ir metaduomenys, susiję su deklaruotomis išlaidomis, asignuotosiomis pajamomis, atliktais auditais ir patikrinimais, yra saugomi, kad Komisija (įskaitant OLAF) ir Europos Audito Rūmai galėtų jais pasinaudoti bent ketverius metus po finansinių metų, kuriais deklaruotas galutinis mokėjimas.

Šiuo tikslu atsakinga institucija turi nustatyti taisykles, kaip paramos gavėjai turi saugoti įrašus, dokumentus ir metaduomenis.

2.   Jeigu atitinkama atsakinga institucija nustato pažeidimų, Komisija turi galimybę naudotis 1 dalyje nurodytais patvirtinamaisiais dokumentais mažiausiai trejus metus po tų metų, kuriais atitinkamos sumos buvo visiškai susigrąžintos iš paramos gavėjo ir įskaitytos į nacionalinę programą.

3.   Jeigu pradedama atitikties patvirtinimo procedūra, nurodyta Reglamento (ES) Nr. 514/2014 47 straipsnyje, Komisija gali naudotis šio straipsnio 1 dalyje nurodytais patvirtinamaisiais dokumentais mažiausiai vienerius metus po tų metų, kuriais procedūra užbaigta.

4.   Jeigu dėl atitikties sprendimo vyksta teismo procesas Europos Sąjungos Teisingumo Teisme, Komisija gali naudotis atitinkamais patvirtinamaisiais dokumentais mažiausiai vienerius metus po tų metų, kuriais procedūra užbaigta.

5.   Komisija gali naudotis patvirtinamaisiais dokumentais, nurodytais 1, 2, 3 ir 4 dalyse, popieriniu arba elektroniniu pavidalu.

Vien elektroniniu pavidalu dokumentai gali būti saugomi, jeigu pagal valstybės narės nacionalinius įstatymus nacionalinio teismo procese leidžiama naudoti elektroninius dokumentus kaip atliktų operacijų įrodymą.

6.   Valstybės narės gali nustatyti ilgesnius patvirtinamųjų dokumentų saugojimo laikotarpius.

10 straipsnis

Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.

Šis reglamentas pagal Sutartis privalomas visas ir tiesiogiai taikomas valstybėse narėse.

Priimta Briuselyje 2015 m. gegužės 29 d.

Komisijos vardu

Pirmininkas

Jean-Claude JUNCKER

(1)  OL L 150, 2014 5 20, p. 112.

(2)  2014 m. liepos 25 d. Komisijos deleguotasis reglamentas (ES) Nr. 1042/2014 dėl papildomų Reglamento (ES) Nr. 514/2014 nuostatų dėl atsakingų institucijų skyrimo, valdymo ir kontrolės pareigų ir dėl audito institucijų statuso bei įsipareigojimų (OL L 289, 2014 10 3, p. 3).

(3)  2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių ir kuriuo panaikinamas Tarybos reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 (OL L 298, 2012 10 26, p. 1).