Accept Refuse

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 52017TA1206(22)

Ataskaita dėl Europos vaistų agentūros 2016 finansinių metų metinių finansinių ataskaitų su Agentūros atsakymu

OJ C 417, 6.12.2017, p. 142–149 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

6.12.2017   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 417/142


ATASKAITA

dėl Europos vaistų agentūros 2016 finansinių metų metinių finansinių ataskaitų su Agentūros atsakymu

(2017/C 417/22)

ĮVADAS

1.

Europos vaistų agentūra (toliau – Agentūra, taip pat vadinama EMA), įsikūrusi Londone, įsteigta Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 2309/93, kuris buvo pakeistas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 726/2004 (1). Agentūra organizuota kaip visos ES tinklas, per kurį ji koordinuoja nacionalinių institucijų jai patikėtus mokslinius išteklius, siekdama užtikrinti žmonėms skirtų ir veterinarinių vaistų vertinimą ir priežiūrą.

2.

Lentelėje pateikti pagrindiniai duomenys apie Agentūrą (2).

Lentelė

Pagrindiniai duomenys apie Agentūrą

 

2015

2016

Biudžetas (milijonais eurų)

304

305

Iš viso darbuotojų gruodžio 31 d. (3)

775

768

PATIKINIMO PAREIŠKIMĄ PATVIRTINANTI INFORMACIJA

3.

Audito Rūmų taikomas audito metodas apima analitines audito procedūras, tiesioginį operacijų testavimą ir Agentūros priežiūros ir kontrolės sistemų pagrindinių kontrolės priemonių įvertinimą. Be to, naudojami iš kitų auditorių darbų gauti įrodymai ir atliekama vadovybės pareiškimų analizė.

NUOMONĖ

4.

Mes auditavome:

a)

Įstaigos metines finansines ataskaitas, kurias sudaro 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų finansinės būklės (4) ir biudžeto vykdymo (5) ataskaitos, ir

b)

šiose finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą,

kaip to reikalauja Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo (SESV) 287 straipsnis.

Finansinių ataskaitų patikimumas

Nuomonė dėl finansinių ataskaitų patikimumo

5.

Mūsų nuomone, 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų Agentūros finansinėse ataskaitose Agentūros finansinė būklė 2016 m. gruodžio 31 d. bei tą dieną pasibaigusių finansinių metų operacijų ir pinigų srautų rezultatai bei grynojo turto pokyčiai visais reikšmingais aspektais yra pateikti teisingai, kaip to reikalauja jos finansinis reglamentas ir Komisijos apskaitos pareigūno priimtos apskaitos taisyklės. Jos pagrįstos tarptautiniu mastu pripažintais viešojo sektoriaus apskaitos standartais.

Finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumas ir tvarkingumas

Pajamos

Nuomonė dėl finansinėse ataskaitose atspindimų pajamų teisėtumo ir tvarkingumo

6.

Mūsų nuomone, 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų finansinėse ataskaitose atspindimos pajamos visais reikšmingais aspektais yra teisėtos ir tvarkingos.

Mokėjimai

Nuomonė dėl finansinėse ataskaitose atspindimų mokėjimų teisėtumo ir tvarkingumo

7.

Mūsų nuomone, 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų finansinėse ataskaitose atspindimi mokėjimai visais reikšmingais aspektais yra teisėti ir tvarkingi.

Vadovybės ir už valdymą atsakingų asmenų atsakomybė

8.

Pagal SESV 310–325 straipsnius ir Agentūros finansinį reglamentą vadovybė yra atsakinga už finansinių ataskaitų parengimą ir pateikimą, laikantis tarptautiniu mastu pripažintų viešojo sektoriaus apskaitos standartų, bei už jose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Ši atsakomybė apima vidaus kontrolės priemonių nustatymą, vykdymą ir palaikymą, siekiant parengti ir pateikti finansinės būklės ataskaitas, kuriose nėra reikšmingų dėl sukčiavimo ar klaidų atsiradusių iškraipymų. Vadovybė taip pat privalo užtikrinti, kad finansinės būklės ataskaitose atspindima veikla, finansinės operacijos ir informacija atitiktų jas reglamentuojančius teisės aktus. Galutinė atsakomybė už finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą tenka Agentūros vadovybei.

9.

