25.3.2015   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

L 79/1

TARYBOS REGLAMENTAS (ES) 2015/496

2015 m. kovo 17 d.

kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83

EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA,

atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo, ypač į jos 352 straipsnį,

atsižvelgdama į Europos Komisijos pasiūlymą,

teisėkūros procedūra priimamo akto projektą perdavus nacionaliniams parlamentams,

atsižvelgdama į Europos Parlamento pritarimą,

laikydamasi specialios teisėkūros procedūros,

kadangi:

(1)

pagal 1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei (1) Sąjungos istoriniai archyvai yra saugomi ir, jei įmanoma, praėjus 30 metų laikotarpiui atveriami visuomenei;

(2)

įpareigojimas įsteigti istorinius archyvus ir, jei įmanoma, atverti juos visuomenei taikomas kiekvienai iš institucijų, nurodytų Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 (toliau – institucijos), pagal jame nustatytas sąlygas;

(3)

Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 numatyta, kad kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra;

(4)

1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija nusprendė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame institute (toliau – EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Šiuo tikslu 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijos, atstovaujamos Komisijos, ir EUI pasirašė sutartį (toliau – deponavimo sutartis);

(5)

tada Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Europos Audito Rūmai susitarė laikytis deponavimo sutarties sąlygų. Europos investicijų bankas savo istorinius archyvus EUI deponuoja pagal atskirą 2005 m. liepos 1 d. su EUI pasirašytą konvenciją ir pagal 2005 m. spalio 7 d. Banko Valdymo komiteto priimtas Istorinių archyvų taisykles (2);

(6)

Italijos Vyriausybė visam laikui nemokamai suteikė EUI tinkamas patalpas, užtikrindama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus ir kad su jais būtų galima susipažinti vietoje;

(7)

institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. EUI yra pripažintas akademinių tyrimų ir mokymosi centras, besispecializuojantis Europos ir Europos integracijos srityse. Jis turi beveik 30 metų Sąjungos istorinių archyvų valdymo patirtį, naujausias saugyklas ir mokslinių tyrimų priemones, įrengtas specialiai tiems archyvams saugoti ir su jais susipažinti, ir tarptautinę tų archyvų centro reputaciją;

(8)

nuostatos dėl nuolatinio institucijų istorinių archyvų deponavimo EUI turėtų būti įtrauktos į Sąjungos teisės aktus siekiant atspindėti EUI, kaip institucijų partnerio jų istorinių archyvų valdymo srityje, funkciją;

(9)

šis reglamentas turėtų būti taikomas visoms institucijoms ir neturėtų daryti poveikio nei jų atsakomybei atverti savo istorinius archyvus visuomenei, nei kiekvienai institucijai priklausančių jos istorinių archyvų nuosavybės teisėms;

(10)

vis dėlto specifinis Europos Sąjungos Teisingumo Teismo (toliau – ESTT) ir Europos Centrinio Banko (toliau – ECB) veiklos pobūdis pateisina tai, kad jiems netaikomas šiame reglamente nustatytas įpareigojimas deponuoti savo istorinius archyvus EUI. ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai;

(11)

institucijos ir EUI, jei įmanoma, turėtų sudaryti galimybę visuomenei susipažinti su istoriniais archyvais suskaitmeninta ir skaitmenine forma, kad būtų sudarytos palankesnės sąlygos su jais susipažinti internetu;

(12)

asmens duomenys, esantys EUI deponuotuose Sąjungos istoriniuose archyvuose, turėtų būti tvarkomi pagal 2000 m. gruodžio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo (3);

(13)

pagal Reglamentą (EB) Nr. 45/2001 Komisija dėl teisės akto pasiūlymo, kurio pagrindu buvo priimtas šis reglamentas, konsultavosi su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu, kuris tuo klausimu pateikė nuomonę 2012 m. spalio 10 d. (4);

(14)

išsamios nuostatos dėl EUI esančių istorinių archyvų valdymo, įskaitant jų deponavimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais, taip pat institucijų ir EUI savitarpio funkcijas ir atsakomybę, turėtų būti išdėstytos bendrajame partnerystės susitarime;

(15)

EUI patiriamos Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos turėtų būti finansuojamos iš Sąjungos bendrojo biudžeto ir jas turėtų prisiimti visos deponuojančios institucijos;

(16)

todėl Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 turėtų būti atitinkamai iš dalies pakeistas,

PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:

1 straipsnis

Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 iš dalies keičiamas taip:

1.

8 straipsnis iš dalies keičiamas taip:

a)

1 dalis pakeičiama taip:

„1.   Kiekviena institucija, išskyrus Europos Sąjungos Teisingumo Teismą (toliau – ESTT) ir Europos Centrinį Banką (toliau – ECB), Europos universitetiniame institute (toliau – EUI) Florencijoje deponuoja savo istorinių archyvų dokumentus, kuriuos ji atvėrė visuomenei pagal šį reglamentą. Dokumentai deponuojami pagal priedą.

Nepaisant pirmos pastraipos, deponuojančios institucijos dėl teisinių ar administracinių priežasčių gali tam tikrų dokumentų originalų nedeponuoti EUI. Tuo atveju jos deponuoja tokių dokumentų mikroformą arba skaitmeninę kopiją.“

;

b)

papildoma šiomis dalimis:

„3.   ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai.

4.   Deponuojančios institucijos išlaiko savo archyvų nuosavybės teises ir išskirtinę atsakomybę už dokumentų ir rinkmenų, kuriuos deponuoja EUI arba kuriuos kitaip jam pateikia, sudėtį.

