29.11.2005

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

L 312/55

TARYBOS REKOMENDACIJA

2005 m. lapkričio 14 d.

dėl prioritetinių veiksmų siekiant Europoje didinti bendradarbiavimą archyvų srityje

(2005/835/EB)

EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA,

atsižvelgdama į Europos bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 151 straipsnio 5 dalies antrą įtrauką,

atsižvelgdama į Komisijos pasiūlymą,

kadangi:

(1)

Priėmus 1991 m. lapkričio 14 d. Tarybos ir Taryboje posėdžiavusių kultūros ministrų rezoliuciją dėl su archyvais susijusių taisyklių (1) ir 1994 m. birželio 17 d. Tarybos išvadas dėl didesnio bendradarbiavimo archyvų srityje (2), buvo padaryta pradinė pažanga, siekiant, kad valstybės narės labiau bendradarbiautų archyvų srityje.

(2)	2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijoje dėl archyvų valstybėse narėse (3) buvo pabrėžta archyvų svarba supratimui apie Europos istoriją ir kultūrą bei visuomenės demokratiniam funkcionavimui po 2004 m. gegužės 1 d. Sąjungos plėtros.

(3)	Bendrijos lygiu buvo surengti daugiadiscipliniai forumai dėl su automatiniu būdu apdorojamų duomenų tvarkymu, laikymu, saugojimu ir paieška susijusių sunkumų; šiuose forumuose dalyvavo valstybės valdymo institucijų ir valstybinių archyvų tarnybų bei pramonės ir mokslinių tyrimų atstovai.

(4)	2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijoje buvo pabrėžta, kad reikia toliau plėsti informacijos ir ryšio technologijų taikymą ir kurti sprendimus archyvų srityje.

(5)

Komisija pabrėžia, koks svarbus Sąjungos institucijų Europoje atliktas darbas konkrečioje filmuotos archyvinės medžiagos srityje, įskaitant 2003 m. lapkričio 24 d. (4) Tarybos rezoliuciją dėl kinematografinių darbų deponavimo Europos Sąjungoje ir Europos Parlamento ir Tarybos rekomendaciją dėl filmų paveldo ir su juo susijusios pramoninės veiklos konkurencingumo, kuri bus priimta iki 2005 m. pabaigos.

(6)

2003 m. gegužės 6 d. rezoliucijoje Taryba taip pat paragino Komisiją pateikti pranešimą apie dabartinę archyvų padėtį išsiplėtusioje Sąjungoje ir tolesnę plėtrą šioje srityje. Ekspertų grupės iš valstybių narių parengtas „Pranešimas apie archyvus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje“, priimtas 2005 m. vasario mėn. (5), yra tvirtas pagrindas Europoje tolesnei plėtrai archyvų srityje. Tarybos prašymu pranešime pateikti pasiūlymai, kokių praktinių veiksmų reikia imtis ir kokiomis gairėmis reikia vadovautis, siekiant Europos lygiu didinti bendradarbiavimą archyvų srityje,

REKOMENDUOJA:

Europos archyvų grupė, sudaryta iš valstybių narių ir Sąjungos institucijų paskirtų ekspertų, turėtų užtikrinti bendradarbiavimą dėl su archyvais susijusių bendrų klausimų ir jų koordinavimą, taip pat tolesnę veiklą dėl 2005 m. vasario mėn. „Pranešime apie archyvus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje“ numatyto darbo ir ypač dėl šios rekomendacijos B punkte nurodytų prioritetinių priemonių. Kai tinka, Europos archyvų grupė taip pat turėtų bendradarbiauti su kitais atitinkamais Europos tinklais, pavyzdžiui, Nacionalinių atstovų grupe dėl skaitmeninimo ir Europos bibliotekų, informacijos ir dokumentacijos biuru (EBLIDA).

Priemonės archyvų srityje:

archyvų Europoje išsaugojimas ir žalos jiems išvengimas:

—	Europos archyvų grupei sudaryti veiksmų plano modelį, siekiant skatinti priemones, kaip išvengti žalos dokumentams ir archyvams dėl stichinių nelaimių ir kitų pavojingų įvykių;

—	Europos archyvų grupei skatinti visoje Bendrijoje imtis veiksmų, siekiant išsaugoti bei atkurti pažeistus dokumentus ir archyvus;

—	per valstybių narių nacionalinių archyvų tarnybas ir Sąjungos institucijų archyvų tarnybas nustatyti ir skatinti taikyti standartus ir reikalavimus naujų archyvams skirtų patalpų statybai;

priemonių, skirtų sustiprinti Europos tarpdisciplininį bendradarbiavimą dėl elektroninių dokumentų ir archyvų, įskaitant priemones, numatytas Tarybos darbo plane kultūros srityje, pirmiausia siekiant koordinuoti skaitmeninimą (6), tolesnis vystymas:

—

didinti bendradarbiavimą, siekiant užtikrinti elektroninių dokumentų ir archyvų autentiškumą, ilgalaikį išsaugojimą ir prieinamumą, visų pirma atnaujinant ir išplečiant dabartinius reikalavimus elektroninių dokumentų ir archyvų tvarkymo sistemų, kurios pagerina viešąjį administravimą, pvz., MoReq (reikalavimų elektroninių dokumentų ir archyvų tvarkymui modelis), diegimui ir toliau organizuojant DLM (7) forumus apie elektroninius dokumentus ir archyvus;

interneto portalo, skirto dokumentams ir archyvams Europoje, kuris yra prioritetas, sukūrimas ir priežiūra:

—

per valstybių narių nacionalines archyvų tarnybas ir Sąjungos institucijų archyvų tarnybas sukurti interneto portalą, kuris suteiktų galimybę lengviau ir tarpvalstybiniu mastu naudotis valstybių narių ir Sąjungos institucijų dokumentais ir archyvais. Šį interneto portalą priglobtų arba vienas iš Europos Sąjungos kompiuterių serverių, arba valstybės narės nacionalinė archyvų tarnyba;

geriausios praktikos pagal nacionalinę ir Europos teisę, reglamentuojančią dokumentų ir archyvų valdymą ir naudojimąsi jais, skatinimas: valstybių narių nacionalinės archyvų tarnybos ir Europos Sąjungos institucijų archyvų tarnybos turėtų:

—	stebėti naujus teisės aktų projektus šioje srityje, kuriuos ketinama priimti bet kurioje valstybėje narėje, siekiant nustatyti geriausią praktiką, ypač reikalavimų dokumentų ir archyvų tvarkymui ir naudojimuisi jais srityse;

—

nacionaliniu ir Bendrijos lygiu susieti duomenis apie archyvuose esančius teisės aktus su kitais su jais susijusiais įstatymais ir palengvinti konsultacijų teikimą apie juos, sukuriant duomenų bazę, kad būtų skatinama tuos teisės aktus skleisti. Šią duomenų bazę priglobtų arba vienas iš Europos Sąjungos kompiuterių serverių, arba valstybės narės nacionalinė archyvų tarnyba. Patartina atsižvelgti į darbus, vykdomus pagal Europos teisinių duomenų projektą, kurį remia Tarptautinės archyvų tarybos Europos skyrius, EURBICA, kaip nurodyta „Pranešime apie archyvus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje“ (4.2 prioritetinis veiksmas);

patvirtinamos priemonės archyvinių dokumentų vagystėms išvengti:

—	valstybių narių nacionalinėms archyvų tarnyboms parengti veiksmų planą ir nustatyti bendrąsias gaires, kurios leistų keistis informacija ir geriausia praktika, siekiant kovoti su archyvinių dokumentų vagystėmis ir palengvinti pavogtų dokumentų susigrąžinimą.

Valstybės narės ir Sąjungos institucijos turėtų bendrai skatinti 2005 m. vasario mėn. „Pranešime apie archyvus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje“ nustatytų ir šios rekomendacijos B punkte nurodytų prioritetinių priemonių įgyvendinimą. Įgyvendinant šias prioritetines priemones bus atsižvelgiama į grupių, sukurtų EBNA (Europos nacionalinių archyvistų tarybos) sistemoje darbą, ypač atsižvelgiant į bendradarbiavimą archyvų saugumo ir išsaugojimo srityje bei sukuriant Europos portalą, sudarantį galimybę naudotis informacija. Šios rekomendacijos priėmimas ir šių priemonių įgyvendinimas savaime nereiškia, kad Europos Sąjunga ar valstybės narės turės įsipareigoti skirti naujus biudžeto išteklius. Esant galimybei ir pagal atitinkamas procedūras, Europos Sąjunga pagal esamas programas stengsis remti projektus, skirtus šioms priemonėms įgyvendinti.

D.	Vėliausiai po trejų metų nuo šios rekomendacijos paskelbimo dienos Europos archyvų grupė turėtų pateikti pažangos ataskaitą, kaip įgyvendintos B punkte nurodytos prioritetinės priemonės.

Priimta Briuselyje, 2005 m. lapkričio 14 d.

Tarybos vardu

Pirmininkė

T. JOWELL

(1) OL C 314, 1991 12 5, p. 2.

(2) OL C 235, 1994 8 23, p. 3.

(3) OL C 113, 2003 5 13, p. 2.

(4) OL C 295, 2003 12 5, p. 5.

(5) KOM(2005) 52 galutinis.

(6) Tarybos išvados dėl Darbo plano kultūros srityje 2005–2006 m. (dok. 13839/04).

(7) DLM – dokumento gyvavimo ciklo valdymas.