Rengiant finansines ataskaitas, vadovybė yra atsakinga už Agentūros gebėjimo toliau užtikrinti veiklos tęstinumą vertinimą, už deramą su tęstinumu susijusių dalykų atskleidimą ir už veiklos tęstinumo prielaidos taikymą apskaitai.

10.

Už valdymą atsakingi asmenys vykdo subjekto finansinės atskaitomybės proceso priežiūrą.

Auditoriaus atsakomybė už finansinių ataskaitų ir atspindimų operacijų auditą

11.

Mūsų tikslai yra gauti pakankamą patikinimą dėl to, ar Agentūros finansinėse ataskaitose nėra reikšmingų iškraipymų, o jose atspindimos operacijos yra teisėtos ir tvarkingos, bei, remiantis mūsų auditu, pateikti Europos Parlamentui ir Tarybai arba kitoms atitinkamoms biudžeto įvykdymą tvirtinančioms institucijoms patikinimo pareiškimą dėl finansinių ataskaitų patikimumo bei jose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo. Pakankamas patikinimas užtikrina aukštą patikinimo lygį, tačiau jis nėra garantija, kad auditas visuomet nustatys esamus reikšmingus iškraipymų ar neatitikties atvejus. Tokius atvejus gali nulemti sukčiavimas ar klaidos ir jie laikomi reikšmingais jei, imant atskirai ar subendrinus, galima pagrįstai tikėtis, jog jie darys įtaką naudotojų ekonominiams sprendimams, priimtiems remiantis šiomis finansinėmis ataskaitomis.

12.

Atliekant auditą, taikomos procedūros, skirtos audito įrodymams apie sumas ir kitą informaciją finansinėse ataskaitose bei apie jose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą gauti. Procedūros pasirenkamos auditoriaus nuožiūra, taip pat remiantis dėl sukčiavimo ar klaidų atsiradusių finansinių ataskaitų reikšmingų iškraipymų ar susijusių operacijų reikšmingos neatitikties Europos Sąjungos teisiniam pagrindui rizikos vertinimu. Atliekant šiuos rizikos vertinimus, nagrinėjama ataskaitų rengimui ir jų teisingam pateikimui bei atspindimų operacijų teisėtumui ir tvarkingumui svarbios vidaus kontrolės priemonės, siekiant pagal esamas aplinkybes nustatyti tinkamas audito procedūras, bet ne siekiant pareikšti nuomonę dėl vidaus kontrolės veiksmingumo. Audito metu taip pat įvertinamas taikomų apskaitos metodų tinkamumas ir vadovybės atliktų apskaitinių įvertinimų pagrįstumas; taip pat įvertinamas bendras finansinės būklės ataskaitų pateikimas.

13.

Kalbant apie pajamas, mes tikriname iš Komisijos gautą subsidiją ir vertiname Įstaigos mokesčių ir kitų pajamų surinkimo procedūras.

14.

Išlaidų srityje mes nagrinėjame mokėjimų operacijas, kai išlaidos buvo padarytos, užregistruotos ir patvirtintos. Išankstiniai mokėjimai nagrinėjami tuo metu, kai lėšų gavėjas pateikia jų tinkamo panaudojimo įrodymą ir kai Agentūra sutinka su tuo įrodymu ir patvirtina išankstinį mokėjimą tais pačiais arba vėlesniais metais.

15.

Rengdami šią ataskaitą ir patikinimo pareiškimą, mes atsižvelgėme į su Agentūros metinėmis finansinėmis ataskaitomis susijusį nepriklausomo išorės auditoriaus darbą, kaip nustatyta ES Finansinio reglamento 208 straipsnio 4 dalyje (6).

Dalyko pabrėžimas

16.

Neprieštaraudami savo nuomonei, Audito Rūmai atkreipia dėmesį į tai, kad Jungtinė Karalystė (JK) 2017 m. kovo 29 d. pranešė Europos Vadovų Tarybai apie savo sprendimą išstoti iš Europos Sąjungos. Bus deramasi dėl susitarimo, kuriame nustatoma jos išstojimo iš Sąjungos tvarka. Agentūros, kuri yra įsikūrusi Londone, negalutinės finansinės ataskaitos ir susiję aiškinamieji raštai buvo rengiami naudojantis pasirašymo dieną (2017 m. vasario 28 d.) turėta ribota informacija.

17.