5.   Institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI neturi poveikio archyvų apsaugai, kaip numatyta prie Europos Sąjungos sutarties ir Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo pridėto Protokolo Nr. 7 dėl Europos Sąjungos privilegijų ir imunitetų 2 straipsnyje.

6.   EUI užtikrina deponuotų archyvų saugojimą ir apsaugą. Toks saugojimas ir apsauga turi atitikti pripažintus tarptautinius fizinės archyvų apsaugos standartus ir bent jau technines ir saugumo taisykles, kurios atitinka Italijoje taikomas viešųjų archyvų saugojimo ir valdymo taisykles. Šiuo tikslu deponuoti dokumentai saugomi specialiai įrengtoje saugykloje.

7.   EUI yra išimtinai atsakingas už personalą, kuriam pavesta valdyti EUI deponuotus Sąjungos istorinius archyvus. EUI užtikrina, kad istorinius archyvus valdyti paskirtas personalas turėtų reikiamas profesines kvalifikacijas, būtinas darbui šioje srityje atlikti.

8.   Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę gauti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus.

9.   EUI atveria visuomenei istorinius archyvus, kuriuos ji gauna pagal 1 ir 3 dalis. Institucijos gali taip pat atverti visuomenei tų pačių istorinių archyvų kopiją.

10.   Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos finansuojamos iš visų deponuojančių institucijų įnašų į atitinkamą biudžeto eilutę laikantis biudžeto valdymo institucijos neviršijant 2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių (5) paskirtų metinių asignavimų ribų. Iš tokių finansinių įnašų nepadengiamos išlaidos, susijusios su pastatų ir saugyklų parūpinimu ir pritaikymu archyvams ir jų personalui.

Pirmoje pastraipoje nurodytų įnašų dydis yra proporcingas deponuojančių institucijų atitinkamų etatų planų dydžiui. Kiekvienas įnašas yra perskaičiuojamas, kai tik savo istorinius archyvus EUI pradės deponuoti daugiau institucijų arba ne rečiau kaip kas penkerius metus.

11.   EUI yra duomenų tvarkytojas pagal Reglamento (EB) Nr. 45/2001 2 straipsnį, veikiantis pagal deponuojančių institucijų nurodymus. Asmens duomenis, esančius institucijų istoriniuose archyvuose, EUI tvarko pagal tame reglamente nustatytas garantijas.

12.   Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas tebeturi institucijų priežiūros įgaliojimus, susijusius su asmens duomenų, esančių EUI deponuotuose istoriniuose archyvuose, tvarkymu.

2.

9 straipsnis iš dalies keičiamas taip:

a)

1 dalis pakeičiama taip:

„1.   Kiekviena institucija priima šio reglamento taikymo vidaus taisykles. Jos apima istorinių archyvų saugojimo ir atvėrimo visuomenei ir juose esančių asmens duomenų apsaugos taisykles. Jei įmanoma, institucijos savo archyvus visuomenei atveria elektroninėmis priemonėmis, įskaitant suskaitmenintus ir skaitmeninius archyvus, ir sudaro palankesnes sąlygas su jais susipažinti internetu. Jos taip pat saugo dokumentus, kurie yra pateikti specialiuosius poreikius atitinkančia forma (kaip antai, Brailio raštu, stambiu šriftu ar įrašais).“

;

b)

papildoma šia dalimi:

„3.   Deponuojančių institucijų vardu Komisija su EUI sudaro bendrąjį partnerystės susitarimą. Į tą bendrąjį partnerystės susitarimą įtraukiamos išsamios nuostatos dėl institucijų ir EUI savitarpio funkcijų ir atsakomybės Sąjungos istorinių archyvų valdymo srityje, įskaitant jų deponavimą, saugojimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais.“

3.

Priede pateiktas tekstas pridedamas kaip Reglamento (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 priedas.

2 straipsnis

Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.

Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.

Priimta Briuselyje 2015 m. kovo 17 d.

Tarybos vardu

Pirmininkas

E. RINKĒVIČS

(1)  OL L 43, 1983 2 15, p. 1.

(2)  OL C 289, 2005 11 22, p. 12.

(3)  OL L 8, 2001 1 12, p. 1.

(4)  OL C 28, 2013 1 30, p. 9.

(5)  OL L 298, 2012 10 26, p. 1.“

PRIEDAS

„PRIEDAS

INSTITUCIJŲ ISTORINIŲ ARCHYVŲ DEPONAVIMO EUROPOS UNIVERSITETINIAME INSTITUTE FLORENCIJOJE NUOSTATOS

1.

Neskaitmeninių archyvų atveju dokumentų originalai kartu su mikroforma ir (arba) jų skaitmenine kopija deponuojami EUI nuolatiniam saugojimui.

Skaitmeninių archyvų atveju EUI gali nuolat naudotis dokumentais taip, kad galėtų vykdyti savo pareigą suteikti visuomenei prieigą prie istorinių archyvų vienoje vietoje ir skatinti su jais susipažinti. Už nuolatinį skaitmeninių archyvų saugojimą ir toliau atsakingos juos sukūrusios institucijos.

2.

Dokumentai deponavimui pateikiami kartą per metus ir, jei įmanoma, laikantis įprastų institucijų archyvų tvarkymo procedūrų.

3.

EUI nekeičia archyvų klasifikacijos, kurią nustatė deponuojančios institucijos, nešalina ir nekeičia dokumentų ar rinkmenų.

4.

Deponuojančių institucijų prašymu EUI joms grąžina deponuotų dokumentų ir rinkmenų originalus. Deponuojančios institucijos grąžina originalus EUI iškart, kai joms jų nebereikia.

5.

EUI nedelsdama informuoja deponuojančias institucijas apie aplinkybes, dėl kurių galėtų kilti pavojus jų deponuotų archyvų neliečiamumui.“