Audito rūmai

Sprendimas Nr. 18/97

nustatantis prašymų susipažinti su Audito Rūmų laikomais dokumentais nagrinėjimo vidaus taisykles

(98/C 295/01)

EUROPOS AUDITO RŪMAI,

atsižvelgdami į prie Europos Sąjungos sutarties baigiamojo akto pridedamą deklaraciją dėl teisės susipažinti su informacija, kurioje pabrėžiama, kad sprendimų priėmimo skaidrumas stiprina institucijų demokratinį pobūdį ir visuomenės pasitikėjimą administracija,

atsižvelgdami į Birmingeme ir Edinburge posėdžiavusios Europos Vadovų Tarybos išvadas, pritariančias Bendrijos priartinimui prie piliečių,

atsižvelgdami į Finansinį reglamentą, taikomą Europos Bendrijų bendram biudžetui, ypač į jo 88 straipsnį,

kadangi Audito Rūmai mano, kad pravartu priimti prašymų susipažinti su jų laikomais dokumentais tvarkymo vidaus taisykles;

atsižvelgdami į 1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamento (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atidarymo visuomenei [1] nuostatas,

kadangi šios vidaus taisyklės yra Europos Bendrijų susižinojimo ir informavimo politikos sistemos sudedamoji dalis;

kadangi šios taisyklės turės būti įgyvendinamos deramai atsižvelgiant į nuostatas dėl tam tikros informacijos konfidencialumo,

NUSPRENDĖ:

1 straipsnis

Bendrasis principas

Laikantis šiomis vidaus taisyklėmis nustatytos sistemos ir apribojimų nuostatų bei audito konfidencialumą reglamentuojančių reikalavimų, visuomenei leidžiama susipažinti su Audito Rūmų dokumentais spausdintine arba elektronine forma.

2 straipsnis

Preliminari atsakinėjimo į prašymus tvarka

1. Prašymai susipažinti su dokumentu turi būti pateikiami raštu ir formuluojami pakankamai tiksliai; juose visų pirma turi būti visa informacija, reikalinga atitinkamam dokumentui ar dokumentams nustatyti.

2. Visi Audito Rūmų gauti prašymai perduodami Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktoriui, o jų kopijos – pirmininkui ir Generaliniam Sekretoriui. Pasikonsultavęs su atitinkamu Rūmų nariu, Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktorius išnagrinėja prašymo priimtinumą ir nusprendžia, kokių veiksmų turi būti imamasi.

3. Prireikus Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktorius gali paprašyti prašytoją suformuluoti savo prašymą išsamiau. Tai turi būti padaryta per mėnesį nuo prašymo gavimo.

4. Dokumentai prašytojui yra prieinami susipažinti su jais Rūmuose arba jam jo sąskaita pristatoma jų kopija. Susipažįstama su dokumentais Audito Rūmų patalpose Liuksemburge; dėl dienos ir laiko susitaria prašytojas ir Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktorius. Už spausdintinio dokumento, turinčio daugiau kaip 30 puslapių, kopijos pristatymą imamas 10 ekiu standartinis mokestis, prie jo pridedant 0,05 ekiu už kiekvieną popieriaus lapą ir pašto išlaidas. Už dokumentų pateikimą kita forma mokestis nustatomas kiekvienu atveju atskirai ir prašytojui apie jį pranešama iš anksto.

5. Per mėnesį nuo prašymo gavimo dienos Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktorius prašytojui raštu praneša Audito Rūmų atsakymą. Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktorius, konsultuodamasis su prašytojais, ieško teisingo sprendimo, kad būtų tenkinami pakartotiniai prašymai ir (arba) su labai dideliais dokumentais susiję prašymai. Jei prašymas atmetamas, nurodomi atmetimo motyvai ir prašytojui pranešama apie jo teisę šį sprendimą per mėnesį apskųsti; jei jis neapskundžiamas, prašymas laikomas atsiimtu.

6. Joks asmuo, kuriam siunčiamas koks nors dokumentas, be išankstinio Audito Rūmų raštu duoto leidimo negali minėto dokumento atgaminti ar platinti.

3 straipsnis

Skundų dėl atmestų prašymų nagrinėjimas pirmąja instancija

1. Visi Audito Rūmams adresuoti skundai pateikiami Audito Rūmų pirmininkui, o jų kopijos – Generaliniam Sekretoriui ir Išorės ryšių departamento ir juridinės tarnybos direktoriui.

2. Audito Rūmų pirmininkas, konsultuodamasi su ADAR grupe ir Rūmų nariu, atsakingu už atitinkamą sritį, yra įgaliojamas spręsti skunduose keliamus klausimus.

3. Apie priimtą sprendimą prašytojui turi būti pranešama per du mėnesius nuo skundo pateikimo dienos. Turi būti nurodomi atmetimo motyvai ir prašytojui pranešama apie jam prieinamus būdus tą sprendimą apskųsti, t. y. kreiptis į teismus ir pateikti skundą ombudsmenui, jeigu gali būti taikomos sąlygos, nustatytos Europos Bendrijos steigimo sutarties 173 ir 138e straipsniuose atitinkamai.

4 straipsnis

Ypatingi atvejai ir išimtys

1. Jei prašymas yra susijęs su Audito Rūmų laikomu dokumentu, kurio autorius nėra Audito Rūmai, Audito Rūmai patvirtina prašymo gavimą ir pateikia asmens, institucijos ar organizacijos, kuriems prašymas turi būti adresuojamas, pavardę (ir vardą) ar pavadinimą.

2. Jei prašomas dokumentas buvo ar bus paskelbtas prašymo pateikimo metais, prašytojui bus siūloma pateikti prašymą Europos Bendrijų oficialių leidinių biurui Liuksemburge.

3. Audito Rūmai gali neleisti susipažinti su dokumentais remdamiesi šiais kriterijais:

a) viešojo intereso (pavyzdžiui, visuomenės saugumo, tarptautinių santykių, pinigų stabilumo, teismo proceso, patikrinimų ar tyrimų) apsauga;

b) asmens ir jo privataus gyvenimo (ypač visų asmens duomenų, susijusių su Audito Rūmų pareigūnais ir kitais darbuotojais) apsauga;

c) komercinių ar pramoninių paslapčių apsauga;

d) Bendrijos finansinių interesų apsauga;

e) konfidencialumo apsauga informaciją pateikusio fizinio ar juridinio asmens prašymu arba konfidencialumo apsauga, kurios reikalaujama pagal informaciją pateikusios valstybės narės teisės aktus.

4. Pagal konfidencialumą reglamentuojančias taisykles, nustatytas Finansinio reglamento 88 straipsnio 1 dalyje, Audito Rūmai atsisako leisti susipažinti su audito pastabas pateikiančiais dokumentais.

5. Audito Rūmai taip pat gali atmesti prašymus, kad užtikrintų svarstymo slaptumo apsaugą. Paprastai, jei Audito Rūmai nenusprendžia kitaip, jie atsisako leisti susipažinti su visais dokumentais, susijusiais su jo darbo metodais.

5 straipsnis

Įsigaliojimas

Šį sprendimą Audito Rūmai priėmė savo 543-ajame posėdyje 1997 m. vasario 20 d. Jis įsigalioja kito mėnesio nuo jo priėmimo pirmą dieną, t. y. 1997 m. kovo 1 d.

Liuksemburgas, 1997 m. balandžio 7 d.

Audito Rūmų vardu

Bernhard Friedmann

Pirmininkas

[1] OL L 43, 1983 2 15, p. 1.

--------------------------------------------------