Atsižvelgdama į būsimuosius sprendimus dėl Agentūros įsikūrimo vietos, ji savo finansinės būklės ataskaitose kaip neapibrėžtąjį įsipareigojimą atskleidė įvertintą likusio 2017–2039 m. nuomos laikotarpio 448 milijonų eurų nuomos sumą, kadangi į nuomos sutartį neįtraukta jokia nuostata dėl pasitraukimo. Be to, neapibrėžtieji įsipareigojimai, susiję su kitomis su persikraustymu susijusiomis išlaidomis, kaip antai darbuotojų perkraustymo kartu su jų šeimomis išlaidomis, veiksmais, skirtais sumažinti galimą vidaus ir JK taikomų ekspertinių žinių netekimą ir dėl to kylančią riziką veiklos tęstinumui, vis dar turi būti nustatyti. Be to, Agentūros 2016 m. biudžetas buvo finansuotas 95 % iš farmacinių įmonių mokamų mokesčių ir 5 % – iš Europos Sąjungos fondų. Ateityje galimas Agentūros pajamų sumažėjimas dėl JK sprendimo išstoti iš ES.

18.

Toliau pateiktos pastabos šios Audito Rūmų nuomonės nekeičia.

PASTABOS DĖL FINANSINIŲ ATASKAITŲ PATIKIMUMO

19.

Nuo tada, kai 2011 m. buvo įdiegta naujoji IT apskaitos sistema, ataskaitų apie įsipareigojimų darbo srautą ir jų panaudojimą teikimas nėra pakankamai skaidrus. Nors ši problema ne kartą buvo perduota spręsti Agentūrai, nesiimta jokių taisomųjų veiksmų.

PASTABOS DĖL OPERACIJŲ TEISĖTUMO IR TVARKINGUMO

20.

Agentūra, nenaudodama konkurencingos viešųjų pirkimų procedūros, sudarė specialios normos susitarimus dėl ekspertų apgyvendinimo 25 viešbučiuose Londone. 2016 m. atlikti su šešiais viešbučiais susiję mokėjimai viršijo Finansiniame reglamente nustatytą viršutinę ribą – tokiu atveju reikalaujama taikyti atvirą arba ribotą konkurencingą viešųjų pirkimų procedūrą. Todėl šeši specialios normos susitarimai ir susiję 2016 m. mokėjimai, kurių vertė – apie 2,1 milijono eurų, yra netvarkingi.

PASTABOS DĖL VIDAUS KONTROLĖS PRIEMONIŲ

21.

2014 m. Komisija daugiau kaip 50 ES institucijų ir įstaigų (įskaitant Agentūrą) vardu su vienu sutarties vykdytoju pasirašė bendrąją sutartį dėl programinės įrangos ir licencijų įsigijimo bei susijusių IT priežiūros ir konsultavimo paslaugų teikimo. Bendrosios sutarties vykdytojas veikia kaip tarpininkas tarp Agentūros ir tiekėjų, kurie gali patenkinti Agentūros poreikius. Šių tarpininkavimo paslaugų atveju bendrosios sutarties vykdytojas turi teisę į tiekėjų kainų padidinimus, siekiančius nuo dviejų iki devynių procentų. 2016 m. visi mokėjimai bendrosios sutarties vykdytojui sudarė 8,9 milijono eurų. Agentūra sistemingai netikrino kainų ir jų padidinimų, nustatytų kartu su tiekėjų kotiruotomis kainomis, ir bendrosios sutarties vykdytojui pateiktų sąskaitų faktūrų.

PASTABOS DĖL PATIKIMO FINANSŲ VALDYMO IR VEIKSMINGUMO

Žmogiškųjų išteklių valdymas

22.

Nuo 2014 m. Agentūra patyrė dvi esmines pertvarkas, įskaitant vidinį aukščiausio ir vidurinio lygio vadovų pareigų perskirstymą. Pagrindinių darbuotojų pareigų IT ir administracijos srityje perskirstymas buvo nesėkmingas, dėl to Agentūrai ir jos operacijoms kyla reikšminga nestabilumo rizika. Be to, neįdiegta sistema, skirta analizuoti esamus įgūdžius, nustatyti trūkumus ir įdarbinti bei skirti tinkamus darbuotojus.

Konsultavimas

23.

Be metinio su visomis agentūromis susijusio audito darbo, Audito Rūmai atliko Agentūros konsultavimo paslaugų, susijusių su dviem didelės apimties projektais, naudojimo analizę.

24.

Parlamentas ir Taryba Agentūrai pavedė įgyvendinti Reglamentus dėl farmakologinio budrumo (Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 1027/2012 (7)) ir klinikinių tyrimų (Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 536/2014 (8)), dėl kurių reikia nustatyti sudėtingas visą ES tinklą apimančias sistemas. Šiuo tikslu būtinas visapusiškas techninis IT plėtojimas ir dalyvavimas bei įvairių suinteresuotųjų subjektų, ypač valstybių narių, indėlis.

25.

Šios užduotys buvo paskirtos Agentūrai tuomet, kai buvo tikimasi, kad ji sumažins darbuotojų skaičių, vadovaudamasi 2013 m. gruodžio 2 d. priimtu Tarpinstituciniu susitarimu dėl biudžetinės drausmės. Agentūros personalo plane nebuvo jokio padidėjimo, kuris leistų sukaupti būtinų dalykinių žinių veiklos ir IT plėtojimo srityse.

Plataus masto išorės konsultantų paslaugų naudojimas

26.

Atsižvelgdama į tai, kad ji Informacinių technologijų teikimo padalinyje turėjo įdarbinusi tik 13 darbuotojų, Agentūra pasamdė konsultavimo bendroves veiklos analizės, informacinių technologijų, projektų valdymo ir kokybės užtikrinimo srityse. Antrą 2016 m. ketvirtį Agentūra vietoje turėjo 131 konsultantą, o ne vietoje – 60 papildomų konsultantų.

27.

Todėl nuo pat projektų vykdymo pradžios Agentūra yra itin priklausoma nuo išorės dalykinių žinių, tačiau nėra patvirtinta jokios politikos, kuri reglamentuotų konsultantų paslaugų naudojimą. Pavyzdžiui, pareigos, kurias turėtų eiti pačios Agentūros darbuotojai, nėra apibrėžtos (projektų valdymas, veiklos analizė, veiklos architektai, sprendimų architektai, duomenų architektai ir t. t.). Tokios pareigos kartais priskiriamos išorės konsultantams.

Netinkama projektų plėtojimo ir įgyvendinimo kontrolė

28.

Kai 2012 ir 2014 m. Agentūrai buvo patikėtos naujos užduotys, ji neturėjo įdiegusi tinkamos metodikos, skirtos valdyti tokio masto projektus. Naujoji metodika, kuri turėjo būti gerokai patikslinta 2016 m. rugsėjo mėn., buvo įdiegta 2014 m.

29.

Daugeliu atvejų įvyko planuotos veiklos ar metodo pakeitimų, prieš juos leidžiant atlikti pateikus oficialų prašymą. Tokia praktika ne tik mažina vadovybės gebėjimą prižiūrėti ir stebėti projektų plėtojimą ir įgyvendinimą, bet ir gali kenkti projektų nuoseklumui.

30.

Iki 2016 m. vidurio visi išorės konsultantai buvo pasamdyti remiantis nustatyto laikotarpio ir išteklių sutartimis, nors projektų užduotys buvo aiškiai apibrėžtos. Taipogi daug konsultavimo užduočių buvo atlikta kitoje valstybėje narėje, kadangi buvo išeikvoti visi Londone laikomi išorės ištekliai. Tai apribojo Agentūros gebėjimą laiku stebėti projektų įgyvendinimą. Gavus sutartus rezultatus nustatyti kokybės klausimai turėjo būti ištaisyti, o jais susijusias papildomas išlaidas turėjo apmokėti Agentūra.

Vėlavimas ir augančios išlaidos

31.

Plėtojant sistemas Agentūra susidūrė su vėlavimo atvejais ir patyrė augančių išlaidų. Dažnus projektų apimties, biudžeto ir galutinių terminų pakeitimus daugiausia sąlygojo besikeičiantys sistemų reikalavimai atsižvelgiant į kintančius valstybių narių poreikius (9). Dar nėra jokio tikrumo dėl galutinių išlaidų ir veikimo pradžios datų. Su dviem didelės apimties projektais susiję pavyzdžiai pateikti šioje lentelėje:

 

Pradinė VEIKIMO PRADŽIOS data

Dabartinė planuojama VEIKIMO PRADŽIOS data

Pradinis biudžetas

Biudžetas 2016 m. spalio 31 d.

Duomenų bazės „Eudravigilance“ nepageidaujamos reakcijos į vaistus

2015 m. 3 ketv.

2017 m. 4 ketv.

3,7  milijono eurų

14,3  milijono eurų

Klinikiniai tyrimai ir ES duomenų bazė

2017 m. 1 ketv.

2018 m. 3 ketv.

6,1  milijono eurų

24,3  milijono eurų

KITOS PASTABOS

32.

Steigimo reglamente reikalaujama, kad Komisija kas dešimt metų atliktų Agentūros ir jos operacijų išorės vertinimą. Paskutinioji vertinimo ataskaita buvo paskelbta 2010 m. Toks ilgas laikotarpis neužtikrina savalaikio veiklos rezultatų vertinimo teikimo suinteresuotosioms šalims.

ATSIŽVELGIMAS Į ANKSTESNIŲ METŲ PASTABAS

33.

Taisomųjų veiksmų atsižvelgiant į Audito Rūmų ankstesnių metų pastabas apžvalga pateikta priede.

Šią ataskaitą priėmė IV kolegija, vadovaujama Audito Rūmų nario Baudilio TOMÉ MUGURUZA, 2017 m. rugsėjo 19 d. Liuksemburge įvykusiame posėdyje.

Audito Rūmų vardu

Klaus-Heiner LEHNE

Pirmininkas


(1)  OL L 214, 1993 8 24, p. 1, ir OL L 136, 2004 4 30, p. 1. Pagal pastarąjį reglamentą Agentūros pirmasis pavadinimas „Europos vaistų vertinimo agentūra“ buvo pakeistas į „Europos vaistų agentūrą“.

(2)  Daugiau informacijos apie Agentūros kompetenciją ir veiklą pateikta jos interneto svetainėje www.ema.europa.eu.

(3)  Darbuotojai – pareigūnai, laikinieji darbuotojai, sutartininkai ir komandiruoti nacionaliniai ekspertai.

Šaltinis: Agentūros pateikti duomenys.

(4)  Finansinės būklės ataskaitas sudaro balansas, finansinių rezultatų ataskaita, pinigų srautų lentelė, grynojo turto pokyčių ataskaita, svarbių apskaitos metodų santrauka ir kita aiškinamoji informacija.

(5)  Biudžeto vykdymo ataskaitas sudaro ataskaitos, kuriose suvestos visos biudžetinės operacijos, ir aiškinamoji informacija.

(6)  Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 (OL L 298, 2012 10 26, p. 1).

(7)  OL L 316, 2012 11 14, p. 38.

(8)  OL L 158, 2014 5 27, p. 1.

(9)  Telematikos valdymo organai, kuriuose atstovaujamos valstybės narės siekiant plėtoti ir patvirtinti būsimų IT sistemų reikalavimus.


PRIEDAS

Atsižvelgimas į ankstesnių metų pastabas

Metai

Audito Rūmų pastabos

Taisomojo veiksmo būklė

(užbaigtas / vykdomas / neįvykdytas / n. d.)

2014

Agentūros mokesčių reglamente yra pateikti galutiniai terminai, iki kurių turi būti surinkti mokesčiai iš pareiškėjų ir Agentūra turi atlikti susijusius mokėjimus nacionalinėms kompetentingoms institucijoms (1). Šių galutinių terminų nebuvo laikomasi daugumos Audito Rūmų tikrintų operacijų atveju.

Vykdomas (mokesčių rinkimas)

užbaigtas (mokėjimai NKI)

2014

2014 m. Agentūra įvykdė administracinę procedūrą prieš jos Informacijos, ryšių ir technologijų (IRT) padalinio vadovą. Nustatyta reikšmingų trūkumų vadovybės kontrolės srityje, dėl kurių Agentūrai iškilo nemaža veiklos ir finansinė rizika. Siekiant išspręsti šią problemą, buvo parengtas ir įgyvendintas veiksmų planas. Tačiau taikytų priemonių veiksmingumą Agentūra dar tik rengiasi įvertinti.

Vykdomas

2014

Vienas Agentūros tikslų yra skleisti tinkamą farmakologinio budrumo informaciją valstybėms narėms ir plačiajai visuomenei. Ši informacija surenkama iš atskirų valstybių narių institucijų ir sutikrinama su susijusiomis farmacijos įmonėmis. Tačiau Agentūra labai priklauso nuo valstybių narių institucijų vykdomų patikrų ir inspektavimų. Nuo jų priklauso visuomenei skleidžiamos informacijos išsamumas ir tikslumas.

Vykdomas


(1)  Agentūros mokesčių reglamentas, 10 straipsnio 1 dalis ir 11 straipsnio 1 dalis.


AGENTŪROS ATSAKYMAS

19.

Agentūra atsižvelgia į Audito rūmų pastabas. Po referendumo Agentūra suformavo specialią darbo grupę, kurios užduotis –paruošti Agentūrą perkėlimui ir įvertinti pasekmes . Darbo grupė ir jos pogrupiai nagrinėja įvairius poveikio ir perkėlimo aspektus, susijusius su mokslinėmis procedūromis ir mokslinių komitetų darbu, viešaisiais pirkimais, poveikiu IT sistemoms, poveikiu žmogiškiesiems ir finansiniams ištekliams, pagalba perkeliant darbuotojus, kraustymusi, veiklos tęstinumo priemonėmis. Patikimai parengti biudžeto prognozes yra vis dar sudėtinga dėl daugybės nežinomų dalykų, pvz., naujos buveinės vietos ir veiklos sąnaudų joje, šeimininkaujančios šaliessiūlomų sąlygų, investicijų į infrastruktūrą lygio, būtino efektyviai Agentūros veiklai užtikrinti, dėl persikėlimo prarastų darbuotojų skaičiaus. Svarbu pripažinti, kad tik sudarius naujos buveinės sutartį bus galima tinkamai įvertinti finansines pasekmes .

21.

IT apskaitos sistemoje veikiantis įsipareigojimų eigos valdymo procesas yra stabilus, patikimas ir užtikrina atskirus sandorius atspindinčių ataskaitų teisėtumą ir tvarkingumą, o biudžeto naudojimui stebėti Agentūroje įdiegtas biudžeto stebėsenos procesas. Vis dėlto, kadangi sistema sudėtinga, o kiekvienais metais sudaromų sandorių skaičius didelis, taikyti šią visiškai skaidrią ataskaitų teikimo sistemą, tenkinančią EAR poreikius, yra brangu ir sudėtinga. Agentūra tęs šią veiklą ir 2017 m., tačiau reikia pažymėti, kad ta pati darbo grupė dalyvaus ir pasirengimo „Brexit“ veikloje.

22.

Agentūra atsižvelgia į Audito rūmų išvadą ir, kaip aptarta su auditoriais, ras ir įgyvendins sprendimą dėl viešbučių rezervacijų 2017–2018 m. Agentūra nori pabrėžti, jog procedūra, dėl kurios EAR pateikė pastabą, buvo įdiegta tam, kad sumažėtų administracinė ir finansinė našta Agentūros delegatams, būtų paprasčiau organizuoti jų susirinkimus ir užtikrinti veiksmingą posėdžių eigą. Taisyklėse, pagal kurias kompensuojamos delegatų išlaidos, taikoma valdybos patvirtinta viešbučių maksimalioji kaina, atitinkanti Europos Komisijos reikalavimus. Šiam klausimui spręsti šiuo metu ruošiami viešieji pirkimai.

23.

Atsižvelgdama į EAR nuomonę dėl sisteminių patikrų įdiegimo, Agentūra nuo 2018 m. sausio 1 d. ims taikyti sistemines patikras kiekvienai 135 000 EUR viršijančiai kainai.

24.

2014 m. dėl išskirtinių aplinkybių Agentūra buvo priversta pertvarkyti savo IT padalinį. Po pertvarkos produktyvumas buvo atkurtas ir žymiai pagerintas. Administravimo skyriuje išėjus į pensiją ir pasitraukus iš pareigų kai kuriems vyresniesiems pareigūnams, buvo atlikti organizaciniai pakeitimai, kurių tikslas – geriau koordinuoti ataskaitų teikimo grandinę, įvairių departamentų ir susijusių paslaugų specializaciją bei veiksmingumą ir pritaikyti organizaciją prie programavimui taikomo finansinio reglamentavimo. Agentūros nuomone, šie organizaciniai pokyčiai jos stabilumui nepakenkė.

2017–2020 m. žmogiškųjų išteklių strategijoje numatytas tikslas yra taikyti struktūriškesnius ir sistemingesnius įgūdžių vertinimo metodus: be kita ko, planuojama įdiegti priemones, kuriomis būtų gerinamas įgūdžių ir kompetencijos tikrinimo veiksmingumas, siekiant išanalizuoti spragas ir padėti vykdyti įdarbinimo veiklą. Pirmasis etapas jau įgyvendinamas.

25.

Agentūra atsižvelgia į pastabą.

26.

Agentūra atsižvelgia į pastabą.

27.

Agentūra atsižvelgia į pastabą.

28.

Agentūra atsižvelgia į pastabą.

29.

Agentūra nori pakartoti, kad nors EMA neturi dokumentuotos politikos, reglamentuojančios naudojimąsi konsultantų paslaugomis, ji nuo 2016 m. laikosi praktikos į svarbias pareigas (pvz., projektų vadovo) skirti arba svarbioms funkcijoms vykdyti pasitelkti konsultantus tik tada, kai juos prižiūri vyresnieji to paties profilio pareigūnai. EMA ketina dokumentuoti šią politiką.

30.

Projektų valdymo metodika egzistuoja nuo visų projektų vykdymo pradžios, tačiau Agentūrai buvo skirta naujų svarbių užduočių nepadidinus atitinkamų išteklių, kurie suteiktų galimybę įgyti reikiamą praktinę patirtį ir pajėgumų IT ir veiklos plėtros srityse. Nuo tada, kai šie projektai buvo pradėti vykdyti, Agentūra peržiūrėjo ir pertvarkė IT ir projektų valdymo metodlogiją. Dabar Agentūra jau daugiau nei trejus metus dirba pagal kontroliuojamą metodiką ir nuolat ją tobulina.

31.

Dėl planuojamos veiklos pokyčių nuolat vyko vidinės diskusijos su sukurtais valdymo organais, pavyzdžiui, ES portalo ir duomenų bazių projektų valdyba ir Klinikinių tyrimų programos valdyba. Be to, buvo reguliariai teikiamos programų ir projektų ataskaitos – tai suteikė galimybę prižiūrėti siūlomus metodų pakeitimus. Daugeliu atvejų vykdomoji valdyba sudarė pamatinius susitarimus, pagal kuriuos atskiros valdybos galėjo įgyvendinti sutartus etapus.

32.

Iki 2016 m. vidurio EMA buvo ribojama esamų IT preliminariųjų sutarčių, pagal kurias nebuvo leidžiama plačiai naudoti fiksuotos kainos sutarčių. Agentūra priėmė apgalvotą sprendimą pasitelkti išorės rangovus ir naudotis nuotolinėmis rangovo darbo grupėmis (užuot samdžiusi atskirus rangovus vietoje). Stebėseną vietoje vykdė personalas (projektų vadovai, techniniai vadovai). Nuotolinė stebėsena kitoje valstybėje narėje buvo vykdoma naudojantis bendra darbo erdve ir posėdžiaujant nuotoliniu būdu, o prireikus – siunčiant darbuotojus į vietą. Žvelgiant į ateitį, imtasi kai kurių veiksmų: 2016 m. viduryje pasirašyta nauja preliminarioji sutartis, leidžianti daug plačiau naudoti fiksuotos kainos sutartis. Nuo 2016 m. vidurio visi stambūs IT projektai vykdomi pagal fiksuotos kainos sutartis.

33.

Kaip pripažino Audito rūmai, projekto apimties, biudžeto ir terminų pakeitimus iš esmės lėmė kintantys sistemų reikalavimai, susiję su kintančiais valstybių narių poreikiais. Tai didelės apimties, sudėtingos sistemos, skirtos darbinės veiklos reikalavimams tenkinti, suteikiančios galimybę vykdyti ir vaistų registruotojų, klinikinių tyrimų rėmėjų ir valstybių narių teisinius įsipareigojimus, o ne tik pačios Agentūros veiklą.

34.

Šiuo metu Komisija rengia kitą vertinimą, kuris bus atliekamas 2017–2018 m. Reikia pažymėti, kad atsižvelgdama į savo specifiką Agentūra vykdo ir kitus ataskaitų teikimo ir audito reikalavimus dėl konkrečių teisės aktų (pvz., pediatrijos, farmakologinio budrumo, pažangiosios terapijos vaistinių preparatų taisyklių) taikymo. Tai papildo aukščiau aprašytą vertinimo darbą.


Top